CONTRATACION DEL SERVICIO DE GESTION DE ARCHIVOS DEL BANCO DE LA PROVINCIA DE CORDOBA S.A. PLIEGO DE CONDICIONES TECNICAS

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1 CONTRATACION DEL SERVICIO DE GESTION DE ARCHIVOS DEL BANCO DE LA PROVINCIA DE CORDOBA S.A. PLIEGO DE CONDICIONES TECNICAS OBJETO: Servicio de clasificación, administración, almacenamiento, custodia, consulta y tratamiento de cajas, legajos y documentación y destrucción de documentación de los archivos del Banco de la Provincia de Córdoba S.A., incluyendo la logística de dicha información, su incremental por nueva documentación entrante y la provisión de insumos relacionados. A tal efecto el objetivo esta dirigido a la creación de un Archivo Único Corporativo (AUC) de la Entidad, a través de un único gestor de archivos con tecnología avanzada, centralizada, con documentación consolidada y registrada bajo único criterio documental estandarizado, con aplicación de tecnología de imágenes, posibilitando un acceso restringido a originales y una adecuada seguridad y confidencialidad de la documentación. A los efectos de tal cometido, el Oferente deberá realizar una propuesta integral que comprenda aspectos necesarios e imprescindibles para una concreta valoración de su proyecto. El Banco adjudicará los servicios a un solo Oferente, quien deberá prestar la totalidad de los mismos con la gradualidad y prelación que establecerá el Banco a su sólo juicio. Antecedentes: El Banco cuenta con documentación fragmentada en Archivos Sectoriales de Casa Matriz, como lo son: Archivos de Antecedentes Crediticios, de Legajos de Personal, de Tarjeta de Créditos, como así también numerosa documentación ubicada en Filiales del Banco que requieren consulta por parte de organismos de control. Esta documentación se encuentra archivada con diferentes criterios de preservación y gestión de información. Su conservación es realizada con diferentes estándares de seguridad y confidencialidad, consumiendo mayores recursos en personal y de espacio, e implicando un aumento de los costos inherentes. Resulta necesario señalar que esta diversificación de archivos de documentación implica también una diversidad de bases de datos y unidades de conservación, y redunda en dificultades para integrar la información. El control, registro y acceso a la documentación es débil lo que imposibilita cumplir con los requerimientos en tiempo y forma con los usuarios internos y con los organismos de control internos o externos. 1

2 Gestión de Archivos. Comprende la Dirección y Ejecución de Proyectos de Archivos Físicos, guarda, custodia y consulta por contenedor (identificación y rotulación de unidades de guarda, trasvase y referenciación de fondos acumulados, inventario documental, organización, selección, depuración y destrucción documental, trasferencias de archivos, transporte puerta a puerta, provisión de contenedores, gerenciamiento de archivos del Banco de la Provincia de Córdoba S.A. Gestión de Archivos Electrónicos La propuesta deberá contemplar lo siguiente: Dirección y Ejecución de proyectos de imágenes Escaneo Masivo y Selectivo de Documentos y Microformas Captura automática de Documentos (OCR, ICR, OMR) Proteccion y Almacenamiento de Documentos Electrónicos Provision de Tecnologia de Imagenes Conversion de Cintas a formatos modernos Provisión de Hardware y Software específicos Montaje Islas Digitales en el Banco Transferencia Masiva de Imágenes Consultoría Documental Normativa Tendrá por objeto relevar las necesidades del banco llegando finalmente a acordar con todas las áreas comprometidas una normativa que regule la gestión del flujo documental y de archivo del banco, estándares de servicios, procedimiento, procedencia, tablas de permanencia, metodología de consulta, seguridad. Se deberá tener en cuenta : Definición de Modelos de Gestión y Políticas de archivos Relevamiento, estudios y análisis de la normativa vigente. Diseño de Plan Archivístico Integral (de readecuación, normativa, control, etc.) Tablas de Valoración Documental Tablas de Retención Documental Formación y Transferencia de Conocimiento La solución propuesta deberá ser presentada en etapas perfectamente definidas, plazos de ejecución, siendo el Banco quien precise el orden en función del grado de criticidad que disponga. Asimismo y de forma complementaria a la propuesta principal, el Oferente podrá presentar proyectos interrelacionados referidos a: Relevamientos, Estudios y Análisis de Proyectos de Imágenes Diseño de Soluciones Tecnológicas. 2

