Facturación Electrónica.-

Transcripción

1 Facturación Electrónica.-

2 FUNDAMENTO LEGAL La factura electrónica en México es la representación digital de un tipo de Comprobante Fiscal Digital (CFD), que está apegada a los estándares definidos por el SAT en el Anexo 20 de la Resolución de Miscelánea Fiscal, y la cual puede ser generada, transmitida y resguardada utilizando medios electrónicos. Cada factura electrónica emitida cuenta con un sello digital (Firma Electrónica Avanzada) que corrobora su origen y le da validez ante el SAT, una cadena original que funciona como un resumen del contenido de la factura, y un folio que indica el número de la transacción. FUNDAMENTO LEGAL Desde el 2004 fue avalada por el SAT en el Anexo 20 de la Miscelánea Fiscal referente a los Comprobantes Fiscales Digitales. En dicho documento también se establecen todos los fundamentos legales y técnicos para cualquier persona física o moral que desee emitir Comprobantes Fiscales Digitales.

3 COMPROBANTE FISCAL DIGITAL (CFD) QUÈ ES UN COMPROBANTE FISCAL DIGITAL? Un Comprobante Fiscal Digital (CFD) de acuerdo a las disposiciones fiscales, es el documento digital que se recibe al adquirir un bien, un servicio o usar temporalmente bienes inmuebles. QUÈ ES LA FACTURA ELECTRÒNICA? La factura electrónica en México es la representación digital de un tipo de Comprobante Fiscal Digital (CFD) con validez fiscal, que utiliza los estándares definidos por el SAT (RMF Anexo 20 de septiembre 1, 2004) en cuanto a forma y contenido. FACTURA ELECTRÒNICA EN NUESTRO PAÌS Una factura es un documento que comprueba la realización de una transacción comercial entre un comprador y un vendedor. La factura compromete al vendedor a entregar el producto o servicio y obliga al comprador a realizar el pago de acuerdo a lo especificado en dicha factura emitida.

4 BENEFICIOS BENEFICIOS ACCESIBILIDAD Permite el acceso de sus clientes al sistema para checar sus estados de cuenta* y consultar e imprimir sus facturas. Consultar rápidamente cualquier factura electrónica que haya generado en el SIOA, sin importar su antigüedad RAPIDEZ Enviar facturas electrónicas vía o desde la página web en formato PDF y/o XML.

5 REQUISITADO DE FACTURAS.- Los REGISTROS de ventas del sistema SIOA, para su estudio lo dividiremos en dos: FACTURAS (Electrónicas) y COMPROBANTES (Para el cliente y el corte): Factura electrónica: Por disposición fiscal, expediremos comprobantes con sello digital expedido por el SAT, impresas con el registro federal de contribuyentes, RFC. Se utilizan para el proceso de Venta (cualquier forma de pago). Ejemplifiquemos.-

6 FACTURA ELECTRÒNICA

7 REQUISITOS DE FACTURACIÒN. (Se imprimirá en una hoja blanca). 1.- Nombre de la empresa(ya sea GOVO u OA); 2.- Dirección fiscal de la empresa; 3.- RFC.- (OAO890616L22 Ò GOV000830DH4); 4.- Nombre de la Sucursal.- 5.-Direcciòn de la sucursal; 6.- Nombre del cliente,.- Nombre completo del cliente/paciente. Hay clientes que ya están ingresados en el SIOA y ocasionalmente no se verifica que sus datos estén correctos ó actualizados. En especial su nombre y en su caso el RFC. Es necesario que ingresen correctamente los datos o modifiquen actualizando los que ya están ingresados, sin duplicar clientes. 7. Dirección- Para cubrir estos Datos los deben de tomar de su RFC, La Dirección debe de contener calle, número, colonia, población o Estado. En caso de venta público podemos auxiliarnos pidiéndole al cliente su credencial de elector para capturar correctamente la dirección y código postal y registrarlos de manera correcta.

8 REQUISITOS DE FACTURACIÒN 8.- RFC.- En caso de que se trate de venta público. El RFC que se empleará es XAXX En caso de facturación el que les presente el cliente. 9.- En el recuadro derecho contendrá: *El numero de la factura, por ejemplo HDO1.- (Para el caso de Pv. Hidalgo ); * Fecha y hora de expedición (en ningún caso podrá variar); *Sello digital; *Número y año de aprobación Cantidad, Descripción, Precio Unitario y Total de la venta; 11.- En caso de factura.- el Subtotal, IVA (16%), Total de venta.- (explicación).-

9 REQUISITOS DE FACTURACIÒN 12.- En caso de Venta Publico no se desglosará el IVA Información expedida por el SAT; DUDAS O COMENTARIOS..

