NORMA FUNDAMENTAL DE ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS

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1 NORMA FUNDAMENTAL DE ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Elaborado por: Rev isado por: Aprobado por: Comité Técnico SIGA Henry Giraldo Gallego Armando Rodríguez Jaramillo Cargo: Comité Técnico SIGA Cargo: Prof esional Univ ersitario Cargo: Secretario de Despacho

2 de documentos Página 2 de 29 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETO ALCANCE DEFINICIONES NORMATIVIDAD CONDICIONES GENERALES CONTENIDO REGISTROS DE CALIDAD DOCUMENTOS DE REFERENCIA ANEXOS...31

3 de documentos Página 3 de OBJETO Este procedimiento tiene por objeto definir y establecer los criterios básicos dentro de las actividades que intervienen en la elaboración, revisión, aprobación, actualización y control de los documentos del Sistema Integrado de Gestión Administrativa SIGA de Administración Central del Departamento del Quindío. 2. ALCANCE Este procedimiento que adopta la Norma Fundamental aplica para la elaboración de toda la documentación del Sistema Integrado de Gestión Administrativa SIGA emitidos por todos los procesos de la Administración Central del Departamento del Quindío. 3. DEFINICIONES Los términos y definiciones aplican para el propósito de esta norma fundamental de la Administración Central del Departamento del Quindío. 3.1 APROBAR Ratificar o aceptar que un documento corresponde a las Políticas, Objetivos u otros documentos de la Entidad. 3.2 AUDITORÍA INTERNA Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensión en que se cumplen los criterios definidos para la auditoría interna. 3.3 BORRADOR DE UN DOCUMENTO Documento elaborado previo al definitivo, para corrección y posterior aprobación.

4 de documentos Página 4 de CALIDAD Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. NOTA 1 El término calidad puede utilizarse acompañado de adjetivos tales como pobre, buena o excelente. NOTA 2 Inherente, en contraposición a asignado, significa que existe en algo especialmente, como una característica permanente. 3.5 CLIENTE Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio prestado por la Administración Central del Departamento del Quindío. 3.6 COMPETENCIA Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes. 3.7 CONCESIÓN Autorización para utilizar o liberar un producto y/o servicio que no es conforme con los requisitos especificados. NOTA Una concesión está generalmente limitada a la entrega de un producto o servicio que tiene características no conformes, dentro de límites definidos por un tiempo o una cantidad de producto o servicio acordados. 3.8 CONFORMIDAD Cumplimiento de un requisito. 3.9 CONTROL DE LA CALIDAD Parte de la gestión de la calidad orientada al cumplimiento de los requisitos de la calidad.

5 de documentos Página 5 de COPIAS CONTROLADAS Son copias de todos aquellos documentos sujetos al control de su tenencia, una vez aprobados COPIAS NO CONTROLADAS Son copias de aquellos documentos emitidos y que eximen al emisor de la responsabilidad del control de su actualización. Es usado como medio de consulta de información por las áreas que no tienen responsabilidad directa sobre las actividades descritas DOCUMENTO OBSOLETO Documento que contiene información desactualizada por lo cual se prohíbe su uso CORRECCIÓN Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. NOTA Una corrección puede realizarse junto con una acción correctiva DISEÑO Y DESARROLLO Conjunto de procesos que transforma los requisitos de una política, programa, proyecto o cliente en características especificadas o en la especificación de un proceso o sistema, producto y/o servicio DOCUMENTO Información y su medio de soporte. Ejemplo: Registro, especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma.

