COOPERATIVA DE PROFESORES DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

Transcripción

1 UNIVERSIDAD NACIONAL PROCEDIMIENTO DE AHORRO A LA VISTA DAC P 03 VERSION 5 ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR COORDINADOR DE LA CALIDAD DIRECTOR DE AREA GERENTE UBICACIO ELECTROICA Delegado/Mis documentos/sgc/ Procedimientos/ DAC APROBACIO 22 DE ABRIL DE 2013 UMERO DE PAGIAS 13

2 PAGINA 2 DE 13 COTEIDO 1. OBJETIVO 2. ALCACE 3. DEFIICIOES 4. DISPOSICIOES GEERALES 5. DESCRIPCIO DE LA ACTIVIDAD 6. DOCUMETOS RELACIOADOS 7. REGISTROS 8. AEXOS 9. REVISIO

3 PAGINA 3 DE 13 1 OBJETIVO. Establecer los requisitos, responsabilidades y cuidados que se deben tener en cuenta para prestar el servicio de ahorro a la vista de acuerdo con las exigencias de Ley y los reglamentos internos que rigen este tipo de actividad. 2 ALCACE. Este procedimiento se aplicará a todas las actividades encaminadas a la prestación del servicio de ahorro a la vista en la Cooperativa. 3 DEFIICIOES 3.1 LIBRETA DE AHORROS. Grupo de documentos contenidos en un talonario que contiene los formatos utilizados para efectuar retiros o depósitos de las cuentas de ahorro. Esta se suministra en el área de Tesorería. 3.2 DCA (Depósito en cuenta de ahorros). Documento utilizado por los usuarios, asociados o no asociados, para efectuar depósitos en las cuentas de ahorros de los asociados. La copia de este queda en poder de quien deposita, por tanto, soporta a ésta última persona la transacción realizada. 3.3 OTA DE AHORRO. Documento contable que soporta los movimientos internos registrados en las cuentas de ahorro. 3.4 SOLICITUD DE PAGO. Documento utilizado por los asociados inscritos en el Sistema de Servicios Especiales, el cual es utilizado para efectuar retiros de la cuenta de ahorros o pagos a terceros. Permite crear utilizaciones en exceso. 3.5 ORDE DE GIRO. Documento utilizado para efectuar retiros de cuenta de ahorros del asociado, con la posibilidad de que dicha operación sea exenta del gravamen a los movimientos financieros, siempre que la transacción cumpla con la normatividad que lo permita; también, se utiliza como mecanismo de pago de créditos, ya que se post-fechan de acuerdo con los vencimientos de la obligación y dichos valores se retiran de la cuenta de ahorros del titular. 3.6 ORDE DE RETIRO. Documento utilizado por los asociados personas jurídicas para realizar las operaciones de retiro de la cuenta de ahorros. 3.7 TARJETA DEBITO. Elemento utilizado para efectuar operaciones de retiro, pago de servicios y consultas de saldos, a través de cajeros electrónicos y puntos de pago. 4. DISPOSICIOES GEERALES. La Cooperativa cuenta con un sistema de información que permite conocer los datos generales de todos los asociados, entre otros, los saldos en sus cuentas de ahorros y los movimientos realizados en las mismas. Los movimientos de retiro y depósito de recursos de las cuentas de los asociados se efectúan en el área de Tesorería; allí se suministrará a cada asociado una libreta de ahorros, instrumento por medio del cual podrá ejecutar los movimientos de retiro y depósito a la vista de su cuenta.

4 PAGINA 4 DE 13 Los asociados que están afiliados al Sistema de Servicios Especiales también podrán efectuar retiros por medio de las solicitudes de pago. Las transacciones internas se harán por medio de las notas de ahorro. Los asociados que soliciten la tarjeta débito y les sea asignada, podrán realizar operaciones de retiro, consultas de saldo y pago de servicios a través de cajeros automáticos y datafonos. Las personas jurídicas asociadas a la Cooperativas efectuarán sus movimientos de cuenta de ahorros a través de las órdenes de retiro. 5. DESCRIPCIO DE LA ACTIVIDAD 5.1. DIAGRAMA DE PROCESO APERTURA DE LA CUETA DE AHORROS

