Formulario para la aplicación del Censo Guía de Archivos en Costa Rica

Transcripción

1 Ministerio de Cultura de España Nº de Formulario: 14 Dirección General del Archivo Nacional de Costa Rica Fundación Pro-Rescate de Documentos Formulario para la aplicación del Censo Guía de Archivos en Costa Rica El Presente formulario, tiene la finalidad de recopilar información de diferentes Archivos Centrales del Sistema Nacional de Archivos y disponer de instrumentos de descripción detallados para el adecuado servicio de consulta al ciudadano, normalizando la descripción para su acceso en Red. Además de garantizar la difusión de los valiosos fondos documentales que se conservan en diversas instituciones pertenecientes al Sistema Nacional de Archivos de Costa Rica. (*) Campos Obligatorios DENOMINACIÓN DEL ARCHIVO INFORMACIÓN GENERAL (*) Nombre del Archivo: Archivo Central de la Liga Agrícola Industrial de la Caña de Azúcar Formas Excluídas: Nombre Paralelo: (*) Acrónimo del Archivo: CR- LAICA-AC DATOS DE UBICACIÓN GEOGRÁFICA (*) Área Geográfica: X Iberoamérica (*) País: Costa Rica (*) CCAA / 1 División Territorial: Provincia de: X San José Provincia / 2 División Territorial (Cantón): San José (*) Municipio (Distrito): San Francisco de Goicoechea Núcleo de Población Menor: 1

2 Calle: 300 metros este del Kamakiri en Barrio Tournón Código Postal: SJ DATOS DE CONTACTO CON EL ARCHIVO Página Web: Correo electrónico: Teléfono(s): Fax: DATOS SOBRE EL ACCESO AL ARCHIVO Horario de Apertura: L-V 7:30 a.m. a 4:30 p.m. Horario de Cierre: Sábados, domingos y feriados Horas semanales de apertura: 40 X Acceso público DIRECTOR / RESPONSABLE DEL ARCHIVO Apellidos: Marquez / Siles Nombre: Hazel Cargo: Encargada del Archivo Central Fecha de nombramiento (Día / Mes / Año): 18/9/2000 TIPOLOGÍA DEL ARCHIVO Titularidad: X Público no estatal Tipo de Archivo: HISTORIA Y CARACTERÍSTICAS 2

3 X Archivo Empresarial Gestionado por: X Administración Central Administración Central: LAICA es una corporación no estatal con personería jurídica propia, sometida al Derecho Público en cuanto a sus potestades de imperio, y al Derecho Privado en lo concerniente a sus actividades de comercialización. Es un ente que, aunque público, no forma parte de las instituciones del Estado. (*) Según el Ciclo Vital: X Archivo Central DATOS SOBRE LA HISTORIA DEL ARCHIVO HISTORIA Historia del Archivo: Desde sus inicios, en 1981, cuenta con su propio local, una encargada y la documentación se microfilmaba para efectos de sustitución. Para el año 1995 se suprime el archivo, su encargada y la documentación se trasladó a una bodega fuera del edificio central. Posteriormente se contrató a la antigua encargada para que organizara la documentación ubicada en la bodega. En el mes de setiembre del año 2000, y en cumplimiento con las disposiciones de la Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento, se crea nuevamente el archivo central. Fundación del Archivo: Fecha de Fundación: (Día / Mes / Año): Norma de Fundación (Día / Mes / Año): Supresión del Archivo Fecha de Supresión: Norma de Supresión: EDIFICIO Descripción del Edificio: El Archivo Central está ubicado en el tercer piso del Edificio Central de LAICA. Algunas paredes son de madera y las otras de cemento. El depósito cuenta con estantería metálica, cajas diseñadas para la conservación de los documentos, aire acondicionado, detectores de humo y un extintor. El archivo cuenta con equipo de cómputo y materiales de oficina suficientes para el trabajo diario. En el Centro de Operaciones de La Uruca se tienen contratados los servicios de la empresa Seguridoc, que cuenta con un depósito con estantería metálica donde se conservan 3

