PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

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1 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SECRETARÍA DE GOBIERNO Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS ÁREA DE GESTIÓN DOCUMENTAL MARZO, 10 DE 2015

2 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL TABLA DE CONTENIDO 1- DEFINICIÒN E IMPORTANCIA 1.1 Justificación 1.2 Objetivo de un Programa de Gestión Documental Alcance Usuarios destinatarios del programa de gestión documental P.G.D. de la administración municipal de Mutatá. Usuarios externos Usuarios internos Políticas de operación Plan institucional de capacitación Gestión del talento humano destinado a la gestión documental Requerimientos tecnológicos del P.G.D. AMM a) medios de generación universalidad: b) dotación de unidades de información (hardware y software). Presupuesto de la gestión documental Instrumentos archivísticos de la AMM Cuadro de clasificación documental Tabla de retención documental TRD El programa de gestión documental El plan institucional de archivos de la entidad (pinar). Inventarios documentales Programa de documentos vitales o esenciales Programa de gestión de documentos electrónicos 1.3 Principios archivísticos 1.4 Glosario 1.5 Documentos de referencia 2- PROCESOS ARCHIVÍSTICOS 1. Producción de documentos 2. Recepción de documentos

3 3.Trámite de documentos 4. Distribución de documentos 5. Organización de documentos 6. Consulta de documentos 7. Conservación de documentos 8. Disposición final de documentos 3- CLASES DE ARCHIVOS Gestión o de oficinas productoras, Intermedio o central, Histórico 4- INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y DEPENDENCIAS DEL MUNICIPIO DE MUTATÁ ANTIOQUIA 5- DIAGNÓSTICO DE LOS PROCESOS DE GESTION DOCUMETNAL Producción de documentos Recepción de documentos Trámite de documentos Distribución de documentos Organización de documentos Consulta de documentos Conservación de documentos Disposición final de documentos 6- INSTRUCTIVOS (Carta u oficio, sobres, faxes, circulares, memorandos, actos administrativos) 7- ANEXOS Formatos Digitalización Marco legal de los procesos de gestión documental 1- DEFINICIÒN E IMPORTANCIA PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

4 La Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos define la gestión documental como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a laplanificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida porlas entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar suutilización y conservación. La Gestión Documental se define como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos En este programa intervienen, el funcionario responsable de la administración delos documentos, apoyado en todos los estamentos ejecutivos, directivos, profesionales, técnicos y operativos de la institución para garantizar su funcionalidad. Un sistema integral de gestión de documentos se ocupa de todo lo que sucede a los documentos de una entidad u organización a través de su ciclo vital, es decir desde su nacimiento pasando por su vida activa y productiva en cumplimiento de unas funciones hasta su destino final que puede ser la eliminación una vez cumplida su finalidad administrativa o la incorporación en el archivo histórico si posee valores que justifiquen su conservación. 1.1 JUSTIFICACIÓN: El Archivo General de la Nación de Colombia mediante el Sistema Nacional de Archivos con el apoyo de la Contraloría General de la República propende porque los archivos de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas estén organizados, conforme a los principios y procesos archivísticos, estableciendo directrices básicas para la elaboración e implementación de programas de gestión documental que contribuyan a la racionalización del uso de recursos, destinados a espacios, muebles, equipos y tecnologías en los archivos. De igual forma el Archivo General de la Nación y la Contraloría velarán por el cumplimiento de las normas archivísticas, cuya observancia redunda en la adecuada organización, conservación, uso y acceso de la información.

5 1.2 OBJETIVOS DE UN PGD Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos. Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para la producción documental. Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente. Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería. Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad. Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos. Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna. Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura. Acompañar a las dependencias en el manejo y organización de sus archivos de gestión. ALCANCE

