PROYECTO CERO PAPEL MUNICIPIO DE NEMOCON -CUNDINAMARCA

Transcripción

1 24 DE MAYO DE 2014 PROYECTO CERO PAPEL MUNICIPIO DE NEMOCON -CUNDINAMARCA NEMOCON DE TODOS Y PARA TODOS CONSTRUYENDO LO NUESTRO MILENA GOMEZ JEFE DE ARCHIVO Alcaldía municipal

2 DISEÑO E IMPLEMENTACION DE UN PROYECTO PARA LA REDUCCION SISTEMATICA DEL CONSUMO DEL PAPEL DENTRO DE LA ALCALDIA DE NEMOCON CUNDINAMACA COLOMBIA 1 CONDALIA TOMASIANA ARBOL CARACTERISTICO ANA MILENA GOMEZ SANCHEZ ARCHIVO CUNDINAMARCA NEMOCON 2014

3 Tabla de contenido INTRODUCCIÓN 3 JUSTIFICACIÓN... 4 OBJETIVOS... 5 Objetivo General Objetivos Específicos MARCO JURIDICO. 6 MAPA CONCEPTUAL... 9 Qué beneficios se esperan obtener al implementar la disminución del papel? 2 METODOLOGIA. 10 Población DESARROLLO DEL PROYECTO 11 FORMALIZAR EL COMPROMISO DE LA ALCALDIA CON LA ESTRATEGIA CERO PAPEL 13 REDUCIR EL VOLUMEN DE IMPRESIONES Y FOTOGRAFICOS EN LA ALCALDIA. 14 IMPLEMENTAR EL USO DE FIRMAS DIGITALES.. 14 IMPLEMENTAR LA AUTOMATIZACION DE CONOCIMIENTO INTERNO LIBRE DE RIESGOS. 15

4 INTRODUCCION Dentro del municipio de Nemocón se han venido presentando constantemente diferentes afectaciones al ambiente por falta de buenas prácticas, lo cual ha llevado al municipio y su administración a pensar sobre nuevas estrategias para tener una administración más amigable con el ambiente y que logre desarrollar sin afectar las cuencas hídricas, se dispongan mejor las basuras, se ahorra energía, se realice reciclaje dentro y fuera del casco urbano y se implementen buenas prácticas administrativas dentro de la alcaldía como lo es la huella de ozono y la política cero papel. 3 Es de resaltar que la administración municipal de Nemocón está comprometida con el medio ambiente y una buenas prácticas frente a este, es por eso que se ha preocupado por identificar cuáles son los vectores que están afectando el consumo, el uso indiscriminado de papel y los recursos naturales dentro el municipio y en las diferentes dependencias que componen la misma. En este documento se encontrará desglosado paso a paso la estrategia que el municipio implementara durante un año para poder lograr un ahorro del 23% de tal manera que se logre una disminución en el rubro de la compra de papel y las estrategias de reciclaje proporcionen un ingreso adicional para la alcaldía. Se incluirán metas e indicadores para poder hacer seguimiento a la propuesta y poder re- direccionar la estrategia y el proyecto como tal, para ajustarlo constantemente al contexto de la alcaldía municipal.

