GESTIÓN DOCUMENTAL. Cartilla sobre el manejo del documento desde su concepción hasta su disposición final

Transcripción

1 GESTIÓN DOCUMENTAL Cartilla sobre el manejo del documento desde su concepción hasta su disposición final

2 Alcalde Mayor de Bogotá D.C. GUSTAVO PETRO URREGO Secretario General (E) JOSE ORLANDO RODRÍGUEZ GUERRERO Subdirectora Gestión Documental MARIELA ÁLVAREZ RODRÍGUEZ Creación, conceptualización y textos LUZ STELLA PÉREZ SIERRA Profesional Universitario CARLOS ALBERTO MINOTTA MONCADA Profesional Especializado Subdirección de Gestión Documental Diseño, Diagramación, e Ilustraciones: Oscar Leonardo Cosma Fonseca Diego Andrés Forero Hernández Dirección Distrital de Desarrollo Institucional Bogotá D.C Secretaría General

3 PRESENTACIÓN Para la Subdirección de Gestión Documental es importante presentar a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. la Cartilla de Gestión Documental, herramienta que tiene el propósito de orientar mediante conceptos, ilustraciones y un lenguaje sencillo el contenido del proceso sobre el manejo del documento desde su origen hasta su disposición final. Esperamos que esta herramienta que llega a ustedes en edición digital, contribuya al logro de los objetivos de la entidad, facilite la ejecución de las funciones de los servidores que la integran y sea consecuente con los cambios que se proponen a nivel nacional, sobre la racionalización del uso del papel en pro del medio ambiente. Gestión Documental

4 A partir de la segunda guerra mundial el mundo comienza a plantear problemas por la explosión informativa y la producción masiva de documentos. En los años 50 Estados Unidos desarrolla la gestión de documentos, Europa y el resto del mundo comienzan a adaptarla a sus administraciones. En Colombia se contempla por primera vez el término en el Reglamento General de Archivos - RGA con el Acuerdo 07 de 1994 del Archivo General de la Nación - AGN. Secretaría General

5 En el 2000 la Ley 594 Ley General de Archivos determina la función archivística del Estado, las normas que exigen a las entidades públicas y sus funcionarios la responsabilidad frente a los documentos conformando archivos a partir de conceptos como: Archivo total: archivos de gestión, central e histórico. Ciclo vital del documento: producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final. La Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. a través de los decretos 176 de 2010, 651 y 652 del 2011 y la Norma Técnica Distrital-Sistema Integrado de Gestión - NTD,SIG 001:2011 articula, crea, adopta y define requerimientos para la implementación de un Sistema Integrado de Gestión (SIG) que incluye un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA) que hacen de esta cartilla un elemento importante como soporte de este Subsistema. Gestión Documental

6 TABLA DE CONTENIDO GESTIÓN DOCUMENTAL: (ORIENTACIÓN SOBRE CONCEPTOS GENERALES) PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS: RECEPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS: DISTRIBUCIÓN: TRÁMITE DE LOS DOCUMENTOS: Secretaría General

7 5. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS: CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS: BIBLIOGRAFÍA: Gestión Documental

8 GESTIÓN DOCUMENTAL (ORIENTACIÓN SOBRE CONCEPTOS GENERALES) Qué es Gestión Documental? Comprende el ciclo de vida completo de los documentos, desde su creación hasta su disposición final y las tareas que durante este ciclo permiten la planificación, manejo y organización que facilitan su uso y conservación. Dentro de este concepto coexisten los archivos de Gestión, Central e Histórico y los procesos de Producción, Recepción, Radicación y Digitalización, Distribución, Trámite, Organización, Consulta, Conservación y Destino final, aplicando el concepto unificado de Archivo Total considerando los criterios de racionalidad e integridad. Archivo de Gestión: Reúne los documentos en trámite en cada dependencia. Son de uso y consulta permanente por su valor administrativo. Archivo Central: Reúne los documentos de los archivos de gestión transferidos una vez finalizan su trámite y se cumpla el tiempo de retención establecido en las TRD. Son de consulta frecuente. Archivo Histórico: Es la documentación del archivo de gestión y/o central que el Comité de Archivo acordó conservar, permanentemente, por su valor para la investigación, la ciencia y la cultura. Se conservan también documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación. Por qué un Sistema de Gestión Documental 99 Impacta los procesos internos de La Secretaría General 99 Se tiene información disponible permanentemente 99 Facilita la toma de decisiones 99 Brinda elementos que incrementan la eficiencia en las actividades 99 Da oportunidad en el servicio al cliente 99 Concentra la información en un solo sitio y facilita su portabilidad 99 Propicia un escenario para el ahorro de papel 8 Secretaría General