5 PAGINA 5 DE DEPOSITOS EFECTUADOS POR MOVIMIETO EXTERO Responsa bilidades 1.Director Unidad de Recuperación de Cartera y/o Oficial de Cumplimiento 2.Cajero 3.Asociado y/o usuario Inicio Diligenciar el formato de depósito en cuenta de ahorros o libreta de ahorros 3 Presentar en las cajas los documentos junto con el valor a consignar 3 Los datos son correctos y el valor a consignar está completo? 3 y 2 El valor es superior al tope establecido por el control de lavado de activos? 2 Diligenciar la declaración de operaciones en efectivo 3 Se diligenció correctamente? 3 y 1 Registrar el movimiento en el sistema de información 2 El movimiento fue registrado correctamente? 2 Colocar la firma y el sello en el documento respectivo 2 Devolver al usuario la copia del DCA o la libreta de ahorros 2 Fin

6 PAGINA 6 DE DEPOSITOS EFECTUADOS POR MOVIMIETO ITERO Inicio Diligenciar la nota de ahorro en el sistema de información Los datos son correctos? Registrar la operación en el sistema La transacción se efectuó correctamente? Si aplica, archivar documentos soporte de la operación 3, Fin

7 PAGINA 7 DE RETIROS EFECTUADOS DE LA CUETA DE AHORROS

8 PAGINA 8 DE MOVIMIETO ITERO PARA RETIRAR DE LA CUETA DE AHORROS Responsabilidades 1. Funcionario de la Dirección de Ahorro y Crédito 2. Funcionario de Tesorería 3. Contabilida d 4. Asociado Inicio Autorización del asociado pa ra efectuar retiros de la cuenta de ahorros o aplicabilidad de alguna norma que lo permita 4 Diligenciar la nota de ahorro en el sistema de información Los datos son correctos? Registrar la operación en el sistema El titula r tiene recursos suficientes para efectua r la operación? 4 La operación se efectuó correctamente? 3 y 1, 2 Si aplica, archivar los documentos soporte 3 Fin

9 PAGINA 9 DE OPERACIOES EFECTUADAS A TRAVES DE TARJETA DEBITO SOLICITUD DE LA TARJETA DEBITO Responsabilidades 1. Gerencia 2. Dirección de ahorro y crédito 3. Analista de seguros 4. Asociado 5. Entidad bancaria Inicio Diligenciar la solicitud de ta rjeta débito 4 Diligenciar el formato del banco y colocar huellas y firmas 3 y 4 Reunir el estado de cuenta, la carpeta de SSEE, sino, la general y demá s documentos requeridos 3 Solicitar aproba ción de la Gerencia o su delegado 3 La solicitud fue aprobada? Hacer entrega del plástico y el sobreflex que contiene la cla ve 2 y 3 Activar la tarjeta 5 Fin

10 PAGINA 10 DE OPERACIONES EFECTUADAS A TRAVES DE LA TARJETA DEBITO

11 PAGINA 11 DE ESPECIFICACIOES. Este programa fue ideado con el fin de ayudar a los asociados en el manejo y cuidado de sus recursos y que además le proporciona un rendimiento a aquellos excedentes de flujo de caja, convirtiéndose este servicio, en proveedor de recursos para la Cooperativa. Los asociados que deseen que la Universidad Nacional o la Caja Nacional de Previsión les consignen su salario o mesada pensional en su cuenta de ahorros de la Cooperativa, deben diligenciar el respectivo formato con base en el cual la Cooperativa gestionará dicha solicitud. Como flujo normal del servicio tenemos que su movimiento comprende ingresos y retiros, los primeros constituidos por recursos que depositan directamente los asociados, por importe de nóminas o mesadas y, en forma interna, por el valor de los créditos otorgados, por reintegros de los demás tipos de ahorro que ofrecemos o por el rendimiento que ellos generan. Para el retiro, los cuenta habientes disponen de un talonario o libreta de ahorros y quienes tienen vigente la afiliación al Sistema de Servicios Especiales, disponen de las solicitudes de pago. Para proteger los recursos de los asociados y el buen funcionamiento del servicio, se han dictado normas de control y regulación del servicio tanto a nivel interno como para el usuario, incluye cuantías de retiro diario en efectivo, autorizaciones a terceros, cuando se autorizan retiros para pago de obligaciones debe hacerse por escrito. Así mismo, la Cooperativa se encuentra inscrita en el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas, FOGACOOP, donde cuenta con un seguro de depósito que ofrece una cobertura a los recursos que los asociados tienen en la entidad hasta por una cuantía determinada, pero que, a su vez ofrece mayor seguridad en cuanto al manejo de los recursos. Respecto a los controles para el lavado de activos, cuando se efectúa una consignación en efectivo por cuantía superior a $ , el asociado o usuario debe diligenciar la declaración de operaciones en efectivo, registros que formarán parte del archivo del Oficial de Cumplimiento. De otra parte, cuando el total de operaciones del asociado en un mismo período mensual supere $ , dicha información deberá remitirse a la UIAF en el reporte correspondiente para su respectivo análisis. 5.3 OPERACIOES A TRAVES DE LA TARJETA DEBITO. La Oficina de Procesos e Información es la responsable de garantizar el buen funcionamiento del software y hardware interno, relacionado con las operaciones efectuadas a través de tarjeta débito. Sin embargo, se ha contratado un proveedor externo para que maneje las comunicaciones y autorizaciones con la entidad financiera respectiva. Con el actual sistema de información se permite que las operaciones efectuadas a través de la tarjeta débito se registren en línea en las cuentas de ahorros de asociados y así tener un mayor control sobre los saldos y los valores máximos autorizados para retirar.

