OrgTuning - Productos

Transcripción

1 OrgTuning - Productos Manual de Organización sincronizado y dinámico Entregaremos una base de datos totalmente relacional conteniendo todos los datos históricos, en procesos y autorizados para generar el Manual de Organización que contendrá entre varios aspectos: Los datos estratégicos de la empresa, (Misión, Visión, Objetivos, Estrategias, sus relaciones con externos, etc) los datos relativos a la estructura organizacional, es decir, estructura por departamentos, estructura por puestos y relaciones internas Manual Organizaiconal Misión, Visión, Estructura, Relaciones externas etc Manual Descripción de Puestos y Perfiles Manual de Procedimientos - Puestos - Politicas Manual de Formularios - Políticas - Puestos s/a Manual de Equipo - Puestos - Políticas Manual de Políticas/Normas: Manual de Sistemas Automatizados - Politicas - Puestos s/a - Sistemass s/a s/a= si aplica Sincronizados Relacioandos Pantallas del Sistema Manuales de Usuarios Externos Relacionado segun aplique con: - Politicas - Puestos - Formularios Manual de Puestos sincronizado y dinámico Si el manual de operaciones tuviere por ejemplo 200 procedimientos que contienen a su vez, por ejemplo, 2300 actividades productivas Se entregará un Manual de Organización con las Descripciones de Puestos de, por ejemplo, los 50 puestos de la organización conteniendo en suma, sin repeticiones, totalmente sincronizado, las 2300 actividades citadas en el Manual de Organización El manual describirá sin excepciones todas las relaciones de los puestos con procedimientos, sus actividades, formularios, equipo (si aplica) y sistemas Manual de Procesos totalmente sincronizado y dinámico De igual forma el Manual de Procesos y Procedimientos en cada actividad listada cronológicamente estará totalmente

2 sincronizado y relacionado con los Puestos, las Políticas, los Formularios, el Equipo, y los Sistemas El Manual de Procesos será expresado en narrativa y en flujograma Manual de Formularios sincronizado y dinámico Cada formulario de la organización objetivo será levantado, documentado, mejorado y relacionado con las actividades productivas de los procesos autorizados de la organización Los formularios que no cumplan con esa condicionante son formularios que seguramente han caído en desuso o están repetidos, siendo candidatos sin duda a ser desechados Así mismo establecerá las relaciones con los procedimientos, puestos, formularios, políticas y sistemas Manual de Equipo sincronizado y dinámico Cada equipo de la organización objetivo, actual, propuesto ó autorizado a adquirir será levantado, documentado y relacionado con las actividades productivas de los procesos autorizados de la organización Los equipos que no cumplan con esa condicionante son formularios que seguramente han caído en desuso, siendo candidatos sin duda a ser desechados Asimismo, se establecerán las relaciones con los procedimientos, puestos, formularios y políticas Manual de Políticas y Normas Cada política o norma relativas a la organización objetivo será levantada, documentada, analizada para propuesta de mejora (dentro del lo permitido por la ley) y relacionada con las actividades de los procesos autorizados de la organización Las políticas que no cumplan con esa condicionante son políticas y normas que seguramente han caído en desuso, siendo candidatas sin duda a ser desechadas o cambiadas También levantarán y analizarán las relaciones con los procedimientos, sistemas, equipos y formularios cuando las políticas y/o normas así lo estén Manuales de Usuarios sincronizados y dinámicos El Manual del Usuario es un filtro de la información contenida en la base de datos Es el filtro de toda actividad que deba realizar el usuario externo, final o intermedio externo, directo indirecto externo, demandante o demandado externo, etc Se podrá organizar y agrupar en manuales específicos o en compendios globales, y mucho más aún útil, en instructivos en forma de lista de chequeo que faciliten la recopilación de la información por parte del usuario y la organización Asimismo, se establecerán las relaciones con los procedimientos, puestos, formularios, políticas y sistemas cuando aplique Manual de Sistemas Automatizados Los sistemas automatizados son una extracción de los manuales de procedimientos y a su vez son una profundización de ellos Los manuales del sistema extraerán los procedimientos a ser automatizados y que están descritos a nivel de sus actividades, haciéndoles llegar a una descripción detallada a nivel de instrucciones de trabajo Cadena de Valor Procesos de 2o Nivel Procesos de 3er Nivel Procedimientos Actividades Instrucciones de Trabajo