3 Seguridad a medida Técnicas Criptográficas Firma Digital EDMS Software de visualización de Imágenes Integración a Sistemas de Gestión (SAP) que contemple la trazabilidad de las cajas y/o legajos de las Sucursales hacia el Archivo Único Corporativo (A.U.C.) PLAZO DE LA CONTRATACION: El plazo de la presente contratación será de dos años, el que podrá ser renovado a sola opción del Banco por periodos consecutivos de un año. CONDICIONES GENERALES QUE DEBERAN SER TENIDAS EN CUENTA EN LA PROPUESTA DEL SERVICIO: a) Relevamiento de la totalidad de la documentación, verificación de volumen y su estado de organización al momento de elaborar la propuesta. El oferente deberá respetar el actual flujograma de los archivos del Banco, pudiendo sugerir modificaciones a dicha organización, las que serán evaluadas por el mismo y comunicadas oportunamente en caso de acceder a implementar los cambios propuestos. b) Traslado de la documentación de las actuales instalaciones del Banco ubicados en las calles Cerrito Nº 1200 en Barrio San Martín por un total aproximado de (ciento ochenta mil) unidades de cajas/ legajos tipo Standard con sus respectivas estanterías (o no, conforme a propuesta ) y calle Garcilazo de la Vega Nº 2301 en Barrio Cabañas del Pilar por un total aproximado de (ciento setenta mil) unidades de cajas/ legajos con sus respectivas estanterías (o no, conforme a propuesta ) c) Traslado de documentación desde distintas áreas de Casa Matriz, y oficinas descentralizadas de la ciudad de Córdoba, las que deberán ser relevadas por el Oferente. d) Acondicionamiento y carga en el sistema informático a proveer, de las actuales bases de datos del Banco relacionadas con el contenido documental a trasladar conforme al punto anterior. e) El tiempo asignado para el cumplimiento de los puntos b) y c) es de noventa (90) días a contar a partir de la firma del Acta de inicio de estas tareas, plazo durante el cual el oferente deberá asegurar una adecuada logística para proveer la información documental que el Banco requiera respecto a las unidades trasladadas. Dada la envergadura del proyecto, el Banco evaluará a su sólo juicio eventuales propuestas que comprendan traslados a estaciones de transferencia con destino final al Archivo Único Corporativo. f) Recepción diaria en sus instalaciones de la documentación incremental remitida por las Filiales y Áreas Centrales para su clasificación, administración, almacenamiento, custodia, consulta y tratamiento de la misma. g) El oferente tendrá a su cargo con su personal y bajo la supervisión del Banco, las siguientes tareas: Recepción de los archivos provenientes de las distintas dependencias y Filiales del Banco, los que serán enviados con transportistas que estarán a cargo del Banco. 3

4 Ordenamiento de la documentación que llegue al archivo y su acondicionamiento en caso de que no llegue en condiciones. Informatización de los registros de contenido de cada caja que llegue al archivo, según los lineamientos que el Banco indique. Cierre de las cajas que lleguen al archivo, con fajas de seguridad según las normativas que imparta el Banco. Ubicación de las cajas en las estanterías, informatizando la distribución topográfica de cada unidad de guarda, para su localización futura. Responder a todas y cada una de las consultas que se produzcan sobre los archivos del Banco por parte del personal que éste autorice, bajo las formas y modalidades que se establezcan y en los plazos detallados en apartado siguiente. Informar al Banco las cajas cuya documentación se encuentre con los plazos vencidos para la guarda y conservación, conforme a la normativa vigente. Los funcionarios autorizados por el Banco suscribirán el acta respectiva para la depuración de archivos vencidos, y el adjudicatario deberá poner a disposición del Banco el contenedor (caja) cuyo contenido sea expurgado. El oferente deberá tener capacidad operativa para afrontar a solicitud del Banco la emergencia de transportes que permitan la entrega en condiciones de urgencia de documentación requerida por Dependencias y/o Filiales del Banco en el radio de la Ciudad de Córdoba y con determinada programación en el ámbito de la Provincia de Córdoba. El oferente deberá poner a disposición del Banco y proveer al mismo cuando éste lo indique, las cajas conforme a propuesta, ajustando los valores de venta, al momento del requerimiento, sin generar al Banco obligación de comprar dichos elementos al adjudicatario del presente, cuando la Entidad logre en el mercado igualdad de calidad y menor precio. Plan de Contingencia: el oferente deberá especificar el procedimiento de Contingencia en caso de ocurrencia de algún siniestro. h) Consultas: Las consultas serán efectuadas por un Área Central de Procesamiento de Información perteneciente al Banco y se deberá respetar los siguientes plazos: Consulta Normal por caja (a caja cerrada): Tiempo de respuesta no superior a dos (2) horas. Consulta Urgente por caja (a caja cerrada): Tiempo de respuesta no superior a una (1) hora. Envío Urgente de documentación vía (Digitalización y envío de la documentación solicitada, esta información debe viajar encriptada): Tiempo de respuesta no superior a una (1) hora. Envío Urgente de documentación vía fax: Tiempo de respuesta no superior a una (1) hora. Envío Urgente de documentación física entregada en el Área Central de Procesamiento de Información: Tiempo de respuesta no superior a dos (2) horas. Envío/retiro Urgente de documentación en la ciudad de Córdoba Capital: Tiempo de respuesta no superior a dos (2) horas 4