6 de documentos Página 6 de 29 NOTA El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o una combinación de éstos EFECTIVIDAD Medida de impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. NOTA La medición de la efectividad se denomina en la Ley 872 de 2003 como una medición de impacto EFICACIA Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. NOTA La medición de la eficacia se denomina en la Ley 872 de 2003 como una medición de resultado EFICIENCIA Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados ENFOQUE BASADO EN LOS PROCESOS Identificación y gestión sistemática de los procesos empleados en las entidades. En particular, las interacciones entre tales procesos se conocen como enfoque basado en los procesos 3.20 ESPECIFICACIÓN Documento que establece requisitos. NOTA Una especificación puede estar relacionada con actividades (por ejemplo: procedimiento documentado, especificación de proceso y especificación de ensayo / prueba) o con productos o servicios (por ejemplo: una especificación

7 de documentos Página 7 de 29 del producto, una especificación del desempeño, un plano o una especificación de un servicio derivada de una reglamentación) FLUJOGRAMA Representación esquemática que muestra en forma secuencial todos los pasos de una actividad a través de símbolos, líneas y palabras simples GESTIÓN DOCUMENTAL Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación INSTRUCTIVO DE TRABAJO Documento que detalla la manera cómo se realiza el trabajo en un área o campo determinado de la entidad LISTADO MAESTRO Listado de documentos o de registros del Sistema de Calidad donde se refleja el estado de revisión de los documentos o registros MANUAL DE CALIDAD Documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de una entidad. NOTA Los manuales de calidad pueden variar en cuanto a detalle y formato para adecuarse al tamaño y complejidad de cada entidad en particular MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Recopilación organizada y coherente de procedimientos y/o Instructivos de trabajo afines a un proceso MEJORA CONTINUA

8 de documentos Página 8 de 29 Acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO MECI Es el Modelo de control que permite el diseño, desarrollo y operación del sistema de control interno en las entidades de estado enmarcado dentro de los principios del Autocontrol, la Autorregulación y la Gestión NO CONFORMIDAD Incumplimiento de un requisito PARTE INTERESADA Organización, persona o grupo que tenga un interés en el desempeño de una entidad. Ejemplo: Clientes, servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas de una entidad, proveedores, sindicatos, socios o accionistas, entidades de control, veedurías ciudadanas o la sociedad en general PLANIFICACIÓN DE LA CALIDAD Parte de la gestión de la calidad enfocada al establecimiento de los objetivos de la calidad y a la especificación de los procesos operativos necesarios y de los recursos relacionados, para cumplir los objetivos de la calidad POLÍTICA DE LA CALIDAD Interacción(es) global(es) y orientación(es) a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección de la Administración Central del Departamento del Quindío PROCEDIMIENTO Forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso.

9 de documentos Página 9 de 29 NOTA Es recomendable que los procedimientos definan como mínimo, quién hace qué, dónde, cuándo, porqué y cómo PROCESO Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. NOTA 1 Los elementos de entrada para un proceso son generalmente salidas de otros procesos. NOTA 2 Los proceso de una entidad son, generalmente, planificados y puestos en práctica bajo condiciones controladas, para generar valor. NOTA 3 Un proceso en el cual la conformidad del producto o servicio resultante no pueda ser fácil o económicamente verificada, se denomina habitualmente proceso especial. NOTA 4 Existen los siguientes tipos de procesos: - Procesos estratégicos: incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos y revisiones por la dirección. - Procesos misionales: incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objetivo social o razón de ser. - Procesos de apoyo: Incluyen todos aquellos procesos para la previsión de los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y mejora. - Procesos de evaluación: Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoría interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales.

10 de documentos Página 10 de PRODUCTO O SERVICIO Resultado de un proceso o un conjunto de procesos. NOTA En esta Norma, el término Producto y/o Servicio se aplica únicamente a: a) El producto y/o servicio destinado a un cliente o solicitado por él, y b) Cualquier resultado previsto de los procesos de realización del producto o prestación del servicio PROVEEDOR Organización o persona que proporciona un producto y/o servicio. Ejemplo: Productor, distribuidor, minorista o vendedor de productos, o prestador de un servicio. NOTA 1 Un proveedor puede ser interno o externo a la entidad. NOTA 2. En una situación contractual, un proveedor puede denominarse contratista REGISTRO Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas. NOTA 1 Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y acciones correctivas. NOTA 2 En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión 3.38 REQUISITO

