PROYECTO ACADÉMICO. Fecha: 16 de Abril del Raúl Albendea Agustí Cullell David Orellana Albert Seda Josep Maria Pons

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1 PROYECTO ACADÉMICO Fecha: 16 de Abril del 2010 Raúl Albendea Agustí Cullell David Orellana Albert Seda Josep Maria Pons

2 ÍNDICE 1. PRESENTACIÓN Y OBJETIVO DEL PROYECTO JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO ALCANCE Introducción Recopilación de requisitos Definición del alcance Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) Verificación del alcance Control del alcance DEFINICIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO Perfiles de trabajo Datos personales GESTIÓN DEL TIEMPO Calendario de hitos Definición de las actividades, secuenciación y duración Estimación de los recursos Cronograma Control de cronograma PRESUPUESTO Estimación de costes Definición de los recursos Coste de los recursos Resumen de costes Seguimiento y control de costes Recuperación de la inversión COMUNICACIONES La comunicación en la fase de inicio La comunicación en la fase de planificación La comunicación en la fase de desarrollo y finalización GESTIÓN DOCUMENTAL DEL PROYECTO Documentación del proyecto Codificación de la documentación PROYECTO ACADÉMICO 2

3 8.3. Control, revisión y aprobación de la documentación Elaboración y revisión Aprobación Modificación Distribución y control de estado de revisión Mantenimiento de la documentación Control y gestión de cambios Metodología de la gestión de cambios Documentación externa METODOLOGÍA DE TRABAJO DISTRIBUCIÓN DE LAS TAREAS Y ROLES GESTIÓN DE CALIDAD Introducción Planificación de la calidad Aseguramiento de la calidad. Control de los cambios Control de la calidad PLAN DE RECURSOS HUMANOS Estructura organizativa Definición de responsabilidades CONTROL Y GESTIÓN DE RIESGOS Identificación de los riesgos Análisis cualitativo de los riesgos Falta de asistencia a las reuniones Retraso en la ejecución de las tareas Mala gestión o pérdida de la información Mal funcionamiento interno del grupo Deficiente o poca comunicación entre los diferentes miembros del equipo Problemas con Internet Entregables de poca calidad Entregables de contenido muy pobre Cambios significativos en los requerimientos del cliente Desviación excesiva de las horas de dedicación estimadas por parte de los integrantes del grupo PROYECTO ACADÉMICO 3

4 Errores significativos en la definición de alguno de los puntos clave del proyecto Realización del primer proyecto conjunto Análisis cuantitativo de los riesgos Plan de contingencia de los riesgos Falta asistencia a una reunión Retraso en la ejecución de las tareas Mala gestión o pérdida de la información Mal funcionamiento interno del grupo Mala o poca comunicación entre los diferentes miembros del equipo Problemas con Internet Entregables de poca calidad Entregables de contenido muy pobre Cambios significativos en los requerimientos del cliente Desviación excesiva de las horas de dedicación estimadas por parte de las integrantes del grupo Errores significativos en la definición de alguno de los puntos clave del proyecto (planificación, alcance, etc.) Realización primer proyecto conjunto Gestión de los riesgos GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES Conocimientos adquiridos en el master Salas de estudio y de reunión Software de gestión de la documentación Hosting de la página web Benchmarking CONCLUSIONES Y LINEAS DE FUTURO ANEXOS PROYECTO ACADÉMICO 4

5 1. PRESENTACIÓN Y OBJETIVO DEL PROYECTO El presente proyecto se ha realizado con la finalidad de obtener los siguientes objetivos: Aplicar de forma práctica los conocimientos adquiridos durante la realización del master Project Management Industrial con la finalidad de consolidarlos en la realización de un proyecto técnico Elaborar un documento de referencia y consulta durante la realización de un proyecto técnico. Desarrollar y mejorar nuestras capacidades para crear un equipo de alto rendimiento. El proyecto ha sido realizado por un equipo de trabajo formado por cinco ingenieros de diferentes especialidades. Se han establecido unas pautas de trabajo que han permitido obtener la máxima eficacia en la coordinación del equipo de trabajo bajo las políticas y filosofía de grupo descritas a continuación: Misión: Consolidar el aprendizaje adquirido en el master. Visión: Obtención del título de Master en Project Management Industrial y consecución de un proyecto excelente en costes, calidad y tiempo. Valores: Cooperación con equipos de trabajo Solidaridad mediante el equilibrio de la carga de trabajo Respeto Transparencia PROYECTO ACADÉMICO 5

6 2. JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO El presente proyecto pretende dar cumplimiento a los requerimientos imprescindibles para la obtención del título del master Project Management Industrial. Se busca dar respuesta a las necesidades que el proyecto técnico ocasionará al equipo de trabajo durante la creación de este, creando un documento donde se controle la calidad, el tiempo y los costes. PROYECTO ACADÉMICO 6

7 3. ALCANCE 3.1. Introducción En este punto se pretende definir el trabajo que debe realizarse para entregar un producto, en este caso un proyecto basado en definir y aplicar una metodología de trabajo basada en el PMBOK y en el PRINCE 2. Se van a describir en el alcance los siguientes subapartados: - Recopilación de requisitos. - Definición del alcance. - EDT (Estructura de Desglose del Trabajo). - Verificación del alcance. - Control del alcance. La Declaración del Alcance detallada y su EDT constituyen la línea base del proyecto. Esta línea base se va a monitorizar, verificar y controlar durante todo el ciclo de vida del proyecto Recopilación de requisitos Definiremos como principal interesado del proyecto a la UPC (Universitat Politécnica de Catalunya), además del cliente el Sr. Jaume Mussons. A partir del Acta de Constitución del Proyecto y del Registro de los interesados se definirán y documentarán las necesidades de éstos a fin de cumplir con los objetivos del proyecto. PROYECTO ACADÉMICO 7

