DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA. 07 de agosto, 2014 DCA-2059

Transcripción

1 DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Al contestar refiérase al oficio No de agosto, 2014 DCA-2059 Señor Rolando Protti Bacca Director Departamento de Proveeduría BANCO CENTRAL DE COSTA RICA Fax: Estimado señor: Asunto: Se aprueba el contrato suscrito entre el Banco Central de Costa Rica y Oberthur Fiduciaire S.A.S derivado de la Contratación Directa N 2014CD BCCR para la originación e impresión de billetes de las denominaciones de y 2.000, con un plazo de entrega de 180 días naturales y por un monto de tres millones setenta mil dólares netos. Damos respuesta a su oficio DAD-PRO de fecha 1 de julio de 2014, mediante el cual se solicita el refrendo al contrato suscrito entre el Banco Central de Costa Rica y Oberthur Fiduciaire S.A.S. Este oficio fue complementado por oficio DAD-PRO de 31 de julio de El documento contractual deriva de la Contratación Directa N 2014CD BCCR para la originación e impresión de billetes de las denominaciones de mil y dos mil colones y por un monto total de $ moneda de Estados Unidos de América. Sobre el particular, es menester señalar que una vez efectuado el estudio de rigor, según lo dispuesto en los artículos 8 y 13 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, se concluye que el procedimiento efectuado se apega a las normas de contratación administrativa, en virtud de lo cual se procede a otorgar el refrendo de mérito al documento contractual de cita, con fundamento en: a) Que la presente adquisición se tramitó al amparo de la excepción a los procedimientos ordinarios dispuesta en los artículos 2 inciso d) de la Ley de Contratación Administrativa y 131 inciso 4 de su Reglamento.

2 2 b) Expediente Sondeo de Mercado Que por tratarse de una compra bajo la modalidad de seguridades calificadas, la Administración procede al sondeo de mercado que demanda la normativa, y en ese respecto es importante destacar la siguiente documentación: 1) Explicación a posibles oferentes del sondeo de mercado ( folio 16 pie de página del expediente administrativo de sondeo) y bases para la selección del oferente para la impresión de billetes de polímero ( folio 50 pie de de página del expediente administrativo de sondeo) y bases para la selección del oferente para la impresión de billetes de algodón ( folio 59 pie de página del expediente administrativo de sondeo). En ambos casos se califica factor calidad 75% y factor de producción 25%. 2) Resultado sondeos de mercado para determinar la idoneidad de oferentes para impresión de billetes de Costa Rica en sustratos de polímero y algodón año 2014 ( folio 586 pie de página del expediente administrativo de sondeo). 3) Comunicación a los oferentes que quedaron seleccionados para proseguir con el concurso por haber obtenido calificaciones superiores a un 80%. En oficio DAD-PRO de 14 de febrero de 2014 se le comunica a De la Rue International Limited su participación ( folio 591 pie de página del expediente administrativo de sondeo). Mediante oficio DAD-PRO de 14 de febrero de 2014 se le comunica a Oberthur Fiduciaire S.A.S su participación ( folio 592 pie de página del expediente administrativo de sondeo). 4) El documento de modelo propuesto para determinar la razonabilidad del precio ofrecido para la contratación de numerario por parte del Banco Central de Costa Rica se encuentra en folio 677 pie de página del expediente administrativo de sondeo. 5) El documento base, tipo machote para Acuerdo de Confidencialidad y no divulgación de información (folio 685 pie de página del expediente administrativo de sondeo), y el original firmado fue presentado a este órgano contralor con oficio DAD-PRO de 31 de julio de c) Expediente Propuesta de Precios.- 1) Que los oferentes escogidos fueron invitados a presentar una propuesta económica para las denominaciones de billetes de mil y dos mil colones, no sin antes advertirles que para la comunicación de las especificaciones técnicas para la impresión de billetes, se debía firmar un Acuerdo de confidencialidad (documento sin número visible a folio 04 del tomo Propuesta de precios para la impresión de billetes). 2) Las especificaciones técnicas obran en el expediente Propuesta de precios para la impresión de billetes ( folio 049 y siguientes). 3) La propuesta económica ( propuesta de precios para la impresión de billetes) de Oberthur Fiduciaire consta a folio 0161 del expediente administrativo en el tomo Propuesta de precios, y la oferta económica ( propuesta de precios para la impresión de billetes) de De la Rue International Limited se encuentra en el tomo Propuesta de precios folio 263 y siguientes 4) La razonabilidad de precio de la empresa Oberthur Fiduciaire se encuentra en folio 254 del expediente administrativo de precios. d) Expediente Compra Directa Excepción 131 H Seguridades Calificadas 1) Mediante oficios DSF- TES de 09 de abril de 2014 y DSF-TES de fecha 24 de abril de 2014, el señor Marvin Alvarado Q, Director del Departamento de Tesorería, emite las decisiones iniciales para proseguir con la negociación bajo el procedimiento de seguridades calificadas ( folios 05 y siguientes y 14 y siguientes del expediente administrativo del tomo Compra Directa Excepción 131 H Seguridades Calificadas) 2) Mediante resolución inicial de procedimiento de las 15:00 horas del 19 de mayo de 2014, la División Administrativa expone la escogencia de la firma Oberthur Fiduciaire S.A.S como la más apta para la contratación de fórmulas de billetes de mil y

