Anexo 8 Acta de acuerdos de Revisiones por la Dirección del SGC

Transcripción

1 Manual de la Calidad Código: Fecha de Entrada en Vigor: MMC-DI Página: 48 de 51 Anexo 8 Acta de acuerdos de Revisiones por la Dirección del SGC FECHA: SITIO: LUGAR: HORA: 20 de septiembre de Institucional. Escuela Normal de Tlalnepantla 12:00 hrs.

2 RELATORÍA: El Comité de Calidad Institucional realizó la Revisión por la Dirección del SGC, conforme a la siguiente agenda: 1. Registro de asistencia. 2. Resultados de auditorías. 3. Quejas y reclamaciones de los clientes. 4. Resultado de los objetivos y desempeño de los procesos, productos o servicios. Departamento de Control Escolar. Elaboración de Título Profesional Expedición de certificado de terminación de estudios. Expedición de acta de examen profesional. Expedición de boleta semestral. Expedición de constancia de estudios y/o con tira de materias. Expedición de credenciales o duplicado de credencial. Departamento de Recursos Financieros. Elaboración, control y seguimiento del plan presupuestal. Adquisiciones. Integración del informe financiero bimestral. Departamento de Recursos Humanos. Elaboración de plantilla de personal. Integración del expediente personal. Elaboración de reporte de inasistencia. 5. Estado de acciones correctivas y preventivas. 6. Acciones previas de seguimiento de las revisiones. 7. Cambios que pueden afectar al SGC. 8. Recomendaciones para la mejora continua. 9. Cumplimiento de requisitos normativos. 10. Comunicaciones internas o externas relevantes. 11. Cualquier otro asunto que tenga relación con el SGC. 12. Resultados de la revisión: Acuerdos para la eficacia del SGC y sus procesos. Acuerdos para la mejora del producto en relación a los requisitos del cliente. Acuerdos relativos a las necesidades de recursos. 1. REGISTRO DE ASISTENCIA: En reunión se realizó la Revisión por la Dirección del multisitio, con la agenda de trabajo que refiere el punto 5.6 de las normas ISO 9001:2008 con la participación y registro de asistencia del 100% de los integrantes del Comité de Calidad Institucional con 36 Directores de las Escuelas Normales Públicas del Estado de México (ENPEM) y la Subdirectora de Educación Normal, Dra. Susana Hernández Rodríguez, quien participó refiriendo el propósito de la reunión: Verificar el funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad que se opera en las 36 Escuelas Normales a partir de los resultados de la auditoría externa del 26 al 28 de octubre del año 2015 y de la auditoria interna efectuada los días 7,8 y 12 de septiembre de Con el objeto de precisar su adecuación y eficacia en torno a las oportunidades de mejora y precisar los cambios requeridos.

3 2. RESULTADOS DE LAS AUDITORÍAS: El multisitio realizó la auditoría externa del 26 al 28 de octubre del año 2015, logrando verificar los alcances del SGC con las 36 Escuelas Normales Públicas del Estado de México; emitiendo los siguientes resultados en el multisitio y en los sitios auditados directamente:

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6 3. QUEJAS Y RECLAMACIONES DE LOS CLIENTES: En la auditoría externa se evidenció la existencia de satisfacción a los clientes por los 36 sitios, cuestión que se expresa en las siguientes gráficas en los procesos de los Departamentos de Control Escolar, Recursos Humanos y Recursos Financieros:

7 En esta gráfica se identifica la satisfacción del cliente en un promedio porcentual del 99%, expresando los usuarios que de acuerdo a las necesidades del servicio profesional docente y la actual política educativa requieren tener su Certificado de Terminación de Estudios y Título Profesional de inmediato. Así mismo al analizar las encuestas de satisfacción en los procesos de Acta de Examen Profesional, Expedición de Boleta Semestral, Expedición de Constancia de Inscripción y la Expedición de Credencial; los usuarios expresan su visión y deseo de que los documentos que se les proporcionan sean de un material diferente, con mayor estética y grosor para su durabilidad. Los usuarios del servicio del Departamento de Recursos Humanos se encuentran satisfechos con la calidad en los procesos declarados: Elaboración de Reporte de Inasistencias, Integración de Expediente de Personal y Elaboración de Plantilla de Personal. En la gráfica se presenta de forma objetiva la satisfacción del cliente en el servicio de calidad que se oferta en los procesos de Elaboración, Control y Seguimiento del Plan Presupuestal Anual, Integración del Informe Financiero Bimestral y Adquisiciones; los cuales oferta en Departamento de

8 Resultados de Satisfacción del Cliente de acuerdo a la Auditoría Interna efectuada los días 7, 8 y 12 de Septiembre de 2016.

