Automatización del recibo de mercancía (textiles y mercería) en La Parisina

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1 Automatización del recibo de mercancía (textiles y mercería) en La Parisina GTIN, GS1 128 y Aviso de Embarque Electrónico Abril 2008 Investigación Empresarial AMECE Elaborado por Eduardo Núñez / Coordinador de Investigación Empresarial Página 1 de 12

2 Antecedentes Grupo PARISINA cuenta con una larga tradición que dio inicio en el año 1933 al inaugurar en el centro de la ciudad de México su primera tienda de telas finas. En 1973, la empresa arranca un proceso de crecimiento acelerado y sostenido al inaugurarse la primera sucursal en las calles de 20 de Noviembre y Uruguay. Dos años después en 1975, se abre una segunda sucursal en las calles de Venustiano Carranza y se da el primer paso, en la ciudad de Guadalajara para la creación de una cadena de establecimientos, que empezó a crecer en 1976 con la inauguración de una sucursal en Tampico y, en 1978, de otra en la ciudad de Puebla. Hoy en día las tiendas PARISINA están presentes en todos los estados de la república. De esta forma, Grupo PARISINA ha logrado alcanzar y mantener la posición de liderazgo en el mercado de las telas para la confección, la decoración, y artículos de mercería. Actualmente cuenta con una red de 400 sucursales, cuyo ritmo de crecimiento anual ha sido en promedio de 12.5%. El área de Sistemas ha instalado en más de 200 sucursales el ERP para el mejor control de la información que se genera. Situación actual y problemática en corporativo La Parisina tiene dividida su área de Compras en: Mercería, Telas y Telas Especiales. Los proveedores cumplen con las entregas entre un 95% y 100%, debido a que de antemano se especificaron las cantidades que se entregarían. En temporadas regulares, se generan entre 90 y 100 órdenes de compra para mercería y telas, las cuales se incrementan en más del doble en temporadas altas. Entre los principales inconvenientes que se detectan en Compras, destacan: los pedidos llegan en forma incompleta al CEDIS en un 95%, las órdenes de compra se envían con información incompleta y existen inconsistencias en los precios de los artículos. Página 2 de 12

3 En la recepción de mercancía en el CEDIS, para mercería en específico, algunos proveedores entregan por cajas y conforme van bajando las cajas van armando los pallets. En el día se reciben en promedio a 15 proveedores. El tiempo promedio para esta tarea es de 60 minutos aproximadamente por proveedor. Pueden coincidir 2 proveedores al mismo tiempo, lo que hace que el segundo proveedor tenga que esperar el tiempo de recepción del primero. El mismo proveedor puede entregar cajas con diferentes cantidades de paquetes de artículos en el mismo embarque. Pueden utilizar el mismo código para identificar artículos de diferentes colores. KITS Algunos proveedores de Mercería de La Parisina arman KITS (paquetes con distintos tipos de mercancía) con la finalidad de facilitar el picking en el CEDIS y la distribución a las Tiendas. Un KIT puede armarse por ejemplo, con 50 cierres rojos y 50 cierres azules. El proveedor envía estas KITS al CEDIS con una etiqueta con un código de barras que lo identifica. Sin embargo en la tienda se vende por unidad, en la mayoría de las veces no se tiene identificado el código de barras de la unidad. Otro problema es que el proveedor utiliza el mismo código del KIT para una bolsa con distintos tipos y/o colores de mercancía. El personal de almacén dedicado al picking recibe los pedidos de las tiendas en archivos de Excel. En promedio, un pedido puede tener de un 10 a un 15% de faltantes que no entregan a la Tienda. El nivel de inventario de mercería no está actualizado en el Sistema, se desconoce la existencia de cada artículo aún cuando se generan los documentos para su control como órdenes de compra, salidas, traspasos, etc. Cuando el proveedor llega a entregar la mercancía, el personal del CEDIS captura manualmente las cantidades de entrada utilizando la Orden de Compra previamente generada desde el área de Compras como referencia. Para la recepción en el CEDIS de rollos de tela, al llegar el camión del proveedor, se lleva la factura correspondiente al área de cómputo para que generen e impriman las etiquetas con códigos de barra internos para coda rollo de tela que se recibirá. Cada código contiene información del nombre de la tela, el ancho, el color, el tipo de estampado y el metraje. Los rollos no se miden en ese momento, sino que en base a la lista de embarque con etiquetas del proveedor (metraje de piezas) se compara contra la misma especificación en la factura que acompaña el embarque, para encontrar las diferencias en los metrajes. Las diferencias son anotadas en la factura y se actualiza la información en el ERP. Los rollos son colocados posteriormente en sus anaqueles. Al mes se reciben en promedio 120 mil rollos de telas, la mayoría de los cuales miden 70 metros, aunque también hay de 28, 30, 35 y 50. El nivel del inventario se registra manualmente. La recepción de la mercancía se captura en el ERP, actualizando las cantidades solicitadas en la Orden de Compra correspondiente. Si hubo algún faltante de tela, se registra en la factura del proveedor. Se ha detectado que existe normalmente un 3% de diferencias entre el metraje especificado en la factura y lo medido físicamente. Página 3 de 12

