15 MAY 201 1 de15 TABLA DE CONTENIDO 1 OBJETIVO... 2 2 ALCANCE... 2 RESPONSABLE... 2 4 DEFINICIONES... 2 5 RECOMENDACIONES... 6 COPIAS DE SEGURIDAD... 7 ETAPAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS... 4 7.1 Estructura de la documentación del SGC de la empresa... 4 7.2 Elaboración de documentos... 4 7. Revisión de documentos... 5 7.4 Identificación de documentos... 5 7.5 Aprobación de documentos:... 6 7.6 Distribución de documentos... 6 7.7 Divulgación de documentos... 6 7.8 Modificación de documentos... 6 7.8.1 Pautas para la elaboración y/o edición de documentos... 7 a) Parámetros:... 7 b) Encabezado... 8 c) Pie de página... 9 d) Nivel 1: Manual de Calidad... 10 e) Nivel 2 y : Procedimientos, Instructivos y Manuales... 10 f) Ficha Técnica de proceso o Caracterización de Proceso... 11 g) Nivel 4: Formatos... 11 h) Otros Documentos... 12 7.9 Control de documentos... 12 7.10 Consulta de documentos... 12 7.11 Actualización del Listado Maestro de documentos y normograma... 1 7.12 Control y distribución de documentos externos... 1 ANEXO A. Modelo Operativo Estándar para elaboración de Procedimientos e instructivos... 14 ANEXO B. Convenciones para los diagramas de flujo... 15
15 MAY 201 2 de15 1 OBJETIVO Establecer los parámetros para la elaboración, revisión, actualización, aprobación, manejo, divulgación y eliminación de los documentos del sistema de gestión de EMPOPASTO S.A. E.S.P. 2 ALCANCE Este procedimiento aplica para todos los documentos producidos y aprobados por el sistema de gestión de calidad de la empresa. Comprende la identificación del documento, creación, modificación, incorporación, publicación, divulgación y eliminación de los mismos. RESPONSABLE El líder del proceso Mejoramiento Continuo 4 DEFINICIONES Actualización: Cambios que se efectúan cuando el documento se encuentra vigente. Se requiere previa aprobación para la modificación. Estos ajustes al documento requieren de cambio de versión. Aprobación: Verificación de lo que se encuentra documentado es adecuado y corresponde con la política, objetivos o requisitos de calidad, y constituye la autorización para continuar o iniciar su aplicación. Copia controlada: Es una condición de restricción a la reproducción de un documento. El documento controlado se divulga a todos los niveles de la empresa a través de la Intranet de EMPOPASTO S.A. E.S.P, para garantizar el uso de la versión del documento y prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos. Todos los documentos del sistema de gestión de calidad, excepto los formatos llevarán la siguiente anotación al pie de la página. Este documento impreso se considera una copia no controlada. Copia no controlada: Documento copia del original, impreso con fines de información; no se lleva registro sobre su uso. Documento: Información y su medio de soporte. Escrita o electrónica, estos pueden ser: manuales, procesos, procedimientos, instructivos, formatos, registros, etc. Documento confidencial: Son los documentos que se consideran como copia controlada y que además, poseen información de acceso y divulgación restringida, por tanto, los líderes definen su acceso, control y distribución. Se identifican como "Documento Confidencial". Documento interno: Son los documentos elaborados por EMPOPASTO S.A. E.S.P. y que son requeridos por la empresa para asegurar la planeación, operación y control de sus procesos.
