DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO NOVIEMBRE DE 2011 _ LEY 1474 DE 2011

Transcripción

1 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO NOVIEMBRE DE 2011 _ LEY 1474 DE 2011 Jefe de Control Interno: María Elisa Morón Baute Periodo Evaluado Fecha de Elaboración Julio 12 de 2012 Noviembre 12 de 2012 Miércoles 7 de Noviembre de Avances Subsistema de Control Estratégico El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, mediante el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia SIGEPRE- recoge y armoniza las directrices de los requisitos definidos en la Norma NTC GP 1000:2009 y el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005. De esta forma, la entidad propende por el aseguramiento de la calidad en la prestación de los servicios, en la asistencia y el apoyo administrativo al Presidente de la República, así como en el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales. Componente Ambiente de Control: Acuerdos compromisos o protocolos éticos: La Entidad cuenta con el Código de Excelencia Ética, adoptado mediante Resolución 1004 de mayo 31 de En él se definen siete (7) valores, cinco (5) acuerdos o compromisos éticos establecidos para el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica (en adelante el DAPRE) y un principio institucional de interés general y del bien común. El Código de Ética está proyectado como una guía que busca la sana convivencia y la transformación cultural. El código se construyó con la participación colectiva de los servidores públicos de la Entidad y se encuentra publicado en la Intranet. La Entidad, desde el Área de Talento Humano realiza las publicaciones en el DAPRE Web en el calendario de actividades, así como en la cartelera institucional. Durante el mes de Julio se dio amplia difusión al valor de la RESPONSABILIDAD: Tener siempre presente que por todas y cada una de nuestras acciones en cumplimiento de la misión institucional estaremos dispuestos a dar respuesta oportuna y cierta, aceptando libremente las consecuencias de nuestros actos. 1

2 En el mes de Agosto se dio difusión al valor del COMPROMISO: Firme disposición y convicción permanente para el logro de los objetivos de la Presidencia de la República y actuar más allá del deber que nos impone el ejercicio, como servidores públicos. En Septiembre el valor de la LEALTAD: Un actuar en el marco de los principios constitucionales e institucionales, que permita una convicción profunda de servicio por lo público y en el mes de Octubre el valor de la TOLERANCIA: Aceptar y practicar activamente el reconocimiento por la diferencia y la validez de trabajar con los demás, orientando nuestra conducta al logro de los resultados institucionales. Y en el presente mes, el valor de la SOLIDARIDAD. Continuando con la estrategia de fortalecer el Autocontrol en la Presidencia de la República, la Oficina de Control Interno programó y convocó a las siguientes charlas, en el marco de la estrategia Conociendo a nuestra Entidad: 1. Charla LA INTERCULTURALIDAD, FUNDAMENTO DE LA CONVIVENCIA PACÍFICA, en el marco de conocer a nuestra Entidad a cargo del Director del Programa Presidencial para la Formulación de Estrategias y Acciones para el Desarrollo Integral de los Pueblos Indígenas de Colombia, la cual se llevó a cabo el día 30 de Julio de Charla UNA MIRADA A LOS DERECHOS HUMANOS Y EL DERECHO INTERNACIONAL HUMANITARIO APLICADO A LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DEL DAPRE a cargo de la Directora del Programa Presidencial de los Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario, la cual se llevó a cabo el día 10 de septiembre de Charla AFROCOLOMBIANOS EN UNA NACIÓN MULTIÉTNICA Y PLURICULTURAL a cargo del Director del Programa Presidencial para la Formulación de Estrategias y Acciones para el Desarrollo de la Población Afrocolombiana, Negra, Palenquera y Raizal, la cual se llevó a cabo el día 8 de octubre de Los eventos se realizaron en las fechas programadas y contaron con la asistencia de aproximadamente ochenta funcionarios por cada una. Por otro lado, en los Subcomités de Control Interno que realizan los diferentes procesos de la Entidad, la Oficina de Control Interno asistió como invitada para asesorar y realizar seguimiento a las actividades efectuadas. De otra parte, promueve la interiorización y aplicación de los acuerdos éticos, el principio y los valores definidos en el Código de Excelencia Ética. 2

3 Desarrollo del Talento Humano. En el periodo de análisis, se avanzaron en las siguientes actividades contenidas en el Plan Institucional de Capacitación - PIC: CURSO ASISTENTES ASISTENCIA MES Charla- proceso atención al usuario Todos Julio Armonización auditorias Especifico 26 Julio Redacción de hallazgos Especifico 26 Julio Charla principios para el control Todos 54 Julio Sensibilización SIGEPRE Talento humano 12 Julio Derecho de familia Todos 18 Julio Nomina y pre nómina Especifico Agosto Inducción 13 de julio Nuevos 43 Agosto Introducción a los computadores Inscritos 20 Agosto Excel avanzado Inscritos 10 Agosto Word intermedio Inscritos 13 Agosto Excel intermedio Inscritos 20 Agosto Power Point Inscritos 9 Agosto Actualización manual de contratación Especifico 57 Charla - agosto Mecánica básica automotriz Especifico 19 Septiembre Deberes y derechos Todos Charla Derechos humanos Todos 42 Septiembre Gestión Documental TRD Todos 93 Septiembre Formulación de estrategias y acciones para el desarrollo integral - afrocolombiano Todos 31 Octubre Gobierno en línea- ciudadanía digital Todos 22 Octubre Evaluación del desempeño Todos 101 Agosto y octubre Por otro lado se desarrollaron actividades de Bienestar como: En el mes de Septiembre, se llevaron a cabo actividades como postúlese para ser miembro del Comité de Convivencia Laboral, las publicaciones y las elecciones correspondientes. Así 3