10 COMPROBANTES (Para el corte y el cliente) 1 2 3

11 COMPROBANTES.- (se imprimirán en hojas tamaño media carta); 1.-Comprobante.- Consiste en la impresión de los datos que hayan capturado en el Sioa.-Incluye: Nombre de la empresa Domicilio Fiscal RFC.- Datos del Cliente.- Cantidad, Descripción de productos, Precio Unitario y Subtotal Observaciones (incluirá todo lo necesario aclaratorio de una venta, p.e. descuentos, nombre de Promoción, Autorizaciones, importante para su revisión.-);

12 COMPROBANTE (Datos del cliente y concepto); Los Números telefónicos deben ser claros, locales, con lada si es de otro estado y de preferencia pedir números celulares, para brindarle un mejor servicio al cliente. Fecha de recepción es obligatoria. Se han presentado casos en que el SIOA nos da una fecha diferente incluso de años anteriores, así que es mejor verificar la fecha de venta y la fecha de la entrega para no dar un dato erróneo al cliente/paciente. El nombre del vendedor. En la descripción de la venta;.

13 COMPROBANTE.- (Datos del cliente y concepto) Asegurarme que la clave del armazón sea la correcta. Capturar correctamente la clave del material. Anexar o engrapar siempre la etiqueta del armazón oftálmico o solar. Es obligatorio capturar el folio de laboratorio; Asegurar que las operaciones de suma y resta estén correctas así como los importes capturados. Verificar que coincidan los importes en número y en letra. Es obligatorio capturar el número de póliza de garantía. En la venta de las piezas con costo superior a $ (Quinientos Pesos 00/100 M.N). Si se trataré de piezas en promoción por fin de temporada no aplica garantía. (mencionar caso Outlet)

14 COMPROBANTE (se imprimirán en hojas tamaño media carta); 2.-Encuesta.-Solicitar que el cliente cubra la Encuesta para cubrir el requisito de los objetivos de nuestra política).- Es obligatorio requisitar la encuesta del SGC. Es necesario saber la opinión de nuestros clientes acerca del servicio recibido, por lo que es indispensable que estos datos sean reales ya que estas se cotejan con las encuestas realizadas telefónicamente. Gerentes favor de checar este detalle con el personal del PDV). 3.- Talón.- (Este pequeño formato se desprenderá para su entrega al cliente incluye: la fecha de venta, la fecha de entrega, el Total, el Anticipo y el Saldo);

15 COMPROBANTE (Datos del cliente y concepto); Es obligatorio la firma de aceptación del cliente. Recuerden que es necesario que el cliente/paciente firme de conformidad de lo que esta adquiriendo, no importa el monto que se este vendiendo. Esto es para seguridad tanto del cliente/paciente como para nosotros (p. ejem. Garantías ó inconformidad del cliente).

16 MÁS REGISTROS MATERIAL DE LABORATORIO Para la elaboración de un trabajo se necesita que el cliente cubra como mínimo el costo de las micas o cristales. En caso de que se llegara a cancelar la nota o factura porque el cliente no pasó a recoger su trabajo, y el costo del material no estuviese pagado la diferencia se le cobrara al responsable de la venta. PRECIOS La lista de precios obligatoriamente se respeta de acuerdo al registrado en el sistema, por ningún motivo se deben alterar. SELLOS PAGADO Y ENTREGADO (En el comprobante) Si al momento de la venta el cliente deja todo pagado debe llevar el sello correspondiente, así mismo si se entrega el trabajo.

17 STATUS EN FACTURAS.- STATUS En el sistema existen diferentes tipos de status, los cuales se deben asignar en forma correcta. Las fechas del status entregado que se captura en el sistema, deben coincidir con las fechas del corte de caja y hoja de entregados. Si el cliente deja pendiente en saldo, Recuerden colocar en observaciones, la frase pagado en exhibiciones

18 REGISTROS EN CORTES LAS FACTURAS DE VENTA PUEDEN SER LIQUIDADAS, CON LAS SIGUIENTES FORMA DE PAGO (Es muy importante capturar la forma de pago correcta, para que la factura sea deducible debe tener la forma de pago correcta): PAGO CON TARJETA DE CRÉDITO, DEBITO; TRANSFERENCIAS; PAGO CON CHEQUE; EN EFECTIVO; DEPÒSITO. CON DESCUENTOS POR PROMOCION O AUTORIZACION; SIN COSTO (MATERIALES EN TODOS LOS CASOS SE ANEXA VALE CORRESPONDIENTE, CUANDO SE TRATE DE PAÑOS O BOLSAS, ESPECIFICAR A QUE FACTURA CORRESPONDE).Se cancelarán las facturas que no cumplan con este requisito.