9 Demos un vistazo a elementos importantes 1. Sistema Integrado de Gestión El decreto 651 de 2011 plantea el Sistema Integrado de Gestión como un instrumento de fortalecimiento de la función administrativa de los organismos y entidades del Distrito Capital. Es una herramienta de gestión sistemática y transparente compuesta por un conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos que garantizan un ejercicio articulado, armónico para dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Estará compuesto por 8 subsistemas dentro de los cuales está el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo - SIGA. 2. Documento Electrónico, Gestión electrónica de los documentos, Gestión del documento electrónico Diferenciemos estos conceptos 99 Documento electrónico: contenido integrado en un archivo informático mediante un programa de computador (software) que es generado, comunicado y archivado en medios electrónicos y en éstos permanece durante su ciclo vital. 99 Gestión electrónica de los documentos: Es la aplicación o uso de la informática en la producción, transmisión, conservación y uso de los documentos que se tramitan en el desarrollo de las actividades de la entidad. En esta orientación un documento puede ser gestionado por medios electrónicos, donde la informática es un medio para producirlo independiente del soporte en el cual se registre. Gestión Documental 9

10 99 Gestión del documento electrónico: Se refiere a la aplicación de los principios de la gestión documental al manejo del documento electrónico. Aquí el documento se gestiona completamente en ambientes electrónicos sin materializarse en papel. Actualmente en la Secretaría General tenemos los medios para realizar la gestión electrónica de los documentos soportados en el aplicativo SIGA, el aplicativo del Sistema de Gestión de Calidad y las herramientas ofimáticas a disposición de los servidores. En cuanto a la Gestión del Documento Electrónico, se cuenta con herramientas, pero aún no existe una plataforma que permita la validez legal del documento electrónico. En estos momentos se está trabajando para llegar a este escenario ideal. 3. Sistema de Información SIGA: El SIGA es un activo informático estratégico de la Secretaría General debido a la naturaleza de la información que se maneja y que está consignada en la base de datos de este aplicativo. Está conformado por dos grandes módulos: 9 9 Módulo de correspondencia: tiene la funcionalidad de realizar la gestión de documentos, ya sean entradas, salidas o internos. De acuerdo con el tipo de trámite se generan las alarmas, las notificaciones y todos los procesos pertinentes que se realizan sobre un documento. 10 Secretaría General

11 99 Módulo de archivo: En este se encuentra la información estructurada y organizada de los archivos de Gestión y Central manejados por dos submódulos organizados de acuerdo a las series, subseries y tipos documentales consignados en las respectivas Tablas de Retención Documental (TRD) de cada dependencia. 4. Expediente: Es un conjunto de documentos producidos y recibidos como resultado de diferentes actuaciones administrativas orientadas a resolver un determinado asunto o trámite administrativo. Gestión Documental 11

12 1. PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Qué es? Es el proceso que genera los documentos en cada institución durante la ejecución de sus funciones. Tenga en cuenta que Este proceso comprende los temas de creación y diseño de formatos respetando la normatividad archivística emanada del AGN, la Dirección Archivo de Bogotá, Norma ISO, específicamente la y el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación - ICONTEC. Los formatos actualizados deben estar en el Listado Maestro Control de Registros y hacer el debido trámite para ser incluidos en la TRD. 12 Secretaría General

13 Cómo producirlos? El procedimiento para esta gestión se encuentra en el Sistema Integrado de Gestión (SIG) en los Procedimientos Básicos de la Norma el PR-002. Los gestores y personas autorizadas deben hacer la solicitud por el aplicativo Sistema Integrado de Gestión y seguir lineamientos para el trámite correspondiente. Directrices Se debe tener en cuenta el manual de identidad visual según el decreto vigente para cada administración distrital. Para la actual consultar Decreto 52 de Existen documentos que son producidos por cada dependencia de acuerdo a su función. Hay otros formatos que son especiales o de uso común en la entidad como son: Actas, Circular, Oficio o comunicación oficial externa, Memorando o comunicación oficial interna, Decreto, Directiva y Resolución. Gestión Documental 13

