COMENTARIO N.29 RECOMENDACIONES PARA EL CIERRE CONTABLE Y FISCAL DEL PERIODO 2011

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1 COMENTARIO N.29 RECOMENDACIONES PARA EL CIERRE CONTABLE Y FISCAL DEL PERIODO 2011 Estos pequeños procesos son en general para todo tipo de empresa cada quien debe de ubicar su caso particular. Con el adelanto de las fechas de presentación de las obligaciones tributarias para el año y con la incidencia que nos presentó la ley 1429 de 2.010, como obligación de reporte para los medios magnéticos para el mismo año y teniendo como base las normas básicas contables (DR. 2649/93) y la legislación tributaria vigente, entre ellas las resoluciones sobre los medios magnéticos emitidos por la DIAN el pasado 31 de octubre, quienes estén obligados a llevar contabilidad deben, tanto para propósitos internos de planeación y control, así como para cumplir con los organismos de vigilancia y control, preparar y difundir periódicamente estados financieros durante su existencia. Tratándose del período cortado a 31 de diciembre de 2011, nos permitimos indicar los aspectos básicos generales que deben tenerse en cuenta para la obtención de estados financieros que ofrezcan información confiable y real acerca de la situación del ente económico, permitiendo la adecuada preparación de las diferentes declaraciones tributarias, al igual que el suministro de la información contable y tributaria requerida en medios magnéticos, seguimos reiterando. ALGUNOS PROCESOS BASICOS Los libros oficiales deben estar actualizados e impresos. En el mismo sentido los libros de comercio (actas, socios o accionistas) deben llevarse en debida forma. La distribución de facturas de acuerdo con la Resolución de autorización para numeración, aparecerá registrada en un libro control. Listar cuentas con saldos a 1º de enero de 2011, acumulados débito y crédito de enero a diciembre y saldos a 31 de Diciembre de 2011, con base en estos listados podrá analizar las cifras y efectuar los ajustes respectivos.

2 Verificar que los saldos existentes en cada una de las cuentas del balance de comprobación se ajustan a la realidad del negocio. Efectuar los ajustes contables correspondientes, previendo su efecto desde la óptica impositiva. Obtener las cifras definitivas de balance y resultado para la elaboración de la declaración de renta (año gravable 2011). Preparar las conciliaciones entre la información contable y fiscal, las cuales serán el soporte de la declaración tributaria (cuentas de orden). Solicitar y/o expedir, entre otros, los siguientes certificados: de Donaciones debidamente suscritos por el Revisor Fiscal; Retención en la fuente a título de renta, IVA e ICA; de socios o accionistas por su participación en el patrimonio de la sociedad; de Ingresos y retenciones por pagos laborales, tener en cuenta la reglamentación del artículo 173 de la ley 1450 de ALGUNAS PROCESOS CONTABLES Y TRIBUTARIAS 1. Proceso. LA CAJA PRINCIPAL. Verificar que el saldo a diciembre 31 de 2011 sea igual al consignado en enero de Proceso. LAS CAJAS MENORES. El último reembolso de 2011 incluye las facturas y/o documentos equivalentes relacionados con gastos incurridos en el período fiscal (2011), con el fin de asegurar su deducibilidad, muchas compañías maneja varias cajas menores sean están por agencias o dependencias se deben de individualizar, sus respectivas contabilizaciones y arqueos. 3. Proceso. LOS BANCOS. El saldo de las cuentas bancarias debe confrontarse con el registro en libros auxiliares (contabilidad) y de tesorería, obteniendo las conciliaciones que reflejan la situación de cheques por cobrar y operaciones en tránsito a diciembre 31 de 2011.

