Caso de Éxito. Integrando CIOs, gerando conhecimento. DESPUÉS DE ADOPTAR EL EDI, SANCOR CONQUISTA AUTOMATIZACIÓN Y MAYOR VELOCIDAD EN SUS PROCESOS

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1 Caso de Éxito Integrando CIOs, gerando conhecimento. DESPUÉS DE ADOPTAR EL EDI, SANCOR CONQUISTA AUTOMATIZACIÓN Y MAYOR VELOCIDAD EN SUS PROCESOS

2 Perfil SanCor Cooperativas Unidas Limitada es la mayor cooperativa de Argentina, con 75 años de historia, procesa la leche suministrada por más de productores localizados principalmente en las cuencas lecheras de las provincias de Santa Fe, Córdoba y Buenos Aires. SanCor C.U.L. emplea a más de empleados y opera con 16 plantas industriales y otras dependencias comerciales ubicadas estratégicamente en distintos puntos del país. La Sociedad Cooperativa se encuentra entre las dos empresas lácteas más importantes y prestigiosas de la República Argentina, con una amplia y variada cartera de marcas y productos altamente reconocidos en cada uno de los segmentos de negocios en los que opera, los cuales a su vez tienen presencia en más de 30 países. Con su actividad, la Sociedad Cooperativa contribuye a crear valor y trabajo a lo largo del país y tiene un significativo impacto en las economías regionales donde se sitúan sus productores asociados y donde lleva adelante su actividad productiva. Sitio: Situación La Cantidad de órdenes de compra ingresadas a mano en SanCor era cercana a mensuales, el circuito totalmente manual consistía en: - Los supermercados remitían los pedidos por fax, y el Toma Pedidos de la empresa los ingresaban manual y descentralizadamente en 15 divisiones administrativo-comerciales. - El supermercado recibía su factura más la mercadería e ingresaba también manualmente un Informe o Nota de Recepción. - Se analizaban manualmente las diferencias entre la factura enviada y la Nota de Recepción del supermercado, generando una Nota de Crédito manual por la diferencia. - El supermercado enviaba un remito manual con el distribuidor por cada devolución y SanCor confeccionaba una Nota de Crédito manual. 02

3 Cadena Ordenes de compra Facturas (INVOICE) Notas de recepción (RECADV/REMADV) Remitos (RETANN) Total de documentos EDI Cantidad items Cantidad Items Cantidad Items Cantidad Items Cantidad Items INC 27, ,000 24, ,000 23, ,000 3,800 28,000 77, ,000 WAL MART 7,500 67,000 7,500 67,000 COTO 7, ,000 6,100 78,000 5,600 75,000 1,100 18,000 19, ,000 JUMBO 6,200 86,000 20, ,000 13,600 92,000 6,200 38,000 46, ,000 LIBERTAD S.A 1,000 15,600 1,000 15,600 DIA ARGENTINA S.A , ,000 ANONIMA 200 3,000 1,000 38,000 1,700 40, ,400 3,800 88,400 LA GENOVESA S.A 200 1, ,100 COOPERATIVA OBRERA ,300 15, ,300 1,000 3,800 2,620 22,420 49, ,020 52, ,000 44, ,300 13,000 95, ,120 1,628,520 Adicionalmente, la cantidad de créditos/facturas generadas a partir de la aplicación: - En forma automática por EDI: Cantidad de líneas: En forma manual por el sistema: Cantidad de líneas: Dentro de la organización, la cantidad de personas que utilizan el sistema en forma operativa: Son 266 usuarios que se conectan desde las sucursales de: Sunchales, Galvez, Rosario, Cordoba, Mar del Plata, Santa Fe, Tucumán, Bahía Blanca, Mendoza, Neuquen, CDAN y Chivilcoy. Cuando se dice que se ingresan en forma manual, hay que tener en cuenta que las facturas tienen varias hojas y líneas de productos, produciéndose demoras y errores en el procesamiento por parte del cliente (derivando a veces en una demora o diferencias en el pago). También genera demora en el procesamiento en SanCor el Informe de Recepción que generaba el cliente, necesitando tener personal haciendo tareas rutinarias. Aumento de la posibilidad que existan errores tanto de SanCor comzo del cliente. Solución Adopción del EDI EDI consiste en transmitir electrónicamente documentos comerciales y administrativos entre aplicaciones informáticas en un formato normalizado, de forma que la información entre las empresas pueda ser procesada sin intervención manual. En caso de SanCor, se contrató a una compañía ligada al sector de las telecomunicaciones haciendo como intermediario para enviar y recibir la información que las partes necesitan compartir. 03

4 El intercambio se realiza bajo estándares mundiales regulados por GS1. GS1, una organización internacional que administra el estándar mundial de codificación, encargada de asignar las estructuras estándares a cada documento comercial (factura, remito, informe de recepción) que se generaba en el circuito manual de facturación, recepción y devolución de mercadería. Granja de servidores (terminal server) S U P E R M E R C A D O S Envío de notas de recepción y remitos Ordenes de compra Sistema de procesamiento de información Desarrollado en Genexus Generación de NC/FC por diferencia Usuario de sucursales conectados en forma remota Portal de pedidos Envío de facturas Solicitud de facturación ERP El dibujo muestras los siguientes procesos: - Desarrollo propio en Genexus, para el procesamiento de las diferencias. - Bases de datos SQL, instalado en una granja de servidores TS para que las sucursales se conecten en forma remota. - Desarrollo propio en Genexus (para leer remitos y notas de recepción) e Integration Services (para enviar facturas). - Backupeado diario de la información. Para poner el proyecto en acción, fue necesario que, en el Departamento de Sistemas, el equipo de trabajo estuviera conformado por tres analistas funcionales, un especialista en Tecnología y de Seguridad y un administrador de cambios. La empresa recorrió a Planexware, como prestador del servicio (de envío de información entre las partes). 04

