Versión: 1.0 Versiones Fecha Versión Descripción Autor 25/09/2015 1.0 DIEGO GUERRERO Revisado Nombre Cargo Firma Fecha ALEXANDRA GUTIERREZ CONSULTOR dd/mm/aaaa JAVIER CIFUENTES CONSULTOR dd/mm/aaaa dd/mm/aaaa dd/mm/aaaa
TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN 3 2. REVISIÓN Y APROBACIÓN DE ESTE DOCUMENTO 3 3. 4 3.1 DIRECTAS 4 3.2 DESDE PEDIDOS NO FACTURABLES 10 3.3 REMISIÓN NO FACTURABLE 13 Page 2 of 18
1. INTRODUCCIÓN Este documento se desarrolla para suministrar la información de usuario necesaria para la utilización del Sistema ERP Siesa Enterprise y hace relación directa a en el proyecto ITALCOL S.A. 2. REVISIÓN Y APROBACIÓN DE ESTE DOCUMENTO Cualquier cambio posterior debe ser analizado y aprobado por el comité del proyecto que está conformado por las siguientes personas en adición a Alexandra Gutierrez y Javier Cifuentes, quienes son los CONSULTORES DEL PROYECTO JORGE GUERRERO ALEJANDRO CASTAÑO Page 3 of 18
3. 3.1 DIRECTAS El objetivo de este programa es elaborar el documento de remisión que sustenta el despacho directo de mercancía al cliente, sin haber elaborado previamente un pedido de venta. Este documento es más una constancia de entrega de mercancía por parte del transportador; lo que implica que posteriormente se debe facturar para poder afectar los saldos contables. No se admiten saldos negativos, por lo tanto, si llegare a ocurrir que en el sistema no es suficiente la cantidad disponible, ello implica una anomalía en el trámite de los documentos. Como medida de seguridad, en este documento no se muestran precios de venta, ni valores totales, en el documento impreso. Para crear las remisiones directas se debe ingresar por el módulo Comercial siguiendo la ruta Ventas Remisiones Directas. Page 4 of 18
Allí se diligencian los campos en el encabezado del documento. C.O: Centro de operación que por lo general identifica el sitio geográfico donde se realiza el documento. Tipo dcto: RVN REMISION NACIONAL Facturar a: Código de identificación de la persona jurídica o natural a nombre de la cual se va a facturar. Sucursal: Sucursal del tercero a que se va facturar. Despachar a: Código de identificación de la persona jurídica o natural a nombre de la cual se va a despachar. Sucursal: Sucursal del tercero a que se va facturar. Moneda: Código de la moneda en la cual se va a realizar el documento. Dentro de la pestaña Análisis del cliente se encuentran diferentes TAB verticales: Análisis En este TAB se ve la información de todo el movimiento que ha tenido el tercero, y su actualidad relación con Italcol S.A. ya sea que se encuentre inhabilitado por cupo, mora u otro motivo. Page 5 of 18
Cliente Al ingresar a este TAB se observa la información de contacto del tercero y su calificación dependiendo del comportamiento como cliente. Cartera En el TAB actual se puede visualizar una consulta de cartera, con todas las partidas que tenga pendiente este cliente con Italcol S.A. con su respectiva cuenta auxiliar y la fecha de vencimiento. Page 6 of 18
Pedidos Mediante el TAB pedido puede revelar los pedidos previos que han tenido este cliente, y su estado. Ventas Ingresando al TAB ventas se evidencian todos los movimientos que ha tenido este cliente mediante el módulo de ventas, ya sean Remisiones por Facturar, Remisiones y devoluciones, Facturas y notas o Facturas POS. Page 7 of 18
