MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO GESTIÓN DE PROYECTOS E INVERSIÓN. Procedimiento para reajuste de valores de proyectos nuevos o cambio de su alcance

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3 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO PLANIFICACIÓN Y CONTROL GESTIÓN DE PROYECTOS E INVERSIÓN ESTRUCTURACIÓN DE PROYECTOS ÁREA RESPONSABLE DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y PROYECTOS VERSIÓN DEL DOCUMENTO 2.0 CÓDIGO 2. OBJETIVOS Verificar la alineación de un nuevo proyecto con el Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial y el Plan Estratégico Cantonal. Determinar las posibles fuentes de financiamiento para el proyecto nuevo. Normar las actividades a realizar para modificar el presupuesto aprobado, debido a las necesidades presentadas en el ejercicio presupuestario, originadas por subestimaciones, sobreestimaciones, inclusión de nuevos proyectos, gastos no previstos, reajustes por situaciones de emergencia y otras causas. Normar el procedimiento para el control de cambios en los proyectos planificados por el GAD Municipal del cantón Portoviejo, una vez autorizados por los niveles correspondientes. Servir de guía para completar la Ficha para autorización de Inicio o Cambio de 3. ALCANCE El presente Procedimiento aplica para todas las direcciones del Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón Portoviejo, que necesiten realizar una reprogramación presupuestaria o cambios en el alcance de sus proyectos o buscar financiamiento para uno nuevo. 4. BASE LEGAL * Código Orgánico De Organización Territorial, Autonomía y Descentralización (COOTAD): (Artículo 255 hasta 262) Art Reforma presupuestaria.- Una vez sancionado y aprobado el presupuesto sólo podrá ser reformado por alguno de los siguientes medios: traspasos, suplementos y reducciones de créditos. Estas operaciones se efectuarán de conformidad con lo previsto en las siguientes secciones de este Código. Art Traspasos.- El ejecutivo del gobierno autónomo descentralizado, de oficio o previo informe de la persona responsable de la unidad financiera, o a pedido de este funcionario, podrá autorizar traspasos de créditos disponibles dentro de una misma área, programa o subprograma, siempre que en el programa, subprograma o partida de que se tomen los fondos hayan disponibilidades suficientes, sea porque los respectivos gastos no se efectuaren en todo o en parte debido a causas imprevistas o porque se demuestre con el respectivo informe que existe excedente de disponibilidades. Los traspasos de un área a otra deberán ser autorizados por el legislativo del gobierno autónomo descentralizado, a petición del ejecutivo local, previo informe de la persona responsable de la unidad financiera. Página 3 de 24

4 Art Prohibiciones.- No podrán efectuarse traspasos en los casos que se indican a continuación: 1. Para egresos que hubieren sido negados por el legislativo del gobierno autónomo a no ser que se efectúe siguiendo el mismo trámite establecido para los suplementos de crédito relativos a nuevos servicios; 2. Para creación de nuevos cargos o aumentos de las asignaciones para sueldos constantes en el presupuesto, salvo en los casos previstos para atender inversiones originadas en nuevas competencias, adquisición de maquinarias para la ejecución de la obra pública u otras similares; 3. De programas que se hallen incluidos en planes generales o regionales de desarrollo; y. 4. De las partidas asignadas para el servicio de la deuda pública, a no ser que concurra alguno de estos hechos: a) Demostración de que ha existido exceso en la previsión presupuestaria; b) Que no se hayan emitido o no se vayan a emitir bonos correspondientes a empréstitos previstos en el presupuesto; o, c) Que no se hayan formalizado, ni se vayan a formalizar contratos de préstamos, para cuyo servicio se estableció la respectiva partida presupuestaria. Art Informe al legislativo.- El ejecutivo del gobierno autónomo descentralizado deberá informar al legislativo correspondiente, en la sesión más próxima, acerca de los traspasos que hubiere autorizado. Art Otorgamiento.- Los suplementos de créditos se clasificarán en: créditos adicionales para servicios considerados en el presupuesto y créditos para nuevos servicios no considerados en el presupuesto. Los suplementos de créditos no podrán significar en ningún caso disminución de las partidas constantes en el presupuesto. El otorgamiento de suplementos de créditos estará sujeto a las siguientes condiciones: a) Que las necesidades que se trata de satisfacer sean urgentes y no se las haya podido prever; b) Que no exista posibilidad de cumplirla ni mediante la partida de imprevistos, ni mediante traspasos de créditos; c) Que se creen nuevas fuentes de ingreso o se demuestre que las constantes en el presupuesto deben rendir más, sea por no habérselas estimado de manera suficiente o porque en comparación con el ejercicio o ejercicios anteriores se haya producido un aumento ponderado total de recaudaciones durante la ejecución del presupuesto y existan razones fundadas para esperar que dicho aumento se mantenga o incremente durante todo el ejercicio financiero; y, d) Que en ninguna forma se afecte con ello al volumen de egresos destinados al servicio de la deuda pública o a las inversiones. Art Solicitud.- Los suplementos de crédito serán solicitados al legislativo del gobierno autónomo descentralizado por el ejecutivo en el segundo semestre del ejercicio presupuestario, salvo situación de emergencia, previo informe de la persona responsable de la unidad financiera. Art Resolución.- Si en el curso del ejercicio financiero se comprobare que los ingresos efectivos tienden a ser inferiores a las cantidades asignadas en el presupuesto el legislativo del gobierno autónomo descentralizado, a petición del ejecutivo, y previo informe de la persona responsable de la unidad financiera, resolverá la reducción de las partidas de egresos que se estime convenientes, para mantener el equilibrio presupuestario. Art Consulta a los responsables de ejecución.-para efectuar las reducciones de créditos, el ejecutivo del gobierno autónomo descentralizado, consultará a los responsables de la ejecución de los programas o subprogramas afectados con esta medida, sobre las partidas que al disminuirse, afectan menos al adecuado desarrollo de las actividades programadas. Podrán también pedirles que determinen el orden de importancia y trascendencia de los programas o subprogramas, cuando la cuantía de las reducciones haga aconsejable la supresión de los mismos. 5. REGLAS INTERNAS a) Este procedimiento es de aplicación obligatoria para todos los servidores del GAD Portoviejo responsables elaborar documentos. El no cumplimiento por parte de los funcionarios responsables del control y la ejecución, será causal para la determinación de sanciones y responsabilidades en conformidad con las leyes y normas vigentes. b) Este procedimiento se encuentra sujeto a actualización permanente, con el propósito de incluir los cambios que se produzcan, como efecto de la actualización de las leyes, normas y/o políticas emitidas o las necesidades administrativas que surjan en el GAD Portoviejo. Página 4 de 24