14 Demos un vistazo ACTA: Comunicación en la que se describe la memoria de lo que sucede, acuerda, y debate en una reunión. Ver Listado Maestro de Formatos FT-008. OFICIO O COMUNICACIÓN OFICIAL EXTERNA: Tiene como objetivo transmitir un mensaje, también se utiliza para contestar comunicaciones oficiales, dar información, hacer solicitudes fuera de la entidad dirigidas a personas naturales y/o jurídicas según sea el caso. Ver Listado Maestro de Formatos, FT-012. MEMORANDO O COMUNICACIÓN OFICIAL INTERNA: Se utiliza para informar, dar orientaciones, pautas, hacer solicitudes, aclaraciones, al interior de la entidad referente a la gestión de la misma. Ver Listado Maestro de Formatos, FT-011. Existen otros documentos que por su importancia y manejo vale la pena mencionar y que hacen parte de los denominados Actos Administrativos, donde se consigna la expresión de la voluntad de una autoridad pública en ejercicio de la función administrativa, cuya consecuencia es producir efectos jurídicos sobre la situación de las personas. Son actos administrativos los siguientes documentos: 14 Secretaría General

15 DECRETO: A través de este documento, la primera autoridad del Distrito (alcalde) decide sobre los asuntos de su competencia de acuerdo a la ley. Ver Listado Maestro de Formatos, FT-604. RESOLUCIÓN: Aquí se expresa la voluntad de la administración pública para causar efectos jurídicos. Tiene carácter general, obligatorio y permanente. Ver Listado Maestro de Formatos, FT-786 ; FT-313 DIRECTIVA: Forma de comunicación que se envía para orientar sobre políticas, tareas, procedimientos o acciones que hay que abordar y que su realización está calculada a través de cronogramas, metodologías, programaciones, etc. Las acciones a emprender conllevan normas que pueden ser técnicas o administrativas y a nivel nacional o específico, según el grado de aprobación. Ver Listado Maestro de Formatos FT-152, FT-785. CIRCULAR: Comunicación interna o externa que informa sobre actividades de la entidad, normas, políticas, cambios, temas y va dirigida a varios destinatarios. Ver Listado Maestro de Formatos el FT-020. Todos los podemos encontrar en el Listado Maestro de Formatos Gestión Documental 15

16 2. RECEPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS Este proceso hace referencia a El conjunto de actividades donde se efectúa la admisión de los documentos remitidos por las diferentes dependencias, organismos del distrito, de otras entidades públicas o privadas y de la ciudadanía en general. Es importante saber que: Cada comunicación oficial que ingrese dentro del sistema SIGA, tiene un consecutivo (Radicación) como componente importante que la identifica y se clasifican como comunicaciones internas, recibidas o enviadas (Ver Condiciones Generales, procedimiento PR-049). Para la radicación de las comunicaciones se cuenta con puntos establecidos en las diferentes sedes donde funciona la Secretaría General, con recorridos internos por parte de la empresa externa contratada para esta actividad. Los documentos anexos a las comunicaciones deben venir debidamente foliados en condiciones adecuadas y cumpliendo los requisitos normativos y lineamientos establecidos. 16 Secretaría General

17 Qué debemos hacer? Para el ingreso de las diferentes comunicaciones se realizan actividades y tareas que se detallan en la descripción del procedimiento PR-049. Recepción y revisión Radicación Ingreso de la información Digitalización de los documentos Organización de la correspondencia para distribuir Recuerde que: Las dependencias deben considerar los tiempos de los recorridos para que den prioridad a las comunicaciones que deben enviar, según el vencimiento de los términos y otros factores que permitan una pronta entrega. Las dependencias no deben radicar comunicaciones fuera de los recorridos. Una vez la información ha sido ingresada dentro del sistema se puede consultar en línea. Los servidores que radican las comunicaciones oficiales deben revisar los documentos, proporcionar la información pertinente y orientar a las personas cuando las comunicaciones no sean para la Secretaría General, los documentos no vengan con las especificaciones requeridas o necesiten orientación sobre trámites que requieren. Y los llevados a mano, dónde los dejamos? Los usuarios internos deben diligenciar el formato FT Igualmente, en la copia de la comunicación, deben ir la fecha, nombre y apellido de la persona que se hace cargo del documento. Recuerde que la información debe brindarse adecuadamente! Gestión Documental 17

