Aspectos generales de la aplicación.2. La aplicación Perfil de usuario Sistema de Gestión Avanzado Copias de Seguridad...

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1 PERFIL GERENTE DE EMPRESA Índice Aspectos generales de la aplicación.2 La aplicación Perfil de usuario Sistema de Gestión Avanzado Copias de Seguridad Gestión de Usuarios

2 Aspectos generales de la aplicación Identificación en el sistema Para acceder a la aplicación deberemos dirigirnos a la dirección de la misma utilizando para ello un navegador de Internet cualquiera. Encontraremos un pequeño formulario de acceso en la parte superior derecha de la pantalla. Sólo tendremos que escribir el nombre de usuario y la contraseña y pinchar en el botón Acceder : Fíjese que bajo el formulario tenemos la posibilidad de reestablecer la contraseña pinchando sobre el enlace: Tras pinchar, el sistema nos llevará a una pantalla donde, en primer lugar, nos preguntarán por nuestro Login o nombre de usuario: Tras escribirlo, pinchamos en Aceptar : 2

3 En caso de que el login exista, el sistema nos mostrará el resto de datos de interés, para que confirmemos que se trata de nuestro usuario. Si es así, al pinchar en Aceptar llegará a nuestra cuenta de correo un con una nueva contraseña, que podremos cambiar posteriormente ingresando en el sistema y dirigiéndonos a la pestaña de Perfil de Usuario. En caso contrario, Pinchamos en No soy yo Navegabilidad del sistema: pestañas y migas de pan Para navegar por la aplicación se han implantado dos mecanismos: el sistema de pestañas y el de migas de pan. Veamos en qué consiste cada uno de ellos. El sistema de pestañas es un mecanismo muy común en aplicaciones Web. Consiste en un menú horizontal en el que podemos acceder a las diferentes secciones pinchando sobre la que nos interese. Las secciones se suelen presentar dentro de una cajeta como vemos en nuestra aplicación: Debido a la gran extensión de la aplicación necesitamos un sistema complementario. Para ello se ha implantado el sistema de migas de pan. Consiste en listar las secciones por las que se va progresando. Este camino se muestra en pantalla y en cualquier momento podemos redirigirnos a cualquiera de estas secciones con sólo pinchar sobre su nombre: 3

4 Rellenar formularios: Campos obligatorios En los formularios encontraremos campos obligatorios y campos opcionales. Los campos obligatorios van marcados en color rojo y con un asterisco: Los campos opcionales van marcados de verde oscuro: Cuando completamos un formulario debemos finalizar la operación pinchando en Aceptar. Si decidimos abortar, pinchamos en Cancelar : 4

5 Formularios de Modificación Los formularios de modificación tienen en inicio todos los campos deshabilitados. Para proceder a la modificación deberemos pinchar en el botón Modificar : Hecho esto, veremos los campos habilitados para su edición: Búsquedas Avanzadas 5

6 Existe una gran cantidad de formularios de consulta en la aplicación. En estos formularios se muestra un listado de registros determinados y se ofrece la posibilidad de realizar búsquedas avanzadas con respecto a algún criterio determinado. Por ejemplo, veamos la consulta de Empleados dentro del Sistema de Autocontrol Podemos realizar una búsqueda avanzada atendiendo a los criterios de nombre y cargo: En el caso de realizar la búsqueda por nombre, seleccionaremos esta opción y escribiremos el nombre o parte de él. Acto seguido, pinchamos en Buscar : El resultado en este caso sería: 6

7 En el caso de consultar por cargo, aparecerá un nuevo desplegable con todos los cargos dados de alta en el sistema: Encontraremos formularios en los que se busca entre un intervalo de fechas. Utilizaremos los calendarios habilitados para ello: Encontraremos el área de búsqueda sobre la tabla o bajo ella, dependiendo del módulo en el que nos encontremos. 7

8 Documentos Adjuntos En algunos formularios del sistema podemos adjuntar archivos. Para ello encontramos un campo acompañado del típico botón Examinar : Al pinchar en Examinar se nos abrirá una ventana de exploración del sistema de archivos. Con ella, buscaremos el archivo a adjuntar dentro de nuestro PC: 8