5 Envío/retiro Normal de documentación en la ciudad de Córdoba Capital: Tiempo de respuesta no superior a ocho (8) horas. En todos se deberá respetar los horarios que a tal efecto establezca el Banco. El oferente podrá proponer algún otro esquema horario a consideración de parte del Banco. i) El oferente deberá poner a consideración del Banco el espacio propuesto para la Guarda y Custodia de los archivos de referencia, el que deberá contar con todas las medidas de seguridad (entre las cuales deberán contener: sensores/detectores de humo e incendio, sistema de extinción de incendio acorde, alarma, guardia permanente), habilitaciones y seguros que el Banco disponga, quedando a exclusivo juicio de la Institución contratante la aceptación de la propuesta edilicia. El espacio ofrecido deberá ser libre de linderos, diseñado para la función especifica, contar con cierres de seguridad a los fines previstos en esta contratación. El espacio que se ofrezca para este servicio, deberá tener una superficie cubierta no inferior a los seis mil metros cuadrados libre de interferencias interiores, posibilitando con este volumen de espacio, el almacenamiento de los actuales archivos y el crecimiento esperado para los próximos años de trabajo, con un ritmo de crecimiento medio del orden de las tres mil (3.000) cajas o legajos por mes. El inmueble ofrecido deberá contar con un mínimo de cincuenta (50) metros cuadrados de oficinas donde se establecerá el Área Central de Procesamiento de Información perteneciente al Banco, siendo dicho espacio de oficinas de uso exclusivo para la actividad del personal del Banco. Contarán estas oficinas, con servicio de telefonía e internet, aire acondicionado, cámaras de seguridad y mobiliario básico j) El oferente deberá presentar un detalle de la Flota de Vehículos que dispone para la prestación del servicio: Tipo, Capacidad de Carga, Cantidad, modalidad de contratación o propios. k) El oferente deberá explicitar todas las funciones del sistema aplicativo a proveer. A continuación, detallamos algunos de los requisitos indispensables que deberá tener el software: Indicación de la cantidad de cajas totales administradas, discriminando lo que pertenece a cada dependencia, sucursal, área u oficina, a manera de Centros de Costos. Deberá emitir reportes indicando los consumos de cada centro (cantidad de pedidos, cajas solicitadas, etc.). Informar respecto de cada caja y su ubicación física en las estanterías. Informar que material ha sido retirado del archivo por consulta, en que fecha, que Sector y que personal autorizado intervino. Informar sobre documentación retirada y no devuelta al archivo. Brindar un tratamiento especial para la documentación de máxima reserva, con acceso aún más restringido. Indicar material de archivo cuyo plazo de conservación haya vencido, realizar el expurgo de la documentación, conforme las indicaciones brindadas por el Banco. Brindar reportes estadísticos múltiples. 5