19 REGISTROS EN CORTES Al momento de cobrar con tarjetas o cheques verificar que estén registrando correctamente el tipo de pago, ya que este afectaría en el corte de caja. PAGO CON TARJETA DE CRÉDITO O DEBITO Al momento de cobrar con tarjetas de crédito o debito es importante registrar el código de autorización del banco datos que se toman del Boucher.

20 VENTAS CON TARJETAS DE CRÈDITO O DEBITO. Se capturan los seis dígitos del número de autorización.-

21 VENTAS CON TARJETAS DE CRÈDITO O DEBITO. Se capturan los seis dígitos del número de Aprobación.- -

22 VENTAS CON TARJETAS DE CRÈDITO O DEBITO. Al momento de cobrar con tarjetas de crédito o debito es Importante!!!!!! anotar con lapicero en la parte posterior del Boucher el folio de la credencial de elector del cliente paciente, en su defecto el número de licencia o de pasaporte, recuerden que esto es tener los datos necesarios en caso de reclamación de la titularidad de la tarjeta.

23 VENTAS CON CHEQUE PAGO CON CHEQUE Si el pago fuese con cheque se registra el No de cheque que son los cuatro últimos dígitos y el banco. Ejemplo Banamex 8650 Para cobrar anticipos o saldos se aceptan: CHEQUES de la federación con identificación del cliente. persona física o moral se pide autorización o se avisa a algún gerente. Cheques cruzados. Se deposita inmediamente o lo reportan con el departamento De contabilidad con el gerente Administrativo, para la entrega del trabajo, el cliente tendrá que esperar hasta estar seguros del depósito.

24 EJEMPLIFIQUEMOS.- Se capturan los dígitos del número de Cheque- -

25 Registro en caso de varios tipos de Pago.- En caso de que el cliente deje su anticipo en dos formas de pago: a) tarjeta de crédito y efectivo. b) dos tipos de tarjeta. c) debito y efectivo etc. Obligatoriamente se debe registrar uno de ellos en el anticipo y el segundo se registra como abono.

26 DESCUENTOS, PÈRDIDA O RUPTURA DEL ARMAZÒN DESCUENTOS En la temporada de promociones, seleccionar la opción correspondiente para el registro de la misma. Asimismo si la venta lleva descuento en el arm. Oftálmico, l/solar o l/contacto, por autorización de algún gerente de la sucursal o administrativo debe llevar nombre firma del mismo en el campo de observaciones. PÉRDIDA O RUPTURA DEL ARMAZÓN En caso de reportar la pérdida o ruptura del armazón por responsabilidad del laboratorio, se envía el armazón al Departamento de Auditoria o se reporta la pérdida del armazón, al ya mencionado departamento.

27 PÓLIZA DE GARANTÍA 1. Al vender un armazón oftálmico o solar a partir de $ es obligatorio y necesario reportar el número de póliza de garantía. 2. En el tiempo de promoción de los armazones rezagados no se otorgara póliza de garantía. 3. Al cancelar una factura y la póliza de garantía esta rellenada con los datos de esta misma, también esta se procederá a cancelarse. 4.- No existe garantía sobre garantía es decir, si el cliente regresa posteriormente para hacer valida su póliza, por ningún motivo se le dará una nueva, aun cuando se elabore una nueva nota.

28 PÓLIZA DE GARANTÍA Existen 3 casos de garantía, en los cuales por ningún motivo se volverá a dar póliza: A.- Cuando el cliente solicita la reposición del armazón del mismo modelo color, tamaño, etc. No se hará una nueva nota, el movimiento se elabora entre almacén y el punto de venta. B.- Cuando el cliente solicite otro modelo, color tamaño, etc. del armazón se hará una nueva nota, si el precio del nuevo armazón fuese mayor al anterior. C.- Cuando el cliente solicite otro modelo, color tamaño, etc. del armazón y si el precio del nuevo armazón es menor al anterior, se hará una nueva nota.

29 PÓLIZA DE GARANTÍA

30 CANCELACIONES Las facturas podrán cancelarse únicamente sin excepción alguna.- en el mismo mes, a) Desde venta.- éstas se realizan por errores en el registro.- b) Por traspasos.- en caso de cambio de modelo o cambio de productos, siempre que este autorizado el mov. Comunicarse al área comercial.- c) Por vencimiento de plazo.- en caso de no pasar a liquidar en el mismo mes, se cancela la factura.- Cambio de política.