11 de documentos Página 11 de 29 Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. NOTA 1 Generalmente implícita significa que es habitual o una práctica común para la entidad, sus clientes y otras partes interesadas, el que la necesidad o expectativa bajo consideración esté implícita. NOTA 2 La palabra obligatoria, se refiere, generalmente, a disposiciones de carácter legal. NOTA 3 Pueden utilizarse calificativos para identificar un tipo específico de requisito, por ejemplo: requisito de un producto y/o servicio, requisito de la gestión de calidad, requisito del cliente. NOTA 4 Los requisitos pueden ser generados por las diferentes partes interesadas REVISIÓN Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos. Ejemplo: Revisión por la dirección, revisión del diseño y el desarrollo, revisión de los requisitos del cliente y revisión de no conformidades 3.40 RIESGO Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda afectar el desarrollo normal de las funciones de la entidad y el logro de los objetivos SATISFACCIÓN DEL CLIENTE Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos. NOTA 1 Las quejas de los clientes son un indicador habitual de una baja satisfacción del cliente, pero la ausencia de éstas no implica necesariamente una elevada satisfacción del cliente.

12 de documentos Página 12 de 29 NOTA 2 Incluso cuando los requisitos del cliente se han acordado con él mismo y éstos han sido cumplidos, esto no asegura, necesariamente, una elevada satisfacción de su parte SISTEMA Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan con el fin de lograr un propósito SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO Conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos, y financieros de las entidades de la Administración Pública, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional SISTEMA DE CONTROL INTERNO Conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Está enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades TRAZABILIDAD Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración.

13 de documentos Página 13 de 29 NOTA Al considerar un producto y/o servicio, la trazabilidad puede estar relacionada con: - el origen de los materiales y las partes. - la historia del procesamiento. - la distribución y localización del producto y /o servicio después de su entrega VALIDACIÓN Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica prevista. NOTA 1 El término validado se utiliza para designar el estado correspondiente. NOTA 2 Las condiciones de utilización para validación pueden ser reales o simuladas VERIFICACIÓN Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han cumplido los requisitos especificados. NOTA 1 El término verificado se utiliza para designar el estado correspondiente VERSIÓN Numeración que indica el nivel de actualización del documento. 4. NORMATIVIDAD - NTCGP 1000: CONDICIONES GENERALES 5.1 CLASIFICACIÓN PROCESO: Planeación y Planificación.

14 de documentos Página 14 de 29 SUBPROCESO: Organización y Sistemas INTERRELACIONES PROVEEDOR: Secretaría de Planeación y Planificación Coordinación Sistema Integrado de Gestión Administrativa. CLIENTE: Partes interesadas 5.3 RIESGOS Y CONTROLES Riesgos Aplicación de documentos obsoletos Puntos de control Permanente comunicación entre la Secretaría de Planeación y Planificación y los diferentes procesos, para que cada vez que se presente un cambio de tipo jurídico, técnico o funcional que afecte una actividad, se incluya dentro de la programación de actualización formal. (Actividad 1). 5.4 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN Los documentos que son parte integral del Sistema Integrado de Gestión Administrativa de la Administración Central del Departamento del Quindío, se clasifican en cinco niveles de acuerdo a su responsabilidad y control. Mandatos constitucionales, legales, objeto social. Nivel 1 Manual de Calidad. Nivel 2 Mapa de procesos Nivel 3 Procedimientos: Definen el como, incluyen decretos reglamentarios, directrices, reglamentos, diagramas de flujo Nivel 4

15 de documentos Página 15 de 29 Formatos, registros, resultados, instructivos, indicadores, datos, archivos y otros documentos de carácter particular. Nivel 5 NIVEL 1. Mandatos constitucionales, legales y objeto social Definen el funcionamiento general de la entidad y del servicio público, establecen la misión u objeto social de la entidad, al igual que los parámetros para la organización y el funcionamiento de la entidad. NIVEL 2. Manual de Calidad Describe el sistema de calidad, la política, y objetivos de la calidad. NIVEL 3. Mapa de procesos Determina la identificación y clasificación de los procesos. NIVEL 4. Procedimientos de Calidad Determina el flujo de las actividades que se realizan para la prestación de servicios, contempla igualmente directrices, normogramas, reglamentos, diagramas de flujo. Establece las prácticas específicas de la calidad, recursos y secuencias de actividades relevantes para la prestación de un servicio. Informa quién y cuándo debe aplicar los recursos en un proceso en particular. NIVEL 5. Documentación específica Son un tipo de documentos que contienen información detallada de los procesos de producción del servidor público responsable de ejecutar las tareas. Se usan en operaciones que agregan valor al servicio y son referenciadas en los procedimientos de calidad. Generalmente estas son referidas en el Manual de Calidad, formatos, especificaciones, planos, manual de funciones, registros. Incluye los soportes y las formas que tiene la Entidad, para la prestación del servicio.

