Resultados de la Encuesta sobre Necesidades de Capacitación de los Asociados del SUAGM

Transcripción

1 SISTEMA UNIVERSITARIO ANA G. MÉNDEZ Vicepresidencia Auxiliar de Investigación Institucional Resultados de la Encuesta sobre Necesidades de Capacitación de los Asociados del SUAGM Segundo Semestre Junio, 2007

2 Derechos de Autor Sistema Universitario Ana G. Méndez. Derechos Reservados.

3 Tabla de Contenido I. Introducción 1 II. Metodología 2 III. Resultados 3 IV. Conclusiones 11 V. Recomendaciones 11 Tabla Anejo

4 I. INTRODUCCION La Vicepresidencia Auxiliar de Investigación Institucional colaboró con la Vicepresidencia de Recursos Humanos en la evaluación del cuestionario, el análisis, tabulación y redacción del informe de la Encuesta de Necesidades de Capacitación a los Asociados del SUAGM. Este estudio tiene el objetivo de medir la necesidad y las preferencias de capacitación de los asociados del SUAGM en su entorno profesional y personal. Las opciones de capacitación que se analizan en este estudio son 54 temas de interés. Y estos a su vez, se dividen en los siguientes grupos: I. Desarrollo del Liderazgo II. Gerencia y Supervisión III. Servicio al Cliente y Comunicación IV. Desarrollo de Destrezas Tecnológicas V. Desarrollo Personal El informe se divide en las siguientes partes: Metodología Resultados Conclusiones Recomendaciones 1

5 II. METODOLOGIA Para este estudio se utilizó un cuestionario vía correo electrónico, el mismo fue diseñado por el personal de la Oficina de Capacitación y Desarrollo con las recomendaciones de la Vicepresidencia Auxiliar de Investigación Institucional. El cuestionario fue distribuido utilizando la aplicación WebSurveyor. Se encuestó el universo de Asociados Administrativos de las tres Instituciones, la Administración Central y el CETED. La administración y recopilación de los cuestionarios estuvo a cargo de la Oficina de Capacitación y Desarrollo. Un total de 553 asociados contestaron el cuestionario, lo que representa una tasa de respuesta de 40.5 por ciento. Tabla 1 Tasa de Respuesta Institución Total de Cuestionarios Tasa de Asociados Contestados Respuesta AC/CETED UNE UT UMET SUAGM 1,

6 III. RESULTADOS A continuación se presentan los resultados más relevantes del estudio. Como anejo se incluye tabla con los resultados en detalle por Institución. En la Gráfica 1 se presentan los datos sobre la distribución porcentual de los asociados encuestados por Institución. Un 32.5 por ciento pertenece a la UNE, seguido por un 23.8 por ciento de la UMET y un 22.7 por ciento de la UT. El 60.3 por ciento de los Asociados encuestados se encuentran clasificados en el Gráfica 2 Distribución porcentual de los Asociados por Nivel Gerencial Apoyo Administra tivo, 60.3 Gráfica 1 Distribución porcentual de los Asociados encuestados por Institución UT, 22.7 UNE, 32.5 Sin Clasificar, 12.5 Alto, 1.3 Intermedia, 26.0 AC, 19.1 CETED, 1.8 UMET, 23.8 nivel de apoyo administrativo. Seguido por un 26.0 de los asociados de la gerencia intermedia y un 1.3 por ciento de los asociados de la gerencia alta. Se observa un 12.5 por ciento de asociados que no reportaron su clasificación de nivel gerencial. (Gráfica 2) 3

7 La Tabla 2 presenta los valores absolutos de la cantidad de Asociados encuestados por Institución y nivel gerencial. Tabla 2 Distribución de Asociados Encuestados AC CETED UMET UNE UT Sin Clasificar Alto Intermedia Apoyo Administrativo

