C APÍTULO II FUNDAMENTOS M ETODOLÓGICOS DE LA INTEGRACIÓN Y PRODUCCIÓN DE FINANCIERA INFORMACIÓN

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1 C APÍTULO II FUNDAMENTOS M ETODOLÓGICOS DE LA INTEGRACIÓN Y PRODUCCIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA

2 CAPÍTULO II ÍNDICE A. INTRODUCCIÓN B. LA C ONTABILIDAD G UBERNAMENTAL COMO S ISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA C. E LEMENTOS B ÁSICOS DE UN SICG TRANSACCIONAL D. R EQUISITOS TÉCNICOS PARA EL D ISEÑO DE UN SICG E. M ATRIZ DE C ONVER SIÓN F. R EGISTROS C ONTABLES QUE NO S URGEN DE LA M ATRIZ DE C ONVER SIÓN G. E SQUEMA M ETODOLÓGICO GENERAL DE REGISTRO DE O PERACIONES DE E GRESOS DE O RIGEN P RESUPUESTARIO Y LA PRODUCCIÓN AUTOMÁTICA DE E STADO S DE INFORMACIÓN FINANCIERA H. C OMENTARIO FINAL II

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4 A. Intrducción. Cm se expus en el Capítul precedente, el sistema de cntabilidad de ls entes públics debe diseñarse y perar de acuerd cn las características técnicas definidas en ls artículs 19, 38, 40 y 41 de la Ley General de Cntabilidad Gubernamental, así cm en el Marc Cnceptual aprbad pr el CONAC, mismas que se señalan a cntinuación: Ser únic, unifrme e integradr; Integrar en frma autmática la peración cntable cn el ejercici presupuestari; Registrar en frma autmática y pr única vez las transaccines cntables y presupuestarias en ls mments cntables crrespndientes, a partir de ls prcess administrativ/financiers que las mtiven; Generar en tiemp real estads financiers y presupuestaris; Estar diseñad de frma tal que permita el prcesamient y generación de estads financiers mediante el us de las tecnlgías de la infrmación. L anterir implica que el SCG debe diseñarse siguiend criteris y métds cmunes, prpis de ls sistemas integrads de infrmación financiera, en tant que su peración deberá estar sprtada pr una herramienta tecnlógica cn la capacidad suficiente para cubrir tales requerimients. Baj dicha premisa, en este Capítul se establecen ls criteris generales y la metdlgía básica para diseñar un sistema de cntabilidad cn las mdalidades ya mencinadas, y se traza el camin que deben seguir quienes tendrán a su carg ls desarrlls funcinales e infrmátics respectivs. B. La Cntabilidad Gubernamental cm sistema integrad de infrmación financiera. En este apartad se muestra cm ejempl la metdlgía básica de diseñ y funcinamient de un SCG transaccinal para el ente públic Pder Ejecutiv (SICG-PE), ya sea de la Federación de las entidades federativas. Este, cn las adaptacines prcedentes, es válid para cualquier ente que desde el punt de vista del Sistema de Cuentas Nacinales crrespnda al Sectr Gbiern; es decir, que n sea de tip empresarial ni financier. La cntabilidad gubernamental baj el enfque de sistemas, debe registrar las transaccines que realizan ls entes públics identificand ls mments cntables y prducir estads de ejecución presupuestaria, cntables y ecnómics en tiemp real, cn base en la tería cntable, el marc cnceptual, ls pstulads básics y las nrmas nacinales e internacinales de infrmación financiera que sean aplicables en el Sectr Públic Mexican. El primer pas para el diseñ del Sistema de Cntabilidad Gubernamental (SCG) cnsiste en cncer ls requerimients de infrmación establecids en la legislación, ls slicitads pr ls centrs gubernamentales de decisión y ls que cadyuven a la transparencia fiscal y a la rendición de cuentas. L anterir permitirá establecer las salidas del sistema para, en función de ell, identificar ls dats de entrada y las bases de su prcesamient. Ls sistemas de infrmación se cnsideran cm integrads, cuand fusinan ls crrespndientes a cada área invlucrada y frman un sl sistema, a partir de la identificación de II-1