4 los documentos más antiguos. Este depósito es de acceso restringido, tiene alarmas contra incendio, cámaras de seguridad, entre otras medidas de seguridad. Metros Cuadrados de Depósito: 85 (*) Metros lineales de estantería: 162 (*) Número de puestos de sala: No existe Facilidades para discapacitados: Marque con X DOCUMENTACIÓN (*) Metros lineales de documentos: 280 (documentación en bandejas) GUÍAS DEL ARCHIVO Guías: No 4

5 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO Estructura Administrativa: (Adjuntar el organigrama institucional) ASAMBLEA GENERAL JUNTA DIRECTIVA CONSEJO COMERCIALIZACIÓN DIR. EJECUTIVA Y DE COMERCIALIZACIÓN ASESORÍA LEGAL AUDITORÍA INTERNA DIECA FINANCIERO OPERACIONES TÉCNICO MERCADEO EXPORTACIONES ADMINISTRATIVO Terminal Portuaria 5

6 SERVICIOS TÉCNICOS RESTAURACIÓN Taller de restauración: REPRODUCCIÓN. Servicios de reproducción documental Servicios de fotocopias Servicios de fotografías Servicios de microformas Servicios de reproducciones digitales BIBLIOTECA Biblioteca auxiliar Nº de monografías: Nº de Títulos de publicaciones periódicas: INFORMATIZACIÓN Funciones informatizadas: X Sí Gestión de usuarios: Descripción de fondos X Sí Lenguajes Documentales 6

7 Otra información: Se tienen un total de 12 bases de datos creadas en el programa Winisis. Relacionadas con contratos, expedientes de empleados liquidados, planos, reglamentos, procesos judiciales, fondo documental, entre otras. ESTRUCTURA DE LOS FONDOS AGRUPACIÓN DE FONDOS / Adjuntar el Cuadro de Clasificación Denominación de la agrupación: Orgánico Funcional Agrupación Superior: Liga Agrícola Industrial de la Caña de Azúcar CUESTIONARIO DATOS REFERIDOS AL CUESTIONARIO Fechas de Cumplimentación: (Día / Mes / Año): 18/02/2008 Datos del informante: Apellidos: Vindas / Rivera Nombre: Ivannia Cargo: Encargada del Archivo Central FUENTE EMPLEADA: Entrevista realizada por Penélope Sánchez Saborío OBSERVACIONES: Materias: agricultura, comercio internacional, alcohol, miel, exportaciones. El archivo fue suprimido en el año señalado, fue reabierto en el año 2000 hasta la fecha. La señora Ivannia Vindas renunció al puesto. 7

8 LIGA AGRICOLA INDUSTRIAL DE LA CAÑA DE AZUCAR (LAICA) ARCHIVO CENTRAL CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL SUBFONDO I SUBFONDO II SUBFONDO III SERIE Asamblea General Actas Cassettes Expedientes de Actas Junta Directiva Consejo de Comercialización Actas Cassettes Expedientes de Actas Informes Anuales y Estadísticos Labores Actas Cassettes Expedientes de Actas

9 Asesoría Legal Actas Contratos Expedientes por Asuntos Expedientes de Procesos Judiciales Solicitudes de Cks y Acciones de Pers. Reportes Comparativos de Proyectos de Ley Reglamentos SUBFONDO I SUBFONDO II SUBFONDO III SERIE Auditoria Interna Actas Arqueos de Caja Chica Contratos Estados de Cuenta Internacional Estados Financieros Documentos de Trabajo Inventarios de Azúcar, Alcohol y Miel, Solicitudes Acciones de Pers. Y Cks Dirección Ejecutiva y de Comercialización Solicitudes de Cheques Solicitudes Acciones de Personal Reportes Comparativos de Expedientes por Asuntos Permisos Uso de Cabinas Departamento Administrativo

10 Solicitudes de Cheques Solicitudes Acciones de Personal Contratos Cotizaciones Expedientes de Licitaciones Expedientes por Asuntos Reportes Comparativos de Solicitudes de Transferencias Informes del Sistema Empresarial de In formación Salarial (SEIS) Registro de Productos Alimenticios Expedientes de Donaciones SUBFONDO I SUBFONDO II SUBFONDO III SERIE Sección Compras Expedientes de compras Expedientes Proveedores Desarrollados Exp. Proveedores Material de Empaque Sección Recursos Humanos Expedientes de Personal Curricula Expedientes Médicos Manuales Sección Salud Ocupacional Fórmulas Control de Asistencia Manual de Gestión en Salud

