ANEXO No. 01 DOCUMENTO SOPORTE DETERMINACION PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO Y CRITERIOS DE SELECCIÓN CONTRATACION MINIMA CUANTIA MCU

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1 ANEXO No. 01 DOCUMENTO SOPORTE DETERMINACION PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO Y CRITERIOS DE SELECCIÓN CONTRATACION MINIMA CUANTIA MCU OBJETO DEL PROCESO DE SELECCIÓN El Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo FONADE, está interesado en contratar la PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE ORGANIZACIÓN Y APOYO LOGÍSTICO PARA EL DESARROLLO DE TODAS LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON LOS SEMINARIOS, FERIAS, TALLERES, ENCUENTROS O EVENTOS PROGRAMADOS POR LA ESTRATEGIA DE SINERGIA TERRITORIAL PARA LA VIGENCIA FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN El presente proceso de selección se adelanta mediante la modalidad de selección de qué trata el numeral 6.5 del Manual de la actividad precontractual, contractual y postcontractual de Derecho Privado de FONADE, adoptado mediante Resolución No. 131 del 09 de noviembre de 2012, teniendo en cuenta que se trata de una contratación cuya cuantía es inferior a 250 SMMLV. El procedimiento a seguir será el previsto en el numeral 7.3 del precitado manual. De acuerdo con el decreto 288 de 2004, FONADE es una Empresa Industrial y Comercial del Estado, de carácter financiero, dotada de personería jurídica, patrimonio propio, autonomía administrativa vinculada al Departamento Nacional de Planeación y vigilado por la Superintendencia Bancaria (hoy Superintendencia Financiera). El parágrafo primero del artículo 32 de la Ley 80 de (modificado por la Ley 1150 de artículo 15) establece que los Contratos que celebren las entidades financieras de carácter estatal, no estarán sujetos a las disposiciones del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y se regirán por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a dichas actividades. En consecuencia, el régimen aplicable a la contratación de FONADE es el del derecho privado. FONADE ha abierto el presente procedimiento de Mínima Cuantía, el cual NO constituye oferta de negocio jurídico de parte de FONADE, por lo cual, FONADE tendrá siempre derecho a seleccionar o no alguna(s) de las Ofertas, e incluso podrá suspender o cancelar en cualquier momento la presente convocatoria, por lo que la participación de un Oferente no le otorga derecho alguno al agotamiento y finiquito del procedimiento iniciado. ANEXO No. 1 MCU Página 1 de 12

2 3. DESCRIPCIÓN Y ALCANCE DEL OBJETO A CONTRATAR Según lo contemplado en la descripción y justificación de la necesidad que se pretende satisfacer, así como lo requerido por FONADE, se requiere por la estrategia de sinergia territorial para la vigencia contratar la prestación de servicios de organización y apoyo logístico para el desarrollo de todas las actividades relacionadas con los seminarios, ferias, talleres, encuentros o eventos programados En el marco de la ejecución de este componente, el contratista se obliga a tener en cuentas las siguientes consideraciones: Ciudad Bogotá D. C. ALOJAMIENTO TALLER No 1 o Acomodación doble para 100 personas o Una noche un día, incluido desayuno en hotel o Centro de Convenciones de características similares a un hotel de alta categoría. ALIMENTACION o Almuerzo tipo menú, únicamente al personal inscrito y autorizado del evento, es decir 100 personas. o Cena tipo menú, únicamente al personal inscrito y autorizado del evento, es decir 100 personas. o Refrigerio el cual consta mínimo de un sólido y un líquido en la mañana, (Se deberá entregar un documento con opciones de menú y propuesta logística, este debe incluir alternativas que contengan dos (2) opciones de refrigerio de sal con bebida) únicamente al personal inscrito y autorizado del evento, es decir 100 personas. o Estación de café, aromáticas y agua permanente, únicamente al personal inscrito y autorizado del Evento, es decir 100 personas. SALON DE CONFERENCIA Y AYUDAS AUDIOVISUALES o Un salón para conferencias en hotel o Centro de Convenciones de características similares a un hotel de alta categoría, con la capacidad requerida según el tamaño del evento, debidamente iluminado, climatizado, organizado tipo escuela, con instalaciones modernas y tecnología de punta para los días que dure el evento. o El salón debe disponer de una mesa principal para cuatro (4) personas en plataforma y pódium. o Un (1) video beam de alta resolución, con un (1) telón o pantalla grande para proyectar en el salón del evento. o Un (1) computador con puertos USB, con paquete informático Office (Power Point, Excel y Word) versión 2007 ANEXO 01: ESTUDIOS PREVIOS MCU Página 2 de 12