4 mismo, se realizaron las finales de Tenis de Campo; se convocó a las inscripciones para las vacaciones recreativas tanto de receso de octubre como de final de año. En el mes de octubre se realizó la Premiación de los Juegos Internos del DAPRE 2012, por parte de la Alta Dirección y del Jefe y Asesor del Área de Talento Humano. Se llevaron a cabo jornadas de vacunación Influencia estacional del 3 al 5 de octubre de Se realizaron las vacaciones recreativas para los hijos de los funcionarios del 8 al 12 de octubre de Por instrucción del Director del Departamento, se abrieron las inscripciones del 16 al 19 de octubre, para participar en los Juegos Internos Relámpago, como resultado del éxito de los primeros juegos internos del DAPRE. Se organizó y realizó el Simulacro de Evacuación el día 17 de octubre de 2012, ya que es un termómetro para medir la capacidad de respuesta. El propósito de esta actividad es corregir posibles fallas y estar preparados ante un evento real. Se llevo a cabo con la participación satisfactoria de los funcionarios del DAPRE. El 26 de octubre se realizó capacitación en pista para brigadistas. Estilos de Dirección. La Presidencia de la República, mediante Resolución No de 3 de marzo de 2011, adopta el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República SIGEPRE, como una herramienta de gestión sistemática y transparente encaminada a permitir y facilitar la dirección, evaluación y control del desempeño de la Entidad, en términos de calidad y satisfacción en la prestación de los servicios, de manera armónica con el Modelo Estándar de Control Interno (MECI). El Sistema de Gestión de la Calidad adoptado, está enfocado hacia los diferentes procesos y procedimientos establecidos por la Entidad La Entidad cuenta con un documento denominado Código de Buen Gobierno Sectorial, que establece el Estilo de Dirección para el sector Presidencia. Componente de Direccionamiento Estratégico. Planes y Programas: De acuerdo con la Planeación Estratégica y los Planes Operativos para la vigencia fiscal 2012, publicados en el SIGEPRE de la Entidad se encuentra la medición y los avances en cada una de las dependencias, en el cumplimiento de los compromisos. A continuación se observa el avance consolidado de la Planeación Operativa de la Entidad: 4

5 Fuente: Aplicativo SIGEPRE Reporte al 7 de Noviembre de Por otra parte, la Oficina de Planeación realizó la consolidación de la información reportada por las áreas responsables de la ejecución del Plan de Desarrollo Administrativo Estratégico Sectorial al 30 de septiembre de En la siguiente matriz, se puede observar los informes de avance correspondientes: Política: Desarrollo del Talento Humano Estatal Indicadores Sectorial Fecha Final Meta Resultado Informe de Avance Capacitación realizada en seguridad de la información Capacitación realizada en ciudadano digital 31/12/ /12/ Actividades ciudadano digital: 7 de septiembre correo de sensibilización Para el mes de Octubre se tiene previsto lo siguiente: 03 de octubre Invitación a capacitación 04 octubre invitación a capacitación 11 octubre invitación a capacitación 12 de octubre charla por parte de la UNAD, para explicar el procedimiento para la certificación ( adjunto cuadro de asistencia y evaluación) Octubre 22 invitación a la semana de certificación. Está pendiente organizar con la UNAD fecha para programar la certificación aquí en la Entidad, ellos se pueden trasladar al salón Alejandría Charla "Desarrollo Seguro" a todo el sector 30 julio 14 personas Charla "La Seguridad Soy Yo 2.0" del 01 al 05 de octubre 157 personas Política: Gestión de Calidad Indicadores Sectorial Fecha Final Meta Resultado Informe de Avance Trámite o servicio simplificados 31/12/ La Agencia Colombiana para la Reintegración se encuentra ajustando la Resolución 163 de 2011 en lo referente a la simplificación de los dos tramites propuestos, actualmente esta para última revisión y se espera tener firmada la modificación a más tardar el próximo 2 de noviembre para proceder a ajustar el procedimiento, hacer el trámite ante el DAFP y hacia finales de Noviembre estar socializando la Simplificación." 1. Se tiene la versión preliminar del procedimiento, trabajada y avalada por la asesora de la Dirección General 2. El procedimiento se asociará al proceso de Gestión Jurídica 3. Se definió un indicador para medir el volumen de los 5