15 MAY 201 de15 Documento externo: Documentos que tienen origen por fuera de la empresa y que establecen directrices para el cumplimiento de la gestión de EMPOPASTO S.A. E.S.P. Documento Obsoleto: Es el documento que derivado de un cambio o de su eliminación, pierde su vigencia. El cambio de un documento obsoleto implica un cambio en el No. de versión y en la fecha de vigencia. Distribución de documentos: Actividad mediante la cual, la documentación interna o externa es entregada a los interesados y/o responsables. Evidencia: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. Formato: Documento empleado para registrar la información generada en el desarrollo de un proceso o actividad. Cuando éste contiene dicha información, se convierte en un registro. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Nota: es recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quien hace qué, donde, cuando, por qué y cómo. Instructivo: Documento que describe de forma detallada una actividad, generalmente realizada por una o más personas, y que es complementario a un procedimiento. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas. Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión para alcanzar unos objetivos establecidos. 5 RECOMENDACIONES Es deber de todos los funcionarios que intervienen en un proceso, dar a conocer al proceso Mejoramiento Continuo los cambios, modificaciones o actividades que estén sujetas a una mejora, siempre y cuando éstos sean aprobados por el Líder de Proceso, quien aprueba los cambios a los que se debe someter el documento. Los manuales de uso de máquinas, formulaciones y documentos de carácter confidencial, solamente se suministran bajo la supervisión del Líder de Proceso y a manera de consulta. Estos documentos no se pueden reproducir de manera impresa. 6 COPIAS DE SEGURIDAD Es responsabilidad de cada Líder de Proceso efectuar las copias de seguridad a los documentos que forman parte del Sistema de Gestión, en conformidad con los lineamientos establecidos por el área de tecnología de EMPOPASTO S.A. E.S.P
15 MAY 201 4 de15 7 ETAPAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS A continuación se describe el proceso que sigue un documento desde la dependencia de su gestión (elaboración, actualización, identificación, registro, distribución, control e implementación) 7.1 Estructura de la documentación del SGC de la empresa Los documentos del sistema son los siguientes: Manual de Calidad MC Procedimientos P Manual Mn Instructivos I Fichas Técnicas de Proceso y Subproceso FT Formatos F Otros Documentos (Programas, memorias de calculo, consolidados de resultados ) Documentos Externos (Libros de consulta, catálogos, estándares, guías, circulares informativas, normas nacionales e internacionales) La estructura de la documentación del sistema se conforma por 4 niveles: Nivel 1: Manual de Calidad y numerales que lo componen Nivel 2: Fichas Técnicas o caracterizaciones de Proceso, Procedimientos Nivel : Manuales, Instructivos Nivel 4: Formatos, otros documentos 7.2 Elaboración de documentos Los documentos del sistema de gestión de la empresa serán elaborados por el trabajador que detecte la necesidad, ajustado a los parámetros establecidos en este procedimiento con el visto bueno del líder de proceso. Se definen dos grandes grupos de documentos dentro del sistema de gestión de la empresa: Documentos y registros obligatorios, establecidos en las normas NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008, los cuales son de responsabilidad, manejo y control del líder del Proceso de Mejoramiento Continuo Documentos y registros elaborados por cada una de las dependencias, en cumplimiento de sus objetivos y funciones.
15 MAY 201 5 de15 7. Revisión de documentos El documento debe ser revisado por el Representante de la Dirección del S.G.C MECI, junto con el equipo designado para apoyar la implementación y mantenimiento del sistema de gestión de calidad de la empresa. 7.4 Identificación de documentos Los documentos del sistema se pueden identificar por el nombre y/o código. La codificación de los documentos es numérica, conformada por tres () partes, separadas por un punto (.) y un guión (-) respectivamente. La primera parte identifica el número de la serie ajustada a los requisitos y disposiciones que el Archivo General de la Nación que ha dispuesto para nuestra empresa (0 Formatos, 5 Instructivos, 49 Procedimientos, Manuales*), la segunda identifica el proceso al que pertenece el documento y la tercera identifica el consecutivo para cada tipo de documento en el Proceso respectivo. Identificación de los procesos del sistema de gestión de calidad de la empresa es: 1 Proceso Dirección 2 Proceso Mejoramiento Continuo Proceso Control interno 5 Proceso Producción 6 Proceso Operación de Sistema de Acueducto OSAC 7 Proceso Comercial 8 Proceso Operación Sistema de Alcantarillado OSAL 9 Proceso Gestión Ambiental 10 Proceso Talento Humano 11 Proceso Adquisición de Bienes y Servicios 12 Proceso Gestión Financiera 1 Proceso Gestión de Información y Comunicación 14 Proceso Mantenimiento 15 Proceso Control de Calidad Por lo tanto la codificación de cada documento estará asociada directamente al proceso, para que de manera consecutiva se archiven, respetando el principio de orden. Ejemplo: Un procedimiento de Dirección se codificaría así: 49.1-0001 Ejemplo: Un Instructivo de Dirección se codificaría así: 5.1-0001 Ejemplo: Un formato de Dirección se codificaría así: 0.1-0001 Nota (*): Para el caso específico de los manuales dentro de la documentación del sistema de gestión, su codificación esta definida por las Tablas de Retención Documental (TDR) creadas para cada dependencia o área de EMPOPASTO S.A. E.S.P.