3 o Una (1) conexión a Internet con banda ancha sea por wifi y/o inalámbrico. o Dos (2) micrófonos inalámbricos. o Un (1) micrófono de solapa para expositores. o Un (1) sistema de sonido. o Un (1) tablero acrílico de mínimo 1.50m x 1m. o Tres (3) marcadores de color azul, negro y rojo. o Un (1) señalizador láser. o Servicio de video-conferencia incluido el costo vía telefónica o Servicio de webcast (transmisión a Internet donde transmite un medio en vivo similar a un programa de televisión o una emisora de radio.) o Servicio de traducción simultánea (1 traductor por 1 hora) o Equipo de traducción simultánea o Cabina de sonido para traducción o Audífonos para recepción de traducción, para 100 personas MATERIAL DE APOYO AL EVENTO o Elaborar invitaciones con su respectivo sobre, en papel bond, tamaño carta con los logos e imágenes corporativas correspondientes, a una tinta. El contenido de las invitaciones será entregado por la Dirección de Evaluación de Políticas Públicas o por la dependencia del DNP que se encuentre a cargo del evento. o Entregar oportunamente y con un plazo no menor a 15 días antes de la fecha del evento las invitaciones a los asistentes, para lo cual previamente el DNP hará entrega de la lista formal para que se haga el envío de las mismas. El Contratista deberá presentar un reporte respecto de la entrega y recepción de las invitaciones con una antelación de 12 días a la realización del evento. La entrega de las invitaciones será a nivel nacional. o Realizar el telemercadeo para la confirmación de asistencia de los participantes a cada taller, como mínimo en tres (3) ocasiones, así: Primera llamada: para anunciar el taller, el envío de la carta, correo electrónico de la invitación, asegurar la fecha en la agenda de los participantes y confirmar dirección. Segunda llamada: para confirmar recibo de la invitación. Tercera llamada: efectuada tres días antes del taller, como recordatorio y confirmación de asistencia. Se deben adelantar todas las gestiones necesarias para lograr la asistencia del número de participantes a cada taller. El contratista deberá entregar al DNP el registro de cada una de las actividades de telemercadeo realizadas durante la convocatoria. o Una libreta de apuntes tamaño media carta, con mínimo 30 hojas de papel bond de 75 gr y un lapicero de tinta color negro. o Una escarapela de 9 cm x 11 cm en papel propalmate de 250 g, a 2 x 0 tintas con su respectivo estuche en plástico y lazo, rotulada con el nombre de cada participante en el momento de llegada al taller. o Un formulario de evaluación de la actividad, según requerimientos de información y diseño entregado por el DNP, el cual debe ser entregado al inicio de cada taller con el paquete de materiales. Los formularios de todos los participantes deben ser recogidos al finalizar la actividad, y con su información tabulada se debe presentar un informe escrito por cada taller. SERVICIOS ADICIONALES ANEXO 01: ESTUDIOS PREVIOS MCU Página 3 de 12

