DOCUMENTACION'RECIBIDA

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1 asesoría consultoría e interventoría GF0206'.MA &J'Z' ~O,')ll,r '8' LAr',... :,l.y.lllu-~.. '_ "":."''''..: DOCUMENTACION'RECIBIDA

2 Asesoría, consultoría e interventoría Itda. VIGENTE A PARTIR DE Versión 1.0 Hoja: 1 de 4 1. OBJETIVO Presentar el procedimiento general para el manejo de la correspondencia recibida, por correo, fax, o correo electrónico en asesoria consultoria e interventoría de una manera apropiada con el fin de que llegue a los interesados rápidamente y quede debidamente archivado copia del material relevante. 2. ALCANCE Este procedimiento será aplicado en la oficina central de la firma y en todas sus oficinas de campo de los diferentes proyectos. 3. DEFINICIONES Documentación: para efectos de este procedimiento por documentación se entiende toda la correspondencia que llegue a la firma sin importar si son cartas, planos, documentos técnicos etc PROCEDIMIENTO 4.1 Recepción de Correspondencia; Se refiere a la llegada de la correspondencia a aci Itda, ya sea por vía correo o vía Fax, tanto en las oficinas principales como en las de campo. A la recepción de la correspondencia la Gerencia Financiero Administrativa o quien ella designe en la oficina central, se encargará de radicar la correspondencia que llegue a nombre de ACI Ltda ó a los consorcios en que participe y que este dirigido a alguien en especial; colocando un sello que tiene el encabezado de!laci LTOA CORRESPONDENCIA", Se llenará la información que se considere necesaria en el sello. Dicha radicación se colocará únicamente en el encabezado de la carta remisora de la correspondencia recibida en caso de que esta exista, si no llegase a existir carta remisora se colocará el sello en alguna hoja o lugar de la correspondencia recibida; si la correspondencia recibida no se le puede colocar este sello para evitar que se dañe, la persona designada por Gerencia financiero administrativa de recibir la correspondencia ELABORO: Jorge Alberto Dussán REVISO: Alejandro Barreto Obregón. APROBO: Lucia Obregón de Barreto

3 Asesoría, consultoría e interventoría Itda. VIGENTE A PARTIR DE 01/01/99 Versión 1.0 Hoja: 2 de 4 elaborará una carta donde se indica la correspondencia que se recibió y en esta se colocará el sello. Si la correspondencia viene a nombre de alguien en especial y no se mencione a ACI LTOA ó cualquiera de los consorcios en que participe, la correspondencia se entregará directamente al interesado, este a su vez cuando la correspondencia sea de interés de ACI LTOA se encargará de remitir la correspondencia a la persona encargada de radicar la correspondencia y así continuará el procedimiento. Para las oficinas de campo aplica igual a lo mencionado anteriormente, con la diferencia que será el Director del Proyecto el encargado de escoger a la persona que llevará a cabo las radicaciones. Para oficina de campo el sello podrá ser reemplazado por una firma de recibido sobre el original con su respectiva fecha. Si la información llega duplicada por cualquier medio, seguirá el mismo procedimiento cada vez que llegue, sin importar si ya ha llegado. 4.2 Clasificación de la Correspondencia Relevante ; una vez radicada la información, si es correspondencia de proyectos será remitida inmediatamente al encargado de archivo general ó quien la Gerencia Financiero Administrativa delegue, quienes la clasificarán de acuerdo a quien necesite la información y se le entregará una copia al interesado y este firmará un recibido en el sello de radicación que se coloca en el original, este original lo guardará archivo general. Si la información radicada es diferente a la de proyectos se remitirá a Gerencia Financiero Administrativa ó quien esta designe, quien se encargará de analizar si la correspondencia recibida amerita ser entregada a alguien o si simplemente carece de importancia, una vez clasificada la correspondencia, la persona designada por Gerencia Financiero Administrativa entregará una copia de la correspondencia al interesado quien firmará un recibido en el sello de radicación que se coloca en el original, este original lo guardará archivo general. Cuando al original por su extensión o por cualquier motivo no se le puede sacar copia, el original será el que se entregue al interesado y en archivo quedará como un registro la carta remisora con la que llego la correspondencia indicando la ubicación de los anexos y la persona que los tenga.