16 de documentos Página 16 de METODOLOGÍA PARA LA REDACCIÓN La redacción de los procedimientos debe realizarse en un vocabulario sencillo, claro y preciso. La descripción de cada rutina debe hacerse con un verbo que indique acción y su conjugación debe hacerse en tiempo presente. La terminología debe ser uniforme; se debe utilizar siempre el mismo término para un mismo concepto, para que sea fácilmente comprensible en todos los niveles de la entidad. 5.6 PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS Para la presentación de documentos del Sistema Integrado de Gestión Administrativa emitidos por la Administración Central del Departamento del Quindío, debe cumplirse con los siguientes criterios e indicaciones: Encabezado PROCEDIMIENTO Código: XX-XX-XX Versión: 01 Norma Fundamental Fecha: dd/mm/aa Página 16 de 28 El tipo y tamaño de letra en el encabezado es el siguiente: PROCEDIMIENTO Código: XX-XX-XX Norma Fundamental Versión: 01 Fecha: dd/mm/aa Página 16 de 28 Arial 10, negrilla, mayúscula sostenida, centrado Arial 10, negrilla, mayúscula- minúscula, centrado Arial 14, negrilla, mayúscula- minúscula, centrado Aria 10, normal, mayúscula- minúscula, justificación izquierda Arial 10, negrilla, mayúscula- minúscula, centrado Cuando en los formatos el espacio no sea suficiente para incluir el encabezado con las especificaciones anteriores bastará con incluir el nombre del formato, el código, versión y fecha de aprobaci en la parte superior del mismo.

17 de documentos Página 17 de Textos Para la redacción de los documentos del Sistema Integrado de Gestión Administrativa de la Administración Central del Departamento del Quindío deben seguirse las siguientes indicaciones: El tipo de letra a utilizar es Arial, tamaño 12, con un interlineado sencillo y justificación. Para el contenido se puede utilizar letra Arial en tamaño diez (10), en los diagramas de flujo se emplea letra Arial en tamaño ocho (8) y en los registros, puede emplearse Arial tamaño siete (7) Títulos y Subtítulos Todos los documentos deben utilizar el sistema arábigo para identificar las divisiones y subdivisiones como se muestra en la tabla 1. TABLA 1. DEFINICIÓN DE TÍTULOS Y SUBTÍTULOS DIVISIÓN O SUBDIVISIÓN EJEMPLO DIRECTRIZ TITULO DE PRIMER NIVEL 1. OBJETIVO 2. ALCANCE MAYÚSCULA, ARIAL 12, NEGRITA, JUSTIFICADO TÍTULO DE SEGUNDO NIVEL 2.1 GENERAL MAYÚSCULA, ARIAL 12, NEGRITA, JUSTIFICADO TÍTULO DE TERCER NIVEL Diámetro Voltaje Mayúscula - minúscula, Arial 12, negrita, justificada SUBNUMERAL Ejemplos Mayúscula - minúscula, Arial 12, Cursiva, justificada Presentación del texto La presentación del texto, en lo posible, debe conservar las siguientes márgenes: Encabezado: 1 cm del borde superior de la hoja.