3 Los extractos bancarios con corte a 31 de diciembre de 2011, deberán solicitarse en los primeros días del mes de enero de Los cheques girados a diciembre de 2011 deben ser entregados en su totalidad a los beneficiarios, para que éstos crucen el pago efectuado o en su defecto sean anulados, reversando los registros originales. Las cuentas bancarias que al final del año queden con saldo crédito en la contabilidad, se reclasifican a obligaciones bancarias para presentar un valor patrimonial real. Al inicio del siguiente ejercicio se revertirá dicho registro. Se solicitará a cada una de las entidades financieras los certificados por intereses pagados, sobregiros, comisiones y saldo de obligaciones a diciembre 31 de 2011, los cuales se cotejarán con los saldos en libros. Articulo 268 E.T. 4. Proceso. CLIENTES. Esta cuenta no deben existir saldos créditos, de presentarse se realizarán las correcciones que sean necesarias; cuando existan deudores (clientes) que a la vez sean acreedores (proveedores) las cuentas no se netean, y para efectuar un cruce de cuentas se requieren los documentos de autorización respectivos. La provisión de cartera contable se respalda con autorización interna, cabe recordar que el cálculo comercial difiere del fiscal (Ver art. 145, E.T.). Todo castigo de cartera debe acompañarse del concepto jurídico correspondiente (Ver art. 146, E.T.). 5. Proceso. CUENTAS POR COBRAR EMPLEADOS. En esta cuenta no deben de existir saldos créditos, de presentarse se deben registrar como saldo a favor del empleado. El saldo que aparezca por cada empleado es susceptible de certificación (declarantes). Tener en cuenta que los préstamos a socios o accionistas que sean empleados deben guardar proporción con su sueldo, además de observar los requisitos exigidos para ser concedidos. 6. Proceso. PRESTAMOS A COOPERADOS, SOCIOS O ACCIONISTAS. Requieren la liquidación de intereses presuntos, siempre que no se pacten intereses comerciales superiores (Ver art. 35, E.T.). 7. Proceso. LOS GASTOS DIFERIDOS. Los gastos pagados por anticipado se generan por intereses, seguros, arrendamientos, entre otros, registro que siempre tendrá saldo débito; dichos gastos contarán con el detalle de la

4 suma anticipada de intereses por cada entidad financiera a través de relación que contenga, como mínimo, la siguiente información: beneficiarios, identificación, concepto, saldo anterior, movimiento, saldo a diciembre 31 de Su amortización será deducible de acuerdo a presupuestos de proporcionalidad, causalidad y necesidad. 8. Proceso. LOS ANTICIPOS DE IMPUESTOS. Esta cuenta corresponde a los valores retenidos por los clientes a título de los diferentes tributos durante el año gravable 2011, al igual que el valor del saldo a favor determinado en la declaración privada de renta 2010 si lo hubiera. Dichas retenciones en la fuente deben contabilizarse conforme al principio de causación, independiente del pago. Tener presente la Ley 1429 de Diciembre de Respecto del impuesto de renta, los saldos se imputarán a la cuenta de provisión de acuerdo a la depuración de la renta a 31 de diciembre de 2011, observando las diferencias permanentes y temporales. Si como resultado de esta provisión se obtiene un saldo a favor, el mismo se registra dentro del activo. 9. Proceso. LAS VALORIZACIONES CONTABLES (no fiscales). Se originan en inversiones y activos fijos. Se registran por efecto de avalúos técnicos, encontrando su contrapartida en el superávit de patrimonio. Para el caso de inversiones el valor certificado o valor intrínseco corresponde al valor del activo presentado en sus estados financieros, cuyas diferencias pueden ser tratadas como valorizaciones o desvalorizaciones, pero difiere del valor patrimonial fiscal (Ver art. 64, DR. 2649/93). Para los activos fijos, las desvalorizaciones deben registrarse como provisiones y reflejarse en el estado de resultados. 10. Proceso. DE INVENTARIOS. El saldo de este rubro a diciembre 31 de 2011 debe corresponder al inventario físico efectuado. La relación de inventario se hará por grupos homogéneos o por productos, para este año en especial se recomienda mayormente agilizar los distintos procedimientos que cada empresa aplica para la toma física de los mismos. De conformidad con el parágrafo del artículo 62 del Estatuto Tributario, las sociedades obligadas a tener Revisor Fiscal, deberán establecer el costo de la enajenación de sus inventarios por el sistema de inventarios permanentes o continuos.