8 Documentación de requisitos Los requisitos básicos del proyecto son los siguientes: - Aplicar los conocimientos adquiridos durante la realización del master Project Management Industrial con la finalidad de consolidarlos en la realización de un proyecto técnico. - Elaborar un documento de referencia y consulta durante la realización de un proyecto técnico. - Desarrollar y mejorar nuestras capacidades para crear un equipo de alto rendimiento. Plan de Gestión de Requisitos Gran parte de los conocimientos adquiridos durante el master van a quedar reflejados en este proyecto. Para elaborar un documento de referencia y consulta durante la realización del proyecto técnico disponemos de la documentación necesaria facilitada por los interesados del proyecto, así como la metodología PMBOK entre otra documentación relacionada con la gestión de proyectos. Desarrollaremos y mejoraremos nuestras capacidades para crear un equipo de alto rendimiento con la ayuda de sesiones de coaching individuales que impartimos durante el curso y con nuestra voluntad, así como con la documentación facilitada por los interesados, como ya se ha comentado en el párrafo anterior Definición del alcance Como se ha comentado en la parte introductoria de este punto se pretende definir y aplicar una metodología de trabajo basada en el PMBOK y en el PRINCE 2. PROYECTO ACADÉMICO 8

9 Se pretende realizar un proyecto académico, que en su fase de ejecución se va a desarrollar un proyecto de carácter técnico llamado e 3 en el cual se va realizar un estudio de eficiencia energética de un gimnasio, así como su viabilidad de negocio en la actualidad. Con el fin de tener éxito se han definido los siguientes entregables indicados en éste subapartado sin ningún orden jerárquico: Pertenecientes a la fase de Iniciación: Constitución grupo de proyecto Project Charter (Acta de constitución) Perteneciente a la fase de Planificación: Proyecto académico Pertenecientes a la fase de Ejecución del proyecto académico, que se corresponde con el proyecto técnico e 3 : - Iniciación: Definición alcance Viabilidad y estudio técnico Project Charter (Acta de constitución) PROYECTO ACADÉMICO 9

10 - Planificación: Integración del proyecto y gestión cambios Gestión del alcance Gestión del tiempo - EDT (Estructura de Desglose de trabajo) - Estimación de recursos - Plan de control del tiempo - Cronograma Gestión de los costes - Estimación de costes - Plan de control de los costes - Estudio financiero Gestión de la calidad - Plan de control de calidad Gestión de RRHH - Plan de RRHH Gestión de Comunicaciones - Plan de comunicaciones Gestión de riesgos - Identificación de riesgos - Estudio de los riesgos potenciales - Plan de respuesta a los riesgos Gestión de adquisiciones - Búsqueda de proveedores - Planificación de adquisiciones Gestión página web - Valoración de aplicaciones para el diseño - Diseño y formato web - Gestión sitio web PROYECTO ACADÉMICO 10

11 Perteneciente a la fase de Control y Seguimiento: Control y seguimiento Pertenecientes a la fase de Cierre: Estrategia presentación y contenido Preparación presentación Ensayos generales presentación y mejora 3.4. Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) En este subapartado se van a descomponer, de manera jerárquica, los entregables del trabajo que van a realizar el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos, con cada nivel descendente de la EDT representando una definición cada vez más detallada del trabajo del proyecto. A continuación se muestra la descomposición de los entregables de forma gráfica: PROYECTO ACADÉMICO 11

12 PROYECTO ACADÉMICO: ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO (EDT) INICIACIÓN PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN/ CIERRE PROYECTO TÉCNICO Constitución grupo de proyecto Proyecto Académico Iniciación: Estrategia presentación y contenido Project Charter - Integración del proyecto y gestión de cambios - Gestión del Alcance - Gestión del Tiempo - Definición y alcance - Viabilidad y estudio técnico - Project Charter Planificación CONTROL Y SEGUIMIENTO EDT Estimación de recursos Plan de control del tiempo Cronograma - Gestión de los costes Estimación de costes Plan de control de los costes Estudio financiero - Gestión de los costes Estimación de costes Plan de control de los costes Estudio financiero - Gestión de la calidad Plan de control de calidad - Gestión de RRHH Plan de RRHH - Gestión de Comunicacines Plan de Comunicaciones - Gestión de adquisiciones Búsqueda de proveedores Planificación de adquisiciones - Gestión de riesgos Identificación de riesgos Estudio de los riesgos potenciales Plan de respuesta - Gestión página web Valoración de aplicaciones para el diseño Diseño y formato web Gestión sitio web Preparación presentación Ensayos generales presentación y mejora PROYECTO ACADÉMICO 12

13 3.5. Verificación del alcance Se mostrará en la página web del proyecto los entregables que cumplen con los requisitos de aceptación y serán formalmente firmados y aprobados por el cliente, el Sr. Jaume Mussons Control del alcance Se va a monitorizar el estado del alcance del proyecto. En concreto, se van a realizar mediciones del rendimiento de trabajo realizado por el equipo de proyecto, mediciones basándose en la comparación del rendimiento técnico planificado con respecto al real. PROYECTO ACADÉMICO 13

14 4. DEFINICIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO 4.1. Perfiles de trabajo El equipo de trabajo está formado por los siguientes componentes: Equipo Formación Experiencia Raúl Albendea Casas Agustí Cullell Romero Albert Seda Tatjé David Orellana Josep M Pons Rodríguez -Ingeniero Industrial Superior especialidad Eléctrica por la ETSEIAT. -Ingeniero Técnico Industrial especialidad en Química Industrial por la EUETIB. -Postgraduado en Proyecto, Diseño y cálculo de instalaciones mecánicas, eléctricas y especiales por la fundación UPC. -Ingeniero Técnico Industrial especialidad Mecánica. -Postgrado de Diseño y Anàlisi estructural -Ingeniero Industrial Superior especialidad Termoenergética por la ETSEIAT. -Ingeniero Técnico Diseño Industrial por la escuela ELISAVA. -Ingeniería Superior Industrial en 2005, rama Mecánica -Ingeniero Técnico Industrial especialidad en Mecánica UPC. - Actualmente Responsable Departamento Técnico de la empresa AIR WATER TREATMENT. -Ingeniero de Taller y de Oficina Técnica de FECAM SA, (1 año) -Actualmente consultor de estructuras arquitectónicas en CONSULTORS BIS ARQUITECTES -Revisor de proyectos estructurales en INDICCE OCT S.L. -Actualmente Ingeniero de Proyectos de LUWA ESPAÑOLA -Ingeniero de Proyectos de Telstar Projects -Ingeniero de I+D GENERAL ELÉCTRICS INTERLOGIX KILSEN -Actualmente Control de producción de ICELAND SEAFOOD -Ingeniero de Proyectos de RELATS -Actualmente Jefe de Proyectos CONDORCHEM IBÉRICA y Auditor Jefe BUREAU VERITAS -Director Técnico SYC CYLINDERS PROYECTO ACADÉMICO 14