5 JUSTIFICACIÓN La Alcaldía de Nemocón tiene orientada la política cero papel a mitigar y prevenir los problemas ambientales en especial los del consumo de papel, por medio de la implementación de buenas prácticas en la gestión de documentos dentro de la misma. Estas prácticas se orientan a prevenir los efectos que se puedan ocasionar en la salud de los funcionarios y/o usuarios, y los daños que se puedan ocasionar al ambiente; permitiendo el aprovechamiento de los recursos, potencialidades y su patrimonio biofísico y cultural garantizando su perdurabilidad en el tiempo. 4 La importancia de estas estrategias, está en que nos benefician ambientalmente en todos los procesos de desarrollo, evitando el deterioro de los recursos naturales, fuentes hídricas, recursos energéticos y facilitando los procesos de recolección de basuras. Todos estos procesos nos permiten la inclusión de prácticas sostenibles; además reciclar, reduce las emisiones de dióxido de carbono, el desgaste de los funcionarios en recolección, reproceso de basuras y todos los fenómenos de impactos negativos. En la política cero papel, la alcaldía de Nemocón ejercerá control en las actividades dentro y fuera de ella que puedan ocasionar cambios significativos de impacto negativo a la comunidad en general. En conclusión la formulación y ejecución de esta política le permitirá a la alcaldía d Nemocón establecer los lineamientos para llevar a cabo en prácticas sostenibles en el consumo de papel y los residuos sólidos resultantes de la misma, optimizando los procesos internos que contribuyan al medio ambiente.

6 OBJETIVO GENERAL Diseñar e implementar de un proyecto para la reducción sistemática del consumo del papel dentro de la alcaldía de Nemocón Cundinamarca Colombia OBJETIVOS ESPECIFICOS 1. Realizar un diagnóstico sobre el consumo de papel dentro de la alcaldía 5 2. Diseñar una estrategia cero papel para la alcaldía que se ajuste a los requerimientos y al contexto municipal de Nemocón. 3. Implementar la estrategia cero papel dentro de las diferentes dependencias de la alcaldía de Nemocón. 4. Evaluar y realizar seguimiento de la implementación del proyecto cero papel de la alcaldía. 5. Reorientar el proceso y las actividades que se desarrollaron para lograr una mayor eficiencia y eficacia administrativa.

7 MARCO JURIDICO La ley de "cero papel" promulgada por parte del senado de la república busca la reducción de la utilización del papel y apoyar el uso de soportes electrónicos a cambio de una política ambiental tomada por parte del Archivo General de la Nación. Directiva Presidencial 004 de Establece los lineamientos generales, para la implementación de la iniciativa Cero Papel en la administración pública, con el fin de identificar, racionalizar, simplificar, automatizar los trámites y procesos, procedimientos y servicios internos, para lograr una eficiente y oportuna prestación de los servicios a cargo de esas entidades. 6 La Ley 594 del año 2000 o ley general de Archivos estipula que un archivo, es un conjunto de documentos acumulados por un proceso natural de una alcaldía pública en el transcurso de su gestión. También se reglamenta el sistema de categorización de los archivos públicos según su jurisdicción territorial y su función en la estructura del Estado Colombiano, las funciones de los archivos, su administración, los procedimientos de consulta de la documentación, la gestión documental, el control y la custodia de la documentación, la adquisición, exportación y expropiación de documentos, la conservación de los documentos, el manejo de diferentes soportes documentales y la gestión de los archivos privados. De igual forma, durante los últimos 10 años se han promulgado nuevas leyes acerca de la gestión documental, al igual que políticas de reducción de la utilización del papel en los archivos públicos. Algunas de estas normas son: Acuerdo No. 027 de 2006 del AGN: Mediante el cual se actualiza el Reglamento General de Archivos, en su Artículo 67 y en lo correspondiente al uso del Glosario. En este acuerdo se estipula cada uno de los términos utilizados en la función archivista.