4 o Disponer de una (1) persona encargada de recibir, ubicar y asistir a los participantes. o Realizar las inscripciones de los participantes, cada día del taller, para lo cual el contratista deberá suministrar como mínimo un (1) punto de registro, con dos (2) digitadores y un (1) equipo de cómputo portátil, una (1) impresora, y entregar la base de datos en CD con el registro de los participantes y el registro de asistencia con la firma de los asistentes. El mismo punto debe utilizarse para la entrega del material para el taller. o Realizar la Grabación de audio (8 horas) de cada Taller, se debe entregar original y copia. o Realizar la Grabación profesional con cámara DVCAM (8 horas) de cada taller se debe entregar original y copia. o Realizar la Transcripción literal, se debe entregar original y copia. o Suministrar cintas MiniDV (de 1 hora) con la producción final o Hacer la Transferencia de material a DVD o Realizar la Edición del video o Un (1) Switcher profesional para mezcla de audio y video o Un (1) Maestro de ceremonia o Servicio de meseros Ciudad Bogotá D. C. ALOJAMIENTO TALLER No 2 o Acomodación doble para 100 personas o Una noche un día, incluido desayuno en hotel o Centro de Convenciones de características similares a un hotel de alta categoría. ALIMENTACION o Almuerzo tipo menú, únicamente al personal inscrito y autorizado del evento, es decir 100 personas. o Cena tipo menú, únicamente al personal inscrito y autorizado del evento, es decir 100 personas o Refrigerio el cual consta mínimo de un sólido y un líquido en la mañana, (Se deberá entregar un documento con opciones de menú y propuesta logística, este debe incluir alternativas que contengan dos (2) opciones de refrigerio de sal con bebida) únicamente al personal inscrito y autorizado del evento, es decir 100 personas o Estación de café, aromáticas y agua permanente, únicamente al personal inscrito y autorizado del Evento, es decir 100 personas SALON DE CONFERENCIA Y AYUDAS AUDIOVISUALES ANEXO 01: ESTUDIOS PREVIOS MCU Página 4 de 12

5 o Un salón para conferencias en hotel o Centro de Convenciones de características similares a un hotel de alta categoría, con la capacidad requerida según el tamaño del evento, debidamente iluminado, climatizado, organizado tipo escuela, con instalaciones modernas y tecnología de punta para los días que dure el evento. o El salón debe disponer de una mesa principal para cuatro (4) personas en plataforma y pódium. o Un (1) video beam de alta resolución, con un (1) telón o pantalla grande para proyectar en el salón del evento. o Un (1) computador con puertos USB, con paquete informático Office (Power Point, Excel y Word) versión 2007 o Una (1) conexión a Internet con banda ancha sea por wifi y/o inalámbrico. o Dos (2) micrófonos inalámbricos. o Un (1) micrófono de solapa para expositores. o Un (1) sistema de sonido. o Un (1) tablero acrílico de mínimo 1.50m x 1m. o Tres (3) marcadores de color azul, negro y rojo. o Un (1) señalizador láser. o Servicio de video-conferencia incluido el costo vía telefónica o Servicio de webcast (transmisión a Internet donde transmite un medio en vivo similar a un programa de televisión o una emisora de radio.) o Servicio de traducción simultánea (1 traductor por 1 hora) o Equipo de traducción simultánea o Cabina de sonido para traducción o Audífonos para recepción de traducción, para 100 personas MATERIAL DE APOYO AL EVENTO o Elaborar invitaciones con su respectivo sobre, en papel bond, tamaño carta con los logos e imágenes corporativas correspondientes, a una tinta. El contenido de las invitaciones será entregado por la Dirección de Evaluación de Políticas Públicas o por la dependencia del DNP que se encuentre a cargo del evento. o Entregar oportunamente y con un plazo no menor a 15 días antes de la fecha del evento las invitaciones a los asistentes, para lo cual previamente el DNP hará entrega de la lista formal para que se haga el envío de las mismas. El Contratista deberá presentar un reporte respecto de la entrega y recepción de las invitaciones con una antelación de 12 días a la realización del evento. La entrega de las invitaciones será a nivel nacional. o Realizar el telemercadeo para la confirmación de asistencia de los participantes a cada taller, como mínimo en tres (3) ocasiones, así: Primera llamada: para anunciar el taller, el envío de la carta, correo electrónico de la invitación, asegurar la fecha en la agenda de los participantes y confirmar dirección. Segunda llamada: para confirmar recibo de la invitación. Tercera llamada: efectuada tres días antes del taller, como recordatorio y confirmación de asistencia. Se deben adelantar todas las gestiones necesarias para lograr la asistencia del número de participantes a cada taller. El contratista deberá entregar al DNP el registro de cada una de las actividades de telemercadeo realizadas durante la convocatoria. ANEXO 01: ESTUDIOS PREVIOS MCU Página 5 de 12