18 3. DISTRIBUCIÓN La distribución tiene que ver con las actividades que aseguran y avalan que los documentos sean entregados a sus destinatarios PR Cuáles son estos destinatarios? Internos: Son las diferentes dependencias que gestionan dentro de la Secretaría General. Externos: Son todos aquellos que no pertenecen a la Secretaría General (Entes oficiales y privados de orden local o nacional y los ciudadanos en general). Siempre debe haber una constancia del recibo de las comunicaciones. 18 Secretaría General

19 Cómo se hace la distribución de las comunicaciones externas? Se ingresa la dirección al aplicativo SIGA y éste la zonifica automáticamente. Las comunicaciones son enviadas con el personal de la empresa externa contratada para esta actividad. Qué hacer cuando no se puede entregar la comunicación... Se puede verificar que la dirección es la correcta consultando con la dependencia que la envía para hacer la entrega en la dirección que corresponda. Cuando en el sitio no se encuentre ninguna persona se deberán realizar hasta tres visitas. Y las comunicaciones internas? Se hace la clasificación por dependencias y se dispone a la entrega en los diferentes recorridos, en los cuales además de entregarlas se recogen las que la dependencia deba enviar. Gestión Documental 19

20 4. TRÁMITE DE LOS DOCUMENTOS Los documentos producidos y recibidos por las dependencias son objeto de trámites administrativos, en concordancia con la normatividad vigente. Una vez recibidos los documentos qué se debe hacer? Se debe evaluar si amerita o no trámite. Cuando se deba entregar el documento al funcionario competente, se registra en el módulo del aplicativo SIGA que corresponde al reparto para el trámite correspondiente. Cuándo? Se presente un requerimiento de un ciudadano, entidad pública o privada. Por solicitud de una autoridad competente. Para cumplir con requisitos que ordene la legislación. Para obedecer a requerimientos de diferentes sistemas. Sea pedido por las diferentes dependencias. Otros que sean de competencia de cada dependencia. 20 Secretaría General

21 Importante El funcionario de la Dependencia basado en el derecho de turno y los tiempos de respuesta, analiza la solicitud. Se debe hacer acopio de la información necesaria para proyectar la respuesta y entregar a quien corresponda para su respectiva revisión. Cuando la solicitud no sea clara se debe ampliar y/o precisar el requerimiento. El documento y la respuesta debe archivarse de acuerdo a la serie, subserie o tipo documental al que pertenezca, siempre y cuando sea un documento de archivo. Gestión Documental 21

22 5. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Integra los procesos archivísticos de Identificación, Clasificación, Ordenación y Descripción de todos los documentos de la institución y las actividades orientadas para realizarlos. EXPLIQUEMOS CADA UNO DE ELLOS Identificación documental: Primera etapa que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas, funcionales y archivísticas de la entidad. Clasificación Documental: Hace parte de la organización donde se determinan las agrupaciones documentales (fondo, sección, series y asunto) que tienen como base la estructura orgánico-funcional de la entidad. Este proceso tiene una herramienta que facilita el desarrollo de esta actividad y es la TRD. SERIE: Grupo de unidades documentales de contenido y estructura homogéneos, producidos por un mismo sujeto productor como resultado de sus funciones. Ejemplo: ACTAS. SUBSERIE: Unidades documentales que hacen parte de una serie pero por su contenido y características específicas, se identifican separadamente. Ejemplo: Actas Subcomité de autocontrol. Las TRD son listados de SERIES y SUBSERIES con sus respectivos tipos documentales, a las que se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del CICLO VITAL de los documentos pr-048. Son fundamentales para la organización de los documentos en las diferentes fases de archivo (gestión, central e histórico) ya que facilita su manejo, control y acceso mediante los tiempos de retención en ella acordados, garantizando la selección y conservación de los documentos que son de carácter permanente. También contribuye a regular las transferencias en las diferentes fases de archivo. Las dependencias de la Secretaría General actualmente cuentan con las TRD, aprobadas en octubre del año Secretaría General

23 Ordenación documental: Es el lugar físico en que se sitúan los documentos dentro de las series y en el orden inicialmente acordado. Descripción Documental: Es la explicación resumida del contenido del documento previo análisis del mismo. En éste se deben diseñar instrumentos para recuperar la información, como son: guías, inventarios, catálogos e índices, que deberán ser actualizados permanentemente. Cómo organizar los documentos La clasificación se inicia con la apertura e identificación de las cajascarpetas las cuales deben reflejar las series y subseries señaladas en la TRD para cada dependencia. Los tipos documentales que integran las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control. No olvide que para foliar los documentos se debe usar un lápiz No. 2, respetar el orden natural y registrar el número en la margen superior derecha. Gestión Documental 23