5 6. DEFINICIONES - Actividad: Es la categoría programática de menor nivel cuya producción puede ser terminal, en el caso que contribuya parcialmente a la producción y provisión del programa o proyecto, o intermedia, si condiciona a otras actividades, programas o proyectos. - Clasificador Presupuestario: Es el elemento directriz del ordenamiento y organización de las asignaciones presupuestarias, que distingue el origen y fuente de los ingresos y el objeto de los gastos identificados según su naturaleza económica. El uso del Clasificador de Ingresos y Gastos es obligatorio para todas las instituciones y organismos del sector público no financiero. Su modificación o actualización corresponde al Ministerio de Economía y Finanzas. - Hito: Es un logro o entregable verificable en el transcurso del proyecto. El avance físico de los proyectos se mide a través del cumplimiento de hitos. - Partida Presupuestaria: Es la codificación en la cual quedan registrados los gastos e ingresos. - POA: Plan Operativo Anual - Presupuesto: Cálculo y negociación anticipada de los ingresos y egresos de una actividad económica durante un periodo, por lo general en forma anual. - Programa: El programa expresa el producto o grupo de productos, con característica final o terminal, que resultan del proceso de producción. - estratégicos: Conjunto de actividades que tiene como propósito fundamental, ampliar la capacidad productiva de un sector económico y social determinado, y que en el contexto de las prioridades definidas en la planeación, contribuye de una manera particularmente significativa para el logro de los objetivos y metas del programa correspondiente, dentro del marco de su propia estrategia. - operativos: Conjunto de actividades que tiene como propósito fundamental cumplir con la misión institucional, mediante el logro de los objetivos y metas programadas. - Reforma Presupuestaria: Se considerarán reformas presupuestarias las modificaciones en las asignaciones consignadas a los programas incluidos en los presupuestos aprobados que alteren los techos asignados, el destino de las asignaciones, su naturaleza económica, fuente de financiamiento o cualquier otra identificación de los componentes de la clave presupuestaria. - Reclasificación de partida presupuestaria: Se consideran a las modificaciones que se realicen en los ingresos y gastos al interior de un presupuesto, que no significan alteración del techo fijado en su aprobación y que correspondan a reajustes del monto de partida, dentro de una misma área, programa o subprograma. Página 5 de 24

6 - Reasignación de partida presupuestaria: Se consideran a aquellas modificaciones que se realicen en el presupuesto y que involucran la programación de un nuevo proyecto o cambio en su alcance (proyectos del plan de desarrollo o del causa efecto) e implica un reajuste de valores que correspondan únicamente a gasto de inversión o, que serán tomados de una misma u otra área, programa o subprograma. - SAFT: Sistema Administrativo Financiero Tributario - Sistema de Control de Trámites Municipales: Sistema informático del GAD Municipal del cantón Portoviejo en el cual se encuentran automatizados los procesos institucionales. - Traspaso de Crédito: Constituyen las modificaciones que se realicen en los ingresos y gastos al interior de un presupuesto pero que no significan alteración del techo fijado en su aprobación. 7. POLÍTICAS 7.1 El Alcalde autorizará la reforma presupuestaria por Traspaso de Crédito, siempre y cuando sea dentro de una misma área, programa o subprograma. 7.2 El Concejo Municipal autorizará la reforma presupuestaria por: Suplemento de Crédito; Reducción de Crédito; y, Traspaso de Crédito, cuando el traspaso se realice de un área a otra. 7.3 Para las Reprogramaciones Presupuestarias, se debe anexar el cuadro presupuestario establecido en el formato antes mencionado. 7.4 Los cambios en el presupuesto que correspondan a gasto corriente (partidas 5, 71 y 9), se enviarán directamente a la Dirección Financiera, sin aprobación de la Dirección Cantonal de Planificación, incluyendo un memo y el anexo del cuadro presupuestario. 7.5 La Dirección Financiera será la encargada de presentar al Alcalde todos los proyectos de reforma presupuestaria solicitados, quien a su vez comunicará o someterá a aprobación o conocimiento del Concejo Municipal, según corresponda. 7.6 La Dirección de Planificación Estratégica y será la única que apruebe los cambios de fechas de los hitos que se presentaron inicialmente en los cronogramas de los proyectos del GAD Municipal de Portoviejo 8. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD a) Responsables de la ejecución: Directores Municipales. b) Responsables del control: Alcalde, Directores Generales, Director General de Planificación, Director de Planificación Estratégica y, Director de Control de Gestión y Director Financiero. c) Distribución: Dirección Cantonal de Desarrollo Institucional distribuirá a toda la Institución mediante correo electrónico y el Coordinador de Procesos realizará la publicación en la Intranet del GAD Portoviejo. Página 6 de 24