15 MAY 201 6 de15 7.5 Aprobación de documentos: De acuerdo a la estructura documental de la empresa, la aprobación de los documentos del sistema se realizará de la siguiente manera: Nivel 1: Gerente Nivel 2: Líder del proceso al que pertenece la Ficha Técnica o el procedimiento Nivel : Líder del proceso al que pertenece el manual o el instructivo Nivel 4: Líder del proceso al que pertenecen los Formatos y/o otros documentos Una vez los documentos se encuentren aprobados, deben ser incluidos en el listado maestro de documentos. Listado que debe ser administrado por el equipo de Mejoramiento Continúo de la empresa. 7.6 Distribución de documentos Los líderes de proceso son los encargados de distribuir los documentos dentro de cada una de las dependencias de la empresa. Para ello, todos los documentos del sistema se encontrarán disponibles en la Intranet de la empresa, en el enlace de Sistema de Gestión de Calidad. El usuario y la contraseña de acceso serán entregados a los líderes de cada proceso, para ser socializado con los integrantes de sus equipos de trabajo. 7.7 Divulgación de documentos Es responsabilidad de cada Líder de Proceso que emite un documento realizar la capacitación y divulgación del mismo a los funcionarios de su equipo de trabajo y a todos aquellos ubicados en otras dependencias de la empresa que realizan las funciones descritas en el documento en cuestión. Se debe dejar constancia diligenciando un listado de asistencia con los funcionarios involucrados. El líder del proceso de Mejoramiento Continuo de la empresa es la responsable de divulgar y capacitar a las dependencias de la empresa, en relación a los documentos y registros obligatorios, establecidos en las normas NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008. Se debe dejar constancia diligenciando un listado de asistencia con los funcionarios involucrados. 7.8 Modificación de documentos La elaboración, modificación o eliminación de documentos debe ser realizada, actualizada y/o modificada por la dependencia responsable. Una vez modificado el documento, se debe solicitar al Líder del Proceso de Mejoramiento Continuo o al Coordinador del SGC de la empresa, sea actualizado el número de versión y la fecha de emisión. Siendo necesario realizar nuevamente las etapas de revisión, aprobación, distribución y divulgación de acuerdo a las pautas establecidas en este documento.
15 MAY 201 7 de15 Los cambios realizados a los documentos deben ser consignados en el capítulo de Control de Cambios, el cual se incluye al final de los documentos. Los documentos aprobados se consideran con estado VIGENTE, de lo contrario son catalogados como en EDICIÓN. Al ser actualizado el documento, cada dependencia recoge inmediatamente las copias si existen, y se efectúa su disposición de acuerdo a lo establecido en las Tablas de Retención Documental. Si es anulación de un documento vigente, el equipo de Mejoramiento Continúo de la empresa lo retira del Listado Maestro de Documentos y el líder de proceso debe retirar las COPIAS CONTROLADAS ubicadas en los puestos de trabajo. Los registros son controlados mediante el Procedimiento de Control de Registros. Los documentos obsoletos del sistema de gestión que son de responsabilidad del equipo de mejoramiento continuo, deben ser marcados con el sello de DOCUMENTO OBSOLETO y archivar de acuerdo a las TRD de la empresa. 7.8.1 Pautas para la elaboración y/o edición de documentos a) Parámetros: elaboración de los documentos internos del Sistema de gestión de calidad de EMPOPASTO S.A. E.S.P. ESPACIO EN BLANCO
15 MAY 201 8 de15 Tabla 1. Parámetros de elaboración de los documentos internos Contenido / Tipo de documento Manuales Procedimientos Instructivos Formatos Encabezado X X X X (Del encabezado el literal J, que corresponde a consecutivo es de uso opcional) Otros documentos X (Del encabezado los literales A,B,C, D,E,F,J son requeridos, G,H,I opcionales) Tabla de contenido X O N.A N.A N.A Tabla de anexos O N.A N.A N.A N.A Introducción X N.A N.A N.A N.A Objetivo O X X N.A N.A Alcance O O O N.A N.A Definiciones O O O O N.A Precauciones y/o recomendaciones N.A O O N.A N.A Desarrollo X X X X X Diagrama de flujo O O O N.A N.A Bibliografía / anexos O N.A N.A N.A N.A Pie de pagina X X X X X REQUERIDO: X NO APLICA: N.A OPCIONAL: O b) Encabezado: El encabezado debe cumplir con las siguientes especificaciones: A. Logo de la entidad B. Sigla de la entidad EMPOPASTO S.A. E.S.P. debe ir escrito en letras mayúsculas, tipo de letra Arial, tamaño de letra 10, negrilla y centrado. C. NIT de la Empresa, debe ir escrito en letras mayúsculas, tipo de letra Arial, tamaño de letra 10, negrilla y centrado.