6 Desde el punto de vista de contenido el PGD contiene las acciones, actividades, metas, el marco legal, técnico, administrativo, tecnológico, económico, que deberán cumplir en su aplicación dentro de la Administración Municipal de Mutatá, los ocho procesos de gestión documental de Planeación, Producción; Gestión y trámite; Organización; Transferencia; Disposición; Preservación a largo plazo y Valoración, desagregando tales acciones en las unidades de correspondencia, archivos de gestión y archivo Central (Histórico). Desde el punto de vista netamente archivístico, el PGD de la Administración Municipal de Mutatá, se formula desde el concepto de archivo total, que tiene en cuenta la integralidad de los documentos en su ciclo vital, independientemente del soporte documental en los cuales estén contenidos y el formato en el que se generen, bajo un enfoque sistémico, estructurado, armonizado e integral de los ocho procesos de gestión documental, previendo los contextos normativos, económicos, administrativos y tecnológicos. Desde el punto de vista de la estructura organizacional, orienta y delimita el quehacer funcional de las unidades de correspondencia, archivos de gestión, Archivo Central (E Histórico a futuro) y sus interacciones, convirtiéndose en un instrumento orientador a la labor de planeación de la gestión documental dentro de la AMM, Así mismo establece, los puntos de contacto y las interacciones con mecanismos de participación ciudadana y con el Sistema de Calidad. USUARIOS DESTINATARIOS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL P.G.D. DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL DE MUTATÁ. El PGD de La AMM, como instrumento archivístico está destinado a los siguientes usuarios: Usuarios Externos Ciudadanos colombianos, personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, veedurías ciudadanas. Sujetos de vigilancia y control fiscal por parte de la Contraloría General de la República, en sus diversas formas en general como potenciales destinatarios de

7 derechos que pretendan ejercer a través de los mecanismos de participación ciudadana. Organismos de control, operadores judiciales, de control político y los facultados para inspección y vigilancia de la gestión documental. Usuarios Internos Despacho del alcalde Secretaria de Gobierno y sus dependencias Secretaría de Planeación y sus dependencias Secretaría de Hacienda y sus dependencias Secretaría de Agricultura y Medio Ambiente Secretaría de Educación y Bienestar Social con Funciones de Vigilancia y Control en Salud Políticas de operación La Gestión Documental está enmarcada en el cumplimiento de la Ley General de Archivo y en la Tabla de Retención Documental, desde la recepción y generación del documento hasta su conservación temporal o permanente, a través del manejo oportuno y eficiente del documento y de su información. Las guías de operación para el desarrollo adecuado del proceso de Gestión Documental y la prevención de los riesgos inherentes a él son: Garantizar que la Gestión Documental cumpla con las normas establecidas para el manejo documental. Capacitar al personal sobre las normas archivísticas, los sistemas de información Institucional y la Tabla de Retención Documental para lograrmejor manejo documental, seguridad en el uso de la información ypreservación del documento. Plan Institucional de Capacitación. Requerimiento administrativo, orientado a definir y ejecutar dentro de la AMM en el marco de los planes anuales de capacitación los recursos necesarios para capacitar en el alcance y desarrollo del PGD, a los diferentes servidores de la

8 entidad, orientado entre otros aspectos a ampliar y mejorar los conocimientos de la gestión documental y la organización de los archivos, además formación en el área de la auditoría de información y manejo de procesos. Este Programa Específico del PGD, está orientado a cumplir, con lo preceptuado, en las siguientes Normas: Artículo 14. Decreto 2609 de Plan de Capacitación. Las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, deberán incluir en sus planes anuales de capacitación los recursos necesarios para capacitar en el alcance y desarrollo del PGD, a los funcionarios de los diferentes niveles de la entidad. Gestión del Talento Humano destinado a la gestión documental. Este requisito de tipo requerimiento administrativo, está destinado a la gestión del talento humano, con destinación permanente y exclusiva a ejecutar funciones de gestión documental dentro de la AMM, responderá a lo planteado en el Artículo 16, de la Ley 594 de y teniendo en cuenta lo señalado el Artículo 4, del Decreto 2609de 2012, será el alcalde municipal, a través de lasecretaría de Gobierno y Servicios Administrativos, la responsable institucional de coordinar la gestión documental. El personal destinado a la gestión documental, responderá según sea el caso a lo señalado en la Ley 1409 de Requerimientos Tecnológicos del P.G.D. AMM a) Medios de generación. Las líneas de acción del PGD de la AMM, estarán orientadas a incluir, verificar y validar que el componente tecnológico, permita una gestión documental eficiente, teniendo en cuenta, los diversos tipos de información que se generan en diversos medios y formatos, y que está alojada en los diversos sistemas de información de la AMM, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: Universalidad: Tendrá en cuenta la totalidad de las formas de generación de documentos institucionales generados en la AMM por diferentes medios y sistemas, desde los generados en medios físicos (análogos), hasta los que se generan electrónicamente a través de los diversos sistemas de información.

