SISTEMATIZACIÓN DE LA GENERACIÓN DE PRESUPUESTOS PARA PROYECTOS DE OBRA: DOCUMENTO DE VISIÓN SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES DE TUBERÍA

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1 SISTEMATIZACIÓN DE LA GENERACIÓN DE PRESUPUESTOS PARA PROYECTOS DE OBRA: SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES DE TUBERÍA PARA INARGOS LTDA. DOCUMENTO DE VISIÓN VERSIÓN 1.3 BOGOTÁ, COLOMBIA, ENERO 2012

2 TABLA DE CONTENIDO 1 Introducción Propósito Alcance Posicionamiento Oportunidad de negocio Planteamiento del problema Planteamiento de la posición del producto Descripciones de participantes y usuarios Resumen de los participantes Resumen de los usuarios Ambiente de los usuarios Descripción del producto Diagrama de contexto Perspectiva del producto Suposiciones y dependencias Costos y precios Licencias de instalación Características del Producto Crear un proyecto nuevo Asociar sistemas y subsistemas a algún proyecto específico Asociar isométricos a un sistema específico Asociar listado de materiales a un isométrico específico Administrar materiales de tubería Administrar cantidades de obra de los materiales de tubería Generar reportes de diferentes tipos Restricciones Rangos de calidad Otros requerimientos del producto Estándares aplicables Requerimientos de documentación... 15

3 1 INTRODUCCIÓN En el presente documento de visión se especificarán los temas claves a tener en cuenta antes, durante y después del desarrollo del sistema que automatiza la administración de materiales de tuberías. Se pretende analizar el contexto de negocio, los participantes principales, las necesidades básicas y las características que debe tener el producto terminado, también es básico dejar claro el alcance del proyecto y sus restricciones. Ahora bien, el producto que se va a desarrollar tiene como objetivo principal reducir los tiempos asociados a la generación de presupuestos de las secciones de tubería dentro de los proyectos de Inargos Ltda., desde este punto en adelante nos referiremos a ese producto como el sistema de administración de materiales de tubería, sistema AMT para abreviar. 1.1 PROPÓSITO El objetivo es descomponer los elementos de negocio y documentar los requerimientos de alto nivel del sistema, además se debe detallar los elementos internos y externos involucrados con el desarrollo y funcionamiento del producto. Se le da principal importancia a las necesidades y responsabilidades de cada participante del proyecto. Los detalles de cómo el sistema AMT suple cada una de las necesidades no hace parte de este documento, eso se detallará en futuras especificaciones. Finalmente el documento sirve para darle trazabilidad a los procesos y necesidades del sistema. 1.2 ALCANCE Como se especificó en el punto anterior, el documento dejará claro el contexto, necesidades, características y sus elementos involucrados, pero no pretende ofrecer una solución particular del sistema que se desea desarrollar, ni detalles de cómo se pretenden satisfacer necesidades o servicios a través de implementación.