4 Asesoría, consultoría e interventoría Itda. VIGENTE A PARTIR DE 01/01/99 Versión 1.0 Si la correspondencia recibida, al analizarla la Gerencia Financiero Administrativa ó quien esta designe consideran que la información es irrelevante, se destruirá y no quedará registro alguno de la correspondencia. Para la oficinas de campo el procedimiento aplica igual, siendo la diferencia que el Director de proyecto asignará las personas a realizar cada función expuestas anteriormente. 4.3 Información a Coordinación de Calidad de correspondencia que afecte la listas de control de documentos; Cuando se reciba correspondencia que afecte las listas de control de documentos que es la lista de los documentos que al ser actualizados se debe informar a todos los interesados para que siempre trabajen con la última versión; será el Director del proyecto específico quien se encargará de comunicarle al encargado del sistema de calidad del proyecto de la correspondencla-reeieiéa para que actualice la listas de control de documentos. En oficina de campo se seguirá el mismo procedimiento con la diferencia que se informará al profesional de calidad asignado al proyecto, quien se encargará de actualizar las listas y de informar a Coordinación de Calidad, para que se actualicen los registros en la oficina central. <. 4.4 Correspondencia recibida por correo electrónico ; Cuando la correspondencia recibida sea por medio de correo electrónico, el designado por la Gerencia Financiero Administrativa de recibir la correspondencia por correo electrónico lo recibirá y analizará de acuerdo a su volumen si es conveniente imprimirlo o no, si es necesario imprimirlo se imprimirá y se le entregará al directamente interesado quien en el listado de Correos electrónicos recibidos que maneja la persona designada por Gerencia Financiero Administrativa firmará el recibido quedando registro de la entrega del correo electrónico, opcionalmente le entregará adicionalmente el archivo magnético para que el interesado lo guarde consecuentemente al árbol de archivo. Si por su volumen no es muy conveniente imprimir la correspondencia, se imprimirá un encabezado donde este la identificación del correo electrónico recibido y se le entregará al interesado y opcionalmente se le podrá entregar el archivo magnético para que el interesado lo guarde consecuentemente al árbol de archivo.

5 Asesoría, consultoría e interventoría Itda. VIGENTE A PARTIR DE 01/01/99 Versión 1.0 Hoja: 4 de 4 El designado por la Gerencia Financiero Administrativa para recibir los correos electrónicos llevará una lista según (anexo 1) u otra similar que contenga la siguiente información. No. De Para Fecha Firmade Recibido (Firma de la persona a la que se le entrega el correo electrónico) 5. RESPONSABILIDAD En la oficina central el Gerente Financiero Administrativo ó oficinas de campo el designado por el Director del Proyecto. quien este designe, y en las 6. REGISTRO Es registro del cumplimiento del presente procedimiento el sello que tiene el encabezado de "ACI LTOA CORRESPONDENCIA" que se coloca según se indica en el procedimiento y para la oficina de campo el recibido con la fecha correspondiente. Lista de correos electrónicos recibidos.

6 Anexo 1 - Asesoria Consultoria Interventoría ACI Ltda LISTADO DE CORREOS ELECTRONICOS RECIBIDOS No. DE PARA FECHA FIRMA DE RECIBIDO

7 asesoría consultoría e interventoría GF0207 MANEJO, IDENTIFICA.CION y ENVIO DE LA DOCUlVlENTACION