4 Problemática Práctica Actual Observaciones al proceso Implicaciones Identificación de rollos de tela con un código de barras interno serializando cada rollo de tela Identificación de rollos con múltiples códigos definidos por el proveedor. Tipo de etiqueta y etiquetado de productos. Preparación de órdenes de embarque de mercancía identificando cada rollo con un código interno. Integran el número de cada item con la orden consolidada. Algunos proveedores de Mercería no imprimen el código de la caja o de la bolsa, para identificar la cantidad de paquetes incluidos. La Parisina genera y coloca una etiqueta en cada rollo de tela. El código asignado a cada rollo se utiliza para hacer el recibo de la mercancía. La información de cada rollo no es utilizada por el sistema de gestión. En algunos casos los rollos de tela están identificados hasta con 5 códigos diferentes. El código asignado por el proveedor es inutilizado y el producto se re etiqueta. Etiqueta adhesiva que se cae con facilidad. Diversidad de materiales de empaque Rollos (papel, cartón, plástico) Cajas Bultos y atados En algunos casos la etiqueta se coloca sobre la tela, propiciando su deterioro Cada rollo item es escaneado e identificado, asociando el número de ítem con la orden surtida. Falta de estándares de envío palletización de productos por orden. Necesario generar órdenes de envío por tienda en función a demanda o predistribuidos. Las cajas que no tienen código, requieren abrirse para contar manualmente los paquetes de artículos incluidos. Se identifica el código del paquete y se captura el total de paquetes en el sistema. Costo de etiquetado Tiempo excesivo en la recepción de mercancía. No garantiza un control exacto del inventario. Confusión en la lectura. Inutilización del código de origen. Cuando la etiqueta por humedad o algún otro factor se cae, se pierde la identificación del rollo. Costo de re etiquetado Tiempo excesivo en la recepción de mercancía. Tiempo excesivo en la preparación del embarque. Genera errores en el surtido de la mercancía (mezcla de productos de otros embarques) Órdenes incompletas Retrazo en el proceso de embarque de la mercancía solicitada. Existen errores en el color del artículo dentro del paquete y el código impreso en el paquete que identifica otro color. Para el picking, los artículos entran al almacén con un código (interno o AMECE) y salen con otro código (interno). Página 4 de 12

