Tabla de contenido 1. OBJETIVO... 1 2. ALCANCE... 2 3. NORMATIVIDAD... 2 3.1. Directrices... 2 4. RESPONSABILIDADES... 2 4.1. Responsable del proceso... 2 4.2. Responsabilidades... 2 5. DEFINICIONES... 3 6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES... 3 5.1. Diagrama de flujo - Evaluación de nuevas solicitudes de recursos bibliográficos físicos 3 5.2. Descripción de actividades - Evaluación de nuevas solicitudes de recursos bibliográficos físicos 3 5.3. Diagrama de flujo - Evaluación de nuevas solicitudes de recursos bibliográficos electrónicos... 5 5.4. Descripción de actividades - Evaluación de nuevas solicitudes de recursos bibliográficos electrónicos... 5 5.5. Diagrama de flujo - Evaluación de nuevos productos de recursos bibliográficos Ofertas de productos... 7 5.6. Descripción de actividades - Evaluación de nuevos productos de recursos bibliográficos Ofertas de productos... 7 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA... 9 8. INDICADORES... 9 9. RIESGOS... 12 10. CONTROL DE CAMBIOS... 12 11. APROBACIÓN... 13 1. OBJETIVO Dirección de Planeación y Evaluación 1
Seleccionar los recursos bibliográficos que van a pertenecer al catálogo de la Biblioteca de la Universidad. 2. ALCANCE El proceso inicia una vez ingresan nuevas solicitudes por parte de las Facultades o cuando se reciben ofertas de nuevos productos, y finaliza cuando se haya tomado la decisión sobre cuáles recursos entrarán al catálogo de la Biblioteca. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices PDI (2011 2015), dentro de los objetivos de Efectividad Administrativa: 7. Optimizar los recursos y servicios con los criterios de eficiencia y eficacia. 7.3 Fortalecer el Sistema de Bibliotecas, tanto en ofertas como en servicios. 7.5 Cumplir con los estándares internaciones en la oferta de recursos físicos, bibliográficos y tecnológicos. Política del Área de (ver aquí) Manual de Procedimientos 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del proceso Director del Sistema de Bibliotecas 4.2. Responsabilidades Director del Sistema de Bibliotecas: Enviar correos electrónicos a proveedores, Facultades y/o Departamentos. Vicerrector, Decano, Director de Departamento Académico o Director de Unidades Administrativas: Avalar decisiones propias de su unidad en cuanto a la solicitud de recursos bibliográficos y toma de decisión sobre adquisición de recursos bibliográficos. Dirección de Planeación y Evaluación 2
Delegado: Persona asignada por el responsable de la unidad, para seleccionar el material; generalmente, coordinadores, profesores o gestores administrativos. Personal de apoyo de la Facultad: Persona de nivel operativo, quien colabora con la solicitud o ingreso de la solicitud de compra en el Portal Web y/o por cargue masivo. 5. DEFINICIONES Bases de datos: bancos de información que contienen datos relativos a diversas temáticas y categorizados de distinta manera, pero que comparten entre sí algún tipo de vínculo. Bases de datos específicas: bancos de información que tratan una temática en particular, la cual suele ser muy especializada. Bases de datos multidisciplinarias: bancos de información que tratan temáticas muy generales, de varias áreas del conocimiento. Embargo: Periodo en el cual no se tiene acceso a un recurso a través de una base de datos, el cual puede ir en días, semanas, meses y años. Publicaciones seriadas: revistas, periódicos, magazines, entre otros que tienen una periodicidad permanente, la cual puede ser diaria, semanal, quincenal, mensual, bimensual, trimestral, semestral y anual. Symphony: Sistema Integrado de Gestión de Bibliotecas, recurso con el cual se administran los recursos adquiridos por el Sistema de Bibliotecas en formatos impresos y /o electrónico. 6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1. Diagrama de flujo - Evaluación de nuevas solicitudes de recursos bibliográficos físicos 5.2. Descripción de actividades - Evaluación de nuevas solicitudes de recursos bibliográficos físicos ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Solicitud para la adquisición de un recurso físico bibliográfico Facultades Académicas Recursos por adquirir Dirección de Planeación y Evaluación 3
