Página 1 de 11 1 OBJETIVO Establecer los pasos a seguir para la atención de los requisitos y necesidades del Cliente en relación a la emisión de la cotización por la Reparación de Cilindros Hidráulicos, Neumáticos y Cromado Duro Industrial. 2 ALCANCE Aplica a las actividades realizadas desde la recepción de los requisitos o necesidades del Cliente hasta la entrega del componente al mismo. El presente procedimiento aplica a las sedes de Lima y Arequipa. 3 RESPONSAB. Gerente General.- a) Determinar las Listas de precios y demás lineamientos para la Gestión de Ventas. b) Apoyar en visitas a las instalaciones de clientes Jefe Comercia (JCP).- a) Cumplir y hacer cumplir el presente procedimiento. b) Revisar aleatoriamente las cotizaciones emitidas a los clientes a fin de verificar los costos. c) Coordinar y confirmar con la Jefatura de las fechas de entrega para los trabajos autorizados. d) Realizar el seguimiento a las actividades pendientes para cotizar y entregar las OT s al Cliente. e) Aprobar las cotizaciones en el sistema HSP que le competen o en ausencia del ATC. f) Apoyar en las funciones del ATC, cuando este se encuentre de vacaciones, en descanso o en viaje sin acceso a la comunicación. Asesor Técnico (ATC).- a) Atender los requerimientos de los Clientes y realizar las cotizaciones siguiendo el presente procedimiento. b) Consultar al asistente de Créditos y Cobranzas el crédito a ser otorgado para clientes nuevos antes de enviar las cotizaciones y/o pactar acuerdos. c) Realizar las cotizaciones de campo con el mayor criterio a ser considerado. d) Mantener informado al Cliente sobre los avances, cambios y contratiempos presentados. e) Mantener los registros actualizados, que se deriven del procedimiento. f) Aprobar las cotizaciones de la cartera de Clientes asignados. Administrador a) Asignar la cartera de Clientes nuevos al ATC. b) Autorizar la entrega de componentes sin contar con la O/C por parte del Cliente. Asistente de Créditos y Cobranzas a) Crear nuevos clientes en el Sistema de Producción HSP. b) Evaluar, asignar y mantener informados al ATC sobre la forma de pago de los Clientes. 4 REFERENCIA a) Norma ISO 9001:2008 (Requisito 7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el producto) b) PO-AD-19 Política de Garantía de Cilindros c) PO-AD-01 Política sobre Aprobación de Crédito y Manejo de Cartera. d) P-SIGE-12 Tratamiento de Problemas, Aspectos a Mejorar 5 TERMINOLOG IA a) Aprobación de OT: Se entiende por la conformidad y aceptación de lo cotizado por parte del Cliente. b) Componente: Denominado así a los cilindro completos y sus partes camisa, tapa, pistón, vástago, etc, que necesariamente pasan por un proceso productivo en la empresa o sirvan de muestra para la fabricación. c) Cotización por Mostrador.- Denominada también Cotización de Campo, documento que permite realizar una cotización sin pasar por el proceso de evaluación, por las circunstancias del caso. d) HSP.- Sistema o software utilizado para gestionar los trabajos a realizar en los componentes. e) Material.- Productos que no pasan por ningún proceso de transformación en la empresa, como los sellos, tubos micro-bruñidos, barras cromadas, etc. f) Orden de Compra.- Se denomina como O/C al documento que envía el cliente en señal de aceptación de la Cotización, este puede ser una Orden de Servicio, Orden de Compra. g) O.T.- Orden de Trabajo, documento interno en Hydraulic Systems SAC para identificar el trabajo de cada Cliente. APROBACIONES ELABORADO REVISADO APROBADO NOMBRES / FIRMA Flor Fierro M. Joel Maguiña Ch. David Llinas Q. CARGO Rep. de la Dirección Gerente General