24 Para la ordenación, ubique los documentos de cada expediente utilizando caja-carpetas cuyo contenido no sobrepase su capacidad de 200 folios máximo. La caja-carpeta debe identificarse de la siguiente manera: Dep: Dirección Jurídica Distrital Serie: PROCESOS Subserie: Procesos Judiciales Nombre del expediente: Armando Rozo Sánchez Fecha Inicial: Fecha Final: Folios: Caja: 1 Carpeta: 1 Tomo: N. A Éstas se colocan a su vez en Cajas X-200 y d) Cajas X-300 que se identifican de la siguiente manera: Fondo SECRETARIA GENERAL U. ADM DIRECCION JURIDICA SERIE SUBSERIE CARPETAS DEL No. AL FECHAS EXTREMAS A CAJA No. DEPÓSITO No. 24 Secretaría General

25 En el mobiliario de oficina, mediante un rótulo, se identificarán las series y/o subseries que reposan en el mismo, como a continuación se ilustra: FONDO: SECRETARÍA GENERAL ALCALDIA MAYOR DE BOGOTÁ D.C. UNIDAD ADMINISTRATIVA: NOMBRE DE LA OFICINA SERIE (S): (Como se identifica en la TRD) IMPORTANTE! Mantener actualizado el FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL (FUID) FT-018. Las transferencias primarias y secundarias deben efectuarse de conformidad con lo estipulado en la TRD y elaborar plan-cronograma PR-052. Los documentos de apoyo no se registran en la TRD PR-048. Gestión Documental 25

26 6. CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS Es la acción que se realiza para acceder al contenido de la información de uno o varios documentos. Cuándo consultar los documentos? Una vez se inicia el ingreso de los documentos en el SIGA, dependiendo de los permisos que tenga el usuario de la Secretaría General puede acceder a la información que se requiera en la base de datos. SIGA CORRESPONDENCIA. Cada encargado del archivo de gestión de la dependencia respectiva es quien puede gestionar el préstamo de los documentos y el control de los mismos. El acceso se realiza mediante el FUID FT-018. Se atienden las solicitudes de consulta, préstamo y devoluciones de los documentos que se encuentran bajo la custodia del Archivo Central de la Secretaría General PR Secretaría General

27 Cuando se generan transferencias documentales igualmente se puede acceder a la información al SIGA ARCHIVO, a partir del momento que ingresan a éste. Cómo se solicitan los documentos? Para la consulta y préstamo de documentos se puede: Por medio de memorando FT-011 del jefe de la dependencia solicitante. Por medio del formato: Solicitud De Documentos cada vez que se presente una consulta o préstamo de documentos en la dependencia FT-021. Recuerde que: Todo usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado colombiano) tiene derecho de acceder al contenido de los documentos de archivo. Los funcionarios no pueden destruir los documentos de archivo y cuando tengan carácter confidencial, el acceso estará sujeto a las respectivas autorizaciones. Tenga en cuenta éstas y otras disposiciones contempladas en el Código Disciplinario Único, Ley 734 de 2002, artículo 34. Se debe tener estricto cuidado en el manejo de los documentos con el fin de prevenir su deterioro. Gestión Documental 27

28 7. CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Este proceso contiene las disposiciones de índole preventiva y/o correctiva, dirigidas a garantizar la integridad del documento física y funcionalmente sin cambiar o modificar su contenido. Dónde o cuándo aplica? En las diferentes fases del recorrido del documento como son: la correspondencia, distribución, archivo de gestión, archivo central y archivo histórico. Es importante la debida señalización en los lugares por donde éste transita o reposa. Cada dependencia tiene bajo su responsabilidad el equipo, mobiliario y unidades de conservación destinados a su archivo de gestión. Y cómo evito el deterioro? Restrinja el uso de material metálico. Evite la perforación, el doblado de documentos, el uso de cinta pegante, anotaciones en originales, amarrar con pita los documentos, señalizar con marcadores o resaltadores. 28 Secretaría General

29 Prevea el espacio suficiente. Solicitar a la empresa externa contratada que: Utilice carpetas de prolipropileno para llevar los documentos en los recorridos internos de la correspondencia. Use embalajes resistentes y rígidos para el manejo de la correspondencia externa. Para conservar Según el procedimiento del proceso Acopio, procesamiento técnico y servicio de la documentación permanente y de interés de la ciudad, PR-243 se deben realizar las siguientes actividades: Limpie los documentos Sanee el ambiente Disponga físicamente la documentación en depósitos Prepare los documentos para procesos técnicos Almacene los documentos Diagnostique la documentación a intervenir Conserve y restaure Digitalice y microfilme unidades documentales Haga control de calidad En cuanto almacenamiento y conservación que tiene que ver con áreas locativas, equipo, mobiliario y unidades de conservación consulte el Acuerdo AGN No.149 de Gestión Documental 29