5 sus elements básics. Si las partes de un sistema están debidamente integradas, el ttal pera en frma más eficaz y eficiente que cóm l hacía la suma de las partes. N siempre es sencill diseñar un sistema integrad, ya que se deben fusinar subsistemas afectads pr diverss enfques, nrmas, principis y técnicas específicas. La integración de sistemas de infrmación financiera gubernamental es factible en la medida que las nrmas que regulan sus cmpnentes sean cherentes entre sí y que se den adecuadas respuestas técnicas para relacinar ls diferentes tips de infrmación (presupuestaria, cntable, ecnómica). La aprbación de la Ley de Cntabilidad, su ámbit de aplicación y cntenids cnceptuales, aunad a las atribucines que le trga al CONAC, aseguran la unifrmidad nrmativa y técnica del sistema. La Cntabilidad Gubernamental, rganizada cm sistema integrad de infrmación financiera, en función de una base de dats única y de acuerd cn ls prpósits ya enunciads, puede esquematizarse de la siguiente manera: ENTRADAS PROCESAMIENTO SALIDAS Transaccines -Registrs y estads del ejercici cn incidencia del presupuest de egress ecnómica - BASE DE DATOS y de la Ley de Ingress. financiera del -Librs, asients y estads ente públic de la Cntabilidad General - Estads Ecnómics TABLAS DEL SISTEMA C. Elements Básics de un SICG Transaccinal. Cn base en la metdlgía que aprtan la tería de sistemas y el enfque pr prcess para el diseñ y análisis de ls sistemas de infrmación de rganizacines cmplejas, a cntinuación se describen ls elements básics del Sistema Integrad de Cntabilidad Gubernamental (SICG), es decir sus prducts, entradas y metdlgía básica de prcesamient. Prducts (salidas) del SICG - PE El Sistema de Cntabilidad Gubernamental del Pder Ejecutiv -SICG -PE- prcesará infrmación derivada de la gestión financiera, pr l que sus prducts estarán siempre relacinads a ésta y deben cumplir cn ls mandats establecids al respect pr la Ley de Cntabilidad y las nrmas emitidas pr el CONAC, así cm satisfacer ls requerimients que frmulen ls usuaris de la misma para la tma de decisines y el ejercici de sus funcines. En tal cntext, el SICG debe permitir btener, en tiemp real y cm mínim, la infrmación y estads descrits en el Capítul anterir, de tip cntable, presupuestari, prgramátic y ecnómic, tant en frma analítica cm sintética. II-2

