SECRETARIA DE FINANZAS

Transcripción

1 SECRETARIA DE FINANZAS

2 SECRETARÍA DE FINANZAS MISIÓN Contribuir a la consecución de los fines institucionales, mediante la administración de los recursos financieros de manera eficiente, confiable y transparente, con servicios de calidad al usuario, a través de personal competente y comprometido con los valores de la institución.

3 SECRETARÍA DE FINANZAS VISIÓN En el 2023, ser marco de referencia para las instituciones públicas de educación superior, en la administración y transparencia de los recursos financieros

4 SECRETARÍA DE FINANZAS DEPARTAMENTOS Contabilidad Convenios Cuotas y Colegiaturas Nómina Planeación Presupuestos Sistemas y Procesamiento de datos

5 SECRETARÍA DE FINANZAS VALORES Marco de referencia que orienta el comportamiento de los universitarios en la realización de sus actividades: Responsabilidad Social: Que la institución toma conciencia de sí misma y de su papel en el entorno. Responder a las necesidades del entorno de modo responsable, innovando, y generando soluciones de manera oportuna y pertinente, con un sentido ético. Calidad, Equidad y Justicia: Asumir plenamente los valores institucionales y sus principio, en cada una de las actividades universitarias, y reconocer y respetar los derechos humanos de todas las personas Respeto y Tolerancia: Indispensables para la colaboración y la coexistencia pacífica y armónica de la comunidad universitaria, para el logro de objetivos compartidos.

6 SECRETARÍA DE FINANZAS VALORES Dignidad: Respeto a la persona humana, comenzando consigo misma y en relación con los demás Honestidad: Constituye una condición fundamental para los vínculos de la comunidad universitaria y el logro de los objetivos institucionales Humildad: Virtud de los universitarios para reconocer sus éxitos y fortaleza, así como sus limitaciones y debilidades en el cumplimiento de sus funciones. Asumiendo que todo logro o resultado favorable será siembre perfectible si se realiza un mayor esfuerzo Libertad: Uso ético y responsable del derecho de expresión y acción a partir de las creencias y valores personales, que a la vez implica respetar el mismo derecho de otras personas.

7 SECRETARÍA DE FINANZAS COORDINACIÓN

8 "A SECRETARÍA DE FINANZAS A veces creemos que lo que hemos logrado es sólo una gota en el océano, pero sin ella el océano estaría incompleto" Madre Teresa de Calcuta Si buscas resultados distintos, no hagas siempre los mismo. Albert Eisten Los logros de una organización son los resultados del esfuerzo combinado de cada individuo. Vicen Lombardi

9 PRESUPUESTOS Ingresos

10 Objetivo: Alinear el ingreso Presupuestal con la Contabilidad para dar cumplimiento con los criterios establecidos por la Ley General de Contabilidad Gubernamental y las normas aprobadas por el CONAC.

11 Momentos Contables de Ingresos: Manual: Metodología para la determinación de los Momentos Contables de los Ingresos ESTIMADO: Es el ingreso aprobado por el H. Consejo Directivo Universitario. (a principio de año) MODIFICADO: Son las cantidades que se aumentan o disminuyen con base a las modificaciones al presupuesto estimado y que son autorizadas por el H. Consejo Directivo Universitario y/o la Comisión de Hacienda al final del ejercicio y/o dentro de los 2 meses siguientes al cierre del ejercicio.

12 Momentos Contables de Ingresos: Devengado o realizado: Cuando existe jurídicamente el derecho de cobro de los bienes y servicios que se prestan en el ente. En el caso de subsidios conforme al convenio establecido. (al emitir la factura) Recaudado: Refleja el cobro en efectivo o cualquier otro medio de pago de la venta de bienes y servicios, además de participaciones, aportaciones, recursos convenidos, y otros ingresos incluyendo los donativos por parte de la UASLP.

13 Solicitud de Programación de Ingreso Subtítulo primera línea y segunda línea Cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo de texto.

14 Conceptos de Recibos Se mostrará desde el SIIA Los conceptos para facturas están relacionados con las cuentas contables, es de suma importancia utilizar el correcto, por el contrario el ingreso se direccionará de manera errónea en la contabilidad.