8 Temas de Interés para Actividades de Capacitación Para medir el nivel de necesidad de los Temas de Interés de las actividades de capacitación se utilizó una escala de 4 puntos (Muy Necesaria, Necesaria, Poco Necesaria y No Necesaria). Para cada tema y grupo se calculó el promedio de las respuestas. Se presenta en la Tabla 3, en orden descendente, el promedio de los temas de interés para el grupo de Desarrollo y Liderazgo. El promedio más alto en este grupo es el tema de Técnicas de motivación (3.37), seguido por Planificación Estratégica (3.29), Trabajo en Equipo (3.28), entre otros. Tabla 3. Orden Descendente de los Promedio por Tema de Interés del grupo Desarrollo del Liderazgo Temas de Interés Promedio I. Desarrollo del Liderazgo Técnicas de Motivación Planificación Estratégica Trabajo en Equipo Manejo de Conflictos Proceso de Toma de Decisiones Redacción de Informes Análisis y Mejoramiento de Procesos Estilos de Liderazgo Técnicas para Reuniones Efectivas Manejo del Cambio Elaboración de Presentaciones Efectivas Técnicas de Supervisión Herramientas Gerenciales de Calidad Redacción de Propuestas Coaching Herramientas Básicas de Calidad

9 En el grupo de Gerencia y Supervisión el tema que presenta el promedio más alto es Aspectos Legales en el Trabajo (3.44). Otros temas de interés son Gerencia de Calidad (3.23) y Elaboración de Informes de Logro (3.20). (Tabla 4) Tabla 4. Orden Descendente de los Promedio por Tema de Interés del grupo Gerencia y Supervisión Temas de Interés Promedio II. Gerencia y Supervisión Aspectos Legales en el Trabajo Gerencia de Calidad Elaboración de Informes de Logros Elaboración, Seguimiento y Evaluación de Planes de Tabajo Política para la Resolución de Querellas Manejo de Emergencias Proceso de Evaluación del Desempeño Manual del Asociado Política Contra el Hostigamiento Sexual Programa de Inducción - Asociados Nuevos Proceso de Reclutamiento de Personal Extrajero 2.83 La Tabla 5 presenta, en orden descendente, el promedio de los temas de interés para el grupo de Servicio al Cliente y Comunicación. El promedio más alto en este grupo es el tema Manejo de Clientes Difíciles (3.50), seguido por Técnicas de Comunicación Escrita (3.36) y Oral (3.35), entre otros. Tabla 5. Orden Descendente de los Promedio por Tema de Interés del grupo Servicio al Cliente y Comunicación Temas de Interés Promedio III. Servicio al Cliente y Comunicación Manejo de Clientes Difíciles Técnicas de Comunicación Escrita Técnicas de Comunicación Oral Técnicas de Cortesía Telefónica

10 En el grupo de Desarrollo de Destrezas Tecnológicas el tema que presenta el promedio más alto es Access (3.35). Otros temas de interés son Excel (3.27) y Outlook (3.26). (Tabla 6) Tabla 6. Orden Descendente de los Promedio por Tema de Interés del grupo Desarrollo de Destrezas Tecnológicas Temas de Interés Promedio IV. Desarrollo de Destrezas Tecnológicas Access Excel Outlook Power Point Word Banner Estudiantil Publisher Visio Infoview Internet Microsoft Project Banner Finanzas Banner Recursos Humanos

11 La Tabla 7 presenta, en orden descendente, el promedio de los temas de interés para el grupo de Desarrollo Personal. El promedio más alto en este grupo son los temas de Inteligencia Emocional y Manejo de stress. Seguido por Actitudes Positivas (3.27), entre otros. Tabla 7. Orden Descendente de los Promedio por Tema de Interés del grupo Desarrollo Personal Temas de Interés Promedio V. Desarrollo Personal Inteligencia Emocional Manejo del stress Actitudes Positivas Protocolo y Reglas de Cortesía Control de las Emociones Nutrición Ejercicios Físicos Etiqueta Imagen Profesional Clases de Baile 2.12 Análisis de Aspectos para la Planificación de Actividades de Capacitación En las siguientes tablas se analiza información sobre la preferencia de estrategia de enseñanza, aspectos de planificación y horario de las actividades de capacitación de los asociados encuestados. Para medir el nivel de importancia de los aspectos en la planificación de las actividades de capacitación se utilizó una escala de 4 puntos (Muy importante, Importante, poco Importante y No es Importante). Para cada tema y grupo se calculó el promedio de las respuestas. 8