4 2 POSICIONAMIENTO Las empresas deben adaptar sus procesos de negocio, de forma rápida y eficiente, a nuevos ambientes de trabajo, para asegurar el éxito y supervivencia a largo plazo. No es suficiente con aplicar las mejores prácticas de procesos, también es necesario desarrollar y ejecutar prácticas nuevas. Estos requerimientos se pueden suplir con tecnologías para la automatización de los procesos de negocio, basados en conceptos como servicios web, software basado en componentes, arquitecturas orientadas a servicio o motores de automatización. La automatización de los procesos de negocio es un elemento clave para la excelencia empresarial (August-Whilhelm Scheer, 2004). 2.1 OPORTUNIDAD DE NEGOCIO Tradicionalmente las soluciones de automatización de procesos de negocio, tal como los ERP, SCM y CRM, están basadas en las mejores prácticas de la industria, pero como se mencionó anteriormente, las empresas también deben innovar continuamente para obtener un crecimiento constante y sobrevivir a largo plazo. Además deben adquirir soluciones que sean aceptables económicamente hablando. Todo esto se puede lograr a través de la definición de los procesos de negocio y con soporte de aplicaciones de software. Las soluciones de software se configuran dinámicamente, con la ayuda de la definición de los procesos de negocio para resolver algún problema específico. Los modelos de procesos de negocio son un elemento de enlace fundamental entre la estrategia y la ejecución de los procesos (August- Whilhelm Scheer, 2004). Este trabajo es una gran oportunidad para Inargos Ltda., pues se documentaran los procesos de negocio más importantes. Esto les ayudarán a tener claras sus actividades y también se identificarán áreas de posibles mejora o crecimiento. Se le dará principal importancia a los procesos asociados al sistema AMT, pues estos procesos y software de soporte son el principal objetivo de éste proyecto Además de los beneficios específicos que se desea que el sistema AMT brinde a Inargos Ltda. (los cuales se describen en la sección 5 y 6: Descripción del producto y características del producto), el desarrollo del prototipo seguramente traerá consigo varios beneficios adicionales a la organización, los cuales se irán documentando a medida que el proyecto avance, para que a Inargos Ltda. le quede una memoria importante de posibles mejoras y sugerencias adicionales. 2.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA El problema que se desea resolver es aquel asociado a la generación de presupuestos de obra en Inargos Ltda. La empresa está invirtiendo bastante tiempo en las actividades asociadas a este entregable, todo este tiempo se puede reducir con ayuda de software especializado. La sección de presupuestos que vale la pena apoyar en primera medida es la que está relacionada con tuberías. El manejo de éstas y sus componentes requiere cuidado especial a la hora de generar presupuestos, pues esta área involucra muchas referencias, características y propiedades. Por ejemplo, las tuberías difieren según sus tipos de materiales, códigos y estándares, componentes adicionales, y/o la manufactura e instalación. Por otro lado, existen muchos tipos de sistemas en los que las tuberías pueden ser aplicadas, como lo son sistemas de agua, de protección contra incendios, de petróleo, de gas, sistemas químicos o refinerías, de refrigeración, de manejo de tóxicos, de lodos y residuos, de aguas lluvias, de plomería, etc. Ahora bien, por su complejidad e importancia, es fundamental contar con

5 software que apoye la administración de toda esta sección, para facilitar el desarrollo de presupuestos que involucren cifras, cantidades y propiedades de los mismos sistemas de tubería. Automatizando y sistematizando la generación de presupuestos, estos documentos van a ser mucho más confiables, detallados y precisos, lo cual es muy importante tanto para el cliente como para Inargos Ltda. como tal. Por otro lado, actualmente la generación de presupuestos no es una actividad estándar y bien definida en la compañía, depende mucho de las costumbres y prácticas personales de los empleados, la generación de un sistema para colaborar en este campo ayuda a estandarizar esta actividad y darle más rigor y disciplina, después de todo es una tarea bastante mecánica pero que se ha vuelto muy complicada. Se espera que de esta forma los empleados de Inargos Ltda. lleguen a ser más eficientes y productivos. Otra motivación es que alrededor del tema de presupuestos hay más procesos de negocio relacionados y necesidades que el sistema podría integrar o apoyarlos de una u otra forma. 2.3 PLANTEAMIENTO DE LA POSICIÓN DEL PRODUCTO La siguiente tabla resume la posición en el mercado que el producto AMT ocupará. Categoría Clientes potenciales Sistema de Administración Materiales de Tubería (AMT) Razón para comprar Características adicionales Descripción Empresas de Ingeniería pequeñas, dedicadas al diseño de proyectos mecánicos, civiles y/o eléctricos. El producto entra dentro de la categoría de administración de proyectos. Ahorrar tiempos en actividades asociadas a la administración de materiales de tubería y ayuda a estandarizar estas mismas actividades. Es un producto portable, fácil de instalar y de modificar.