8 Ley 1409 de 2010: Por la cual se reglamenta el Ejercicio profesional de la Archivística, se dicta el Código de Ética y otras disposiciones. En esta ley se establece: Requisitos para la función de archivista, sus campos de acción, funciones del Colegio Colombiano de Archivistas, el Código de Ética, los deberes y prohibiciones del profesional, los Tribunales Éticos, el Régimen y Procedimiento Disciplinario. 7 Decreto 2578 del 2012 del Ministerio de Cultura: Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado. En esta ley se establece: El sistema nacional de archivos, Evaluación de documentos de archivo, Archivos de entidades privadas que cumplen funciones públicas y a Red Nacional de Archivos. La política pública de Gobierno en línea en Colombia que inició en el año 2000 con la directiva presidencial 02 de dicho año y continuó de manera decidida desde el 2008 con la expedición del Decreto 1151 que definió los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en línea, ha evolucionado de forma permanente en el país, tanto en su alcance hacia un mayor número de entidades, como en su implementación por parte de las mismas, pues cada vez más las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones se han convertido en una herramienta por excelencia para mejorar la gestión de lo público y la relación Estado-ciudadano Decreto 2578 del 2012 del Ministerio de Cultura: Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado. En esta ley se establece: El sistema nacional de archivos, Evaluación de documentos de archivo, Archivos de entidades privadas que cumplen funciones públicas y a Red Nacional de Archivos. La política pública de Gobierno en línea en Colombia que inició en el año 2000 con la directiva presidencial 02 de dicho año y continuó de manera decidida desde el 2008 con la expedición del Decreto 1151 que definió los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en línea, ha evolucionado de forma permanente en el país, tanto en su alcance hacia un mayor número de

9 entidades, como en su implementación por parte de las mismas, pues cada vez más las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones se han convertido en una herramienta por excelencia para mejorar la gestión de lo público y la relación Estado-ciudadano Código disciplinario único: deberes, Nro. 5 custodiar el cuidar la documentación e información que por razón de subempleo cada función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o teórica a la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebida. 10 realizar personalmente las tareas que le sean confiadas responder por el ejercicio de la autoridad que se le delegue, así como por la ejecución de las órdenes que imparta, sin que en la situaciones anteriores quede exento de la responsabilidad que le incumbe por la correspondiente a sus subordinados. Prohibiciones: 13 ocasionar daños o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes documentos que haya llegado a su poder por razón de sus funciones. 8 A continuación se presentan las normas legales vigentes, referente al tema de los residuos sólidos haciendo énfasis en la política de cero papel. NORMA Constitución política de 1991 Ley 489 de 1998 Ley 962 de 2005 DESCRIPCION Artículo y 209: establece el principio de la buena fe, la no exigencia de requisitos adicionales para el ejercicio de un derecho y los principios de celeridad y economía. Artículo 18: Establece la supresión y simplificación de trámites como política permanente de la administración publica Mediante la cual se establecen los lineamientos y principios generales de la política de racionalización de Trámites y procedimientos administrativos de los organismos del estado y de los particulares que ejercer funciones públicas o prestan servicios públicos.

10 Ley 527 de 1999 Ley 1437 de 2011 Manual de Gobierno en Línea 3.0 Directiva presidencial 04 de 2012 Define los requisitos de validez de los documentos y las comunicaciones electrónicas Define reglas sobre la utilización de mensajes de datos, en las actuaciones administrativas Define criterios sobre racionalización y automatización de trámites que deben observar las entidades de orden nacional Se adopta la política de eficiencia administrativa y cero papel, aplicable en la rama ejecutiva de orden nacional 9 MARCO CONCEPTUAL Es una reducción ordenada del uso de papel mediante la creación y almacenamiento de documentos de archivo en soportes electrónicos buscando la eliminación total de los documentos en papel. En los procesos es indispensable la correcta aplicación de manuales de gestión documental y así se pueda garantizar la autenticidad inalterabilidad de la información con las normas vigentes, la implementación de la iniciativa cero papel en la alcaldía contempla cuatro componentes principales las cuales nos ayuda a obtener un buen resultado: 1. Los procesos y procedimientos 2. La cultura organizacional 3. El componente normativo y de gestión documental 4. El componente de tecnología El Gobierno Nacional se encargará de promover la adquisición e implementación de las herramientas de tecnología y los ajustes normativos necesarios. Por su parte las