12 En los aspectos de Estrategia de enseñanza, en la tabla 8, se presenta que los asociados encuestados prefieren las actividades de capacitación en talleres participativos (3.56), seguido de conferencias (3.49) y dinámica de grupos (3.29). Tabla 8. Aspectos para la Planificación del Taller Estrategia de Enseñanza Aspectos para la Planificación del Taller Sin Clasificar Gerencia Alta Gerencia Media Personal de apoyo Administrativo y Técnico Total Tipo de estrategia de enseñanza Conferencias Cursos formales Curso en Línea Taller participativo Dinámicas de Grupos Otra Para los asociados encuestados es importante que el recurso que ofrece la actividad de capacitación maneje el tiempo de forma efectiva (3.87). Además, de cumplir con el horario establecido y provea copia del material discutido (ambos con 3.84). Tabla 9. Otros Aspectos para la Planificación del Taller Aspectos para la Planificación del Taller Sin Clasificar Gerencia Alta Gerencia Media Personal de apoyo Administrativo y Técnico Total Otros Aspectos Se realice un registro de la asistencia Se cumpla con el horario establecido Se maneje el tiempo de forma efectiva Se utilicen recursos audiovisules PowerPoint Se realicen ejercicios de práctica Se permita la participación del grupo Se provea copia del material discutido El lugar del taller sea idóneo para aprender

13 Para establecer la preferencia en los horarios y los días de las actividades de capacitación los asociados podían seleccionar para cada día de la semana, entre matutino o vespertino. La mayoría de los asociados prefiere que las actividades de capacitación se realicen los viernes, seguidos por jueves y miércoles. La preferencia de los asociados encuestados sobre los horarios de las actividades de capacitación, es durante la mañana. Tabla 10. Preferencias en Horarios Preferencia de horario Sin Clasificar Gerencia Alta Gerencia Media Personal de apoyo Administrativo y Técnico Lunes AM PM Martes AM PM Miércoles AM PM Jueves AM PM Viernes AM PM Sábados AM PM Promedios En la mañana En la tarde Total 10

14 IV. Conclusiones 1. Más de la mitad de los asociados encuestados pertenecen a la categoría de Personal de Apoyo Administrativo y Técnico. 2. Un tercio de los participantes son asociados de la Universidad del Este. 3. El grupo de Temas de Servicio al Cliente y Comunicación reportó los promedios más altos. 4. El tema de interés que presenta el promedio mayor en los asociados clasificados como Personal de Apoyo es Manejo de clientes difíciles, seguido de Comunicación escrita y Oral. 5. Entre los asociados clasificados como Gerencia media los temas de interés con promedios más altos son: Aspectos Legales en el trabajo, Planificación Estratégica y Técnicas de Motivación. 6. En la Gerencia alta del SUAGM se observan los promedios más alto es los temas de Aspectos Legales en el trabajo, Access y Manejo de Conflicto. V. Recomendaciones 1. Desarrollar un Plan de Capacitación a la luz de los resultados de la encuesta por nivel gerencial e institución. 2. Emplear una campaña informativa de la importancia de la participación de los asociados a estas capacitaciones. 11

15 ANEJO 12

16 Temas de Interés SISTEMA UNIVERSITARIO ANA G. MÉNDEZ Vicepresidencia Auxiliar de Investigación Institucional RESUMEN Encuesta sobre Necesidades de Capacitación de los Asociados del SUAGM Sin Clasificar (N = 69) GERENCIA ALTA (N = 7) GERENCIA INTERMEDIA (N = 144) PERSONAL DE APOYO ADMINISTRATIVO Y TÉCNICO (N = 333) Total (N = 553) 1 Manejo de Clientes Difíciles Aspectos Legales en el Trabajo Técnicas de Motivación Técnicas de Comunicación Escrita Técnicas de Comunicación Oral Access Inteligencia Emocional Manejo del stress Planificación Estratégica Trabajo en Equipo Manejo de Conflictos Actitudes Positivas Excel Outlook Proceso de Toma de Decisiones Gerencia de Calidad Protocolo y Reglas de Cortesía Redacción de Informes Elaboración de Informes de Logros Power Point Análisis y Mejoramiento de Procesos Estilos de Liderazgo Control de las Emociones Elaboración, Seguimiento y Evaluación de Planes de Tabajo Nutrición Política para la Resolución de Querellas Técnicas para Reuniones Efectivas Word Banner Estudiantil Manejo del Cambio Manejo de Emergencias Proceso de Evaluación del Desempeño Elaboración de Presentaciones Efectivas Técnicas de Cortesía Telefónica Ejercicios Físicos Publisher Visio Técnicas de Supervisión Manual del Asociado Infoview Internet Herramientas Gerenciales de Calidad Política Contra el Hostigamiento Sexual Programa de Inducción - Asociados Nuevos Redacción de Propuestas Microsoft Project Coaching Banner Finanzas Herramientas Básicas de Calidad Proceso de Reclutamiento de Personal Extrajero Etiqueta Imagen Profesional Banner Recursos Humanos Clases de Baile

