Estrategias para integrar sistemas de gestión. Héctor Garzón (Colombia) Guillermo Suárez (Argentina)

Transcripción

1 Estrategias para integrar sistemas de gestión Héctor Garzón (Colombia) Guillermo Suárez (Argentina)

2 Temario Introducción Gestión de la Calidad Calidad Personal Procesos generalidades- Mapa Procesos Gestión ambiental- Aspectos Gestión de SI-SO y RL - Riesgos Procesos Integración del sistema de gestión Caracterización integral Conclusiones

3 Objetivos de las organizaciones CUMPLIR CON REQUISITOS DEL MERCADO REQUISITOS LEGALES NORMATIVAS INTERNACIONALES GENERAR GANANCIAS

4 Partes interesadas Los resultados de sus actividades afectan diferentes sectores: CLIENTES CALIDAD DE PRODUCTOS DUEÑOS RENDIMIENTO PERSONAL DESARROLLO PROVEEDORES CONTINUIDAD SOCIEDAD CUIDADO RESPONSABLE

5 Objetivo de las organizaciones Satisfacer a todas las partes interesadas en forma balanceada.

6 Gestión de calidad ISO 9001:2000

7 ISO 9001:2000 Un sistema de gestión que pone énfasis en una parte interesada: el cliente (sin descuidar a las otras partes interesadas) Está formado por los procesos que afectan (o tienen un impacto significativo) sobre el cliente

8 Qué es calidad? Cumplir con las especificaciones Adecuación para el uso Satisfacción de necesidades Satisfacción y previsión de necesidades y expectativas

9 Calidad (ISO 9000:2000) Grado en el cual un conjunto de características inherentes satisfacen requisitos. Notas: 1 - El término t calidad puede utilizarse acompañado ado de adjetivos tales como pobre, buena, o excelente. 2 - Inherente significa existente en algo, especialmente como una característica permanente.

10 Sistema de gestión de la calidad Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad (ISO 9000:2000).

11 Principios de gestión de la calidad 1. Enfoque al cliente 2. Liderazgo 3. Involucramiento del personal 4. Enfoque basado en procesos 5. Enfoque sistémico de la gestión 6. Mejora continua 7. Toma de decisiones en base a datos 8. Relación n mutuamente beneficiosa con los proveedores

12 ISO 9001:2000 MEJORA CONTINUA DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Responsabilidad de la Dirección Clientes Requisitos Gestión de los recursos Medición, Análisis y mejora Clientes Satisfacción entrada Realización del Producto salida Producto

13 TALLER DE CALIDAD PERSONAL (10 min)

14 LOS PROCESOS ENFOQUE BASICO DE LOS SISTEMAS DE GESTION

15 ENFOQUE TRADICIONAL

16 TRANSICION

17 ENFOQUE POR PROCESOS Hector V. Garzón Granados

18 ENFOQUE TRADICIONAL TRANSICION ENFOQUE POR PROCESOS

19 Entendiendo el enfoque basado en procesos El enfoque basado en procesos es una forma poderosa para organizar y gestionar cómo las actividades del trabajo creen valor Las organizaciones en ocasiones están organizadas en unidades jerárquicas funcionales. Las operaciones se conducen verticalmente y la responsabilidad para las salidas esperadas están divididas entre las diferentes unidades. El cliente final o las partes interesadas no están siempre visibles para todos los involucrados

20 Entendiendo el enfoque basado en procesos Consecuentemente hay problemas en los límites de la interface y obtiene mayor prioridad los objetivos de las unidades aisladas Esta acción le da ventaja a los objetivos de las unidades aisladas o no mejora lo esperado por las partes interesadas y se enfocan en sus funciones mas que en el beneficio de toda la organización Es por esto que mencionamos que el enfoque basado en procesos elimina las barreras entre las diferentes unidades funcionales y unifica la atención al objetivo principal de los procesos

21 Entendiendo el enfoque basado en procesos El enfoque basado en procesos requiere que la organización lleve a cabo la gestión de cada proceso como un único proceso y también como un componente de la red de los procesos

22 Example of a generic process sequence. Entendiendo el enfoque basado en procesos Outputs from other processes Outputs from other processes Inputs to A PROCESS A Outputs from A Inputs to B PROCESS B Outputs from B Inputs to D PROCESS D Outputs from D Inputs to C PROCESS C Outputs from C