7 9. PROCEDIMIENTOS 9.1 PROCEDIMIENTO PARA REAJUSTE DE VALORES DE PROYECTOS No Actividad Documento Responsable Analizar la creación o cambio del proyecto a analizarse. 1.- Si el proyecto corresponde a gasto corriente, Partidas (5, 71 y 9) (Anexo 3), se deberá solicitar la reclasificación presupuestaria directamente a la Dirección Financiera, siguiendo el flujo de Procedimiento de Reforma Presupuestaria (adjuntando un memo y el cuadro de anexo y ejecución presupuestaria) 2.- Si el proyecto corresponde a gasto de inversión, Partidas (73, 75, 84, 78) (Anexo 3), se deberá seguir el procedimiento para Inicio o Cambio de Proyecto descrito en este documento. Paso 2 Corresponde a gasto de inversión o gasto corriente? Gasto inversión Llenar el formato correspondiente. Este formato se encuentra disponible en la intranet del GAD, en la opción: Modelo de Gestión/Formatos de Planificación Estratégica/Informe para autorización de Inicio o Cambio de. Anexo 4 y Anexo 5. Ingresar el punto 1.- Información del Proyecto Ingresar el punto 5.- Anexo Presupuestario Ingresar el punto 6.- Ejecución Presupuestaria -Firmas Paso 3 Gasto corriente Llenar el formato de Informe para autorización de inicio o cambio de proyecto y solicitar la reclasificación presupuestaria directamente a la Dirección Financiera. Inicia Procedimiento de Reforma Presupuestaria Pasar a la Dirección Financiera. Recibe la solicitud y analiza la viabilidad y el tipo de financiamiento. Es viable? SI: Ingresar el punto 2.- Análisis Financiamiento Ingresar el punto 3.- Análisis Financiero - Firma Paso 4 NO: Devuelve a la Dirección Solicitante. Paso 1 4 Recibe el análisis y envía al Director Cantonal para aprobación Informe para autorización de Inicio o Cambio de Informe para autorización de Inicio o Cambio de Informe para autorización de Inicio o Cambio de Informe para autorización de Inicio o Cambio de Dirección o Empresa Solicitante Dirección o Empresa Solicitante Director Financiero Dirección o Empresa Solicitante Tiempo proceso Página 7 de 24

8 5 6 7 Revisa el informe Está de acuerdo? SI: Envía a la Dirección de Planificación Estratégica Paso 6 NO: Devuelve el Informe al solicitante Revisa el informe Está de acuerdo? SI: Envía a la Dirección Cantonal de Planificación para el Desarrollo Paso 7 NO: Devuelve el Informe al solicitante Firma el Informe y envía a la Dirección Financiera para iniciar el Procedimiento de Reforma Presupuestaria Informe para autorización de Inicio o Cambio de Informe para autorización de Inicio o Cambio de Informe para autorización de Inicio o Cambio de Director Cantonal o Gerente Director de Planificación Estratégica y Director Cantonal de Planificación para el Desarrollo FIN PROCESO 5 días 9.2 PROCEDIMIENTO PARA REQUERIMIENTO DE REFORMA PRESUPUESTARIA No Actividad Documento Responsable Recepta el memo de solicitud (Anexo 6) y el cuadro de anexo y ejecución presupuestaria Está de acuerdo? SI: Dispone al Coordinador de Presupuesto la elaboración del memorando dirigido al Alcalde. Paso 3 NO: Devuelve las observaciones a la Dirección o Gerente requiriente Elabora memorando dirigido al Alcalde, solicitando la aprobación de la reforma presupuestaria motivada con las reasignaciones presupuestarias tanto de débitos como de créditos entre partidas presupuestarias, siempre que en estas existan los fondos disponibles suficientes. Entrega el memorando en secretaría general. Reforma es por Reclasificación o Reasignación Presupuestaria? REASIGNACIÓN: Está de acuerdo? SI: Solicita al Secretario de Concejo se registre el punto para la siguiente Sesión de Concejo, para su revisión y aprobación. Paso 6 Memo y cuadros Informe para autorización de Inicio o Cambio de Reforma Presupuestaria Reforma Presupuestaria Director Financiero Director Financiero Coordinador de Presupuesto Alcalde Tiempo proceso 4 días Página 8 de 24