5 La imputación del costo de los activos movibles debe ser clara y precisa, mostrando el costo de la mercancía, para que no se comprometa su aceptación fiscal. 11. Proceso. LA TOMA FISICA INVENTARIOS. Para adelantar este procedimiento es importante planificar la actividad de inventario físico, de ser posible con corte a diciembre de 2011, con la inclusión de documentos soporte generados por el sistema, donde se determinen los inventarios obsoletos, dañados y de baja rotación. Las unidades y valores de este inventario físico constituyen una base firme para la inicialización del kárdex y el mismo sistema de inventario permanente, para el caso de los obligados. 12. Proceso. INVERSIONES EN OTRAS CIAS. Es necesario conocer el valor de las utilidades obtenidas durante el año 2010 en otras sociedades y el valor de los aportes en las mismas. Para este fin se solicitan certificaciones a diciembre 31 de Se elaborarán planillas de valorizaciones y desvalorizaciones, al igual que cuadro comparativo del valor en libros o intrínseco o valor en bolsa contra cada inversión ajustada. Tratándose de manejo de inversiones se aplica el método de participación cuando corresponda de acuerdo con las circulares emitidas por las Superintendencias de Sociedades y Valores. 13. Proceso. LA INFORMACIÓN EN MEDIOS MAGNETICOS. Respecto de la información exigida por el año gravable 2011, las nuevas Resoluciones contienen modificaciones significativas para el cumplimiento de este deber formal. Los plazos para presentar dicha información para no grandes contribuyentes Personas jurídicas o naturales comienza el 27 Febrero de 2012; (Ver Res a de Octubre 31 de 2011), se debe de verificar que tanto el representante legal como el Contador o Revisor Fiscal tenga firma digital, de lo contrario se debe de solicitar y actualizar el RUT, igualmente en las ciudades de Bogotá y Cali se presenta información exógena tributaria para cada uno de estos municipios, verificar en este punto las modificaciones o actualizaciones si las hay. 14. Proceso.LA PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO. Preparar listado por grupo de activos y por cada bien con su correspondiente detalle, el cual

6 comprenda el correspondiente ajuste por inflación (DR. 1536/2007) y la depreciación acumulada ajustada. Es conveniente llevar a cabo un inventario físico de los activos fijos para comparar con los registros contables, de esta manera se podrán establecer controles precisos, puede ser en Excel. Recuerden que se pueden utilizar métodos de depreciación fiscales diferentes de los contables, siempre que sean de reconocido valor técnico, con el objeto de conseguir un ahorro fiscal, constituyendo una reserva no distribuible de las utilidades del respectivo año gravable y registrando el impuesto diferido correspondiente (Ver arts. 127 a 141, E.T.). El gasto por depreciación se calcula sobre el valor del bien ajustado por inflación(ver arts. 127 a 141, E.T.)., considerando su causación periódica, así como que ésta se haya establecido proporcionalmente para los bienes adquiridos en el año, y que se haya descargado la depreciación ajustada sobre los activos enajenados o dados de baja. Los activos fijos totalmente depreciados se reflejan en las cuentas de orden respectivas, continuando con la aplicación de ajustes por inflación tanto de su costo histórico como de su depreciación acumulada.( Ver D.R. 1536/2007). Los avalúos técnicos sobre activos fijos posibilitan el registro de valorizaciones o provisiones según el caso (Ver art. 64, D. 2649/93). 15. Proceso. LOS PROVEEDORES y/o ACREEDORES. Verificar el saldo en libros a 31 de diciembre de 2011 contra las facturas pendientes de pago a esa fecha. No deben aparecer saldos débitos, por tal razón es indispensable confirmar al final del año los saldos con el proveedor para evitar inconsistencias en la información tributaria. Las facturas recibidas en diciembre de 2011, e incluso en enero de 2012, pero que correspondan a bienes adquiridos y/o servicios prestados durante el ejercicio 2011, quedarán contabilizadas en el período gravable Proceso. RETENCION EN LA FUENTE A FAVOR Y/O POR PAGAR. Los registros de retención a título de renta, IVA e ICA, se concilian para justificar posibles diferencias con los valores declarados por los períodos mensuales, verificar en este punto que las empresas constituidas bajo la Ley 1429 de 2010 no son sujetas a retención en la fuente.