3 También se establecerán las relaciones con los procedimientos, políticas, formularios y sistemas terceros Múltiples Formatos de Manuales Puesto que la información estará en una única base de datos, los manuales serán no serán más que reportes de su contenido Por tanto para cada objetivo, capacitación, mejora, revisión etc la información total o parcial podrá ser impresa en diferentes formatos, orden, filtros y/o agrupaciones Operaciones con sistema y sin sistema De igual forma durante la fase de desarrollo de los sistemas, la organización deberá funcionar adecuadamente, por lo cual se emitirán manuales y descripción de puestos provisionales para mientras los procesos a ser automatizados estén siendo construidos o configurados y se deban realizar manualmente Dinámicos Puesto que una de las características principales de los tiempos en que vivimos es que los cambios son constantes, la organización debe ser dinámica a su vez y cambiar oportunamente a los requerimientos de sus usuarios y su entorno De lo contrario, rápidamente caerá en ineficiencia e ineficacia causada por operar con procedimientos, estructura y sistemas desarrollados para una realidad distinta a la actual Solamente en el desarrollo de este proyecto, los manuales de organización, procedimientos, políticas, formularios, sistemas y equipo deberán, al menos, pasar por su versión de situación actual, versión de propuesta base, versión de propuesta final, versión de propuesta valida, versión de propuesta aprobada y versión de operativa aprobada Esta versión aprobada será una foto de lo que en ese momento se requiere pero seguramente antes de que se termine de implementar habrá sufrido cambios Nosotros utilizaremos una base de datos para DINAMIZAR la captura, análisis, mejora y divulgación de estructura, puestos, procedimientos, políticas, formularios, equipos y sistemas Y entregaremos copia de la base de datos con la cual la organización tendrá la base necesaria para continuar con el proceso constante de mejora WEB Entregaremos al final una versión HTML de los manuales finales Los cuales contarán con enlaces entre si en datos claves como en Nombre de Puesto, Nombre de Procedimientos, Nombre de Equipo, Nombre de Formulario, permitiendo que el usuario pueda ver por ejemplo, los procedimientos y actividades en que participa un puesto determinado en el manual de puestos, dando un clic sobre el nombre del procedimiento la relación HTML lo llevará a la página del manual de operación que contiene el procedimiento completo De igual forma se entregara una propuesta de desarrollo y mejora de la intranet y/o extranet Propuesta de distribución de carga de trabajo Aunque este producto es uno de los últimos a entregar, su análisis inicia desde las primeras actividades de la consultoría Los consultores a lo largo de la consultoría elaborarán hipótesis de carga de trabajo y por tanto distribución de carga o modificación de estruja organizacional, y al final efectuarán muestras y analisis estadísticos para afinar y validar sus recomendaciones