15 4.2. Datos personales Nombre y Apellidos : Josep Maria Pons Rodríguez Fecha de nacimiento: 7/10/ josepmpons11@gmail.com Teléfono: Nombre y apellidos: Agustí Cullell Romero Fecha de Nacimiento: 14/04/ agusticullell@gmail.com Telèfon: Nombre y Apellidos : Albert Seda Tatjé Fecha de nacimiento: 10/01/ albertost30@gmail.com Teléfono: Nombre y Apellidos : David Orellana Porras Fecha de nacimiento: 08/10/81 david.orellana@gmail.com Teléfono: Nombre y Apellidos : Raul Albendea Casas Fecha de nacimiento: 30/11/85 raul.albendea@gmail.com Teléfono: PROYECTO ACADÉMICO 15

16 5. GESTIÓN DEL TIEMPO 5.1. Calendario de hitos En el siguiente calendario se resaltan los hitos más importantes 2010 enero 2010 febrero 2010 marzo 2010 lu ma mi ju vi sa do lu ma mi ju vi sa do lu ma mi ju vi sa do abril 2010 mayo 2010 junio 2010 lu ma mi ju vi sa do lu ma mi ju vi sa do lu ma mi ju vi sa do julio 2010 agosto 2010 septiembre 2010 lu ma mi ju vi sa do lu ma mi ju vi sa do lu ma mi ju vi sa do PROYECTO ACADÉMICO 16

17 En el siguiente calendario se resaltan los hitos más importantes Reunión de iniciación de proyecto Festivos Reuniones internas previstas Reuniones previstas con cliente (J.Mussons) Presentación parcial de Proyecto Presentación final de Proyecto En el calendario anterior se pueden observar los principales hitos del proyecto. Cabe destacar que se realizarán reuniones de carácter mensual con el cliente (J.Mussons) para hacer un seguimiento de las expectativas del cliente. Las reuniones del equipo de proyecto serán semanales. El proyecto debe concluir el día 17 de julio con la presentación final del proyecto. La duración total del proyecto se divide en diferentes fases, la fase de iniciación, planificación, ejecución, control y seguimiento y por último el cierre. Fase de iniciación: En esta fase se constituye el equipo del proyecto. Se acaba de definir el proyecto y su alcance y se crea la matriz de responsabilidades y roles de cada uno de los integrantes del grupo. Se realiza el Project Charter del proyecto. Duración de la fase, 15 días. Fase de planificación: Se definen la herramientas a utilizar y procesos a ejecutar para un desarrollo y seguimiento del proyecto satisfactorio. Duración de la fase, 11 días. PROYECTO ACADÉMICO 17

18 Fase de ejecución: En esta fase se desarrollará el proyecto de la empresa e 3 solutions. Duración de la fase, 59 días. Fase de control y seguimiento: Esta fase transcurrirá en paralelo con la fase de ejecución y cierre. Se asegurará que los entregables de cada proceso alcanza los objetivos de calidad marcados por el equipo del proyecto y por el cliente. Se realizará un seguimiento para monitorizar la evolución del proyecto en términos de tiempo y costes. Duración de la fase, 71 días. Fase de cierre: En esta fase se acabará de hacer la presentación del proyecto, documentar los últimos entregables y las lecciones aprendidas a lo largo de la evolución del proyecto y las conclusiones. Esta fase concluye con la presentación final del proyecto el día 17 de julio. Duración de la fase, 12 días. PROYECTO ACADÉMICO 18

19 5.2. Definición de las actividades, secuenciación y duración Las actividades a realizar en el proyecto académico corresponden a las actividades y fases especificadas en el PMBOK. Éstas engloban todos los aspectos del proyecto como son: alcance, tiempo, coste, calidad, RRHH, comunicación y adquisiciones. Se estiman las actividades que pueden depender una de otra, es decir que para que una comience, su predecesora debe haber finalizado. Se estima la duración de cada una de las actividades. En el calendario de hitos hay fechas fijadas, así como la fecha máxima de finalización del proyecto, que es fija y no se puede variar (16/07/2010). Por este motivo es muy importante llevar un buen control de la evolución temporal de las actividades para asegurar que las tareas finalicen en las fechas previstas y el proyecto finalizará, según los criterios de la calidad establecidos, para la fecha prevista. Las actividades junto con sus secuenciación y duración se muestran en la siguiente tabla: PROYECTO ACADÉMICO 19