6 Centrs de registr (entradas) del SICG Pr "Centr de Registr" del SICG se entenderá a cada una de las áreas administrativas dnde curren las transaccines ecnómic/financieras y, pr l tant, desde dnde se intrducen dats al sistema en mments events previamente seleccinads de ls prcess administrativs crrespndientes. La intrducción de dats a la Cntabilidad Gubernamental, tal cm l señala la Ley de Cntabilidad, debe generarse autmáticamente y pr única vez a partir de dichs prcess administrativs de ls entes públics. En una primera etapa perarán en calidad de Centrs de Registrs del SICG, las unidades ejecutras de ls ingress, del gast y del financiamient y las ficinas centrales encargadas de ls sistemas de planeación de ls ingress, egress y crédit públic, así cm de la tesrería y cntabilidad. En una segunda etapa, deberán incrprarse al sistema las unidades respnsables de prgramas y pryects y ls bancs autrizads pr el Gbiern para perar cn fnds públics (recaudación y pags). Ls titulares de ls Centrs de Registr serán ls respnsables de la veracidad y prtunidad de la infrmación que incrpren al sistema. Para ell se establecen nrmas, prcedimients de cntrl intern, técnics y de seguridad. Las unidades de administración de cada ejecutr del gast tienen la respnsabilidad de planear, prgramar, presupuestar, en su cas establecer medidas para la administración interna, cntrl y evaluación de sus actividades que generen gast públic. También sn respnsables de prgramar, presupuestar, administrar y evaluar ls recurss humans, materiales y financiers que se asignan a ls ejecutres del gast, así cm crdinar la rendición de cuentas que cmpete a cada un de ells. Prcesamient de la Infrmación del SICG La visión del SICG que se presenta, tiene cm prpósit que la infrmación de interés financier administrativ de ls distints sistemas prcess prpis relacinads cn el mism, se integren en una base de dats única. Esta integración, en alguns cass puede realizarse directamente a partir de ls respectivs prcess y, en trs, mediante interfaces. La adecuada estructura, prcesamient y cntenid de la infrmación a incrprar a la base de dats del SICG, permitirá que se elabren a partir del registr únic de las transaccines en la frma más eficaz y eficiente psible, tdas las salidas de infrmación requeridas, incluidas las institucinales (dependencias) pr sistemas. De ser necesari, en las salidas que requieran las dependencias, ls prcess respectivs quedan reducids al desarrll de aplicativs adecuads para prducir autmáticamente y a partir de la infrmación existente en la base de dats central, ls estads que se requieran. La calidad del sistema de rganización y prcesamient de la infrmación del SICG que realicen ls experts en infrmática, es la que determina la eficacia y eficiencia cn la que se elabrarán sus prducts, entre ells, ls asients de la cntabilidad y ls librs respectivs en línea cn las transaccines que ls mtivan, así cm la prducción autmática de estads presupuestaris, financiers, ecnómics y sbre la gestión cnfiables, prtuns, unifrmes y prcedentes de una sla fuente para tds ls usuaris. II-3

7 Además, la rganización de la infrmación debe permitir que tds ls rganisms que intervienen en ls prcess relacinads cn la gestión financiera tengan acces a dicha base de dats en la medida que l requieran ya sea pr raznes funcinales cuand sean previamente autrizads para ell. Dichas raznes funcinales pueden derivarse de la necesidad de incrprar dats de sus prcess, cncer el estad de la gestión financiera de su área y el ejercici del presupuest a su carg, y btener infrmación para la tma de decisines prpias de su nivel. En el cas de las Oficialías Mayres equivalentes, estas últimas atribucines del sistema se deben extender a ls titulares de las unidades respnsables de prgramas y pryects. Esquema del Prces Básic de un SICG transaccinal. El siguiente esquema muestra gráficamente el fluj básic de infrmación en un S ICG-PE diseñad de acuerd cn las características expuestas. PROCESO BÁSICO DE UN SICG TRANSACCIONAL MODELO TIPO PARA: PODER EJECUTIVO DE LA FEDERACION Y ENTIDADES FEDERATIVAS CENTROS DE REGISTRO PROCESAMIENTO PRODUCTOS POLITICA HACENDARIA Y FISCAL POLITICA DE INGRESOS PRESUPUESTO DE EGRESOS SAT/DIRECCION GRAL DE RECAUDACIÓN CRÉDITO PÚBLICO/ FINANCIAMIENTO OFICIALÍAS MAYORES / SSA UNIDADES RESPONSABLES DE PROGRAMAS RAMOS GENERALES TESORERIA SAT/DGR SCG PE (TABLAS) ESTADOS DEL EJERCICIO DE: - LEY DE INGRESOS POR: - Administrativa - Rubr, Tip y Cncept - Ecnómica de Ingress -Tip de mneda - PRESUPUESTO DE EGRESOS POR: - Administrativa - Objet del Gast - Ecnómica del Gast - Funcinal del Gast - Prgramática de Egress - Fuente de Financiamient - Tip de Mneda ASIENTOS, LIBROS Y ESTADOS CONTABLES: - Estad de Actividades - Estad de Cambis en la Situación Financiera - Estad de Situación Financiera (Balance General) y sus auxiliares - Mvimients y Situación del Tesr - Cuentas pr Cbrar - Almacenes - Inventari de Bienes Muebles e Inmuebles - Cuentas pr Pagar - Estad Analític de la Deuda Pública - Pasivs Cntingentes - Estad de Variación de la Hacienda Pública CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL. BANCOS BANCOS *DGR: Dirección General de Recaudación equivalente ESTADOS ECONÓMICOS: - Estadísticas de las Finanzas Públicasdel P.E. -Sistema de Cuentas Nacinales - P.E. Tablas Básicas Las tablas básicas que se incrpran en la base de dats del SICG transaccinal del PE deben estar dispnibles y actualizadas permanentemente para el crrect registr de las peracines del ente, serán cm mínim, las siguientes: II-4