6 Sensibilización realizada en Sistema de Gestión de Calidad 30/09/ trámites Pendiente: Reunión con el Área de Información y Sistemas y la Dirección para definir las funcionalidades de la aplicación. (Noviembre 2012) Charla "Desarrollo Seguro" a todo el sector 30 julio 14 personas Charla "La Seguridad Soy Yo 2.0" del 01 al 05 de octubre 157 personas Democratización de la administración pública - moralización y transparencia en la administración pública Indicadores Sectorial Fecha Final Meta Resultado Informe de Avance Plan de trabajo elaborado sobre democratización en línea. 30/06/ Se cumplió. Modelo de Operación por Procesos: El DAPRE en cumplimiento de su Misión y Visión Institucional y con el propósito de satisfacer las necesidades de sus clientes, principalmente las del Señor Presidente de la República, cuenta con un modelo de operación por procesos con enfoque sistémico, el cual se encuentra debidamente caracterizado, reflejando así las interacciones, las entradas y las salidas. 6

7 Estructura Organizacional: Se ajusto a los requerimientos del Plan de Gobierno de acuerdo con lo establecido en el Plan Nacional de Desarrollo Prosperidad para Todos. El organigrama se encuentra publicado en la página Web de la Presidencia de la República, con las últimas actualizaciones realizadas al 19 de octubre de 2012, la cual corresponde a la versión La Estructura de la Entidad versión 17, se ajustó a los requerimientos y está conformada de la siguiente forma: 1. Despacho del Presidente de la República 2. Despacho del Vicepresidente de la República 3. Dirección del Departamento 3.1 Altas Consejerías Presidenciales Alta Consejería Presidencial para la Gestión Pública y Privada Alta Consejería Presidencial para las Comunicaciones Alta Consejería Presidencial para las Regiones y la Participación Ciudadana Alta Consejería Presidencial para la Convivencia y Seguridad Ciudadana Alta Consejería Presidencial para la Equidad de la Mujer Alta Consejería Presidencial para Programas Especiales Alta Consejería Presidencial para Asuntos Políticos Alta Consejería Presidencial para el Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa Alta Consejería para Bogotá Secretarías Secretaría Privada Secretaría Jurídica Secretaria de Transparencia Secretaría de Prensa Secretaría para la Seguridad Presidencial Alto Asesor de Seguridad Nacional Oficina del Alto Comisionado para la Paz Despacho Ministro Consejero Casa Militar Programas Presidenciales Para el Sistema Nacional de Juventud "Colombia Joven" Para los Derechos Humanos y DIH Para la Acción Integral contra Minas Antipersonal Para la Formulación de estrategias y acciones para el desarrollo integral de la población afrocolombiana, negra, Palenquera y Raizal Para la Formulación de estrategias y acciones para el desarrollo integral de los pueblos Indígenas de Colombia. 3.8 Subdirección General 7

8 3.8 Subdirección de Operaciones Oficinas Planeación Control Interno Control Interno Disciplinario Áreas Administrativa Financiera Contratos Talento Humano Área de Información y Sistemas 4 Órganos de Asesoría y Coordinación 4.1 Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno 4.2 Comisión de Personal. Componente Administración del Riesgo: Contexto Estratégico e Identificación de Riesgos. La Oficina de Control Interno realiza seguimiento y verificación a la implementación de los controles definidos en los mapas de riesgo de los procesos, tanto en los Subcomités de Control Interno así como en las Auditorias planeadas para la vigencia La Entidad tiene definido los Lineamientos para la Administración de los Riesgos (L-DE-01), versión 4. Los cuales fueron actualizados conforme al aplicativo SIGEPRE - Módulo Gestión del Riesgo a septiembre de 2012 y socializados por la Oficina de Planeación a todos los enlaces de las dependencias y áreas de la Entidad, conforme lo establecido en el Plan de Mejoramiento con ocasión de la Evaluación a la Política de Administración del Riesgo efectuada por esta oficina de Control en el Actualmente, el lineamiento permite a los responsables de los procesos abordar metodológicamente la identificación, análisis y valoración de los riesgos, así como el manejo y control de los mismos. A la fecha, se encuentran registrados en el módulo gestión del riesgo del aplicativo SIGEPRE. Es importante señalar que se actualiza constantemente el Sistema de Seguridad de la Información en cada una de las dependencias en la implementación de la norma técnica en materia de riesgos informáticos, mediante campañas presenciales y por medio de la Intranet, asegurando la amplia difusión de las directrices institucionales en materia de riesgo. Dificultades Las normales que se presentan en el desarrollo de las funciones en cumplimiento de la misión institucional y los requerimientos normativos, las cuales se ajustan al momento de ser detectadas, garantizando de esta forma la continuidad del servicio con eficiencia, eficacia y oportunidad. 8

