GESTIÓN POR PROCESOS 1. APROBACION

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1 PROCESO: Ejecución Alternativas Solución PROCEDIMIENTO: Destrucción Medicamentos Página APROBACION NOMBRE CARGO FECHA FIRMA ELABORO VALIDO Héctor Javier Castro Cruz Carmen Marina Sánchez Salazar Responsable l Servicio Servicios APROBO Gilberto Rodríguez Daza Gerente 2. OBJETIVO Normalizar un procedimiento para realizar la strucción control especial y/o fiscalización a través l Fondo Nacional Ministerio la Protección Social, cuando se establezca la razón y justificación para la misma. 3. BASE LEGAL Ley Ley Por la cual se reglamenta el Sistema Nacional Seguridad Social Resolución l Fondo Nacional Estupefacientes. Por la cual se expin normas para el control, seguimiento y vigilancia la importación, exportación, procesamiento, síntesis, fabricación, distribución, dispensación, compra, venta, strucción y uso sustancias sometidas a fiscalización, o cualquier otro producto que las contengan y sobre aquellas que son Monopolio l Estado. 4. PUNTOS DE AUTO CONTROL - Llevar un control estricto sobre las Fechas Vencimiento, Condiciones, Estado y funcionamiento las s y los Medicamentos para evitar tener que realizar las strucciones los mismos - Verificar la razón y justificación para realizar la strucción los - Realizar la diferenciación entre los Medicamentos Control Especial y los que no lo son - Informar oportunamente a las autoridas competentes sobre la strucción los - Capacitación continua a los responsables cada una las s que componen el servicio. 5. ALCANCE 5.1 DESDE: El procedimiento inicia su ejecución en las s los Centros Atención ó en la Boga Central cuando el Responsable la misma solicita a su superior inmediato la strucción los 5.2 HASTA: El procedimiento termina su ejecución en la Subgerencia Administrativa y Financiera con el archivo los documentos que soportan la strucción los por parte la Administrativa y Financiera.

2 PROCESO: Ejecución Alternativas Solución PROCEDIMIENTO: Destrucción Medicamentos Página PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS ANEXO Control Fechas Vencimiento 7. CONTROL DE REGISTROS IDENTIFICACIÓN FRECUENCIA DE ALMACENAMIENTO CONSERVACIÓN RESPONSABLE ACCESO NOMBRE CODIGO GENERACIÓN SITIO AREA ACTIVO MUERTO Subgerencia Cuando se ejecute el Subgerencias Archivo Acta Reunión General Servicios procedimiento Gestión Resolución Baja General Formato Solicitud Destrucción Medicamentos l Fondo Nacional Estupefacientes. Nro. 1 2 Documento Externo 8. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES QUE DEBE Realizar la solicitud strucción Los se encuentran en los Centros Atención? FLUJO / RUTA INICIO A Cuando se ejecute el procedimiento Cuando se ejecute el procedimiento QUIEN LO DEBE Técnico Responsable la y Coordinador Centro Subgerencias Subgerencias Archivo Gestión Archivo Gestión COMO LO DEBE Subgerencia Servicios Subgerencia Servicios Solicitar al y Terapéutica con Comunicación interna acompañada Formato Devolución Medicamentos a Central a través l Responsable l Servicio, la Destrucción. Para la BC, la solicitud berá realizarla el Técnico la ; para el caso los Centros Atención la solicitud be ser realizada por el Responsable y el Coordinador mismo. Sí. Pasa a la actividad No. 3 No. Pasa a la actividad No. 5 DISPOSICION FINAL CUANDO LO DEBE Inmediatamente se tecte la necesidad strucción DOCUMENTO GENERADO Formato Devolución a Boga Central.