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTO 1 Hacer solicitud En caso de que se requiera de uno a nueve títulos (libros, audiovisuales o documentos de la Sala Virtual), se debe realizar la solicitud a través de Symphony. Delegado de la Facultad Symphony 2 Diligenciar y enviar Formato de solicitud En caso de que se requiera más de un título (libro, audiovisuales o documentos de la Sala Virtual), se debe diligenciar el Formato de Solicitudes en Excel y posteriormente se envía a la Dirección de a través de correo electrónico. Delegado de la Facultad Portal Web Formato de solicitud 3 Recibir y verificar solicitud Una vez se reciban las solicitudes por parte de las Facultades, se debe validar si el recurso solicitado ya se encuentra en el catálogo de la Biblioteca. La validación se hace en Symphony, Descubridor y recursos electrónicos adquiridos. Auxiliar Desarrollo de Symphony, Descubridor y recursos electrónicos adquiridos 4 Verificar tipo de formato del recurso En caso de que el recurso ya esté en el catálogo de la Biblioteca, se debe validar si el formato en el que se encuentra es el formato solicitado (electrónico o impreso). 5 Notificar a Facultad solicitante En caso de que el recurso se encuentre en el formato solicitado, se le informa por correo electrónico, a la Facultad solicitante, que el recurso ya existe en el catálogo de la Universidad. Auxiliar Desarrollo de 6 Verificar aspectos a considerar En caso de que el recurso no se encuentre en el catálogo, o en caso de que sí se encuentre, pero no en el Auxiliar y/o Dirección de Planeación y Evaluación 4
formato solicitado, se define si existen aspectos a considerar referentes a: -Precio -Formato -Disponibilidad en el mercado -Edición -Idioma Si no existen aspectos a considerar, el proceso continúa hacia la Adquisición de Recursos Bibliográficos. 7 Notificar a Facultad solicitante En caso de que sí existan aspectos por considerar, se le notifica a la Facultad por correo electrónico que debe tomar la decisión de compra correspondiente. 8 Revisar aspectos y tomar decisión de compra Se revisan los aspectos a considerar y se define si se va a realizar o no la compra. La decisión tomada se le informa a a través de correo electrónico. Delegado de la Facultad 9 Recibir decisión de compra de las Facultades Se recibe la decisión tomada, comprar el recurso o no comprarlo. Si se decide realizar la compra, el proceso continúa a la Adquisición de Recursos Bibliográficos. 5.3. Diagrama de flujo - Evaluación de nuevas solicitudes de recursos bibliográficos electrónicos 5.4. Descripción de actividades - Evaluación de nuevas solicitudes de recursos bibliográficos electrónicos Dirección de Planeación y Evaluación 5
ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Revisión de recursos en el mercado y propuestas por parte de las Facultades de nuevos recursos bibliográficos electrónicos (bases de datos y publicaciones seriadas) y Facultades Publicaciones seriadas y bases de datos por adquirir ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS 1 Enviar a Facultades información de recursos electrónicos En agosto de cada año se le envía por correo electrónico a las Facultades, un informe con la siguiente información de bases de datos específicas: Nuevas bases de datos (propuestas para adquirir) Bases de datos que no se modifican Bases de datos suscritas Gestor de Desarrollo de / Técnico de Soporte Sistema de Biblioteca Informe de bases de datos y de publicaciones seriadas 2 Tomar decisión sobre la renovación/ adquisición Adicionalmente, es envía información sobre las publicaciones seriadas que cumplen con el requisito de un embargo superior a un año. En el caso de que sea un recurso al que ya está suscrito, se toma la decisión renovar o suspender la suscripción. En caso de que sea un recurso con el que no hay suscripción, se debe tomar la decisión de si se da inicio a una suscripción o no. La decisión se toma en conjunto entre la Facultad y la Dirección del Sistema de Biblioteca y la comunicación entre estas Delegado de la Facultad y Director de Sistema de Biblioteca Dirección de Planeación y Evaluación 6
dos partes, es a través de correo electrónico. 3 Validar el embargo Para el caso específico de publicaciones seriadas, se debe validar si el embargo es superior a un año. En caso de que sea superior a un año, se le envía información sobre el recurso a las Facultades; en caso de que no, el proceso finaliza. Gestor de Desarrollo de 4 Tomar decisión sobre la renovación/ suscripción Para las bases de datos multidisciplinarias con las que existe una suscripción, se toma la decisión de renovar o suspenderla. En caso de que sea una base de datos con la que no hay suscripción, se debe tomar la decisión de si se da inicio a una suscripción o no. / Director del Sistema de Biblioteca 5 Iniciar proceso de Adquisición de recursos bibliográficos En caso de que se haya decido adquirir el recurso bibliográfico, se ejecuta el proceso de Adquisición de recursos bibliográficos. Gestor de Desarrollo de / / Director del Sistema de Bibliotecas 5.5. Diagrama de flujo - Evaluación de nuevos productos de recursos bibliográficos Ofertas de productos 5.6. Descripción de actividades - Evaluación de nuevos productos de recursos bibliográficos Ofertas de productos ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Ofertas y cotizaciones de recursos bibliográficos Proveedores de recursos bibliográficos Recursos por adquirir Dirección de Planeación y Evaluación 7