11 Ocupacional (ver tabla de plazos) Dieca Sección Seguridad Sección Servicios Generales Protocolos Convenios Expedientes por Asuntos Proyectos, Solicitudes de Cks Contratos, Ordenes de Trabajo Expedientes por Asuntos Expedientes Ventas de Activos Actas Contratos Solicitudes Acciones de Personal, Cks Ordenes de compra Registro de Cheques Solicitados Reportes Comparativos de Plan Anual Operativo SUBFONDO I SUBFONDO II SUBFONDO III SERIE Dieca Estudios Técnicos Justificantes de Cheques Departamento de Exportaciones Facturas Comprobantes de Couriers, Contratos de Exportación Expedientes de Exportación

12 Departamento Financiero Sección Contabilidad Expedientes de Importación Inventarios de Alcohol Estados de Cuenta Internacional Reportes Diarios de Mov. De cuentas Reportes Confirmación de Ventas Solicitudes de Cheques Solicitudes Acciones de Personal Solicitudes de cks y acciones personal, Contratos Expedientes por Asuntos Cheques consecutivos y con justificantes Asientos de Diario Libro Diario y Libro Mayor Conciliaciones Bancarias Facturas Comprobantes Pago de Salario Estados de Cuenta Estados Financieros Movimientos Mensuales Planillas, SUBFONDO I SUBFONDO II SUBFONDO III SERIE Contabilidad Listados de Azúcar sin Retirar Listados Depósitos en Tránsito Informes Mov. Diario de Inventarios Expedientes Pagos a Ingenios Tesorería

13 Departamento Mercadeo y Ventas Crédito y Cobro Sección Publicidad Solicitudes de Cks y Acciones Personal Expedientes Pagos a Ingenios Flujos de Caja Reportes Movimientos a Pagar Estados de Cuenta Expedientes de Pólizas Expedientes de Clientes Expedientes de Ejecución Presupuest. Reportes Comparativos de Solicitudes de Cks y Acciones Personal Reportes Comparativos de Cotizaciones Expedientes de Clientes Expedientes por Asuntos Status Report Contratos Estudios de Mercado Reportes de Contacto Reportes de Impulsación Reportes de Ventas Ofertas de servicio Comprobantes Entrega de material prom. Reportes de precios y espacios

14 SUBFONDO I SUBFONDO II SUBFONDO III SERIE Sección Industriales Programas Entregas Directas Declaraciones Juradas de uso del azúcar Expedientes de clientes Sección Ventas Comerciales Transferencias bancarias Programas Entregas Directas Departamento de Operaciones Solicitudes de cks y acciones personal Solicitudes compra de materiales Reportes Comparativos de Contratos Expedientes por asuntos Memorandos Consecutivo de cartas CAD'S Memorandos Facturas venta de azúcar Guías o Recibo de Despacho Departamento Técnico Solicitudes de cks y acciones personal Reportes de Tiempo Extraordinario Cotizaciones Solicitudes compra de materiales Reportes Comparativos de Solicitudes Reintegro de Caja Chica Informes de corrida o fabricación Recibos de pago

15 Nóminas de productores Informes de Avance de Zafra Informes de Molienda y Producción SUBFONDO I SUBFONDO II SUBFONDO III SERIE Departamento Técnico Comisión Asesora y Comisión Actas de Zafra Expedientes de Actas Laboratorio Oficinas Centrales Laboratorio El Roble Reportes (ver tabla de plazos) Seguridad Alimentaria Certificados de Calidad al exterior Certificados de Análisis Comunicados de No Conformidad Registro de No Conformidad Control de No Conformidades Control de Acciones Correctivas Registro de Recepción de Reclamos Minutas (ver tabla de plazos) Metrología (antes Romanas) Informes de inspección Terminal Portuaria Solicitudes de cheques Permisos Uso de Cabinas Solicitudes de materiales Registro Ingreso de Personas Reportes Comparativos de presupuesto Roles de guardas Expedientes de exportación e imp. Guías o recibos de despacho