20 EDT Nombre _ tarea Duración Fecha _ comienzo Fecha _ fin Predecesoras Proyecto 1 académico 97,75 días? 05/03/ /07/ Iniciación 15,75 días? 05/03/ /03/2010 Constitución grupo de proyecto 1 día? 05/03/ /03/2010 Project Charter académico 14,75 días? 08/03/ /03/ Planificación 9,75 días? 26/03/ /04/2010 Desarrollo proyecto académico 9,75 días? 26/03/ /04/ Ejecución / Proyecto Técnico 1.3 "e3" 70 días? 12/04/ /07/ Iniciación 20,75 días? 12/04/ /05/ Definir alcance 1 día? 12/04/ /04/ Viabilidad y estudio técnico 9,75 días? 13/04/ /04/ Project Charter 10 días 27/04/ /05/2010 9; Planificación 59,75 días? 27/04/ /07/2010 Integración del proyecto y gestión cambios 26,75 días? 12/05/ /06/ Gestión del alcance 26,75 días 12/05/ /06/ Gestión del tiempo 11,5 días? 11/05/ /05/ Creación EDT 4,75 días 11/05/ /05/ Estimación de recursos 4,5 días? 18/05/ /05/ Plan control tiempo 6,75 días 18/05/ /05/ Cronograma 0 días? 26/05/ /05/ Gestión del coste 32,25 días? 12/05/ /06/2010 Estimación de costes 12,75 días 12/05/ /05/ Plan control costes 8,75 días? 28/05/ /06/ Estudio financiero 10,75 días 10/06/ /06/ Gestión de la calidad 17,75 días? 12/05/ /06/2010 Plan de control de calidad 17,75 días? 12/05/ /06/ Gestión de RRHH 3 días? 26/05/ /05/2010 Desarrollo plan RRHH 3 días? 26/05/ /05/ :00 17;11 Gestión de comunicaciones 13,75 días? 12/05/ /05/2010 Desarrollo plan comunicaciones 13,75 días? 12/05/ /05/ Gestión de riesgos 25,75 días? 12/05/ /06/2010 Identificación de riesgos 5,75 días? 12/05/ /05/ Estudios de los riesgos potenciales 10,75 días 20/05/ /06/ Realización plan respuesta riesgos 8,75 días? 04/06/ /06/ Gestión adquisiciones 22,75 días? 12/05/ /06/2010 Búsqueda proveedores 10,75 días? 12/05/ /05/ Planificación adquisiciones 11,75 días? 27/05/ /06/ PROYECTO ACADÉMICO 20

21 Gestión página web 59,75 días? 27/04/ /07/2010 Valoración de aplicaciones para diseño web 6,75 días? 27/04/ /05/ Diseño y formato web 15,75 días? 06/05/ /05/ Gestión sitio web 36,75 días? 28/05/ /07/ Fin entregables de fase planificación 0 días 25/06/ ;14;23;25;2 25/06/2010 7;29;33;36 Presentación 1.4 parcial proyecto 0 días 21/05/ /05/2010 Control y 1.5 Seguimiento 71 días 26/03/ /07/ Cierre 16,5 días? 25/06/ /07/2010 Estrategia presentación y contenido 3,75 días? 25/06/ /06/ Preparación presentación 7 días 07/07/ /07/ Ensayo generales presentación y mejora 7 días 07/07/ /07/2010 Presentación final proyecto 0 días 16/07/ /07/ ; Estimación de los recursos Los recursos del proyecto son limitados. Corresponde al trabajo de cada uno de los integrantes del grupo. Se estima una cuantía de horas dedicadas al proyecto de 7 horas semanales. Conforme vaya evolucionando el proyecto se revisará si este tiempo es suficiente para la realización de las tareas. Si este tiempo no fuera suficiente, se revisaría para alcanzar los plazos establecidos y dentro de la calidad fijada e invariable Cronograma A continuación se muestra el cronograma de la gestión en el tiempo del proyecto académico: D-GESTION TIEMPO-cronograma-Rev 03.mpp PROYECTO ACADÉMICO 21

22 5.5. Control de cronograma Es motivo de fracaso en el Master que el proyecto no concluya antes de la fecha establecida para la presentación final. Por este motivo, es muy importante que cualquier posible cambio en la planificación y/o duración de las actividades que pueda influir en la planificación del tiempo sea comunicada lo antes posible al Project Manager del momento. Éste deberá estar informado y tomar las medidas correspondientes para hacer frente a estos atrasos. Estas medidas dependerán de cada caso pero puede ser: destinación de más recursos, replanificación del tiempo del proyecto, búsqueda de alternativas Creemos que para cada tarea es importante no sólo comunicar si ésta se va a retrasar si no comunicar si la tarea ha finalizado antes de la fecha prevista. Esto permitirá revisar más a fondo el entregable y en el caso que la tarea fuera predecesora de alguna otra, la posterior tarea podría dar inicio antes. Para cada tarea y cuando se considere que su duración no va a ser la estimada en la previsión, se establece el siguiente procedimiento de actuación. Se iniciará cuando un integrante del grupo prevea un cambio en la duración de la tarea asignada. El Project Manager del momento deberá tomar las decisiones oportunas. PROYECTO ACADÉMICO 22

23 Estimación de cambio en duración programada tarea Solicitud cambio y motivo Avance o retraso estimado? Retraso Nueva fecha de fin de tarea estimada Solicitud cambio y motivo Avance Cambio en cronograma Es posible cumplir plazo con más recursos? No Rehacer cronograma Si Continuar con previsión No Es posible avanzar otras tareas? Es rentable? No Si Si Efectuar cambios en cronograma Asignar recursos y hacer seguimiento Se establece a la vista del proceso un documento de solicitud de cambio de plazo donde se explicará por qué no se prevé que la tarea tenga una duración según la estimación realizada en la planificación, y dónde se plantea una nueva fecha de fin de tarea. Con este documento el Project manager tendrá que tomar las decisiones oportuna y estará informado de los problemas en cumplimientos de plazo que vayan surgiendo. Este documento se puede encontrar en el anexo como Plantilla solicitud cambio planificación Para un mayor control de la duración de las tareas y para tener un control de las horas dedicadas por parte de cada uno de los integrantes del grupo de proyecto a las tareas asignadas, se crea una plantilla para hacer un seguimiento de las horas invertidas. En esta plantilla, cada integrante del grupo, apuntará las horas dedicadas a cada tarea. Este documento se puede encontrar en el anexo como Plantilla control hora-tarea. PROYECTO ACADÉMICO 23

24 6. PRESUPUESTO 6.1. Estimación de costes En este punto se desarrollará una aproximación de los recursos monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto. La estimación se va a expresar en euros y se va a realizar para todos los recursos que se han asignado Definición de los recursos Seguidamente se van a definir todos los conceptos que se han tenido en cuenta para la estimación de los costes del proyecto. Dedicación personal Se contemplan los costes relacionados con el sueldo de cada uno de los miembros del grupo de proyecto. Matrícula master Project Management Industrial Se contemplan los costes relacionados con el coste de la matrícula del master Project Management Industrial Alta dominio web Se contempla el coste relacionado con el alta del dominio web. Contrato web creación. Se contempla el coste relacionado con el contrato web para su Internet Se contemplan los costes relacionados con el servicio de Internet de cada uno de los miembros del grupo. PROYECTO ACADÉMICO 24