7 La expedición o solicitud de certificados de retención por el año gravable 2011 se hará antes del 15 de marzo de 2012 (es decir antes del 27 de Febrero de 2012, esto basándonos en que esta es la fecha cuando empiezan los vencimientos de medios magnéticos). (Ver D.R 4583/2006). 17. Proceso. EL I.V.A POR PAGAR. Es necesario conciliar y justificar las posibles diferencias que se presenten entre los registros contables y las declaraciones bimestrales, dado que las cifras consignadas en la sección de ingresos sirve de cruce para la fiscalización del impuesto de industria y comercio y su complementario de avisos y tableros. Se recomienda conciliar los ingresos reportados en los seis (06) bimestres de IVA con los que servirán de base para la declaración de renta. 18. Proceso. SENA - COMFAMILIAR - I.C.B.F. Estas cuentas exigen gran control debido a su condición para la deducibilidad de los gastos laborales imputados en la declaración de renta. Dichas apropiaciones requieren de verificación frente a bases salariales y valor del aporte parafiscal. El paz y salvo por aportes parafiscales debe conseguirse antes de la presentación de la declaración de renta, sólo así procederá la deducción de los respectivos gastos laborales. Respecto del gasto por vacaciones, los aportes se liquidan sobre el valor causado aunque no hayan sido disfrutadas, para que proceda su deducibilidad. (Ver Ley 1429 de 2010) 19. Proceso. LAS OBLIGACIONES BANCARIAS. Constatar que los saldos de esta cuenta correspondan efectivamente a las obligaciones con entidades financieras pendientes de cancelar a diciembre 31 de No olvidar la causación de intereses a 31 de Diciembre de Proceso. LAS PRESTACIONES SOCIALES. A diciembre 31 de 2011 debe prepararse la consolidación de las prestaciones sociales, trasladando a la cuenta de prestaciones por pagar los valores exigibles, y cancelarse las cuentas de pasivos estimados y provisiones. Los intereses sobre cesantías se cancelarán a los empleados hasta el 31 de enero de 2012 (Ver num. 2, art. 1, Ley 52/75).

8 Las cesantías causadas a diciembre 31 de 2011 deben ser consignadas en los Fondos de Cesantías antes del 15 de Febrero de 2012 (Ver art. 99, Ley 50/90y Ley 1429 de 2010). 21. Proceso. LAS CUENTAS DE ORDEN. Se registran bajo estas cuentas los derechos contingentes, es decir, los compromisos o contratos de los cuales se pueden derivar derechos; las responsabilidades contingentes, que comprenden compromisos o contratos de los cuales se derivan posibles obligaciones. Los diferentes conceptos deben agruparse en cuentas específicas utilizando la contrapartida deudora o acreedora respectiva. Como ejemplo tenemos el registro de cheques posfechados. Las cuentas de orden no pueden emplearse como un sustituto para omitir registros contables. Estas sirven de control para registrar diferencias entre valores contables y fiscales. Recordemos que las cuentas de orden contingentes reflejan hechos o circunstancias que puedan llegar a afectar la estructura financiera del ente económico. En las cuentas de orden fiscales se reflejan las diferencias existentes entre las cifras de la contabilidad y las reportadas en las declaraciones tributarias, de forma tal que unas y otras puedan conciliarse.(ver artículos 42 al 45 del D.R 2649/1993). En este proceso recomendamos el libro CUENTAS DE ORDEN hacia la revelación y el control del Maestro Javier E. García Restrepo, publicado por la editorial ECOE. 22. Proceso. LOS INGRESOS, COSTOS Y DEDUCCIONES. Conforme a las normas de realización, asociación y asignación, los ingresos y los gastos se deben reconocer de tal manera que se logre el adecuado registro de las operaciones en la cuenta apropiada, por el monto correcto y en el período correspondiente, para obtener el justo cómputo del resultado neto del período (Ver art. 96, D. 2649/93). Desde la óptica fiscal los ingresos se causan de acuerdo con su exigibilidad, mientras que para los costos y gastos se condicionan a su relación de causalidad con la actividad productora de renta, la proporcionalidad y necesidad, es recomendable realizar cruce de ingresos con las declaraciones de IVA, renta e ICA.