12 PAGINA 12 DE DOCUMETOS RELACIOADOS 6.1 ESTATUTOS DE LA COOPERATIVA DE UIVERSIDAD ACIOAL 6.2 REGLAMETO GEERAL DE AHORROS DE LA COOPERATIVA 7. REGISTROS 7.1 SOLICITUDES DE AH, SP, OG U OR 7.2 DEPOSITO E CUETA DE AHORROS DCA 7.3 LIBRETA DE AHORROS - AH 7.4 ORDEES GIRO, DE RETIRO Y SOLICITUDES DE PAGO 7.5 DOCUMETOS SOPORTES (DE LOS CHEQUES Y LAS ORDEES DE PAGO, RECIBOS DE CAJA, OTAS COTABLES Y COMPROBATES DE EGRESO) 7.6 EXTRACTOS DE CUETAS DE AHORROS 7.7 TARJETA DE REGISTRO Y COTROL DE FIRMAS 7.8 SOLICITUD DE TARJETA DEBITO VISA ELECTRO DE AFIIDAD 7.9 ACTA DE DESTRUCCIO O AFIRMACIO DE PERDIDA DE LA TARJETA DEBITO 7.10 FORMATO DE RECLAMACIO DE TARJETA DEBITO VISA ELECTRO 7.11 DECLARACIO DE OPERACIOES E EFECTIVO 7.12 SOLICITUD DE CHEQUE DE GERECIA 7.13 AUTORIZACIO DE RETIRO DE RECURSOS DE CUETA DE AHORROS 7.14 SOLICITUD DE APERTURA DE CUETA DE AHORROS 7.15 SOLICITUD DE APERTURA DE CUETA DE AHORROS JUAITO COOPERADO 8. AEXOS hay. 9. REVISIO A la versión cuatro de este procedimiento se efectuaron las siguientes modificaciones, así: - Numeral 4 Disposiciones generales. Se retira el último párrafo en razón a que se encuentra en la segunda parte del documento.

13 PAGINA 13 DE 13 - Numeral Apertura de cuenta de ahorros. Se modificaron algunas responsabilidades y se complementó el flujo-grama. - Numeral Depósitos efectuados por movimiento interno. Se ajustó el nombre del cargo del revisor de tesorería, quien era revisor auxiliar. - Numeral Retiros efectuados de la cuenta de ahorros. Se ajustó el nombre del cargo del revisor de tesorería, quien era revisor auxiliar. - Numeral Operaciones efectuadas a través de la tarjeta débito. Se ajustaron algunas responsabilidades. - Numeral 7.7 Comprobante de apertura o cancelación de cuenta, C.D.A.T. o depósito contractual. Se eliminó. - Numeral 7.13 Autorización de retiro de recursos de cuenta de ahorros. Se agregó. - Numeral 7.14 Solicitud de apertura de cuenta de ahorros. Se agregó. - Numeral 7.15 Solicitud de apertura de cuenta de ahorros Juanito Cooperado. Se agregó