9 Subsistema de Control de Gestión Avances Componente: Actividades de Control: La Entidad cuenta con un aplicativo para el manejo de la información del Sistema de Gestión de la Presidencia que se encuentra conforme a la última versión de la Guía para la elaboración y control de documentos, con respecto a la disposición final de los documentos asociados al SIGEPRE; dicho documento determina que Los documentos estarán a disposición de todos los Servidores Públicos únicamente en el aplicativo SIGEPRE en el Modulo SGC. Con la implementación de esta herramienta se pretende tener un control gerencial de la gestión integral de la Entidad. La herramienta tiene cuatro módulos que son: 1. BSC (Balanced Scorecard), que maneja dos temas: Indicadores de Proceso y los Planes Operativos, 2. SGC (Sistema de Gestión de Calidad) que tiene tres temas, Documentos, Revisiones Gerenciales y Mejoras, 3. Gestión de riegos y el 4. Reuniones. El uso del aplicativo SIGEPRE se dio inicio desde el mes de abril de 2012, asignando usuarios y contraseñas a los jefes de las dependencias y a los funcionarios enlace encargados del cargue de información al Sistema, a la fecha se encuentran funcionando los módulos de BSC: Planes e Indicadores; SGC: Módulo de Mejoras y documentos, y por último el Módulo de Gestión del Riesgo. El Sistema cuenta con un Mapa de Procesos, conformado por 12 procesos documentados (ver gráfico en la página 6). La Entidad realizó una actualización en las caracterizaciones de los procesos de Dirección, Misionales y de Soporte, con la participación de los responsables y equipos de trabajo. Las actualizaciones se encuentran documentadas y publicadas en el aplicativo SIGEPRE en el Módulo SGC, ingresando a través de la Intranet. En el periodo comprendido y de acuerdo con lo establecido en la actividad 8 del procedimiento P-DE-05 versión 4 Generación y Control de Documentos, los formatos que se relacionan a continuación se encuentran actualizados y publicados por la Intranet - Aplicativo SIGEPRE Mapa de Procesos Documentos y Formatos. Los cuales deben ser empleados por todos los servidores del DAPRE. 1. PROCESO TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES P-TI-01 Procedimiento Evaluar iniciativas de TI P-TI-02 Desarrollar proyectos de TI P-TI-03 Proveer equipos de TI F-TI-08 Project Charter F-TI-09 Lista de Chequeo Alistamiento de Equipos F-TI-07 Entrega de usuario F-TI-11 Formato carpeta compartida 9

10 2. PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA. C-GA-06 Caracterización Proceso de Gestión Administrativa P-GA-17 Mantenimiento preventivo y correctivo del parque automotor P-GA-03 Mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes muebles e inmuebles P-DE-03 Formulación, Ejecución y Seguimiento al Plan de Compras 3. PROCESO DE GESTIÓN DE SEGURIDAD, APOYO LOGÍSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIÓN Y PRENS C-SA-05 Caracterización Proceso de Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa H-SA-03 Seguimiento a compromisos de las reuniones de coordinación Documentos eliminados. H-SA-021 Índice de percepción de los usuarios internos en la calidad de los insumos H-SA-02 Índice de percepción en la oportunidad de los insumos para la prestación de los servicios 4. PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS. F-BS-01 Formato de Acta reunión sustentación valor ofertado F-BS-02 Formato de Acta de clarificaciones y ajustes a la propuesta económica F-BS-03 Formato de Acta audiencia adjudicación F-BS-04 Formato Acta audiencia de asignación y revisión de riesgos F-BS-05 Formato de Acta de Liquidación de Contratos F-BS-06 Acta del Comité Ordenación del gasto F-BS-08 Acto administrativo de justificación de la modalidad de selección de contratación directa F-BS-19 Lista verificación documentos Selección Abreviada a través de bolsa F-BS-20 Listado de Verificación de Documentos Proceso de selección de mínima cuantía F-BS-21 Listado de Verificación de Documentos Selección Abreviada Licitación Pública Concurso de Méritos F-BS-22 Listado de Verificación de Documentos Contratación Directa I F-BS-23 Listado de Verificación de Documentos Contratación Directa II F-BS-24 Listado de Verificación de Documentos Cesión F-BS-25 Informe final de supervisión F-BS-26 Documento de insumos técnicos para la elaboración de los estudios previos D-BS-01 Tabla de Cuantías M-BS-01 Manual de contratación Documentos eliminados. F-BS-10 Formato de consolidación de informes de evaluación F-BS-11Formato de Designación supervisor del contrato 10