25 Material de oficina Se contemplan los costes relacionados con material de oficina tales como: bolígrafos, papel, etc. Libros Se contemplan los costes relacionados con la compra de libros. Transporte Se contemplan los costes relacionados con el transporte que utilizarán los miembros del equipo de proyecto el día de las reuniones. En concreto se contempla la gasolina y desgaste del vehículo, y el coste relacionado con el transporte público. Extras Se contemplan los costes relacionados con las actividades de ocio para la dinámica del grupo tales como; una cena y una comida en el Montseny. Se ha tenido en cuenta también en este punto un extra de imprevistos Coste de los recursos Para cada uno de los recursos se han estimado unos costes que a continuación mostramos, explicando de manera detallada el criterio y/o proceso seguido para la obtención final del coste: Dedicación personal Se estima un precio/hora aproximado por miembro de 20 brutos. Y se ha tenido en cuenta una duración del proyecto de 21 semanas con una dedicación semanal por miembro aproximada de 7h (incluyendo las reuniones). Entonces, el coste total del recurso es de PROYECTO ACADÉMICO 25

26 Matrícula master Project Management Industrial El precio de una matrícula del master es de Sin tener en cuento ningún tipo de ayuda o beca que reduzca su precio. Entonces, el coste total del recurso es de Alta dominio web Se estima un coste total de 30. Contrato web Se estima un coste total de 192. Internet Se estima un coste del servicio de Internet para cada uno de los miembros del grupo de 50 /mes. Entonces, teniendo en cuenta una duración de proyecto de 5 meses, el coste total del recurso es de Material de oficina Se estima un coste total de 100. Libros Se estima un coste total de 150. Transporte Se ha estimado, para el caso del transporte mediante vehículo propio (coche o moto) un precio de 0,30 /Km, teniendo en cuenta también el desgaste del vehículo, como se comenta en el punto anterior. Para el caso de transporte mediante transporte público (metro o autobús), se han medido los viajes en número. Luego, se han medido el número de tarjetas de diez viajes (T-10 de Transports Metropolitans de Barcelona, TMB) necesarias para los viajes. PROYECTO ACADÉMICO 26

27 Para estimar el coste con la mayor exactitud posible, se ha realizado una pequeña encuesta en la cual se preguntaba, a cada miembro del grupo, lo siguiente: - Qué medio de transporte utilizarás para venir a las reuniones? - Donde inicias el viaje? Entonces, el coste total estimado del recurso es de 240,93. Extras En este recurso se han tenido en cuenta básicamente 3 conceptos; la realización de una comida en el Montseny (estimada en 200 en total), la realización de una cena de cierre del proyecto (estimada en 250 en total) y de un concepto de varios el cual contempla cualquier imprevisto o la compra de un refresco, entre otros, el día de reunión (estimado en 200 ). Entonces, se estima un coste total del recurso de Resumen de costes Seguidamente se muestra mediante una tabla la estimación total de los costes para los diferentes recursos: CONCEPTO COSTE ( ) Dedicación personal Matrícula master Project Management Industrial Alta dominio web 30 Contrato web 192 Internet Material oficina 100 Libros 150 Transporte 240,93 Extras 650 TOTAL ,93 PROYECTO ACADÉMICO 27

28 Concluimos entonces, que el coste total estimado de todos los recursos es de Consideramos que dicho coste es una inversión para el futuro profesional de cada uno de los miembros del grupo y se ha de considerar como tal Seguimiento y control de costes costes. Durante el transcurso del proyecto se va a monitorizar y actualizar los Realizaremos un registro semanal del coste real de cada uno de los miembros del grupo. anexo. Dicho registro semanal se realizará mediante la tabla descrita en el Como se ha comentado en el párrafo anterior, cada miembro del grupo realizará un registro semanal de costes, rellenando la tabla anterior. El primer día de reunión de cada mes, el responsable del área de gestión de costes recogerá el registro de cada miembro del grupo y realizará el registro total mediante la misma tabla. En la siguiente reunión, dicho responsable mostrará la tabla de registro total a los miembros del grupo y realizará un informe de seguimiento en el cual se comparará el coste real con el estimado inicialmente. Mediante herramientas de software basadas en la estadística, se preverá un coste para los meses restantes del proyecto. Dicha previsión se mostrará en el informe de seguimiento mensual. PROYECTO ACADÉMICO 28

29 Los informes de seguimiento mensuales serán revisados por el coresponsable del área y validada por el líder del proyecto Recuperación de la inversión En este punto se pretende estudiar la viabilidad de negocio del proyecto en cuestión. Se va a determinar de manera aproximada el momento en el cual se va a recuperar la inversión a realizar. Como se ha indicado en el apartado 6.1. se ha estimado una inversión total de ,93. Con el sueldo actual de cada miembro del equipo de trabajo (20 brutos/hora) estimamos un sueldo mensual de brutos. Una vez se hayan conseguido los objetivos del proyecto comentados en el punto 1 de esta acta de constitución estimamos un aumento de retribución salarial valorado en un 30%. Así pues, a partir del 2011 el sueldo bruto mensual de cada miembro del grupo será de 4.160, obteniendo un beneficio de 960 cada mes. El siguiente gráfico barras muestra la evolución a lo largo del tiempo de la inversión: PROYECTO ACADÉMICO 29

30 Inversión/Beneficio Mar_2010 May_2010 Jl_2010 Sep_2010 Nov_2010 E_2011 Mar_2011 May_2011 Jl_2011 Sep_2011 Nov_2011 E_ Como se muestra en la figura, en Diciembre de 2011 se empezará a tener beneficio. Esta estimación se basa en el beneficio total esperado a partir del Partiendo de la base que en Enero del año 2011 se empezará a recuperar el dinero invertido. Observamos que en poco menos de un año (11meses) se ha recuperado toda la inversión realizada y se empieza entonces a obtener beneficios. Una vez analizada la viabilidad de negocio, consideramos viable el proyecto. PROYECTO ACADÉMICO 30