8 ~~"-"--- o PROCEDIMIENTO CODlGO: GF0207 Versión 1.0 Hoja: 1 de 4 1 OBJETIVO Presentar el procedimiento general para el manejo de la correspondencia enviada, por mensajería, correo, fax, o correo electrónico en asesoria consultoria e interventoría de una manera apropiada con el fin de que llegue a los interesados rápidamente y de tener registro de la información enviada. /"~.~~. '\ 2 ALCANCE r_..~_l).! \ \,cm,:,o'::->.,ca,! \\. No~:J_/ Este procedimiento será aplicado en la oficina central de y en todas sus oficinas de campo de los diferentes proyectos. 3 PROCEDIMIENTO Toda correspondencia enviada llevará un consecutivo de envío; la identificación de la correspondencia se hará por proyectos, oficina central y oficina de campo, y cada una será diferente y única. Esta será la distinción que se haga sin importar el medio por el cual se envíe. 3.1 Documentación enviada por medio de mensajero Toda persona en la oficina central que necesite enviar correspondencia relacionada con, con los proyectos en que intervenga ó con asuntos de interés general de la firma, elaborará una carta remisora indicando el contenido de la correspondencia y su destinatario, una vez elaborada solicitará un número consecutivo de envío, de los números consecutivos de envío se llevará un registro según formato (anexo 1) en donde aparecerá el nombre de la empresa a la que va dirigida, la persona a quien va dirigida, el asunto, la fecha y el número de radicación asignado, este formato puede ser reemplazado por cualquier otra lista que contenga la misma información; teniendo la carta remisora con su consecutivo se le entregará al jefe de servicios generales quien enviará al mensajero o en su defecto irá el mismo; si la correspondencia es llevada por\ una persona diferente a los mensajeros o al jefe de servicios también deberán llevar la carta remisora con su consecutivo. La persona que lleve la correspondencia deberá ELABORO: Jorge Alberto Dussán REVISO: Alejandro Barreto O. C CARGO: Gerente Administrativo

9 el Asesoría, consultoría e interventoría Itda.. aci Itda PROCEDIMIENTO 1\II,~NEJO'IDENTIFI9A~IQNYENVIO DE,LA, ( DQClJMENTA.CIQN CODIGO: GF0207 VIGENTE A PARTIR DE 1/01/99 Hoja: 2 de 4 \ l. -A. 0<1 n -'-'.- -- traer firmada o sellada la copia de la carta remisora donde conste que fue recibida, la copia de la carta remisora se guarda en el archivo general ó en el archivo específico del proyecto relacionado si es el caso. En las oficinas de campo el procedimiento será el mismo, la numeración de los consecutivos será propia para cada oficina de campo diferente al usado en la oficina central así sea el mismo proyecto. El director del proyecto ó quien este delegue será el encargado de designar la persona que cumpla con las funciones de mensajería, también designará al encargado de manejar el archivo y en general establecerá la estructura necesaria para cumplir con el procedimiento citado. Si la oficina de campo es la misma que la oficina central para algún proyecto, se aplicará el procedimiento como si fuera en oficina central con la salvedad que el numero consecutivo será el propio para el proyecto. Opcionalmente la identificación de los consecutivos de envío podrá ser la siguiente: - La primera parte serán los números que identifiquen el contrato antecedidos de la letra "C" indicando que es un contrato; ejemplo: "Contrato 234" - C234 - Por último los consecutivos; ejemplo: "Envío No. 34" - C Si es de oficina de campo a la terminación del número de contrato vendrá la inicial de la oficina; ejemplo: "Oficina Venadillo" - C234V Documentación enviada vía fax Para el caso de la correspondencia a enviar vía Fax, esta también deberá llevar una carta remisora con un consecutivo, paso siguiente se enviará el Fax y la persona designada por la Gerencia Financiero Administrativa archivará el Fax quedando como registro de su envío la etiqueta que imprime la maquina de Fax ó en su defecto la carta remisora ó una copia de esta. Se puede dar el caso que esta carta sea la misma que se use para enviar la misma correspondencia por otro medio y por lo tanto sólo se archivara una vez. Toda correspondencia que sea de interés de y que sea enviada vía Fax deberá llevar un consecutivo, para garantizar que el consecutivo sea previo al envío del Fax y no posterior, la lista de los consecutivos estarán en un lugar de conocimiento general. Este consecutivo a usar para envío de fax será el mismo que el de correspondencia. En las oficinas de campo el procedimiento será el mismo, la numeración de los consecutivos será propia para cada oficina de campo diferente al usado en la oficina