9 La aplicación 1. Sistema de Gestión Avanzado Inicio> SGA En este módulo nos encontramos con dos formas de acceso: el sistema de pestañas y un gráfico desglosado: Utilizando el gráfico accederíamos directamente a las pestañas interiores de cada apartado. Vamos a ir recorriendo cada una de ellas. Inicio> SGA>Banco Documentos Este apartado va a almacenar documentación de utilidad para los usuarios de nuestra empresa. Un usuario normal sólo podrá acceder a la pestaña de consulta sin posibilidad de eliminación de documentos. El gerente de la empresa y al administrador general podrán dar de alta nuevos registros. La tabla de consulta es muy sencilla. Listará los distintos documentos almacenados. En nuestro caso, además, nos dará la posibilidad de eliminarlos: 9

10 El nombre del archivo mostrado en la tabla es además un enlace a dicho fichero. Pinchando sobre él podremos visualizarlo en otra pantalla del navegador. Registrar Documento El formulario de registro es muy sencillo. Solamente tendremos que especificar el archivo a subir: Inicio> SGA>Datos Organización Este apartado se compone de un solo formulario. Sólo el administrador general y el gerente de la empresa podrán modificar esta información; el resto de usuarios tendrán permiso de sólo consulta. 10

11 Inicio> SGA>Planificación Revisión por la dirección En esta sección se gestionarán las revisiones hechas por la dirección. Lo único que se gestiona aquí es el hecho de que la dirección haya realizado una revisión, por lo que el formulario de inserción sólo necesitará almacenar obligatoriamente una fecha. 11

12 Como ya sabemos, pulsando sobre la imagen del calendario podremos seleccionar la fecha que deseemos Opcionalmente, se podrán especificar algunas observaciones y se podrá adjuntar el documento que albergue la revisión realizada. Para acceder a este formulario de inserción utilizaremos, como estamos acostumbrados, la pestaña establecida para ello La pantalla de consulta mostrará un listado con las fechas de las revisiones y, en caso de que exista, un enlace al documento. Pinchando sobre él se abrirá en otra ventana dicho archivo 12

13 La única búsqueda avanzada que tendría sentido aquí atendería al criterio de fecha. Observamos también en la tabla vista detallada y modificación Objetivos e Indicadores Objetivos Comenzamos comentando el registro de objetivo. En este formulario al cual entramos utilizando la pestaña correspondiente Deberemos introducir mucha información obligatoria sobre el objetivo. Hay que destacar el área de metas. En esta área vamos a declarar metas que queremos que el objetivo cumpla. Estas metas deberán llevar un seguimiento asociado para que se pruebe que efectivamente se cumplen. Deberemos describir estas metas o etapas y asignarles una fecha prevista para realizar la revisión o seguimiento. 13

14 Observamos que podemos añadir cuantas metas queramos utilizando el botón Más Del mismo modo, podemos eliminar alguna si decidimos finalmente no registrarla con el botón de eliminación: Del mismo modo, podemos eliminar alguna si decidimos finalmente no registrarla con el botón de eliminación: 14

15 En la consulta de objetivos observamos 3 opciones diferentes: Acceso al seguimiento de las metas del objetivo Vista detallada y modificación Eliminación del objetivo Si pinchamos en el acceso al seguimiento veremos una tabla en la que aparecerán las diferentes metas que se habían declarado para el objetivo y una serie de datos referentes a su seguimiento: la fecha prevista y real de ejecución, si se ha realizado o no el seguimiento y el resultado, en el caso de que sí se haya efectuado el control En el caso de que queramos registrar el seguimiento de una meta de un objetivo, deberemos acceder a su vista detallada 15

16 Los campos a rellenar serán la fecha real, lo que se ha hecho en el seguimiento y un documento adjunto opcional. En la consulta de seguimiento de metas observamos también otros campos a rellenar sobre el seguimiento en general: Para editarlos deberemos pinchar en el botón situado justo encima de la tabla: 16