23 P A R T E S I N T E R E S A D A S Input A Input B A C PROCESS PROCESO A A P C D PROCESS PROCESO B A P C D P D Output A Input C Internal Cliente Customer Interno Output B PROCESS PROCESO C Input F A P C D Input E PROCESS PROCESO E PROCESS PROCESO F A P C D Input D Output C A P C D Output F Ouput E PROCESSOD D A P C D Cliente Interno Ouput D Feedback P A R T E S I N T E R E S A D A S DRAFT ISO/TC 176/SC2/ N 544

24 TIPOS DE PROCESOS P R O C E S O S D E D I R E C C I O N A M I E N T O DIRECCIONAN Y MONITOREAN P R O C E S O S D E R E A L I Z A C I O N SU RESULTADO VA AL CLIENTE P R O C E S O S D E S O P O R T E P R O C E S O S D E M E D I C I O N Y M E J O R A APOYAN Y SUMINISTRAN RECURSOS MIDEN ANALIZAN Y DESARROLLAN MEJORAN

25 PROCESOS GERENCIALES PROCESOS DE MEDICION ANALISIS Y MEJORA salida PROCESOS DE SOPORTE PROCESOS DE SOPORTE

26 TALLER MAPA DE PROCESOS (20 min.)

27 Gestión ambiental ISO 14001:2004

28 Medio ambiente 1. Conjunto de circunstancias físicas que rodean a los seres vivos. 2. (Por ext.) Conjunto de circunstancias físicas, culturales, económicas, sociales, etc., que rodean a las personas. Diccionario de la Lengua Española Real Academia Española Edición XXI, 1992

29 Medio ambiente Límites indefinidos Multidisciplinario Aspectos sociales, económicos, políticos Relación con calidad y salud y seguridad ocupacional

30 Medio ambiente No hay interpretación técnica única de los problemas. Están sujetas a subjetividades (posiciones éticas, morales, etc. Está contaminadas por aspectos políticos y económicos.

31 Medio ambiente preocupación de de la la población, cambios políticos presión ambiental sobre las empresas

32 Normas ISO Una serie de normas para sistemas de gestión ambiental. Lineamientos para desarrollo e implementación voluntaria de principios de SGA. Aplicable a cualquier organización, con independencia del tamaño, tipo y nivel de madurez. Las normas no pretenden reemplazar los requisitos legales.

33 Sistema de gestión ambiental Parte del sistema de gestión de la organización usado para desarrollar e implementar su política ambiental y gestionar sus aspectos ambientales Cláusula 3.8, ISO 14001:2004

34 MODELO INDUSTRIAL TRADICIONAL MATERIA PRIMA ENERGIA PROCESO DE FABRICACION PRODUCTO RESIDUOS AIRE AGUA SUELO

35 MODELO INDUSTRIAL LIMPIO MATERIA PRIMA ENERGIA PROCESO DE FABRICACION PRODUCTO RECUPERACION TRATAMIENTO RESIDUOS AIRE AGUA SUELO

36 ETAPAS DE LA EVOLUCION DE LA GESTION AMBIENTAL REACTIVO RESPONSABLE PROACTIVO COMPETITIVO Resistencia a cumplir hasta ser obligado Cumplir con la normatividad ambiental y sanitaria Administrar los aspectos ambientales, inclusive algunos no regulados Administrar los aspectos ambientales con un enfoque competitivo

37 ISO 14001:2004 salida Revisión n por la Dirección Actuar Actuar Mejora continua Planificar Planificar Hacer Hacer Política ambiental Verificar Verificar Planificación Verificación y acciones correctivas Implementación y operación

38 MEJORAMIENTO CONTINUO REVISION POR LA GERENCIA POLITICA AMBIENTAL VERIFICACION Y ACCIONES CORRECTIVAS Monitoreo No conformidades Acciones correctivas y prevent. Registros Auditorías del sistema MODELO SGA ISO PLANIFICACION Aspectos Ambientales Requerimientos legales Objetivos y metas Programas de gestión IMPLANTACION Y OPERACION Estructura y Responsabilidades Entrenamiento, Competencia Comunicaciones Documentación Control operacional Preparación y respuesta emergencias

39 TALLER ASPECTOS AMBIENTALES (20 min)

40 GESTION EN SEGURIDAD INDUSTRIAL, SALUD OCUPACIONAL Y RIESGOS LABORALES

41 GESTIÓN N EN SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y RIESGOS LABORALES Ignorar la Gestión de la Salud Ocupacional y la Seguridad, tiene dos tipos de consecuencias: Humanas Financieras: * para la organización * para el individuo