Página 2 de 11 6 POLITICAS a) Todo componente debe estar aprobada su cotización en el Sistema HSP para iniciar los trabajos. b) Es potestad del Gerente General modificar, quitar, asignar la cartera de clientes al Asesor Técnico en el momento que lo considere conveniente. c) Toda cotización de reparación o servicio debe hacer referencia a una OT. d) Toda cotización de campo o por mostrador aprobada por el cliente, se considera un compromiso pactado. e) Toda comunicación relevante con el Cliente debe quedar registrada. 7.1 ELABORACIÓN Y SEGUIMIENTO DE COTIZACIONES N RESP. DESCRIPCIÓN 1 Asesor Técnico Recepcionar los requerimientos, requisitos, necesidades y especificaciones del Cliente.- a) Recepcionar los requisitos o necesidades de los clientes en relación a la reparación, fabricación de cilindros hidráulicos y/o servicios de cromado. La recepción de información puede ser: Comunicación vía teléfono, correo electrónico u otro medio. Visitas de un ATC a las instalaciones del cliente o donde el Cliente especifique. Visitas del cliente a nuestras instalaciones. 1. Cuando sea necesario traer el componente para ser evaluados en la se deberá coordinar con el Asistente de, el recojo de dichos componentes. Cuando el Cliente envíe el componente a nuestras instalaciones y se cuente con la información, se deberá comunicar al, Jefe de y Jefe de Almacén la llegada del mismo. 2. Cuando por las circunstancias se requiera realizar una cotización de campo o por mostrador (Sistema HSP), el ATC diligenciará el levantamiento de información necesario para elaborar la cotización. De requerir el apoyo de un personal técnico, deberá solicitarlo al Jefe de y determinar la factibilidad del mismo. Así también podría solicitar le acompañen en la visita el Jefe de y/o Gerente General de ser necesario. 3. Para visitas de Clientes Nuevos a las instalaciones de Hydraulic Systems SAC, el lo atenderá, para luego ser asignado a un ATC. 2 Jefe Almacén Crear y asignar número de OT en el Sistema HSP.- a) Crear y asignar el número de la OT en el Sistema de Producción HSP para iniciar con la evaluación de los componentes recibidos del Cliente. 1. Para los componentes que fueron Cotizados por Mostrador (Sistema HSP), la creación de OT será a la llegada del componente en físico. 2. Para el caso de fabricaciones, en las que no se cuenta con el componente en físico a reparar, la creación de la OT se realizará a la aprobación de la cotización (por mostrador inicialmente), debiendo la fecha de evaluación, fecha de cotización y fecha de creación ser las mismas para estos casos. 3. En horarios o circunstancias en las que no se encuentre el Jefe Almacén, el Planner de turno asume la función de la creación. 3 Planner Planificar y programar actividades para la evaluación.- a) Planificar y programar las actividades relacionadas a las evaluaciones y otras necesarias para determinar la evaluación total por el componente (Evaluación 100%).
4 Jefe de Revisar y comunicar evaluaciones realizadas.- SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN P-GV-01 Página 3 de 11 a) Revisar y comunicar al mediante un correo las evaluaciones realizadas y/o novedades presentadas en las mismas. 5 6 Asesor Técnico Realizar el seguimiento de los pendientes para cotizar.- a) Realizar el seguimiento a las actividades pendientes para cotizar. b) Registrar la fecha de evaluación 100% en el Sistema HSP como confirmación para iniciar la cotización propiamente. 1. En ausencia del, el Jefe de ingresará la fecha de evaluación 100%; debiendo comunicar al ATC las evaluaciones realizadas y de presentarse discrepancias por pendientes actualizar la nueva fecha. Elaborar la Cotización por cada Orden de Trabajo (OT).- a) Revisar las Evaluaciones realizadas en el Sistema. b) Coordinar con el Jefe de, la viabilidad de cambios solicitados por el Cliente a lo indicado en la Evaluación. c) Consultar la Lista de Precios (F-GV-02), en relación a las tarifas por los trabajos a realizarse. Cuando no esté definido la tarifa para alguna actividad, coordinarlo con el y/o Gerente General. d) Consultar al Área Logística los precios y disponibilidad de los materiales, repuestos, sellos, servicios y otros necesarios para elaborar la cotización. e) Revisar la disponibilidad de los materiales a fin de determinar tiempos de entrega reales, en particular cuando se requiera de alguna importación y/o para fabricaciones f) Coordinar con el los tiempos de entrega para los trabajos a realizar. g) Consultar o tramitar la forma de pago con el Asistente de Créditos y Cobranzas para clientes nuevos. Ver PO- AD-04. h) Elaborar la cotización (F-GV-01) en el Sistema HSP, considerando los detalles necesarios para el Cliente, así como