Prestación de Servicios Bibliotecarios

Transcripción

1 Página 1 de PROPÓSITO: Proveer servicios de información a sus usuarios, donde quiera que se encuentren, aprovechando las tecnologías de la información y la comunicación, independientemente del soporte y formato del material. 2.- ALCANCE: 7 Bibliotecas de la Unidad Regional Centro Biblioteca Central Universitaria. Biblioteca Ciencias Biológicas y de la Salud. Biblioteca Ciencias Químico Biológicas. Biblioteca de Derecho. Biblioteca Divisional de Ciencias Exactas y Naturales. Biblioteca Divisional de Ciencias Sociales. Biblioteca de Humanidades y Bellas Artes. 2 Bibliotecas de Unidad Regional Norte Biblioteca de Caborca Biblioteca de Nogales. 1 Biblioteca Unidad Regional Sur Biblioteca de Navojoa. 3.- REFERENCIAS: PSB03 Encuadernación y Colocación de Sensores PSB04 Etiquetado de Material Bibliográfico PSB05 Recepción de Material Bibliográfico PSB06 Préstamo Interno y Externo de Material Bibliográfico PSB08 Envío de Material Bibliográfico para Encuadernación PSB09 Nuevas adquisiciones y Mantenimiento de la Colección PSB12 Centro de Acceso a la Información para Discapacitados Visuales PSB13 Biblioteca Digital ITSB01 Módulo de Consulta INEGI-UNISON ITSB04 Recepción de Material en el Área de Análisis Bibliográfico ITSB05 Catalogación y Clasificación PSGC02 Control de Documentos PSGC03 Control de Registros Generados PSGC05 Control de Quejas y Sugerencias PSGC08 Control de Servicio No Conforme PSGC09 Acción correctiva PSGC10 Acción preventiva 4.- DEFINICIONES: SIB: Sistema Institucional Bibliotecario RIB: Red Institucional Bibliotecaria.

2 Página 2 de 8 Usuario: alumnos, profesores-investigadores, trabajadores universitarios. SUM: Sala de usos múltiples. CAIDiV: Centro de acceso a la información para discapacitados visuales. INEGI: Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática. UNISON: Universidad de Sonora. Consignación: Material bibliográfico que se encuentra bajo resguardo de maestros y/o investigadores. Confirmación: Estatus de material bibliográfico que terminó la etapa del proceso en las áreas de apoyo y está por llegar a la Biblioteca que le corresponda. Restauración: Material ingresado a Bitácora de restauración para enviar a Taller de encuadernación. 5.- DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: 5.1 Los Servicios bibliotecarios, tienen como finalidad apoyar las actividades de Docencia, Investigación, cumpliendo con los requisitos, que se describen en el Anexo PSB00/A Requisitos y Características del Servicio. Los Servicios que ofrecen las bibliotecas son los siguientes: Servicios principales: a) Préstamo interno y externo de material bibliográfico. b) Módulo de consulta INEGI- UNISON c) Biblioteca Digital. d) CAIDiV: Consulta de material bibliográfico utilizando medios de acceso especiales para personas con discapacidad. e) Otros servicios: Préstamo de Sala de Usos Múltiples (SUM); Fotocopiado Estos servicios están sujetos a los programas educativos adscritos a las bibliotecas que integran el proceso, ver Anexo PSB00/B Programas Educativos ; y en su aplicación a los Lineamientos Generales del Sistema Institucional Bibliotecario de la UNISON. 5.2 El objetivo de calidad, que se debe alcanzar en forma conjunta entre las áreas de apoyo y las bibliotecas que integran el proceso Prestación de Servicios Bibliotecarios: Tener disponible para consulta el 95% del acervo bibliográfico.