15 MAY 201 9 de15 D. Se escribe Nombre del Documento/Procedimiento/Instructivo/Formato/Manual para hacer referencia al tipo de documento, debe ir escrito en letras mayúsculas, tipo de letra Arial, tamaño de letra 8 y alineado a la izquierda. E. Nombre del Documento/Procedimiento/Instructivo/Formato/Manual debe ir escrito en letras mayúsculas, tipo de letra Arial, tamaño de letra 10, en negrilla y centrado. F. Se escribe el nombre del proceso al que pertenece el documento, debe ir escrito en letras mayúsculas, tipo de letra Arial, tamaño de letra 10, en negrilla y centrado. G. Vigencia, se escribe el día, las tres primeras letras del mes y el año desde que se aprueba el documento, tipo de letra Arial, tamaño de letra 7 y centrado, o utilizando un fechador. H. Versión, número de edición del documento, tipo de letra Arial, tamaño de letra 7 y centrado. I. Código, número que identifica al documento, tipo de letra Arial, tamaño de letra 7 y centrado. J. Espacio para: Si se trata de la elaboración de procedimientos, fichas técnicas de procesos, instructivos, otros documentos; se utiliza el termino letra Arial, tamaño de letra 7 y centrado, se debe describir el número de páginas que componen el documento; ejemplo 1 de, 2 de, de. Si se trata de la elaboración de formatos se utiliza el termino CONSECUTIVO, número que sirve para llevar un orden en los formatos, puede diligenciarse en tipo de letra Arial, tamaño de letra 7 y centrado, utilizando el numerador o manualmente asi: 0001, 0002, 000; o ubicando el año y número consecutivo así: 201 0001, 201 0002, 201 000; En casos especiales, los formatos que tienen más de una página, podrán llevar en este ítem la palabra, usando letra Arial, tamaño de letra 7 y centrado, se debe describir el número de páginas que componen el documento; ejemplo 1 de, 2 de, de. En cualquier caso el diligenciamiento de este campo se considera como opcional para todos los procesos. c) Pie de página: El pie de página debe cumplir con las siguientes especificaciones:
15 MAY 201 10 de15 A. Firma de quien elabora el documento B. Nombre del responsable de la actividad que elabora el documento. Tipo letra Arial 8, negrilla centrado, mayúscula. C. Cargo del responsable de la actividad. Tipo letra Arial 8, centrado, D. Firma de quien revisa el documento E. Nombre del Representante de la Dirección SGC MECI. Tipo letra Arial 8, negrilla centrado, mayúscula. F. Representante de la Dirección del S.G.C. Tipo letra Arial 8, centrado, G. Firma de quien aprueba el documento H. Nombre del Líder del proceso al que pertenece el documento. Tipo letra Arial 8, negrilla centrado, mayúscula. I. Líder proceso (nombrar el proceso al que pertenece el documento). Tipo letra Arial 8, centrado, d) Nivel 1: Manual de Calidad Redacción del Manual de Calidad, se escribirá en un archivo de Word, debe contener los requisitos del numeral 4.2.2 de la norma NTCGP 1000. e) Nivel 2 y : Procedimientos, Instructivos y Manuales Los procedimientos e instructivos pueden elaborarse de dos formas: REDACCION O DIAGRAMA DE FLUJO Redacción: Debe cumplir con lo establecido en la tabla 1 de este procedimiento y el desarrollo del documento se realiza en forma descriptiva de cómo se realiza el procedimiento. (Ejemplo: procedimiento Control Documentos). Este procedimiento se realiza generalmente en un archivo de texto Diagramas de Flujo: El flujograma permite la representación gráfica del procedimiento o procedimientos que deben seguirse para la ejecución estandarizada del proceso. Se presenta la secuencia de las actividades a seguir para llevar a cabo el procedimiento o instructivo. Cada una de éstas se representa gráficamente de acuerdo con unas convenciones universales y se diagrama el flujo que se sigue entre una y otra, teniendo en cuenta el orden de intervención del cargo responsable por su ejecución. Esta manera de presentar los procedimientos e instructivos debe cumplir con los parámetros establecidos en la tabla 1 de este procedimiento y se puede realizar en un archivo de Excel. En el Anexo A se presenta el modelo operativo estándar para la elaboración de los procedimientos e instructivos de EMPOPASTO S.A. E.S.P. En el Anexo B se presenta la simbología definida para graficar el flujograma
15 MAY 201 11 de15 f) Ficha Técnica de proceso o Caracterización de Proceso: Modelo para la elaboración de fichas técnicas de proceso Cuando se modifica alguno de los datos diligenciados en el formato de ficha técnica de los procesos que hacen parte del sistema de gestión, se debe realizar la modificación de versión y de vigencia. g) Nivel 4: Formatos Debe dar cumplimiento a lo establecido en la tabla 1 de este procedimiento. La necesidad de la existencia de un formato se define con base en los siguientes criterios: Cuando los sistemas de información de la empresa no generen reportes que contengan la información necesaria. Cuando la información es relevante. Cuando no suministra igual información que formatos existentes.