17 Al pinchar, se habilitarán los campos y se mostrará el botón de Aceptar y Cancelar tal y como ocurre en los formularios de Vista detallada y modificación. Objetivos e Indicadores Indicadores Comenzamos comentando el registro de procesos. En este formulario al cual entramos utilizando la pestaña correspondiente Entre otros campos, deberemos declarar un indicador propuesto para el proceso. Este indicador necesitará un seguimiento para el que también indicaremos fecha de inicio y fin y frecuencia En la consulta de procesos observamos 3 opciones diferentes: 17

18 Acceso al seguimiento de las metas del proceso Vista detallada y modificación Eliminación del proceso Si pinchamos en el seguimiento del proceso veremos una pantalla que contendrá un histórico de controles realizados al indicador del proceso, así como unos campos descriptivos del proceso de seguimiento. En el ejemplo que vamos a ver sólo se ha registrado un control: 18

19 Observamos dos botones justo encima de la tabla. El primero de ellos, Editar Seguimiento servirá para escribir o sobrescribir los campos que vemos bajo el histórico. El botón Registrar Seguimiento nos llevará al formulario de registro: 19

20 Inicio> SGA>Ejecución Clientes y Servicios En este apartado vamos a gestionar los clientes de la empresa y los trabajos y servicios que proporcionan. Para dar de alta un cliente rellenaremos el formulario correspondiente al que se accede a través de la pestaña habilitada para ello 20

21 En este fomulario sólo damos de alta al cliente. Para tratar aspectos sobre los trabajos contratados tenemos que entrar a esta parte a través de la pantalla de consulta: 21

22 En la pantalla vemos un listado de los trabajos dados de alta para el cliente determinado. Podemos registrar más actividades utilizando el botón que tenemos justo encima de la tabla: Este botón nos lleva al formulario de registro de trabajos, que tiene este aspecto: Para cada trabajo tendremos la opción de llevar un seguimiento. En la tabla de consulta de trabajos tenemos el botón para acceder a él: 22

23 Nos llevará a una pantalla como esta: Se trata de un histórico de las acciones de seguimiento hechas al trabajo seleccionado del cliente. Podemos añadir nuevos controles pinchando en el botón que encontramos justo encima de la tabla: Observamos unos campos bajo el histórico. Son campos descriptivos del proceso de seguimiento. Podemos modificarlos utilizando el botón Modificar, como estamos acostumbrados: 23

24 Diseño En este apartado vamos a almacenar los diseños elaborados para los trabajos que los distintos clientes de la empresa realizan. El formulario de inserción es un registro largo en el que observamos varias areas de inserción. En primer lugar, deberemos seleccionar el trabajo a diseñar: Al seleccionar uno de ellos veremos como el resto de campos de esta área se rellenan: Por otra parte, hay que introducir elementos de entrada del diseño. Tenemos la opción de importar datos de otro diseño que se haya realizado previamente: 24

25 Podemos utilizar todos esos datos o parte de ellos, o incluso optar por no reutilizar y escribir toda la información por nuestra cuenta. En la última parte tenemos un área de verificación del diseño, la cuál será opcional En la consulta de diseños vemos un acceso al seguimiento de trabajos del diseño. Este seguimiento será el mismo al que accedemos por la pestaña de Clientes Inicio> SGA>Soporte 25

26 En el módulo de soporte vamos a gestionar información necesaria para el funcionamento del Sistema de Gestión Avanzado. Esta información se referirá a Documentos y Registros, Equipos, Compras y Proveedores y Personal de la empresa. Documentos y Registros En esta sección vamos a gestionar los diferentes documentos y leyes que se utilizan en la empresa. Por un lado, podemos registrar documentos. Entre otros datos se especificará el tipo de documento, pudiendo dar de alta Otros tipos en este mismo formulario: 26

27 En la consulta de documentos, además de ver el listado típico, podremos generar un documento PDF con este aspecto: Para ello, utilizamos el botón situado bajo la tabla: En cuanto a la legislación, encontramos un esquema similar. Tendremos un formulario de registro muy similar: 27

28 Y una pantalla de consulta con la pertinente generación de PDF En este caso, un dato de importancia es la fecha de la última revisión, como vemos en la imagen anterior destacado en rojo. Esta revisión corresponde al hecho de que se genere un PDF con la información de consulta. Esta sería la evidencia de que se ha revisado la legislación. Por ello, al pinchar en el botón de PDF el sistema nos llevará a una pantalla en la que deberemos 28