9 Todos los ingresos deben estar debidamente facturados, por su parte los costos y deducciones encontrarse soportados con factura de venta o documento equivalente. Los pagos por operaciones realizadas con responsables del régimen simplificado del IVA, deberán acompañarse, además del documento equivalente a la factura, con fotocopia del RUT (Ver arts y 771-2, E.T.). 23. Proceso. LAS DONACIONES. Para efectos de obtener el beneficio fiscal por la entrega de donaciones a entidades sin ánimo de lucro, se tiene como requisito certificado expedido por el donatario, donde se especifique el monto, la forma y destinación del valor recibido (Ver arts. 125, 125-1, 125-2, y 125-4, E.T.). 24. Proceso. LAS CONCILIACIONES FISCALES. Las cifras consignadas en la declaración de renta provienen de la contabilidad del contribuyente. Los libros de contabilidad del contribuyente constituyen prueba a su favor, siempre que se lleven en debida forma. En este sentido, y previendo que la contabilidad debe acoplarse a las disposiciones tributarias, es necesario preparar, entre otras, las siguientes conciliaciones (anexos) como soporte: Hoja de trabajo que indique los valores contables y fiscales, estableciendo las diferencias conciliatorias. Anexo para el disponible. Anexo de inversiones. Provisión de cartera aceptada fiscalmente. Cálculo de intereses presuntivos. Anexo de valorizaciones. Valor patrimonial de los inventarios. Gastos por amortización de diferidos. Gastos laborales no deducibles de renta. Deducción por gastos financieros. Deducción por pago de impuestos (Industria y Comercio pagados). Renta presuntiva. Anticipo de renta. Conciliación del patrimonio bruto fiscal y total del activo contable. Conciliación del pasivo contable y fiscal. Conciliación del patrimonio contable y fiscal. Conciliación de la utilidad (pérdida) contable fiscal. Pérdidas fiscales. Exceso de renta presuntiva sobre renta líquida ordinaria. Impuesto diferido (diferencias temporales y permanentes).