5 En Administración, las pruebas se hicieron con la coordinación de dos personas de la Casa Central de la empresa (Sunchales), con la participación de las sucursales de Buenos Aires (dos personas) y una persona de Sucursal Córdoba. De las 266 personas que utilizan el sistema, se incluyen personas del sector de Administración, Logística, Facturación y personas que hacen seguimiento de retorno de documentación. Para la realización del proyecto, no hubo la necesidad de comprar herramientas. La única inversión fue la contratación del servicio, por abono mensual a Planexware. No se compraron servidores ni otra herramienta, porque el proyecto consistió en reemplazar el origen de la carga del sistema de forma manual a automática. Las bases de datos y servidores para el almacenamiento de la información ya estaban en funcionamiento. El proyecto comenzó en el 2009, con invitación y reuniones con GS1, Planexware y algunas cadenas de supermercados que querían operar en el sistema EDI, a nivel de funcionarios de Administración, Comercio y Sistemas. En el 2010, en dos meses se implementó la primer cadena. Luego el proyecto se postergó y en 2013 en cinco meses se implementaron las cuatro cadenas restantes. La inversión necesaria para la ejecución del proyecto fue: costo inicial por start up por cada cadena implementada; contrato mensual por cantidad de documentos intercambiados; tiempo de las personas involucradas; y desarrollo propio. Beneficios Entre los beneficios logrados con la solución establecida por Sancor, se encuentran: - El volumen de documentos comerciales/administrativos intercambiados. Y el gran volumen de la automatización. Son comprobantes con líneas intercambiadas en forma mensual que dejaron de procesarse manualmente en SanCor y en el cliente. - Automatización de análisis y confirmación de las diferencias, enviando a stocks las devoluciones y diferencias que llegaron físicamente, o bien trasladando al operador comercial o concesionario responsable aquellas que son informadas por el supermercado, pero que no retornan físicamente. Créditos y facturas generados en forma automática por EDI: Cantidad de líneas: (mensual). 05

6 - Adicionalmente, este intercambio permite la contabilización de las notas de crédito de manera automática en ERP de la empresa, trabajo que antes se hacía manualmente, código a código. Este cambio en la manera de trabajar acorta los tiempos, los errores y reduce inmovilizaciones financieras. - Al reducir el factor humano en el ingreso y procesamiento de datos, se logran importantes aumentos de productividad. Los ahorros se logran a través de reducciones de costos asociadas con procesamiento de documentos, personal y las consecuencias de la disminución de errores en la información. - Veracidad de la información, permitiendo exponer la información en un Fideicomiso financiero que permite a SanCor obtener financiación. - Mayor velocidad en la transferencia de pedidos, envíos y facturas. Simplificación del proceso. - Saber que la Factura emitida está integrada en el sistema del cliente. - Una sola conexión sirve para enviar a todos los destinatarios y recibir de todos los remitentes. - Ambas partes se ven beneficiadas, tanto los clientes como SanCor. - No se requirió incorporación de personal para administrar un nuevo proyecto paralelo de SanCor de Venta Directa. Cantidad de comprobantes de Venta Directa , con líneas. Actualmente, son pocas las empresas en el país que tienen implementada esta solución. A partir de esta etapa, SanCor espera obtener con el proyecto los siguientes resultados: - Intercambio de órdenes de compra. La empresa espera crecer en 30 clientes. - Intercambio de notas de recepción, facturas y remitos, se espera crecer en dos clientes más, es decir, todos los que hay en el mercado que utilizan ésta metodología. - Actualmente, solo se están controlando cantidades, queremos implementar el análisis de diferencia de precios. - Intercambio de órdenes de pago electrónicas (notas débitos a supermercados, retenciones y aplicación de comprobantes). - Que todas las Notas de Crédito a éstos clientes se realicen por éste circuito (ajustes a procesos internos). - Que el cliente no emita más débitos y contabilice los créditos de la empresa. El ahorro para la empresa después de la realización del proyecto incluye: - Disminución trabajos operativos. - Simplificación tareas administrativas. 06

7 - Reducción del capital de trabajo requerido, por mejora en la rotación de cobranzas a los supermercados y, en su defecto a los distribuidores responsables: por facturas que el supermercado no recibía, y no se conocía el hecho hasta la emisión de la orden de pago; o créditos por diferencias de entrega que había que cobrar al distribuidor, y no se hacían porque no se conocía el estado de la factura hasta la orden de pago, si el distribuidor no retornaba la factura en tiempo. - Liberación de tiempos para nueva actividad de Venta Directa, intensiva en documentación, con operación sumamente atomizada. Cuéntanos! Este proyecto permitió dar un salto de productividad a la organización, integrándonos con clientes de gran volumen de operación. Operando con estándares internacionales y mayor automatización, se generaron beneficios para ambas partes, permitiendo redireccionar los tiempos de las personas a tareas de análisis y seguimiento de los verdaderos problemas de la operación. El trabajo comprometido e interdisciplinario dentro de la organización, más el aporte del proveedor y la apertura en los clientes, hizo posible que éste proyecto se hiciera realidad. EDI existe hace muchos años, y estaba esperando que tomemos ésos estándares para mejorar nuestros procesos. Con mucha dedicación, se comenzaron a vislumbrar los beneficios en éste primer paso, y planeamos ir más allá. Gabriel Torresi gerente de planeamiente y cordinación de SanCor 07