17 Temas de Interés SISTEMA UNIVERSITARIO ANA G. MÉNDEZ Vicepresidencia Auxiliar de Investigación Institucional ADMINISTRACIÓN CENTRAL Y CETED Encuesta sobre Necesidades de Capacitación de los Asociados del SUAGM Sin Clasificar (N = 8) GERENCIA ALTA (N = 2) GERENCIA INTERMEDIA (N = 42) PERSONAL DE APOYO ADMINISTRATIVO Y TÉCNICO (N = 64) Total (N = 116) 1 Aspectos Legales en el Trabajo Manejo de Clientes Difíciles Técnicas de Comunicación Escrita Técnicas de Motivación Manejo del stress Técnicas de Comunicación Oral Planificación Estratégica Trabajo en Equipo Manejo de Conflictos Proceso de Toma de Decisiones Inteligencia Emocional Redacción de Informes Actitudes Positivas Nutrición Elaboración de Presentaciones Efectivas Protocolo y Reglas de Cortesía Outlook Análisis y Mejoramiento de Procesos Gerencia de Calidad Power Point Técnicas para Reuniones Efectivas Excel Estilos de Liderazgo Técnicas de Cortesía Telefónica Access Técnicas de Supervisión Control de las Emociones Proceso de Evaluación del Desempeño Manejo de Emergencias Ejercicios Físicos Word Programa de Inducción - Asociados Nuevos Herramientas Gerenciales de Calidad Política para la Resolución de Querellas Elaboración de Informes de Logros Elaboración, Seguimiento y Evaluación de Planes de T Banner Finanzas Política Contra el Hostigamiento Sexual Internet Manejo del Cambio Manual del Asociado Infoview Coaching Visio Microsoft Project Herramientas Básicas de Calidad Publisher Etiqueta Proceso de Reclutamiento de Personal Extrajero Imagen Profesional Redacción de Propuestas Banner Estudiantil Banner Recursos Humanos Clases de Baile

18 Temas de Interés SISTEMA UNIVERSITARIO ANA G. MÉNDEZ Vicepresidencia Auxiliar de Investigación Institucional UNIVERSIDAD DEL ESTE Encuesta sobre Necesidades de Capacitación de los Asociados del SUAGM Sin Clasificar (N = 29) GERENCIA ALTA (N = 2) GERENCIA INTERMEDIA (N = 41) PERSONAL DE APOYO ADMINISTRATIVO Y TÉCNICO (N = 107) Total (N = 180) 1 Manejo de Clientes Difíciles Aspectos Legales en el Trabajo Access Técnicas de Motivación Técnicas de Comunicación Oral Manejo del stress Inteligencia Emocional Técnicas de Comunicación Escrita Excel Actitudes Positivas Elaboración de Informes de Logros Planificación Estratégica Protocolo y Reglas de Cortesía Control de las Emociones Manejo de Conflictos Banner Estudiantil Política para la Resolución de Querellas Trabajo en Equipo Gerencia de Calidad Redacción de Informes Redacción de Propuestas Publisher Infoview Outlook Proceso de Toma de Decisiones Visio Estilos de Liderazgo Power Point Word Manejo del Cambio Manejo de Emergencias Elaboración, Seguimiento y Evaluación de Planes de Tabajo Manual del Asociado Análisis y Mejoramiento de Procesos Ejercicios Físicos Técnicas para Reuniones Efectivas Política Contra el Hostigamiento Sexual Proceso de Evaluación del Desempeño Nutrición Microsoft Project Técnicas de Cortesía Telefónica Elaboración de Presentaciones Efectivas Programa de Inducción - Asociados Nuevos Internet Técnicas de Supervisión Herramientas Gerenciales de Calidad Coaching Etiqueta Banner Finanzas Herramientas Básicas de Calidad Proceso de Reclutamiento de Personal Extrajero Imagen Profesional Banner Recursos Humanos Clases de Baile