1 2 3 4 5 6 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS Se verifican los siguientes aspectos de los recursos bibliográficos: pertinencia del Coordinador Evaluar área de conocimiento del contenido del recurso para fines de la / recurso Universidad, año de Jefe de servicios publicación (más reciente), idioma, carátula, entre otros. Verificar si está en colección Evaluar ofertas de nuevos productos Recibir solicitudes de adquisición Ejecutar periodo de demostración del recurso Consolidar conceptos de áreas Se debe validar si el recurso ya existe en la colección por medio de Sala Virtual. Se valida en los registros Marc, o en A to Z. Las Facultades junto con revisan las ofertas con base en un archivo de Excel o PDF de ofertas, y evalúan cuales se deben comprar y cuáles no. La comunicación entre estas dos partes es a través de correo electrónico. Una vez se ha decidido qué recursos adquirir y a qué proveedor, se reciben las solicitudes de adquisición de recursos por parte de las Facultades a través de correo electrónico. En caso de que no existan los recursos en el catálogo de la Biblioteca, se da inicio a un periodo de prueba del recurso, durante un mes. Bases de datos. Se consolidan todos los conceptos de las diferentes áreas frente al funcionamiento del recurso durante el periodo de prueba, para determinar si es Gestor de / / Jefe de Servicios Delegado de la Facultad/ Coordinador Coordinador Coordinador Coordinador / Jefe Servicios Archivo de nuevos productos Dirección de Planeación y Evaluación 8
importante adquirir el recurso o no. 7 Dar aval de adquisición del recurso Se da aval final para poder adquirir el recurso bibliográfico y se informa a por correo electrónico. Vicerrector de Asuntos Académicos Propuesta impresa firmada por el Vicerrector de Asuntos Académicos 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) No aplica. EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) PDI 2011-2015 Norma ISO 9001-14001 Formato de solicitud en portal web. Informe de bases de datos y publicaciones seriadas: Formato renovaciones Comité permanente de Bibliotecas de Instituciones de Educación Superior de Bogotá, Estándares e indicadores de calidad para Bibliotecas de instituciones de Educación Superior. Bogotá: SWETS, 2005. Política del Área de (ver aquí) Manual de Procedimientos 8. INDICADORES FICHA DEL INDICADOR EXISTENCIA DE LA BIBLIOGRAFÍA DE LOS CURSOS ACADÉMICOS Y LÍNEAS DE INVESTIGACIÓN Código del indicador Responsable del indicador IND-23-1-02-011 Dirección Sistema de Bibliotecas; Jefatura Administrativa; Coordinación de Sistema de Bibliotecas. Dirección de Planeación y Evaluación 9
Objetivo Método de Medición Incrementar y actualizar la existencia de la bibliografía de los cursos académicos y líneas de investigación Se realiza el conteo del número de títulos adquiridos para las bibliografías y se divide en el número total de títulos solicitados para las bibliografías, obteniendo así el porcentaje adquirido. Unidad de Medida % Fórmula # titulos adquiridos de las bibliografías # titulos solicitados de las bibliografías Variables Limitaciones Fuente de datos Granularidad Periodicidad -Cantidad de títulos adquiridos de las bibliografías, que manejan los pensums de los docentes, de las diferentes unidades académicas, los cuales deben estar disponibles en el Sistema de Bibliotecas. -Cantidad de títulos solicitados por los académicos como soporte de los diferentes programas académicos realizados por la universidad. Solo aplica al material relacionado en los pensums de los docentes. Desarrollo Plan Institucional Universidad de Los Andes. Por Universidad Semestral Meta 90% Observaciones Para poder lograr el presente indicador, las dependencias académicas deben remitir los pensums al Área de Servicios del Sistema de Bibliotecas, para revisión. DESARROLLO Y ACTUALIZACIÓN DE LAS COLECCIONES Código del indicador IND-23-1-02-012 FICHA DEL INDICADOR Responsable del indicador Objetivo Método de Medición Unidad de Medida l Área de Lograr ejecutar la totalidad de la partida presupuestal para la colección bibliográfica Se obtiene un reporte desde la herramienta Analysis para conocer la ejecución presupuestal en la Popre de Adquisición de material bibliográfico y esta cifra se compara con el presupuesto proyectado, obteniendo así un porcentaje de cumplimiento respecto de la partida proyectada Porcentaje Fórmula Variables Ejecución Presupuestal Partida Presupuestal -La ejecución presupuestal: es la cantidad de dinero invertido en la compra de material para el desarrollo de las colecciones. Dirección de Planeación y Evaluación 10