Dentro de la pestaña Generales se completan los campos con la siguiente información Condición de pago: Indicación de las condiciones de pago. Tipo cliente: Clase del cliente previamente configurado. Notas: Texto breve que describa el documento. Dentro de la pestaña Puntos de envío la información a diligenciar es la siguiente. P. de envío: Descripción de lugar donde se realizará la recepción por parte del cliente. Inicialmente el sistema sugiere el que está en el archivo maestro de terceros, pero es posible cambiar su contenido en caso de ser necesario. Vendedor: Persona que realiza al venta creador del pedido. Contacto: Nombre de la persona contacto del cliente en caso de necesitar ubicarlo. Ciudad: Ciudad donde se realiza el movimiento de pedido. Dirección: Corresponde a la descripción de la dirección del tercero. Inicialmente el sistema sugiere el que está en el archivo maestro de terceros, pero es posible cambiar su contenido en caso de ser necesario. Teléfono: Corresponde a los números de teléfono y fax del tercero. Inicialmente el sistema sugiere el que está en el archivo maestro de terceros, pero es posible cambiar su contenido en caso de ser necesario. Page 8 of 18
Dentro de la pestaña Ítems se agrega el ítem que estará incluido en el pedido durante su creación. Se da click sobre el botón Adicionar. Allí se abre la ventana Ítem para completar los campos respectivos a este. Referencia: Ítem que se incluirá la remisión. Extensión: En caso que el ítem requiera extensión, allí se indica. Bodega: Ubicación donde se encuentra el ítem. Motivo: Razón por la que se realiza el pedido, se pueden consultar todos los motivos dando click sobre el botón. Unidad de medida: Medida en que se realizará la remisión dependiendo del ítem. Lista de precios: Precio que se aplicará dependiendo el cliente y el ítem. Cantidad: La cantidad que se incluirá en la remisión del ítem seleccionado (Obligatorio) C.O: Centro de operación donde se realiza el documento de pedido. C. Costo: Centro de costo donde se cargará la remisión. Notas: Texto breve con la descripción del documento. Seguido del botón Adicionar Y para finalizar el documento se da click sobre el botón Aprobar (Ctrl + A) Page 9 of 18
3.2 DESDE PEDIDOS NO FACTURABLES El objetivo de esta es tomar individualmente un pedido de venta no facturable ya elaborado en el sistema, y con base en él se hace el proceso de envío de mercancía al cliente. Para crear las remisiones desde pedido no facturable se debe ingresar por el módulo Comercial facturables. siguiendo la ruta Ventas Remisiones Desde pedidos no Dentro de la pestaña Parámetros se completan los campos que sean necesarios hasta hallar el pedido que desea remisionar. C.O: Centro de operación que se ingresó en el pedido que se desea hallar. Tipo docto: PQN PEDIDO NO FACTURABLE Estado: El estado en que se encuentra el documento de pedido. Vendedor: Código de vendedor que se utilizará como criterio de selección para sólo realizar la generación de las remisiones. Bodega: Se ingresa la bodega que se utilizó en el documento de pedido. Page 10 of 18
Facturar a: Tercero a quien se le facturó en la creación del pedido. Despachar a: Tercero a quien se le despachó en la creación del pedido a consultar. Tipo: Tipo de cliente que se utilizará como criterio para la selección del pedido. Seguido del botón Consultar En la pestaña Resultado se evidencian los pedidos que aplicaron a los filtros previos. Luego de seleccionar el pedido al que se le desea realizar la Remisión, en la parte inferior se visualiza la información de este pedido. Page 11 of 18
En las opciones anteriores se visualiza los posibles movimientos en caso que se requieran. Aceptar. Dentro de este botón se comprometen las unidades dando click en Seguido a esto se da click sobre el botón Remisionar Se abre una ventana donde se agregará la Fecha en que se desea generar el documento de remisión y las Notas incluyendo un texto breve detallando el documento. Se completa en campo Notas con un texto breve que describa el documento de remisión. Posteriormente se da click sobre Aceptar. Page 12 of 18