3 3 dos mil colones en polímero los primeros y algodón los segundos ( folio 03 del expediente administrativo tomo Compra Directa Excepción 131 H Seguridades Calificadas) 3) Que el cartel de la negociación declarado como de Uso y Acceso Restringido le fue entregado solo a la firma Oberthur Fiduciaire S.A.S para que formulara su oferta ( folios 33 y siguientes del expediente administrativo tomo Compra Directa Excepción 131 H Seguridades Calificadas) 4) La firma Oberthur Fiduciaire S.A.S presenta su oferta (folio 57 del expediente administrativo tomo Compra Directa Excepción 131 H Seguridades Calificadas). e) Mediante oficio DSF-TES de 29 de mayo de 2014 el Director del Departamento de Tesorería emite criterio técnico dividido en a) Cumplimiento de las especificaciones técnicas, requisitos y demás condiciones técnicas b) Análisis y razonabilidad del precio ofrecido c) presupuesto asignado (folios 83 y 84 del expediente administrativo tomo Compra Directa Excepción 131 H Seguridades Calificadas). f) En Acta de Adjudicación N emitida por la División Administrativa a las quince horas del 02 de junio del 2014 se designa como adjudicatario a la empresa Oberthur Fiduciaire S.A.S, de la adquisición de veinte millones de fórmulas de billetes en la denominación de mil colones con precio por millar de $85 para un monto total de US $ ,00 y veinte millones de fórmulas de billetes en la denominación de dos mil colones, precio por millar US $68.50 monto de $ para un total general adjudicado de $ ,00 (folio 092 del expediente administrativo tomo Compra Directa Excepción 131 H Seguridades Calificadas). g) Que se emitieron especies fiscales por la suma de cuatro millones treinta y nueve mil doscientos cincuenta y cuatro colones con 26 céntimos (folio 108 del expediente administrativo tomo Compra Directa Excepción 131 H Seguridades Calificadas). h) Que se emitió garantía de cumplimiento # del Banco Nacional por la suma de USD-153, y con fecha de vencimiento hasta el 17 de setiembre 2015 (folio 109 del expediente administrativo tomo Compra Directa Excepción 131 H Seguridades Calificadas). i) Certificación de Contenido Presupuestario DFC de 01 de julio de 2014, emitida por William Delgado Pacheco, Director División de Finanzas y Contabilidad. No obstante, en relación con el refrendo concedido, procedemos a efectuar una serie de observaciones para la ejecución contractual, cuya verificación será responsabilidad exclusiva del señor Eduardo Prado Zúñiga, Gerente del Banco Central de Costa Rica, o en su defecto quien ejerza este cargo. En caso de que dicho señor no resulte competente para verificarlas, será su responsabilidad instruir a la dependencia que corresponda, ejercer el control sobre los siguientes aspectos: 1. Es de exclusiva responsabilidad de la Administración contar con el financiamiento para hacer frente a la totalidad de las obligaciones contractuales derivadas de la ejecución del contrato que se aprueba mediante el presente acto. 2. De acuerdo con el artículo 8 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, el análisis de esta Contraloría General, se limita a la revisión de legalidad