18 de documentos Página 18 de 29 Pie de página: 1 cm del borde inferior. El tamaño de papel utilizado es Carta. Izquierdo: 3 cm Derecho: 3 cm Superior: 5 cm Inferior: 3 cm REPRESENTACIÓN GRÁFICA DE MÁRGENES 1 cm 5 cm Presentación de tablas. Encabezado En su numeración se utilizan números arábigos en orden consecutivo a través de todo el texto. Llevan un título breve en negrita, el cual se coloca en la parte superior después de la palabra Tabla (ambos con mayúscula), seguida del número correspondiente y punto. Cada columna lleva su título, con mayúscula y Contenido sin abreviaturas, 3 cm debe aparecer en la página que se menciona ó en la siguiente. 3 cm Estructura de la documentación Para la elaboración de un documento Pie de y página para la edición definitiva del mismo, se utilizan los siguientes 3 cm formatos: 1 cm Formato 1: Se utilizan para las portadas de los documentos. Anexo 1. Formato 2: Se utilizan para las hojas interiores de los documentos. Anexo 2 Formato 3: Simbología utilizada para los diagramas de flujo, Figuras

19 de documentos Página 19 de 29 Se utilizan en manuales e instructivos enumerándose en forma consecutiva, con números arábigos, y se presentan en la misma página en la cual se mencionan, o en la siguiente. El título se coloca en la parte inferior centrada, en mayúscula sostenida, negrita y precedido de la palabra FIGURA y el número correspondiente Anexos. Los anexos se identifican con números arábigos consecutivos, terminados en punto enseguida de la palabra anexo, que se escribe con mayúscula sostenida al margen izquierdo superior de la hoja, en negrita. El título del anexo se escribe con mayúscula sostenida y en negrita a continuación del número del mismo. Para los anexos de los procedimientos e instructivos se siguen las reglas definidas en el numeral Numeración de las hojas del documento. La numeración de las hojas del documento se ubica en la parte derecha del encabezado, tomando como página número 1, donde se expone la portada del documento; la numeración tiene la forma: página X de Y Control de nombres de elaboración, revisión y aprobación. El texto empleado en el cuadro de responsables va en Arial 9, normal, mayúscula-minúscula, con la distribución que se presenta en este ejemplo. ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Elaborado por: Rev isado por: Aprobado por: Henry Giraldo Gallego Armando Rodríguez Jaramillo Armando Rodríguez Jaramillo Cargo: Prof esional Univ ersitario Cargo: Secretario de Despacho Cargo: Secretario de Despacho

20 de documentos Página 20 de 29 Los responsables de elaboración, revisión y aprobación corresponden a las personas autorizadas conforme a la TABLA 3. de esta norma. Estas se encontrarán en la primera página del documento en las casillas destinadas para este fin cuando se trate de los procedimientos e instructivos. En los formatos van al reverso del original, en caso de tener varias hojas van al respaldo de la última pagina. En la caracterización de los procesos al finalizar la última página Versión El número de versión es el mismo para todo el documento, y se plasma en cada página, en la parte derecha del encabezado. Cada vez que se efectúe una modificación en el documento, varía este número. 5.7 CODIFICACIÓN La Administración Central del Departamento del Quindío define el siguiente sistema de codificación para los documentos del Sistema Integrado de Gestión Administrativa Tipo de documento La Codificación se inicia estableciendo el tipo de documento que se elabora C: Caracterización de proceso P: Procedimiento I: Instructivo F: Formato M: Manual de calidad MP: Mapa de procesos LM: Listado maestro MF: Manual de funciones y competencias MR: Mapa de Riesgos MT: Matriz O: Otro documento Área

21 de documentos Página 21 de 29 Enseguida se plantea el área a la que pertenece el documento. CÓDIGO PROCESO CLASIFICACIÓN ÁREA Y/O DEPENDENCIA RESPONSABLES GER PLA DES DEC Gestión Gerencial Gestión de la Planeación y la Planificación Orden Público y Desarrollo Social y Político Desarrollo Económico y Competitividad Estratégico Estratégico Misional Misional Despacho del Gobernador Oficina Privada Control Interno Disciplinario Oficina Delega Bogotá Secretaría de Planeación y Planificación Secretaría de Desarrollo Social y Político Secretaría de Desarrollo Económico y Competitividad EDU Educación Misional Secretaría de Educación INF CUL TUR HAC JUR SAD CGR Promoción de la Infraestructura Física y el Medio Ambiente Gestión Cultural Gestión Turística Gestión Tributaria y Financiera Gestión Jurídica y Contractual Servicios Administrativos Control de Gestión y Resultados Misional Misional Misional Administrativo o de Apoyo Administrativo o de Apoyo Administrativo o de Apoyo Evaluación Secretaría de Infraestructura Secretaría de Cultura Secretaría de Turismo Secretaría de Hacienda y Finanzas Públicas Secretaría Jurídica Secretaría de Servicios Administrativos Oficina Asesora de Control Interno