3 Página 3 de 8 El objetivo de calidad es medible y coherente con el proceso Prestación de Servicios Bibliotecarios como lo demuestra el siguiente indicador: Indicador Fórmula Frecuencia de Medición % de Disponibilidad de acervo (acervo disponible /acervo existente)*100 Mensual Acervo existente= Volúmenes totales - (consignación + confirmación) Acervo disponible= Volúmenes disponibles en la RIB (activos + prestados restauración) por programa educativo adscrito a la biblioteca. 5.3 La planificación del proceso se detalla en el Anexo PSB00/C "Planificación del Proceso de Prestación de Servicios Bibliotecarios". 5.4 Los servicios y los requisitos del usuario se informan a través de la página Web Universitaria dentro del menú SIB, seleccionando el Proceso de Prestación de Servicios Bibliotecarios. Además, el proceso cuenta con otros medios de comunicación con el usuario disponibles en las bibliotecas como lo son: Lineamientos Generales del Sistema Institucional Bibliotecario de la UNISON, señalamientos, avisos, periódico mural, plática de inducción a usuarios y buzón de quejas y sugerencias. El seguimiento de las quejas y sugerencias lo hace el Supervisor a través de lo establecido en el procedimiento PSGC05, "Control de Quejas y Sugerencias". 5.5 La Subdirección de Servicios de Apoyo, determina la responsabilidad del manejo, identificación y control de los documentos de origen externo en el Listado de Documentos de Origen Externo (PSGC02), así como el control de los registros generados a través de lo establecido en el procedimiento Control de Registros (PSGC03). 5.6 La Subdirección de Servicios de Apoyo, determina, proporciona, y mantiene un ambiente de trabajo adecuado para lograr la conformidad del servicio de Prestación de Servicios Bibliotecarios: El proceso de Prestación de Servicios Bibliotecarios se brinda en: El edificio 12 "F" para la Biblioteca Central Universitaria. El edificio 7 E para la Biblioteca de Biológicas y de la Salud.

4 Página 4 de 8 El edificio 5 A -2 para la Biblioteca de Químico Biológicas. El edificio 10 "I" para la Biblioteca de Derecho. El edificio 3 "K" para la Biblioteca Divisional de Ciencias Exactas y Naturales. El edificio 9 A para Biblioteca Divisional de Ciencias Sociales. El edificio 3 T para Biblioteca de Humanidades y Bellas Artes. El edificio "M" para la Biblioteca de la Unidad Regional Norte Caborca. El edificio 3, para la Biblioteca de la Unidad Regional Norte Nogales. El edificio "I" para la Biblioteca de la Unidad Regional Sur Navojoa. En general las instalaciones cuentan con equipamiento de aire acondicionado, iluminación, sanitarios y espacios para el desempeño de las funciones del personal adscrito. Además, para su operación las bibliotecas cuentan con el equipo y mobiliario como: equipo de cómputo, arcos sensores, impresoras, proyectores, televisiones, mesas, sillas, restiradores, módulos de estudio individual, estantería, escritorios, pantallas para proyección, video casetera, DVD, lectoras de código de barras, internet inalámbrico y alámbrico; también se utiliza software especializado como el Sistema Integral de Información Administrativa y Red Institucional Bibliotecaria Se considera que la infraestructura antes mencionada es la indispensable para lograr la conformidad del servicio. La Dirección de Servicios Universitarios, es responsable de gestionar cuando sea necesario la ampliación o remodelación de los espacios físicos de las bibliotecas, acorde al desarrollo de las colecciones bibliográficas Para mantener en condiciones adecuadas las bibliotecas y áreas de apoyo, el Supervisor y Jefes de Área, realizan revisión diaria de las instalaciones, verificando limpieza e higiene, temperatura, iluminación, así como las condiciones físicas del edificio, mobiliario y equipo. Las áreas que requieran de mantenimiento físico, se reportan a la Subdirección de Servicios de Apoyo, a través de la detección de necesidades; cuando sea necesario el mantenimiento de equipo (hardware, software), se reporta en la página Estas necesidades se canalizan según su tipo para gestionar al personal responsable de su realización.