31 PEDIDOS A PROVEEDOR En el caso de que el cliente solicite algún producto que no haya en existencias en el pv. Tendrán que realizar un pedido a proveedor, el cliente deberá liquidar la totalidad del costo para que éste se pueda solicitar, desde ese momento podrán facturar con los datos que el cliente solicite, al momento de entregar el producto este se dará de baja sin costo, esto sólo para efectos de su inventario.- ejemplifiquemos

32 PRESTACIÓN DE LENTES La empresa otorga una prestación por formar parte de ésta, en caso de llevar un año y medio de antigüedad, podrán solicitar su prestación al departamento de Recursos Humanos, en el caso de autorizarse, el importe equivalente a la prestación, será : $ en el Armazón y ; $600. En las micas.- Ahora como lo registraremos en el corte de caja?

33 PRESTACIÓN DE LENTES El importe que otorga la empresa se reflejará como un descuento equivalente a los $ , se colocará en la factura en cuestión : Descuento a empleado de OA o GOVO, según sea el caso. En caso de haber un saldo a cubrir por parte del empleado, este podrá ser liquidado en una sola exhibición o se podrá descontar vía nómina si así se autoriza, este importe lo reflejarán como un abono y lo egresarán como un gasto-

34 PRESTACIÓN DE LENTES E s decir, la factura únicamente saldrá por el saldo que cubra el empleado.- Ejemplifiquemos.-

35 FACTURAS SIN COSTO POR VALES DE MICAS O CRISTALES Existen cuatro motivos por el que el material de laboratorio procesado sea devuelto: Por error de laboratorio. En este caso, no se elabora nueva nota. En los siguientes casos se elabora nota y vale correspondiente. Por error de examen. Porque el cliente no se adapte a la graduación. Porque el cliente, reclame que persisten las molestias. Por autorización de gerentes.

36 FACTURAS SIN COSTO POR VALES DE MICAS O CRISTALES En el área de observaciones se anota el motivo, orden de laboratorio nueva, numero de nota y folio anterior, nombre y firma de quien autoriza el movimiento. El vale del material sin costo lo controla el depto. de auditoria, se elabora y se envía vía correo a la Gerente de auditoria que se rellena con todos los datos que se solicitan.

37 REG. POR INTERCAMBIO COMERCIAL En caso des ser autorizado un intercambio comercial, se deberá hacer el registro facturando a nombre del proveedor, con sus datos completos y correctos, esta factura se le entregará y se hará una abono en efectivo, haciendo alusión a que factura se aplicará el intercambio este dato será proporcionado por el Depto. de contabilidad.-

38 NOTA DE CRÉDITO Se elabora una nota de crédito: En el caso de devoluciones de efectivo debidamente autorizado el movimiento por el Director comercial. En el caso de tener pendiente algún movimiento (cambio de modelo o garantía) si estamos fuera del mes del registro. La factura anterior debe tener capturado el status de NOTA DE CREDITO (esto por la Coordinadora Comercial).

39 EN EL CAMPO OBSERVACIONES Deberán colocar la siguiente información: 1.- En el caso de que el cliente deje un saldo pendiente por cubrir, si no liquida en el mismo mes, se procederá a la cancelación En el caso de tener vigente alguna promoción deberán colocar el nombre de la promo en cuestión, en caso contrario no se tomará en cuenta esa factura para el calculo de sus comisiones.- 3.-Las únicas personas autorizadas para realizar descuentos son: El Director General, el Director comercial y el jefe Operativo.- en caso que les autoricen algún descuento deberán pasar a firma la factura y colocar el campo en mención, este detalle. Si ya obtuvieron autorización, la Coordinadora comercial puede apoyarlos generando la clave.-

40 EN EL CAMPO OBSERVACIONES 4.-Si elaboran alguna factura sin costo, deberán expresar el motivo y solicitar autorización al depto. comercial.- 5.-En caso de traspasos o por garantía deberán expresar el detalle.- Todo descuento o mov. Debe estar autorizado y firmado sin excepción.-

41 GENERALIDADES.- 1.-No se podrán modificar conceptos. 2.-No podrán solicitar dos o más facturas por una Sola compra; 3-No podrán agregar nuevos conceptos; 4.- La factura se expedirá el mismo día de la venta, sin excepción. 5.- Los cortes se deberán generar diario En ningún caso podrán hacer anotaciones en la parte frontal del Boucher En el caso de PDV Foráneos, deben enviar sus cortes al siguiente día hábil de cada quincena sin excusa alguna.