10 Como un adecuado manejo del impuesto diferido, recomendamos el libro EL IMPUESTO DIFERIDO DE RENTA del Profesor Jesús Orlando Corredor Alejo, publicado por la editorial HACHE. La resolución del 31 de Octubre de 2011, solicita informar en los medios magnéticos los costos y/o deducciones nos solicitados fiscalmente, separados de los que lo son, es acá donde tiene mayor relevancia estos anexos los cuales servirían de complemento para lo que en años anteriores ya realizábamos. 25. Proceso. LOS ESTADOS FINANCIEROS COMPARATIVOS. Son estados financieros comparativos aquellos que presentan las cifras correspondientes a más de una fecha, período o ente económico. La responsabilidad en su preparación y presentación corresponde a la administración del ente económico. Los estados financieros de propósito general se deben preparar y presentar en forma comparativa con los del período inmediatamente anterior, siempre que tales períodos hubieren tenido una misma duración (Ver art. 32, D. 2649/93). 26. Proceso. RENDICIÓN DE CUENTAS AL FIN DEL EJERCICIO. Terminado cada ejercicio contable, en la oportunidad prevista en la ley o en los estatutos, los administradores deberán presentar a la asamblea o junta de socios para su aprobación o improbación, los siguientes documentos: 1. Un informe de gestión dentro del cual se contemplen los aspectos preceptuados en la Ley 603 de 2000, específicamente lo relacionado con el cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la sociedad. 2. Los estados financieros de propósito general, junto con sus notas, cortados al fin del respectivo ejercicio. 3. Un proyecto de distribución de las utilidades repartibles. Así mismo presentarán los dictámenes sobre los estados financieros y los demás informes emitidos por el revisor fiscal o por contador público independiente (Ver art. 46, Ley 222/95). 27. Proceso. LA PLANIFICACION DE IMPUESTOS. Es necesario identificar anticipadamente las posibles ventajas que la legislación tributaria vigente presenta, con el objetivo de obtener el mayor ahorro fiscal, sin dejar de cumplir con la totalidad de las obligaciones sustanciales y formales.

11 La aplicación de los diferentes programas de Auditoria Tributaria y las técnicas de Planeación Tributaria, complementados con índices de tributación, tasa real impositiva, riesgos tributarios, sistemas técnicos de depreciación (acelerada), impuesto diferido, al igual que la utilización de conceptos financieros, tales como valor presente neto, tasa de rendimientos esperados y costo de oportunidad, posibilitan la proyección de escenarios fiscales que respalden la toma de decisiones financieras, igualmente los beneficios contemplados en la Ley 1429 de y Ley 1430 de La planificación impositiva en Colombia, debido a la dinámica jurídica, se adelanta en el último trimestre del ejercicio fiscal, la misma se estructura con base en los estados financieros cortados a septiembre u octubre y su proyección a diciembre y con la publicación de las resoluciones de medios magnéticos sí que nos obliga a esto. 28. Proceso. LA CAMARA DE COMERCIO. La renovación del registro mercantil ante la Cámara de Comercio se realiza como costumbre hasta el 31 de marzo de cada año, para este propósito se utilizan los estados financieros aprobados por la asamblea o junta de socios o accionistas Esperamos que las anteriores procesos generales para el cierre contable y fiscal del período , sean de gran utilidad para el cumplimiento de las obligaciones contables y fiscales. Como resumen es mejor tener una buena planeación de cierre fiscal y contable del año gravable 2011, que incluya la revisión preliminar de parámetros de medios magnéticos, errores frecuentes detectados en el año anterior, información doblemente procesada por error, correcciones practicadas, entre otros puntos importantes. Los cuales servirán de soporte y ayuda tanto fiscal como contable, no olvidar adelantar todos los procedimientos de auditoria o control tanto fiscales como contables. Y por último algunos artículos de la Ley 1430 de están demandados, uno de ellos es eliminar la deducción especial por inversión en activos fijos reales productivos artículo del E.T que en su parágrafo 3 dice así: PARÁGRAFO 3. Adicionado. Ley 1430/2010, Art. 1. A partir del año gravable 2011, ningún contribuyente del impuesto sobre la renta y complementarios podrá hacer uso de la deducción de que trata este artículo.

12 Igualmente existen otros artículos de la misma ley que podrían resultar inconstitucionales, lo que implicaría esperar este resto de año como mínimo para replantear la planeación de cierre de año. IMPORTANTE SE DEBE DE SOLICITAR LOS ULTIMOS ACUERDOS O ESTATUTOS MUNICIPALES VIGENTES PARA EL AÑO o Material Compilado por: C.P. JOHN BOTERO VIANA Especialista en Legislación Tributaria, UNIVERSIDAD AUTONOMA LATINOAMERICANA. Especialista en Revisoría Fiscal, UNIVERSIDAD AUTONOMA LATINOAMERICANA. En Representación de J.B.V. Asesores Consultores S.A.S.