4 Metodología OrgTuning Como los instrumentos musicales las organizaciones se desafinan y requieren de una metodología integral que los ponga a punto de nuevo Normas, Estándares internacionalmente reconocidos Enfoque basado en procesos (realmente) OrgTuning se enmarca dentro de la norma y principios de la Norma ISO9000 en especial en el principio ISO9000 de gestión de la calidad que dice: Enfoque basado en procesos: Un resultado se alcanza mas eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso Del dicho al hecho La mayoría de consultores organizacionales no se atreverían a desmentir este principio de la norma ISO 9000, sin embargo, la mayoría NO lo aplican completamente a su levantamiento, análisis y propuesta Un ejemplo, de este incumplimiento, es la metodología comúnmente utilizada de levantamiento, análisis y mejora de Descripción de Puestos y Perfiles de Puesto, la cual se acostumbra hacer NO por procesos, sino por relaciones funcionales jerárquicas, podríamos decir verticalmente Sin embargo el principio ISO 9000 reza que (es) más eficientemente cuando las actividades y recursos (humanos entre otros) se gestionan como un proceso, diríamos horizontalmente Nuestra metodología, en cambio, utiliza un levantamiento y análisis horizontal de los procesos y sus relaciones con los puestos, que permite percibir los objetivos de eficiencia y eficacia que el principio ISO9000 promete Ahora, llevar a cabo este análisis, es especialmente engorroso si no se utiliza la tecnología de la información al máximo Es por ello que la metodología OrgTuning utiliza una Base de Datos Relacional para almacenar, filtrar y ordenar todos los datos y elementos relativos a la organización Por la limitante tecnológica la mayoría de consultores organizacionales, al no hacer uso de la tecnología de información, sigue con metodologías que hacen caso omiso de los principios de la Norma ISO-9000 Mejores prácticas internacionales La metodología OrgTuning elabora propuestas de mejora, basadas en las mejores prácticas internacionales para las áreas solicitadas Seguiremos el principio de Adoptar después Adaptar y cuando se necesarios Construir Conocimiento interno Nuestra metodología propone que a lo largo y ancho de sus fases de levantamiento, análisis, propuesta e implementación se efectúe una constante consulta del conocimiento interno, que es el cúmulo de conocimientos que durante mucho tiempo los empleados de la organización han venido acumulando y que con seguridad tienen conclusiones o hipótesis de cómo se podría mejorar los procesos en beneficio de los usuarios finales

5 Conocimiento experto Si fuese necesario, adicional a los consultores clave del proyecto, se contratara a tiempo parcial expertos que maximicen el valor agregado de las propuestas a generar Consulta ciudadana Si el cliente lo considera apropiado, nuestros consultores tienen experiencia en desarrollar un plan de consulta ciudadana, en donde se invita a representantes de los actores gubernamentales, políticos, sociales, educativos, empresarios, ONG s, organismos donantes etc a participar en uno o varios grupos de consulta que ayudara a validar e enriquecer los resultados finales de la modernización Enfoque Integral, eficaz y eficiente El Objetivo El producto final que espera el cliente es sus sistemas lleguen a estar automatizados en una forma integral eficaz y eficiente, de tal forma que capture, almacene, filtre, ordene los datos utilizando la tecnología de base de datos relacional De esto no hay discusión La utilización de una base de Datos Relacional nos potenciará la calidad de los servicios que esperan los usuarios, precisamente, por que, con el sistema automatizado o manual, los datos se capturarán una sola vez en el momento correcto y las relaciones entre estos datos se irán incorporando con integridad y oportunidad a lo largo de los procesos automatizados o manuales La Paradoja Sin embargo, es paradójico que la mayoría de consultores organizacionales, de procesos, y hasta informáticos realicen las fases previas de Diagnóstico y Propuesta Organizacional, de Procesos y/o de Automatización sin aprovechar, o hasta no utilizar, una base de datos única y relacional Secuencia usual Levantamiento de Información organizacional de relaciones con procesos y sistemas Análisis y Diseño de Propuesta de organizaicón? Implementación Nueva Estructura Organizacional Manual de Descripción de Puestos de Información de procesos de Información y de sistemas de relaciones con organización y sistemas de relaciones con organización y procesos de procesos de sistemas automátizados?? Construcción / Configuración del sistema automátizado Manual de Operación Sistemas Automátizados La Causa Algunos consultores llegan a tal falta de integración, que levantan cada quien los mismos datos al mismo tiempo Es así que el consultor organizacional recopila datos, en forma funcional, para su análisis de estructura organizativa, el consultor de procesos levanta los mismos, sólo que en forma secuencial, para su análisis de procesos; el consultor de sistemas levanta datos y hasta procesos, pensando en el diccionario de su base de datos todos entrevistan una, dos y más veces a la mismas personas, sólo que con puntos de vista distintos Puntos de vista distintos pero acerca de la misma organización