8 Plan de Cuentas (Lista de Cuentas). Clasificadres de Ingress pr Rubr, Tip, Clase y Cncept Clasificadres del Egres: Administrativ Funcinal Prgramátic Objet del Gast Tip del Gast Fuente de Financiamient Gegráfic Clasificadr de Bienes Tips de amrtización de bienes Clave (códigs) de Pryects y Prgramas de Inversión Catálg Únic de Beneficiaris y de sus Cuentas Bancarias Catálg de cuentas bancarias del ente Tablas del Sistema de Crédit Públic utilizadas cm auxiliares del SICG, tales cm: Títuls (Pr tip de deuda - interna y externa y pr nrma que autriza la emisión) Préstams ( Pr tip de deuda interna y externa - y pr cntrat) Persnal autrizad para generar infrmación Usuaris de la Infrmación Respnsables de ls Centrs de Registrs En la medida que se sistematicen ls prcess del Cicl Hacendari pdrá incluirse una tabla de events de cada un de ells. D. Requisits técnics para el diseñ de un SICG: Para desarrllar un SICG que cumpla cn las cndicines establecidas en la Ley de Cntabilidad y las nrmas emitidas pr el CONAC, se requieren bases nrmativas y prácticas perativas que aseguren l siguiente: II-5

9 1. Un Sistema de Cuentas Públicas que permita el acplamient autmátic de las cuentas presupuestarias y cntables, así cm de trs instruments técnics de apy, tal cm el Clasificadr de Bienes. 2. Una clara identificación y crrecta aplicación de ls mments básics de registr cntable (mments cntables) del ejercici de ls ingress y ls egress. 3. La utilización del mment del devengad cm eje central de la integración de las cuentas presupuestarias cn las cntables viceversa. D.1. Sistema de Cuentas Presupuestarias, Cntables y Ecnómicas, que permite su acplamient autmátic El Sistema de Cuentas Públicas de un ente públic deberá sustentarse en elements que favrezcan el acplamient autmátic de ls siguientes cnjunts: Clasificadres presupuestaris de ingress y gasts Plan de Cuentas (Lista de Cuentas). Cuentas Ecnómicas Catálg de Bienes Cartera de Prgramas y Pryects de Inversión Ls Clasificadres Presupuestaris de ingress y egress relacinads cn la integración autmática fuern emitids pr el CONAC, cuidand que ls misms respndan al mdel a cnstruir. Asimism, el Plan de Cuentas (Lista de Cuentas), aprbadas pr el CONAC, es cngruente cn el sistema en cnstrucción, except en ls cass de algunas cuentas que requieren su apertura a nivel de 5t. dígit. R espect a las Cuentas Ecnómicas, establecidas en el Sistema de Cuentas Nacinales (2008) y el Manual de Estadísticas de las Finanzas Públicas editad pr el FMI (2001), cuya validez es universal, debe preverse que a partir de las cuentas presupuestarias y cntables, elabradas baj el crrect registr de ls mments cntables, satisfagan en frma autmática las necesidades de infrmación básica requerida en la frmulación de tales cuentas. Pr su parte el Catálg de Bienes deberá cnfrmarse a partir del Clasificadr pr Objet del Gast (COG) ya armnizad cn la Lista de Cuentas. Ell representa la frma más expedita y eficiente de crdinar inventaris de bienes muebles e inmuebles valrizads cn cuentas cntables y de realizar una efectiva administración y cntrl de ls bienes muebles e inmuebles registrads. Igualmente debe señalarse la imprtancia de que este clasificadr esté asciad autmáticamente cn el Sistema de Clasificación Industrial de América del Nrte (SCIAN), para facilitar la preparación de la cntabilidad nacinal, actividad a carg del INEGI. Las claves de la Cartera de Prgramas y Pryects de Inversión deben permitir la interrelación autmática de las mismas cn las cuentas del COG y la Lista de Cuentas relacinadas cn la inversión pública, ya sea realizada pr cntrat pr administración. II-6