6 3 DESCRIPCIONES DE PARTICIPANTES Y USUARIOS Con el fin de cumplir con todos los requerimientos del sistema AMT es necesario involucrar a todos los participantes, usuarios y entidades relacionadas/os con el sistema. En esta sección se describirán de forma detallada los usuarios y los participantes, haciendo énfasis en los problemas que cada uno percibe (que son precisamente los que se desean resolver). 3.1 RESUMEN DE LOS PARTICIPANTES Nombre Descripción Responsabilidad Gerencia Inargos Ltda. Empresa interesada en mejorar sus procesos de negocio asociados a la generación de presupuestos de obra. Definir las estrategias de negocio. Se espera que colaboren con permisos y actividades importantes asociadas al desarrollo del sistema AMT. Directores de proyecto Ingenieros Inargos Ltda. Auxiliares de Ingeniería Dibujantes Proveedores Materiales de Tubería Contratistas Principal representante de algún proyecto específico, es el vínculo entre el cliente y la compañía. Grupo de personas encargadas de desarrollar algún proyecto específico dentro de la compañía, con la ayuda y supervisión del Director de proyecto. Grupo de apoyo a los proyectos dentro de Inargos Ltda. Expertos en el manejo técnico de herramientas de software asociadas al dibujo y modelado. Empresas dedicadas a la venta de suministros de materiales de tubería. Encargados del abastecimiento y transporte de los productos. Empresas dedicadas a la construcción, fabricación y montaje de los elementos de los proyectos de diseño. Vigilar y controlar el ciclo de vida de los proyectos. El objetivo es trabajar en equipo y definir en detalle las funcionalidades del sistema AMT. Es importante la cooperación con el desarrollo del sistema AMT y colaborar con la definición de las tareas/procesos de cada uno asociadas al producto. Es importante la cooperación con el desarrollo del sistema AMT y colaborar con la definición de las tareas/procesos de cada uno asociadas al producto. Es importante la cooperación con el desarrollo del sistema AMT y colaborar con la definición de las tareas/procesos de cada uno asociadas al producto. Suministrar de una forma u otra los precios asociados a los materiales de tubería. No tienen ninguna responsabilidad con el sistema AMT. Al contrario, las funciones del sistema AMT ayudaran a generar documentos para que el trabajo del contratista sea más

7 preciso y eficiente. Subcontratistas Empresas dedicadas al diseño e interventoría, las cuales Inargos Ltda. suele subcontratar para apoyar el desarrollo de algún proyecto específico. A la hora de participar en un proyecto de diseño deben colaborar con el suministros de listas de materiales y precios asociados a los diseños que ellos realizaron. Clientes Inargos Ltda. Empresas interesadas en contratar los servicios de Inargos Ltda. Suministrar información asociada al proyecto para llevarlo a cabo con éxito. El sistema AMT brindará varios beneficios asociados a las cantidades de obra y precisión de los presupuestos de compra. Arquitecto Arquitecto de software del sistema AMT. Diseñador de más alto nivel de la estructura del sistema. Definir patrones y abstracciones importantes del sistema, los cuales proporcionan un marco de trabajo importante para el futuro diseño detallado y desarrollo del producto. Analistas Grupo de análisis de las necesidades de Inargos y los requerimiento del sistema AMT. Realizar estudios preliminares, definir los procesos de negocio asociados al sistema y documentar los requerimientos del producto. Diseñador Diseñadores del sistema AMT Desarrollar diseño detallado del sistema AMT, teniendo en cuenta todo el trabajo previo del arquitecto y los analistas. Desarrollador Grupo de pruebas Grupo encargado de implementar y desarrollar el sistema AMT Grupo encargado de realizar las pruebas, para asegurar la calidad y funcionamiento del producto. Implementar y desarrollar todo los diseños y soluciones propuestas para el correcto funcionamiento del sistema AMT. Utilizar herramientas especializadas y crear conjuntos de pruebas para probar todas las funcionalidades y atributos de calidad del sistema AMT.

8 3.2 RESUMEN DE LOS USUARIOS Nombre Descripción Responsabilidad Directores de proyecto Principal representante de algún proyecto específico, es el vínculo entre el cliente y la compañía. Vigilar y controlar el ciclo de vida de los proyectos. El objetivo es trabajar en equipo y definir en detalle las funcionalidades del sistema AMT. Ingenieros Inargos Ltda. Auxiliares de Ingeniería Dibujantes Grupo de personas encargadas de desarrollar algún proyecto específico dentro de la compañía, con la ayuda y supervisión del Director de proyecto. Grupo de apoyo a los proyectos dentro de Inargos Ltda. Expertos en el manejo técnico de herramientas de software asociadas al dibujo y modelado. Es importante la cooperación con el desarrollo del sistema AMT y colaborar con la definición de las tareas/procesos de cada uno asociadas al producto. Es importante la cooperación con el desarrollo del sistema AMT y colaborar con la definición de las tareas/procesos de cada uno asociadas al producto. Es importante la cooperación con el desarrollo del sistema AMT y colaborar con la definición de las tareas/procesos de cada uno asociadas al producto. 3.3 AMBIENTE DE LOS USUARIOS A continuación se describen algunas situaciones actuales del ambiente de trabajo asociado a la generación de presupuestos y a la administración de los materiales de tubería. Actualmente un auxiliar de ingeniería gasta en promedio 3 o 4 horas por sistema para totalizar los elementos de tubería. Este trabajo se hace de forma individual y cada empleado usa la técnica que desee para llevar a cabo la tarea. La actividad de totalizar los materiales no varía mucho, es una tarea muy mecánica que está involucrada en todos los proyectos de diseño de Inargos Ltda. De vez en cuando los auxiliares y dibujantes se apoyan en herramientas de software para relacionar los materiales de tubería con los precios de cada elemento. No existe una base de datos estructurada con toda la información de precios y materiales de tubería.