para la revisión de los trabajos a realizar y materiales a comprar en la ejecución del mismo. Adicionalmente, indicar en la cotización: La Garantía ofrecida por el trabajo a realizar. El tipo de moneda cotizado. La forma de pago. El Plazo de entrega, a partir de la aprobación. El responsable de la cotización, es decir el ATC asignado. i) Cuando sea necesario se deberá colocar fotografías del estado del componente, especificaciones técnicas, tolerancias, etc. j) Adjuntar la Política de Garantía de Hydraulic Systems SAC en la Reparación y Fabricación de Cilindros Hidráulicos o sus partes (PO-AD-19) para los Clientes que no mantienen un acuerdo de Garantía. Ver Anexo 02. k) Enviar la cotización al Cliente para su aprobación. 1. Para las cotizaciones que requieran fabricación por información proporcionada del cliente como dimensiones, muestras y/o planos, deberán ser consultadas al Jefe de para garantizar el funcionamiento y factibilidad del mismo antes de ser enviadas al cliente. 2. Las cotizaciones por Mostrador, se realizarán en el momento aún sin tener la OT asignada, a su llegada del componente y creación de la OT se deberá regularizar nuevamente la cotización en su OT respectiva, antes de la aprobación de la cotización. 3. Para las cotizaciones por Mostrador se debe dejar en claro al Cliente que los tiempos de entrega se confirmarán luego de realizar la evaluación y determinar los trabajos a realizar.
Página 4 de 11 7 Asesor Técnico 4. Cuando exista una cotización referencial al requerimiento actual, siempre que la evaluación así lo determine o lo solicite el Cliente, servirá de base, debiendo necesariamente realizar una nueva cotización en la OT correspondiente. Realizar el seguimiento a las Cotizaciones emitidas.- a) Realizar el seguimiento a las cotizaciones enviadas a los Clientes hasta su aceptación. b) Negociar con el Cliente, los motivos por los cuáles no se aprueban las cotizaciones, cuando sea factible, por: Forma de Pago: con el Administrador. Precios: con el Gerente General. Plazos de entrega: con el Jefe de. 1. De no llegar a un acuerdo y el cliente no apruebe la cotización se procede, a la devolución de los componentes si estos se encuentran en nuestras instalaciones. Comunicar al Jefe de, Planner y Asistente de las coordinaciones para la devolución. 8 Asesor Técnico Revisar la aceptación de la cotización.- a) Recibir y revisar la aceptación de la cotización por parte del Cliente. La aceptación de la cotización cuando sea factible debe ser con la Orden de Compra del Cliente, cuando a solicitud del Cliente no se cuente con la O/C, en su reemplazo para iniciar los trabajos se deberá solicitar: Correo del Cliente donde se indique la aceptación de la cotización (trabajos a realizar, montos, etc) Correo de confirmación por parte del ATC o JCP hacia el Cliente por la aceptación de la cotización, cuando el Cliente no pueda enviar su aceptación formal. Cotización aceptada por el Cliente, en físico o correo electrónico. 9 Asesor Técnico 1. Para clientes que no cuenten con crédito, se deberá contar con el abono por el adelanto para iniciar los trabajos. Ver PO-AD-04. 2. Cuando el Cliente acepte la cotización sin O/C por estar en trámite, existe el compromiso por parte del ATC en coordinar la entrega de la O/C del Cliente para la entrega final. Aprobar la cotización en el Sistema HSP.- a) Aprobar la cotización en el Sistema HSP para dar inicio a los trabajos aprobados según cotización. b) Revisar el correo de confirmación por la cotización aprobada. 1. Cada ATC deberá aprobar las cotizaciones asignadas a su cartera, incluido el JCP. 10 Jefe de Estimar Entrega de Producción (Fecha Estimada de Entrega).- a) Estimar la fecha de entrega de producción en base a la capacidad de planta y disponibilidad de materiales. b) Registrar la fecha estimada de producción por cada OT en el Sistema HSP, las cuáles serán comunicadas en las Reuniones de Producción. c) Coordinar con el Planner, Analista de Pedidos y otros, los trabajos a realizar según cotización aprobada e iniciar con los procesos necesarios. Ver P-FR-01. 1. En ausencia del Jefe de el Planner registrará la fecha estimada de producción.