9 NO: Envía a Dir. Financiero observaciones o negación. RECLASIFICACIÓN Revisa y sumilla el memorando disponiendo la reforma presupuestaria (traspaso) al Director Financiero. Da conocimiento al Concejo Municipal en la próxima sesión. Paso 14 6 Ingresa en la orden del día de la próxima sesión de Concejo el punto de Reformas Presupuestarias. Reforma Presupuestaria Secretario del Concejo 7 Explica a los miembros del Concejo Municipal la reforma. Aprueba la reforma 8 Están de acuerdo? SI: Envía al Director Financiero, mediante correo electrónico, el resumen de la resolución de Sesión de Concejo, en donde 9 certifica la aprobación de la Reforma Presupuestaria por el Concejo Municipal. Paso 10 NO: FIN PROCESO a) Dispone al Coordinador de Presupuesto la actualización del presupuesto conforme a la Reforma Presupuestaria aprobada 10 b) Envía por correo electrónico a la Dir. Planificación y, al Dir. Contratación Pública, al Dir. de Control de Gestión, Dirección de Sostenibilidad y áreas involucradas los ajustes realizados al presupuesto. Reforma Presupuestaria Reforma Presupuestaria Reforma Presupuestaria Reforma Presupuestaria Alcalde Concejo Municipal Secretario del Concejo Director Financiero Jueves (Reunión de Concejo) 11 Actualiza el presupuesto conforme a la Reforma Presupuestaria aprobada, revisando todos los ítems y actualizando de acuerdo al Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos del Sector Público. Reforma Presupuestaria Coordinador de Presupuesto 12 Realiza las actualizaciones de POA en los sistemas correspondientes (SAFT). Reforma Presupuestaria Director de Control y Gestión 13 Ingresa en la orden del día de la próxima sesión de Concejo el punto de Reformas Presupuestarias. Reforma Presupuestaria Secretario de Concejo 14 Concejo conoce FIN PROCESO Reforma Presupuestaria Concejo Cantonal Jueves (Reunión de Concejo) FIN PROCESO 13 días Página 9 de 24

10 9.3 CAMBIO DE CRONOGRAMA DEL PROYECTO No. Actividad Documento Responsable Descarga la Ficha de Solicitud de Cambio en Formato 2: PRO-DPP y llena los campos requeridos en el documento. Adjunta la documentación pertinente que justifique su requerimiento. Revisa la ficha y analiza los cambios requeridos en el proyecto. Firma el documento. Revisa la solicitud de cambios en proyecto. Analiza la justificación del atraso o suspensión del proyecto. Si es un proyecto estratégico, debe estar previamente con la sumilla de autorización del Alcalde o la evidencia de que tiene conocimiento de la situación del mismo. Si es un proyecto operativo, analiza la variación del alcance y la viabilidad de lo solicitado. En caso de variar el monto del proyecto o de que se suspenda para agregar un nuevo proyecto, la ficha debe contar con el Informe para Autorización de Inicio de aprobado. Ficha de Solicitud de Cambio en Ficha de Solicitud de Cambio en Director / Gerente requirente Director Cantonal del Área requirente Director de Planificación Estratégica y Aprueba la solicitud de cambio y envía a la Dirección de Control para su registro y archivo. En caso de negar la solicitud, devolverla a la Dirección o Empresa requirente. 4 Registra las nuevas fechas en el sistema de control de proyectos. Solicita la actualización de la ficha del proyecto al Director/Gerente responsable del proyecto. Archiva el nuevo cronograma en el expediente del proyecto. Vela por el cumplimiento del nuevo cronograma aprobado del proyecto. Ficha de Solicitud de Cambio en Cronograma de Actividades y Director/Especialista de Control de Gestión 5 Responsable de Proyecto FIN Página 10 de 24

