BIENVENIDOS CURSO EN: TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Y PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Transcripción

1 BIENVENIDOS CURSO EN: TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Y PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

2 BIENVENIDOS Capacitación para la Organización de Fondos Acumulados, Elaboración y Aplicación de las Tablas de Valoración Documental,

3 MARCO JURÍDICO

4 Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) Acuerdo 007 de 1994 (Reglamento General de Archivos) Acuerdo 002 de 2004: Regula el procedimiento para la Organización de Fondos Acumulados y elaboración de las TVD Acuerdo 042 de 2002: Aplicación de las TRD (Organización de los Archivos de Gestión) Acuerdo 005 de 2013 del AGN: Por el cual se establecen los criterios básicos paro la clasificación, ordenación y descripción de los archivos

5

6 ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS: Es el conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido. Para la Administración: Gestión y Control Para los ciudadanos Para la ciencia la investigación y la cultura.

7

8

9

10

11 PROCESO ORGANIZACIÓN DE FONDOS ACUMULADOS (Acuerdo 002 de 2004 del Archivo General de la Nación)

12 Diagnóstico Locales de Archivo Entorno Mobiliario Instrumentos de Descripción Estado de Conservación Documentos Volumen Documental

13 Plan de Trabajo Y Presupuestos

14 1º compilación de información institucional Normas relativas a la creación y cambios estructurales de la entidad (Decretos, Acuerdos,..) Manuales de procedimientos Funciones de las dependencias Organigramas Manuales de Funciones Testimonios

15 Ejemplo Cuadro de Clasificación

16 LINEA DE TIEMPO LÍNEA DE TIEMPO ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL DE VICTORIA CALDAS Acuerdo 111 Acuerdo 007 Acuerdo 002 Decreto 033 Decreto 038 Decreto 028 Decreto 052 Decreto 084 AÑOS 80 AÑOS Acuerdo 064 Decreto 690 Decreto

17 RECOLECCIÓN DE ARCHIVOS SEDES REPOSITORIOS FONDOS SECCIONES

18 PROCESOS DE CONSERVACIÓN Evaluación Estado de conservación Desafectación Intervención Eliminación

19 CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánicofuncional de la entidad.

20 CONCEJO MUNICIPAL DESPACHO ALCALDÍA PERSONERIA MUNICIPAL SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNO INSPECCIÓN DE POLICÍA COMISARÍA DE FAMILÍA SECRETARÍA HACIENDA UMATA TESORERÍA SECRETARIA BIENESTAR SOCIAL UNIDAD DE EDUCACIÓN CASA DE LA CULTURA UNIDAD DE SALUD OFICINA DE PLANEACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS

21 CODIFICACION FONDO SECCIÓN SUBSECCIÓN Alcaldía Municipal Secretaría General y de Gobierno Inspección de Policía

22 CONCEJO MUNICIPAL 100 DESPACHO ALCALDÍA 200 PERSONERIA MUNICIPAL 300 SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNO 210 INSPECCIÓN DE POLICÍA 211 COMISARÍA DE FAMILIA 212 SECRETARÍA HACIENDA 220 UMATA 230 TESORERÍA 221 SECRETARIA DE BIENESTAR SOCIAL 240 UNIDAD DE EDUCACIÓN 241 CASA DE LA CULTURA 242 UNIDAD DE SALUD 243 OFICINA DE PLANEACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS 250

23 ORDENACIÓN DOCUMENTAL: Los documentos previamente clasificados se ordenarán teniendo en cuenta las unidades documentales al interior de cada asunto o serie y también los documentos al interior de cada unidad de conservación (carpetas, legajos, tomos, libros, entre otros), correspondientes a las diferentes unidades administrativas.

24 Diaz Andrade Gustavo Cardenas Guillermo Buitrago Moises Arango Cuervo Ramiro Alfon Caro Alberto María 01 Romero Jerónimo Quito José Roberto Pacheco Gonzalo 02

25 PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL Noviembre 18 5 Octubre 25 4 Junio 02 3 Febrero 15 2 Enero 22 1 Bogotá, enero22 de 20 Doctor CARLOS CARRILLO Presidente FONDO NACIONAL DE Respetado Doctor Atyentamente Con el fin Padarjj jhaf0 OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO PROCESO DISCIPLINARIO DE: Nepomuceno Reyes carrero folios

26 PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL Noviembre 18 5 Octubre 25 4 Junio 02 3 Febrero 15 2 Enero 22 1 Bogotá, enero22 de 20 Doctor CARLOS CARRILLO Presidente FONDO NACIONAL DE Respetado Doctor Atyentamente Con el fin Padarjj jhaf0 OFICINA DE ASUNTOS JURÍDICOS CONTRATOS ESTATALES Contratos de Prestación de Servicios Rafael González Fechas: a Inicial Final Folios:

27 PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL Noviembre 18 5 Octubre 25 4 Junio 02 3 Febrero 15 2 Enero 22 1 Bogotá, enero22 de 20 Doctor CARLOS CARRILLO Presidente FONDO NACIONAL DE Respetado Doctor Atyentamente Con el fin Padarjj jhaf0 OFICINA DE TALENTO HUMANO HISTORIAS LABORALES Historias Laborales Trabajadores Oficiales AGUDELO ROJAS Rafael Alberto Fechas: a Inicial Final Folios:

28 DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL: Acuerdo 038 de 2002 del Archivo General de la Nación HOJA DE CONTROL: Acuerdo 004 de de 2003 Acuerdo 005 de 2013

29

30 TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

31 Qué es una Tabla de Valoración Documental? Listado de Asuntos o SERIES documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia, así como su disposición final.

32 Metodología General Inventario Preliminar Línea de Tiempo Recolección Retiro de Documentos afectados por Biodeterioro y procesos de Conservación Clasificación Ordenación Descripción Elaboración de Propuesta TVD Valoración Aplicación TVD (Disposición Final)

33 FORMATO TVD ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN FORMATO DE TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: HOJA DE UNIDAD ADMINISTRATIVA: CODIGO ASUNTO O RETENCIÓN DISPOSICION FINAL Nº SERIE CT E M S PROCEDIMIENTOS CONVENCIONES Firma Aprobación CT = Conservación Total M = Microfilmación E = Eliminación S = Selección Fecha:

34 Selección Eliminación Microfilmación o Digitalización Conservación Total

35 GRACIAS