10 ~ PROCEDIMIENTO ("\ Asesoría, consultoría e interventorfa Itda. CODIGO: GF0207 Versión 1.0 Hoja: 3 de 4 central así sea el mismo proyecto. El director del proyecto será el encargado de designar al encargado de manejar el archivo y en general establecerá la estructura necesaria para cumplir con el procedimiento citado. Si la oficina de campo es la misma que la oficina central para algún proyecto, se aplicará el procedimiento como si fuera en oficina central con la salvedad que el numero consecutivo será el propio para el proyecto. 3.3 Documentación enviada vía correo La correspondencia enviada por medio de correo recibe un tratamiento similar al de correspondencia enviada vía mensajero con la siguiente diferencia: Se lleva una lista de correspondencia enviada por correo, esta lista se llevará por la persona designada por Gerencia Financiera Administrativa y contendrá la siguiente información: - Entidad, Empresa o Persona a quien va dirigido. - Fecha de envío - Empresa de Correo utilizada - Contenido además quedará como registro la copia de la carta remisora con su consecutivo. En el archivo general o específico del proyecto aparecerán estos dos registros quedando documentado el envío por correo. 3.4 Documentación enviada vía correo electrónico Toda persona de la oficina central que desee mandar un correo electrónico de interés para aci Itdo, se dirigirá al designado por la Gerencia Financiero Administrativa para el manejo del correo electrónico y se enviará quedando como único registro del envío un listado de los correo electrónicos enviados por aci Itdo y su destinatario y la persona de oci Itdo que solicito el envío, adicional a este listado se encontrará una carpeta en el computador de esta persona donde relaciona los correos electrónicos recibidos y enviados con un consecutivo que corresponderá al consecutivo de las listas. Al cabo de cada semestre del año estos correos electrónicos, tanto los recibidos como los enviados se les hará un comprimido y esta información se guardará en el Backup que mensualmente se le realiza a la información de la empresa.

11 el Asesorío. consultoría e interventoría Itda. ~ ~, PROCEDIMIENTO CODIGO: GF0207 Versión 1.0 Hoja: 4 de 4 Para las oficinas de campo en donde se pueda acceder a este servicio aplicará el mismo procedimiento con la salvedad que será el Director de proyecto quien designe a la persona encargada del manejo de los correos electrónicos. 4 RESPONSABLES En la oficina central el Gerente Financiero administrativo o quien este designe y en las oficinas de campo el designado por el Director de proyectos. 5 REGISTROS Son registros del presente procedimiento: Copia de la carta remisora con su consecutivo. Registro de recibido del destinatario. Registro de correspondencia enviada o cualquier otro que lo reemplace. Listado de los correos electrónicos enviados.

12 C~ asesoría consultoría e interventoría Itda.. CORRESPONDENCIA ENVIADA PROYECTO: NOMBRE DE OFICINA: '.. CONSECUTIVO EMPRESA ALA,QUEVA DIRIGIDA PeRSONA A QUIEN VA DIRIGIDA l: "PERSONAQUeENVlA.. >' 1,. ', ' '....,...:.Ó,,... ' ASI.JNTO> I FECHA....' ' Nota Este formato puede ser reemplazado por cualquiera que contenga la misma información,

13 Asesoria Consultoria Interventoría ACI Ltda LISTADO DE DOCUMENTACION ENVIADA VIA CORREO No. EMPRESA, ENTIDAD O EMPRESA DE CORREO FECHA DE CONTENIDO PERSONA A QUIEN SE ENVIA UTILIZADA ENVIO

14 - - Asesoria Consultoria Interventoría ACI Ltda LISTADO DE CORREOS ELECTRONICOS ENVIADOS No. DE PARA FECHA FIRMA

15 asesoría consultoría e interventoría GT0201 MANEJO, IDENTIFICACION y TRAZABILIDAD DE LOS DOCUMENTOS DEL SERVICIO, PRODUCTO