15 Alta de nuevo concepto para Facturación Enviar concepto y precio a ginna@uaslp.mx Ext y 7752

16 Clasificador por Rubros de Ingresos Manual 71. Servicios académicos y educacionales: inscripciones, colegiaturas, cursos, congresos, asesorías, diplomados, trámites de nuevo ingreso, trámites de egreso, trámites de titulación, entre otros; Prestación de servicios profesionales a terceros: de investigación, de laboratorio, de administración, cuotas de recuperación clínica; Actividades empresariales y arrendamiento: producción agrícola y ganadera, ingresos de entidades auxiliares como la Librería, Tienda de Autoservicios, Papelería, Editorial, Arrendamiento y alguna otra cuota de servicio relacionadas con la actividad de la institución.

17 Clasificador por Rubros de Ingresos 83. Convenios firmados con entidades municipales, estatales o federales como consecuencia de investigación o prestación de servicios u otro acto cuando el financiamiento sea de fondos Federales, Estatales o Municipales que conlleve a aportaciones para los fines de la institución. (NO causan IVA) 94. Donativos: provenientes del sector público o privado, importe de los ingresos destinada para la atención de gasto de gestión o inversión de la Universidad. (especie o dinero)

18 Manuales Descargar manuales en:

19 SECRETARIA DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE CUOTAS Y COLEGIATURAS

20 Registro de ingresos por cursos de extensión SERVICIOS EDUCACIONALES: Curso (ejemplo: actualización, intersemestrales, de idiomas, etc.) Taller Congreso Seminario Simposio Reunión Jornadas Diplomado

21 Registro de ingresos por cursos de extensión FORMATO PARA PROGRAMACION DE PAGO:

22 Registro de ingresos por cursos de extensión Requisitos para la programación de Ingresos Cursos, Talleres, Congresos, Diplomados y Otros: Enviar Formato a la Secretaria de Finanzas, como mínimo 3 semanas antes de iniciar el cobro, con la siguiente información: Nombre de la Entidad Académica Concepto Periodo del Evento Fecha inicial y final de pago Indicar los Costos dependiendo de a quien este dirigido: alumnos, personal universitario o público en general

23 Registro de ingresos por cursos de extensión Requisitos para la programación de Ingresos Programación : a) SUO b) FONDO: 1152 c) FUNCION d) ACTIVIDAD e) PROYECTO f) OBJETIVO g) META h) RUBRO: 71 En el caso de los Diplomados de Nueva Creación, el número de ACTIVIDAD se gestiona en el Departamento de Contabilidad, enviando oficio de la Secretaria General donde indica que fue aprobado, al CP. J. Felipe Urbina Díaz de León (furbina@uaslp.mx)

24 Registro de ingresos por cursos de extensión FORMAS DE PAGO: El participante elegirá la forma de pago: en efectivo, por Depósito Bancario o Transferencia Bancaria En efectivo: El participante acudirá a cualquier Centro Recibidor (Locales y Foráneos)del Departamento de Cuotas y Colegiaturas a realizar el pago Depósito Bancario en Moneda Nacional: Banco: Banamex Cuenta: 501 Sucursal: 4536 Referencia: SUOnombredelparticipante

25 Registro de ingresos por cursos de extensión FORMAS DE PAGO Transferencia Bancaria en Moneda Nacional: Banco: Banamex CLABE: Referencia: SUOnombredelparticipante Transferencia Bancaria en DOLARES: Banco: Banamex Cuenta: Sucursal: 4536 SWIFT: BNMX MX MM CALBE:

26 Registro de ingresos por cursos de extensión FORMAS DE PAGO El participante entregará o enviará vía electrónica la Ficha de Depósito o el comprobante de Transferencia Bancaria a la Dependencia Académica y en el caso de requerir la Factura con datos fiscales, adjuntará también copia del RFC con datos completos (RFC, Nombre, Domicilio: calle, número exterior, número interior, colonia, código postal, Municipio o Delegación, Estado, País) La Dependencia Académica enviara diariamente al Departamento de Cuotas y Colegiaturas los comprobantes, mediante oficio, para la acreditación del ingreso y la elaboración de las Facturas.