11 F-BS-13 Formato de Concurso de méritos con precalificación F-BS-14 Formato Listado de Verificación de Documentos Contratación Directa F-BS-15 Formato Oficio designación comité Asesor F-BS-16 Formato Oficio inicio ejecución F-BS-17 Formato de Reglamento para la realización de la audiencia de adjudicación F-BS-18 Formato Solicitud cotización para estudio de mercado 5. PROCESO DE GESTIÓN JURÍDICA. F-GJ-02 Nuevas demandas en contra de la Presidencia de la República. 6. PROCESO DE ATENCIÓN AL USUARIO. F-AU-07 Acuerdo de Nivel de Servicio F-AU-08 sugerencias, quejas y/o reclamos M-AU-01 Manual de Servicios Misionales P-AU-02 Procedimiento Atención de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias 7. PROCESO DE TALENTO HUMANO C-TH-08 Caracterización Proceso Talento Humano P-TH-04 Selección y vinculación de personal Documentos eliminados. F-TH-32 Encuesta Satisfacción Servicio al Cliente 8. PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA Documentos eliminados. F-GF-06 Eliminación Formato Comprobante Diario 9. PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO F-DE-18 Caracterización de Procesos F-DE-31 Formato actualización proyecto de inversión F-DE-32 Matriz plan de compras vs proyecto de inversión G-DE-01 Guía para la Elaboración y Control de Documentos G-DE-03 Guía para el Seguimiento y Medición del SIGEPRE G-DE-04 Guía para la Formulación y Seguimiento a la Planeación Estratégica Sectorial C-DE-01 Caracterización Direccionamiento Estratégico P-DE-02 Formulación, Registro y Análisis de Indicadores P-DE-07 Gestión de Proyectos de Inversión P-DE-08 Formulación y seguimiento planeación estratégica sectorial D-DE-07 Organigrama 11

12 Documentos eliminados. F-DE-06 Listado maestro de documentos F-DE-08 Listado maestro de documentos externos- Normograma SIGEPRE 10. PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL M-GD-01 Manual del sistema de gestión de correspondencia y archivos oficiales F-GD-05 solicitud servicios de archivo y-o material bibliográfico F-GD-06 Tabla de retención documental F-GD-07 inventario único documental F-GD-13 Rotulo de Carpeta F-GD-14 Autorización Préstamo y Consulta de Documentos en Archivo Central F-GD-15 Control Préstamo (Afuera) 11. OTRAS ACTUALIZACIONES Adicional a los formatos, se generaron actualizaciones de los documentos relacionados: - Presentación en el aplicativo SIGEPRE Tablero de Indicadores. - Presentaciones en el aplicativo SIGEPRE Mejoras. - Registro de los datos para los indicadores. - Nomograma por procesos. Así mismo, se presentaron las nuevas funcionalidades y mejoras realizadas en el aplicativo Gestión de Correspondencia SIGOB, las cuales consistieron en: Actualización de Despachos, Notificaciones, Generación de Documento PDF (Portable Document Format) en la tramitación de correspondencia oficial Interna, Generación de Documento PDF (Portable Document Format) desde el archivo. Se generó la Resolución 3046 de 20 de septiembre de 2012, por la cual se reglamenta el trámite interno del Derecho de Petición ante el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. Por otro lado, en la intranet Aplicativo SIGEPRE Seguimiento a la Planeación pueden ser consultados los seguimientos a la Planeación Operativa con corte al 30 de septiembre de 2012, así como la Planeación Estratégica Institucional Mapa estratégico A través de la Intranet - en Medición, Análisis y Mejora se puede ver el seguimiento al 30 de septiembre de 2012, al Plan de Desarrollo Administrativo Estratégico Sectorial (ver páginas 4 y 5). Componente: Información: Sistemas de Información. La Entidad cuenta con un sistema de gestión de la seguridad de la 12

13 información, en el cual se definen disposiciones sobre el uso y prohibición de dispositivos USB y Discos CD y DVD, el bloqueo Web Mail, la autenticación de WIFI, la aplicación DPL por perfil, la implementación PGP para mail y dispositivos BB y la implementación de políticas firewall. En la prestación del servicio vía web por el aplicativo ALTIRIS y la mesa de ayuda para los usuarios de los servicios tecnológicos, identifica oportunidades de mejora para dar atención inmediata a las necesidades de soporte técnico, adicionalmente se habilito como ayuda adicional la línea 3999 centro de atención. Comunicación Pública. El Departamento Administrativo de la Presidencia cuenta con la pagina Web, que referencia información de importancia relacionada con la Entidad sobre la gestión, de otra parte, a través del link: los ciudadanos puede hacer uso de sus derechos al realizar solicitudes, quejas o reclamos a la Entidad en línea. Este tipo de interacción se ha desarrollado en mandato del Decreto 1151 de Gobierno En Línea, lo que a su vez le permite a los ciudadanos en tiempo real conocer el estado de sus requerimientos. Dificultades Las normales que se presentan en el desarrollo de las funciones en cumplimiento de la misión institucional y los requerimientos normativos, las cuales se ajustan al momento de ser detectadas las dificultades, garantizando de esta forma la continuidad del servicio con eficiencia, eficacia y oportunidad. Subsistema de Control de Evaluación Avances En el marco del Proceso de Evaluación, Control y Mejoramiento, la Entidad definió los procedimientos, formatos y demás documentación para el desarrollo de la evaluación independiente. Componente de Autoevaluación: La autoevaluación del Sistema para la vigencia 2012, se realizará por medio de la encuesta interna al Sistema de Control Interno, proyectada a realizarse en el mes de Diciembre. Por otro lado, el Proceso de Evaluación, Control y Mejoramiento solicitó a los responsables de los procesos auditados calificar el proceso auditor, con el fin de establecer el grado de satisfacción y de la calidad del trabajo realizado por los auditores, como apoyo a la gestión de la Entidad para el logro de los resultados esperados. Posteriormente, se realizó el análisis comparativo para determinar en qué aspectos se han mejorado así como los que deben ser reforzados, obteniendo los siguientes resultados: 13