6 Proveer un módulo para digitalización eventual y un módulo administrador de imágenes, para la generación y el almacenamiento de las mismas requeridas en el tiempo y con sus correspondientes índices de localización. Dicho módulo debe ser abierto, de manera tal que el Banco pueda acceder a agregar o quitar imágenes propias. l) El oferente deberá explicitar todas las características técnicas del aplicativo a proveer. A continuación, detallamos algunos de los requisitos indispensables que deberá tener el software: Acceso por vínculo seguro a determinar - Poseer claves de acceso para los usuarios autorizados por el Banco, además de permitir distintos niveles jerárquicos de acceso a la información. Para el caso de ser instalado en entorno del Banco, deberán cumplir con las normas vigentes referidas a sistemas satelitales (los adquirientes del Pliego deberán solicitarlo al Banco). Generar diariamente backup de los datos por original y copia, las que serán almacenadas de acuerdo a las disposiciones de seguridad vigentes. En caso de que el servidor de Base de Datos sea administrado por el oferente, una de las copias será enviado al Banco (periodicidad a convenir). Sala de guarda y custodia de los Back Up informáticos completamente ignífuga, con control de humedad y temperatura, alarmas, sensores y cajas de seguridad ignífugas Motor de Base de Datos. Cumplimiento de normativas vigentes sobre auditorias, incluidas las del B.C.R.A. m) El oferente deberá explicitar todas las características técnicas de la infraestructura del hardware a proveer (ver Anexo Normas para Sistemas Satélites los adquirientes del Pliego deberán solicitarlo al Banco), además deberá detallar la ubicación del equipamiento y cumplir con todas las medidas de seguridad dispuestas por la Comunicación A 4609 y complementarias del BCRA (Banco Central de la República Argentina), respecto a Salas de Procesamiento. n) Se deja establecido que la información es propiedad del Banco. Al finalizar el contrato, o a requerimiento, el oferente deberá entregar en plataforma SQL o compatible con este motor la información antes mencionada conjuntamente con el DER (diagrama de entidad-relación) de la base de datos. o) En cumplimiento de normativa vigente del Ente Rector BCRA, el oferente deberá detallar un procedimiento por el cuál: la entidad pueda obtener los datos, los programas fuentes, los manuales y la documentación técnica de los sistemas, ante cualquier situación que pudiera sufrir el proveedor externo por la cual dejara de prestar sus servicios o de operar en el mercado, a fin de poder asegurar la continuidad de procesamiento. A su vez, la propuesta y por ende el contrato a suscribir, debe establecer claramente la inexistencia de limitaciones para la Superintendencia de 6

7 Entidades Financieras y Cambiarias, en cuanto a: el acceso a los datos, la revisión y tenencia de toda documentación técnica relacionada (diseño de archivos, tipo de organización, etc.) y a la realización de auditorias periódicas en las instalaciones del proveedor, a fin de verificar el cumplimiento de todos los aspectos contemplados en estas normas p) El Banco podrá efectuar las auditorias que considere necesarias a las instalaciones, y requerirá el mantenimiento de las condiciones de seguridad, sanidad, higiene y organización determinadas al comienzo del contrato. Al respecto el Banco dispondrá la verificación previa de las instalaciones de las empresas oferentes. La aprobación de dichas condiciones por parte del Banco serán condición indispensable para la adjudicación. Al concluir la contratación de referencia, por cualquier causa y/o plazo, el adjudicatario deberá reintegrar en forma inmediata la totalidad de la documentación remitida para su Guarda y Custodia, en óptimas condiciones de conservación, no pudiendo bajo ninguna circunstancia retener o pretender ejercer derecho de retención sobre dicha documentación. La empresa adjudicataria, deberá mantener absoluta reserva y confidencialidad sobre la totalidad de la documentación entregada para su Guarda y Custodia, tanto en descripción, cantidad y contenido, que obrare en su poder, permitiendo su consulta solo al personal debidamente autorizado por los funcionarios de la entidad bancaria. Dicha obligación de confidencialidad y reserva será extensiva a todo el personal dependiente de la adjudicataria incluyendo a sus subcontratistas, siendo directamente responsable por los daños y perjuicios que pudieran derivarse de la violación a la obligación impuesta. q) Cuando se produzca la finalización del contrato por cualquier causa habiéndose cumplidos los plazos contractuales o en forma anticipada, el adjudicatario permitirá al Banco el retiro de la totalidad de las cajas con los respectivos archivos, corriendo por cuenta exclusiva del Banco o por quien este designe los costos que demande el retiro de las cajas desde las estanterías, el acondicionamiento de las mismas y el posterior traslado/transporte de los archivos objeto del presente llamado, lo que deberá producirse en un plazo máximo de ciento veinte (120) días. 7

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