30 8. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS Es la selección de los documentos dirigida a su conservación temporal, permanente o su eliminación en cualquier fase del ciclo vital gestión, central, histórico-. Se fundamenta en lo que se determinó en las TRD. Finalmente qué pasa con los documentos? Dentro de las TRD formato FT en la columna disposición final está consignada qué tipo de conservación tendrá la serie o subserie y están definidos los tiempos de retención de las mismas. Conceptos importantes: Para evitar el deterioro del documento original cuando es de conservación permanente se deben adoptar otras formas de reprografía, como son: Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. Digitalización: Reproducción de la información que se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) a un medio digital. 30 Secretaría General

31 Testigo documental: Formato que registra en el documento del que se extrae el material (plano, fotografía, medios magnéticos,etc.) el lugar donde va estar archivado para su consulta. Igualmente, este material lleva los datos del documento de dónde fue extraído FT-677. Cuándo eliminar expedientes? En los archivos de gestión esta decisión es válida, según la valoración que se haya hecho de la serie que determinará la unidad administrativa que conserva el original. La eliminación total del documento resulta de la disposición final señalada en las TRD cuando los documentos pierden sus valores primarios y secundarios y no se requiere ningún tipo de conservación. Para este procedimiento se hace necesario el aval del Comité de Archivo y un levantamiento de acta y determinación de la eliminación. Gestión Documental 31

32 La selección documental Es la escogencia de una muestra respresentativa de documentos pertenecientes a una serie o subserie donde no se hace necesaria la selección de toda la documentación para la conservación permanente y su justificación está definida en las TRD. La conservación total Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente por su disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen desarrollo, procedimientos, estructura y políticas de una entidad productora y son un testimonio de su actividad y su legado. Igualmente, se convierten en documentos con un valor patrimonial e histórico. Son herramientas importantes para la investigación, la ciencia y la cultura. Estos son trasladados al archivo histórico a través de las transferencias secundarias, los cuales podrán ser consultados una vez estén organizados y disponibles para el usuario. 32 Secretaría General

33 BIBLIOGRAFÍA FONSECA Patricia, CALA Rosa Margarita y GALARZA Mauricio Andrés. Tablas de retención documental para las entidades distritales. Guía para elaboración, presentación, aprobación, aplicación, seguimiento. Bogotá: Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá. Archivo de Bogotá, p. GUÍA PARA LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN EN LA SECRETARÍA GENERAL, ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C. Bogotá: Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá. (documento sin publicar). NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1. Generalidades. Bogotá: ICONTEC, Archivo General de la Nación, p. PRODUCCIÓN Y ELABORACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS: MANUAL DE ESTILO. Bogotá: Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, p. RODRÍGUEZ BAQUERO, Luis Enrique. Gestión documental enfocada a procesos: orientaciones metodológicas. Bogotá: Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá. Archivo de Bogotá, p. TRIANA TORRES, Jorge William. Manual de Archivística primera fase: guía para la implementación de un programa de gestión documental. Bogotá: Archivo General de la Nación de Colombia, p. ZAPATA CÁRDENAS, Carlos Alberto. Gestión de archivos y documentos electrónicos. En: Revista DE MEMORIA DEL ARCHIVO DE BOGOTÁ, n 1, 2012, pp Gestión Documental 33

34 Esperamos que esta cartilla sea una herramienta valiosa que, de una manera fácil y entretenida, sirva a muchos para descubrir que el documento, su creación, su gestión y la información, se entrelazan armónicamente en un concepto que cada día cobra más importancia y significación para el crecimiento de las instituciones como es el de Gestión Documental. Los funcionarios de esta subdirección estamos siempre dispuestos para brindarles la información y orientación que sean necesarias. Igualmente, sus ideas y opiniones servirán para el enriquecimiento de esta cartilla. Los archivos son guías para andar el camino. Sus trazos contundentes y claros posibilitan confianza en el pensamiento, certeza en el corazón y aseguran un individuo capaz de transformarse a sí mismo y a su entorno. SECRETARÍA GENERAL