27 Registro de ingresos por cursos de extensión Recepción de Pagos en las Instalaciones del Evento: Enviar a la Secretaria de Finanzas oficio con la petición del servicio, al menos 4 semanas antes del evento. Proporcionar al Departamento de Cuotas y Colegiaturas el equipo de computo requerido (laptop e impresora laser actual con los controladores instalados) por lo menos una semana antes ya que se programan y se instala el SIIA, en el Departamento de Sistemas y Procesamiento de Datos La(s) laptop deben contar con Sistema Operativo Vista o posterior, con las actualizaciones hasta el día de la entrega y con los permisos de Administrador del Equipo

28 Registro de ingresos por cursos de extensión FORMATO PARA PROGRAMACION DE PAGO:

29 Registro de ingresos por cursos de extensión Requisitos para la programación de Ingresos Posgrado: Enviar Formato a la Secretaria de Finanzas, como mínimo 4 semanas antes de iniciar el cobro, con la siguiente información: Nombre de la Entidad Académica Nombre del Programa Fecha de inicio y fin del Programa Fecha inicial y final de pago Indicar los Costos dependiendo del Nivel (nuevo ingreso, reingreso, tesista, etc.)

30 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SAN LUIS POTOSI SECRETARIA DE FINANZAS Depto. De Planeación. Procedimientos Administrativos de la Secretaria De Finanzas 26 de Mayo de 2014

31 OBJETIVO Revisar los Procedimientos Administrativos del Departamento de Planeación Referente al manejo del SIIA de Facturación Electrónica, Recibos de Caja, Ingresos, Justificación de Recibos al Cobro, Reportes, pero sobre todo precisar sobre puntos que no se están atendiendo correctamente al momento de la generación de las solicitudes de Facturas Electrónicas o recibos de caja e incluso en la justificación de recibos al cobro.

32 Elaboración de Recibos de Caja Los recibos de caja se generan por los siguientes conceptos: Becas. Pago de cuotas de empleados. Comprobación de gasto de un proyecto específico, (Traspaso en chequeras). Compra de material Renta de equipo. Pago de préstamos otorgados al personal. Devolución de pagos indebidos. Depósitos en garantía por renta de locales.

33 Elaboración de Recibos de Caja Imagen, gráfico o tabla del SIIA CUOTAS PRESTAMOS COMPROBACION PROYECTOS Los tipos de recibo están activos según los permisos del Usuario.

34 Elaboración de Recibos de Caja Al abrir la pantalla nos pedirá los datos, cabe mencionar que cuando el campo tiene el color beige al dar doble click despliega un catálogo de opciones a capturar dónde podemos buscar por clave o descripción. Por ejemplo: en la Dependencia Solicitante. Se ingresarán los datos como Lo va pidiendo el formato.

35 Elaboración de Recibos de Caja ORIGEN DE LA RAZÓN SOCIAL. S.U.O. Este dato ya existe en la base de datos general de la Universidad. El catalogo es elaborado por los departamentos ya establecidos. R.P.E. Este dato ya existe en la base de datos general de la Universidad. El catalogo es elaborado por el departamento de Recursos Humanos. EXTERNO. A diferencia de las anteriores este dato lo vamos capturando conforme se va requiriendo un nuevo cliente, como se describe en el manual del Usuario para el Sistema Informático de Solicitud de Recibos (Pág. 9-11). En caso de requerir alguna modificación en los datos, es el departamento de planeación financiera quien lo realizará en base a la documentación fiscal.

36 Elaboración de Recibos de Caja Se debe capturar el tipo de ingreso, el cual ya está ligado a la programación financiera, por este motivo algunas veces sólo aparece el concepto específico al tipo de recibo solicitado.

37 Elaboración de Recibos de Caja Para captura del comprobante de pago se ingresará como lo pide el formato, Debemos considerar lo siguiente: 1. Al capturar la referencia será la S.U.O. a la que se debe aplicar.

38 Elaboración de Recibos de Caja 2. El banco a donde fue depositado, (se puede desplegar el catalogo donde vienen todas las cuentas de la Universidad), por default está la cuenta concentradora (Banamex ) sin embargo, hay que revisar en el comprobante para capturar la cuenta correcta.

39 Facturación Electrónica. La facturación electrónica se genera en el SIIA, a solicitud de cada dependencia, por los ingresos generados por cada una, y de acuerdos a los conceptos dados de alta en el modulo de facturación electrónica.