11 entidades deberán promover activamente el cambio de cultura y los ajustes a nivel de procesos y procedimientos que se requieran. Como parte de la preparación de la implementación del modelo de cero papel se recomienda seguir las siguientes indicaciones básicas: Diseño de un programa de gestión documental que incorpore la gestión electrónica de documentos Promoción de buenas prácticas para reducir el consumo de papel Capacitaciones constantes para los empleados en cuanto a este tema. Consecución de recursos para implementar el proyecto. QUE BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR LA DISMINUCION DE PAPEL? 10 Uso adecuado de los recursos de la alcaldía. Buenas prácticas en la gestión documental. Disminución de costos de papel y materiales. Protección de los documentos que ingresan. Disminución del tiempo de búsqueda de archivos y documentos. Reducción de espacio de almacenamiento. Control y seguridad de documentación. Ahorro de papel. Reducción de residuos contaminantes. Mejorar la relación entre la alcaldía y los servidores públicos. METODOLOGIA POBLACION La población a la cual se afectará directamente dentro municipio será los empleados de planta de los contratistas que laboran y desarrollan actividades dentro de las diferentes dependencias de la administración municipal del municipio de Nemocón.

12 DESARROLLO DEL PROYECTO La estrategia de Cero Papel en la Administración Municipal de Nemocón se basa gran parte en ser eficientes con el consumo y gasto de papel y dar un mejor impacto con la gestión documental a través de la tecnología, también es posible alcanzar reducciones significativas con los recursos que actualmente dispone la alcaldía. La formación de una cultura que usa racionalmente los recursos se verá reflejada en una Mejor y más fácil adaptación a los cambios relacionados con la gestión documental y por tanto, a la utilización de archivos en formatos electrónicos. A continuación veremos las diferentes atapas: 1-SELECCIONAR UN LÍDER PARA LA ESTRATEGIA DE CERO PAPEL 11 La Alcaldía de Nemocón deberá seleccionar una persona organizada, entusiasta y creativa para coordinar las actividades de reducción de uso de papel. El coordinador debe ser alguien que se comunique bien con sus compañeros de trabajo y pueda dedicar tiempo y compromiso para establecer una estrategia efectiva. Para nuestro municipio será: Ana Milena Gómez. 2- CONFORMAR UN EQUIPO DE TRABAJO Es importante destacar que el coordinador tendrá que formar el grupo de trabajo de cero papel en los cuales se deberá incluir a los jefes de oficina de Archivo, líder gel, Servicios públicos, UMATA y al personal de apoyo. Que puedan acceder a información incrementando el proceso con entusiasmo para poder obtener mayores resultados de cooperación y éxito. 2.1-El equipo de trabajo deberá: Desarrollar un plan: Comenzando con un trabajo a la vez, el cual permitirá crear y ampliar los procesos hacia las próximas fases. Resulta favorable que las actividades se contengan dentro del plan de acción e implementarlo al Modelo Integrado de Planeación y Gestión. Hacer el seguimiento y evaluar el empeño realizado para fortalecer el apoyo y la gestión de la organización, y al final evaluar el resultado de los esfuerzos.

13 Mantener a los miembros del equipo involucrados. Para que puedan compartir sus preguntas y el progreso del equipo de trabajo con el resto de la organización para generar nuevas y mejores ideas. En las estrategias de Cero Papel deben ir implementadas las políticas como atención al ciudadano, Gobierno en línea, Calidad, entre otras, de forma que es respetable ejecutar acciones con el conjunto de personas que estén a cargo de estos temas dentro de la alcaldía. 3- DOCUMENTAR LOS COSTOS Y AHORROS 12 Se habilitara la información que contenga los beneficios económicos y ambientales con respecto a la reducción en el uso de papel logrando así vender la estrategia. Los beneficios económicos con llevan a lograr un ahorro a través de prevenir y eliminar el consumo de recursos, espacio de almacenamiento, costos de administración, gestión de los residuos, así obtener mejores decisiones a la hora de comprar. A nivel ambiental los beneficios incluyen la reducción de gases de efecto invernadero y el ahorro en recursos naturales, energía y agua, porque se utilizan menos materiales y necesitan menos transporte Evaluar el manejo de consumo de papel Una evaluación del consumo y los residuos ayuda a identificar las cantidades de papel que su organización adquiere, los residuos que genera y su manejo a través de sus instalaciones, desde el momento de la compra hasta su disposición final. La evaluación puede ser muy simple como una inspección visual de los contenedores de residuos (basura/reciclaje) o puede ser un proceso más detallado que incluya la clasificación, pesaje y la medición del volumen de todos los materiales en el manejo de residuos. Puede ser tan fácil como buscar en los registros de compra de papel y caminar a través de sus instalaciones, observando cómo y dónde el papel se malgasta: Qué tipo de trabajo se realiza en cada área? (Por ejemplo misionales o de apoyo) Qué actividades consumen más papel y producen más residuos? (Por ejemplo financieras, jurídicas, gerenciales, sistemas, etc.)