Página 5 de 11 11 12 Asesor Técnico Realizar el seguimiento a los pendientes durante el proceso.- a) Realizar el seguimiento de los pendientes que se presenten durante la atención de las OT s de los Clientes, como: Envío de repuestos y materiales por parte del Cliente. Devoluciones de repuestos prestados a Clientes. Evaluaciones incompletas por trabajos pendientes en Informes de NDT pendientes O/C no enviadas por los Clientes Informes Técnicos a realizar para la entrega de la documentación (Presentación de Facturas) Mantener comunicación con el Cliente durante el proceso.- a) Mantener comunicado al Cliente del avance y cualquier cambio presentado durante la ejecución de sus trabajos. b) Registrar las comunicaciones del Cliente y hacia el Cliente, con copia al Asistente de en particular para: El inicio de los trabajos sin tener la O/C. Modificaciones al diseño de cualquier componente del cilindro. Compra de repuestos y materiales que no se han considerado en la cotización aprobada por el Cliente. Planos realizados por Hydraulic Systems SAC con el V B del Cliente. Materiales, repuestos suministrados por el Cliente. c) Participar de las Reuniones de Producción a fin de mantenerse informado del estado y avance de las OT s de sus Clientes e informar indicaciones de los Clientes. 1. El ATC deberá elaborar los Informes Técnicos de Reparación y/o Fabricación a solicitud de sus Clientes y/o como requisito de sus Clientes para la presentación de las facturas. 2. Cuando el Cliente solicite Informes de Calidad se deberán coordinar con el y Jefe de el detalle de los mismos para su posterior entrega. 13 Planner Confirmación de Entrega de OT.- a) Confirmar fecha de entrega de la OT en las reuniones de Producción. b) Comunicar al Asistente el término de los trabajos, haciendo la entrega del trabajo por parte de. En especial cuando por algunas circunstancias no se podrá entregar el componente, falta de O/C, falta de pago, cierre del crédito, etc. 14 Asistente de Entregar el Componente al Cliente.- a) Entregar los componentes según las especificaciones del Cliente en relación a: Lugar de entrega Persona de Contacto Tipo de Embalaje Documentos necesarios para la entrega. b) Confirmar la entrega de los componentes al ATC,. c) Registrar la fecha de Despacho del componente en el HSP y la fecha de elaboración de facturas según sea el caso.
