Universidad. Yucatán

Universidad Autónoma de Yucatán Primera reunión para la revisión del Sistema de Gestión de la Calidad por parte de la alta dirección Mérida, Yucatán. Junio 01 de 2007

AGENDA Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad Seguimiento al plan de trabajo (actividades pendientes) Validación de la Política y Objetivos estratégicos de Calidad Planeación de la auditoria interna y de certificación Cambios que puedan afectar al Sistema de Gestión de la Calidad Recomendaciones para la mejora

Administración del Sistema de Gestión de la Calidad Tecnología de la información Revisión: 02 18 mayo 07 Clientes/ Proveedor MAPA DE PROCESO Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad Permanencia A P V H Clientes o Usuarios Egreso Selección de aspirantes Ingreso y titulación Entradas / Insumos Servicios bibliotecarios Salidas / Productos colección Catalogación Administración de recursos financieros materiales y humanos Adquisiciones

SELECCIÓN DE ASPIRANTES (Educación media superior y superior) Procedimiento para planear y registrar aspirantes. Preparar recursos humanos y materiales. Procedimiento para resguardar y administrar pruebas y seleccionar sustentantes. Publicación, revisión de resultados y generación de información.

INGRESO Matriculación de aspirantes seleccionados. Credencialización de los alumnos de la UADY.

PERMANENCIA Procedimiento para alimentar la base de datos.

SERVICIOS BIBLIOTECARIOS procedimiento para administrar el sistema bibliotecario. procedimiento para desarrollar colecciones documentales. procedimiento para organizar recursos documentales. procedimiento para prestar servicios de información al usuario. procedimiento para adquirir material bibliográfico.

EGRESO Y TITULACIÓN Procedimiento para emitir y validar certificaciones, títulos, diplomas y grados académicos.

TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Atención y soporte a usuarios. Gestionar las Tecnologías de Información e Infraestructura. Proveer soporte de tecnologías de información.

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS MATERIALES Y HUMANOS Procedimiento para adquirir equipo y consumibles de Presupuesto ordinario. Procedimiento para seleccionar y evaluar proveedores. Procedimiento para la elaboración del presupuesto anual de ingresos y egresos. Procedimiento para el control del ejercicio presupuestal. Procedimiento para la elaboración de informes financieros.

ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Control de documentos Control de registros Auditoria interna Acciones correctivas Acciones preventivas Control de producto no conforme

Política de Calidad La Universidad Autónoma de Yucatán es una institución que contribuye a la formación humana y profesional y la generación del conocimiento, mediante su función académica y la prestación de servicios educativos de calidad que satisfacen las necesidades y expectativas de sus usuarios, permitiendo, mayor acercamiento con la sociedad, eficacia, competitividad y la mejora continua de sus procesos internos como parte del buen funcionamiento de su sistema de gestión de la calidad para ser una Universidad con trascendencia social con presencia y reconocimiento local, regional y nacional.

PROCESO DE CERTIFICACIÓN EN ISO-9001-2000 PLAN DE TRABAJO Programa Quincenal I. REQUERIMIENTOS 1 Formalización del comité de calidad 2 Definición del alcance del sistema (Elaborar Mapa de Procesos) Realización y aplicación de encuestas de opinión (Medir la satisfacción de los 3 clientes) 4 Análisis y evaluación de los resultados de la evaluación II. CULTURA DE CALIDAD 5 Elaborar e implementar el programa de capacitación 2007 (procedimiento) 6 Medir la efectividad del proceso de capacitación 7 Capacitación en la aplicación de 5s + 1 8 Definir los objetivos y política de calidad 9 hacer el plan de difusión de objetivos y política de la calidad 10 Aplicar encuesta de clima laboral y analizar los datos 11 Técnicas de análisis para la solución de problemas III. DOCUMENTACIÓN Estandarizar la estructura de los documentos (procedimientos, instructivos y 12 registros). 13 Concluir la documentación de los procesos (proc. e instructivos) 14 Ajustar los procedimientos requeridos por la norma ISO 9001:2000 15 Documentar el proceso de compras 15 Documentar el proceso de compras bibliotecas 16 Ajustar el Manual de la Calidad Diseñar y/o modificar registros de control (requeridos por los procesos y la norma ISO 17 9001:2000) Implementar los documentos del SGC (de procesos y requeridos por la norma ISO 18 9001:2000 Definición de la competencia, responsabilidades y nivel de autoridad (Elaborar perfiles 19 de puestos conforme a la norma ISO 9001:2000) 20 Actualizar los expedientes de los trabajadores vs perfil de puestos Hacer programa de matto. preventivo de equipo involucrado para la operación de los 21 procesos V. MEJORA CONTINUA Abril Mayo Junio Julio Agosto Seguimiento 2-6 9-30 1-18 21-31 4-15 18-29 2-13 16-31 1-17 20-31 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Seguimiento Responsable 22 Medición y análisis del desempeño de los procesos (definición de indicadores) 23 Establecer acciones correctivas y preventivas 24 Llevar a cabo el análisis de datos 25 Implantar el control de los productos no conformes 26 Lleva a cabo primera reunión de revisión por la dirección Lleva a cabo segunda reunión de revisión por la dirección IV. AUDITORIAS DE CALIDAD 27 Actualización en la formación de auditores internos 28 Capacitación sobre cómo atender una auditoría 29 Realizar auditoría interna 02 30 Realizar ajustes al Sistema de Gestión de la Calidad 31 Revisión final por parte del asesor (auditoria interna 03) 32 Auditoría de certificación Nota: el cálculo de los tiempos puede variar en función del número de procesos a certificar y el número de personal a capacitar así mismo por el compromiso que muestre la alta dirección implementar el proceso. Actividad realizada Actividad en proceso Actividad que no se ha realizado

