PROCEDIMIENTO DE RECAUDO DE SERVICIOS PÚBLICOS Y PRIVADOS CÓDIGO: S-P-06

Transcripción

1 DE CÓDIGO: S-P-06 SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

2 PÁGINA 2 de 8 1. OBJETIVO Establecer las disposiciones para realizar el recaudo efectivo de servicios públicos domiciliarios, privados y sus afines. 2. ALCANCE Comienza con Recepción de pagos para servicios y termina con Consolidación de soportes de recaudo. 3. RESPONSABLE Coordinador Red de Recaudo. 4. RECURSOS Tecnología informática y comunicaciones, papelería, recurso humano, etc. 5. VOCABULARIO CLIENTE: Persona natural o jurídica que hace uso de los servicios prestados por Servicer Ltda., por medio contractual. USUARIO: Persona que hace uso de los servicios de los puntos de recaudo de Servicer Ltda. 6. ACTIVIDADES Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE Recepción De Pagos Para Servicios: Inicia con el saludo de bienvenida al cliente. 1 Se solicita al usuario la factura, libreta o numero de cedula de acuerdo al servicio a cancelar y se informa el valor correspondiente pagar, se desprende el cupón y/o tirilla (cuando aplique) que corresponde al importe cancelado y se coloca el sello al reverso. A las facturas donde se realicen pagos parciales, se les anota el valor cancelado. Cajero Auxiliar

3 PÁGINA 3 de Procesamiento de Cupones: Cada cajero auxiliar procesa su información a través de la plataforma web y/o software suministrado por la empresa cliente, además, se diligencia el formato S-F-18 Recaudo Diarios Por Cajero clasificándolo por empresa cliente, diferenciando los recaudos de cada punto. Entrega De Efectivo: Se entrega efectivo y/o cheque a cajero principal en varios cortes, de acuerdo al movimiento y volumen de dinero durante el día, diligenciando el formato de S-F-20 Control de Recaudo como evidencia del traslado de efectivo (en los puntos de pagos en donde existe el cargo de cajero principal). Verificación De Recaudo Cajeros: Por medio del formato de S-F-20 Control de Recaudo, se cuenta el dinero recibido de cada cajero y se consolida lo entregado con lo recibido por medio de un arqueo de caja, registrando sobrantes a partir de $ 50 pesos (en los puntos de pagos en donde existe el cargo de cajero principal). Gestión De Consignación: Se recibe de Auxiliar de Sistemas el formato diligenciado de Recaudos Diarios por Cajero, información que es diligenciada en el formato de Recaudos Diarios para describir al cliente la cantidad de dinero recaudada en el día y se envía a consignación, según los datos suministrados por cada cliente (Banco, Número y tipo de cuenta). Las consignaciones parciales pueden realizarse según las políticas de las empresas clientes, sin embargo, no se debe exceder el plazo del día hábil siguiente al recaudo antes del medio día. Consignación: El cajero principal entrega el efectivo y/o cheques al Supernumerario, este contabiliza el dinero y firma la tirilla en que se hace Cajero Auxiliar Cajero Auxiliar Cajero Principal Cajero Principal Supernumerario/Cajero Principal

4 PÁGINA 4 de 8 9 el cálculo como evidencia de recibido, se dirige al banco y realiza la consignación del dinero, validando que los valores coincidan con los de la tirilla y a sus cuentas destinos, este soporte es remitido al cliente con la copia del formato de S-F- 19 Recaudos Diarios. Consolidación De Soportes De Recaudo: El supernumerario entrega las consignaciones al cajero principal y este a su vez las entregas a soporte Administrativo y operativo, y al auxiliar de sistemas, quienes se encargan de conciliar los valores consignados y el número de cupones recibidos, luego se anexa el formato de Recaudos Diarios y se hace entrega al cliente con las soportes originales de acuerdo a la solicitud de la empresa, dejando como constancia un recibido con copias de los soportes. Cajero Principal / Soporte Administrativo y Operativo / Auxiliar Sistemas. 7. GENERALIDADES Algunos clientes proporcionarán software para el diligenciamiento de la información de recaudo, por lo cual se convertirán de obligatorio uso para este procedimiento. Los puntos de pago que no cuentan con el aplicativo proporcionados por los clientes, remitirán los cupones físicos 3 veces por semana al punto central de Sincelejo, pero son ingresados diariamente por el Auxiliar de Sistemas y esta información será enviada al cliente por medio de los formatos: S-F-41 Relación de Gestiones físicas y Consignaciones Entregadas. Se tendrá a disposición de cada Cajero Auxiliar una base de acuerdo a las necesidades del punto. El cajero principal adicional a la base, entrega al cajero auxiliar un efectivo por el valor que estimen conveniente, que devolverán los cajeros auxiliares, una vez este valor sea recaudado al cajero principal y así sucesivamente antes de iniciar operaciones en el día.

