REF: P-GC-02 Página 1 de 7 1. OBJETIVO El objetivo de este documento es establecer el mecanismo para controlar la documentación del Sistema Gestión de Calidad del Departamento Administrativo de Educación Municipal de Parral. 2. ALCANCE Este procedimiento debe ser atendido por todas las áreas del Departamento Administrativo de Educación Municipal e incluye el control de los siguientes documentos: Manual de Calidad Procedimientos e Instrucciones de Trabajo de Planificación Normas externas( Iso, Leyes, Reglamentos, Dictámenes) Listados de control 3. RESPONSABILIDADES Los responsables se indican en el Anexo 1. 4. DOCUMENTOS APLICABLES 4.1 Procedimiento Confección y Emisión de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo (P-GC-01).
REF: P-GC-02 Página 2 de 7 5. TERMINOLOGÍA 5.1 Documento controlado: Es aquel documento que está sujeto a cambios, razón por la cual debe ser adecuadamente identificado y controlado para asegurar que no se utilicen versiones no vigentes. 6. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS No aplicable 7. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO 7.1 Manual de Calidad El mecanismo establecido para el control del Manual de Calidad, se indica en el propio manual. 7.2 Procedimientos, Instrucciones de Trabajo y de Planificación. 7.2.1 Los autores designados confeccionan y emiten el documento de acuerdo a las pautas establecidas en el Procedimiento para la Confección y Emisión de (P -GC-01) y lo envían al responsable de la revisión (indicado en anexo 1). 7.2.2 El responsable de la revisión firma el documento en el recuadro revisó de la primera hoja del formato, y lo devuelve al autor para su emisión definitiva en un plazo de 10 días hábiles. En caso de efectuar observaciones, el autor tiene un plazo de 7 días hábiles para la corrección, emisión y firma correspondientes. 7.2.3 La aprobación del documento la realizan los cargos indicados en el anexo 1, firmando en el recuadro aprobó de la primera hoja del formato y enviándolo al Coordinador de Calidad en un plazo de 15 días hábiles, indicándole además la distribución del documento.
REF: P-GC-02 Página 3 de 7 7.2.4 El Coordinador de calidad mantiene un Listado maestro de documentos que incluye toda la documentación vigente utilizada en el sistema de calidad. También mantiene los documentos originales que además ser archivados de manera física, estarán disponibles en la página web del D.A.E.M. con acceso al personal. 7.2.5 La modificación de documentos sigue el mismo mecanismo indicado en los puntos 7.2.1 al 7.2.4. El Coordinador de calidad entrega las nuevas revisiones sólo contra la entrega de la revisión anterior, la cual destruye. Así mismo, conserva la ultima versión del documento. 7.2.6 La modificación de un documentos genera una nueva revisión, la cual se identifica en el recuadro N REVISIÓN en todas las páginas del documento. La identificación del cambio se registra en la sección MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO, según se indica en el Procedimiento Confección y Emisión de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo (P-GC-01). 7.3 Normas externas El control de las normas emitidas por organismos externos es responsabilidad de los Jefes de los Departamentos usuarios (adquisición, actualización y distribución de normas), para ello mantienen un Listado de normas externas que incluye los documentos vigentes utilizados. La organización mantiene contratos con los organismos emisores, quienes informan la edición de nuevas versiones. Cuando no existe este contrato, el Jefe del Depto. Usuario se contacta cada 6 meses con el organismo emisor para verificar la vigencia de las normas. 7.4 Listados de control Para los listados de control que se generan por la implementación de los procedimientos e instrucciones de trabajo, tales como: Listado maestro de documentos, Listado de control de registros, Listado de proveedores, Listado de normas externas, etc; el control es definido y realizado por los
REF: P-GC-02 Página 4 de 7 cargos que emiten dichos listados, incluyendo su revisión, aprobación, distribución y mantención de los ejemplares originales. 8. REGISTROS 8.1 Listado maestro de documentos 8.2 Listado de normas externas 9. ANEXOS 9.1 Anexo 1 Responsabilidades para el control de documentos 9.2 Anexo 2 Listado maestro de documentos 9.3 Anexo 3 Listado de normas externas 10. MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO No aplicable
REF: P-GC-02 Página 5 de 7 Anexo 1 Matriz de Responsabilidades para el control de Cargo que revisa Cargo que aprueba Cargo que distribuye Cargo responsable de mantener los originales Cargo responsable de actualizar las normas externas PROCEDIMIENTOS JD DD / CT/ CC CC CC --- DOCUMENTOS DE PLANIFICACION JD DD / CT/ CC CC CC --- INSTRUCCIONES DE TRABAJO JD DD CC CC --- NORMAS EXTERNAS OE OE JD JD JD LISTADOS CE --- CE CE --- NOMENCLATURA DD EF CT JD CC OE CE Director D.A.E.M. Encargado de Finanzas Coordinador(a) Técnica Comunal Jefes de Departamento Coordinador de Calidad Organismo externo Cargo emisor
REF: P-GC-02 Página 6 de 7 Anexo 2 Listado Maestro de Nombre Documento Código Documento Versión
REF: P-GC-02 Página 7 de 7 Anexo 3 Listado de Normas Externas LISTADO DE NORMAS EXTERNAS Area: Responsable: Nombre Documento Código Documento Fecha Vigencia