42 COSTOS PARA LA ORGANIZACIÓN EL EFECTO ICEBERG SALARIOS, COSTOS MEDICOS, REEMPLAZOS PRIMAS DE SEGUROS. REPARACIONES, PRODUCCIÓN INVESTIGACIÓN SANCIONES DE LEY IMAGEN PUBLICIDAD NUEVOS CLIENTES CONFIANZA DEL MERCADO

43 COSTOS PARA EL INDIVIDUO Costo del tratamiento Pérdida del salario Costo de vida más alto (alojamiento y transporte especial) La indemnización no siempre compensa estas pérdidas

44 Históricamente, los grandes desastres son resultados de fallas de gestión: Trabajo bajo presión Incrementar la fatiga No capacitar Ignorar la falta de experiencia Fallar en comunicación Falta de motivación del personal

45 Cada vez mas, la seguridad y salud ocupacional es apreciada como: Un beneficio directo para la organización. Algo que interesa tanto a clientes como a público en general. Como una condición contractual Un reflejo de cambio cultural en la Gestión de la mejora y de las condiciones laborales de los empleados.

46 La Seguridad y Salud Ocupacional NO PUEDE ser administrada sólo a través s de: * Reglamentos * Individuos * Sentido Común Se ha demostrado que la Salud Ocupacional y Seguridad necesitan ser administradas a través de herramientas de gestión proactivas.

47 HERRAMIENTAS DE GESTION PROACTIVAS Identificación n de riesgos Establecimiento de controles Definición n de responsabilidades Capacitación n y concientización Monitoreo de resultados, inspecciones y auditorias Revisiones sistemáticas ticas del sistema

48 DESARROLLO DE LA NORMATIVIDAD EN SISTEMAS DE GESTION 1987/94-00 ISO /04 ISO BS OHSAS Sistemas integrados de Gestión

49 Mejora continua Revisión n por la Dirección Actuar Actuar Planificar Planificar Hacer Hacer Revisión inicial Política ambiental Verificación y acciones correctivas Verificar Verificar Planificación Implementación y operación

50 4 Requisitos del sistema de gestión n en S & SO Requisitos Generales Planificación Implementación n y Operación Verificación n y Acción n Correctiva 4.2 Política de S & SO 4.6 Revisión por la Gerencia Para identif. de peligros, eval. control de riesgos Requisitos Legales y Otros Objetivos Programa (s) de Gestión n en S & SO Estructura y Responsabilidad Entrenamiento, concientización y competencia Consulta y Comunicación Documentación Control de Documentos y Datos Control Operativo Preparación n y respuesta ante emergencias Medición n y seguimiento del desempeño Accidentes, incidentes, no confor. y acciones correctivas y preventivas Registros y su admón. Auditoría

51 TALLER RIESGOS OCUPACIONALES (20 min)

52 Normas de gestión Objetivos fundamentalmente económicos Actores distintos de acuerdo a su naturaleza

53 INTEGRACION DE SISTEMAS DE GESTION

54 Normas compatibles Requisitos Comunes Componentes del sistema de gestión Requisitos Específicos Calidad Ambiental S y SO

55 Modelo de sistema integrado RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION Y LIDERAZGO RECURSOS PARTES INTERESADAS POLITICA OBJETIVOS METAS PLANIFICACION E IMPLEMENTACION GESTION DE LOS PROCESOS MEDICIONES COMUNICACION E INFORMACION REVISION POR LA DIRECCON Y PLAN DE MEJORAS

56 Estrategias para integrar sistemas de gestión

57 Principios de gestión de la calidad 1. Enfoque al cliente 2. Liderazgo 3. Participación n del personal 4. Enfoque basado en procesos 5. Enfoque de sistema para la gestión 6. Mejora continua 7. Enfoque basado en hechos para la toma de decisión 8. Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor

58 Enfoque basado en procesos Un resultado deseado se alcanza más s eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso.

59 Qué es un proceso? Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, an, las cuales transforman entradas en salidas ( ISO 9000:2000 )

60 Qué es un proceso? ENTRADA SALIDA

61 Características de un proceso Salida

62 Características de un proceso Salidas SALIDA CONCRETA FLUJO DE DE SALIDA Tornillo estampado Flujo de tornillos ( por mes) Seminario realizado Flujo de seminarios (5 al año)

63 Características de un proceso Cliente Cliente: organización o persona que recibe un producto. (ISO 9000:2000)

64 Características de un proceso CLIENTES REQUISITOS La sección de roscado Tornillos estampados dentro de tolerancia. Los asistentes al seminario. Sala con aire condicionado.