9 De los documentos institucionales, reflejará los sistemas de organización y conservación de los mismos. b) Dotación de unidades de información (Hardware y Software). Incorporan las condiciones de uso y consulta de los documentos, independientemente de los formatos o condiciones en las que se generaron. Presupuesto de la Gestión Documental Destinación de recursos para la elaboración, implementación, difusión, publicación o actualización del PGD. El presupuesto de la gestión documental de laamm, responderá a los siguientes rubros: Gestión de Correspondencia Organización de Expedientes Organización del fondo documental acumulado Elaboración del cuadro de clasificación y tablas de retención documental Aplicación de tablas retención documental Actualización del cuadro de clasificación documental y tablas retención documental Elaboración del programa de gestión documental - PGD Actualización del programa de gestión documental - PGD Digitalización de documentos de archivo Implementación de la herramienta tecnológica para la gestión documental Almacenamiento y custodia Instrumentos Archivísticos de la AMM En este apartado se orienta a señalar los instrumentos archivísticos, definidos en el artículo 8 del Decreto 2609 de Igualmente, se incorpora otros instrumentos archivísticos, que en el desarrollo de los Decretos 2482, 2578 y 2609 de 2012, así como lo contemplado en la reglamentación de estos decretos a través de los Acuerdos AGN 003, 004 y 005 de 2013, Normas Técnicas Colombianas, Circulares AGN, Políticas Publicas y estrategias gubernamentales que imponga una gestión documental más eficiente como Gobierno en Línea GEL y Cero Papel en la Administración Publica.

10 Los instrumentos previstos inicialmente serán los siguientes: Cuadro de Clasificación Documental El Cuadro de Clasificación Documental (CCD), Literal a), Artículo 8, D. 2609/2012. Tabla de Retención Documental TRD La Tabla de Retención Documental (TRD), Literal b), Artículo 8, D. 2609/2012; Acuerdo AGN No. 004 de El Programa de Gestión Documental Instrumento, que es el propósito del presente documento. El Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR). Recoge las acciones en materia de gestión documental, es decir las acciones a corto plazo, que se ejecutará por la AMM a través de la AGD, en la vigencia 2015, las cuales se reflejarán en el Plan Institucional de Archivos (PINAR) Inventarios Documentales El Inventario Documental, Literal e), Artículo 8, D. 2609/2012, como se contempla en el Literal a) Art. 18 del Acuerdo AGN No Programa de documentos vitales o esenciales El Programa de Documentos Vitales o Esenciales de la AMM, estará orientado a definir, identificar, caracterizar, los documentos institucionales que ante la ocurrencia de eventuales siniestros originados por efectos físicos, biológicos o humanos, deben ser conservados y preservados con el fin de garantizar la existencia, gestión y continuidad de la AMM a futuro, mediante la formulación de políticas, metodologías, responsabilidades tendientes a garantizar la protección necesaria de los mismos. El Programa de Documentos Vitales o Esenciales de la AMM, estará orientado a:

11 Proteger los documentos vitales de la destrucción total o parcial, ante desastres ocasionados por efectos físicos, biológicos o humanos. Programa de Gestión de documentos electrónicos El Programa de Gestión de Documentos Electrónicos, está orientado a garantizar una eficiente y técnica gestión de documentos electrónicos a partir del cumplimiento de un Modelo de Requisitos que incluye entre otros elementos de Autenticidad, Integridad, Inalterabilidad, Fiabilidad, Disponibilidad y Conservación, los cuales garantizan que los documentos electrónicos mantienen su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida de expedientes mixtos (híbridos), digitales y electrónicos. El programa debe apoyarse en el uso de tecnologías tipo de Sistemas Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos SGDEA, que incluyan el manejo de formas y formularios electrónicos. Se deberán tener en cuenta los estándares de la Ley 1437 de 2011 y los desarrollos y los ajustes a nivel de Acuerdos AGN, Guías AGN MinTic, Normas Técnicas Colombianas, Normas ISO, la Estrategia de Gobierno en Línea GEL. Se tendrá en cuenta lo atinente a las políticas y lineamientos que desarrolle el Sistema Nacional de Archivos Electrónicos - SINAE, en concordancia con el Sistema Nacional de Archivos. a) Meta: Diseñar e implementar el Programa de Gestión de Documentos Electrónicos. b) Recursos: 1 Ingeniero de sistemas, 1 archivista. - Firmas y certificados electrónicos - Sistemas Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos - SGDEA c) Articulación: Plan estratégico de tecnología, Plan Institucional de Capacitación FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL P.G.D. Las fases de implementación del P.G.D, se deben incluir en el Plan Estratégico Institucional y en el Plan de Acción Anual.