5 Situación actual y problemática en tiendas Los encargados de la tienda continuamente verifican visualmente las existencias de las telas y de la mercería. Por su experiencia, conocen la mercancía de movimiento y los colores de mayor rotación, se tiene identificado los productos de cada línea, tanto en telas como en mercería, cada departamento tiene cantidades básicas y colores, los cuales nunca deben de faltar; con esta información se elabora un pedido en Excel y se envía por correo al área de Compras de La Parisina. Esta actividad se realiza una vez a la semana. Para la recepción de mercancía, el CEDIS de Toluca les notifica en el momento que va a salir el camión para la Tienda. Generalmente la recepción se realiza por la noche. El Gerente de la tienda junto con los empleados ayudan a verificar y acomodar los rollos de tela y artículos de mercería que se están recibiendo. Actualmente todos los involucrados en recibir, requieren de una hora y media aproximadamente para una recepción de 300 rollos de tela. No se utilizan los códigos de barra en esta actividad. El CEDIS entrega la mercancía con un documento Salida Traspaso y al finalizar la recepción, se anotan las diferencias (es muy raro que éstas sucedan) y se hace la aclaración y se comunica por correo a las oficinas generales. La tienda no dispone de un sistema de inventario. Los códigos de barra de los artículos de mercería y de las telas no se utilizan para facilitar y controlar las ventas e inventarios en la sucursal. Cuando un artículo no tiene precio, se solicita a las oficinas generales que lo proporcione. Para especificar el precio de algún artículo se revisa en el anaquel o rollo el precio indicado y lo escriben en su nota de venta. Al día un promedio de 12 clientes solicitan alguna tela o artículo de mercería los cuales no se tienen disponibles en la tienda. Página 5 de 12

6 Flujo actual del proceso en el corporativo y tiendas de La Parisina Objetivo del Proyecto Automatizar el recibo de la mercancía recibida por La Parisina (textiles y mercería) utilizando una etiqueta basada en estándares internacionales GS1, administrados por AMECE. Se propone el uso del estándar y la simbología EAN UCC 128 para el caso de la etiqueta y la guía de implementación EDI par el aviso de embarque con proveedores de telas y el uso del código GTIN para proveedores de mercería. Recomendaciones AMECE En el Proceso de Pedidos, las operaciones actuales en las entregas y recepciones de mercancías son factores críticos dentro de las compañías. Existen oportunidades de ahorro en la disminución del tiempo de carga y descarga, por ejemplo, con la puesta en práctica de mecanismos que permitan eliminar todos aquellos errores de entrada de información que se realizan manualmente. Página 6 de 12

7 El proceso de Optimización de la Expedición Recepción de Mercancías es una mejor práctica que tiene por objeto mejorar y agilizar el proceso asociado a la entrega y recepción de mercancías mediante el seguimiento de las mismas, a través de la cadena de suministro, con el código de identificación GS1 128 y el uso de mensajes EDI de comunicación (Aviso de Embarque DESADV) que permiten la conexión del flujo de información con el inventario físico. Página 7 de 12

8 En relación a la Campaña con proveedores Parisina, es IMPORTANTE hacer énfasis con todos los proveedores que la codificación de sus productos es a todos los niveles, es decir, deberán poner el código de barras estándar a todas sus unidades (Pieza, caja, bolsa, display o corrugado) con las que entregan a Parisina. Ejemplos con mercancía que se entrega a la cadena HILOS En este tipo de mercancía el proveedor entrega un corrugado que contiene cajas pequeñas* que a su vez contiene la unidad de consumo (carrete de hilo). El proveedor deberá codificar la caja con que entrega en CEDIS, las cajitas con otro código diferente, y por último el producto para venta. BOTONES: Se entrega en cajas, que a su vez podrán contener cajas más pequeñas ó bolsas con X cantidad de artículos contenidos*, la mercancía se vende por paquete (bolsa o cajita) ó de forma individual; por lo que deberá contener un código (desplegable ó rígido) dentro de la bolsa que haga referencia a la unidad mínima de consumo. Página 8 de 12