65 Características de un proceso Proveedor Proveedor: organización n o persona que proporciona un producto. ( ISO 9000:2000 )

66 Características de un proceso Proveedores La fabrica de barras de acero. El hotel que renta la sala.

67 Características de un proceso Intervinientes 1. La sección n estampado. 2. El instructor.

68 Características de un proceso Secuencia de actividades

69 Características de un proceso Recursos

70 Características de un proceso Recursos Consumibles Amortizables Acero SAE Máquina estampadora Apuntes entregados. Retroproyector.

71 Características de un proceso Indicadores Indicador global del proceso Indicador parcial del proceso.

72 Características de un proceso indicadores EFICACIA EFICIENCIA % de tornillos fuera de tolerancia. Toneladas acero/toneladas de tornillos estampados. Nº de jornadas sin Aº Aº en el mes de Julio. Cantidad de apuntes copiados/ asistentes a cada seminario.

73 Control de un proceso Hacerlo ocurrir tal y como queremos que ocurra. 1. Definir la forma de ejecutar el proceso. 2. Ejecutar las actividades del proceso 3. Comprobar que el proceso se desarrolla según n lo previsto. 4. Garantizar la repetitividad del proceso.

74 Mejora de un proceso Mejorarlo una vez que lo hemos hecho ocurrir. Cambiar la forma en que queremos que ocurra un proceso. Esta mejora se debe reflejar en los indicadores del proceso. Mejoras estructurales. Mejoras en el funcionamiento.

75 Mejora de un proceso A P 1. PLANIFICAR. 2. HACER. V H 3. VERIFICAR. 4. ACTUAR

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77 Descripción n de los PROCESOS SPECTOS H,S,E,Q,S,F,.. RIESGOS H,S,E,Q, PROVEEDORES ENTRADAS RECURSOS RH Infraestructura Amb. de trabajo Financieros Etc. PROCESOS Actividades de P. H. V. A. SALIDAS PRODUCTOS Y SERVICIOS DESEADOS Y NO DESEADOS DOCUMENTOS Y REGISTROS Requisitos y Expectativas CLIENTES Y PARTES INTRERESADAS OTROS PROCESOS O EXTERNOS CONTROLES Indicadores de Gestion y de resultados OTROS PROCESOS O EXTERNOS

78 Implementando el enfoque basado en procesos 5.1 Identificación de los procesos de la organización 5.2 Planificación de los procesos 5.3 Implementación y medición de los procesos 5.4 Análisis de los procesos 5.5 Acciones correctivas y preventivas de los procesos Hector V. Garzón Granados

79 Implementando el enfoque basado en procesos 5.1 Identificación de los procesos de la organización Definir el propósito de la organización Definir la política y el objetivo de la organización Determinar los procesos en la organización Determinar la secuencia de los procesos Definir los dueños de los procesos Definir la documentación de los procesos

80 Implementando el enfoque basado en procesos 5.2 Planificación de los procesos Definir las actividades en los procesos Definir los requisitos de medición Definir los recursos necesarios Verificar la definición del proceso Hector V. Garzón Granados

81 Implementando el enfoque basado en procesos 5.3 Implementación y medición de los procesos 5.4 Análisis de los procesos 5.5 Acciones correctivas y preventivas de los procesos Hector V. Garzón Granados

82 CARACTERIZACION ASPECTOS RECURSOS? (Materiales/Equipos Herramientas, Tecnologia etc) CON QUIEN? (Competencias Habilidades Experiencia Conocimientos) RIESGOS PROVEED. Otros Procesos internos o Proveed. externos INPUTS Los que se transforman PROCESOS ACTIVIDADES DE P H V A OUTPUTS Productos Servicios Deseados y no deseados CLIENTES Y PARTES INTERESADAS Otros Procesos Internos o Partes Intere sadas externas COMO? (Procedimientos, Registros Instructivos, Guías as,, etc.) QUE RESULTADOS? (Indicadores de Gestión y de resultados)

83 TALLER CARACTERIZACION INTEGRAL DE PROCESOS (20 min)

84 CONCLUSIONES

85 MUCHAS GRACIAS