16 el asesoría, consultoría e interventoría Itda. aci ítdo PROCEDIMIENTO,tH.l,~t:.Ii. n):-".: ~(~ "\~~1' lt' '. ~~1~J.\~ '...~i. :'~:. (.':":l t"~',flf: \ '<I.-,~, ~1;.(t t L h.ll < (. ):-. ~'. ~ ~ t I h ~( CODIGO: GT0201 VIGENTE A PARTIR DE 15/01/99 Versión 0.0 Hoja: 1 de 6 1. OBJETO El objeto del presente procedimiento es presentar la forma de codificar los documentos producto de la prestación de un servicio tales como planos, informes, metodología, especificaciones técnicas. 2. ALCANCE El presente procedimiento aplica a todos los servicios prestados por. Aplica solamente para los productos físicos del servicio que se listan a continuación: Planos. Metodologías. Informes. Memorias técnicas finales o para entrega intermedia de carácter contractual al cliente. Es de anotar que cuando el cliente imponga o sugiera una codificación propia para un proyecto se acogerá dicha codificación sin tener en cuenta lo aquí expuesto. 3. DEFINICIONES Codificación Unica: Aquella que no tiene duplicado. REVISO: Alberto Barreto Bruce Luis Augusto

17 C~ PROCEDIMIENTO asesoría, consultoría e interventoría Itda. CODlGO: GT0201 VIGENTE A PARTIR DE 15/01/99 Versión PROCEDIMIENTO 4.1 Identificación de los planos Al inicio de cada proyecto el director o quien este designe debe definir en el formato adjunto titulado FICHA DE CODIFICACION DE PLANOS Y DOCUMENTOS la codificación a utilizar. Dicha codificación se debe ajustar a lo que se expone a continuación: Los planos serán identificados por medio de una codificación única. Los códigos a utilizar son alfanuméricos y tienen la siguiente distribución: Campo 1: Campo 2 Campo 3 Campo 4 Campo 5 Campo 6 Un identificador de la entidad contratante Un identificador del contrato Un identificador del punto de trabajo, tramo, localización, etc... Un identificador por disciplina profesional que emite el plano. Un consecutivo del numero de plano que se ajusta a las condiciones expuestas del carnpo t a14.. Un identificador del numero total de planos que se ajustan a la condición 1 a la 4. Este campo existe únicamente si en el momento de aprobar el plano se conoce la cantidad de planos que se ajustan a la condición 1 al 4. En caso contrario se omite. Por ejemplo El plano codificado como: IDU-234-K07-ES-01/3 Codigo Campo IDU K07-3 ES- 4 01/ Lo cual se interpreta de la siguiente manera en el ejemplo especifico: Campo 1: Campo 2 Campo 3 Campo 4 Campo 5 Entidad contratante Instituto de desarrollo Urbano. Contrato 234. Tramo 7 de Kennedy. Plano Estructural. Primer plano estructural del tramo 7 de Kennedy del contrato 234 con el IDU.

18 el asesoría, consultoría e interventoría Itda. PROCEDIMIENTO ~1Ji~\~T~~.J( p:):..~~:ji~qc~t\,,;~rl}'~ ' ~;';~.'\: t\~~ ~ I.~".., ~,~ : l: ~~.l~ ~i\/~~ t\~i:)..:;';', ': ~. t, 1 I\ r t ~ ~ ~~ : ~.,! 1... I I CODIGO: GT0201 VIGENTE A PARTIR DE 15/01/99 Versión 0.0 Hoja: 2 de 6 Campo 6 Son un total de 3 planos estructurales del tramo 7 de Kennedy del contrato 234 con eiidu. A Continuación se ampliara en detalle como aplican los códigos de cada campo: Campo 1 Se debe colocar como código un identificador de la entidad contratante que no supere 6 letras ni sea inferior a 2. Campo 2 Se debe colocar el descriptor del contrato que puede ser alfanumérico o simplemente numérico en el cual en no mas de 6 dígitos se relacione el identificador usado por la empresa contratante para identificar el contrato. Campo 3 Se debe definir para cada proyecto un identificador diferente para cada uno de los subsectores o unidades físicas Geográficamente diferentes de trabajo en caso de que estas existan. Ejemplo por tramos de diseño, o por ala del edificio, o por sector a diseñar etc... Campo 4 Se debe definir la codificación a utilizar para cada proyecto por áreas profesionales de trabajo. Ejemplo estructuras, aguas negras, duetos de aire, etc... Campo 5 y6 Fueron suficientemente definidos anteriormente Aclaraciones al proceso de identificación de planos El campo 3 no siempre tiene que existir ya que existen múltiples proyectos en los cuales no es factible o no es de utilidad realizar una división geográfica del trabajo. Igualmente hay proyectos donde a pesar de ser útil la diferenciación geográfica para el campo 4 de ese proyecto no justifica sectorizar.