5 PÁGINA 5 de 8. El Coordinador Red de Recaudo auditara arqueos a los cajeros principales repentinamente. Solo se reciben cheques en pagos de factura de aquellos clientes que por medio de contrato lo autoricen, cumpliendo con las siguientes especificaciones: el cheque debe estar a nombre del cliente empresa, no debe ser posfechado y el valor debe ser exacto al de la colilla o colillas en casos en que sean varias facturas del mismo servicio. No se recibirán pagos mixtos, es decir, aquellos que los usuarios pretendan pagar una factura en efectivo y parte en cheque. El pago se valida con un (1) sello, firma, fecha y hora tanto en la factura como en el desprendible y se entrega al cliente la factura con la validación de su pago. No se acepta ninguna clase de enmendaduras(correcciones, liquid paper) y/o tachones en las facturas No se debe colocar ningún tipo de firma, escrito, sello y/o timbre que deteriore la información del código de barras, para ello se utiliza las áreas indicadas al respaldo, 8. FORMATOS RELACIONADOS Recaudos Diarios por Cajero S-F-18 Recaudos Diarios S-F-19 Control de Recaudo S-F-20 Relación de Gestiones físicas y Consignaciones Entregadas S-F CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE ACTUALIZACIÓN CAMBIO REALIZADO 00 10/11/2009 Aclaración de las actividades 1, 3, 5, 7, 8 y 9.

6 PÁGINA 6 de 8 En las generalidades se aclara el recibo de cheques de algunos clientes. ACTIVIDAD 1: Recepción de pagos para servicio. Resaltar en el cajero auxiliar la importancia de saludar y dar la bienvenida al usuario. ACTIVIDAD 3: Gestión de Cupones. Se especificó que la actividad se realiza entre el auxiliar de sistemas y el cajero auxiliar. Se aclaro que solo se recibe valores distintos a los estipulados en las facturas de las empresas Telmex y Electricaribe /13/2010 ACTIVIDAD 4: CREACION DE ARCHIVO PLANO. En el vocabulario se adiciono el concepto de archivo plano. ACTIVIDAD 5: Entrega de Efectivo Se suprimió la actividad «registra sobrantes a partir de $1000«, ya que esto lo realiza el cajero principal, y se adiciono en la actividad 6, cuya verificación de recaudo la realiza el cajero principal. GENERALIDADES: 02 03/05/2011 Se aclaró el concepto: "No se recibirán pagos parciales de las facturas de telecom, Edatel, y aguas de la sabana". Se estable un periodo máximo de custodia de cupones para aquellos clientes que no se les hace entrega fisica diaria de ellos de 6 meses máximos y se tomara la determinación de enviarlos hasta el cliente o destruirlos previa autorización del cliente;

7 PÁGINA 7 de /09/2011 así mismo los informes diarios de aquellos clientes como Edatel, Surtigas, Telmex, Movistar, Telefónica Telecom, etc. A los cuales los informes se realiza via correo electrónico u correo certificado la firma de formato de control diario sea validada con la observación de medio enviado (Correo Electrónico, Entrega Fisica, Fax). Se cambio de Sistema de Gestión de Calidad a Sistema de Gestión Integral. En el ítem 4 RECURSOS se elimina la palabra computador para mejorarla por Tecnología Informática y Comunicaciones. En el ítem 6, la actividad 1 se elimina la descripción de los pagos parciales que referenciaban a algunas empresas clientes, quedando actualmente abierto sin identificar las empresas, e ingresando las diferentes modalidades de solicitud de pago de acuerdo al servicio a cancelar /09/2012 La actividad 2 Gestión De Cupones se elimina ya que este procedimiento cambio y queda actualmente Recolección De Colillas De Pago con un nuevo procedimiento a realizar. En esta misma actividad cambie el responsable quien anteriormente era Auxiliar de Sistemas y ahora queda definido como Cajero Auxiliar. Las actividades 3 y 4 Gestión de Cupones y Creación de Archivos Planos en su respectivo orden se suprimen del procedimiento, debido a la mejora que ha tenido el proceso. A la actividad 6 se le cambia el monto del sobrante partiendo de $50 e inicialmente era $1.000 este cambio se realiza porque los sobrante que se han visto inician desde $10 y se considera que $50 es

8 PÁGINA 8 de 8 un valor significativo. En la actividad 7 se aclara que las consignaciones parciales se realizan de acuerdo a las políticas de cada empresa. A la actividad 8 se cambia el cargo (Auxiliar de Recaudo) del responsable de recibir el efectivo y/o cheque remplazándolo por un nuevo cargo establecido como Supernumerario. Se reevaluó la actividad 9 esclareciendo el paso a paso actual de la actividad que se realizo en busca de un mejor entendimiento y una mejora constante continua. A su vez se cambiaron los cargo de los responsables de esta actividad quienes quedan actualmente Cajero Principal / Soporte Administrativo y Operativo / Auxiliar Sistemas. Y anteriormente era únicamente el Cajero Principal. Observación: El procedimiento S-P-09 Copias de Seguridad fue eliminado por la creación de un nuevo procedimiento BACKUP Y PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN DEL PROCESO RED DE RECAUDO que toma la misma codificación del anterior con versión 00. REVISÓ: APROBÓ: Carlos Mosquera Coord. Red de Recaudo Soffi Santis Martínez Gerente Comercial y Administrativo