3 PROCESO: Ejecución Alternativas Solución PROCEDIMIENTO: Destrucción Medicamentos Página Enviar los a la Se Administrativa Recibir y almacenar los Citar al La información está correcta? A Coordinador Centro Atención Técnico Almacén Administrativo y Responsable l Servicio Enviar los a la Se Administrativa adjuntando el Formato Devolución a BC y comunicación interna Recibir los provenientes los Centros Atención y almacenarlos en cuarentena en el sitio dispuesto para tal fin, entregar documentación al Responsable l Servicio quien a su vez verificará y comunicará a Servicios. Citar mediante comunicación interna al. Sí. Pasa a la actividad No. 8 No. Pasa a la actividad No. 7 Inmediatamente se tecte la necesidad strucción Formato Devolución a Boga Central Comunicación interna 7 Enviar oficio al responsable solicitando aclaración Responsable Servicio l Enviar oficio al Coordinador l Centro Atención solicitando aclaración sobre la información consignada en el Formato Devolución a Boga Central. 8 9 Estudiar Solicitud Destrucción Medicamentos La justificación para la strucción es clara? Estudiar Formato Devolución a Central, verificando la razón y la justificación para la strucción. Para el Hospital Nazareth son razones para la strucción: 1.- Fecha Vencimiento; 2.- Estado l Medicamento y 3.- Comunicado Autoridad Competente. La justificación será sobre alguna las razones expuestas anteriormente. Sí. Pasa a la actividad No. 11 No. Pasa a la actividad No Remitir a la Subgerencia Administrativa y Financiera B Remitir a la Subgerencia Administrativa y Financiera para que se alante la respectiva investigación

4 PROCESO: Ejecución Alternativas Solución PROCEDIMIENTO: Destrucción Medicamentos Página Informar al Gerente sobre la cisión adoptada Expedir Acto Administrativo para la baja los Citar a la empresa que realiza la strucción La strucción será Control Especial? B Servicios Gerente Administrativo y Informar al Gerente mediante Comunicación Interna sobre la cisión adoptada por el, remitiendo copia l Acta respectiva. Expedir Acto Administrativo para la baja los, tomando como soporte el Acta l. Citar a la empresa que realiza la strucción. De acuerdo al valor la strucción terminar si se requiere realizar contrato ó se pue pagar por Caja Menor. Sí. Pasa a la a actividad No. 15 No. Pasa a la actividad No. 17 Comunicación interna Resolución Enviar Oficio al Fondo Nacional Ministerio Protección Social Reunir documentación correspondiente la Servicios Enviar Comunicación Oficial al Fondo Nacional Ministerio Protección Social, informando l procedimiento y solicitando un funcionario para la misma y anexando el Formato Solicitud Destrucción Medicamentos l Fondo Nacional Estupefacientes. SS Reunir el Formato Destrucción Medicamentos - Solicitud y Registro, Verificación la Justificación (Concepto l comité ó Resultado la Investigación Control Interno), Resolución Baja los Medicamentos, Oficio remitido al Fondo Nacional Estupefacientes y Contrato con la Empresa Destrucción. -Comunicación Oficial -Formato Solicitud Destrucción Medicamentos l Fondo Nacional Estupefacientes.(docu mento externo) 17 Preparar struir los a Técnico BC Organizar los según la forma farmacéutica para su strucción. 18 Realizar Destrucción la C Empresa Contratada Realizar la strucción.

5 PROCESO: Ejecución Alternativas Solución PROCEDIMIENTO: Destrucción Medicamentos Página Generar Acta Destrucción para anexar a la documentación anterior Archivar documentos los C FIN Administrativo y Generar Acta Destrucción UAE FNE para anexar a la documentación anterior, la cual be ser firmada por Gerente, Administrativo y, Funcionario l Fondo Nacional Estupefacientes (si está presente), responsable la empresa que realiza la strucción SS Archivar los documentos Acta strucción 9. IDENTIFICACION DEL RIESGO Nro. DEFINIR EL RIESGO A B C TOTAL 5 No realizar las verificaciones la razón y la justificación la strucción No informar al Gerente sobre la cisión adoptada por el No informar a la autoridad competente sobre la strucción los control especial Nro. NÚMERO DE RIESGO SEGÚN LA MATRIZ DE RIESGOS DEL HOSPITAL NAZARETH I NIVEL ESE A. EFECTO O IMPACTO. B. PROBABILIDAD DE OCURRENCIA C. GRADO DE CONTROL. CALIFICACION 5 ALTO 3 MEDIO 1 BAJO