Página 6 de 11 7.2 DEVOLUCIÓN DE COMPONENTES U OT S CON COTIZACIONES APROBADAS N RESP. DESCRIPCIÓN 1 Asesor Técnico Revisar gastos generados y comunicar la devolución del componente aprobado.- a) Revisar las solicitudes de compra asociadas a la reparación y/o fabricación de los componentes como compras de repuestos, materiales, accesorios, corte de materiales en stock, etc. b) Revisar las actividades que se realizaron o avanzaron. c) Cuantificar los costos incurridos y enviar una nueva cotización por los gastos generados a ser facturados. 2 Asesor Técnico Reaprobar la cotización.- a) Reaprobar la cotización para el cobro de los gastos incurridos y/o generados. b) Comunicar al Jefe de la decisión del cliente de devolverle su componente indicando el motivo y facturar los gastos incurridos. 3 Jefe de Autorizar la devolución del componente aprobado.- a) Autorizar la devolución del componente a ser devuelto considerando que debe existir una cotización y aprobación por la misma para su facturación. 4 Asesor Técnico 5 Asistente de Aperturar un FMP.- a) Aperturar un FMP, indicando lo sucedido y los motivos por el cuál el componente será devuelto. b) Seguir con el P-SIGE-12 Tratamiento de Problemas, Aspectos a Mejorar. Entregar el Componente al Cliente.- a) Entregar los componentes según las indicaciones del Cliente. b) Registrar la fecha de Despacho del componente en el HSP y la fecha de elaboración de facturas por los gastos generados, dejando una Nota en la OT que indique el estado de entrega del componente. 1. La devolución de componentes u OT s aprobadas deben cerrarse con la facturación por los gastos generados, no se tramita como devolución (Función Cerrar OT en el HSP). 2. Para los casos en los que antes de la aprobación de la cotización, el Cliente solicita la devolución o entrega de su componente sin reparar (Función Cerrar OT en el HSP), se debe aperturar en paralelo un FMP indicando el motivo y enviarlo al RED. 7.3 REAPROBACIÓN DE COMPONENTES U OT S CON COTIZACIONES APROBADAS N RESP. DESCRIPCIÓN 1 Asesor Técnico Cotizar una nueva versión según cambios requeridos.- a) Cotizar una nueva versión según los cambios requeridos por el Cliente o las necesidades presentadas en el proceso. b) Indicar la causa de recotización en el HSP al momento de generar la nueva versión. c) Comunicarse con el Cliente y enviar la nueva versión de la cotización para su aprobación. 2 Asesor Técnico Reaprobar cotización en el Sistema HSP.- a) Reaprobar la nueva versión en el Sistema HSP. b) Revisar el correo de confirmación por la cotización aprobada. c) Enviar un correo al Jefe de, Planner indicando los cambios principales es decir por trabajos adicionales a realizar, suministro de repuestos adicionales, etc. Se deberá tener en cuenta si los cambios solicitados afectarán la fecha de entrega. d) Seguir con la actividad 10, del punto 7.1 Elaboración y seguimiento de Cotizaciones. 1. Según el motivo y cambio generado en la reaprobación se evaluará la apertura de un FMP para el análisis respectivo.
Página 7 de 11 8 REGISTROS GENERADOS: N CODIGO FORMATO 1 F-GV-01 Cotización NOMBRE DE REGISTRO RESPONSABLE UBICACIÓN Asesor Técnico 2 F-GV-02 Lista de Precios Gerente General 3 F-GV-03 Cotización Xstrata Tintaya SA. Asesor Técnico TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL Sistema HSP Permanente Permanente www.hydraulic.pe / Sistema Integrado de Gestión Hasta actualización Actualización de archivo Sistema HSP Permanente Permanente 9 ANEXOS: N ANEXO NOMBRE Anexo 1 Elaboración y seguimiento de cotizaciones Anexo 2 Devolución de componentes u OTs con cotizaciones aprobadas Anexo 3 Reaprobación de componentes u OTs con cotizaciones aprobadas 10 CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO N Versión 05 06 07 08 09 DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Se efectuaron cambios en la estructura de codificación y desarrollo de los documentos Se añadieron los puntos 6.- POLITICAS, 8.- REGISTROS, 9.- ANEXOS, 10.- CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO. El procedimiento ya no contempla en las responsabilidades al Jefe de. Se ha eliminado el puesto de Gerente de Ventas. Se ha incluido las responsabilidades y funciones de la Jefatura. Se modificó el alcance del procedimiento. Se modificó las responsabilidades del JCP, RV. Se agregó como responsables al VP y GG. Se agregó como referencia al documento PA-004 para la solicitud de créditos. Se agregó en terminologías la cotización de campo y abreviatura del JEFE DE PLANTA. Se adicionaron nuevas políticas. Se modificó el desarrollo del procedimiento agregando la participación de los VP. Se adicionó el anexo 1. Se incluye el formato FC-GV-03. Se incluye como Política la creación de nuevos clientes en el Sistema de Producción al Asist. De Créditos y Cobranzas (17-02-08) Se modificó en el punto 7. Desarrollo, N 2 Elaboración, el uso de la POLÍTICA DE GARANTÍA DE HYDRAULIC SYSTEMS S.A.C. EN LA REPARACIÓN Y FABRICACIÓN DE CILINDROS HIDRAULICOS O SUS PARTES Se adicionó el anexo 2, Listado de Clientes a aplicar Política de Garantía de Hydraulic Systems S.A.C. en la reparación y fabricación de cilindros hidráulicos o sus partes. Se modificó la codificación del documento según el Procedimiento Control de Documentos (P-DO-01), ya no hace referencia sólo a Sistema de Gestión de la Calidad, sino como Sistema Integrado de Gestión. Se modificó el punto 6. Políticas FECHA 29/11/07 27/05/08 13/02/09 16/04/09 01/06/2011
Página 8 de 11 N Versión 10 11 DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Se modificó el punto 1. Objetivo, para aclarar la finalidad de atender los requisitos y necesidades del Cliente. El punto 2. Alcance, se amplía el alcance, no sólo desde la recepción de los requisitos hasta la aprobación con O/C sino hasta la entrega del componente al Cliente. En el punto 3. Responsabilidades, se actualiza el cargo del Rep. de Ventas por Asesor Técnico, ya no se cuenta con el cargo de, el Vendedor no realiza funciones de ventas y se adiciona el cargo de Asistente, se agrega las funciones del Administrador y Asist. de Créditos y Cobranzas. En el punto 6. Políticas se modificaron las Políticas. En el punto 7. Desarrollo, se han modificado las actividades, en la versión anterior se cuenta con 6 actividades y en la nueva versión se cuenta con 20 actividades. En las que se incluye la participación del Asist. para los seguimientos y apoyo durante todo el proceso. Entre los puntos a enfatizar se indican las actividades y consultas que el ATC debe tener en cuenta para cotizar (actividad 6). En la actividad 8, se detallan las opciones de aprobación de cotizaciones u OT por parte del Cliente. En la actividad 10, se indica la confirmación de Fecha de Entrega por parte del Jefe de al aprobar cada OT. En el punto 16, se indica la confirmación de las OT s por parte de la al terminar los trabajos en los tiempos ofrecidos. En el punto 18 y 19 se indican los documentos necesarios de elaborar para la entrega de OT s. En el punto 9. Anexos, se ha quitado el Anexo 2 y se modificó el Anexo 1 Proceso de Ventas. En el punto 3. Responsabilidades, se quita el cargo de Asistente y retoma el las funciones. En el punto 5. Terminología, se cambia el término Cotización de Campo por Cotización por Mostrador según Sistema HSP. En el punto 6. Políticas, se agregó la Política a) en referencia al inicio de trabajos previa aprobación de la cotización en el Sistema HSP, salvo la excepción indicada. En el punto 7. Desarrollo: Actividad 1, los párrafos b) y c) se han considerado como notas en la nueva versión. Actividad 2, la función cambia al Jefe Almacén y se agregan las notas 2 y 3. Actividad 3 y 4 de la versión anterior se eliminan; se reemplazan por la actividad 3 de la versión 11. Actividad 4, se ha agregado como actividad del Jefe de. Actividad 5, se cambió al y aclara el ingreso de fecha en el Sistema HSP. Se agrega la Nota 1. Actividad 6, en el punto a) se quita el término de Producción específicamente. Las notas se numeraron para identificarlas claramente. Actividad 7, el último párrafo ahora es Nota 1. Actividad 8, en la versión 11, se cambia el término aceptar cotización enviada por aprobación de las cotizaciones. Actividad 9, se cambia