19 el asesoría, consultoría e interventoría Itda. \~I L\1'~r~. I~ ;' Ú ',~,~ ~ PROCEDIMIENTO h.,"".,,/ ',;"'J,L"~ ~ v,," I\,!:' loo" CODIGO: Ejemplo: GT0201 VIGENTE A PARTIR DE 15/01/99 Versión 0.0 l" ' " ",.'" I ' Hoja: 3 de 6 En un diseño urbano de múltiples tramos de calle, puede ser importante sectorizar cada tramo para cada plano planta perfil, pero puede ser razonable presentar varios tramos en un solo plano del diseño hidráulicolo que impide definir una codificación clara del campo 3. La forma de ligar planos a tramos o a divisiones geográficas se expone en el numeral 4.3 del presente procedimiento. Igual situación se presenta con el campo 4. En donde puede realizarse un plano que contenga varias disciplinas a la vez imposibilitando definir un único identificador del tipo de trabajo que se esta realizando. Esta situación se debe manejar definiendo un código que identifique el grupo de disciplinas profesionales que se materializan en el plano. Ejemplo si el plano contiene detalles del diseño geométrico vial, del diseño hidráulico y del eléctrico se puede dar un código genérico cualquiera como puede ser: GHE e identifique la situación presente en el plano. Los encargados de asignar el código a cada documento deben llevar una lista con el código y contenido del plano respectivo cuidándose de no repetir nunca ningún código. 4.1 ~2Trazabilidad de los planos por división geográfica, o por profesión que emite el plano Frecuentemente es importante identificar para una división geográfica que planos existen y de que división profesional para lo cual se sugiere usar como metodología el uso de la matriz que a continuación se describe. Disciplina profesional Código del plano c:~ c:~ c:~ o:;:: c:u o:;:: o:;:: c:~ c: ~ o:;:: o:;:: o:;:: -1\1-1\1-1\1.!!! g,~ iiil!n.!!! iiil!~ -el g, C').!!! iiil!c: -el g, Il) -el el el el el el el 1\1 Dlvlslon Código 1 profesional CÓdigo 2 1 (Ejem plano Código 3 drenajes) Código 4 Dlvislon CÓdigo 5 profesional CÓdigo 6 2 (Ejem plano planta Código 7 perfil)

20 el asesoría, PROCEDIMIENTO CODIGO: GT0201 consultoría e interventoría Itda. t'/'.'\~t.~f~...h:} 1t)~:~tTI:-jl..:'A\...!j(,;.J '! 'il4'.:,'\7,!~ fl,a\r :"l:.::-.1:y )I, ~'tl/t: I"r (}~. ~:1:1~,:1.r(~ ~ rt: '. ~~,~.\"'.. fe VIGENTE A PARTIR DE 15/01/99 Versión 0.0 Hoja: 4 de 6 Divlslon profesional n Código 8 Código 9 Código 10 Código n La matriz anteriormente expuesta permite identificar para cada división geográfica los planos existentes con sus respectivos códigos independiente si existen los campos 4 y 5 anteriormente descritos. Igualmente pueden existir matrices similares a la anterior para ligar los planos con diferente tipo de información útil para el proyecto. 4.2 Codificación de documentos Los documentos técnicos diferentes a los planos que serán identificados son: Metodologías. Informes. Memorias técnicas. Los documentos no mencionados anteriormente no llevaran una codificación propia. En todos los casos anteriormente descritos cuando un documento o un plano vaya a ser enviado al cliente se utilizara el procedimiento GF0207 Manejo identificación y envío de la documentación. La codificación de la documentación mencionada se llevara a cabo utilizando los campos descritos en el numeral 4.1 del presente procedimiento: Campo 1: Campo 2 Campo 3 Campo 4 Campo 5 Campo 6 Un identificador de la entidad contratante Un identificador del contrato NO APLICA en este caso Un identificador por disciplina profesional que emite el documento en caso de que aplique y sea útil para el proyecto a criterio del profesional responsable de aseguramiento de la calidad en el proyecto. Un consecutivo que se ajuste a los numerales 1 al 4. NO APLICA en este caso.