14 Gráfico. Resultados Desempeño General de los Auditores 2012 vs % 78% 80% 74% 60% 40% 20% 0% DESEMPEÑO EXCELENTE 26% 19% DESEMPEÑO BUENO 3% 0% DESEMPEÑO REGULAR Al realizar el análisis comparativo, se observa un incremento en 4 puntos porcentuales en cuanto a la excelencia con que los auditores se desempeñaron en el ciclo de auditorias al pasar del 74% al 78%. Aspectos que presentan una mejoría significativa en relación a los resultados de la vigencia anterior, son los siguientes: 1. La claridad en la explicación de los hallazgos y conclusiones de la Auditoría mejoraron notablemente su participación en la calificación excelente al pasar del 46% al 77%, es decir en 31 puntos porcentuales. 2. La oportunidad en la notificación del Plan de Auditorías así como el dominio y conocimiento del Auditor respecto al proceso Auditado, mejoraron su participación en calificación excelente al pasar cada una del 57% al 84% (27 puntos porcentuales) y 77% (20 puntos porcentuales), respectivamente. 3. La claridad de las preguntas con que se dirigió el Auditor, mejoraron su participación en calificación excelente al pasar del 61% al 74%, es decir en 13 puntos porcentuales. 4. En general el comportamiento del Auditor, mejoró su participación en calificación excelente al pasar del 68% al 87%, es decir en 19 puntos porcentuales. En términos generales, el auditado considera en su evaluación que el auditor emite juicios acertados y críticos. Componente Evaluación Independiente: La Oficina de Control Interno, como responsable de la evaluación independiente del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República, elaboró en el mes de enero de 2012 el Programa Anual de Auditorías y se determino que para dar cumplimiento a la Acción Estratégica de Promover una Gestión orientada al resultado con mecanismos eficaces de seguimiento y medición, se realizaran a través de la vigencia las siguientes auditorias: 14

15 - Auditorias Integrales (9): tres (3) a Procesos de Soporte, cuatro (4) a Proceso Misionales y dos (2) a procesos de Direccionamiento Estratégico. De las cuales, se ejecutará para el mes de noviembre la Auditoria al Proceso de Soporte Gestión Administrativa. Las demás ya se ejecutaron conforme lo planeado. - Auditorias internas al Sistema Integrado de Gestión (1): 29 Procesos y/o Actividades. Se ejecutó el ciclo de Auditorias Internas al SIGEPRE del 13 al 17 de agosto de Auditorias Especificas: Área de Contratos y la Secretaria Jurídica. Se han ejecutado conforme lo planeado. La Oficina de Control Interno dispone de una herramienta que facilita el seguimiento a los compromisos de los asesores que conforman la planta de la Oficina de Control Interno en los temas que a continuación se relacionan: Auditorías Internas Integrales, arqueos a cajas menores, informes de Seguimiento, Informes de Ley, Participación en Subcomités de Control Interno, Evaluación de Planes de Mejoramiento, es de anotar que durante la vigencia y con corte al 9 de Noviembre de 2012, el avance en el cumplimiento de los compromisos de la Oficina de Control Interno se encuentra en un nivel del 91%. Dificultades Las normales que se presentan en el desarrollo de las funciones en cumplimiento de la misión institucional y los requerimientos normativos, las cuales se ajustan al momento de ser detectadas, garantizando de esta forma la continuidad del servicio con eficiencia, eficacia y oportunidad. Estado General del Sistema de Control Interno En el mes de agosto de 2012, se llevó a cabo el ciclo de auditorías internas al SIGEPRE, el cual definió como objetivo, evaluar la gestión de los procesos así como el cumplimiento de los requisitos técnicos, legales, de los clientes y la organización, con el fin de contribuir a la mejora continua del SIGEPRE. Al comparar los resultados del ciclo de auditorias internas de la vigencias 2012 y 2011, teniendo en cuenta que los ciclos se desarrollaron con un cubrimiento a los 12 procesos que componen el Sistema Integrado de Gestión, se observa una mejora significativa en la estabilización del Sistema de la Presidencia de la República, debido a: Gráfico 1. Comparativo resultados Auditorias Internas 2012 vs NCR NCP OM