Interpretación de la Política de Calidad L a U n i v e r s i d a d A u t ó n o m a d e Y u c a t á n : F o r m a c i ó n d e c a p i t a l h u m a n o : P r e s t a c i ó n d e s e r v i c i o s e d u c a t i v o s : U s u a r i o s : M a y o r a c e r c a m i e n t o c o n l a s o c i e d a d : E f i c a c i a : M e j o r a c o n t i n u a : P r o c e s o s : S o m o s t o d a l a c o m u n i d a d u n i v e r s i t a r i a ( p e r s o n a l a c a d é m i c o y a d m i n i s t r a t i v o ). N o s r e f e r i m o s a l a f o r m a c i ó n i n t e g r a l y h u m a n i s t a d e p e r s o n a s, c o n c a r á c t e r p r o f e s i o n a l y c i e n t í f i c o ( f o r m a c i ó n d e e g r e s a d o s ). S o n t o d o s l o s s e r v i c i o s d e í n d o l e a d m i n i s t r a t i v o y a c a d é m i c o q u e o f r e c e l a U n i v e r s i d a d, p o r e j e m p l o l o s s e r v i c i o s b i b l i o t e c a r i o s, l o s d e c o n t r o l e s c o l a r, e n t r e o t r o s. s a t i s f a c e r l a s n e c e s i d a d e s y e x p e c t a t i v a s d e a l u m n o s, d e l p e r s o n a l y d e l o s d i v e r s o s s e c t o r e s d e l a s o c i e d a d r e g i o n a l y n a c i o n a l. M a y o r a p e r t u r a e n l a o f e r t a d e s e r v i c i o s d e t o d o s l o s c a m p o s d e l c o n o c i m i e n t o y a t o d o s l o s s e c t o r e s d e l a s o c i e d a d. E x t e n s i ó n e n l a q u e s e r e a l i z a n l a s a c t i v i d a d e s p l a n e a d a s y s e a l c a n z a n l o s r e s u l t a d o s p l a n e a d o s. A c t i v i d a d r e c u r r e n t e p a r a a u m e n t a r l a c a p a c i d a d p a r a c u m p l i r c o n l o s r e q u i s i t o s e s t a b l e c i d o s e n l a p r e s t a c i ó n d e n u e s t r o s s e r v i c i o s. P r o c e s o d e f i n e c o m o c o n j u n t o d e a c t i v i d a d e s m u t u a m e n t e r e l a c i o n a d a s o q u e i n t e r a c t ú a n, l a s c u a l e s t r a n s f o r m a n e l e m e n t o s d e e n t r a d a e n r e s u l t a d o s. L o s p r o c e s o q u e f o r m a n p a r t e d e l s i s t e m a d e g e s t i ó n d e l a c a l i d a d d e l a U A D Y s o n : S e l e c c i ó n d e a s p i r a n t e s I n g r e s o P e r m a n e n c i a E g r e s o y t i t u l a c i ó n S e r v i c i o s b i b l i o t e c a r i o s o C o l e c c i ó n o C a t a l o g a c i ó n T e c n o l o g í a d e l a i n f o r m a c i ó n A d m i n i s t r a c i ó n d e r e c u r s o s f i n a n c i e r o s m a t e r i a l e s y h u m a n o s U n i v e r s i d a d c o n t r a s c e n d e n c i a s o c i a l :