29 Mantenimiento de Equipos En este apartado se darán de alta los equipos utilizados en la empresa. Además, para cada equipo deberemos almacenar un histórico con las actividades de mantenimiento realizadas para los distintos equipos. En el formulario de registro de equipos deberemos planificar además los tipos de acción de mantenimiento que el equipo va a necesitar El listado de equipos tendrá esta forma: 29

30 Accedemos al mantenimiento del equipo mediante el botón. Veremos en esta pantalla el histórico de revisiones o mantenimientos al equipo y tendremos la posibilidad de acceder a su vista detallada y regsitrar un nuevo mantenimiento: Para regresar al listado de equipos utilizamos el botón Volver Compras y Proveedores En este apartado gestionaremos tanto los proveedores como los suministros que éstos realizan a la empresa, teniendo así estas dos pestañas: En el apartado de Proveedores regsitraremos proveedores y las condiciones de aptitud de estos. En el registro de proveedor deberemos especificar los productos que suelen suministrar, pudiendo indicar más de uno: 30

31 En el listado de consulta veremos pues este listado de productos: En el formulario de aptitud de proveedor sentaremos los criterios para decidir si un proveedor es apto o no lo es. El formulario consta de un solo campo en el que iremos listando las características deseadas. Como ejemplo vemos la siguiente imagen: Al pinchar en Aceptar y si no ha habido ningún problema, el sistema nos mostrará el mensaje de confirmación: 31

32 A la hora de registrar suministro deberemos seleccionar el proveedor que lo realiza, así como la materia suministrada: El listado de consulta nos mostrará el histórico de suministros, pudiendo visualizar materia, proveedor y fecha del suministro. Personal En este apartado se gestionará todo lo referente al personal de la empresa: gestión de puestos, Empleados y formación. En primer lugar vamos a comentar el área de Puestos. Necesitamos saber qué puestos de trabajo existirán en la empresa, incluyendo datos sobre el perfil del empleado que va a desempeñar el puesto: 32

33 El listado de consulta será muy simple, mostrando solamente el nombre del puesto Vamos a ver a continuación cómo funcionaría la parte de Empleados. En el registro de empleado se deberá especificar obligatoriamente su nombre completo, teléfono y puesto. Opcionalmente podemos añadir otra información como el Currículum Vitae. 33

34 En el listado aparecerá el nombre completo y el puesto. Para ver toda la información del empleado accedemos, como estamos acostumbrados, a la vista detallada. En cuanto a la Formación, nos referimos con formación a cursos impartido a los empleados de la empresa. 34

35 En la vista detallada podremos ver qué asistentes han realizado el curso y añadir nuevos: En el formulario de inserción de asistentes podremos adjuntar algún documento relacionado, así como declarar las evaluaciones obtenidas: 35

36 Una vez registrado, tendremos en la vista detallada del curso el acceso al asistente: En la consulta de cursos veremos de forma reducida cierta información: materia y fechas prevista y real: Inicio> SGA>Análisis 36

37 En este apartado se realiza un análisis de la empresa. Se controlarán las no conformidades producidas y las acciones preventivas o correctivas registradas, las auditorías realizadas, se almacenarán los cuestionarios de satisfacción del cliente y se controlarán las investigaciones de los incidentes que hayan podido acontecer. Gestión de No conformidades 37

38 38

39 Auditorías A lo largo del tiempo, la empresa deberá realizar periódicamente una auditoría. Las auditorías se van a organizar en planes de auditorías. De esta forma, en este apartado, lo primero que encontraremos serán las pestañas de registro y consulta de Planes de Auditorías de la empresa: Para registrar un plan de auditorías tendremos simplemente, que numerar el plan. Para numerarlo utilizaremos las fechas de inicio y fin del plan: 39

40 Un plan de auditorías puede almacenar varias auditorías. Para registrarlas, visualizarlas, etc, deberemos entrar en la vista detallada de un plan, donde encontraremos la siguiente pantalla: Además de encontrar la información propia del plan que insertamos en el formulario de registro, vemos el listado de auditorías realizadas. Para añadir otra, como vemos, pincharemos en el botón Añadir Auditoría situado sobre el formulario: En el formulario podremos añadir más de un empleado de la empresa al que se deberá informar de la auditoría así como varios adjuntos si lo deseamos. Será obligatorio indicar el auditor, ya sea interno, con lo que tendríamos que seleccionar uno de los empleados de la empresa, como externo, facilitando el nombre del auditor. 40