16 1. Una reducción significativa de las No Conformidades Reales NCR- en un 52.5% con relación a las encontradas en la auditoría de la vigencia inmediatamente anterior. Esto indica que los procesos están mejorando en la definición y aplicabilidad de controles para garantizar el cumplimiento de los requisitos adoptados por el Sistema de Gestión de la Presidencia. 2. Una reducción igualmente significativa de las No Conformidades Potenciales NCP - en un 44.4%. Lo que indica que pese a las dificultades en materia de capacitación y manejo de la administración de los lineamientos del riesgo, los procesos procuran por mantener controles sobre las actividades críticas que pueden ser causa o amenaza sobre el logro de los objetivos institucionales propuestos por la Entidad. De otra parte, el manejo particular dado por los procesos hacen que el sistema de gestión muestre avances significativos en materia de prevención de los riesgos que pueden afectar la calidad de los servicios prestados por los misionales, así como el control de los procedimientos de los procesos de apoyo. 3. Las Oportunidades de Mejora OM - muestran que se mantienen en un nivel similar al de la vigencia anterior. Es decir, los procesos siguen trabajando en el autocontrol y la autoevaluación de sus actividades y resultados, se hace necesario seguir trabajando en el impulso de los principios que enmarca el sistema de gestión. Lo anterior debe estar orientado a invertir la proporción de planes de mejoramiento formulados, por más planes de mejora por autocontrol que planes de mejora por resultados de auditorías. El Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República SIGEPRE se encuentra en la segunda etapa de mantenimiento, el cual ha permitido realizar el mejoramiento continuo a los procesos, mediante el ajuste a las caracterizaciones y de las mejoras resultantes de los procesos de auditoría practicados tanto internamente como de parte de entes externos. Del 24 al 26 de octubre de 2012, se llevó a cabo auditoría externa al SIGEPRE por parte del ICONTEC. Auditoría cuyo objetivo por parte del ente externo fue el de establecer la conveniencia y adecuación del SIGEPRE, respecto a los requisitos de la norma NTC GP1000:2009 y el de evaluar la capacidad del sistema de gestión para asegurar el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios aplicables al alcance del sistema. Como resultado de la Auditoría, el ICONTEC determinó la renovación del certificado de calidad del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República, así mismo se suscribió plan de mejoramiento para: las (3) No Conformidades declaradas en la vigencia anterior y en estado abiertas para ésta vigencia, y (1) no conformidad nueva declarada en la auditoria actual. Para un total de (4) No Conformidades menores, llevadas a Plan de Mejoramiento, el cual se encuentra en proceso de aprobación por parte del ente certificador. Es importante resaltar, que la Alta Dirección comprometida con el mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión, continuará encaminando los esfuerzos a que los procesos cada vez minimicen el incumplimiento de requisitos que dan origen a las No conformidades Reales. Finalmente, en la actualidad la Oficina de Control Interno mantiene permanente seguimiento al cumplimiento de las acciones y metas formuladas en los planes con los procesos y/o 16

17 dependencias con ocasión de las Auditorias Internas al SIGEPRE, como se presenta a continuación: En cumplimiento a lo dispuesto en la Resolución Orgánica 6289 del 2011, se presentó el informe de avance al plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría General de la República para la vigencia 2010 y los avances en la vigencia Reporte que se realizó a través del aplicativo Sistema de Rendición de Cuentas e Informes- SIRECI- el 30 de julio de 2012, y que tuvo como periodo de corte junio 30 de Los resultados presentados fueron: Avance del 84.83% y cumplimiento del 100%, el referido informe esta publicado en la página WEB de la Entidad. Plan de mejoramiento 2010 El plan contenía de 17 acciones de mejoramiento, las cuales se cumplieron y se presentaron a la Comisión de la Contraloría General de la República en desarrollo de la Auditoria realizada en la vigencia 2012 a los proyectos de inversión de la Entidad, a continuación se presenta la observación que queda pendiente con corte a 30 de septiembre de 2012, con el siguiente avance: 17

18 La Contraloría General realizo la verificación al cumplimiento del plan de mejoramiento de la vigencia 2010, producto de la Auditoria integral realizada en el 2011 y verificada en el 2012 en desarrollo de la auditoria a proyectos de inversión, con corte a septiembre 30 de 2012 se presento un avance del 92.33% y un 100,0% de cumplimiento. Resultados auditoria 2011 a proyectos de inversión La Contraloría General de la República practicó durante la vigencia 2012, una auditoría a proyectos de inversión del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República DAPRE, vigencia De acuerdo con la metodología estableció las siguientes calificaciones: Orden Proyecto de inversión Calificación Gestión Observación 1 Asistencia técnica al programa presidencial para los derechos humanos y DIH. 82 favorable 2 Implantación del programa nacional de prevención de accidentes por minas 82,4 favorable antipersonales y atención a víctimas. 3 Implementación y desarrollo de acciones para la reintegración de desmovilizados en 82,8 favorable comunidades receptoras nacional. 4 Implantación de programas especiales para al no evidenciarse la efectividad de las mismas la paz Ley 368/97. 76,8 desfavorable al término de la vida útil establecida en cada una de ellas 5 Remodelación y mantenimiento de las sedes de la Presidencia de la República. 6 Adecuación y ampliación de hardware y software para el DAPRE. 78,7 desfavorable 88,6 favorable. en razón a que a pesar de que se ejecutaron los presupuestos anuales y se desarrollaron las actividades definidas para todas las vigencias del horizonte del proyecto, sus resultados no fueron efectivos ya que para la vigencia 2011 se debieron redireccionar los recursos para atender situaciones de emergencia en los inmuebles ocasionados por debilidades en el mantenimiento Conclusiones: Gestión financiera y presupuestal 18