6 o Una libreta de apuntes tamaño media carta, con mínimo 30 hojas de papel bond de 75 gr y un lapicero de tinta color negro. o Una escarapela de 9 cm x 11 cm en papel propalmate de 250 g, a 2 x 0 tintas con su respectivo estuche en plástico y lazo, rotulada con el nombre de cada participante en el momento de llegada al taller. o Un formulario de evaluación de la actividad, según requerimientos de información y diseño entregado por el DNP, el cual debe ser entregado al inicio de cada taller con el paquete de materiales. Los formularios de todos los participantes deben ser recogidos al finalizar la actividad, y con su información tabulada se debe presentar un informe escrito por cada taller. SERVICIOS ADICIONALES o Disponer de una (1) persona encargada de recibir, ubicar y asistir a los participantes. o Realizar las inscripciones de los participantes, cada día del taller, para lo cual el contratista deberá suministrar como mínimo un (1) punto de registro, con dos (2) digitadores y un (1) equipo de cómputo portátil, una (1) impresora, y entregar la base de datos en CD con el registro de los participantes y el registro de asistencia con la firma de los asistentes. El mismo punto debe utilizarse para la entrega del material para el taller. o Realizar la Grabación de audio (8 horas) de cada Taller, se debe entregar original y copia. o Realizar la Grabación profesional con cámara DVCAM (8 horas) de cada taller se debe entregar original y copia. o Realizar la Transcripción literal, se debe entregar original y copia. o Suministrar cintas MiniDV (de 1 hora) con la producción final o Hacer la Transferencia de material a DVD o Realizar la Edición del video o Un (1) Switcher profesional para mezcla de audio y video o Un (1) Maestro de ceremonia o Servicio de meseros 4. JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN FONADE durante la ejecución de los estudios previos y en atención al tipo de actividades que se desarrollarán durante la ejecución del contrato, su tipo, alcance y complejidad, y en aras de propender por la selección de un contratista idóneo que ejecute el contrato con las mejores calidades, ha considerado que el oferente deberá cumplir con los siguientes requerimientos El oferente debe acreditar en su oferta, que cuenta con experiencia específica en: PRESTACION DEL SERVICIO DE APOYO LOGÍSTICO PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS (SUMINISTRO DE ALIMENTOS y/o SALÓN DE CONFERENCIA y/o ALOJAMIENTO). La experiencia debe ser acreditada con la EJECUCIÓN DE MÍNIMO UN (01) CONTRATO y MÁXIMO TRES (03) contrato(s) terminado en los últimos CINCO (5) años, contados a ANEXO 01: ESTUDIOS PREVIOS MCU Página 6 de 12