11 10. DIAGRAMAS DE FLUJO 10.1 PROCEDIMIENTO PARA REAJUSTE DE VALORES DE PROYECTOS Página 11 de 24

12 10.2 FLUJO DE PROCEDIMIENTO PARA REQUERIMIENTO DE REFORMA PRESUPUESTARIA Página 12 de 24

13 10.3 FLUJO DE PROCEDIMIENTO PARA CAMBIO DE CRONOGRAMA DEL PROYECTO Página 13 de 24

14 11. FORMATOS DE REGISTRO 11.1 Formato 1: -001 INFORME PARA AUTORIZACIÓN DE INICIO O CAMBIO DE PROYECTOS Solicitud N : Para: Fecha: 1.- Información del Proyecto Dependencia Solicitante: Nombre de Proyecto Objetivo Estratégico Componente PDOT Objetivo Específico PDOT Localización Justificación Objetivo General Objetivos Específicos Presupuesto de Inversión Fecha Inicio Ejecución del Proyecto: Tipo de Contratación Proyecto Nuevo Cambio de Alcance de un Proyecto Tiempo de ejecución Tipo de Procedimiento Contractual NOTA: En la Hoja 2 o 3 se encuentra el anexo presupuestario cuando aplica 2.- Análisis Financiamiento Tipo de Financiamiento Propuesta de Financiamiento: 3.- Análisis Financiero Índice Costo beneficio TIR VAN 4.- Firmas de Responsabilidad Elaborado por: Alineación a la Estrategia: Evaluación Financiera: Nombre DIRECTOR OPERATIVO SOLICITANTE Nombre DIRECTOR DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y PROYECTOS Nombre DIRECTOR FINANCIERO Revisado por: Pre- aprobado por: Aprobado por: Nombre DIRECTOR CANTONAL SOLICITANTE Nombre DIRECTOR CANTONAL DE PLANIFICACIÓN PARA EL DESARROLLO Ing. Agustín Casanova Cedeño ALCALDE DEL CANTÓN PORTOVIEJO Página 14 de 24

15 Nombre del proyecto Nombre de la Actividad # de partida 5.- ANEXO PRESUPUESTARIO Nombre de la Saldo partida Disponible Monto de incremento Monto de disminución Saldo Final Firma de responsabilidad TOTAL USD Actividad 6.- EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA Anticipo Enero 2018 Mes Monto Febrero 2018 Marzo 2018 Página 15 de 24

16 11.2 Formato 2: PRO-DPP Procedimiento para reajuste de valores de proyectos nuevos o cambio de su alcance Página 16 de 24

17 12. ANEXOS. ANEXO 1. SIGLAS DE LAS DIRECCIONES DEL GAD UNIDAD ORGANIZACIONAL ALCALDÍA COORDINACIÓN DE DESPACHO DE ALCALDÍA DIRECCIÓN DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y PODER POPULAR DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN Y MARKETING AUDITORIA INTERNA SECRETARIA DE GESTIÓN ESTRATÉGICA DIRECCIÓN DE ATRACCIÓN DE INVERSIONES Y COOPERACIÓN SECRETARIA GENERAL PROCURADURÍA SÍNDICA MUNICIPAL DIRECCIÓN CANTONAL DE DESARROLLO INSTITUCIONAL DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN DE DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO DIRECCIÓN DE DESARROLLO DE TECNOLOGÍA DIRECCIÓN FINANCIERA CONTABILIDAD PRESUPUESTO TESORERÍA COACTIVA DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN PÚBLICA DIRECCIÓN CANTONAL DE DESARROLLO TERRITORIAL SUBDIRECCIÓN CANTONAL DE INFRAESTRUCTURA PÚBLICA DIRECCIÓN DE ESTUDIOS Y PROYECTOS TÉCNICOS DIRECCIÓN DE OBRAS PÚBLICAS SUBDIRECCIÓN CANTONAL DE SERVICIOS PÚBLICOS DIRECCIÓN DE HIGIENE Y ASEO DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN, AVALÚOS, CATASTRO Y PERMISOS MUNICIPALES DIRECCIÓN DE COMISARIAS MUNICIPALES DIRECCIÓN DE CONTROL TERRITORIAL SUBDIRECCIÓN CANTONAL DE PLANIFICACIÓN URBANÍSTICA Y DEL ORDENAMIENTO TERRITORIAL DIRECCIÓN DE URBANISMO Y SOSTENIBILIDAD TERRITORIAL DIRECCIÓN DE RIESGOS Y AMBIENTE INFRAESTRUCTURA DE DATOS ESPACIALES DIRECCIÓN CANTONAL DE DESARROLLO SOCIAL DIRECCIÓN DE SALUD DE INCLUSIÓN SOCIAL DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN COMPLEMENTARIA Y DESARROLLO DEPORTIVO DIRECCIÓN CANTONAL DE DESARROLLO ECONÓMICO DIRECCIÓN DE DESARROLLO PRODUCTIVO DIRECCIÓN DE DESARROLLO TURÍSTICO DIRECCIÓN DE CULTURA Y PATRIMONIO DIRECCIÓN CANTONAL DE PLANIFICACIÓN PARA EL DESARROLLO DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y PROYECTOS DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN ESTADÍSTICAS Y ESTUDIOS SOCIOLÓGICOS DIRECCIÓN DE CONTROL DE GESTIÓN ABREVIACIÓN UNIDAD ORGANIZACIONAL ALC CDA DPCP DCM AUI SGE DINV SGR PSM DCDI DAD DDTH DDT DFIN CON PRE TES COA DCP DCDT SCIP DEPT DOP SCSP DHA DAV DCOM DCT SCPU DUST DRGA DIDE DCDS DSIS DEDP DCDE DDP DDT DCP DCPD DPEP DIES DCG Procedimiento para reajuste de valores de proyectos nuevos o cambio de su alcance Página 17 de 24