10 En resumen, para ls efects de la integración autmática entre las cuentas presupuestarias, cntables, clasificadr de bienes y la Cartera de Prgramas y Pryects de Inversión, debe existir una crrespndencia que tienda a ser biunívca entre las mismas y entre ellas y las estructuras de las Cuentas Ecnómicas referidas. R elación al PEF, la crrespndencia entre las cuentas presupuestarias de egress y las cntables se facilita, dad que el carácter ecnómic de las diversas transaccines mediante el us del clasificadr pr Tip del Gast, que frma parte de la Clave Presupuestaria, es intrducid al sistema cada vez que se registran aquéllas. El siguiente esquema muestra gráficamente las diferentes estructuras de cuentas que deben estar interrelacinadas en un SICG: D.2. Mments de Registr Cntable (Mments Cntables) del ejercici de ls Ingress y ls Egress. Cm ya se señaló en el Capítul previ, de la nrmatividad vigente (artícul 38 de la Ley de Cntabilidad), surge la bligación para tds ls entes públics de registrar ls mments cntables de ls ingress y egress que a cntinuación se señalan: Mments cntables de ls ingress. Estimad II-7

11 Mdificad Devengad Recaudad Mments cntables de ls egress. Aprbad Mdificad Cmprmetid Devengad Ejercid Pagad Asimism, en el Capítul precedente se hiz referencia a que el alcance de cada un de ls mments cntables referids están establecids en la Ley de Cntabilidad y, pr su parte, el CONAC ha emitid las nrmas y la metdlgía general para su crrecta aplicación. D.3. El devengad cm mment cntable clave para interrelacinar la infrmación presupuestaria cn la cntable Ls prcess administrativ-financiers que riginan ingress egress recncen en el mment cntable del devengad la etapa más relevante para el registr de sus transaccines financieras. El crrect registr de este mment cntable es cndición necesaria para la integración de ls registrs presupuestaris y cntables, así cm para prducir estads de ejecución presupuestaria, cntable y ecnómica cherentes y cnsistentes. Pr tr lad, la Ley de Cntabilidad establece en su artícul 19 que el SCG debe integrar en frma autmática el ejercici presupuestari cn la peración cntable, a partir de la utilización del gast devengad;, a l que crrespnde agregar que ell es válid también para el cas de ls ingress devengads. Ls dats de las cuentas presupuestarias y de la cntabilidad general, se interrelacinan en el mment en el cual se registra el devengad de las transaccines financieras del ente, según crrespnda. Cn anteriridad a su devengad, el registr de las transaccines sean éstas de ingress gasts, se realizan mediante cuentas de rden de tip presupuestari. En el mment de registr del devengad de las transaccines financieras, las mismas ya tienen incidencia en la situación patrimnial del ente públic, de ahí su imprtancia cntable; además de que desde el punt de vista legal, muestran la ejecución del presupuest de egress. Ls registrs presupuestaris prpiamente dichs, también suelen mstrar infrmación de tip administrativ, cm es el cas de la emisión de las cuenta pr liquidar certificada dcument equivalente, de impact patrimnial tal cm el cas de ls gasts pagads, per ell sól tiene pr bjet llevar ls registrs hasta su etapa final y facilitar la cmprensión y análisis de ls dats que aprtan ls respectivs estads. E. Matriz de Cnversión II-8