19 Temas de Interés SISTEMA UNIVERSITARIO ANA G. MÉNDEZ Vicepresidencia Auxiliar de Investigación Institucional UNIVERSIDAD DEL TURABO Encuesta sobre Necesidades de Capacitación de los Asociados del SUAGM Sin Clasificar (N = 16) GERENCIA ALTA (N = 1) GERENCIA INTERMEDIA (N = 29) PERSONAL DE APOYO ADMINISTRATIVO Y TÉCNICO (N = 80) Total (N = 126) 1 Manejo de Clientes Difíciles Aspectos Legales en el Trabajo Access Banner Estudiantil Inteligencia Emocional Técnicas de Comunicación Escrita Outlook Técnicas de Comunicación Oral Técnicas de Motivación Análisis y Mejoramiento de Procesos Trabajo en Equipo Manejo de Conflictos Excel Planificación Estratégica Actitudes Positivas Proceso de Toma de Decisiones Gerencia de Calidad Manejo del stress Política para la Resolución de Querellas Protocolo y Reglas de Cortesía Power Point Elaboración, Seguimiento y Evaluación de Planes de Tabajo Redacción de Informes Word Estilos de Liderazgo Elaboración de Informes de Logros Técnicas para Reuniones Efectivas Elaboración de Presentaciones Efectivas Control de las Emociones Manejo del Cambio Internet Técnicas de Cortesía Telefónica Publisher Proceso de Evaluación del Desempeño Manejo de Emergencias Nutrición Manual del Asociado Redacción de Propuestas Visio Herramientas Gerenciales de Calidad Ejercicios Físicos Programa de Inducción - Asociados Nuevos Infoview Técnicas de Supervisión Microsoft Project Herramientas Básicas de Calidad Coaching Política Contra el Hostigamiento Sexual Proceso de Reclutamiento de Personal Extrajero Banner Finanzas Banner Recursos Humanos Imagen Profesional Etiqueta Clases de Baile

20 Temas de Interés SISTEMA UNIVERSITARIO ANA G. MÉNDEZ Vicepresidencia Auxiliar de Investigación Institucional UNIVERSIDAD METROPOLITANA Encuesta sobre Necesidades de Capacitación de los Asociados del SUAGM Sin Clasificar (N = 16) GERENCIA ALTA (N = 2) GERENCIA INTERMEDIA (N = 32) PERSONAL DE APOYO ADMINISTRATIVO Y TÉCNICO (N = 82) Total (N = 132) 1 Manejo de Clientes Difíciles Aspectos Legales en el Trabajo Access Técnicas de Comunicación Oral Técnicas de Comunicación Escrita Técnicas de Motivación Planificación Estratégica Trabajo en Equipo Outlook Excel Actitudes Positivas Proceso de Toma de Decisiones Elaboración, Seguimiento y Evaluación de Planes de Tabajo Manejo del stress Inteligencia Emocional Nutrición Gerencia de Calidad Manejo de Conflictos Power Point Estilos de Liderazgo Elaboración de Informes de Logros Manejo del Cambio Banner Estudiantil Redacción de Informes Publisher Protocolo y Reglas de Cortesía Análisis y Mejoramiento de Procesos Proceso de Evaluación del Desempeño Manejo de Emergencias Técnicas de Supervisión Técnicas para Reuniones Efectivas Control de las Emociones Técnicas de Cortesía Telefónica Ejercicios Físicos Word Internet Visio Política Contra el Hostigamiento Sexual Política para la Resolución de Querellas Herramientas Gerenciales de Calidad Microsoft Project Manual del Asociado Elaboración de Presentaciones Efectivas Programa de Inducción - Asociados Nuevos Coaching Infoview Redacción de Propuestas Banner Finanzas Herramientas Básicas de Calidad Proceso de Reclutamiento de Personal Extrajero Banner Recursos Humanos Imagen Profesional Etiqueta Clases de Baile