7 partir de la fecha establecida para presentar oferta y cumplir también las siguientes condiciones. Los contratos aportados deberán sumar un valor igual o superior al valor del Presupuesto Oficial Estimado (POE) expresado en SMMLV. La experiencia específica podrá acreditarse con contratos ejecutados por el oferente individual o por cualquiera de los integrantes del oferente plural. En todo caso, el número de contratos con que se pretenda acreditar la experiencia NO PODRÁ SER SUPERIOR al número de contratos señalado anteriormente. CERTIFICADO DE INSCRIPCION, CLASIFICACION Y CALIFICACION- REGISTRO UNICO DE PROPONENTES (RUP) El oferente persona natural o jurídica, nacionales o extranjeras con domicilio en Colombia, o cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal deberá acreditar que se encuentra inscrito al momento de presentar la oferta, en el registro único de proponentes RUP, el cual deberá encontrarse actualizado, renovado y en firme al momento de la finalización del registro de entrega de ofertas y cuya fecha de expedición no puede ser superior a 30 DÍAS CALENDARIO, contados a partir de la fecha señalada para la finalización del término para presentar oferta. INDICES FINANCIEROS Teniendo en cuenta el objeto del proyecto, la complejidad y el valor del mismo, se considera conveniente que el futuro contratista cuente con un musculo financiero adecuado para desarrollar eficazmente el objeto del contrato, y por lo tanto deberá demostrar con el documento del RUP los siguientes índices: Capital de Trabajo CT 50% POE Índice de Liquidez LIQ = AC / PC 1.0 Nivel de Endeudamiento NE = PT / AT 0.70 Donde: POE AC PC PT AT Presupuesto Oficial Estimado Activo Corriente Pasivo Corriente Pasivo Total Activo Total 5. ANÁLISIS DE LAS CONDICIONES ECONÓMICAS DEL CONTRATO 5.1 METODOLOGIA DE CÁLCULO POE Con base en las especificaciones señaladas, se solicitaron cotizaciones a proveedores, que se encuentran en el negocio de la prestación de servicios de apoyo logístico, quienes cuentan con la disponibilidad y capacidad para ejecutar la prestación del servicio. ANEXO 01: ESTUDIOS PREVIOS MCU Página 7 de 12

8 Entre las condiciones especiales que se valoraron para la estimación del presupuesto oficial se consideraron las siguientes: La prestación de los servicios esperados de conformidad con las especificaciones indicadas en el presente documento. Las actividades requeridas para realizar la prestación del servicio. Se incluyen los gastos de legalización por la celebración del contrato (Retefuente, Rete ICA, pólizas, IVA y en general a los que haya lugar). Con base en lo anterior se estimo un presupuesto total de CIENTO TREINTA Y UN MILLONES CIENTO SETENTA Y CINCO MIL NOVECIENTOS TREINTA Y DOS PESOS ($ oo) M/L incluido IVA y demás tributos que se causen por el hecho de su celebración y ejecución. ÍTEM DESCRIPCION CANT DÍAS o NOCHES PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO VALOR UNITARIO MAS IVA TALLER No. 1 TALLER No. 1 SERVICIO DE ALOJAMIENTO VALOR TOTAL SERVICIO DE ALOJAMIENTO 1 ACOMODACION DOBLE PARA 100 PERSONAS SERVICIO DE ALIMENTACIÓN SERVICIO DE ALIMENTACIÓN 2 DESAYUNO INCLUIDO EN EL ALOJAMIENTO 3 REFRIGERIO ALMUERZO CENAS ESTACION DE CAFÉ, AGUA Y AROMATICAS Salón DE Reunión Y AYUDAS AUDIOVISUALES Salón DE Reunión Y AYUDAS AUDIOVISUALES 7 Salón DE CONFERENCIA VIDEO BEAM COMPUTADOR SERVICIO DE INTERNET Y/O WIFI TABLERO ACRILICO 1 1 INCLUIDO EN EL Salón de Reunión 12 MICROFONOS INALAMBRICOS Micrófono DE SOLAPA SONIDO ANEXO 01: ESTUDIOS PREVIOS MCU Página 8 de 12