12 1.3 PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS Principio de Procedencia Cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, este principio determina organización de un archivo. Este principio lleva a la precaución de no deshacer expedientes para agrupar sus partes en forma temática. Principio de Orden Original Hace referencia al orden que conservan los documentos dentro de cada serie de acuerdo con la secuencia en que se originó el expediente y el ordenen que se dieron los documentos que materializan las actuaciones ydiligencias propias de un trámite administrativo. 1.4 GLOSARIO Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Programa de Gestión Documental: Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos 1.5 DOCUMENTOS DE REFERENCIA COLOMBIA. Archivo General de la Nación. Sistema Nacional de Archivos. Guía para la implementación de Programas de un Programa de Gestión Documental. Bogotá: AGN.SNA, p. 1 ANEXO: Documentos de Trabajo.

13 COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 594 de Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. EN: DIARIO OFICIAL. Vol No , JULIO, Pág. 1. COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado. EN: DIARIO OFICIAL. Vol No , Diciembre, 2012.

14 2 - PROCESOS ARCHIVISTICOS Se determinan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre sí y sedesarrollarán en el municipio de Mutatá, en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclovital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico): 1. Producción de documentos, 2. Recepción de documentos, 3.Trámite de documentos, 4. Distribución de documentos, 5. Organización de documentos, 6. Consulta de documentos, 7. Conservación de documentos 8. Disposición final de documentos 2.1 PROCESO DE PRODUCCIÓN DOCUMENTAL EN EL MUNICIPIO DE MUTATÁ PROCESO MARCO NORMATIVO DEL PROCESO ACTIVIDADES Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales. PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de la entidad Ley 527 de 1999 Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales. Código Penal Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los documentos públicos. Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos. Código de Procedimiento Penal Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documento público. Código de Comercio Artículo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales - medios para el asiento de operaciones Artículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad. Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia Creación y diseño de documentos Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas (responsabilidad CAD, comité municipal de compras y comité municipal de archivo) Instructivos para el diligenciamiento de formularios. (Responsabilidad del Centro de Administración Documental) Imagen corporativa o logotipo de la entidad,características internas y externas: las comunicaciones internas y externas se imprimirán con el logotipo en blanco y negro, salvo ocasiones especiales en la que es necesaria el logotipo a color) Tipo de letra: Para las comunicaciones en la administración municipal de Mutatá, seráarial 12 Firmas autorizadas: Para las comunicaciones oficiales con destino externo, serán el alcalde municipal y los secretarios de despacho.

15 comercial. Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Artículo 123. Soportes contables Decreto 2150 de 1995 Artículos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos únicos. Acuerdo AGN 060 de Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas. Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micropuntas o esferos de tinta húmeda NTC 4436 Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad Normalización de la producción documental Identificación de dependencias productoras: procedimiento que consiste en utilizar el código que está estipulado para cada dependencia en la tabla de retención documental, ubicándolo en la parte superior derecha de la comunicación. Fecha: Será colocada con fechador, en la ventanilla única, al momento de radicar la comunicación Directrices relacionadas con el número de copias: Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, en la administración municipal de Mutatá, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales Control de la producción de nuevos documentos:el control de la producción de nuevos documentos estará a cargo del centro de administración municipal. 2.2 PROCESO DE RECEPCIÓN, RADICACIÓN Y REGISTRO DE DOCUMENTOS EN EL MUNICIPIO DE MUTATÁ Conjunto de operaciones de verificación y control que se debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Se pueden recibir a través de medios como: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico y cualquier otro medio que desarrolle la tecnología; deben estar regulados en los manuales de procedimientos