9 AGUJAS: En este caso se entrega al CEDIS una caja con diferentes tipos de bolsa (depende de la cantidad de piezas que contiene cada bolsa*); pero en el punto de venta solo se vende por bolsa y nunca por pieza. Por lo que deberá ir codificado su caja con la que entrega en CEDIS y las bolsas para Punto de venta *NOTA: Si el empaque es de diferente capacidad el código deberá ser diferente Código GS1 128 Este código permite manejar información variable relativa al producto, tal como fechas, cantidades, dimensiones, datos logísticos y administrativos. Grupo Parisina ha definido para la generación del código de barras, el uso de la siguiente información: Código de barras asignado al rollo de tela Número de serie del rollo de tela Estos dos datos se integran en la generación del código de la siguiente manera. Ejemplo: (01) (90)THMG0107&PARISINA # Este dato se llama Número Mundial de Artículo Comercial (GTIN). El (01) se llama Indicador de Aplicación que hace referencia al Número Mundial de Artículo Comercial (GTIN). El corresponde al concepto de GTIN, es decir, el código de barras del artículo (rollo de tela) que comprende 13 dígitos y un cero antepuesto. En total este dato contiene 14 dígitos más dos que le corresponden al indicador de aplicación. Página 9 de 12

10 Muestra del Código de barras GS1 128: Grupo Parisina, S.A. de C.V. Pruebas FASE I Página 10 de 12

11 Beneficios y Cifras ROI Beneficios de productividad: Optimizar el tiempo de recepción de mercancía al menos en un 30%, con una correcta identificación de productos y el uso del Aviso de Embarque. Con la implementación de la correcta identificación de productos y el uso del Aviso de Embarque se optimizará el tiempo asignado a la identificación, impresión de etiquetas y recepción de mercancía de telas en al menos un 95%. Ahorros por optimización de recursos y nómina El correcto uso e identificación de los artículos, además del Aviso de Embarque Electrónico permitirán optimizar los recursos humanos en el área de recepción de mercancía en un 30%. Ahora los proveedores de textiles imprimirán sus etiquetas utilizando el código GS1 128 para la correcta identificación de la tela, sus características y metraje, lo que generará un ahorro a La Parisina en impresión de etiquetas. Beneficios del negocio: Con la correcta identificación de la mercancía, se podrá disponer de información del inventario en toda la cadena de tiendas; lo que permitirá incrementar los ingresos por ventas de clientes que no encuentran la mercancía en ese momento, tan solo en las 11 principales sucursales de La Parisina, estas ventas pueden llegar a ser aproximadamente el 11% de sus ventas. Además la implementación de los códigos barra para identificación permiten mejorar la rotación del inventario en al menos un 20%, lo que se traduce en un incremento de ventas para toda la cadena de La Parisina en un 12% aproximadamente sobre sus ventas actuales. Conclusiones Con sus proveedores de mercería, La Parisina está asignando el código de barras GTIN 14 (DUN 14), GTIN 13 (EAN13), GTIN 12 (UPC A) o GTIN 8 ( EAN 8, UPC E) para la entrega de mercancía con identificación estándar. La empresa quiere sacar ventaja de los beneficios de GTIN, principalmente en la identificación universal, el control de inventarios, la proyección de ventas, la agilización de los procesos de recepción de embarques, el incremento de productividad en las áreas de recibo y almacén, además de la disminución de tiempos y costos de operación en sus POS. Página 11 de 12

12 Con el aviso de embarque que La Parisina está solicitando a sus los proveedores de telas, la empresa obtiene información de los bienes o productos enviados o listos para enviar bajo las condiciones y acuerdos comerciales. Telas Parisina tiene detalle más preciso de las características de las telas, las cantidades y tiempos de entrega, lo que permite preparar las áreas de recibo y mantener a la gente lista para recibir la mercancía, así como favorece la disminución de rechazos. La Parisina está comprometida en aprovechar las ventajas de los estándares de identificación y del aviso de embarque para hacer más eficientes sus procesos y mejorar la información en sus sistemas tecnológicos, todo el esfuerzo dirigido en la obtención de los ahorros por optimización de recursos y nómina, así como los beneficios de productividad y del negocio descritos anteriormente. Página 12 de 12

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