18 ANEXO 2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL PDOT ANEXO 3. CLASIFICADOR PRESUPUESTARIO DE INGRESOS Y GASTOS DEL SECTOR PÚBLICO GASTO CORRIENTE PARTIDA DESCRIPCIÓN 5 GASTOS EN PERSONAL Gastos por remuneraciones, salarios y otras obligaciones con personal a contrato y pasantías 9 APLICACIÓN DEL FINANCIAMIENTO Son recursos destinados al pago de la deuda pública, así como al rescate de títulos valores emitidos por entidades del sector público. Están conformados por la amortización de la deuda pública y los saldos de ejercicios anteriores. Su devengamiento produce contablemente modificaciones directas en la estructura patrimonial del Estado,que se evidencian en la disminución de sus obligaciones internas y externas. 71 GASTOS EN PERSONAL PARA INVERSIÓN Comprende las erogaciones por servicios prestados en programas sociales o inversión en obra pública. GASTO DE INVERSIÓN PARTIDA DESCRIPCIÓN 73 Servicios Básicos Correspondealosgastosporelconsumodeenergíaeléctrica,aguapotableyderiego,gas;pagoporserviciosdecorreo, y telecomunicaciones para la ejecución de programas y proyectos de inversión. 75 OBRAS PÚBLICAS Comprendenlosgastosparalasconstruccionespúblicasdebeneficiolocal,regionalonacionalcontratadasconterceras personas. Se incluyen las reparaciones y adecuaciones de tipo estructural. 78 TRANSFERENCIAS Y DONACIONES PARA INVERSIÓN Comprenden las subvenciones sin contraprestación, destinadas a proyectos y programas de inversión. 84 BIENES DE LARGA DURACIÓN Comprendelaadquisicióndebienesmuebles,inmuebleseintangibles,queseincorporanalapropiedadpública.Se incluyen los gastos que permiten prolongar la vida útil de los activos, mejorar su rendimiento o reconstruirlos. Procedimiento para reajuste de valores de proyectos nuevos o cambio de su alcance Página 18 de 24

19 ANEXO 4. INSTRUCCIONES PARA LLENAR EL INFORME PARA AUTORIZACIÓN DE INICIO O CAMBIO DE PROYECTOS Se debe tener en cuenta dos opciones: 1.- Si el proyecto corresponde a gasto corriente, Partidas (5, 71 y 9) (Anexo 3), se deberá solicitar la reclasificación presupuestaria directamente a la Dirección Financiera, siguiendo el flujo de Procedimiento de Reforma Presupuestaria. 2.- Si el proyecto corresponde a gasto de inversión, Partidas (73, 75, 84, 78) (Anexo 3), se deberá seguir el procedimiento para Inicio o Cambio de Proyecto descrito en este documento. El informe está dividido en cinco partes: 1) Información del Proyecto: en esta parte se describe información general relacionada al proyecto. 2) Análisis de Financiamiento: en esta sección se mencionan las fuentes de financiamiento del proyecto. 3) Análisis Financiero: en esta sección se emplean indicadores financieros para medir la rentabilidad del proyecto. 4) Anexo Presupuestario: en esta sección se especifican detalles de las reformas presupuestarias que se necesitarán realizar para asignar recursos al proyecto. 5) Ejecución Presupuestaria: en esta sección se especifican los desembolsos a realizarse de forma mensualizada, es decir la programación de la ejecución presupuestaria. 1).- INFORMACIÓN DEL PROYECTO La siguiente información debe ser completada por la dependencia solicitante: a) Solicitud N : XXXX (Año)-Siglas de la Dirección Operativa Solicitante (XXXX) (Ver Anexo)-001 (numeración consecutiva. En el Anexo se encontrará el listado de las Direcciones Operativas Solicitantes y sus siglas. b) Para: Nombre y Cargo del Director Cantonal de Planificación para el Desarrollo c) Fecha: Fecha de la solicitud d) Dependencia Solicitante.- Se refiere a la Dirección. Dependencia de donde nace la iniciativa o proyecto. e) Proyecto Nuevo o Cambio de Alcance de un Proyecto Existente.- Indicar si el proyecto presentado en este informe corresponde a un proyecto nuevo o corresponde al cambio de alcance de un proyecto existente (por ejemplo eliminación del proyecto). Si existe alguna duda sobre la categorización de los proyectos en las partidas, solicitar la pre-aprobación a la Dirección de Planificación Estratégica y, en forma verbal). f) Nombre del Proyecto.- Indicar el nombre del proyecto presentado. Si este proyecto está incluido en el POA 2018, los nombres deben coincidir en ambos documentos. g) Objetivo Estratégico.- Seleccionar el objetivo estratégico al cual este proyecto aporta. - Componente Territorial: Alcanzar la sostenibilidad territorial - Componente Económico: Expandir la demanda interna y externa - Componente Institucional: Alcanzar la sostenibilidad institucional - Componente Social: Ciudadanía de Calidad h) Componente PDOT.- Se refiere al componente del Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial del cantón Portoviejo al cual este proyecto aporta. Los componentes son: Ambiental Territorial Social Económico Institucional i) Objetivo Especifico PDOT.- Los objetivos específicos del PDOT se encuentran cargados en la intranet institucional del GAD Portoviejo. Los objetivos específicos se encuentran en el Anexo 2. j) Objetivo Especifico PDOT.- Los objetivos específicos del PDOT se encuentran cargados en la intranet institucional del GAD Portoviejo. Los objetivos específicos se encuentran en el Anexo 2. Procedimiento para reajuste de valores de proyectos nuevos o cambio de su alcance Página 19 de 24