5 Página 5 de 8 Las tareas realizadas por el Jefe de Área de Mantenimiento, se registran en el formato PSB00/D "Reporte de Mantenimiento". Las bibliotecas de las Unidades Regionales Norte (Caborca y Nogales) y la Sur (Navojoa), cuando requieran de mantenimiento de infraestructura física o de equipo (hardware, software), dependiendo de la naturaleza del problema, se reporta conforme a lo establecido en el acuerdo de Mantenimiento de Infraestructura Física y Tecnológica (MIFyT). En caso de incidencia los Supervisores y Jefes de Área informan a la Subdirección de Servicios de Apoyo para su seguimiento. 5.7 Las actividades de apoyo son todas aquellas que realizan las diferentes áreas que conforman el Sistema Institucional Bibliotecario (SIB), y las cuales son indispensables para proporcionar el servicio bibliotecario. Encuadernación y Colocación de Sensores: Esta actividad consiste en el mantenimiento, encuadernación y colocación de sensores del material bibliográfico para que esté en condiciones de uso. Ver procedimiento Encuadernación y colocación de Sensores (PSB03). Análisis Bibliográfico: Es la actividad mediante la cual se clasifica, cataloga y revisa el material bibliográfico de acuerdo al sistema de clasificación LC (Library Congress: Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de Norte América). Ver procedimiento "Etiquetado de material bibliográfico" (PSB04) e Instrucciones de trabajo "Recepción de Material en el Área de Análisis Bibliográfico" (ITSB04) y "Catalogación y Clasificación" (ITSB05). Soporte de Sistemas de Bibliotecas: Esta actividad consiste en mantener y actualizar la RIB, además se brinda soporte técnico y asesoría general en el uso de sistemas, paquetería y equipo de cómputo diverso. Así como la investigación e implementación de nuevas tecnologías con el fin de lograr una mejora continua en los servicios bibliotecarios. Mantenimiento de Bibliotecas: Es la actividad mediante la cual se mantiene la infraestructura en condiciones adecuadas para brindar los servicios bibliotecarios. Recepción de Material Bibliográfico: Es la actividad que consiste en la recepción de las nuevas adquisiciones de material bibliográfico y se le da seguimiento al cumplimiento de los tiempos establecidos para cada una de las etapas. Ver procedimiento Nuevas adquisiciones y Mantenimiento de la Colección (PSB09).

6 Página 6 de Los servicios principales se describen a continuación: Préstamo interno y externo de material bibliográfico: Este servicio permite al usuario hacer uso de los materiales bibliográficos para consulta tanto interna como externa. Es interno cuando el material es consultado exclusivamente dentro de la biblioteca. Es externo cuando, a petición del usuario, se autoriza la salida del material bibliográfico por un período de tiempo acordado. Ver procedimiento "Préstamo Interno y Externo de Material Bibliográfico" (PSB06). El usuario tiene acceso a este servicio en diversas modalidades: a) Catálogo en Línea: Las bibliotecas cuentan con el catálogo automatizado a través de la RIB el cual permite al usuario localizar y ubicar físicamente los libros; así como la disponibilidad de los mismos. b) Devolución vía buzón: Esta modalidad permite al usuario devolver el material bibliográfico solicitado en préstamo externo, sin necesidad de ingresar a las instalaciones de la biblioteca, depositándolo en el buzón correspondiente. Este servicio se brinda en la Biblioteca Central Universitaria, Biblioteca de Derecho, Biblioteca Ciencias Químico Biológicas, Biblioteca Divisional de Ciencias Exactas, Biblioteca de la Unidad Regional Norte Caborca y Biblioteca de la Unidad Regional Sur Navojoa. c) Préstamo Interno - Externo de Material Bibliográfico a través del bibliotecario: Esta modalidad permite al usuario solicitar al bibliotecario el préstamo interno - externo de material bibliográfico. Ver procedimiento "Préstamo Interno y Externo de Material Bibliográfico" (PSB06). d) Autopréstamo de libros para uso externo: Esta modalidad proporciona al usuario la facilidad de realizar por sí mismo la operación de préstamo externo de los libros, requiriendo para ello contar con credencial vigente. Ver procedimiento "Préstamo Interno y Externo de Material Bibliográfico" (PSB06). e) Renovación en Línea: Esta modalidad permite al usuario renovar el préstamo sin necesidad de acudir a la biblioteca, desde cualquier lugar que cuente con equipo de cómputo con Internet. Este servicio se encuentra sujeto a disponibilidad al momento de solicitarlo, entendiendo esto como fallas técnicas de la red. Módulo de consulta INEGI UNISON: Este servicio se proporciona únicamente en la Biblioteca Central Universitaria y en la Biblioteca de la Unidad Regional Sur- Navojoa, en donde el usuario encuentra información estadística y geográfica a nivel nacional para consulta interna. Este servicio existe en función a un convenio celebrado entre la Universidad de Sonora y el Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática (INEGI), en el cual éste