9 4 DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO 4.1 DIAGRAMA DE CONTEXTO A continuación se presenta el diagrama de contexto donde se representan todos los elementos que interactúan de una u otra forma con el sistema. Se entiende por elemento cualquier persona, organización o sistema que hace parte del entorno del sistema AMT.

10 4.2 PERSPECTIVA DEL PRODUCTO En el siguiente diagrama se muestran dos entornos: el entorno de los usuarios como tal y el del sistema AMT. Los usuarios podrán hacer uso de los servicios del sistema AMT a través de cualquier navegador típico de internet (por ejemplo, Chrome, Mozilla Firefox o Internet Explorer), esto implica que el sistema debe trabajar dentro de una red de área local, la cual ya está configurada dentro de Inargos Ltda. Por este medio, los usuarios podrán consultar los materiales de tubería, los precios asociados y, acceder a las funcionalidades del sistema AMT, las cuales se describen en la sección 6: Características del producto. Algo interesante que vale la pena resaltar es que el sistema AMT se puede ver como un servidor de funcionalidades, el cual puede atender varios usuarios al mismo tiempo y permite un trabajo en equipo mucho más dinámico y colaborativo. Finalmente se espera que el sistema AMT quede preparado para una posible y futura integración con otras herramientas de software, como lo son las herramientas de administración de proyectos o el software de apoyo al diseño y a la planimetría.

11 4.3 SUPOSICIONES Y DEPENDENCIAS 4.4 COSTOS Y PRECIOS Producto Descripción Costo (Miles) Análisis y evaluación Toda la fase de análisis, levantamiento de requerimientos, y contextualización. Diseño y mapa de solución Diseño de la solución Servidores y equipos Maquina Servidor LICENCIAS DE INSTALACIÓN Siempre se usará software libre y gratis. Por lo tanto Inargos Ltda. no tendrá que incurrir en ningún gasto de este tipo. 5 CARACTERÍSTICAS DEL PRODUCTO 5.1 CREAR UN PROYECTO NUEVO El sistema brindará una interfaz para crear proyectos nuevos. Un proyecto puede tener asociados varios sistema y dentro de cada sistema pueden existir varios isométricos con listados de materiales. El sistema manejará información básica de cada proyecto, tal como identificación, clientes asociados, fechas, número de sistemas e isométricos, etc. 5.2 ASOCIAR SISTEMAS Y SUBSISTEMAS A ALGÚN PROYECTO ESPECÍFICO Se debe poder asociar sistemas a cada proyecto. Por ejemplo, se podría desear asociar a un proyecto cualquiera los sistemas de aguas lluvias, aditivos, vapor y condensados, o más si es necesario. Cada sistema tendrá su respectivo nombre, identificación y proyecto al cual pertenece. 5.3 ASOCIAR ISOMÉTRICOS A UN SISTEMA ESPECÍFICO El sistema permitirá asociar isométricos a cada sistema. Cada isométrico tendrá información básica como proyecto y sistema al cual pertenece, su respectiva numeración, isométricos de los cuales depende, y lo más importante, la lista de materiales asociada a él. 5.4 ASOCIAR LISTADO DE MATERIALES A UN ISOMÉTRICO ESPECÍFICO El sistema permitirá asociar materiales de tubería a los diferentes isométricos, cada material cuenta con diferentes propiedades, entre las cuales no pueden faltar: nombre, tamaño principal, tamaño secundario, detalles, precios y cantidad. 5.5 ADMINISTRAR MATERIALES DE TUBERÍA