4 4 de los contratos administrativos suscritos entre las partes, librando a la Administración la responsabilidad con respecto a la oportunidad y conveniencia del procedimiento de contratación incoado y particularmente del objeto contractual en sí. 3. Que dado que este contrato es basado en la excepción de seguridades calificadas, este órgano contralor solicitó una ampliación sobre las especiales circunstancias que habilitan al Banco Central a la compra de numerario basada en esa excepción. En lo que interesa en oficio DAD- PRO de 31 de julio de 2014 ese Banco acotó: El billete bancario es un producto por la fiduciario con poder liberatorio ilimitado, de alta penetración y poco trazable como medio de pago; esas condiciones lo convierten en uno de los objetos mundialmente más falsificados, por lo tanto la información referente a sus características, aspectos técnicos, fabricación y posterior traslado a su destino final, debe ser celosamente protegida y controlada mediante estrictas medidas de seguridad y confidencialidad, que garanticen la protección de toda esa información sensible [ ] Siendo así, a pesar de que sus rasgos elementales del billete son divulgadas para facilitar al público su reconocimiento y autenticación, esto no desmerece que exista otra información ( características técnicas, aspectos de fabricación, aspectos logísticos) que es protegida y resguardada celosamente del dominio público por parte de los bancos centrales- En efecto esas particularidades fueron entendidas y ampliamente abordada por la Sala Constitucional, en el voto en cuyo punto 7 cita: Por tratarse de la moneda oficial del país y un asunto de evidente interés público y de seguridad nacional, no conviene convocar a la licitación pública para la selección del contratista encargado de la impresión de billetes y acuñación de moneda ( ) resulta imposible- en primer lugar- la negociación con cualquier oferente o interesado: y en segundo lugar-, publicitar irrestrictamente las especificaciones especiales y de seguridad de los billetes. Y en el considerando XI de ese mismo voto se indica: estima este Tribunal que no resulta inconstitucional que la contratación de estos servicios se pueda verificar mediante contratación directa, pero no por tratarse de actividad ordinaria de esta institución, sino por razones de seguridad nacional 4. En cuanto a la razonabilidad de los precios de los bienes a adquirir, con fundamento en el artículo 9 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, queda bajo responsabilidad de la Administración la razonabilidad del precio que se vaya a cancelar. No obstante este órgano contralor solicitó una explicación sobre este tema y fue en relación a la razonabilidad del precio de los billetes de dos mil colones. En el oficio DAD-PRO de 31 de julio de 2014, se adjunta el oficio DSF-TES de 31 de julio del 2014 con la explicación sobre el tema; y se aclaró que ambas denominaciones de billetes sea los de mil y dos mil colones, fueron objeto de un estudio de razonabilidad de precios realizado por la Administración licitante con resultado positivo. 5. Con respecto a la garantía de cumplimiento rendida por parte de la contratista, queda a entera responsabilidad de la Administración, que la contratista mantenga actualizada en monto y plazo la garantía de cumplimiento en atención de lo estipulado en el cartel y el artículo 40 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa

5 5 6. En cuanto a la cancelación de las contribuciones sociales derivadas del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense del Seguro Social, y a solicitud de este órgano contralor, esa Administración, en oficio DAD-PRO de 31 de julio de 2014, estipuló: En cuanto a si la empresa Oberthur Fiduciaire S.A.S,se encuentra al día con la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), cabe indicar que, la empresa adjudicada se encuentra domiciliada en el extranjero y cuenta con todo su personal fuera del territorio costarricense, razón por la cual no está inscrita como patrono en la CCSS y no está sujeta al cumplimiento de esta obligación tributaria por el principio de territorialidad de las normas. En este sentido queda bajo responsabilidad de esa Administración verificar que la firma oferente cumpla con los Lineamientos para la aplicación de los incisos 1) y 3) del Artículo 4 de la Ley Constitutiva de la Caja y el numeral 65 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa ( Gaceta 118 del 18 de junio de 2010). 7. Queda bajo responsabilidad de la Administración, la obligación de desplegar las medidas de verificación necesarias para comprobar que no existen violaciones al régimen de prohibiciones, conforme lo establecido en los artículos 22, 22 bis, 36 y 62 de la Ley de Contratación Administrativa. 8. Es responsabilidad de la Administración, ejercer la fiscalización suficiente y oportuna del presente contrato en los términos del artículo 13 de la Ley de Contratación Administrativa. Además de lo dispuesto en la Ley de Control Interno, específicamente, en cuanto a la identificación de riesgos, medidas para minimizarlos y el establecimiento de un ambiente de control adecuado para el alcance de los objetivos propuestos con esta contratación, de forma eficiente y eficaz (artículos 1, 8, 10 y14 de la ley de citas). 9. En relación con el poder especial otorgado al señor José Antonio Guilá Moya como representante de Oberthur Fiduciaire S.A.S para, entre otras cosas, firmar el contrato N 327 que nos ocupa, se adjunta con oficio DAD-PRO de 31 de julio de 2014, el poder debidamente apostillado y una explicación de la Administración licitante que en lo que interesa indicó: Copia de los poderes especiales otorgados por Oberthur Fiduciaire S.A.S a la empresa Materiales Arte y Técnica S.A. debidamente apostillados. Copia del Estrato K Bis del Registro Mercantil y de Sociedades de la Secretaría Judicial del Tribunal de Comercio de París en donde se hace constar la capacidad legal del poderdante Nicolas Koutros en su condición Director General delegado, quien a la luz de la legislación francesa ostenta la capacidad suficiente para otorgar el poder especial en el punto 3. Análisis que fue realizado para el envío de la solicitud de refrendo del contrato que nos ocupa. De esa forma, estima este órgano contralor que la Administración ha verificado la representación con que cuenta el firmante, así como también la validez del otorgamiento del poder conforme la legislación pertinente. 10. En la cláusula segunda, se entiende que los billetes de mil colones tienen un sustrato de polímero y los de dos mil colones un sustrato de algodón. Lo anterior, considerando que en las especificaciones técnicas dadas a los oferentes Oberthur Fiduciaire S.A.S y a De la Rue International Limited, se requiere que se cotice tanto en polímero como en algodón (folios 007 y 50 del expediente administrativo propuesta de precios), por lo que en la oferta de precios de