22 de documentos Página 22 de Número del procedimiento, instructivo o formato que se elabora Número de dos dígitos que corresponde a un consecutivo. Siendo independiente para cada tipo de documento: procedimiento, instructivo, formato, entre otros; este código consecutivo se fija de acuerdo con la unidad administrativa o dependencia a la que pertenece el documento. Ejemplos: P-GER-01: Procedimiento Gerencial número de consecutivo: 01 F-HAC-02: Formato de Hacienda Pública número de consecutivo: CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA Todos los documentos poseen un respaldo electrónico, cuyo nombre de archivo es igual al código del documento seguido de su nombre en minúscula. Algunos registros son únicamente magnéticos y su ubicación exacta se establece en el formato de control de registros. 5.9 CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS En la Tabla 2 aparecen los numerales que contienen los procedimientos y los instructivos. TABLA 2. CONTENIDO DE LOS DIFERENTES TIPOS DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO 1. Objetivo 2. Alcance 3. Definiciones 4. Normatividad 5. Condiciones generales 6. Contenido 7. Registros 8. Documentos de referencia 9. Anexos INSTRUCTIVOS 1. Objeto 2. Alcance 3. Condiciones generales 4. Contenido 5. Registros de calidad 6. Documentos de referencia 7. Anexos

23 de documentos Página 23 de 29 El contenido de cada uno de los numerales está de acuerdo con los siguientes lineamientos: Objeto Amplía la información contenida en el título; se redacta de manera que se pueda utilizar como resumen del documento. Debe describir de manera clara el porque y el que del procedimiento, centrándose en aquellos aspectos que lo hace único. Debe ser entendido y entendible por todos los involucrados en el mismo, como por todos los que manejen el documento Alcance Indica en que caso se aplica lo descrito en el documento y a quienes cubre. Debe indicar tanto las áreas como las situaciones donde el procedimiento debe ser usado, además de hacer sus excepciones (es decir lo que excluye). Debe ser entendido y entendible tanto por los involucrados en el mismo, como por todos los que manejan el procedimiento Definiciones Se incluyen en el documento las definiciones necesarias para la adecuada comprensión de los términos utilizados en él. Refiere los términos, símbolos y/o abreviaturas empleadas en el texto del documento Normatividad Debe dejarse constancia de las normas de carácter legal y reglamentario que está cumpliendo este procedimiento, y se anota, en caso de ser posible, el articulado, título o resumen de la norma que se cumple Condiciones Generales Aspectos que se tienen en cuenta siempre y de la misma manera durante la elaboración de la actividad descrita en el documento; las reglas que se deben cumplir, las prohibiciones expresadas, los mecanismos de control, entre otros.

24 de documentos Página 24 de 29 En esta parte del procedimiento se debe indicar las especificaciones, requerimientos, políticas, condiciones de cumplimiento de la norma y de la Entidad para el cumplimiento de los requisitos de calidad, además le permite al lector enterarse de la información pertinente y necesaria para entender el procedimiento ya que enfatiza los cuestionamientos sobre las necesidades del procedimiento y facilita la lectura del detalle mas adelante. Muestra los riesgos, las medidas y los implementos de seguridad que se deben considerar para la ejecución del procedimiento, materiales, herramientas y equipos Contenido Descripción detallada en orden cronológico de las actividades del procedimiento o instructivo para dar cumplimiento al objetivo del documento. Cada punto del contenido, describe la actividad a desempeñar con el responsable de ejecutarla Diagrama de flujo Debe indicar de manera lógica, la secuencia como deben ser ejecutados los pasos, y los registros que deben elaborarse para el aseguramiento de la calidad, de los productos y/o servicios que se esperan obtener con el procedimiento Registros de calidad Utilizados para demostrar conformidad con los requisitos de la norma NTCGP 1000:2009; son de obligatorio cumplimiento y pueden ser formatos preestablecidos o información que demuestre conformidad del sistema. En esta sección se determina el código, nombre, área encargada de la recolección del registro, indización, clasificación, acceso, tiempo de conservación y disposición que aplica para cada registro, pero el control total de los registros se realiza de acuerdo al procedimiento Control de registros. IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN Código Nombr e Recolección Indización Clasificación Personal autorizado Tiempo de retención DISPOSICIÓN FINAL Método