31 7. COMUNICACIONES Para lograr la efectiva gestión del proyecto constará con un definido plan de comunicación, el cual será el responsable de lograr un intercambio eficiente de información del progreso y desarrollo de cada una de las actividades de los integrantes del mismo. Lo más importante de todo sistema de comunicación es facilitar a todas las partes involucradas la exacta y precise información requerida para cada uno de ellos, sin involucrar datos no relevantes a su área. En el plan de comunicación de este proyecto se utilizarán diferentes canales o medios de comunicación tales como orales, escritos, visuales y tecnológicos. Seguidamente se hablará del plan de comunicación para las diferentes partes de este proyecto, ya que el proyecto académico engloba todas las partes del mismo. Por lo tanto, el plan de comunicación de este proyecto ha sido adaptado para que en cada fase se optimice la circulación de la información. Existen tres fases bien diferenciadas a lo largo de todo el proyecto, a continuación se desarrollará con más detalle el enfoque en cada fase: 7.1. La comunicación en la fase de inicio En esta fase del proyecto las partes involucradas son las siguientes: Cliente, Integrantes del equipo y Project Manager. Existirán reuniones iniciales para definir los parámetros básicos y estudio precio del proyecto para poder empezar a realizarlo. Durante esta fase se llevan a cabo múltiples reuniones en las cuales se ha de seguir el siguiente alineamiento: Antes de la realización de cada reunión se informará la agenda a tratar, ya sea dentro del propio grupo como con el cliente. En las reuniones internas del grupo se decidirá en la reunión anterior que tratar en la siguiente reunión, o si surge alguna PROYECTO ACADÉMICO 31

32 novedad se informará a los miembros del equipo mediante correo electrónico. Esto se realiza para cada miembro este preparado para concretar los diferentes puntos de la reunión. Durante la reunión se designará a una persona que será la encargada de llevar el acta de la reunión, a la vez que cada integrante deberá tomar nota de cada una de las actividades que le han sido asignadas. Al terminar la reunión la persona encargada será la responsable de transcribir el acta y sus respectivas actividades con sus plazos y responsables, la cual será distribuida a todas las partes involucradas virtualmente La comunicación en la fase de planificación En esta fase solamente se ve involucrada la gestión de Project Manager y su equipo, es una de las partes más decisivas y relevantes en un proyecto, ya que es donde se planifica todo el trabajo del proyecto y el plan de acción a tomar. Esta fase está dividida en cinco partes: Documento Definición del Proyecto, Plan de Recursos Humanos, Plan de Comunicación, Entorno del Proyecto y Gestión de Riesgos, en estas fases se plasma todo en blanco y negro, cada una de las partes de esta fase culmina en la distribución del documento final y plan de acción. Se realizarán múltiples reuniones en las cuales se seguirá el esquema definido en la Fase de Inicio, con la diferencia de que todo cambio relevante se deberá comunicar al cliente que afecte a coste o tiempo en el proyecto para conseguir una aprobación o no. PROYECTO ACADÉMICO 32

33 7.3. La comunicación en la fase de desarrollo y finalización En esta fase solamente se ve involucrada la gestión de Project Manager y su equipo, es una de las partes más decisivas y relevantes en un proyecto, ya que en esta fase es en donde se ponen a trabajar todas las actividades del proyecto y las diferentes partes del equipo, muchas veces trabajando simultáneamente para llegar al éxito del proyecto. En esta fase, la comunicación jugará un papel esencial en el desarrollo del proyecto. PROYECTO ACADÉMICO 33

34 8. GESTIÓN DOCUMENTAL DEL PROYECTO 8.1. Documentación del proyecto Se consideran documentos de proyecto, las plantillas, procedimientos, manuales, instrucciones, registros y entregables que se generan en la gestión del proyecto. La documentación creada a lo largo del proyecto deberá cumplir la metodología y procedimiento indicado a continuación en referencia a la codificación, responsabilidades y distribución de la documentación. El conjunto de documentos que integraran el proyecto se registraran en el formato anexo Listado y control de documentos. criterios: Los documentos deberán realizarse respetando los siguientes Tipo de letra: Verdana Tamaño: 11 Párrafo: justificado Espaciado: 1.5 Tablas: Sombreado Formato de títulos según su jerarquía: TIT1 MAYÚSCULAS 14, NEGRITA TIT 2 Minúsculas 13, Negrita TIT 3 Minúsculas 11, Negrita TIT 4 Minúsculas 11, Subrayado Puntos y aparte tabulados 1 vez. PROYECTO ACADÉMICO 34

35 8.2. Codificación de la documentación La documentación generada en el proyecto deberá ser codificada siguiendo la siguiente metodología: Tipos de documentos Codificación Documentos entregables Procedimiento Actas de reunión Formatos- Plantillas Archivos electrónicos Correo eléctrónico E_Nºcorrelativo_Descripción_Rev 00 Ej: E_001_Project Charter_Rev 01 P_proceso_Descripción_Rev00 Ej: P_Calidad_Documentación_Rev 01 AR-(nº correlativo)-fecha Ej: AR_001_01/01/10 D-proceso*-Descripción_Rev 00 Ej: F-Planificación-001:Rev 00 Se designaran con la misma descripción que el documento: Ej:F-Planificación-001.doc El asunto se codificará de la siguiente forma: Proceso_Tema a tratar. *Leyenda de procesos: (Integración,Alcance, Planificación,Costes,Calidad,RR.HH,Comunicaciones,Riesgos,Adquisiciones) 8.3. Control, revisión y aprobación de la documentación Los documentos generados por el equipo de proyecto estarán sometidos a la revisión y aprobación de forma sistemática como a continuación se describe: PROYECTO ACADÉMICO 35