19 Establece En el manejo presupuestal de los proyectos no se evidenciaron deficiencias en la evaluación y se da cumplimiento a lo establecido en las normas presupuestales, en la programación, aprobación y ejecución de recursos, acorde con la normatividad establecida. Gestión contractual Los resultados de la evaluación a la gestión contractual de la entidad dentro de los proyectos de inversión evaluados, permitieron determinar que ésta cumplió con la normatividad aplicable en cada caso (Estatuto General de Contratación y derecho privado), en cada una de sus fases: precontractual, contractual y postcontractual. Evaluación de los mecanismos del Sistema de Control Interno La evaluación a los mecanismos del Sistema de Control Interno, respecto de la gestión de los proyectos de inversión que adelanta el DAPRE y que son objeto de evaluación por parte de la Contraloría General de la República, dio como resultado una calificación de 1.63, que de acuerdo con la Guía de Auditoría, equivale a Con deficiencias, lo que significa que conforme a los parámetros establecidos, los controles generales de la entidad existen y se aplican, no obstante no mitigan los riesgos para los cuales fueron establecidos. Plan de Mejoramiento 2011 El plan de mejoramiento de la vigencia 2011 a proyectos de inversión tiene 9 hallazgos desagregados en 30 causas a las cuales el Departamento administrativo de la Presidencia de la República, le planteo por intermedio de las dependencias comprometidas 54 actividades tendientes a eliminar las mismas. Con corte a octubre 26 de 2012 se tienen los siguientes resultados A la fecha se ha cumplido con un compromiso, correspondiente al hallazgo numero 4 en la primera actividad. Con oficio OFI de octubre 10 de 2012, se solicita a la Dirección Nacional de Planeación acompañamiento y asesoría sobre la definición de un procedimiento que permita determinar presupuestal, financiera y contablemente, los costos asociados al proyecto. 19

20 Teniendo en cuenta lo anterior, se afirma que el Plan de Mejoramiento que se concertó entre el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y la Contraloría General de la República en para la vigencia 2011, con corte a septiembre 30 de 2012 presenta resultados satisfactorios en el cumplimiento de los compromisos establecidos al 100% y un nivel de avance de 0.14%. Planes de Mejoramiento Internos Mejoras Corte a 30 de septiembre de 2012 Tipo No Conformidad No Conformidad Real Oportunidad de Mejora Total general Paso actual Potencial Ejecución y seguimiento Evaluación por parte de la Oficina de Control Interno Formulación Revisión y Aprobación por parte de la Oficina de Control Interno 1 1 Validación del plan por parte del Jefe de Proceso o Área 1 1 Total general Fuente: Reporte aplicativo SIGEPRE a septiembre 30 de En el aplicativo SIGEPRE, modulo mejoras se controla la información relativa a los Planes de mejoramiento de la Entidad. Por otro lado, a través del SIRECI, la entidad viene presentando los informes trimestrales de la Gestión Contractual. Recomendaciones El Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República se considera adecuado, en tanto que en él se observa un significativo avance en la planificación del Sistema, la mejora en procedimientos de actividades claves en los procesos, lo que asegura la identificación de controles, un mejor conocimiento del Sistema y por ende, de mejora en su aplicabilidad. El sistema igualmente integra los requisitos de la norma NTC GP 1000:2009, los subsistemas y elementos del MECI y el SISTEDA. Sin embargo, la Oficina de Control Interno exalta la importancia de: Impulsar y aplicar directrices para la mejora de la Comunicación organizacional, con el propósito de profundizar en los aprendizajes de los servidores de la Entidad. Definir una fase de capacitación, orientación sobre concepto y manejo de los Lineamientos de la Administración del Riesgo, que garantice la apropiación teórica y práctica y de responsabilidad al interior de los procesos por controlar los riesgos institucionales que puedan afectar la eficiencia y eficacia de la gestión. Y realiza las siguientes Recomendaciones: Tener en cuenta los resultados de las auditorías internas, ya que éstas permiten la toma de decisiones para la mejora del Sistema en general y por tanto se requiere que sean 20

21 abordados en el escenario de la Revisión por la Dirección y tenga alcance en planes que permitan garantizar la conveniencia, adecuación y efectividad del mismo. Operar más de cerca con los responsables de los procesos y sus equipos para evitar que se reiteren aspectos no conformes detectados en ejercicios anteriores. La Oficina de Control Interno considera que los aspectos mencionados pueden contribuir a lograr en el corto plazo que en el Departamento Administrativo de la Presidencia los responsables y sus equipos tengan un sistema de gestión que opera con calidad y con niveles altos de satisfacción de los clientes por los servicios prestados, al igual que un sistema propositivo que impulsa la mejora continua. 21