12 Administrar materiales de tubería se refiere a todo lo relacionado con creación, eliminación y modificación de los elementos y componentes de la tubería como tal. Debe ser sencillo ver listados de estos materiales, hacer búsquedas y utilizarlos dentro de los diferentes listados de cada isométrico. 5.6 ADMINISTRAR CANTIDADES DE OBRA DE LOS MATERIALES DE TUBERÍA El sistema tendrá una interfaz para manipular las cantidades de obra asociadas a cada sistema o isométrico si se desea. Entiéndase cantidades de obra todo lo complementario a los elementos de tubería, tal como pintura, tornillería, soldadura, etc. 5.7 GENERAR REPORTES DE DIFERENTES TIPOS La funcionalidad principal del sistema. Se sea obtener reportes de diferentes tipos, entre los cuales no puede faltar: consolidado de materiales por proyecto, por sistema o por isométrico, también debe generar consolidados de la unión de dos subsistemas, generar consolidados de la diferencia entre dos isométricos o dos subsistemas, y debe obtener los isométricos o sistemas en los cuales se está usando un material específico (búsqueda inversa). 6 RESTRICCIONES Restricción Red de área local Descripción Se espera que dentro de Inargos Ltda. se cuente con una red de área local.

13 7 RANGOS DE CALIDAD Atributo de calidad Usabilidad: Entendibilidad, aprendizaje, operatividad, claridad y ayudabilidad. Funcionalidad: Precisión Funcionalidad: Interoperabilidad Confiabilidad: Tolerancia a fallas y recuperación Portabilidad: Adaptabilidad e Instalabilidad Descripción Esfuerzo necesario para el uso. Tal como esfuerzo de los usuarios para reconocer los conceptos lógicos y su aplicación, el esfuerzo para el aprendizaje de los servicios y funciones y, el esfuerzo para operar y controlar las operaciones. Por otro lado debe tener ayudas y debe ser claro en la presentación de los datos. Los resultados arrojados por el sistema deben ser correctos y precisos. Se puede revisar las operaciones realizadas y obtener un estudio de la precisión de los resultados. Aunque el primer prototipo no debe interactuar con ningún otro sistema, se espera que el producto este preparado para una futura integración con diversos sistemas en versiones posteriores. Se desea que el producto tenga un nivel específico de funcionamiento aún en casos de fallas de software o de algún servicio específico. También debe permitir recuperar datos y trabajos en caso de ciertos errores puntuales. Oportunidad para adaptar el producto de software a diferentes entornos sin dificultad. El sistema también debe ser sencillo de instalar o desinstalar. Por otro lado, se contará con una estrategia para evaluar y asegurar la calidad en general desde diferentes perspectivas: la calidad del producto, la calidad del proceso y la calidad del producto dentro del contexto del ambiente de la empresa y del negocio.

14 8 OTROS REQUERIMIENTOS DEL PRODUCTO Característica Seguridad Repositorio Descripción El sistema debe contar con características mínimas de seguridad. Autenticar a los usuarios dependiendo de su rol, y que cada uno pueda acceder a funciones determinadas. Dentro del sistema se deben poder asociar o almacenar los diferentes objetos que maneja Inargos Ltda. Ya sean imágenes, documentos, hojas de cálculo, plano, etc. Para estructurar la información, mantenerla más segura y organizar la mayoría de datos que manejan.

15 9 ESTÁNDARES APLICABLES La aplicación está basada completamente en estándares, pues los estándares son fundamentales dentro de cualquier aplicación. A través de la historia se han creado muchos estándares para facilitar la comunicación y el intercambio de información: desde monedas, manejo del tiempo, hasta lenguajes de programación y protocolos de redes. Java Empresarial: Java Empresarial maneja muchos estándares abiertos que son implementados por frameworks comerciales (web logic, websphere, MQSeries, etc) y open source (GlassFish, JBoss, Hibernate, Open JPA, Jersey, etc). PostgreSQL: Es un sistema open source de bases de datos relacionales, el motor es muy poderoso y tiene más de quince años de desarrollo y de experiencia. Tiene una arquitectura probada que ha demostrado cumplir requerimientos de integridad y calidad de datos. La mayoria de sistemas operativos la soportan y es fuertemente enfocada a manejar estándares. Por ejemplo su implementación de SQL va de acuerdo con el ANSI-SQL:2008. La mayor importancia de manejar estándares, dentro de la aplicación empresarial, es su facilidad para integrar los sistemas con sistemas de terceros o delegados, otra gran ventaja es que permite desarrollar aplicaciones in-house e integrarlas sin complicación. 10 REQUERIMIENTOS DE DOCUMENTACIÓN El programa deben contar con un manual de usuario, totalmente documentado.