MANUAL DEL EXPOSITOR EXPO COLÓN Hotel Meliá Panamá Canal Provincia de Colón República de Panamá. Del 16 al 19 de Septiembre de 2015

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1 MANUAL DEL EXPOSITOR EXPO COLÓN 2015 Hotel Meliá Panamá Canal Provincia de Colón República de Panamá Del 16 al 19 de Septiembre de 2015 Manual de Expositor EXPO COLÓN 2015 Página 1

2 APRECIADO EXPOSITOR: Bienvenido a la 1ª Exposición Comercial y Logística Internacional EXPO COLÓN 2015, evento comercial que concentrará a Compañías de Servicios Logísticos, Exportadoras, Representantes de Productos así como de Marcas, por lo que será el punto de encuentro internacional entre expositores, compradores y visitantes profesionales nacionales e internacionales, que se llevará a cabo del 16 al 19 de Septiembre en el Hotel Meliá Panamá Canal en la Provincia de Colón, República de Panamá. Para nosotros es de gran satisfacción que sea parte de esta Expo que tiene como objetivo ofrecer un espacio de oportunidad para el crecimiento de su empresa. El manual de expositor hará de su conocimiento información importante para tener una destacada participación dentro de la Expo, por lo cual le solicitamos especial atención a los horarios, fechas y requerimientos, así como difundir este manual a toda aquella persona que estará involucrada durante el evento. La Cámara de Comercio, Agricultura e Industrias de Colón a nombre de la 1ª. EXPO COLON 2015, le da una cordial bienvenida y le deseamos una exitosa participación. Manual de Expositor EXPO COLÓN 2015 Página 2

3 Con el fin de dar claridad sobre todos los aspectos logísticos y las actividades del evento, nos permitimos informarle lo siguiente: MONTAJE El montaje sólo se realizará en el horario señalado. a. Sábado 12 a Domingo 13 de septiembre de 2015 (Fecha exclusiva para el montaje stands) b. Lunes 14 y Martes 15 de septiembre de 2015 (Fecha para montaje expositores) en horario de 8:00 a.m a 5:00 p.m. El ingreso y salida de mercancías, aparatos, material promocional y todos los elementos que serán utilizados en cada stand, debe realizarse por la parte lateral del hotel. Está prohibido el acceso de mercancías, mobiliario o cualquier tipo de material o equipo por la parte frontal del edificio. La empresa expositora debe contar con personal que asista con la adecuación de su stand (hacer conexiones, etc.); igualmente, debe portar todo el material necesario (extensiones, cintas, martillo, etc.) En ninguna de las áreas e instalaciones del Hotel Meliá Panamá Canal se permite pegar, clavar o fijar de ninguna forma carteles, pancartas, calcomanías, o cualquier material adhesivo u objeto, en las paredes, techos, columnas, ventanas y mobiliario del Hotel. El costo de la reparación sobre cualquier daño que se efectúe, será por cuenta del expositor y el Hotel podrá realizar el cobro automáticamente. Cada expositor debe ser responsable por su stand, debe recibirlo y entregarlo con su respectivo inventario, y hacer los requerimientos necesarios para el buen funcionamiento del stand. Todos los elementos de exposición y arquitectura temporal deberán ser construidos fuera de las instalaciones del Hotel y solamente se permitirá el ensamble de los mismos. En consecuencia no se podrá clavar, pintar, cortar, lijar, taladrar, soldar, etc. No está permitida la instalación de stands ni la realización de trabajos de decoración con materiales de construcción como cemento, arenas, yeso, pinturas, pegantes, tejas, ladrillos o similares. Manual de Expositor EXPO COLÓN 2015 Página 3