16 PROCESO MARCO NORMATIVO DEL PROCESO ACTIVIDADES Recepción de Documentos:El recibo y despacho de correspondencia externa estarán centralizados en la ventanilla única, los empleados de la institución deben abstenerse de recibir, atender o despachar directamente documentos que no hayan sido Constitución Política previamente radicados en la ventanilla única RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Reforma Acto Legislativo 02 de Decreto 2150 de Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos, ventanilla única. Acuerdo AGN 060 de Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas. Resolución No.089 de 2003 Reglamento para el uso de Internet y Correo Electrónico en el AGN: Art. 3, numeral. PGD: Programa de Gestión Documental. El servidor que recibe la documentación verifica y controla la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica, para lo cual debe revisar que los documentos estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. Si los documentos son entregados en sobre, éste debe ser abierto para verificar que la guía corresponda a los documentos que se están entregando, contar número de folios y anexos y anotar la cantidad en la primera página. Cuando se reciba documentación a través de agencias de correo se colocará un sello de recibido por parte del encargado de la ventanilla única, en la guía, con el nombre legible del servidor que recibe, se verifica la planilla o guía, se destapa el documento y se anota el número de folios y se sella. Las comunicaciones oficiales que ingresen, deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta, asunto correspondiente y firma, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo. Fax: Recepción centralizada, para la recepción se imprime en el papel Bond entre75 y 90 g/m2. El fax se imprimirse en caso necesario Correo electrónico: Recepción centralizada, Todas las comunicaciones o mensajes que se recepcionen a través del correo electrónico institucional contactenos@mutata-antioquia.gov.co, o de los correos institucionales autorizados, deben ser guardados para su posterior consulta. Sólo se podrán eliminar correos basura o aquellos con contenido publicitario. Para guardarlos correos electrónicos, se deben En la Página Web: Recepción descentralizada para trámites en línea y envió centralizado, para la recepción se imprime. Manual de Métodos y Procedimientos del Grupo de Correspondencia y Archivo, del Archivo General de la Nación, Resolución 278 de 1998 Radicación de documentos: La correspondencia radicable es aquella que trata de asuntos relacionados con el municipio de Mutatá y que requiere respuesta y a esta se le asigna un número consecutivo. En este grupo se incluyen las facturas.

17 La correspondencia no radicable es aquella que es de tipo informativo como catálogos, invitaciones, folletos, hojas de vida, revistas etc. Artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001 No se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados La impresión del sello estampador o reloj radicador se hará en la parte superior derecha de la comunicación, diligenciando los datos solicitados Cuando el usuario presente personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada PARAGRAFO: Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del Jefe de la unidad de correspondencia Registro de documentos:asignación de datos como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta entre otros, se utilizará la planilla de registro de comunicaciones enviadas y recibidas, descargar formato del PGD Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas. Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de documentos recibidos y enviados. La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto

18 2.3PROCESO DE TRAMITE DOCUMENTAL EN EL MUNICIPIO DE MUTATÁ De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiemposmáximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones. PROCESO MARCO NORMATIVO DEL PROCESO ACTIVIDADES TRÁMITE DE DOCUMENTOS Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa Cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series Constitución Política. Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales. Ley 58 de Reglamentación trámite peticiones. Decreto 01 de 1984 Código Contencioso Administrativo. Derecho de petición. Decreto 2150 de Artículos 6, 16, 17, 22. Artículo 25. Establece que las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos o solicitudes y Recepción de solicitud o trámite Se debe tener en cuenta como mínimo las siguientes actividades: Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite. Identificación del trámite. Determinación de competencia, según funciones de las dependencias. Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta Respuesta Análisis de antecedentes y compilación de información. Proyección y preparación de respuesta. Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del asunto. TERMINO PARA DAR RESPUESTA Como máximo, las autoridades a quienes se les presente un derecho de petición, deben responder dentro de los siguientes plazos: Quince (15) días para contestar quejas, reclamos y manifestaciones.

19 documentales. sus respectivas respuestas por medio de correo certificado, el cual es un servicio exclusivo de ADPOSTAL. Decreto 1222 de 1999 Artículo 33. Derecho de turno. Acuerdo AGN 060 de Artículos 3, 6 y 8. Envío y control del trámite de las comunicaciones, numeración de actos administrativos. Diez (10) días para contestar peticiones de información. Treinta (30) días para contestar consultas. En el caso que las autoridades no den respuesta a las peticiones solicitadas, los funcionarios responsables de dar respuesta, pueden ser objeto de sanciones disciplinarias, pues se incurre en causal de mala conducta. 2.4 PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS EN EL MUNICIPIO DE MUTATÁ La distribución se relaciona con el flujo de los documentos en el interior y el exterior de laentidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar conmecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este procesose distinguen actividades como: PROCESO MARCO NORMATIVO DEL PROCESO ACTIVIDADES DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Actividades Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias. Decreto 2150 de Artículo 25. Utilización Distribución de documentos externos Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia. Clasificación de las comunicaciones. Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Registro de control de entrega de documentos recibidos. Reasignación de documentos mal direccionados