25 de documentos Página 25 de 29 Los formatos donde se llevan los registros se anexan al procedimiento o instructivo que lo genera Documentos de Referencia Se referencia documentos que sirvieron de base para realizar el procedimiento, documentos que fueron citados en el desarrollo del documento y que se deben consultar Anexos Información adicional que forma parte del procedimiento. Se encuentran dentro de los anexos los formatos utilizados para los registros del procedimiento y de los instructivos que lo componen ELABORACIÓN O MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Todo procedimiento documentado cumple el siguiente ciclo: - Elaboración de borrador. - Revisión. - Aprobación. - Difusión. Los cambios realizados a los documentos son revisados y aprobados por los mismos cargos que efectúan la revisión y aprobación original. La revisión y aprobación de los documentos se realiza de acuerdo con la siguiente tabla: TABLA 3. RESPONSABLES DE ELABORACIÓN, APROBACIÓN Y REVISIÓN DOCUMENTO ELABORA REVISA APRUEBA

26 de documentos Página 26 de 29 DOCUMENTO ELABORA REVISA APRUEBA Política Objetivos de la Comité Directivo Grupo Técnico del Representante por Calidad - Mapa de del SIGA Alta SIGA la Dirección Procesos Dirección Manual de Calidad y de Operación Caracterización Procesos Procedimientos Instructivos de trabajo Formatos Grupo Técnico del SIGA Servidor público que elabora (Auxiliar Administrativo, Técnico o Profesional Universitario) 5.11 DOCUMENTOS OBSOLETOS Representante por la Dirección Servidor público que revisa (Secretario de Despacho, Jefe de Oficina, Asesor, Profesional Universitario) Comité Directivo del SIGA Alta Dirección Secretario de Despacho o Jefe de Oficina Para evitar que se utilicen documentos obsoletos en el Sistema de Gestión de la Calidad, se destruyen las copias generadas para cada área de la Entidad, y se identifica el original con el sello de obsoleto en todas sus hojas. Los documentos obsoletos originales se archivan en una carpeta denominada OBSOLETOS que reposa en la Secretaría de Planeación y Planificación Coordinación del SIGA COPIAS CONTROLADAS Estos son los documentos que se utilizan en el Sistema Integrado de Gestión Administrativa SIGA y se identifican por medio del sello de Copia Controlada en todas sus hojas. Este sello pertenece a la Secretaría de Planeación y Planificación Coordinación del SIGA y solo puede ser utilizado por esta dependencia DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO Todos los documentos suministrados por entes o personas externas a la Entidad, se incorporan en el formato LM-PLA-02, Listado maestro de documentos externos y se controla su distribución por medio del formato F-PLA- 11 distribución de documentos.

27 de documentos Página 27 de MANEJO DE DATOS Se mantiene la última actualización de los datos únicamente, es decir que cuando un dato se modifica el anterior se elimina de inmediato, salvo excepciones establecidas legalmente, enunciando la fecha de la última actualización; esta fecha también se consigna en el documento que contiene los datos. El original de los documentos que reposan en la Coordinación del SIGA será impreso, en lo posible, por lado y lado de cada hoja.