40 Facturación Electrónica. Los tipos de facturación electrónica se pueden dividir de la siguiente manera: Factura Electrónica de Pago, son aquellos que se emiten por Subsidios, Convenios, Servicios, ventas o Apoyos en que la Universidad recibirá dinero a cambio de ellos. Factura Electrónica de AL COBRO, son aquellos que se emiten por Subsidios, Convenios, Servicios, ventas o Apoyos y en los cuales la Universidad recibirá dinero a cambio de ellos en una fecha posterior a la emisión. Factura Electrónica de Donativo. son aquellos que entregan a la Universidad sin recibir un bien o servicio a cambio, para apoyar alguna actividad específica. Las facturas correspondientes a proyectos, serán en base al convenio establecido. Después de haber dado de alta la Programación para solicitar la factura, entraremos al programa para capturar la solicitud de la factura.

41 Facturación Electrónica. Capturaremos al igual que en el recibo de caja el número de Dependencia y la Razón Social.

42 Facturación Electrónica. En los recibos de Donativo deberá especificarse para qué tipo de actividad se está otorgando

43 Facturación Electrónica. Para el detalle de la factura es necesario haber solicitado el alta del concepto en el Departamento de Presupuestos, esto con el propósito de ligarlo a la Programación. Buscaremos este concepto en el Tipo de Ingreso

44 Facturación Electrónica. Los conceptos dados de alta con clave 9000 son aquellos que se utilizan de modo esporádico, si va a ser una actividad o servicio continuo es recomendable solicitar al departamento de Presupuestos el alta de la misma, para su debida aplicación a la programación contable. ALTA POR PLANTILLA. Cuando los servicios que prestamos son repetitivos conviene descargar la plantilla para facturación que contiene los conceptos de nuestra dependencia, puede consultar el manual del Usuario en la página 53 a la 57, para hacer dicha descarga.

45 Facturación Electrónica. En el caso de facturas SIN I.V.A., En la plantilla de Recibos sin I.V.A. aparece una casilla para que los conceptos tengan la leyenda Servicios de extensión estos son los que la Institución presta a los alumnos o maestros. Al activar la casilla, en todos los conceptos aparecerá la leyenda.

46 Facturación Electrónica. NOTA: 1.- Los ingresos generados por cada dependencia, deben ser reportados al departamento de Planeación financiera al día Siguiente del Deposito, ya que al ser facturas electrónicas, estas se timbran inmediatamente al SAT, y actualmente hay un desfase entre el deposito y la emisión de la factura. 2.- Los ingresos deben quedar reportados y registrados en el ejercicio fiscal 3.- los ingresos del Ejercicio que no hayan sido reportados, no serán recibidos en el siguiente año, ni tampoco se les consideraran en su presupuesto. 4.- Las facturas por donativos en Especie, se emitirán solamente si la empresa Donante entrega una factura de los Bienes donados. 5.- El día de hoy se les liberará a los Administradores un reporte en el SIIA, de todas las Facturas Electrónicas generadas por su dependencia para que puedan tener una información completa de sus ingresos.

47 Facturación Electrónica. NOTA: 6.- La Facultad de Medicina, ya esta generando su propia Facturación electrónica, y solo nos reporta la justificación de las mismas. Esto hace mas eficiente la atención a los solicitantes de Facturas ya que se las pueden entregar al momento. 7.- Los pagos por servicios que las dependencias acepten mediante Vales de Despensa o Descuentos por Nomina, también deben ser reportados al departamento de Planeación para su facturación correspondiente y para que queden considerados en su presupuesto. Ejemplo: La facultad de Agronomía, ya lo esta trabajando así.

48 Depósitos bancarios Al dar de alta las fichas de los depósitos bancarios en la opción fichas es importante recordar que los datos que se capturan, son los que están en la información del depósito ingresado a la cuenta de la universidad. Los depósitos deben capturarse uno por uno sin ajustar la cantidad a la factura, si hubiera diferencias se deberá revisar que es lo que la genera. Únicamente se hará este ajuste cuando sea más de una factura por depósito y la suma de ellas de el total de la ficha.