14 Qué tipo de residuos se producen? (Por ejemplo papel carta, oficio, papelería pre-impresa, entre otros) Qué consumos excesivos se pueden prevenir, dónde se puede reutilizar o reciclar? La evaluación se realizara cada 3 meses, 6 meses y anual. La meta será lograr un ahorro de papel del 20% para el primer año. 13 Los datos que se reúnen se pueden utilizar para establecer una base de comparación para validar los progresos que se han obtenido dentro de la estrategia. Si la evaluación se lleva a cabo periódicamente, el equipo de trabajo podrá llevar a cabo un seguimiento con respecto a los resultados que arroje la estrategia para identificar los cambios que se establecen durante las prácticas, para que se puedan orientar las futuras acciones y encaminarlas en la reducción del consumo, reutilización y reciclaje, cuanto más detallada sea la información, mejores usos podrá darle Controlar, evalúar y hacer públicos los resultados y beneficios obtenidos Presentar los resultados de costos y beneficios a la alta dirección, así como a los servidores Públicos de la alcaldía, el cual permitirá garantizar el apoyo a la estrategia la activa participación en la estrategia nos permitirá modificar las acciones y mejorar la reducción del Consumo de papel en la oficina. Para esta actividad se tendrá que contar con estadísticas mensuales del consumo en compras, impresión y fotocopiado a nivel de la alcaldía, dependencias, y de ser posible, a nivel de cada usuario. La valoración del consumo recomendada en el paso anterior, junto con la obtención de la información estadística le facilitará una base que le pueda reconocer los ahorros logrados durante el periodo. 4- FORMALIZAR EL COMPROMISO DE LA ALCALDIA CON LA ESTRATEGIA DE CERO PAPEL Una forma de establecer el compromiso por parte de la alta dirección con la estrategia de Cero Papel es presentar una política interna en forma de una carta de compromiso, circular o resolución.

15 En el compromiso se deberá establecer metas generales de la estrategia, medidas básicas a implementar, responsables en temas específicos, entre otros. Puede ser tan sencilla o compleja como la alcaldía esté en condiciones de ejecutarla. 5 -REDUCIR EL VOLUMEN DE IMPRESIONES Y FOTOCOPIAS EN LA ALCALDIA Disminuir el consumo de papel en las oficinas y con el apoyo de la Guía de buenas prácticas para reducir el consumo de papel. Con estas herramientas las oficinas podrán establecer los pasos prácticos de acción que les permitan disminuir el consumo de papel y lograr un buen manejo de los residuos. 6- IMPLEMENTAR EL USO DE FIRMAS DIGITALES 14 Se establecerá oportunidades de manejo de firma digital en procedimientos (Ejemplo: documentación del sistema de gestión de calidad, comunicaciones internas, certificaciones o solicitudes entre dependencias, entre otros). Una buena forma de concientizar a los directivos es estableciendo el uso de firmas digitales en los correos electrónicos que remiten con el fin de brindar mayores garantías de seguridad y autenticidad ante delitos como la suplantación. Se debe realizar las correcciones de los procedimientos a nivel de (Sistema de gestión de calidad) que sean necesarios. 7-IMPLEMENTAR LA AUTOMATIZACIÓN DE COMIENZO A FIN EN UN PROCEDIMIENTO INTERNO LIBRE DE RIESGOS Se establecerá tácticas de bajo riesgo, que ofrezcan ganancias rápidas a bajo costo y mejoren la productividad. En lo posible se implementaran procedimientos electrónicos y firmas digitales que puedan mejorar los procedimientos. Confirmar el cumplimiento de requisitos de archivo, y que los procedimientos cumplan las normas del Sistema de Gestión de Calidad. 8- IMPLEMENTAR PROYECTOS DE ESCANEO EN PROCESOS DE ALTO VALOR.