Objetivos estratégicos de Calidad Implementar y consolidar el Sistema de Gestión de la Calidad en el área central y en las Unidades Académicas de la UADY. Incrementar la satisfacción de los usuarios semestralmente en las dependencias que se implemente. Incrementar la presencia y pertinencia de la UADY a nivel local, regional y nacional. Promover e incrementar la cultura de la autoevaluación y seguimiento del desempeño de los procesos.

Planeación de la auditoria interna Programa de Auditorias - Tiene como objetivo establecer las auditorias que se llevarán a cabo para verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la Norma ISO 9001:2000 y de los establecidos en los documentos que forman parte de los procesos, así como para establecer el grado de madurez del Sistema de Gestión de la Calidad. Plan de Auditorías - Tiene como objetivo verificar el cumplimiento de los requisitos de la Norma ISO 9001:2000, así como establecer la agenda a seguir durante el proceso de auditoria.

Programa de Auditorias PERIODO: Segundo Semestre del 2007. FECHA DE ELABORACIÓN: 30 de mayo 2007. OBJETIVO: Verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la norma ISO 9001:2000, para obtener la certificación de los procesos administrativos que se llevan a cabo en el área central de la UADY. Así como revisar el cumplimiento a los documentos vigentes (procedimientos, instructivos, entre otros) para identificar áreas de oportunidad que contribuyan a la mejora del Sistema de Gestión de la Calidad. AUDITOR LIDER: Carmen Díaz Novelo

NÚMERO Y TIPO DE AUDITORÍA OBJETIVO ESPECÍFICO ALCANCE CRITERIOS DE AUDITORÍA JUSTIFICACIÓN FECHA DE REALIZACIÓN Auditoria 01 Interna Verificar el cumplimiento con los requisitos de la Norma ISO 9001: 2000, y de los establecidos en los documentos que forman parte del alcance del sistema de gestión de la calidad. Involucra a todos los procesos que forman parte del sistema de gestión de la calidad. Selección de aspirantes Ingreso Permanencia Egreso y titulación Servicios bibliotecarios Colección Catalogación Tecnología de la información Administración de recursos financieros materiales y humanos Cláusulas de la Norma ISO 9001: 2000 y los documentos que forman parte de los procesos del sistema de calidad. Cumplir con lo establecido en la cláusula 8.2.2 de la norma ISO 9001: 2000. 18 al 22 de junio (depende de la documentación completa del Sistema de Calidad) Auditoria certificación de Verificar el cumplimiento del SGC con todos los requisitos de la Norma ISO 9001:2000. Involucra a todos los procesos que forman parte del sistema de gestión de la calidad de la UADY Cláusulas de la Norma ISO 9001:2000 Auditoria de tercera parte para obtener el certificado de la calidad conforme a la norma ISO 9001: 2000 23 al 27 de julio (Por confirmar con organismo certificador)

NÚMERO Y TIPO DE AUDITORÍA OBJETIVO ESPECÍFICO ALCANCE CRITERIOS DE AUDITORÍA JUSTIFICACIÓN FECHA DE REALIZACIÓN Auditoria Interna 02 Verificar el cumplimiento con los requisitos de la Norma ISO 9001: 2000, y de los establecidos en los documentos que forman parte del alcance del sistema de gestión de la calidad. Involucra a los procesos conforme al estado e importancia de los mismos y que formen parte del sistema de gestión de la calidad. Cláusulas de la Norma ISO 9001: 2000 y los documentos que forman parte de los procesos del sistema de calidad. Dar cumplimiento con las políticas establecidas en el procedimiento para llevar a cabo las auditorias internas Diciembre del 2007.