6 6 Oberthur Fiduciaire S.A.S se cubrió ambos materiales (tomo de propuestas de precios, folio 161 y siguientes del expediente administrativo) y así fue adjudicado. De esa forma, se entiende la cláusula en esos términos, lo cual se confirma con lo indicado en el oficio DAD-PRO , que remitió el oficio DSF-TES que dispone: punto 3.1 Efectivamente se debe entender que los billetes de mil colones serán impresos en estrato de polímero mientras que los de dos mil colones en algodón 11. En relación con la cláusula quinta que prevé entregas parciales anticipadas en algunos casos y sus consecuentes pagos, esa administración indicó en oficio DSF-TES que: Esta cláusula tiene su origen en la necesidad de contar con un mecanismo que le permite el BCCR solicitar a la Contratista el envío de remesas de forma anticipada para atender situaciones contingentes, producto de un incremento imprevisto en la demanda de billete de las denominaciones a contratar. Siendo así, se trata de una previsión por parte de la Administración para que, de considerarlo necesario, solicitarle al contratista entregas parciales anticipadas, las cuales éste podrá atender según su posibilidad productiva. Es por ello que, dicha cláusula se entiende para efectos de ejecución en los términos referidos por la Administración, la cual se utilizará en forma motivada en el momento que se requiera. 12. En cuanto a la aplicación de las sanciones pecuniarias, cláusula sexta, se entiende que deberá respetarse los límites previstos en los artículos 47 y siguientes del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, para lo cual se reitera que el cobro de multas no puede llegar a superar el veinticinco por ciento del precio total adjudicado. Asimismo y en relación con la aplicación de la cláusula penal, se refrenda el contrato bajo el entendido de que, en caso de que durante la ejecución contractual se amerite la aplicación de esa sanción pecuniaria, deberá respetarse lo señalado por la Sala Constitucional en la resolución No del 15 de mayo del En relación con la cláusula décima segunda, de la garantía de duración de las fórmulas esa Administración informa a requerimiento de este órgano contralor y en oficio DSF-TES que: Estos plazos están basados en la información histórica del comportamiento en circulación para estas denominaciones. El caso particular de la denominación de mil colones, ostenta una mayor resistencia al deterioro. [ ] Dado que la denominación de mil colones en papel algodón, que circuló hasta el 2011, mostraba una vida útil que rondaba los 15 meses, se especificó para los nuevos billetes en polímero una vida útil de 36 meses, período que efectivamente recién cumplieron los billetes en polímero emitidos a partir de junio En cuanto a la durabilidad de los billetes de dos mil colones, siendo una baja denominación que utiliza mucho en sectores de la economía formal, la experiencia histórica y la reciente revelan que su vida útil se estima en 24 meses, tal y como se requirió en el contrato. Siendo que dicho aspecto ha sido una valoración incorporada al contrato, se deja bajo responsabilidad de la Administración las justificaciones de ese análisis conforme las necesidades y requerimientos del Banco.

7 7 14. En relación con la cláusula vigésima, debe entenderse sobre el inicio del contrato, que éste no podrá sobrepasar los quince días hábiles a partir del recibo del refrendo del contrato conforme los términos del artículo 192 del RLCA. Atentamente, Lic. Elard Gonzalo Ortega Pérez Gerente Asociado Licda. Berta María Chaves Abarca Fiscalizadora BMC/chc Ci: Archivo Central NI.14860, G: