UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI)

Transcripción

1 UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI) PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE RECICLAJE DE ENVASES DE HOJALATA EN ENVASES COMECA S.A. COSTA RICA. ÁLVARO JULIÁN VERGARA HEIDKE PROYECTO FINAL DE GRADUACION PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR POR EL TITULO DE MASTER EN ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS San José, Costa Rica Febrero 2010

2 UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI) Este Proyecto Final de Graduación fue aprobado por la Universidad como Requisito parcial para optar al grado de Máster en Administración de Proyectos. Luis Diego Villalobos PROFESOR TUTOR Edgar Zamora LECTOR No.1 Marlon Velásquez González LECTOR No.2 Álvaro Julián Vergara Heidke SUSTENTANTE ii

3 DEDICATORIA A mis padres que no pudieron disfrutar de este esfuerzo personal de superación profesional, a mis hermanos y a Zoe. A ver cuándo nos lograremos reunir todos. iii

4 AGRADECIMIENTOS Agradecimiento especial a Envases Comeca S.A., al Grupo Comeca y a todos sus funcionarios por permitirme basar el desarrollo del proyecto final de graduación en sus procesos internos. Además un especial agradecimiento a los proveedores de hojalata ya que entregaron valiosa información para definir el alcance del proyecto. Y por último a todos los que de una u otra manera contribuyeron a concretar este trabajo. iv

5 INDICE HOJA DE APROBACION ii DEDICATORIA iii AGRADECIMIENTO iv INDICE v INDICE DE FIGURAS viii INDICE DE CUADROS ix ÍNDICE DE ABREVIATURAS ix RESUMEN EJECUTIVO x 1 INTRODUCCION Antecedentes Problemática Justificación del problema Supuestos Restricciones Objetivo general Objetivos específicos MARCO TEORICO Marco referencial o institucional Antecedentes de la Institución Misión y visión Valores Estructura organizativa Productos que ofrece Reciclaje Desarrollo Sostenible Teoría de Administración de Proyectos Proyecto Administración de Proyectos Áreas del Conocimiento de la Administración de Proyectos Ciclo de vida de un proyecto Procesos en la Administración de Proyectos MARCO METODOLOGICO Fuentes de información Técnicas de Investigación Método de Investigación Método analítico-sintético: Método inductivo-deductivo: Métodos particulares y específicos: DESARROLLO Análisis de la situación actual del Reciclaje: Situación Mundial Costa Rica Evaluación Ambiental v

6 4.1.4 Hallazgos (Conclusiones de la Investigación) Gestión del Alcance: Planificación del Alcance Definición del Alcance del Proyecto Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) Diccionario de la EDT (Estructura de Desglose del Trabajo) Verificación del Alcance del Proyecto Control del Alcance del Proyecto Gestión del Tiempo: Definición de las Actividades Establecimiento de la Secuencia de las Actividades Estimación de los Recursos de las Actividades Estimación de la Duración de las Actividades Desarrollo del Cronograma Control del Cronograma Gestión de los Costos: Estimación de Costos Preparación del Presupuesto de Costos Control de Costos Gestión de las Comunicaciones Planificación de las Comunicaciones Gestión de Riesgos Planificación de la Gestión de Riesgos Identificación de Riesgos Análisis Cualitativo de Riesgos Análisis Cuantitativo de Riesgos Planificación de la Respuesta a los Riesgos Seguimiento y Control de Riesgos CONCLUSIONES RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFIA ANEXOS Anexo 1: Acta del Proyecto Final de Graduación Anexo 2: Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) del Proyecto Final de Graduación Anexo 3: Cronograma Línea Base Proyecto Final de Graduación Anexo 4: Competidores de Envases Comeca S.A Anexo 5: Proveedores de Envases Comeca S.A Anexo 6: Clientes o compradores de Envases Comeca S.A Anexo 7: Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) Anexo 8: Lista de Chequeo para verificación del Alcance del Proyecto Anexo 9: Plantilla de seguimiento para control del Alcance del Proyecto Anexo 10: Solicitudes de cambio para el alcance del proyecto Anexo 11: Actividades del Proyecto Anexo 12: Secuencia y Duración estimada de las Actividades del Proyecto vi

7 8.13 Anexo 13: Cronograma del Proyecto Anexo 14: Lista de Chequeo para Control del Tiempo de las Actividades Anexo 15: Ejemplo de uso de la tabla para el seguimiento de los Costos Reales y del Valor Ganado del proyecto Anexo 16: Diagrama de Flujo de la Información y Comunicaciones del Proyecto Anexo 17: Cuadro de Comunicaciones y Distribución de la Información Anexo 18: Matriz de Planificación de la Respuesta a los Riesgos vii

8 ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1: Organigrama Envases Comeca S.A Figura 2: Descripción general de las Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos y de los Procesos de Dirección de Proyectos Figura 3: Secuencia de fases típica en un ciclo de vida del proyecto Figura 4: Grupo de Procesos de Iniciación Figura 5: Grupo de Procesos de Planificación Figura 6: Grupo de Procesos de Ejecución Figura 7: Grupo de Procesos de Seguimiento y Control Figura 8: Grupo de Procesos de Cierre Figura 9: Correspondencia de los Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos al ciclo Planificar-Hacer-Revisar-Actuar Figura 10: Árbol de Problemas Figura 11: Árbol de Objetivos Figura 12: Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) Figura 13: Gantt del Proyecto, Entregables Principales e Hitos Figura 14: Gráfico de Erogaciones del Proyecto Figura 15: Estructura de Desglose del Riesgo (RBS): viii

9 ÍNDICE DE CUADROS Cuadro 1: Tabla Resumen para el Desarrollo del Marco Metodológico Cuadro 2: Interesados en el Proyecto Cuadro 3: Diccionario de la EDT Cuadro 4: Extracto de las Actividades Definidas Cuadro 5: Gantt de Seguimiento del Proyecto (Ejemplo) Cuadro 6: Estimación de Costos Cuadro 7: Costos estimados por fecha Cuadro 8: Tabla para el seguimiento de los Costos Reales y del Valor Ganado del proyecto Cuadro 9: Escala de Probabilidad de Ocurrencia Cuadro 10: Escala de Impacto de los Riesgos Identificados Cuadro 11: Matriz de Probabilidad e Impacto Cuadro 12: Matriz Identificación de los Riesgos Cuadro 13: Listado de Riesgos Priorizados según Probabilidad e Impacto CPAT CRA CTP EDT IDC PFG PMBOK PMI PMO RRHH VC VGA ÍNDICE DE ABREVIACIONES Costo Total Pronosticado a la terminación del Proyecto Costo Real Acumulado Costo Total Presupuestado Estructura de desglose de trabajo. Índice de Desempeño del Costo Proyecto Final de Graduación. Project Management Body of Knowledge / Fundamentos de la Dirección de Proyectos. Project Management Institute. Project Management Office / Oficina de Gestión de Proyectos. Recursos Humanos. Variación del Costo Valor Ganado Acumulado ix

10 RESUMEN EJECUTIVO Envases Comeca S.A. es una empresa metalmecánica dedicada a la fabricación de envases de hojalata y de sus componentes. Esta empresa fue fundada en 1978 por don Víctor Mesalles al adquirir la propiedad de la empresa Canco S.A. Envases Comeca cuenta con más de 500 productos distintos distribuidos en 11 familias y posee clientes en la industria alimenticia y en la industria pinturera. La empresa forma parte del Grupo Comeca, grupo empresarial dedicado principalmente a la industria del empaque. La empresa, como parte de su proceso de modernización y de mejora continua, definió la necesidad de enfocar esfuerzos en mejorar sus políticas medioambientales y de seguridad ocupacional, asumiendo su responsabilidad en ambos aspectos. La situación del manejo de deshechos sólidos en Costa Rica no ha alcanzado los niveles necesarios para considerarse exitosa. La cantidad de basura producida diariamente por cada habitante de San José alcanza aproximadamente los 1000 gramos y la mayor parte de esta basura no recibe ningún tipo de tratamiento. Como respuesta a esto se han implementado una serie de proyectos de reciclaje impulsados por las municipales o por instituciones privadas, apoyados por otros países o por empresas, pero sin lograrse el éxito esperado. Se buscó por medio del presente proyecto sentar las bases para un proyecto de reciclaje de envases de hojalata de desechos en hogares, establecimientos comerciales y otros generadores de desecho, como son latas de atún, latas de conservas, envases de pintura, etc., los cuales no reciben tratamiento adecuado, lo que ayuda a aumentar la cantidad de desperdicios que se deposita en los rellenos sanitarios. El objetivo principal del presente trabajo fue el desarrollo del plan de gestión del proyecto para la implementación de un programa de reciclaje de hojalata para Envases Comeca S.A.. Para lograr esto se siguió la metodología del PMBOK. Además para concretar el objetivo principal fue necesario cumplir los siguientes objetivos especificos: Se analizó la situación actual del reciclaje de hojalata a nivel nacional y mundial, para recolectar información que facilitara la definición del alcance del proyecto; Se definieron los requerimientos técnicos y administrativos necesarios para implementar un programa de reciclaje; Se planificó la gestión del alcance del proyecto, para determinar todas las actividades requeridas para implementar el programa; Se desarrolló el cronograma de implementación del proyecto para dar un control y seguimiento adecuado al avance del mismo; Se realizó un presupuesto de los costos del proyecto para controlar los gastos del equipo del proyecto; Se creó un plan de gestión de las comunicaciones del proyecto para distribuir la información, informar el rendimiento y gestionar a los interesados del proyecto; Se estableció un plan para gestionar los riesgos del proyecto, para reducir la posibilidad de atrasos en el cronograma. x

11 Para el desarrollo del presente proyecto se utilizó un tipo de investigación mixto que incluyó la investigación documental, centrada en la recopilación de datos existentes en forma documental, y la investigación de campo, en la que la recopilación de información se realizó enmarcada por el ambiente específico en el que se presentaba el fenómeno de estudio. Como fuentes primarias de información se realizaron entrevistas en instituciones con experiencia en los procesos de reciclaje y como fuentes secundarias se utilizaron documentos referentes al reciclaje de hojalata y a la administración de proyectos. Se utilizó el método analítico-sintético de investigación, subdividiendo las etapas del proceso de reciclaje, y se utilizaron métodos particulares y específicos de investigación como el método de observación directa y el de observación por entrevista. El presente proyecto permitirá enfocar los esfuerzos de Envases Comeca para lograr contribuir con la sostenibilidad del medio ambiente y de esta manera ayudar a cumplir con su Visión y Misión las cuales tienen entre sus objetivos principales la conservación del medio ambiente. Además de facilitar un acercamiento con sus clientes y una diferenciación con sus competidores, lo que haría más atractiva su oferta de productos y servicios. La realización del proyecto planificado requerirá un esfuerzo temporal, económico y humano de mediano alcance. El proyecto esta considerado para ser realizado en 6 meses de duración con 2 etapas muy definidas. Una primera etapa de investigación, recopilación de información y acercamiento con clientes y posibles financistas. Y una segunda etapa enfocada a la evaluación y planificación del proyecto de implementación de un sistema de reciclaje. El personal requerido para este proyecto podrá ser reclutado internamente en la empresa o de manera externa. Serán necesarios 6 miembros del equipo de proyecto, cada uno con responsabilidades especificas que pueden considerarse como una serie de pequeños proyectos que se enmarcan dentro del proyecto mayor de planificación de la implementación del plan de reciclaje. Para la realización del proyecto se requerirá de un capital de a $ Este capital sería financiado por la empresa misma. Pero, al tratarse de un proyecto sin fines de lucro como tal, no se espera una recuperación directa de esta inversión. Este proyecto sería la primera etapa dentro un programa mayor de proyectos, pero del éxito y de las conclusiones de este proyecto va a depender la implementación de los futuros proyectos relacionados. Un buen desarrollo de este proyecto permitirá desarrollar proyectos que sean aplicables, con menores costos y con menores impactos negativos para la empresa. xi

12 12 1 INTRODUCCION 1.1 Antecedentes El proyecto final de graduación pretende sentar las bases para la elaboración de un proyecto de reciclaje de envases de hojalata que permita contribuir a mejorar la situación del manejo de desperdicios en Costa Rica y a su vez permita a la empresa establecer una responsabilidad medioambiental adecuada a los tiempos actuales. Envases Comeca, la empresa en la que se pretende instaurar el proyecto, se enmarca dentro de la industria metalmecánica, específicamente en la fabricación de envases y componentes de hojalata, con más de 500 productos distribuidos en 11 familias de productos. Sus clientes se pueden dividir entre la industria alimenticia de conservas y la industria pinturera principalmente. Estos clientes abarcan un alto porcentaje del mercado nacional en ambos rubros y se encuentran entre las mayores empresas del país. Envases Comeca se encuentra en un proceso de modernización y de mejora continua y en este proceso se ha visto la necesidad de acercamiento a las políticas medioambientales y de responsabilidad social corporativa que el mundo actual esta exigiendo. Para esto ha iniciando el camino que pretende concluir con el proceso de certificación en las normas de calidad ambiental y de salud ocupacional como son las normas ISO y OHSAS Cómo parte de este proceso se ha hecho evidente la falta de compromiso medioambiental existente en la compañía y esto hace necesario un giro en las políticas que se han llevado. La empresa requiere orientar esfuerzos en mejorar las políticas medioambientales y de seguridad ocupacional, asumiendo su responsabilidad en ambos aspectos.

13 Problemática. La situación del manejo de deshechos sólidos en Costa Rica no ha alcanzado los niveles necesarios para considerarse exitosa. La cantidad de basura producida diariamente por un habitante de San José alcanza aproximadamente los 1000 gramos y la mayor parte de esta basura no recibe ningún tipo de tratamiento. Se han implementado una serie de proyectos de reciclaje impulsados por las municipales o por instituciones privadas, apoyados por otros países o por empresas, pero sin lograrse el éxito esperado. Afectados principalmente por restricciones en el alcance de los mismas. Se han dado casos medianamente exitosos como el proyecto de reciclaje impulsado por la Cervecería de Costa Rica que busca la recuperación, tratamiento y el reciclaje de envases de aluminio. O la campaña impulsada por Kimberly Clark de recuperación de papel. O el programa de transformación de los envases de plásticos en telas sintéticas impulsado por Coca-Cola Company. Los proyectos de reciclaje abarcan generalmente productos cuyo proceso de reciclaje se considera económicamente viable, como son el reciclaje de papel, aluminio, vidrio y algunos plásticos. Sin embargo debido principalmente a estas limitaciones económicas o logística se han dejado de lado productos como los envases de hojalata, los cuales contribuyen con aproximadamente toneladas mensuales de desperdicio a los rellenos sanitarios sin recibir ningún tipo de tratamiento. Existen iniciativas a nivel gubernamental de instaurar leyes más fuertes en cuánto a la responsabilidad extendida de los fabricantes, lo cuál obligaría a las empresas a mantener un control sobre el destino final de sus productos. Sin embargo, estas leyes se encuentran aún en proceso legislativo y no se conoce fecha para su promulgación.

14 Justificación del problema Se busca sentar las bases para un proyecto de reciclaje de envases de hojalata de desechos en hogares, establecimientos comerciales, etc., como son latas de atún, envases de pintura, etc., los cuales no reciben tratamiento adecuado, contribuyendo a aumentar la cantidad de desperdicios que se deposita en los rellenos sanitarios. Para esto Envases Comeca tiene el propósito de implementar un plan de recolección, tratamiento y compactación de envases de hojalata para contribuir de esta manera a la conservación del medio ambiente y mantener la armonía con el mismo, en sociedad con sus clientes directos. Esto permitiría además a Envases Comeca lograr un avance en sus políticas de responsabilidad social empresarial, específicamente en lo que respecta a su responsabilidad ambiental y a su vez asumir la responsabilidad extendida del fabricante que se pretende instaurar por medio de una ley. Por último dará la posibilidad a sus clientes de formar parte de esta iniciativa y obtener los beneficios derivados de este tipo de proyectos. 1.4 Supuestos Para la realización del proyecto se deben cumplir los siguientes supuestos que son externos al campo de acción del mismo: Se dispondrá del tiempo necesario para el desarrollo del plan. Se tendrá acceso a la información necesaria para el desarrollo del plan. El plan fortalecerá las relaciones entre Envases Comeca y los distintos involucrados. Anuencia de los clientes a participar en el proyecto planteado. Anuencia de los interesados en participar y entregar información que permita desarrollar el plan.

15 15 Se tendrá contacto con expertos con experiencia en el desarrollo de proyectos similares. 1.5 Restricciones Se tendrán las siguientes limitaciones en la realización del proyecto: Se requiere del apoyo total de parte de la gerencia general. Se requiere el apoyo de los clientes directos de Envases Comeca. El alcance del proyecto no incluye crear los planes de gestión de recursos humanos, calidad ni adquisiciones para el proyecto de reciclaje de envases de hojalata. 1.6 Objetivo general Desarrollar el Plan de Gestión del proyecto de pre-evaluación, definición del alcance y planificación de la implementación de un programa de reciclaje de hojalata para Envases Comeca S.A. 1.7 Objetivos específicos. Para poder cumplir el objetivo general se deben completar los siguientes objetivos específicos: Analizar la situación actual del reciclaje de hojalata a nivel nacional y mundial, recolectando información sobre los requerimientos técnicos y administrativos necesarios para implementar un programa de reciclaje, que facilite la definición del alcance del proyecto,. Desarrollar las siguientes áreas del conocimiento: gestión del alcance, gestión del tiempo, gestión de los costos, gestión de las comunicaciones y gestión del riesgo, para desarrollar el proyecto de acuerdo a las actividades, tiempos y costos establecidos. Proponer métodos de seguimiento y control para facilitar y asegurar el cumplimiento de los planes de gestión e implementación.

16 16 2 MARCO TEORICO 2.1 Marco referencial o institucional Antecedentes de la Institución Envases Comeca S.A. es una empresa metalmecánica dedicada a la fabricación de envases de hojalata y de sus componentes. Esta empresa fue fundada en 1978 por don Víctor Mesalles al adquirir la propiedad de la empresa Canco S.A. La planta productiva esta ubicada en La Uruca, 400 mts norte de La Pozuelo en San José. La empresa forma parte del Grupo Comeca, grupo empresarial dedicado principalmente a la industria del empaque. Entre las empresas del grupo podemos encontrar 6 plantas productoras de envases de hojalata (Costa Rica, Guatemala, Perú y México), plantas productoras de envases plásticos, molino de papel, planta de empaques flexibles, cartón corrugado y fábrica de envases plegadizos. El grupo cuenta además con inversiones diversificadas en otras industrias como son supermercados (Perimercados), industrias conserveras (Conservas del Valle), avícolas, hoteles, financiera, desarrollos turísticos, etc Misión y visión La Misión de Envases Comeca S.A. es Brindar las mejores soluciones y productos de hojalata, orientados al mejor costo, en armonía con el medio ambiente. La Visión de la Empresa es: Consolidar el liderazgo en Centroamérica e incrementar la participación en el Caribe; en la provisión de envases de hojalata con el mejor costo, calidad y servicio, en armonía con el medio ambiente Valores Los Valores definidos por Envases Comeca son:

17 17 Rentabilidad: Creemos en la rentabilidad entendida como el retorno sobre la inversión y sobre las ventas, lograda con base en comportamientos estrechamente orientados hacia la eficiencia en la utilización de los recursos, la austeridad y la eficacia en la consecución de nuestras metas. Respeto: Creemos que el respeto debe ser demostrado con hechos entre todos los colaboradores de Envases Comeca S.A. Las palabras, las acciones y el trato diario deben reflejar un profundo respeto hacia las personas sin importar su nivel. Se trata también de respetar la diversidad cultural que resulta de tener empresas en distintos países. Desarrollo Humano: Hemos adquirido un compromiso por el crecimiento de nuestros colaboradores a través de su entrenamiento y la capacitación permanente, en procura de mejorar su desempeño así como su realización integral, razón por la cual velamos por el aprovisionamiento de los recursos necesarios para este fin. La participación proactiva del colaborador es fundamental para lograr la vivencia de este valor dentro y conjuntamente con la organización. Compromiso: Tanto nuestra empresa como nuestros colaboradores están comprometidos con la visión, misión, valores, cultura organizacional, metas de los informes de enfoque, objetivos, acuerdos, cumplimiento de fechas y lo que se hace se cumpla. Para lo anterior, la perseverancia, constancia, disciplina, y entrega en nuestra labor, tanto a nivel individual como en equipo de trabajo, son fundamentales. Satisfacción al cliente: Estamos comprometidos con una cultura de satisfacción total de nuestros clientes. Prevención de la contaminación: Estamos comprometidos con la preservación del medio ambiente, a través del cumplimiento de una serie de requerimientos de desempeño ambiental, en procura de prevenir la contaminación originada durante el desarrollo de nuestros procesos y actividades.

18 Estructura organizativa En Envases Comeca S.A. laboran cerca de 530 empleados distribuidos en las 8 áreas de trabajo principales. Estas áreas de trabajo son producción, mantenimiento, materiales, calidad, ventas, recursos humanos, gerencia técnica y de servicios y gerencia general. Producción cuenta con el mayor número de empleados con 214, los cuales se distribuyen entre las 3 plantas productivas y en las otras actividades de apoyo. En todo el Grupo Comeca se cuenta con más de 6000 funcionarios. En la Figura 1 se puede observar el organigrama de Envases Comeca en su nivel más alto. Gerente General Gerente de Ventas Gerente Mantenimiento Gerente Calidad Gerente Técnico y de Servicios Gerente Administrativo Jefe de Materiales Jefe de Producción Jefe de Recursos Humanos Figura 1: Organigrama Envases Comeca S.A. Fuente: Elaboración Propia Productos que ofrece Envases Comeca tiene ventas anuales que sobrepasan los de productos, entre envases, láminas, componentes y otros productos. Los productos fabricados por Envases Comeca están segmentados en familias de productos las cuales son: Conservas de 2 Piezas, Conservas de 3 Piezas, Pinturas, Aerosoles, Líquidos, Abrefacil, Componentes, Láminas y Línea General (principalmente envases decorativos o promocionales).

19 19 La empresa maneja una cartera de más de 100 clientes tanto nacionales como extranjeros y otra serie de clientes indirectos a través de las empresas hermanas. Los productos de Envases Comeca se venden a clientes en toda América, Europa, África y Asía.

20 Reciclaje El reciclaje consiste en someter de nuevo una materia o un producto ya utilizado a un ciclo de tratamiento total o parcial para obtener una materia prima o un nuevo producto, útil a la comunidad. También se podría definir como la obtención de materias primas a partir de desechos, introduciéndolos de nuevo en el ciclo de reutilización y se produce ante la perspectiva del agotamiento de recursos naturales y para eliminar de forma eficaz los desechos. Reciclar se ha convertido en una de las actividades que están ayudando a solucionar, en parte, los problemas ocasionados por los millones de toneladas de desechos sólidos producidos a diario por los seres humanos en todo el mundo. 1. Se produce menos impacto o daño al medio ambiente. Se arroja menos basura en sitios públicos o en espacios comunes y se producen menos gases contaminantes lo que permite mejorar la calidad de estos lugares y del aire. 2. Los rellenos sanitarios, especialmente en las grandes ciudades, tendrán mayor tiempo de uso lo que ocasionará una baja en los costos de las tarifas de aseo. 3. Se utilizan menos recursos naturales no renovables como agua y árboles. 4. Se ahorran grandes cantidades de recursos naturales no renovables como petróleo, carbón y metales. 5. Se disminuye el uso de la energía que se consume en el proceso para la obtención de materias primas. 6. Se ahorra tiempo y dinero en la elaboración de nuevos productos. Se generan miles de empleos para personas de bajos recursos que son quienes, en su mayoría, se dedican a recolectar materiales de desecho.

21 Desarrollo Sostenible El término desarrollo sostenible, perdurable o sustentable se aplica al desarrollo socio-económico y fue formalizado por primera vez en el documento conocido como Informe Brundtland (1987), fruto de los trabajos de la Comisión Mundial de Medio Ambiente y Desarrollo de Naciones Unidas, creada en Asamblea de las Naciones Unidas en Fue definido como aquel desarrollo que satisface las necesidades del presente sin comprometer las necesidades de las futuras generaciones. Implica un cambio importante en cuanto a la idea de sustentabilidad, principalmente ecológica, y a un marco que da también énfasis al contexto económico y social del desarrollo. Posteriormente en el año 1992 durante la Conferencia de las Naciones Unidas sobre el Medio Ambiente y el Desarrollo que se celebró en Río de Janeiro se aprobó el texto de la Agenda 21, una agenda que se presentó a los gobiernos para que lo adopten. Esta Agenda es un conjunto de estrategias integradas con el propósito de detener y revertir las consecuencias negativas de las actividades humanas sobre el medio ambiente y fomentar en todos los países el desarrollo económico sostenible desde el punto de vista ecológico. La Agenda 21 es un conjunto de directrices para todos los niveles gubernamentales, para que anualmente se formulen planes que luego serán monitoreados. Los planes son elaborados y ejecutados con una amplia participación ciudadana, siendo un accionar a nivel local-municipal. Se plantea establecer una alianza mundial nueva y equitativa mediante la creación de nuevos niveles de cooperación entre los Estados, los sectores claves de las sociedades (como pueden ser las empresas o corporaciones) y las personas. Procurando alcanzar acuerdos internacionales en los que se respeten los intereses de todos y se proteja la integridad del sistema ambiental y de desarrollo mundial, reconociendo la naturaleza integral e interdependiente de la Tierra.

22 22 En esta agenda se vuelve a retomar el término de Desarrollo Sostenible, siendo utilizado en el Principio 1º en donde se indica que los seres humanos constituyen el centro de las preocupaciones del desarrollo sostenible y tienen derecho a una vida saludable y productiva en armonía con el medio ambiente. Además en el Principio 3º de esta Declaración se vuelve a definir de la siguiente forma: Satisfacer las necesidades de las generaciones presentes sin comprometer las posibilidades de las del futuro para atender sus propias necesidades.

23 Teoría de Administración de Proyectos Este proyecto final de graduación esta basado en la guía de los fundamentos de la administración de proyectos (guía del PMBOK) del Project Management Institute Proyecto Un proyecto es un esfuerzo temporal, tiene un comienzo definido y un final definido, que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. El final del proyecto se alcanza cuando se han logrado los objetivos del proyecto o cuando queda claro que los objetivos del proyecto no serán o no podrán ser alcanzados, o cuando la necesidad del proyecto ya no exista y el proyecto sea cancelado. (PMI, 2004) Administración de Proyectos La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto. La dirección de proyectos se logra mediante la aplicación e integración de los procesos de dirección de proyectos de inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control, y cierre. El director del proyecto es la persona responsable de alcanzar los objetivos del proyecto. (PMI, 2004) La dirección de un proyecto incluye: Identificar los requisitos Establecer unos objetivos claros y posibles de realizar Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costos Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque a las diversas inquietudes y expectativas de los diferentes interesados. (PMI, 2004)

24 Áreas del Conocimiento de la Administración de Proyectos La guía del PMBOK reconoce nueve áreas del conocimiento las cuales son integración, alcance, tiempo, costos, calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgos y adquisiciones. Cada una de las cuales esta formada por distintos procesos. En la siguiente figura se puede apreciar una descripción general de las Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos y de los Procesos de Dirección de Proyectos. Figura 2: Descripción general de las Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos y de los Procesos de Dirección de Proyectos. Fuente: PMBOK, 2004

25 25 Para el presente trabajo se van a considerar solamente las áreas de conocimiento de integración, alcance, tiempo, costos, comunicaciones y riesgos. Quedando fuera del alcance las áreas de recursos humanos, calidad y adquisiciones. A continuación se detallan cada una de las áreas de conocimiento a ser tratadas en este proyecto: Gestión de la Integración del Proyecto, describe los procesos y actividades que forman parte de los diversos elementos de la dirección de proyectos, que se identifican, definen, combinan, unen y coordinan dentro de los Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos. Se compone de los procesos de dirección de proyectos Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto, Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar, Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto, Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto, Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto, Control Integrado de Cambios y Cerrar Proyecto. Gestión del Alcance del Proyecto, describe los procesos necesarios para asegurarse de que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente. Se compone de los procesos de dirección de proyectos Planificación del Alcance, Definición del Alcance, Crear EDT, Verificación del Alcance y Control del Alcance. Gestión del Tiempo del Proyecto, describe los procesos relativos a la puntualidad en la conclusión del proyecto. Se compone de los procesos de dirección de proyectos Definición de las Actividades, Establecimiento de la Secuencia de las Actividades, Estimación de Recursos de las Actividades, Estimación de la Duración de las Actividades, Desarrollo del Cronograma y Control del Cronograma. Gestión de los Costos del Proyecto, describe los procesos involucrados en la planificación, estimación, presupuesto y control de costos de forma que el proyecto se complete dentro del presupuesto aprobado. Se compone de los procesos de dirección de proyectos Estimación de Costos, Preparación del Presupuesto de Costos y Control de Costos.

26 26 Gestión de las Comunicaciones del Proyecto, describe los procesos relacionados con la generación, recogida, distribución, almacenamiento y destino final de la información del proyecto en tiempo y forma. Se compone de los procesos de dirección de proyectos Planificación de las Comunicaciones, Distribución de la Información, Informar el Rendimiento y Gestionar a los Interesados. Gestión de los Riesgos del Proyecto, describe los procesos relacionados con el desarrollo de la gestión de riesgos de un proyecto. Se compone de los procesos de dirección de proyectos Planificación de la Gestión de Riesgos, Identificación de Riesgos, Análisis Cualitativo de Riesgos, Análisis Cuantitativo de Riesgos, Planificación de la Respuesta a los Riesgos, y Seguimiento y Control de Riesgos. (PMI, 2004) Ciclo de vida de un proyecto Para facilitar la gestión, los directores de proyectos o la organización pueden dividir los proyectos en fases, con los enlaces correspondientes a las operaciones de la organización ejecutante. El conjunto de estas fases se conoce como ciclo de vida del proyecto. El ciclo de vida del proyecto define las fases que conectan el inicio de un proyecto con su fin. (PMI, 2004) En la siguiente figura se puede apreciar la secuencia de las fases típicas en un ciclo de vida de un proyecto: Figura 3: Secuencia de fases típica en un ciclo de vida del proyecto. Fuente: PMBOK, 2004

27 27 Este proyecto se dividirá en fases de acuerdo a los sub-entregables del proyecto. En primer lugar se define una fase de investigación y definición de requerimientos para la implementación de un programa de recolección y reciclaje de hojalata. Las siguientes fases se pueden relacionar directamente con las áreas de conocimiento a ser tratadas y los grupos de procesos que se revisen Procesos en la Administración de Proyectos Un proceso es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas que se llevan a cabo para alcanzar un conjunto previamente especificado de productos, resultados o servicios. El equipo del proyecto es quien está a cargo de ejecutar los procesos de dirección de proyectos. Estos procesos se dividen en cinco grupos, definidos como los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos: Grupo de Procesos de Iniciación. Define y autoriza el proyecto o una fase del mismo. En la siguiente figura se pueden apreciar los procesos de dirección de proyecto que se enmarcan dentro de este Grupo de Procesos. Figura 4: Grupo de Procesos de Iniciación Fuente: PMBOK, 2004

28 28 Grupo de Procesos de Planificación. Define y refina los objetivos, y planifica el curso de acción requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido del proyecto. En la siguiente figura se pueden apreciar los procesos de dirección de proyecto que se enmarcan dentro de este Grupo de Procesos. Figura 5: Grupo de Procesos de Planificación Fuente: PMBOK, 2004

29 29 Grupo de Procesos de Ejecución. Integra a personas y otros recursos para llevar a cabo el plan de gestión del proyecto para el proyecto. En la siguiente figura se pueden apreciar los procesos de dirección de proyecto que forman parte de este Grupo de Procesos. Figura 6: Grupo de Procesos de Ejecución Fuente: PMBOK, 2004

30 30 Grupo de Procesos de Seguimiento y Control. Mide y supervisa regularmente el avance, a fin de identificar las variaciones respecto del plan de gestión del proyecto, de tal forma que se tomen medidas correctivas cuando sea necesario para cumplir con los objetivos del proyecto. En la siguiente figura se pueden apreciar los procesos de dirección de proyecto que se enmarcan dentro de este Grupo de Procesos. Figura 7: Grupo de Procesos de Seguimiento y Control Fuente: PMBOK, 2004

31 31 Grupo de Procesos de Cierre. Formaliza la aceptación del producto, servicio o resultado, y termina ordenadamente el proyecto o una fase del mismo. (PMI, 2004) Figura 8: Grupo de Procesos de Cierre Fuente: PMBOK, 2004 Los grupos de procesos de la dirección de proyectos interaccionan entre sí y se enmarcan dentro del ciclo Planificar-Hacer-Revisar-Actuar como se indica en la siguientes figura. Figura 9: Correspondencia de los Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos al ciclo Planificar- Hacer-Revisar-Actuar Fuente: PMBOK, 2004

32 32 Para el presente trabajo serán abordados procesos del grupo de procesos de iniciación, del grupo de procesos de planificación y del grupo de procesos de seguimiento y control. Dentro del grupo de procesos de iniciación se realizarán los siguientes procesos: Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto: Este proceso se relaciona principalmente con la autorización del proyecto o, en un proyecto de múltiples fases, de una fase del proyecto. Es el proceso necesario para documentar las necesidades de negocio y el nuevo producto, servicio u otro resultado que se pretende obtener para satisfacer esos requisitos. Esta acta de constitución vincula el proyecto al trabajo continuo de la organización y autoriza el proyecto. Los proyectos son constituidos y autorizados fuera del proyecto por la organización o por un organismo de gestión de programas o del portafolio. En los proyectos de múltiples fases, este proceso se usa para validar o refinar las decisiones tomadas durante el proceso anterior de Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto. Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar: Es el proceso necesario para producir una definición preliminar de alto nivel del proyecto usando el Acta de Constitución del Proyecto con otras entradas a los procesos de iniciación. Este proceso aborda y documenta los requisitos del proyecto y de los productos entregables, los requisitos de los productos, los límites del proyecto, los métodos de aceptación y el control del alcance de alto nivel. En proyectos de múltiples fases, este proceso valida o refina el alcance del proyecto para cada fase. (PMI, 2004) Dentro del grupo de procesos de planificación se realizarán los siguientes procesos: Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto: Es el proceso necesario para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios en

33 33 un plan de gestión del proyecto. El plan de gestión del proyecto se convierte en la principal fuente de información para determinar cómo se planificará, ejecutará, supervisará y controlará, y cerrará el proyecto. Planificación del Alcance: Es el proceso necesario para crear un plan de gestión del alcance del proyecto que documente cómo se definirá, verificará y controlará el alcance del proyecto, y cómo se creará y definirá la estructura de desglose del trabajo. Definición del Alcance: Es el proceso necesario para desarrollar un enunciado detallado del alcance del proyecto como base para futuras decisiones del proyecto. Crear EDT: Es el proceso necesario para subdividir los principales productos entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de gestionar. Definición de las Actividades: Es el proceso necesario para identificar las actividades específicas que deben realizarse para producir los diversos productos entregables del proyecto. Establecimiento de la Secuencia de las Actividades: Es el proceso necesario para identificar y documentar las dependencias entre las actividades del cronograma. Estimación de Recursos de las Actividades: Es el proceso necesario para estimar los tipos y las cantidades de recursos necesarios para realizar cada actividad del cronograma. Estimación de la Duración de las Actividades: Es el proceso necesario para estimar la cantidad de períodos laborables que se requerirán para completar cada actividad del cronograma. Desarrollo del Cronograma: Es el proceso necesario para analizar las secuencias de las actividades, la duración de las actividades, los requisitos de los recursos y las restricciones del cronograma para crear el cronograma del proyecto.

34 34 Estimación de Costos: Es el proceso necesario para desarrollar una aproximación de los costos de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto. Preparación del Presupuesto de Costos: Es el proceso necesario para sumar los costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo a fin de establecer una línea base de coste. Planificación de las Comunicaciones: Es el proceso necesario para determinar las necesidades con respecto a la información y las comunicaciones de los interesados en el proyecto. Planificación de la Gestión de Riesgos: Es el proceso necesario para decidir cómo abordar, planificar y ejecutar las actividades de gestión de riesgos para un proyecto. Identificación de Riesgos: Es el proceso necesario para determinar qué riesgos podrían afectar al proyecto y documentar sus características. Análisis Cualitativo de Riesgos: Es el proceso necesario para priorizar los riesgos para realizar otros análisis o acciones posteriores, evaluando y combinando la probabilidad de ocurrencia y el impacto. Análisis Cuantitativo de Riesgos: Es el proceso necesario para analizar numéricamente el efecto de los riesgos identificados en los objetivos generales del proyecto. Planificación de la Respuesta a los Riesgos: Es el proceso necesario para desarrollar opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto. (PMI, 2004) Dentro del grupo de procesos de seguimiento y control se planificarán y entregarán planillas para realizar los siguientes procesos: Verificación del Alcance: Es el proceso necesario para formalizar la aceptación de los productos entregables terminados del proyecto.

35 35 Control del Alcance: Es el proceso necesario para controlar los cambios en el alcance del proyecto. Control del Cronograma: Es el proceso necesario para controlar los cambios en el cronograma del proyecto. Control de Costos: Es el proceso de ejercer influencia sobre los factores que crean variaciones y controlar los cambios en el presupuesto del proyecto. Seguimiento y Control de Riesgos: Es el proceso necesario para realizar el seguimiento de los riesgos identificados, supervisar los riesgos residuales, identificar nuevos riesgos, ejecutar planes de respuesta a los riesgos y evaluar su efectividad durante el ciclo de vida del proyecto.

36 36 3 MARCO METODOLOGICO Las siguientes técnicas, métodos y fuentes de información serán utilizados para el desarrollo del Plan de Gestión del proyecto para implementar el programa de reciclaje de hojalata para Envases Comeca S.A. 3.1 Fuentes de información Para el presente proyecto se utilizarán distintas fuentes de información, las que según indica Eyssautier pueden definirse como: el lugar donde se encuentran los datos requeridos, que posteriormente se pueden convertir en información útil para el investigador. Los datos son todos aquellos fundamentos o antecedentes que se requieren para llegar al conocimiento exacto de un objeto de estudio. Estos datos, que se deben recopilar de las fuentes, tendrán que ser suficientes para poder sustentar y defender un trabajo. (Eyssautier, 2002). Se pueden definir dos categorías de fuentes de información, las fuentes primarias y las fuentes secundarias. Las fuentes primarias según indica Eyssautier (2002) se pueden definir como la información que se obtiene de los portadores originales de la información que no han retransmitido o grabado en cualquier medio o documento la información de interés. Esta información de fuentes primarias la tiene la población misma. Para extraer los datos de esta fuente se utiliza el método de encuesta, de entrevista, experimental o por observación. En el caso del presente proyecto se buscará información en instituciones que ya se encuentren trabajando en los procesos de reciclaje tanto de otras materias para verificar los métodos de recolección y selección, como de empresas de reciclaje de hojalata en otros países que puedan facilitar la información necesaria para la realización del presente proyecto.