9 15 MARCADORES SEÑALADOR LASER SERVICIOS ADICIONALES SERVICIOS ADICIONALES 17 REGISTRO DE PARTICIPANTES PERSONA DE APOYO LOGISTICO MESEROS GRABACION DE AUDIO GRABACION PROFESIONAL CON Cámara DVCAM TRANSCRIPCION LITERAL PRODUCCIÓN FINAL EN CINTAS DE MINIDV TRANSFERENCIA DEL MATERIAL A DVD EDICION DEL VIDEO SWITCHER PROFESIONAL MAESTRO DE CEREMONIA VIDEO CONFEDERENCIA SERVICIO DE WEBCAST TRADUCTOR EQUIPOS DE TRADUCCION SIMULTANEA 1 1 INCLUIDO EN EL SERVICIO DE TRADUCTOR 32 CABINA DE SONIDO PARA TRADUCCION 1 1 INCLUIDO EN EL SERVICIO DE TRADUCTOR 33 AUDIFONOS PARA RECEPCION DE TRADUCCION INCLUIDO EN EL SERVICIO DE TRADUCTOR 34 INVITACIONES ENTREGA INVITACIONES ANEXO 01: ESTUDIOS PREVIOS MCU Página 9 de 12

10 36 TELEMERCADEO LIBRETA Y ESFERO ESCARAPELAS FORMULARIO DE EVALUACION SUBTOTAL TALLER No TALLER No. 2 TALLER No. 2 SERVICIO DE ALOJAMIENTO SERVICIO DE ALOJAMIENTO 1 ACOMODACION DOBLE PARA 100 PERSONAS SERVICIO DE ALIMENTACIÓN SERVICIO DE ALIMENTACIÓN 2 DESAYUNO INCLUIDO EN EL ALOJAMIENTO 3 REFRIGERIO ALMUERZO CENAS ESTACION DE CAFÉ, AGUA Y AROMATICAS Salón DE Reunión Y AYUDAS AUDIOVISUALES Salón DE Reunión Y AYUDAS AUDIOVISUALES 7 Salón DE CONFERENCIA VIDEO BEAM COMPUTADOR SERVICIO DE INTERNET Y/O WIFI TABLERO ACRILICO 1 1 INCLUIDO EN EL Salón DE Reunión 12 MICROFONOS INALAMBRICOS Micrófono DE SOLAPA SONIDO MARCADORES SEÑALADOR LASER SERVICIOS ADICIONALES SERVICIOS ADICIONALES 17 REGISTRO DE PARTICIPANTES PERSONA DE APOYO LOGISTICO MESEROS ANEXO 01: ESTUDIOS PREVIOS MCU Página 10 de 12

11 20 GRABACION DE AUDIO GRABACION PROFESIONAL CON Cámara DVCAM TRANSCRIPCION LITERAL PRODUCCIÓN FINAL EN CINTAS DE MINIDV TRANSFERENCIA DEL MATERIAL A DVD EDICION DEL VIDEO SWITCHER PROFESIONAL MAESTRO DE CEREMONIA VIDEO CONFEDERENCIA SERVICIO DE WEBCAST TRADUCTOR EQUIPOS DE TRADUCCION SIMULTANEA CABINA DE SONIDO PARA TRADUCCION AUDIFONOS PARA RECEPCION DE TRADUCCION 1 1 INCLUIDO EN EL SERVICIO DE TRADUCTOR 1 1 INCLUIDO EN EL SERVICIO DE TRADUCTOR INCLUIDO EN EL SERVICIO DE TRADUCTOR 34 INVITACIONES ENTREGA INVITACIONES TELEMERCADEO LIBRETA Y ESFERO ESCARAPELAS FORMULARIO DE EVALUACION SUBTOTAL TALLER No TOTAL PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO $ oo ANEXO 01: ESTUDIOS PREVIOS MCU Página 11 de 12

12 6. TIPO DE CONTRATO En virtud de lo descrito en los numerales anteriores, el contrato a celebrar es un contrato de PRESTACION DE SERVICIOS. ANEXO 01: ESTUDIOS PREVIOS MCU Página 12 de 12