49 Depósitos bancarios Capturar la fecha que tiene la ficha de deposito, y en los comprobantes de transferencia revisar la fecha de aplicación del pago. Reiteramos el cuidado que debemos tener al capturar la Referencia que deberá ser la S.U.O. a la que se aplicará el recurso. De igual forma viene el catálogo de cuentas de la Universidad con opción de búsqueda de la cuenta referida, en los comprobantes de depósitos puede encontrarse este dato. Solicitar a los cajeros del banco que en la Referencia pongan el número de a S.U.O. Y revisarlo que este correcto.

50 Método de pago. Se refiere a la forma en que pagaron el recurso a la Universidad, Cuando una factura se solicita Al Cobro, el cliente debe indicarnos de qué forma hará el pago a la Universidad, en caso de no hacerlo se capturará como No identificado.

51 Método de pago. Cuando la factura se solicita Pagada el mismo comprobante nos indica la forma en que se realizó el pago. Por ejemplo: Efectivo Cheque El dato de la cuenta que se debe capturar, son los últimos 4 dígitos de la primera serie.

52 Método de pago Transferencias: Cuenta cliente Cuenta U.A.S.L.P. El dato de la cuenta que se debe capturar, son los últimos 4 dígitos.

53 Reportes. Después de capturada la solicitud se debe imprimir, recabar firmas de autorización y entregar al departamento de Planeación financiera en 2 tantos, con los comprobantes de pago en original. y la documentación si la hay de donde se genera la solicitud de la factura, como son: Copia de los recibos internos entregados al cliente. Copia del convenio (solamente en la primer factura) Reportes de ventas. Se les solicita que envíen ORIGINALES de las fichas de deposito y NO copia. Cuando se capturan más de una solicitud, podemos solicitarlos en forma global, en la opción

54 Reportes Aparecerá el siguiente formato, en esta opción se pueden agrupar varias solicitudes capturados en el mismo día o elegir según los números de solicitudes que puedan ir en una sola relación, incluso de diferentes fechas.

55 Reportes Se debe capturar el tipo de ingreso, el cual ya está ligado a la programación financiera, por este motivo algunas veces sólo aparece el concepto específico al tipo de recibo solicitado.

56 Reportes El reporte generado será el siguiente, facilitando para los usuarios el recabar las firmas de autorización (además del ahorro de papel)

57 Justificación (Pago) de recibos al cobro. Al haber solicitado una factura Al cobro es necesario darle seguimiento hasta el pago de la misma. Una vez que es pagada, deberán justificarla, reportando al departamento de Planeación, recordemos que el recurso se aplicará hasta que se reporte como pagado. Para ello abriremos la opción Pago de Recibos al Cobro

58 Justificación (Pago) de recibos al cobro. Donde capturaremos el No. De dependencia y la factura donde se indica.

59 Justificación (Pago) de recibos al cobro. La captura del comprobante de pago se hará en la opción Depósitos, Y se deberán considerar las recomendaciones dadas en el tema de DEPOSITOS, en cuanto a Referencia y Banco.

60 Justificación (Pago) de recibos al cobro. Se Generara el siguiente Reporte, el cual se deberá enviar en 2 tantos y el comprobante de pago, no es necesario agregar copia de la factura, ya que cuando se genera se queda una copia en resguardo para mandarla con los comprobantes al departamento de Contabilidad.

61 Justificación (Pago) de recibos al cobro. Nota: El día de hoy se les liberara a los Administradores un reporte de las facturas al cobro que tenga su dependencia, para que en cualquier momento sepan cuantas y cuales Facturas están al Cobro. Lo anterior para que se les de seguimiento y puedan recuperar el pago a la brevedad. En caso de NO lograr el pago de facturas al cobro, estas deberán ser Canceladas Mediante notas de crédito, ya que al cierre del ejercicio no debe haber cuentas por cobrar pendientes, puesto que los ingresos son por ejercicio fiscal.

62 Directorio M.A. Juan Cardozo Pérez Jefe del Depto. De Planeación Tel Conmutador Ext 7740 Correo juan.cardozo@uaslp.mx Elizabeth Córdova Santos Coordinadora de Ingresos Depto. de Planeación Conmutador Ext Correo elizabeth.cordova@uaslp.mx

63 Manual de procedimientos del SIIA Link

64 Reportes de Ingresos Ingresos< Solicitud de recibos Desde el SIIA se explicará cada reporte Se agregaran 2 reportes NUEVOS: -Reporte de Ingresos por Fondo -Reporte por Categorías

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