Limitaciones Fuente de datos Granularidad Periodicidad Meta Observaciones -La partida presupuestaria: es la cantidad de recursos económicos en dinero, asignados por la Universidad, para la compra de material, que contribuirá a desarrollar las colecciones. Solo se aplica a recursos asignados por la Universidad al Sistema de Bibliotecas, más no cubre las inversiones con recursos propios que realizan las diferentes dependencias Informe de compras mensual, generado a partir del informe de Ejecución presupuestal obtenido de Analyzer-SAP, para el rubro 43019-Libros, Suscripciones a Revistas y Bases de Datos Gasto total por mes y el consolidado anual, por Vicerrectorías, Facultades y Departamentos de la Universidad. Mensual y anual Ejecutar el 100% de los recursos asignados por la universidad. Las compras de recursos a la fecha, se centra en soportes electrónicos, en primera medida. COMPARACIÓN DE COLECCIONES Código del indicador IND-23-1-02-013 FICHA DEL INDICADOR Responsable del indicador Objetivo Método de Medición Coordinadores del Área de Análisis y Comparar la colección de cada área del conocimiento con otras Bibliotecas a nivel mundial Para obtener este indicador se hace uso de la herramienta WorldCat Analysis Collection (WCA), tomando de allí la información de las áreas comparadas y dividiendo este valor en el número total de áreas del conocimiento proyectadas a comparar, para obtener así el porcentaje de cumplimiento del proceso. El universo de áreas a comparar se obtiene de Symphony, de acuerdo a la composición que la colección tenga al momento de hacer la comparación, de forma que este porcentaje también se puede obtener tomando el número de áreas del conocimiento comparadas y dividiéndolo por el universo total de áreas del conocimiento tomado de Symphony al momento de hacer la comparación. Unidad de Medida Porcentaje Fórmula # de áreas comparadas # total de áreas Dirección de Planeación y Evaluación 11
Variables Limitaciones Fuente de datos Granularidad Periodicidad Meta Observaciones # de áreas comparadas: son la cantidades de áreas del conocimiento, que se han de comparar con otras colecciones. # total de áreas: son las cantidades de áreas representativas de la universidad, las cuales se deben comparar. Solo se coparan las áreas representativas de la universidad, las cuales son material de apoyo a los programas académicos dictados por la institución. Informe de colecciones vigentes reportado por Symphony. Por cada una de las colecciones, de las Bibliotecas de la Universidad. Anual 33% de las colecciones Se debe aspirar comparar toda la colección del Sistema de Bibliotecas, en un periodo de 3 años. 9. RIESGOS OPERATIVO Demasiados pensums por revisión. Recortes de recursos por parte de la Universidad Infraestructura tecnológica insuficiente. CALIDAD DE SERVICIO Material solicitado no esté disponible en el mercado. Compra de material duplicado. Cantidad de personas disponible para realizar dicha actividad. SEGURIDAD Fraude a las tarjetas de crédito ADMINISTRATIVO Recursos insuficientes para realizar dicha adquisición. Rotación del personal con conocimientos del tema. LEGAL Incumplimiento con las propuestas, contratos y/o licencias firmadas. Autorización de las Bibliotecas de las principales instituciones nacionales e internacionales, para comparar sus colecciones con las nuestras. 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 04/05/2015 0 Publicación 03/05/2016 Dirección de Planeación y Evaluación 12
11. APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Manuela Peña Infante Ingeniera de Procesos 04/05/2015 Ángela María Mejía Gutierrez Directora Sistemas de Biblioteca 26/04/2015 REVISÓ Liliana Caballero Jefe Administrativa 18/04/2016 Sandra Naranjo Coordinadora 18/04/2016 APROBÓ Ángela María Mejía Gutierrez Directora Sistemas de Biblioteca 29/04/2016 Dirección de Planeación y Evaluación 13