36 GESTIÓN DE DOCUMENTAL PROCESO RESPONSABLE ACCIÓN PROPUESTA Equipo Aprobación REALIZACIÓN Responsable proceso Distribución para Revisión REVISIÓN Corresponsable Proceso Distribución para Aprobación APROBACIÓN PROJECT LEADER Distribución A Calidad DISTRIBUCIÓN CALIDAD Distribución Equipo: GOOGLE DOC DOCUMENTOS Elaboración y revisión La elaboración de la documentación, es realizada por el responsable del proceso del que se trate contando con la participación de sus colaboradores. PROYECTO ACADÉMICO 36

37 La revisión del procedimiento la realiza el Corresponsable del proceso para comprobar que se ha realizado según los criterios establecidos en las actas de reunión Aprobación Todos los documentos firmados por la el Project Leader. y sus modificaciones son aprobados y Modificación Las modificaciones se realizan por los mismos departamentos que elaboraron y revisaron los documentos originales, siempre que no se especifique lo contrario. Como norma general los documentos deben ser modificados siempre que se produzcan cambios significativos en la organización. Todas las modificaciones quedan reflejadas brevemente en el índice de la documentación donde se realizará una breve descripción del motivo de la revisión Distribución y control de estado de revisión. La difusión de los documentos se realiza mediante la herramienta de soporte GOOGLE DOC. Los documentos se encuentran distribuidos en carpetas con el nombre del proceso. Cada carpeta contiene tres subcarpetas donde finalmente se ubica la documentación en función de su estado: Aprobados Pendiente de Aprobar Obsoletos PROYECTO ACADÉMICO 37

38 Esta documentación se encuentra protegida contra eventuales modificaciones de personal no autorizado. Cualquier documento que se encuentre en formato papel o en cualquier otro formato distinto a los especificados anteriormente se considerará Copia No Controlada. Cuando se realice la modificación de un documento se procederá a la eliminación de los obsoletos realizando la posterior sustitución por los nuevos documentos aprobados. En el formato Control de la documentación se describen los documentos vigentes, la fecha de aprobación y el número de revisión en que se encuentra. En la tabla siguiente se relacionan los procesos con sus respectivos responsables. Proceso Responsable Revisa Aprueba Realiza Documentación J.M. Pons A.Cullell Técnico R.Albendea J.M.Pons Project Leader Project Leader Integración D. Orellana A.Seda Project Leader Alcance A.Cullell D.Orellana Project Leader Planificación D. Orellana A.Cullell Project Leader Finanzas-Coste A. Cullell D.Orellana Project Leader Calidad J.M. Pons A.Seda Project Leader RR.HH R.Albendea A.Seda Project Leader Comunicación R.Albendea J.M. Pons Project Leader Riesgos R.Albendea J.M.Pons Project Leader Adquisiciones A.Seda R.Albendea Project Leader * En caso de que el lider sea el responsable la aprobación la realizará el corresponsable Todas las carpetas serán protegidas mediante password de forma que los miembros del equipo de proyecto solo tendrán acceso como lectura. PROYECTO ACADÉMICO 38

39 Para la realización de cambios será necesaria la aprobación mediante mail de los responsables de los documentos descritos en la anterior tabla. El responsable de la documentación y el Project leader seran los únicos componentes que podrán realizar cambios Mantenimiento de la documentación. Los documentos se incorporaran a la red de Google.doc según lo especificado anteriormente. El Responsable de Calidad mantendrá una copia de seguridad de la documentación en un equipo externo, que reemplazará semanalmente Control y gestión de cambios Metodología de la gestión de cambios Los cambios en la documentación pueden manifestarse en los siguientes procesos identificados: a) Revisión o Aprobación de la documentación. b) Control de incidencias c) Reuniones Periódicas del equipo de trabajo d) Detección de oportunidades de mejora e) Detección de riesgos potenciales: Plan de contingencias e) Revisión de los requisitos del cliente f) Revisión de requerimientos legales e) Registro de las Lesoons learned. De forma genérica el proceso de revisión de los cambios se realizará de la forma que indica el siguiente diagrama: PROYECTO ACADÉMICO 39

40 REVISIÓN DOCUMENTAL MOTIVO REGISTRO PROCEDIMIENTO Revisión o Aprobación documentación: COD: CD Control incidencias: COD: CI Reuniones: COD: CR Oportunidades de Mejora: COD: OM Control Riesgos: COD: RI Registro Input: Documentación Registro Output: Listado control documentos Registro Input: Documentación Registro Output: Listado control documentos Registro Input: Acta de reunión Registro Output: Listado control documentos Registro Input: Oportunidades Mejora Registro Output: Listado control Registro Input: Control Riesgos Registro Output: Listado control documentos 1.-Anotar en control de documentación código revisión 2.-El responsable del proceso realiza los cambios 3.- El corresponsable revisa los cambios 4.- El Project Leader Aprueba los cambios 5.- Calidad anota en el formato control documental el motivo de la revisión mediante el código de cambio. Control Requisitos cliente: COD: RC Registro Input: Acta de reunión Registro Output: Listado control documentos Control Requerimientos legales: COD: RL Registro Input: Req Legales Registro Output: Listado control documentos Lessons Learned: COD: LL Registro Input: Lessons Learned Registro Output: Listado control documentos PROYECTO ACADÉMICO 40

41 8.5. Documentación externa Se considera documentación externa aquellos documentos, manuales e información técnica que se usarán como consulta en la realización del proyecto. La documentación externa se ubicará en una carpeta denominada documentación externa. Existe un listado de documentación externa donde se describe: Documento o normativa, año de realización, proceso relacionado y fecha. El responsable de cada proceso es responsable de conservar y actualizar la documentación de origen externo que el equipo determine como necesarios para la realización del proyecto. PROYECTO ACADÉMICO 41