12 La matriz de cnversión de gasts es una tabla que tiene incrpradas las relacines autmáticas entre las cuentas de ls Clasificadres pr Objet del Gast y pr Tip del Gast cn las del Plan de Cuentas (Lista de Cuentas) de la cntabilidad. La tabla está prgramada para que al registrarse el devengad de una transacción presupuestaria de egress de acuerd cn ls referids clasificadres, identifique autmáticamente la cuenta de crédit a que crrespnde la peración y genere autmáticamente el asient cntable. En el cas de ls ingress, la tabla actúa en frma similar a la anterir, per cm l que se registra en el CRI es un crédit (ingres), la tabla identifica autmáticamente la cuenta de débit y genera el respectiv asient cntable. La matriz del pagad de egress relacina el medi de pag cn las cuentas del Plan de Cuentas (Lista de Cuentas; la cuenta del debe (carg) será la cuenta del haber (abn) del asient del devengad de egress y la cuenta del haber está definida pr el medi de pag (Bancs). La matriz de ingress percibids relacina el tip de ingres y el medi de percepción; la cuenta del carg identifican el tip de cbr realizad (ingress a bancs) y la de abn será la cuenta de carg del asient del devengad de ingress. Estas matrices hacen psible la prducción autmática de asients, librs y ls estads del ejercici de ls ingress y egress, así cm una parte sustancial de ls estads financiers y ecnómics requerids al SCG. F. Registrs cntables (asients) que n surgen de la matriz de cnversión Si bien la mayría de las transaccines a registrar en el Sistema de Cntabilidad Gubernamental tienen rigen presupuestari, una mínima prprción de las mismas n tienen tal prcedencia. Cm ejempl de peracines n riginadas en el presupuest, se distinguen las siguientes: Mvimient de almacenes Baja de bienes Bienes en cmdat Bienes cncesinads Anticips a Prveedres y Cntratistas Anticips a trs niveles de Gbiern Retencines Reintegrs de fnds Depreciación y amrtización Cnstitución de prvisines y reservas Cnstitución y repsición de fnds rtatris reintegrables Ajustes pr variación del tip de cambi II-9

13 Para cada un de ests cass, deben prepararse Guías Cntabilizadras específicas sbre la generación de ls asients cntables respectivs, indicand su prtunidad, dcument sprte y respnsable de intrducirl al sistema. G. Esquema metdlógic general de registr de las peracines de egress de rigen presupuestari y la prducción autmática de estads e infrmación financiera A cntinuación se presenta en frma esquemática el prces de prducción autmática del SCG, desde el mment que se registra una transacción relacinada cn ls egress hasta que se generan ls estads cntables y sbre el ejercici del presupuest de egress. II-10

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15 */ */ "La bligación establecida pr la LGCG es prducir estads e infrmes presupuestaris y prgramátics, sean ests derivads de ls registrs pr partida simple partida dble. En ningún mment la ley establece la bligatriedad de ls entes de llevar ls registrs de las peracines presupuestarias pr partida dble. La respnsabilidad de ls entes en ests cass, es asegurar la cnfiabilidad, veracidad y prtunidad de ls estads e infrmes generads". II-12

16 Esquema de Integración de ls Asients Cntables en la Cntabilidad Gubernamental H. COMENTARIO FINAL En el Capítul VII del presente Manual, se describe la finalidad, cntenid, estructura y frma de presentación de cada un de ls estads e infrmes cntables, presupuestaris, prgramátics y ecnómics, que generará autmáticamente el SICG. II-13