4 El stand debe estar totalmente listo para iniciar el evento el día 16 de Septiembre. Este día, no se permitirá por ningún motivo el trabajo de montaje dentro del recinto ferial. No se permite la colocación de cables aéreos de cualquier naturaleza, Colocación de carteles, pantallas, cartones publicitarios fuera de los respectivos stands y/o la exhibición de elementos que puedan afectar la seguridad de las personas. Los artículos en exposición al igual que las decoraciones del stand de cada expositor, deben mantenerse estrictamente dentro de las medidas de los espacios asignados, de igual manera que no obstruya los pasillos comunes, ni el espacio de otros participantes. DURANTE EL EVENTO Los expositores deberán estar los días 16 al 18 de Septiembre, desde las 12:30 p.m. para recibir su stand, previamente inventariado y tenerlo en óptimas condiciones para los visitantes. (Se solicita puntual asistencia). Los expositores deben llegar al menos media hora antes de que se abra el acceso al público para que, una vez iniciada la Expo, todos los stands estén atendidos; de lo contrario, por políticas de imagen de la empresa, todos los stands serán abiertos aunque no estén atendidos. El horario del evento para los expositores es: miércoles 16 de 10:00 a.m a 8:00 p.m; jueves 17 y viernes 18 de septiembre de 1:00 p.m a 8:00 p.m; el día sábado 19 de septiembre será de 9:00 a.m 2:00 p.m. La clausura será el viernes 18 de septiembre de 2015 de 5:00 p.m. a 8:00 p.m. Cada expositor es responsable de lo que se pierda o dañe dentro de su stand. Ninguna de las empresas vinculadas con stand deben repartir o incluir dentro de sus espacios empresas, productos o marcas diferentes a las de su empresa. DESMONTAJE El desmontaje se realizará el sábado 19 de septiembre en horario de 2:00pm a 8:00 pm. Cualquier expositor que realice el desmontaje posterior a la fecha y hora establecida, se le cobrará un recargo. Manual de Expositor EXPO COLÓN 2015 Página 4

5 VIGILANCIA Y SEGURIDAD La organización no se hace responsable por la pérdida o robos que se presenten durante el montaje, desmontaje o desarrollo del evento. Igualmente después de que el expositor haya retirado el material en exhibición del recinto. Equipos tecnológicos (computadores portátiles, Ipad Iphone etc) no se deben dejar en el stand en las horas de la noche, cada expositor se hará cargo de su equipo, la organización no se hace responsable por la seguridad de estos equipos. Cada empresa, de manera opcional, debe contar con Pólizas de Responsabilidad Civil que cubran los equipos y productos que se utilice en sus stands. La organización del evento, tendrá vigilancia general durante todo el evento. No se permite el ingreso de armas de fuego, blanca u objetos contundentes. No se permite el ingreso de comidas ni bebidas alcohólicas, con excepción al día de la inauguración de la EXPOCOLON 2015, sólo por efectos de inauguración de los stands. CREDENCIALES La entrega de credenciales se hará los días lunes 14 de septiembre y martes 15 de septiembre de 8:00am a 4:00pm, en el área de registro ubicada en el lobby del Hotel Meliá Panamá Canal. Las credenciales de expositor y montaje serán entregados a UNA sola persona, la cual debe identificarse por parte de la empresa que representa. El Comité Organizador elaborará con anticipación las credenciales, los cuales serán personalizados, por lo cual solicitamos que nos envíe el nombre de cada uno. Fecha Límite para la recepción de solicitudes de credenciales adicionales es el 10 de septiembre, y tiene un costo de B/.5.00 cada uno. Las credenciales que lo identifican como expositor son personales e intransferibles, y deben ser portadas desde el momento de la apertura de la muestra, hasta el momento del desmontaje. Se entregaran 3 gafetes por stand que lo acreditará como expositor. Manual de Expositor EXPO COLÓN 2015 Página 5

6 PLANO Eventos Kreativos y la Cámara de Comercio de Colón se reservan el derecho de modificar el plano de la feria por causas de índole técnico y/o de seguridad, en cuyo caso los expositores podrán ser reubicados. CARACTERÍSTICAS ESPECÍFICAS DE SU STAND Opción 1 Tamaño 3x2 Construido en sistema modular que incluye: Paneles de cinta blanca, ambas caras y perfiles de aluminio color plata. Alfombra de uso rudo color gris Rotulo en fascia con nombre o logotipo expositor Electricidad que consta de: a) 1 conexión doble tipo Edison 110V b) Iluminación color blanca c) Multicontacto de 5 conexiones Mobiliario que incluye: a) 1 mesa redonda b) 2 sillas bajas color blanco por stand Papelera para basura Opción 2 Tamaño 2x2: Construido en sistema modular que incluye: Paneles de cinta blanca, ambas caras y perfiles de aluminio color plata. Alfombra de uso rudo color gris Rotulo en fascia con nombre o logotipo expositor Electricidad que consta de: a) 1 conexión doble tipo Edison 110V b) Iluminación color blanca c) Multicontacto de 5 conexiones Mobiliario que incluye: a) 1 mesa redonda b) 2 sillas bajas color blanco por stand Papelera para basura FORMAS DE PAGO Tarjetas de Crédito Visa Master Card ACH Nombre de la Cuenta: Cámara de Comercio de Colón RUC: DV:69 Cuenta Corriente Banco General Transferencia Internacional Cheque Cheque a nombre de: Cámara de Comercio de Colón Manual de Expositor EXPO COLÓN 2015 Página 6

7 Citibank New York, N.Y. SWIFT CITIUS 33 ABA Banco Beneficiario: Banco General, S.A. Panamá SWIFT BAGEPAPA Beneficiario: Cámara de Comercio, Agricultura e Industrias de Colón Cuenta: Wachovia Bank, N.Y. SWIFT PNBPUS3NNYC Banco Beneficiario: Banco General, S.A. Panamá SWIFT BAGEPAPA Beneficiario: Cámara de Comercio, Agricultura e Industrias de Colón Cuenta: SERVICIOS MÉDICOS En caso de alguna emergencia médica durante el montaje, evento o desmontaje, el personal de comité organizador puede auxiliarlo. De igual manera le informamos que en la parte exterior del hotel. SERVICIOS DE LIMPIEZA La limpieza del stand está incluida en el precio del espacio contratado. DIRECTORIO DE EXPOSITORES La organización elaborará un Directorio de Expositores donde se incluirán todos los expositores, sus productos y/o servicios. La información será tomada directamente del Formulario de Registro recibido dentro de las fechas indicadas y cualquier cambio debe solicitarse por escrito con la suficiente anticipación. El directorio se repartirá a los expositores y compradores durante los días del evento. ALIMENTACIÓN Cada expositor debe encargarse de la alimentación del personal de su stand, la organización no se hace responsable por refrigerios o almuerzos. El Hotel proporcionará un menú ejecutivo en la cafetería del hotel, en horario de 11:30 a.m. a 12:30 m.d. HOSPEDAJE Excelentes habitaciones ejecutivas con tarifas corporativas para Expo Colón, se pueden encontrar en los hoteles en la Ciudad de Colón. Visite la página web de Expo Colón en el enlace de Información Turística y encuentre la información de cada hotel y las tarifas ofrecidas a participantes del evento. Puede hacer la reserva y el pago directamente desde el enlace que allí se encuentra. Manual de Expositor EXPO COLÓN 2015 Página 7

8 TRANSPORTE Los expositores y compradores contarán con traslados internos entre los hoteles participantes y el recinto ferial. ADUANA Las muestras y materiales de exhibición que traen los expositores internacionales deberán ingresar por la sección de carga ubicada en el área lateral del hotel. Cualquier inquietud al respecto comunicarse con las siguientes personas que hacen parte del equipo de trabajo de EXPO COLON 2015: Expositor Pauta en Catálogo y Web site Rueda de Negocios e Inscripciones para Comprador Hoteles, tarifas especiales y traslados Información General De antemano le auguramos muchos éxitos en su participación. Cordialmente, JOSÉ DE LA ROSA LAM NIÑO Presidente Cámara de Comercio de Colón Manual de Expositor EXPO COLÓN 2015 Página 8

APRECIADO EXPOSITOR: Manual de Expositor Expo Colón 2015-2 -

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