21 C~ asesoría, consultoría e interventoría Itda.,1 PROCEDIMIENTO '\~\~;.it [ ):.i:r'lj.', I ".,.' I '~ ~ '1;',. o I ~ '" CODIGO: GT0201 VIGENTE A PARTIR DE 15/01/99 Versión 0.0 Hoja: 5 de 6 Los campos anteriores se definirán también en el formato FICHA DE CODIFICACION PLANOS Y DOCUMENTOS adjunto al presente procedimiento. PE EJEMPLO: EL primer informe entregado en el desarrollo de una Interventoria para el Instituto Nacional de Vías contrato OJ122 que no esta subdividida por áreas profesionales que generen informes individuales estará codificado así: INVIAS-OJ Si en un proyecto en particular el director considera que no es necesario identificar por medio de un código los documentos diferentes a los planos puede así disponerlo enunciándolo en el formato anexo al presente procedimiento donde corresponde Trazabilidad de los documentos En algunos casos es recomendable usar una matriz o varias que identifiquen por división geográfica, o por actividad por fecha o por periodo de tiempo, o para un determinado ítem los documentos o registros de respaldo que existen para una identificación rápida y oportuna de los documentos que contienen la información. Por ejemplo una matriz que cruce los infames diarios de los inspectores de Interventoria con un determinado ítem o con una abscisa del proyecto si se trata de un proyecto lineal o cualquier otro en caso de que sea útil. Para lo cual es recomendable identificar cada uno de los registros o informes. Dicho identificador puede ser ideado por cada usuario. Los encargados de asignar el código a cada documento deben llevar una lista con el código y contenido del plano respectivo cuidándose de no repetir nunca ningún código Este numeral solo aplicara en los casos en que el director del proyecto y/o el profesional de aseguramiento de calidad del mismo lo estimen conveniente. 5. REGISTROS El documento con su correspondiente código. La matriz cruzada de documentos con ubicación geográfica, fecha de toma de datos etc... en caso de que exista. La lista de control de asignación de codigos.

22 el asesoría, consultoría e interventoría Itda. PROCEDIMIENTO l'n,'\\;".i~.,~,\!:i '1,1,-1 ', ',~;-~ lt,'_,~,~.\..~ 1(1(lUí ~:t\t tc)3 -,! ) ~,.,1,,- )! \.. CODIGO: GT0201 VIGENTE A PARTIR DE 15/01/99 Versión 0.0 Hoja: 6 de 6 6.RESPONSABLES Es responsable del cumplir y hacer cumplir este procedimiento el director de cada proyecto. Es responsable por liderar la definición de la codificación a utilizar el profesional de aseguramiento de la calidad de cada proyecto de común acuerdo con el director.

23 el asesoría, FORMATO consultoría e interventoría Itda. En el presente formato se debe definir la aplicación particular de cada uno de los campos descritos en el procedimiento GT0201 Manejo Identificación y trazabilidad de los documentos producto del servicio. PROYECTO CAMPO 1 (PLANOS Y DOCUMENTOS) Descriptor de la entidad contratante a utilizar I CAMPO 2 (PLANOS Y DOCUMENTOS) Identificador del contrato a utilizar I CAMPO 3 (PLANOS) Descripción de la Punto físico Código que lo identifica división de puntos de trabajo geográficos a utilizar (en caso de que aplique) CAMPO 3 (DOCUMENTOS) NO APLICA '.,' - - ~; ::~-, - : ~,;" ;'m : ';~' : ( ;; :ií'<; ;; ''iw ~~\n~)c) l~~)l;~~().:') -- i ". i-. c,~~.i'<1~1:~l!~n:'-:1.iti,~i {Jn~l.i"f~, \,~r _.. f u ~J ( ~.. Descripción de los Tipo de plano Código que lo identifica tipos de planos f i por área profesional que los emite Descripción de los tipos de documentos por área profesional que los emite En caso de que se decida no codificar la documentación casilla CAMPO 4 (DOCUMENTOS). se debe exponer en forma expresa en la APROBO _