7 Página 7 de 8 se compromete a mantener actualizado el acervo bibliográfico a través de donaciones permanentes y la Universidad de Sonora se compromete a proporcionar el personal bibliotecario requerido, así como instalaciones adecuadas para brindar este servicio. (Ver instrucción de trabajo ITSB01 "Módulo de Consulta INEGI-UNISON") El INEGI apoya en la capacitación del personal asignado al módulo de consulta. Biblioteca Digital: Este servicio permite al usuario la consulta de material bibliográfico disponible en formato electrónico suscritos por la Universidad de Sonora. Además, en esta sala se ofrece asesoría sobre las diferentes modalidades de acceso a recursos electrónicos disponibles. Ver procedimiento "Biblioteca Digital" (PSB13). CAIDiV: Consulta de material bibliográfico utilizando medios de acceso especiales para personas con discapacidad visual o motriz. En este centro se brinda asesoría a personas con discapacidad visual o motriz, capacitándolos en el uso y manejo tanto de equipo de cómputo como de programas especiales: Sistema Braille, Jaws, Open Book, entre otros. Este servicio está disponible para toda la comunidad en la Biblioteca Central Universitaria y en la Biblioteca Unidad Regional Norte Caborca. Ver procedimiento "Centro de Acceso a la Información para Discapacitados Visuales" (PSB12). 5.9 Otros servicios: Préstamo de Sala de Usos Múltiples (SUM) Consiste en brindar un área acondicionada con mobiliario, equipo de proyección, cómputo y acceso a internet e intranet, para que el usuario realice actividades académicas. Este servicio es solicitado al Supervisor en turno y controlado por él mismo. Las bibliotecas que cuentan con este servicio son: Central Universitaria, Ciencias Exactas y Naturales, Ciencias Químico Biológicas, Derecho y la Biblioteca de la Unidad Regional Sur- Navojoa. Este servicio se excluye en las Bibliotecas de Ciencias Biológicas y la Salud, Divisional de Ciencias Sociales, Humanidades y Bellas Artes y las Bibliotecas de la Unidad Regional Norte- Caborca y Nogales. Fotocopiado Este servicio consiste en que el usuario solicita y obtiene la reproducción parcial de textos. Tiene un costo para el usuario Para el control y seguimiento del Proceso de Prestación de Servicios Bibliotecarios se aplican los procedimientos: "Recepción de Material Bibliográfico" (PSB05), "Envío de Material Bibliográfico para Encuadernación" (PSB08), " Nuevas adquisiciones y Mantenimiento de la Colección." (PSB09).

8 Página 8 de El incumplimiento de alguna de las características del servicio descritas en el PSB00/A "Requisitos y Características del Servicio, se considera como servicio no conforme. El Supervisor se encarga de controlar el servicio no conforme de acuerdo a lo establecido en el procedimiento Control de Servicio No Conforme (PSGC08) Para el Seguimiento y Medición del Proceso, cada supervisor integra los resultados correspondientes a su biblioteca e informa al responsable del proceso; quien integra el informe del desempeño del proceso y lo envía al Coordinador del SGC. Cuando el informe es revisado, se generan los indicadores para el proceso. Una vez calculados los indicadores, se analiza la información para determinar el cumplimiento del objetivo y la incidencia de servicio no conforme por característica. Cuando no se logra el objetivo; o en caso que se presenten Servicios No Conforme que afecten directamente los requisitos del servicio, se analizará su incidencia para determinar si se requiere acción correctiva o acción preventiva según procedimientos PSGC09 y PSGC ANEXOS PSB00/A Requisitos y Características del Servicio PSB00/B Programas Educativos PSB00/C Planificación del Proceso Prestación de Servicios Bibliotecarios PSB00/D Reporte de Mantenimiento 7.- HISTORIAL DE CAMBIOS Revisión No. Fecha 16 26/10/2017 Elaborado/ Modificado por Caridad del Carmen Venegas Vega Subdirectora de Servicios de Apoyo Descripción del cambio En sección 4, definiciones, se agregan las definiciones de consignación, confirmación y restauración. En punto 5.1 se precisa la redacción y la forma de cálculo del objetivo de calidad. En 5.8 se agrega la Biblioteca Divisional de Ciencias Exactas y Naturales en la devolución por buzón así mismo se modifica la descripción de módulo de INEGI. En 5.9 se modifica la redacción del préstamo de sala de usos múltiples. En Anexo A se modifican las acciones en caso de incumplimiento de requisito ambiente adecuado. En Anexo B se modifican los programas educativos por biblioteca. En Anexo C se agrega un documento en documentos utilizados.