41 Satisfacción del Cliente Este apartado almacenará un histórico de cuestionarios de satisfacción realizados. En el registro, sólo será obligatorio indicar una fecha de realización y un resultado: correcto o incorrecto. Opcionalmente podremos adjuntar el cuestionario propiamente dicho. En la consulta se mostrarán todos estos campos: Investigación de Incidentes En este apartado se controlará la investigación sobre incidentes acontecidos en la empresa. 41

42 Un campo particular es el de declaración de la zona de afección. Desde aquí podremos eliminar aquellas zonas previamente declaradas que no nos interesen ya, y declarar un nuevo sitio: Otra particularidad es el campo de medidas a adoptar. Podremos declarar más de una: Si fuera necesario, se podrá vincular una conformidad o una acción preventiva, o ambas, a este registro utilizando los botones habilitados para ello: En la vista detallada de una investigación, podremos acceder a estos registros si existiesen, o declararlos en caso de que no lo hiciéramos anteriormente: 42

43 Inicio> SGA>Medioambiente Impactos y Aspectos Aspectos y Procesos En este apartado vamos a relacionar los procesos dados de alta en el módulo de Planificación con aspectos ambientales. Para ello, en el formulario de registro, seleccionaremos el proceso determinado y el aspecto determinado: 43

44 Fíjese que se permite asociar un proceso con varios aspectos Un aspecto muy importante en este formulario es el hecho de poder declarar nuevos procesos y nuevos aspectos ambientales: En el caso de declarar un nuevo proceso, hay que tener en cuenta que sólo estamos indicando su nombre. Para una correcta gestión, tendremos que dirigirnos posteriormente al módulo de planificación y editar el contenido de este proceso, para especificar su indicador, entre otras características. En la consulta de Aspectos y Procesos tendremos una tabla con estas relaciones: 44

45 Valoración de Aspectos En este apartado se realizarán valoraciones de los aspectos ambientales declarados. Accedemos al registro de estas valoraciones a través de la pestaña correspondiente En este registro deberemos ir rellenando una tabla con todos los aspectos ambientales a analizar: Deberemos especificar también un valor umbral, a partir del cual el aspecto será siginificativo: Como vemos en la imagen anterior, el sistema calculará la suma de la gravedad, magnitud y frecuencia que hayamos introducido y la multiplicará por diez para establecer si el aspecto es significativo o no. Para que se realice el cálculo pincharemos en calcular: 45

46 Si pinchamos en Guardar el sistema guardará una copia de esta tabla en formato PDF. Podremos ver el listado de valoraciones en la pantalla de consulta: Vemos la fecha y hora de las distintas valoraciones realizadas. Pinchando sobre el simbolito de PDF accedemos a su visualización: 46

47 Impactos Significativos Este apartado es similar al anterior. Deberemos rellenar una tabla con las actuaciones en caso de que esté dándose un impacto significativo: En los seleccionables aparecerán solamente aquellos aspectos declarados como significativos en la valoración de aspectos: El registro de esta tabla da lugar a un documento PDF al que podemos acceder a través de la tabla de consulta: 47

48 Emergencias Ambientales Aspectos y Procesos En este apartado vamos a relacionar los procesos dados de alta en el módulo de Planificación con aspectos ambientales de emergencias. Para ello, en el formulario de registro, seleccionaremos el proceso determinado y el aspecto determinado: Fíjese que se permite asociar un proceso con varios aspectos Un aspecto muy importante en este formulario es el hecho de poder declarar nuevos procesos y nuevos aspectos ambientales de emergencias: Un aspecto muy importante en este formulario es el hecho de poder declarar nuevos procesos y nuevos aspectos ambientales de emergencias: 48