Plan de la Próxima Auditoria Interna que se llevará a cabo del 18 al 22 de junio. OBJETIVO: Verificar el cumplimiento con los requisitos de la Norma ISO 9001: 2000, y de los establecidos en los documentos que forman parte del alcance del sistema de gestión de la calidad. así como establecer la agenda a seguir durante el proceso de auditoria. ALCANCE DE LA AUDITORIA: Involucra a todos los procesos que forman parte del Sistema de Gestión de la Calidad

NOMBRE DEL PRO CES O ELEMENTO DE LA NORMA ISO 9001:200 0 RESPONSABL E L 1 M 1 8 M 2 DÍAS PROGRAMA DOS 9 J 2 0 V 2 1 2 AUDITOR CÓDIGO DOCUMENTOS A AUDITAR FECHA DE REA LIZA CIÓ N Selección de aspir ante s Ingreso Permanenci a 4.1, 4.2.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4.1, 5.4.2, 5.5.1, 5.5.3, 6.1, 6.2.1, 6.2.2, 6.3, 6.4, 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 7.6, 8.1,8.2.1, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5.1 y 8.5.3. Nota: aplican a todos los procesos Director General de desarrol lo academi co Coordinador general de servicio s escolare s Coordinador general de servicio s escolare s X Luis Jorge Gómez P-DGDA- CGES- 01 P-DGDA- CGES- 02 P-DGDA- CGES- 03 P-DGDA- CGES- 04 X Ligia Ancona P-SG-CGSE- 01 P-SG-CGSE- 02 X Rosa González Dominguez P-SG-CGSE- 03 1. Planear y registrar aspirantes 2. Preparar recursos humanos y materiales 3. Resguardar, administrar pruebas y determinar seleccionados 4. Publicar, revisar resultados y generar reportes 1. Matriculación de aspirantes seleccionados. 2. Credencializaci ón de los alumnos de la UADY 1. Procedimiento para alimentar la base de datos.

Egreso y titulación Coordinador general de servicios escolares X Olga C H P-SG-CGSE- 04 1.Procedimiento parea validar y emitir certificados, títulos, diplomas y grados académicos. Tecnología CATI X Silvia Medina P-SG-CATI- 1.Atención y soporte de la Campoy información 01 P-SG-CATI- 02 P-SG-CATI- 03 a usuarios. 2.Gestionar las Tecnologías de Información e Infraestructura. 3.Proveer soporte de tecnologías de información.

Administraci ón de recursos financieros materiales y humanos Diractor General de Finanzas X Armando Burgos Amaya Graciela Pastrana Eduardo Ruz P-DGF- CGDF-01 P-DGF- CGDF-02 P-DGF- CGDF-03 P-DGF- CGDF-04 P-DGF- CGDF-05 P-DGF- CGDF-06 1.Adquisición de consumibles y equipos de presupuesto ordinario. 2.Selección y evaluación de proveedores. 3.Elaboración del presupuesto anual. 4.Control del ingreso y del ejercicio presupuestal. 5.Elaboración de informes financieros. 6.Capacitación al personal administrativo y manual Administraci ón del sistema de gestión de la calidad CGPEGI x Carlos Allier P-CGPEGI- CC-01 P-CGPEGI- CC-02 P-CGPEGI- CC-03 P-CGPEGI- CC-04 P-CGPEGI- CC-05 P-CGPEGI- CC-06 1.Acciones preventivas 2.Acciones correctivas 3.Auditoria interna 4.Control de producto no conforme 5.Control de registros 6.Control de documentos

Servicios bibliotecario s Colección Catalogació n Coordinador del Sistema Bibliotecario x x Brenda Gómez (Biblioteca central y arquitectura) P-DGDA- CSB-01 P-DGDA- CSB-02 P-DGDA- CSB-03 P-DGDA- CSB-04 P-DGDA- CSB-05 P-DGDA- CSB-06 1.procedimiento para administrar el sistema bibliotecario. 2.procedimiento para desarrollar colecciones documentales. 3.procedimiento para organizar recursos documentales. 4.procedimiento para prestar servicios de información al usuario. 5.procedimiento para formar usuarios con habilidades informativas. 6.procedimiento para adquirir material bibliográfico.

x x Ricardo Polanco alamilla (Bibliotecas de derecho y psicología) x x Edith coello Bibliotecas prepa 1 y quimica x x Oyuki Loo collí Biblioteca de contaduría y biblioteca de ingeniería y ciencias exactas x x María Ortega Horta Prepa 2 y biblioteca de la salud x x Carmen Díaz Ingeniería Química y Biológicas x María Ortega Horta Biblioteca Cirsociales x Carlos Allier Biblioteca de tizimín

Recomendaciones para la mejora