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10 4. RESULTADOS DE LOS OBJETIVOS Y DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS, PRODUCTOS O SERVICIOS: En la auditoría externa se manifestó el logro de los procesos, indicadores, temporalidad y hallazgos lo que consideró la empresa certificadora:

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13 Gráficamente se evidenció el logro de los objetivos cumpliendo con calidad; según la siguiente información: El cumplimiento es del 100% en los 6 procesos del Departamento de Control Escolar, a excepción del proceso de Expedición de Boleta Semestral que obtuvo un 99%: motivo por el cual existe el compromiso de sensibilizar a los usuarios de la importancia de la recepción oportuna de sus documentos. El logro total de los objetivos de la calidad en los procesos declarados en el Departamento de Recursos Humanos durante el Ciclo Escolar se alcanzó en un 100%. El alcance de los objetivos en el Proceso de Elaboración, Control y Seguimiento del Plan Presupuestal Anual a nivel multisitio fue de un 99.9% durante el Ciclo Escolar : identificando como mejora estar vigilante de las circunstancias temporales o extraordinarias a efecto de lograr en su totalidad en cada unas de las ENPEM. Respecto a la Integración del Informe Financiero Bimestral fue visible el logro de la calidad en un 100%, así como el alcance de un 99.4% de acuerdo a lo auditado en el proceso de Adquisiciones. Cabe precisar que en el rubro de Adquisiciones en torno a las necesidades prioritarias se tiene comprometido como objetivo de la calidad alcanzar un 80%, en el Ciclo Escolar a nivel multisitio se rebasó en un 19.4% adicional por lo que se aprecia un bono a nuestro Sistema de Gestión de la Calidad.

14 Concentrado de los Objetivos e Indicadores de la Auditoría Interna realizada los días 7,8 y 12 de Septiembre de 2016.

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16 5. ESTADO DE ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS: Los hallazgos obtenidos durante la auditoría interna efectuada los días 7, 8 y 12 de Septiembre de 2016 se presentaron ante los auditores externos; precisando el cierre de acciones correctivas. Acción correctiva culminada Acción correctiva en proceso Acción correctiva no atendida

17 Acción correctiva culminada Acción correctiva en proceso Acción correctiva no atendida 12/09/ /09/ /10/ /09/ /09/2016

18 21/ /09/ /09/ /09/ /09/ /10/ /11/ /11/2016

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20 Acción correctiva culminada Acción correctiva en proceso Acción correctiva no atendida Octubre /09/ /09/ /09/ /10/ /11/ /11/ /11/ /10/ /10/2016

21 06/10/ /09/ /09/ /09/ /09/ /11/ /10/ /10/2016

22 28/09/ /10/ /09/ /10/ /10/ /09/ /10/ /09/ /09/ /09/ /10/2016

23 21/10/ /10/ /10/ /10/ /10/ /07/ /07/2017

24 23/09/ /09/ /09/ /09/2016

25 Respecto a los hallazgos de incumplimiento o mejora detectados en la auditoría externa del mes de octubre se identificaron dos observaciones: Para la atención de estos hallazgos a continuación se integran dos acciones correctivas, motivo por el cual se presentan a continuación los formatos de acciones correctivas y su Plan de Mejora.

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33 6. ACCIONES PREVIAS DE SEGUIMIENTO DE LAS REVISIONES: Se mejoró la eficacia del SGC y de sus procesos: fortaleciendo en tiempo y forma la franja de competencia de cada sitio, considerando la matriz de competencia en todas las ENPEM Cada sitio remitió a la Subdirección de Educación Normal evidencias electrónicas para verificar el desarrollo de procesos, procedimientos y guías del SGC; atendiendo oportunamente debilidades y oportunidades de mejora, Se concretó en tiempo y forma el Plan de Mejora para superar el hallazgo detectado La Escuela Normal de Coacalco atendió el hallazgo identificado en la revisión respecto a las adquisiciones (7.4.3). el Se analizaron las seis Oportunidades de Mejora, emitidas por el auditor líder externo; ponderando la importancia en el Sistema de Gestión de la Calidad y los criterios de los siguientes aspectos que precisan de atención: 4.2.3, 4.2.4, 5.4.1, 5.5.1, 6.3 y Para la mejora del producto en relación a los requisitos del cliente: Se concretó un seguimiento a objetivos e indicadores considerando periodicidad y hallazgos desde los 12 procesos del SGC para impactar la calidad efectiva en los 36 sitios. Lo relativo a las necesidades de recursos: se efectúo en tiempo y forma por la Subdirección de Educación Normal, realizando los trámites para lograr obtener recursos financieros y atender las auditorías de mantenimiento. 7. CAMBIOS QUE PODRÍAN AFECTAR EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD: - Para concretar el SGC se realizará con el manejo de la Norma 9001:2015 cuestión que impactará el servicio de las ENPEM. - La automatización de los servicios del Departamento de Control Escolar está en proceso a través del SICEN (Sistema Integral de Control Escolar para las Escuelas Normales); ha sido una realidad durante el ciclo escolar Permanentemente se está integrando información del Departamento de Recursos Humanos a la plataforma del SISER (Sistema Automatizado para la entrega-recepción de unidades Administrativas).