49 En el caso de declarar un nuevo proceso, hay que tener en cuenta que sólo estamos indicando su nombre. Para una correcta gestión, tendremos que dirigirnos posteriormente al módulo de planificación y editar el contenido de este proceso, para especificar su indicador, entre otras características. En la consulta de Aspectos y Procesos tendremos una tabla con estas relaciones: Valoración de Aspectos En este apartado se realizarán valoraciones de los aspectos ambientales de emergencias declarados. Accedemos al registro de estas valoraciones a través de la pestaña correspondiente En este registro deberemos ir rellenando una tabla con todos los aspectos ambientales de emergencias a analizar: Deberemos especificar también un valor umbral, a partir del cual el aspecto será significativo: 49

50 Como vemos en la imagen anterior, el sistema calculará la suma de la gravedad, frecuencia y capacidad de control que hayamos introducido y la multiplicará por diez para establecer si el aspecto es significativo o no. Para que se realice el cálculo pincharemos en calcular: Si pinchamos en Guardar el sistema guardará una copia de esta tabla en formato PDF. Podremos ver el listado de valoraciones en la pantalla de consulta: Vemos la fecha y hora de las distintas valoraciones realizadas. Pinchando sobre el simbolito de PDF accedemos a su visualización 50

51 Prevención de Accidentes En este apartado vamos a detallar los protocolos de prevención de accidentes que la empresa llevará a cabo. Para ello, se nos mostrará un desplegable con todos los aspectos significativos y deberemos seleccionar el que deseemos: Deberemos también detallar los procedimientos a seguir en caso de que se produzca el accidente, qué responsables deberán encargarse de esta prevención y las medidas ya implantadas o disponibles, como vemos en la imagen: En la consulta simplemente se mostrará el tipo de accidente o situación de emergencia y la fecha en la que se ha insertado este registro. Investigación de Accidentes También tendremos un apartado para investigar los accidentes que puedan tener lugar en la empresa. 51

52 El formulario de inserción es amplio, ya que tendremos que detallar lo ocurrido en el accidente: La tabla de consulta, sin embargo será muy sencilla, mostrando fecha, área afectada y tipo de accidente Comunicaciones 52

53 Consumos/Residuos Consumos Formulario de inserción: 53

54 Tabla de consulta: 54

55 Residuos Seguirá un esquema análogo al anterior. 55

56 4. Gestión de Usuarios Inicio> Gestión Usuarios En este módulo encontraremos las herramientas necesarias para dar de alta nuevos usuarios y asignarle permisos de acceso. Por supuesto, podremos darlos de baja en el momento que estimemos oportuno y modificar los permisos asignados. La gestión de usuarios consta de dos pestañas: consulta y registro, como estamos acostumbrados: El listado de consulta es el siguiente: 56

57 Observamos que no se pueden realizar acciones sobre el usuario GERENTE. Además, el gerente seríamos nosotros mismos en este caso. Sobre el resto de usuarios podremos habilitarlos/deshabiiltarlos utilizando los botones: Y podremos acceder al área de suministro de permisos pinchando en Registrar Usuario En el registro de usuario podemos crear un usuario nuevo o crear un usuario a partir de un empleado dado de alta en el área de Empleados del Sistema de Autocontrol o del Sistema de Gestión Avanzado 57

58 Para finalizar la creación del usuario, deberemos obligatoriamente asignar permisos: Una vez en la pantalla de permisos, deberemos especificar si el usuario será un Empleado de Empresa o un auditor: En el caso de tratarse de un empleado normal, tendremos todos los módulos de la aplicación para ir seleccionando a cuáles tendrá acceso y a cuáles no de este modo: 58

59 En el caso de ser auditor, el sistema nos avisará de que éste sólo tendrá acceso en modo sólo consulta. 5. Copias de Seguridad Inicio> Copias Seguridad En este formulario podrá realizar copias de seguridad de la información de su empresa. Además, se podrá resturar el sistema importando una copia realizada previamente en el punto donde se necesite. 59

60 Para generar la copia de seguridad pincharemos en Exportar dentro del área de Exportación de Datos. Esta operación produce un fichero comprimido.zip que se almacenará en la carpeta que su navegador tenga por defecto. Para restaurar el sistema, seleccionaremos la copia de seguridad pertinente y pincharemos en Importar, en el área de Importación de Datos. 60

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