15 MAY 201 12 de15 Cuando es conveniente concentrar información en un formato específico. Para establecer la forma de administrar un formato debe tenerse en cuenta lo siguiente: Por qué se requieren los datos? Dónde serán recolectados? Frecuencia y responsable de la recolección. Entrenamiento si es necesario para su recolección. Transformación en otro tipo de dato, método de almacenamiento y preservación para garantizar su recuperabilidad y disponibilidad para la toma de decisiones. Para facilitar el diseño de un formato debe considerarse: La facilidad de introducir los datos (espacios suficientes, líneas convenientemente espaciadas). Facilidad de uso (visibilidad, legibilidad, información ordenada, coherencia con otros formatos existentes). h) Otros Documentos: Los documentos se elaboran de acuerdo con la forma establecida en las plantillas de Procedimientos, formatos e Instructivos y deben cumplir con los parámetros establecidos en la tabla 1 de este procedimiento. 7.9 Control de documentos Es responsabilidad del Líder de cada Proceso de la empresa garantizar que siempre este en uso la última versión de los documentos. El líder del proceso de Mejoramiento Continuo y/o el Coordinador de Calidad debe garantizar que la versión actualizada de todos los documentos del sistema se encuentren en la Intranet de la empresa, en la sección del Sistema de Gestión de Calidad. 7.10 Consulta de documentos En la oficina de Control Interno Sistema de Gestión de Calidad se encuentran los documentos originales vigentes y obsoletos, establecidos en la norma NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008, así como internos del sistema de gestión de calidad de la empresa. Adicionalmente, toda la información vigente y oficial del sistema, se encontrará a disposición de los funcionarios en la Intranet de EMPOPASTO S.A E.S.P, en el enlace del Sistema de Gestión de Calidad, el cual será actualizado por el líder del proceso de Mejoramiento Continuo y/o el Coordinador de Calidad.
15 MAY 201 1 de15 7.11 Actualización del Listado Maestro de documentos y normograma El líder del proceso de Mejoramiento Continuo y/o el Coordinador de Calidad son los responsables de actualizar los listados maestros de documentos una vez estos terminen la fase de aprobación. Las dependencias son las responsables de mantener actualizado los Normogramas de sus procesos. 7.12 Control y distribución de documentos externos Los documentos en EMPOPASTO S.A. E.S.P son recepcionados a través del Centro de Documentación, y son distribuidos a la dependencia correspondiente. El Líder de cada Proceso es el encargado de distribuirlos, controlar su uso, y mantener disponible la versión vigente. Los documentos de origen externo son identificados en el Formato Listado Maestro de Documentos Externos y se identifican por proceso. ESPACIO EN BLANCO Control de cambios: En esta versión se modifico el objetivo, alcance, definiciones, precauciones y recomendaciones, y se reorganizo el cuerpo del procedimiento y sus anexos. Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Firmado en original EDUARDO ANDRÉS SANTACRUZ B Sistema de Gestión de Calidad Firmado en original CLAUDIA XIMENA RIVERA LARA Representante de la Dirección S.G.C - MECI Firmado en original CLAUDIA XIMENA RIVERA LARA Líder Proceso Mejoramiento Continuo
15 MAY 201 14 de15 ANEXO A. Modelo Operativo Estándar para elaboración de Procedimientos e instructivos EMPOPASTO S.A. E.S.P. PÁGINA DD/MM/AA DIAGRAMA DESARROLLO TAREA RESPONSABLE Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
15 MAY 201 15 de15 ANEXO B. Convenciones para los diagramas de flujo SÍMBOLO SIGNIFICADO Para que se utiliza? Inicio / fin Indica el inicio y fin del diagrama de flujo Operación / Actividad Documento Símbolo de proceso, representa la realización de una operación o actividad relativas a un procedimiento Representa cualquier tipo de documento que entra, se utilice, se genere o salga del procedimiento Decisión Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos alternativos Línea de flujo Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben realizar las distintas operaciones Conector de página Conector de Actividades Representa la continuidad del diagrama en otra página. Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente en la que continua el diagrama de flujo Conector dentro de una página. Representa la continuidad del diagrama dentro de la misma página. Enlaza dos pasos no consecutivos en una misma página Proceso o Procedimiento Indica que se da una interacción con otro proceso o procedimiento