20 k) Localización.- Especificar la ubicación donde se desarrollará el proyecto. l) Justificación.- Mencionar las razones del porque se va a realizar el proyecto. m) Objetivo General.- Indicar el objetivo general del proyecto. n) Objetivos Específicos.- Indicar los objetivos específicos del proyecto. o) Presupuesto de Inversión.- Indicar monto de inversión del proyecto. p) Tiempo de ejecución.- Indicar el tiempo de ejecución del proyecto en días. q) Fecha de inicio ejecución del proyecto.- Indicar la fecha estimada de inicio del proyecto. r) Tipo de contratación: Indicar el tipo de contratación (obra, bien, servicio, consultoría/estudios). - Bienes y Servicios Normalizados - Bienes y Servicios No Normalizados - Obras - Consultorías s) Tipo de procedimiento contractual: Indicar el tipo de procedimiento contractual (catálogo electrónico, menor cuantía, licitacion, lista corta, etc). 1. BIENES Y SERVICIOS NORMALIZADOS 1.1 Catálogo electrónico 1.2 Subasta inversa 1. 3 Ínfima cuantía 2. BIENES Y SERVICIOS NO NORMALIZADOS 2.1 Menor cuantía 2.2 Cotización 2. 3 Licitación 3. OBRAS 3.1 Menor Cuantía 3.2 Cotización 3.3 Licitación 3.4 Contratación integral por precio fijo 4. CONSULTORÍAS 4.1 Contratación Directa 4.2 Lista corta 4.3 Concurso público 2).- ANÁLISIS DE FINANCIAMIENTO.- Información relacionada a la forma de financiamiento del proyecto. a) Tipo de financiamiento.- La dependencia solicitante podrá proponer el tipo de financiamiento para la ejecución del proyecto. De no contar con una propuesta por parte de la dependencia solicitante, el Director de Sostenibilidad Institucional realizará las gestiones pertinentes para proponer posibles formas de financiamiento. b) Propuesta de financiamiento.- Sección en donde se indican las alternativas de financiamiento identificadas para el proyecto. 3).- ANÁLISIS FINANCIERO.- Indicadores financieros para medir la rentabilidad del proyecto. a) Índice Costo Beneficio.- Indicador financiero utilizado para medir la rentabilidad del proyecto b) TIR.- Tasa Interna de Retorno tasa de interés o rentabilidad que ofrece la inversión. c) VAN.- Valor Actual Neto - permite calcular el valor presente de un determinado número de flujos de caja futuros 4).- ANEXO PRESUPUESTARIO.- Esta sección se llenará únicamente cuando el tipo de financiamiento del proyecto es con recursos propios y se requiera realizar reclasificación. Lo realizará el Director de Sostenibilidad Institucional. a) Nombre del proyecto.- Nombre del proyecto tal como aparece en el POA (cuando se trate de proyectos existentes). El POA se encuentra cargado en el SAFT. Si se trata del nombre del proyecto nuevo, especificar su nombre tal como está en la primera sección del informe. b) Nombre de la actividad.- Nombre de la actividad tal como aparece en el POA. Para los proyectos nuevos, se deberá crear una actividad nueva. Procedimiento para reajuste de valores de proyectos nuevos o cambio de su alcance Página 20 de 24

21 c) Numero de partida.- Número de la partida tal como aparece en el POA. Para los proyectos nuevos, se deberá crear un número de partida nuevo (gestión de la dirección financiera). d) Nombre de la partida.- Nombre de la partida tal como aparece en el POA. Para los proyectos nuevos, se deberá crear un nombre de partida nuevo (gestión de la dirección financiera). e) Monto de incremento.- Se refiere al monto en que se incrementará la partida. f) Monto de disminución.- Se refiere al monto en que se disminuirá la partida. g) Firma de responsable.- Firmas de los directores operativos o Gerentes dueños de los proyectos y partidas presupuestarias. Los detalles de las partidas a ser reformadas se deberán incluir en esta sección. 5).- EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA.- En esta sección se especifican los desembolsos a realizarse de forma mensualizada (incluyendo monto de anticipo), es decir la programación de la ejecución presupuestaria. 6).- FIRMAS DE RESPONSABILIDAD.- Firmas de Responsabilidad Elaborado por: Alineación a la estrategia: Evaluación Financiera: Nombre DIRECTOR OPERATIVO SOLICITANTE Nombre DIRECTOR DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y PROYECTOS Nombre DIRECTOR FINANCIERO Revisado por: Pre- aprobado por: Aprobado por: Nombre DIRECTOR CANTONAL SOLICITANTE Nombre DIRECTOR CANTONAL DE PLANIFICACIÓN PARA EL DESARROLLO Ing. Agustín Casanova Cedeño ALCALDE DEL CANTÓN PORTOVIEJO Procedimiento para reajuste de valores de proyectos nuevos o cambio de su alcance Página 21 de 24