20 tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario Se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos del correo para el envío de información. Acuerdo 060 de Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales. Distribución de documentos internos Identificación de dependencias. Enrutamiento de documentos a dependencia competente (codificar según la TRD, la unidad administrativa y la dependencia) Registro de control de entrega de documentos internos. Distribución de documentos enviados Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros. Se debe tener en cuenta como mínimo las siguientes actividades: Control del cumplimiento de requisitos del documento: Que tenga: logo, fecha, código, contenido, firma Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial. Control y firma de guías y planillas de entrega. Control de devoluciones. Organización mensajería externa. Registro de control de envío de documentos. 2.5 PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL MUNICIPIO DE MUTATÁ Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad PROCESO MARCO NORMATIVO DEL PROCESO ACTIVIDADES

21 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos, como parte integral de los procesos archivísticos Ley 4 de Sobre régimen político y municipal. Artículo 289. Los jefes vigilarán que los secretarios reciban los archivos por inventario y que arreglen convenientemente el que corresponda al tiempo que funcionen. Al efecto, impondrán multas sucesivas a los empleados, para que cumplan con sus deberes. Ley 80 de Artículo 55. De la prescripción de las acciones de responsabilidad contractual. La acción civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50, 51,52 y 53 de esta Ley prescribirá en el término de veinte (20) años, contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La acción disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penal prescribirá en veinte (20) años. Código de Comercio: Artículo 60. Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Decreto 1382 /95. Obligatoriedad de la presentación de las T. R.D. Acuerdo AGN 037 de Establece especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de servicios de archivo. Acuerdo AGN 039 de Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley General de Archivos 594 de Acuerdo AGN 042 de Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos, Ley 594 de Acuerdo AGN 02 de Establece los lineamientos para la organización de fondos acumulados. Circular AGN 01 de Organización y Conservación de los Clasificación documental: (Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series o asuntos, que comprende cada agrupación documental de acuerdo a la estructura orgánico-funcional (Organigrama) de la administración municipal de Mutatá Identificación de unidades administrativas y funcionales. Aplicación de la tabla de retención de la dependencia. Conformación de series y subseries documentales,clasificar documentos por series o asuntos significa agrupar ciertos documentos homogéneos según su naturaleza, tipo o contenido. Identificación de tipos documentales de la tabla de retención yo valoración y de los documentos de apoyo. Ordenación documental: (Ubicación física de los documentos dentro de la carpeta o expediente). La ordenación se hará cronológicamente de tal manera que el primer documento que se encuentre al abrir la carpeta, registre la fecha más antigua y el último refleje la fecha más reciente. (Acuerdo AGN No. 042 de 2002, artículo. 4, numeral 3). Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales. Conformación y apertura de expedientes. Rotulación: Una vez ordenada la documentación, identifique cada una de las carpetas en la tapa externa, en la esquina superior derecha diligenciando la información del rótulo con los siguientes datos: 1. ENTIDAD PRODUCTORA: Municipio de Mutatá 2. UNIDAD ADMINISTRATIVA: la sección productora de la documentación (ejemplo, secretarías de despacho). 3. OFICINA PRODUCTORA: Nombre de la oficina que produce y conserva la documentación tramitada en el ejercicio de sus funciones. 4. CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: Número/código (TRD) de la oficina productora. 5. CÓDIGO SERIE Y SUBSERIE: Es asignado a cada Serie en la Tabla de Retención Documental correspondiente. 6. NOMBRE DE LA SERIE, SUBSERIE O ASUNTO: Nombre de la Serie señalada en la T.R. D, según corresponda FECHAS EXTREMAS: Fecha inicial y fecha final de cada unidad descrita en formato, (día, mes y año), cuando no sea posible identificar una fecha se anotará la sigla s. f. que quiere decir sin fecha. 8. NÚMERO DE FOLIOS: Número total de folios que integra la carpeta; si el expediente está contenido en más de una unidad documental (carpeta), la foliación debe realizarse en forma consecutiva. 9. NÚMERO DE CAJA: Las carpetas organizadas las vamos a almacenar en cajas de archivo, se le coloca el número de la caja en la cual queda almacenado. 10. NÚMERO DE CARPETA: El número de la carpeta que conforma el expediente, en caso de utilizar más de una carpeta se procederá así: Ejemplo 1 de 5; este número se conoce como correlativo. Foliación:Operación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental en el extremo superior derecho, con un lápiz de mina negra y blanda (HB), en forma legible, sin enmendaduras, empezando por el documento más antiguo hasta el más reciente. La