28 de documentos Página 28 de CONTENIDO No. DESCRIPCIÓN PRODUCTO RESPONSABLE TIEMPO 1 Pedir la aprobación de la solicitud de cambio de un documento al responsable de la revisión y aprobación. La solicitud puede ser de creación, modificación o eliminación. 2 Autorizar la solicitud de cambio si la considera viable en caso contrario anular la solicitud. 3 Generar borrador del documento, realizar la comunicación con una copia de la solicitud de cambio. El registro original se archiva. Nota: En caso de que la solicitud sea de eliminación se omiten los pasos del 4 al 7 y se continúa con el 8. 4 Verificar los responsables de la revisión y aprobación de los documentos, se enuncian en la tabla 3 de este procedimiento. 5 Entregar a coordinación del SIGA, una vez revisado, con las observaciones respectivas. Solicitud aprobada Factibilidad de cambios propuestos Solicitud de cambio Revisión documento Documento revisado Servidor público que elabora Servidor público que aprueba Servidor público que elabora Servidor público que aprueba 1 día 1 día 1 día 1 día 1 día 6 Entregar a responsable de la elaboración, si hay correcciones. Documento revisado Coordinador del SIGA 1 día 7 Entregar a Coordinación del SIGA con las observaciones respectivas, una vez hecho firmar por los responsables de elaboración, revisión y aprobación. Documento ajustado Servidor público que elabora 1 día 8 Verificar número de versión, fecha de aprobación, número de páginas y código. 9 Analizar y actualizar todos los documentos (listados maestros y matrices), que tengan relación con el que se creó, modificó o eliminó. Versión aprobada Actualización documentación Coordinador del SIGA 1 día 1 día

29 de documentos Página 29 de Destruir las copias controladas de la versión anterior. 11 Devolver documento con sello de Copia Controlada, con la solicitud de cambio firmada con fecha, como constancia de que se ha efectuado el cambio. 12 Diligenciar listado de Control de Documentos. Copias controladas destruidas Copias documento Documentos entregados 1 día

30 de documentos Página 30 de 29 No. DESCRIPCIÓN PRODUCTO RESPONSABLE TIEMPO 13 Archivar documento original sin sello 14 Colocar sello de Documento Obsoleto a los originales y archivar. Originales archivados Documentos Obsoletos Coordinador del SIGA 1 día 1 dia

31 de documentos Página 31 de REGISTROS DE CALIDAD IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL Código Nombre Recolección Indización Clasificación LM-PLA-01 LM-PLA-02 F-PLA-11 F-PLA-13 F-PLA-23 Listado Maestro de documentos internos Listado Maestro de documentos externos Distribución de documentos Control de cambios documentos Solicitud de Cambio Coordinación del SIGA Coordinación del SIGA Coordinación del SIGA Coordinación del SIGA Coordinación del SIGA Archivo del SIGA en carpeta Archivo del SIGA en carpeta Archivo del SIGA en carpeta Archivo del SIGA en carpeta Archivo del SIGA en carpeta Cronológico Cronológico Cronológico Cronológico Consecutivo Personal Autorizado Restringido: Secretario de Despacho - Coordinación del SIGA Restringido: Secretario de Despacho - Coordinación del SIGA Restringido: Secretario de Despacho - Coordinación del SIGA Restringido: Secretario de Despacho - Coordinación del SIGA Restringido: Secretario de Despacho - Coordinación del SIGA Tiempo de Retención Actualizado Actualizado Actualizado Actualizado 3 años Método Destruir Anterior Destruir Anterior Destruir Anterior Destruir Anterior Destruir 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1.1 P-PLA-61 Control de Documentos 10. ANEXOS 10.1 LM-PLA-01 Listado Maestro de documentos internos 10.2 LM-PLA-02 Listado Maestro de documentos externos 10.3 F-PLA-11 Distribución de documentos 10.4 F-PLA-13 Control de cambios documentos 10.5 F-PLA-23 Solicitud de Cambio

32 de documentos Página 32 de 29 ANEXO 1. EJEMPLO FORMATO PRIMERA PÁGINA DE DOCUMENTOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ELABORACION REVISION APROBACION Elaborado por: Rev isado por: Aprobado por: Nombre y Apellidos Nombre y Apellidos Nombre y Apellidos

33 de documentos Página 33 de 29 Cargo: Cargo: Cargo: ANEXO 2. EJEMPLO FORMATO HOJAS INTERNAS DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO Código: _- - Versión: Norma fundamental Fecha: dd/mm/aa Página X de Y