22 ANEXO 5. EJEMPLO DE INFORMES PARA AUTORIZACIÓN DE INICIO O CAMBIO DE PROYECTOS INFORME PARA AUTORIZACIÓN DE INICIO O CAMBIO DE PROYECTOS Solicitud N : 2018-DEPT-001 Para: Ing. Freddy Albán Cedeño Director Cantonal de Planificación para el Desarrollo Fecha: Lunes, 15 de enero de Información del Proyecto Dirección de Estudios y Proyecto Nuevo X Dependencia Solicitante: Técnicos Cambio de Alcance de un Proyecto Nombre de Proyecto PROYECTO REHABILITACIÓN DEL INGRESO AL TERMINAL TERRESTRE DE PORTOVIEJO Objetivo Estratégico Alcanzar la sostenibilidad territorial Componente PDOT Económico Desarrollar la economía urbana de Portoviejo como eje de innovación y diversificación Objetivo Específico PDOT productiva Localización Avenida 15 de Abril, Av. Del Ejército, Isidoro Lara y Calle Venezuela. El Terminal Terrestre como equipamiento urbano de la ciudad de Portoviejo, requiere de una urgente readecuación y remodelación en virtud del uso permanente que se le da Justificación en la actualidad. Ante esto y como parte de la premisa del GAD Municipal del Cantón Portoviejo en el ámbito de sus competencias, elaboró el proyecto de Rehabilitación del Ingreso del Terminal Terrestre del Cantón Portoviejo. Objetivo General Rehabilitación del ingreso al terminal terrestre de Portoviejo. Poner en funcionamiento el nuevo ingreso de la Terminal Terrestre de la Ciudad de Objetivos Específicos Portoviejo. Presupuesto de Inversión USD $71, (más IVA) Tiempo de ejecución 60 días Fecha Inicio Ejecución del Proyecto: 20 de Agosto de 2017 (tentativa) Tipo de Contratación Obra Tipo de Procedimiento Contractual Menor Cuantía NOTA: En la Hoja 2 o 3 se encuentra el anexo presupuestario cuando aplica 2.- Análisis Financiamiento Tipo de Financiamiento Crédito Proveedor Propuesta de Financiamiento: Ver anexo presupuestario 3.- Análisis Financiero Índice Costo beneficio N/A TIR N/A VAN N/A 4.- Firmas de Responsabilidad Elaborado por: Alineación a la Estrategia: Evaluación Financiera: Ramiro Pérez Acosta DIRECTOR DE ESTUDIOS Y PROYECTOS TÉCNICOS Soledad Naranjo Cárdenas DIRECTORA DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y PROYECTOS Javier Centeno Moreira DIRECTOR FINANCIERO Revisado por: Pre- aprobado por: Aprobado por: Carlos Lara Aguilar DIRECTOR CANTONAL DE DESARROLLO ECONÓMICO Freddy Albán Cedeño DIRECTOR CANTONAL DE PLANIFICACIÓN PARA EL DESARROLLO Ing. Agustin Casanova Cedeño ALCALDE DEL CANTÓN PORTOVIEJO Procedimiento para reajuste de valores de proyectos nuevos o cambio de su alcance Página 22 de 24

23 Nombre del proyecto Nombre de la Actividad # de partida 5- ANEXO PRESUPUESTARIO Nombre de la Saldo partida Disponible Monto de incremento Monto de disminución Saldo Final Firma de responsabilidad PROYECTOS DE OBRAS PÚBLICAS CON CREDITO A PROVEEDOR Crear nueva actividad: REHABILITACIÓN DEL INGRESO AL TERMINAL TERRESTRE DE PORTOVIEJO CONSTRUCCIÓN ESCALINATA EN EL CALLEJÓN II EN INTERSECCIÓN CON LA CALLE 26 DE MAYO B B DE URBANIZACIÓN Y EMBELLECIMIENTO - TERMINAL TERRESTRE (CRÉDITO PROVEEDOR) DE URBANIZACIÓN Y EMBELLECIMIENTO (CRÉDITO PROVEEDOR) $ 0.00 $ 80, $ 80, , $ 80, $ 99, TOTAL USD $ 80, $ 80, Gregory Franco Gerente de Portocomercio Xavier Solís Director de Obras Públicas Actividad REHABILITACIÓN DEL INGRESO AL TERMINAL TERRESTRE DE PORTOVIEJO 6.- EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA Anticipo Enero 2018 Mes Monto Febrero $80, Marzo 2018 Procedimiento para reajuste de valores de proyectos nuevos o cambio de su alcance Página 1 de 24

24 ANEXO 6. EJEMPLO DE MEMO ANEXO 7. CONTROL DE CAMBIOS N. Descripción de la modificación Fecha del cambio 1 Se aumentó el último objetivo y en el alcance 13 de marzo de se eliminó las Empresas En definiciones se aumentó la Reclasificación 13 de marzo de y Reasignación de partida presupuestaria Se eliminó la política 3 y en la Responsabilidad 13 de marzo de y Autoridad, se cambió en Difusión a la 2018 Dirección Cantonal de Desarrollo Institucional. 4 Se cambiaron las actividades del procedimiento de Reajuste de valores y de Reforma Presupuestaria 5 Se cambió el formato PRO-DPP y se añadieron todos los Anexos 13 de marzo de de marzo de 2018 Responsable del cambio Nancy Acevedo Nancy Acevedo Nancy Acevedo Nancy Acevedo Nancy Acevedo Procedimiento para reajuste de valores de proyectos nuevos o cambio de su alcance Página 24 de 24