6 Esta metodología arcaica, aunque increíblemente comúnmente utilizada, resulta en que cada consultor especialista cuente con una recopilación personal de datos, almacenados en papel y/o archivos planos (Word, Excel, Visio,etc), y en base a ellos cada consultor elabora su propuesta individual de mejora que usualmente tiene leve o nula sincronización con la de sus compañeros El caso más común de esta realidad son la falta de sincronización que hay entre Manuales de Puestos y Manuales de Operación (Procesos), y Manuales de Sistemas, todos hablan de procesos pero no utilizando la misma nomenclatura y frecuentemente, entre más transcurre el tiempo, hasta están en contradicción El Problema Los inconvenientes de la metodología tradicional en que la sincronización no se realiza hasta que el sistema automatizado es construido ó configurado, y en algunos casos se hace parcialmente, o peor aún, no se hace pasando inmediatamente a la fase de implementación de las propuestas como si se trataran de planes de mejora sin relación Como se ve en la gráfica Secuencia usual, el producto final es una estructura organizacional (puestos, obligaciones y relaciones), procedimientos y sistemas NO sincronizados, por tanto NO EFICIENTES y seguramente, NO tan EFICACES como es posible En la gráfica secuencia usual se observa que cada área de optimización está siendo desarrollada por separado, separados usuarios, separados consultores, separadas gerencias, etc En el momento en que se supone que deben integrarse, en la etapa de construcción o configuración del sistema automatizado, el Retrabajo Manual que implica haber trabajado con papel o archivos planos es tan agobiante que se genera una fuerte Resistencia al Cambio, compartida no sólo por los consultores, sino por los actores clave (usuarios, mandos medios, gerentes, consejo, etc) que han puesto su mejor esfuerzo en revisar varias veces avances parciales Efecto colateral La organización sufre los primeros efectos de la des-sincronización entre Estructura, Procesos y Sistemas, cuando los sistemas son puestos en marcha Es usual que las organizaciones en este punto inicien un proyecto que no tenían contemplado: sincronizar su estructura y procesos con el sistema y viceversa En la mayoría de los casos esta homogenización solo se hace en puntos críticos dando como resultado un alineamiento condicionado por las limitantes del sistema o modificaciones no naturales al sistema Nuestra Propuesta Metodológica Ofrecemos utilizar las ventajas de la tecnología desde un inicio, es decir desde la captura de los datos necesarios para el desarrollo del diagnóstico Los consultores levantarán la información desde cada punto de vista particular, sin embargo la almacenarán en una base de datos relacional, en donde habrá una sola estructura organizacional, con un nombre único para puestos y departamentos, una sola descripción de procesos y actividades, con sus relaciones únicas a un puesto responsable, a un formulario a un sistema, etcétera La sincronización esta asegurada desde un principio, la Resistencia al Cambio es mínima, puesto que los diferentes actores clave deberán entregar información de sus puestos, departamentos, procesos, procedimientos, políticas, formularios, sistemas etc una sola vez, y una sola vez tendrán que decidir sobre opciones de mejora

7 Como se ve en la siguiente gráfica el sistema automatizado estará correctamente condicionado por los planes de mejora de la organización así como condicionado por sus procesos optimizados, asegurando la máxima EFICIENCIA y EFICACIA Metodología Propuesta Levantamiento Análisis y Diseño de Propuestas Información, datos y relaciones de :estructura organizacional, procesos y sistemas Construcción / Configuración del sistema automátizado Implementación Nueva Estructura Organizacional Descripción de Puestos Procesos de Operación Sistemas Automátizados