3.3 REMISIÓN NO FACTURABLE El objetivo de este programa es elaborar el documento de remisión que sustenta el despacho de mercancía para consumo propio por parte de la empresa al cliente, por lo tanto, no generan ningún ingreso. Para crear las remisiones desde pedido no facturable se debe ingresar por el módulo Comercial siguiendo la ruta Ventas Remisiones No facturables. Se completan lo campos en el encabezado del documento. C.O: Centro de operación que por lo general identifica el sitio geográfico donde se realiza el documento. Tipo dcto: RQN REMISION NACIONAL NO FACTURABLE Facturar a: Código de identificación de la persona jurídica o natural a nombre de la cual se va a facturar. Sucursal: Sucursal del tercero a que se va facturar. Despachar a: Código de identificación de la persona jurídica o natural a nombre de la cual se va a despachar. Sucursal: Sucursal del tercero a que se va facturar. Moneda: Código de la moneda en la cual se va a realizar el documento. Page 13 of 18
Dentro de la pestaña Análisis del cliente se encuentran diferentes TAB verticales: Análisis En este TAB se ve la información de todo el movimiento que ha tenido el tercero, y su actualidad relación con Italcol S.A. ya sea que se encuentre inhabilitado por cupo, mora u otro motivo. Cliente Al ingresar a este TAB se observa la información de contacto del tercero y su calificación dependiendo del comportamiento como cliente. Page 14 of 18
Cartera En el TAB actual se puede visualizar una consulta de cartera, con todas las partidas que tenga pendiente este cliente con Italcol S.A. con su respectiva cuenta auxiliar y la fecha de vencimiento. Pedidos Mediante el TAB pedido puede revelar los pedidos previos que han tenido este cliente, y su estado. Page 15 of 18
Ventas Ingresando al TAB ventas se evidencian todos los movimientos que ha tenido este cliente mediante el módulo de ventas, ya sean Remisiones por Facturar, Remisiones y devoluciones, Facturas y notas o Facturas POS. Dentro de la pestaña Generales se completan los campos con la siguiente información Condición de pago: Indicación de las condiciones de pago. Tipo cliente: Clase del cliente previamente configurado. Notas: Texto breve que describa el documento. Page 16 of 18
Dentro de la pestaña Puntos de envío la información a diligenciar es la siguiente. P. de envío: Descripción de lugar donde se realizará la recepción por parte del cliente. Inicialmente el sistema sugiere el que está en el archivo maestro de terceros, pero es posible cambiar su contenido en caso de ser necesario. Vendedor: Persona que realiza al venta creador del pedido. Contacto: Nombre de la persona contacto del cliente en caso de necesitar ubicarlo. Ciudad: Ciudad donde se realiza el movimiento de pedido. Dirección: Corresponde a la descripción de la dirección del tercero. Inicialmente el sistema sugiere el que está en el archivo maestro de terceros, pero es posible cambiar su contenido en caso de ser necesario. Teléfono: Corresponde a los números de teléfono y fax del tercero. Inicialmente el sistema sugiere el que está en el archivo maestro de terceros, pero es posible cambiar su contenido en caso de ser necesario. Dentro de la pestaña Ítems se agrega el ítem que estará incluido en el pedido durante su creación. Se da click sobre el botón Adicionar. Allí se abre la ventana Ítem para completar los campos respectivos a este. Referencia: Ítem que se incluirá la remisión. Extensión: En caso que el ítem requiera extensión, allí se indica. Bodega: Ubicación donde se encuentra el ítem. Motivo: Razón por la que se realiza el pedido, se pueden consultar todos los motivos dando click sobre el botón. Page 17 of 18
Unidad de medida: Medida en que se realizará la remisión dependiendo del ítem. Lista de precios: Precio que se aplicará dependiendo el cliente y el ítem. Cantidad: La cantidad que se incluirá en la remisión del ítem seleccionado (Obligatorio) C.O: Centro de operación donde se realiza el documento de pedido. C. Costo: Centro de costo donde se cargará la remisión. Notas: Texto breve con la descripción del documento. Seguido del botón Adicionar Y para finalizar el documento se da click sobre el botón Aprobar (Ctrl + A) Page 18 of 18