34 8. RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA CONTINUA: Existen seis oportunidades de mejora, las cuales se consideraron: Requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad que se deben considerar y operar. - Se concretarán con mayor énfasis los perfiles de los miembros de las ENPEM con la matriz de competencia y franja de competencia correspondiente en cada sitio. Diseñará, desarrollará y evaluará un plan de mejora y capacitación para los dueños de proceso de nuevo ingreso. Considerando que el ambiente de trabajo es un elemento fundamental para ofertar un servicio de calidad se propiciará la mejora permanente, en las condiciones laborales de cada sitio, cuestión que se presentó al auditor líder para su verificación.

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36 Respecto a iluminación se vislumbra que 5 sitios requieren de cuidar este aspecto; no obstante el 96% cuenta con el adecuado servicio. La ventilación es un aspecto fundamental que el 96% de las ENPEM cuentan con el adecuado recurso. El 95% de los espacios de las oficinas son correctas, sólo el 5% de las ENPEM deben mejorar su infraestructura. Referente a la seguridad de oficinas es muy buena, sólo el 4% tendría que mejorar al respecto. La limpieza se lleva a cabo en las ENPEM, sin embargo se observa que un 5% requiere mayor atención. El mobiliario y equipo de oficina se satisface en su totalidad, no obstante en lo sitios el 5% desearía tener mejores condiciones. Concentrado de Ambiente de Trabajo por ENPEM

37 9. CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS NORMATIVOS: En la auditoría externa se verificó el cumplimiento al 100% de los aspectos de la normal NMX-CC-9001-IMNC-2008 (ISO 9001:2008). El Comité de Calidad Institucional y los Comités de cada ENPEM, logró eficientar la operatividad del manual del SGC, operando en tiempo y forma su normatividad. Por tal motivo será indispensable que el implementador líder e implementadores de sitio desarrollen su concreción, lo cual será supervisado por los RDEN en cada sitio y la RDI a nivel multisitio. 10. COMUNICACIONES INTERNAS O EXTERNAS RELEVANTES: La Subdirección de Educación Normal eficientó la comunicación de forma permanente por medio de oficios y circulares obteniendo información en tiempo y forma. Las reuniones con los Comités de Calidad Institucional es un recurso valioso para socializar la información en base a la mejora. Respecto a los sitios se logró una comunicación de calidad a través de encuestas, buzones, correos electrónicos, trípticos, convocatorias y reuniones, ponderando la satisfacción a sus clientes, desde el ámbito de cada departamento. Los DP de forma aleatoria y además permanente dan cuenta de la conformidad del servicio. La retroalimentación es oportuna porque mediante buzones electrónicos y físicos se obtiene información dando respuesta a sus inquietudes o reclamaciones, las cuales son recabadas por los RDEN, según el carácter. En reunión de comité de calidad cada 2 meses y en la Revisión por la Dirección se analizaron la tendencia y posible recurrencia de las necesidades y requerimientos; especificando la participación de DP a fin de concretar acciones correctivas o preventivas, según la circunstancia.

38 11. CUALQUIER OTRO ASUNTO QUE TENGA RELACIÓN CON EL SGC: La dinámica de cambios del personal directivo y docente ha sido recurrente, lo que motiva que se tenga que capacitar a los nuevos integrantes del Comité de Calidad Institucional lo que deberá efectuarse permanentemente en cada sitio y de forma especifica a nivel multisitio, atendiendo las necesidades del SGC. La recerficación será en el mes de febrero del año 2017, situación que precisa de la atención de todos los aspectos y hallazgos como resultado de la auditoría externa a realizarse los días 7,8 y 9 de octubre de 2016 La Norma 9001:2015 ha sido autorizada, lo que induce a que se implemente para continuar con el Sistema de Gestión de la Calidad. 12. ACUERDOS TOMADOS. ACUERDOS TOMADOS (señalar el responsable y fecha límite de cumplimiento): PARA LA MEJORA DE LA EFICACIA DEL SGC Y DE SUS PROCESOS: Acuerdo 1: Capacitar a los auditores internos (Auditores Líderes del Staff/permanente) Acuerdo 2: Dar seguimiento a la franja de competencias de cada institución (Implementadores internos y externo/permanente) Acuerdo 3: Unificar el instrumento para la revisión del ambiente de trabajo aplicado a cada institución (Staff del SGC de las ENPEM/ diciembre 2016) ACUERDOS TOMADOS (señalar el responsable y fecha límite de cumplimiento): PARA LA MEJORA DEL PRODUCTO EN RELACIÓN A LOS REQUISITOS DEL CLIENTE: Acuerdo 4: Capacitar a las diferentes figuras del SGC (Staff del SGC de las ENPEM/ permanente) RELATIVOS A LAS NECESIDADES DE RECURSOS: Acuerdo 5: Autorizar el pago para la auditoria externa (Subdirección de Educación Normal/ enero 2017). Siendo las 14:00 hrs., se da por concluida la reunión de Revisión por la Dirección