el término aprobación por aceptación, se modifica el párrafo b). Se quita el término aprobar OT. Se agrega la Actividad 10 de la versión 11, en la cuá el JCP debe aprobar la cotización en el sistema HSP y se indica la Nota 1 en su ausencia. Se cambia la actividad 11 de la versión 11 por la actividad 10, indicando la estimación de fechas de entrega por parte del Jefe de. Se agrega la Nota 1 en su ausencia. Se quita la actividad 14 de la versión 10. Actividad 13, se agregaron las notas 1 y 2. Se quitaron las actividades 17, 18, 19. Actividad 15, se agregó el párrafo c) y la nota 1. Se actualizó el Anexo 1. FECHA 02/11/2012 01/02/2014
Página 9 de 11 N Versión 12 DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO En el punto 1. Objetivo; se hace énfasis como objetivo a los pasos a seguir para la emisión de la cotización. En el punto 2. Alcance; se especifica que aplica a la Sede Lima y Arequipa. En el punto 3. Responsabilidades; se especifica la aprobación de las cotización de los clientes asignados para el y ATC. Se agrega la responsabilidad del Administrador en relación a la autorización para la entrega de componentes sin contar con la O/C por parte del Cliente. En el punto 4. Referencia; se quitó la referencia a la Norma ISO 9000:2005, por no ser de uso para el procedimiento. Se agrega el P-SIGE-12. En el punto 5. Terminología; se agregó la definición de Aprobación de OT. En el punto 6. Políticas; se quitó la exclusión para el cliente Ferreyros sobre iniciar trabajos sin aprobación de cotización. El punto 7 antes Desarrollo cambia a 7.1 Elaboración y seguimiento de cotizaciones. Se juntan las actividades del ATC al del, en relación a la recepción de requerimientos, cotización, aprobación y seguimiento respectivo. Se quita la actividad 8, de la versión 11, referida a la aceptación de la cotización por parte del Cliente, algunos puntos fueron unidos con la actividad 8 de la versión vigente. La aprobación de la cotización en el HSP, actividad 9, pasa a ser responsabilidad de cada ATC o JCP que cotice al Cliente asignado. Se cambia la acción de enviar la cotización de la aprobación por la revisión del correo de confirmación de la cotización aprobada. Se adicionó el punto 7.2 Devolución de componentes u OT s con cotizaciones aprobadas. Se adicionó el punto 7.3 Reaprobación de componentes u OT s con cotizaciones aprobadas. En el punto 9 se actualizó el Anexo 1 y se añadió el anexo 2 y 3 FECHA 28/02/2015
Anexo 1: Elaboración y seguimiento de cotizaciones Página 10 de 11 Asesor Técnico Jefe Almacén Planner Jefe de Asistente de INICIO Recepcionar los requerimientos, requisitos, necesidades y especificaciones del Cliente Crear y asignar OT en Sistema HSP Planificar y programar actividades para la evaluación Revisar y comunicar evaluaciones realizadas Realizar el seguimiento de los pendientes para cotizar Elaborar la Cotización por cada OT Realizar el seguimiento a las cotizaciones emitidas Cliente está conforme con la cotización? SI NO Revisar la aceptación de la cotización Aprobar la cotización en el Sistema HSP Estimar Entrega de Producción Realizar el seguimiento a los pendientes durante el proceso Mantener comunicación con el Cliente durante el proceso Confirmación de Entrega de OT Entregar el componente al Cliente (*) Cliente solicita la devolución del componente aprobado? SI Seguir con el punto 7.2 del procedimiento NO FIN (*) Es necesario REAPROBAR la cotización? SI Seguir con el punto 7.3 del procedimiento NO (*) Las actividades 7.2 y 7.3 del procedimiento se realizarán solo en los casos que se presenten y fueran necesarios.
Página 11 de 11 Anexo 2: Devolución de componentes u OTs con cotizaciones aprobadas Asesor Técnico Jefe de Asistente de INICIO Revisar gastos generales y comunicar la devolución del componente aprobado Reaprobar la cotización Autorizar devolución de del componente aprobado Aperturar un FMP Entregar el componente al Cliente FIN Anexo 3: Reaprobación de componentes u OTs con cotizaciones aprobadas Asesor Técnico INICIO Cotizar una nueva versión según cambios requeridos Reaprobar cotización en el sistema HSP FIN