22 documentos de archivo. Circular AGN 012 AGN-DAFP de Organización de historias laborales. Circular AGN 01 de Inventario de documentos a eliminar. NTC 4095 Norma General para la Descripción Archivística. NTC 5029 Norma sobre Medición de Archivos. foliación debe ser consecutiva de 1 hasta N, independientemente del número de carpetas, por Ejemplo. Carpeta 1 Folio 1-200, Carpeta 2 Folio Descripción documental: Consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones clasificándolos en función de la fecha (emisión, expedición), ubicándolos en orden cronológico y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y consulta. Diseño de instrumentos de recuperación como Inventarios, Guías, Catálogos e Índices. Actualización permanente de instrumentos. 2.6PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS EN EL MUNICIPIO DE MUTATÁ Esta fase involucra a todos los funcionarios de la entidad, en cualquiera de los aspectos deorganización de los archivos: gestión o de oficina, central e histórico. La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de funcionarios de otras dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución y a las leyes. PROCESO MARCO NORMATIVO DEL PROCESO ACTIVIDADES CONSULTA DE DOCUMENTOS La consulta garantiza el La Constitución Política de Colombia regula la gestión archivística entre otros en los Artículos 2, 8, 15, 20, 23, 27, 70, 71, 74, 95, 112, los cuales garantizan los derechos ciudadanos como son, el derecho a la intimidad (Artículo 15) el derecho a la información (Artículo 20), el de petición (Artículo 23), de acceso a los documentos La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del área, o al funcionario responsable del Archivo de Gestión, Archivo Central o Histórico.Se atenderán los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, correo electrónico. Formulación de la consulta: Determinación de la necesidad y precisión de la consulta. Determinación de competencia de la consulta.

23 derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos públicos (Artículo 74), entre otros, los cuales requieren para la garantía de su ejercicio la obligatoria preservación y conservación de los archivos de la Administración Pública. Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. (Acuerdo 027 de 2006 AGN.) La ley 57 de 1985 ordena la publicidad y el acceso a los actos y documentos oficiales, como también la obligación de inventariar el patrimonio documental de la Nación, el decreto 2274 del 2 de noviembre de 1988 reglamentario del régimen político y municipal Condiciones de acceso. Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por conservación. Reglamento de consulta Estrategia de búsqueda: Disponibilidad de expedientes. Disponibilidad de fuentes de información. Establecimiento de herramientas de consulta (inventarios- índices etc) Ubicación de los documentos. Respuesta a consulta: Atención y servicio al usuario. Infraestructura de servicios de archivo. Sistemas de registro y control de préstamo. Uso de testigos y formatos para el control de devolución. Implantación de medios manuales o automáticos para localización de información Quince (15) días para contestar quejas, reclamos y manifestaciones. Diez (10) días para contestar peticiones de información. Treinta (30) días para contestar consultas. 2.7 PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL MUNICIPIO DE MUTATÁ Medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido PROCESO MARCO NORMATIVO DEL PROCESO ACTIVIDADES

24 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS implantación del Sistema Integrado de Conservación Constitución Política. Artículo 8. Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de un ambiente sano. Código Procedimiento Civil. Artículo 251. Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares. Acuerdo AGN 007 de Reglamento General de Archivos. Acuerdo AGN 11 de Criterios de conservación y organización de documentos. Acuerdo AGN 049 de Condiciones de Edificios y locales destinados a archivos. Diagnóstico integral:para conservar las documentos en la administración municipal, se deben hacer las siguientes labores: Sensibilización y toma de conciencia. Prevención y atención de desastres. Inspección y mantenimiento de instalaciones. Monitoreo y control de condiciones ambientales. Limpieza de áreas y documentos. Control de plagas. Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia. Almacenamiento, realmacenamiento, encuadernación (Determinación de espacios y áreas locativas, determinación de mobiliario y equipo, determinación de Unidades de conservación y almacenamiento). Responsabilidad del comité municipal de archivo, C.A.D. Apoyo a la reproducción: responsables C.A.D y comité municipal de archivo. Intervenciones de primeros auxilios para documentos. Establecimiento de medidas preventivas. Implantación de Planes de contingencia. Aseguramiento de la información en diferentes medios y soporte