42 9. METODOLOGÍA DE TRABAJO La realización del proyecto se basará en los procedimientos internos aprobados donde se describen el uso de métodos y herramientas para la correcta gestión del proyecto. Dichas herramientas se han descrito anteriormente en los anteriores apartados: 1) Herramientas de comunicación: Se establecen reuniones semanales donde se presentan los trabajos realizados con el objetivo de obtener la aprobación final de los integrantes del equipo. Se realizarán reuniones mensuales de tutoría donde se revisaran los requisitos del cliente El Project leader con la colaboración del equipo, realizará la delegación de tareas en función de las responsabilidades de cada miembro del equipo. 2) Herramientas de adquisición: Se establecerán contactos de consultaría con los profesores de las diferentes materias realizadas en el curso. 3) Herramientas de soporte: Soporte informático mediante la creación de la página web y del gestor documental GOOGLE.DOCS PROYECTO ACADÉMICO 42

43 10. DISTRIBUCIÓN DE LAS TAREAS Y ROLES El proyecto se divide en áreas de conocimiento en las cuales existe un responsable y corresponsable. Únicamente en el caso del Project leader se establecerá una rotación en función de la consecución de los objetivos fijados. En la siguiente matriz se relacionan los cargos y las áreas de conocimiento: Áreas conocimiento JOSEP Mº RAUL AGUSTI DAVID ALBERT PONS ALBENDEA CULLELL ORELLANA SEDA Rotativo Rotativo Rotativo 0 Project leader 5º Rotativo 1º 2º Rotativo 3º 4º 1 Responsable informático I I I R R 2 Responsable documentación R I C I I 3 Responsable Técnico C R I I C 4 Gestión de la integración I I C R I 5 Gestión del alcance I I R C I 6 Gestión del tiempo I I C R I Gestión del coste y 7 financiera I I R C I 8 Gestión de la calidad R I I I C 9 Gestión de RRHH I R I I C 10 Gestión de la comunicación C R I I I 11 Gestión de los riesgos C R I I I 12 Gestión adquisiciones I C I I R R = Responsable C= Corresponsable I = Informado PROYECTO ACADÉMICO 43

44 11. GESTIÓN DE CALIDAD Introducción La gestión de calidad del proyecto se realiza de forma que se aseguren la estandarización de los procesos, la eficacia del sistema, la satisfacción del cliente y la mejora en los procesos. Los puntos clave de la gestión de calidad del proyecto se describen de forma más concreta en los siguientes apartados, no obstante se detalla en el siguiente gráfico la estructura organizativa de la gestión de calidad del proyecto: GESTIÓN DE CALIDAD Planificación de la Calidad Recursos Formación Documentación Objetivos Control calidad del proyecto Aseguramiento de la Calidad Control documental Distribución Aprobación Control calidad Control Objetivos: Asistencia Cumplimiento objetivos personales Eficiencia Incidencias PROYECTO ACADÉMICO 44

45 11.2. Planificación de la calidad El Project Leader asume la responsabilidad sobre la planificación de la calidad del conjunto de los procesos que engloban el proyecto. Esta planificación se enfoca en la definición de los procesos y recursos necesarios para cumplir eficazmente los objetivos, metas y los requisitos de la documentación. El equipo de e 3, planifica la calidad mediante las reuniones efectuadas periódicamente donde se trataran además de los asuntos del día los siguientes aspectos: 1) Necesidades de recursos materiales 2) Necesidades de formación y capacitación 3) Adecuación de la documentación generada y los registros de calidad. 4) Control y seguimiento de los objetivos fijados en las reuniones previas. Para ello, todos los miembros del equipo deberán estar atentos a la evolución del proyecto y a la consideración de cualquier oportunidad de mejora que será registrada en el anexo Oportunidades de mejora Aseguramiento de la calidad. Control de los cambios El control de la documentación ha sido descrito en el apartado gestión de la documentación Control de la calidad Para el seguimiento y control de la calidad del proyecto, e 3 actuara estableciendo controles en los procesos clave mediante el planteamiento de objetivos y el seguimiento mediante los indicadores fijados por objetivo. PROYECTO ACADÉMICO 45

46 Se plantearan las siguientes áreas de actuación: 1) Planteamiento de Objetivos generales del proyecto. Riesgos Descripción objetivo Descripción indicador Meta Resultado (semanal) Accion es Falta asistencia a una reunión Retraso en la ejecución de las tareas Asistencia a las reuniones De todos los miembros Cumplimiento de las tareas semanales Porcentaje asistencia Porcentaje de cumplimiento A>80% C>80% Mala gestión o pérdida de la información Mal funcionamiento interno del grupo Mala o poca comunicación entre los diferentes miembros del equipo. Entregables de poca calidad Entregables de contenido muy pobre Cambios significativos en los requerimientos del cliente. Desviación excesiva de las horas de dedicación estimadas por parte de las integrantes del grupo. Errores significativos en la definición de alguno de los puntos clave del proyecto (planificación, alcance, etc.). Realización primer proyecto conjunto Toda la información esta colgada en el gestor de documentos en su carpeta. Buena relación entre los integrantes Comunicación fluida entre todos los miembros del equipo y los diferentes responsables Cumplir con la calidad propuesta por el Project Manager Cumplir con las especificaciones del Project Manager Cumplir con los cambios que el cliente haga durante el proyecto. Cumplimiento de la previsión de dedicación de horas Cumplimiento de la calidad esperada por el cliente Cumplimiento con los requerimientos en calidad, coste y tiempo Copias de seguridad de los documentos y colgada en gestor de documentos. Cantidad de momentos de alta tensión en las reuniones Comunicación y respuesta activa entre los responsables de las áreas interesadas Numero de revisiones de los documentos Numero de revisiones de los documentos Reuniones con cliente y revisiones por parte de éste. Cantidad de horas semanales dedicadas Resultado test de satisfacción del cliente Número de revisiones de los documentos, cantidad de horas semanales dedicadas Cantidad ficheros en gestor > 90 % C< 2 por reunión Respuest a a las diferente s pregunta s de los responsa bles = 100 % Entre 1 y 3 Entre 1 y 3 Revision es proyecto ok/no ok = estimaci ón > 90% Combina ción de riesgos ya comenta dos PROYECTO ACADÉMICO 46