37 37 Las fuentes secundarias de información según indica Eyssautier (2002) se definen como la información que se obtiene de todos aquellos portadores de datos e información que han sido previamente retransmitidos o grabados en cualquier documento, y que utilizan el medio que sea. Esta información se encuentra a disposición de todo investigador que la necesite. En el desarrollo del presente proyecto se utilizará información de fuentes secundarias referente al reciclaje de hojalata y la información referente a la administración de proyectos entregada por la Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos del PMI en su tercera edición del 2004, del Libro Administración Profesional de Proyectos de Yamal Chamoun, del libro Administración éxitos de proyectos de Jack Guido y James P. Clements en su tercera edición y de otras fuentes de información sobre el tema. 3.2 Técnicas de Investigación Existen distintas técnicas de investigación para la obtención de la información de las distintas fuentes de información, como son la investigación documental, la investigación de campo y la investigación mixta. La investigación documental se refiere a los trabajos cuyo método de investigación se centra exclusivamente en la recopilación de datos existentes en forma documental, ya sea de libros, textos o cualquier otro tipo de documentos. Su único propósito es obtener antecedentes para profundizar en las teorías y aportaciones, ya emitidas sobre el tema en particular que es objeto de estudio, y complementarlas, refutarlas o derivar, en su caso, conocimientos nuevos. En concreto, son aquellas investigaciones en cuya recopilación da datos únicamente se utilizan documentos que aportan antecedentes sobre el tópico en estudio (Muñoz, 1998).

38 38 La investigación de campo corresponde a las investigaciones en las que la recopilación de información se realiza enmarcada por el ambiente específico en el que se presenta el fenómeno de estudio. En la realización de estos trabajos se utiliza un método exclusivo de investigación, y se diseñan ciertas herramientas para recabar información, que sólo se aplican en el medio en el que actúa el fenómeno de estudio. Para la tabulación y análisis de la información obtenida, se utilizan métodos y técnicas estadísticas y matemáticas que ayudan a obtener conclusiones formales, científicamente comprobadas. Las herramientas de apoyo pueden ser: observación histórica, observación controlada, experimentación, acopio de antecedentes por medio de cuestionarios, entrevistas y encuestas, aplicación de métodos estadísticos y diseños experimentales, etc. (Muñoz, 1998). Según indica Muñoz (1998) la investigación mixta corresponde a trabajos de investigación en cuyo método de recopilación y tratamiento de datos se conjuntan la investigación documental con la de campo, con el propósito de profundizar en el estudio del tema propuesto para tratar de cubrir todos los posibles ángulos de exploración. Al aplicar ambos métodos se pretende consolidar los resultados obtenidos. Para el desarrollo del presente proyecto se utilizará técnicas de investigación mixtas que incluyan la investigación documental, la cual se centra exclusivamente en la recopilación de datos existentes en forma documental, ya sea de libros, textos o cualquier otro tipo de documentos y la investigación de campo en las que la recopilación de información se realiza enmarcada por el ambiente específico en el que se presenta el fenómeno de estudio. En la realización de estos trabajos se utiliza un método exclusivo de investigación, se realizará por medio de cuestionarios, entrevistas, encuestas y por medio del juicio de expertos. 3.3 Método de Investigación. El método de investigación es la ruta que se sigue en las ciencias para alcanzar un fin propuesto; y la metodología, el cuerpo de conocimiento que describe y

39 39 analiza los métodos para el desarrollo de una investigación. Ambos se han particularizado, y son objeto de un tratamiento especial de acuerdo con cada ciencia particular (Eyssautier, 2002). Los métodos de investigación son procedimientos ordenados que se siguen para establecer el significado de los hechos y fenómenos hacia los que se dirige el interés para encontrar, demostrar, refutar, descubrir y aportar al conocimiento. Existen muchas versiones de métodos, y en general implican procesos de análisis, síntesis, inducción y deducción. A continuación se indican brevemente algunas de ellas: 3.4 Método analítico-sintético: Descompone una unidad en sus elementos más simples, examina cada uno de ellos por separado, volviendo a agrupar las partes para considerarlas en conjunto. El método analítico es la observación y examen de hechos. Este método distingue los elementos de un fenómeno y permite revisar ordenadamente cada uno de ellos por separado, para luego establecer leyes universales. Para llevar a cabo una investigación analítica, el especialista tiene que cubrir sistemáticamente varias fases de manera continua: 1) observación; 2) descripción; 3) examen crítico; 4) descomposición del fenómeno; 5) enumeración de sus partes; 6) ordenación; y 7) clasificación. Realizados estos pasos, se puede seguir adelante y explicar el fenómeno, hacer comparaciones y establecer relaciones (Jurado, 2002).

40 40 La síntesis es la meta y resultado final del análisis. El método sintético no es propiamente un método de investigación, sino una operación fundamental por medio de la cual se logra la comprensión de la esencia de lo que se ha conocido en todos sus componentes particulares (a partir del análisis). Este proceso relaciona hechos aparentemente aislados y formula una teoría que unifica los diversos elementos (Jurado, 2002). 3.5 Método inductivo-deductivo: La inducción asciende de lo particular a lo general. Es decir, se emplea un método cuando se observan hechos particulares y se obtienen proposiciones generales. Esto significa que es un proceso mediante el cual, a partir del estudio de casos particulares, se obtienen conclusiones o leyes universales que explican o relacionan los fenómenos estudiados. El método inductivo utiliza la observación directa de los fenómenos, la experimentación y el estudio de las relaciones que existen entre ellos. Este enfoque implica separar los actos más elementales para examinarlos en forma individual, observar sus relaciones con fenómenos similares, formular hipótesis y a través de la experimentación, comprobarlas (Jurado, 2002). La deducción desciende de lo general a lo particular. Este método parte de datos generales aceptados como verdaderos, para inferir, por medio del razonamiento lógico, varias suposiciones. Este enfoque se basa en certezas previamente establecidas como principio general, para luego emplear ese marco teórico a casos individuales y comprobar así su validez (Jurado, 2002). El método deductivo consta de las siguientes etapas: Determina los hechos más importantes del fenómeno por analizar. Deduce las relaciones constantes que dan lugar al fenómeno. Con base en las deducciones anteriores, se formula la hipótesis. Se observa la realidad para comprobar la hipótesis Del proceso anterior se deducen leyes.