25 2.8PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS EN EL MUNICIPIO DE MUTATÁ Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental PROCESO MARCO NORMATIVO DEL PROCESO ACTIVIDADES Constitución Política de 1991: Artículo 63. Los bienes de uso público y los demás bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables. DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental. Artículo 70. CN Párrafo 2: El Estado promoverá la investigación, la ciencia, el desarrollo y la difusión de los valores culturales de la Nación Ley 39 de Artículos 1, 2, 3 y 4. Las entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe, están obligadas a conservar copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmación o de cualquiera otro técnicamente adecuado Decreto 2649 de Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Artículo 134. Conservación y destrucción de libros.. Decreto 1145 de Guarda y custodia hojas de vida. Acuerdo AGN 007 de Reglamento General de Archivos. Artículo 18. Crea el Comité Evaluador de Documentos, determina su integración y le fija la función Conservación total:aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la administración municipal de Mutatá Cuando se cumplan los tiempos, en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se trasladaran al Archivo Histórico para conservación total El traslado se hará mediante una transferencia secundaria al archivo histórico (responsable Archivo central), allí se organizaranlos documentos para disponerlos al servicio de los usuarios, se conservarán y preservarán. Los documentos Históricos. NO se perforan, NO se grapan, se archivan en carpetas de cuatro aletas y NO se eliminan los originales) Eliminación de documentos: Para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.cumplidos los tiempos en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se trasladarán al Archivo Histórico para su eliminación por picado, se debe tener en cuenta los tres ítems siguientes: Aplicación de lo estipulado en la TRD o TVD. Valoración avalada por el Comité de Archivo. Levantamiento de acta y determinación del procedimiento de eliminación Selección documental: Se tomará una muestra de documentos, para su conservación permanente. Cumplidos los tiempos en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se tomará una muestra del 3% y se trasladará al Archivo Histórico, para su Conservación Total, y el resto (97%) se eliminará por picado.

26 principal de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos. Artículo 23. Valoración documental. Ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retención documental a partir de su valoración. Artículo 25. Eliminación de documentos que se entiende como la destrucción de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histórico. Digitalización: permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador. Determinación de la metodología y plan de trabajo. ( escáner, base de datos Excel) Definición de calidad, según la fase del ciclo vital en la cual se requiere. Control de calidad durante todo el proceso. Circular AGN 03 de Transferencias documentales secundarias. Circular AGN 01 de Inventario de documentos a eliminar.

27 3 - CLASES DE ARCHIVO Ciclo vital del documento Los archivos pasan por unas etapas o edades a medida que va pasando el tiempo así: Edad Administrativa Edad Intermedia Edad permanente o histórica Las tres fases del Ciclo Vital del Documento se conocen también como archivo total, el cual está ligado con las fases básicas de la gestión de documentos que son: elaboración, utilización, conservación y disposición final Archivo de Gestión o de Oficinas Productoras En este archivo se conservan todos los documentos recibidos o generados por la actividad de la dependencia mientras dura el trámite de los asuntos a los que hacen referencia y una vez concluido el mismo hasta que se termine el tiempo depermanencia determinado en cada caso. La conservación y custodia de los documentos existentes en los archivos de gestión, así como la transferencia organizada, es obligación de los responsables de cada dependencia, quienes deberán designar uno o más coordinadores que asuman las funciones generales de gestión de documentos que en todo momento podrán supervisar su cumplimiento. El archivo de gestión es una unidad administrativa, que se regirá por las presentes disposiciones del municipio de Mutatá y lo que establezca en materia de archivo emanado por el Archivo General de la Nación. Se ejecutaran funciones operativas y normativas para desarrollar los procedimientos.

28 4.- INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y DEPENDENCIAS DEL MUNICIPIO DE MUTATÁ ANTIOQUIA. 1. Objetivo De acuerdo a las Políticas Institucionales, se da a conocer a los empleados del municipio de Mutatá Antioquia, y a los responsables del manejo de los Archivos, el fundamento teórico-práctico, sobre la organización de los archivos de gestión, según la Ley 594 de 14 de julio de 2000, Ley General de Archivo y Ley 527 de 1999, Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones ; lo cual permite ofrecer el servicio de consulta de información eficaz en cada una de las dependencias y conservar el patrimonio documental de la administración municipal del Mutatá Definiciones: Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce o como fuente de la historia. Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. Soporte Documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados (papel, archivo audiovisual, fotográfico, fílmicos, informáticos y sonoros). 2. Momento de ejecución: Cada vez que se requiera. 3. Alcance