16 Clasificar métodos de documentación estratégicos para la alcaldía, en los que su digitalización y disponibilidad en línea permitan mejorar los servicios prestados a clientes internos o externos. Diseñando un plan de escaneo para poder practicar los avances y procedimientos de digitalización establecidos. Para que se pueda llevar a cabo este proyecto, se debe contar con un plan de trabajo lograr su obtención. 9- RECICLAJE DE LA ALCALDÍA. Para este aspecto utilizaremos canecas de diferentes colores de tal forma que se logre una disposición correcta de los residuos y los elementos reciclables que genera la alcaldía de Nemocón. A continuación describiremos cada caneca y los elementos a depositar. CANECA ROJA 15 En esta caneca depositaremos todos los residuos inservibles como por ejemplo: icopor, envolturas de alimentos, residuos de comida o alientos y otros CANECA VERDE En esta caneca podremos depositar todo lo que es papel, vidrio plástico que no suene, cartón, tapas plásticas, botellas plásticas.

17 BENEFICIOS PARA TODOS Beneficios que se esperan obtener al implementar la estrategia cero papel en la alcaldía. 1-Con la alcaldía 16 Procesos y servicios más eficaces y eficientes. Aumento de la productividad. Uso óptimo de los recursos. Buenas prácticas en gestión documental. Disminución de los costos asociados a la administración de papel, tales como almacenamiento y materiales. Mejorar el acceso a la información dentro y entre las entidades. Mayor control y seguridad en el manejo de la información. Eliminar la duplicidad de documentos. Disminuir los tiempos de localización de los archivos. Reducir las necesidades de espacio de almacenamiento. Mejorar el entorno de trabajo y la comunicación en las entidades. 2-Con los ciudadanos Acceso rápido y facilidad a la información y a los servicios de la alcaldía. Mejorar la calidad y rapidez del servicio al reducir los tiempos de respuesta. Disminuir tiempos de espera y rapidez. Mejorar la relación entre la alcaldía y los ciudadanos y demás entes. 3- Con el medio ambiente Ahorro de papel Disminución del consumo de recursos naturales empleados en la fabricación de papel: arboles, agua y energía. Disminuir la contaminación producida por productos blanqueadores de papel. Disminuir el consumo de energía empleada en imprimir, fotocopiar, etc. Reducir los residuos contaminantes como tóner, cartuchos de tinta, etc. Contribuir al desarrollo sostenible, del consumo responsable de recursos que no comprometan el desarrollo social y ambiental de las generaciones futuras.

18 BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL 17 Fotocopiar e imprimir a doble cara. Reducir el tamaño de los documentos al imprimir o fotocopiar. Elegir el tamaño y fuente pequeño. Configuración correcta de las páginas. Revisar y ajustar los formatos. Evitar copias e impresiones innecesarias: un ejemplo de impresiones innecesarias puede ser aquellos correos electrónicos que pueden ser leídos en la pantalla y guardados, de ser necesario, en el disco duro del computador. Guardar archivos no impresos en el computador. Reutilizar el papel usado por una cara. Reciclar papel. LUIS FELIPE CASTRO GOMEZ ALCALDE MUNICIPAL NEMOCON.

19 ANEXOS 18