Presidencia de la República. 1. INFORMACiÓN GENERAL

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1 1. INFORMACiÓN GENERAL PROCESO: I FECHA:? de julio de Direccionamiento Estratégico 2014 ACTIVIDAD: Dirección del Departamento, Subdirección de Operaciones y Oficina de Planeación. RESPONSABLE PROCESO: Dra. Maria Lorena, Directora del Departamento. Dr. Mario Mejía Cardona, Subdirector de Operaciones. Dra. Nubia Patricia López Méndez, Jefe Oficina de Planeación. OBJETIVO DE LA AUDITORIA: Evaluar la gestión del proceso de Direccionamiento Estratégico en la Subdirección de operaciones yen la Oficina de Planeación así como el cumplimiento de los requisitos técnicos, legales, de los clientes y la organización, con el fín de contribuir a la Mejora Continua del SIGEPRE. ALCANCE AUDITADO: La evaluación se realizará a la gestión desarrollada durante la vigencia REQUISITOS: Los relacionados en la caracterización del proceso y en el normograma publicado en el Aplicativo SIGEPRE. AUDITOR L1DER: Camila Dueñas Saavedra EQUIPO AUDITOR: Ingrid Johana Velasco Martínez y William Alejandro Onofre Díaz. Observador: Nelly Milena Cubides Martínez 2. RELACiÓN DE HALLAZGOS PRINCIPALES ASPECTOS CONFORMES 1. Compromiso e interés de la Alta Dirección por mantener y mejorar el Sistema Integrado de Gestión de la. 2. Compromiso y profesionalismo del equipo de trabajo de la Subdirección de Operaciones y de la Oficina de Planeación, en el logro del objetivo del Proceso. 3. Propende por una cultura preventiva frente a la gestión de los procesos. 4. El Plan Anual de Adquisiciones como herramienta de control para la Alta Dirección. 5. Mecanismos de seguimiento a la calidad de la información registrada en el Aplicativo SIGEPRE. 6. Eficacia de las mejoras: NCP-0130, OM-0088, OM-0087, NCR RELACION DE NO CONFORMIDADES REALES (Descripción del Problema + Evidencia Objetiva + Requisito Incumplido) 1. No se incluyó la retroalimentación del cliente encuesta de satisfacción al Sr. Presidente de la República, Entidades Estatales y Población Beneficiaria en la revisión de la Alta Dirección, como 1 de 5

2 se evidenció en el Acta de la revisión de la alta Dirección correspondiente a la vigencia 2013, lo cual genera incumplimiento al requisito técnico de la norma NTCGiP-1000:2009 numeral Información de entrada para la revisión, literal b) la retroalimentación del cliente. Transversal al Proceso de Atención al Usuario. 2. No se ha realizado la clasificación de la información de la dependencia, conforme a la entrevista y el seguimiento de los compromisos del acta del Subcomité de Control Interno, incumpliendo el procedimiento P-GD-12, formato F-GD-19. Transversal al Proces() de Gestión Documental y Tecnologias de la Información. No Conformidades Reales transversales a Direccionamiento Estratégico. 1. No se encontraron publicados en el normograma los documentos necesarios para la planificación y operación de la Alta Consejeria para la Seguridad y Convivencia, como se pudo evidenciar con los documentos: Política Nacional de Seguridad y Convivencia Ciudadana y la Guía metodológica para la elaboración, implementación y seguimiento a los Planes Integrales de Seguridad y Convivencia Ciudadana. Incumpliendo con lo establecido en la NTC GP Control de Documentos, literal (f). 2. Se desconocen los lineamientos dispuestos por la Entidad en materia de clasificación de la información y seguridad de la misma, como se evidenció en las entrevistas efectuadas al equipo de trabajo del Despacho Ministro Consejero sobre la aplicabilidad del Manual General Sistema de Gestión de Seguridad de la información y de la Guía para la Clasificación de la Información, incumplimiento del numeral Comunicación Interna de la NCGP y Sistema MECI: Componente: Comunicación pública - Elemento: Comunicación Organizacional. Transversal al Proceso de Direccionamiento Estratégico, al Proceso de Tecnología de la Información y Comunicaciones y al Proceso de Gestión Documental. 3. La medición del indicador "índice de Pro actividad de la mejora en la dependencia PPMINAS" se realizó utilizando el dato de las mejoras OM-0085 y OM-0086 cuyo paso de ejecución y seguimiento finalizaron en la vigencia 2013, incumpliendo el alcance del mismo que corresponde a las mejoras formuladas en el primer semestre de Transversal al Proceso de Direccionamiento Estratégico y al Proceso de Evaluación, Control y Mejoramiento. OBSERVACIONES (No Conformidades Potenciales) (Descripción de la Observación + Evidencia Objetiva + Posible requisito a IncumDlir) 1. No se asegura que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables, como se evidenció en el acta de revisión por la Alta Dirección correspondiente a la vigencia 2013 publicada en el módulo de Documentos del Aplicativo SIGEPRE, lo cual puede llegar a generar incumplimiento al requisito técnico de la norma NTCGP-1000:2009 numeral Control de documentos, literal e). 2. No se tienen establecidos los tiempos para la revisión y aprobación de los documentos creados o que requieren de nuevas versiones, como se evidenció E~n el P-DE-05 Procedimiento de Generación y Control de Documentos así como en los documentos Guía para la clasificación de la información de acuerdo a sus niveles de seauridad desde el 13 de febrero de 20M, Manual de la 2 de 5

3 I Política para la Tecnología de Información y Comunicaciones - Tics desde el 7 de mayo de 2014; Formato para la Caracterización de Sub-servicios Misionales y Plan de Control de Productos y/o Servicios No Conformes del 20 de mayo de 2014, lo que podría afectar la operatividad de los procesos a las necesidades específicas de la Entidad. Subsistema: Control de Gestión. Componente: Actividades de control. OPORTUNIDADES DE MEJORA 1. Asegurar que los lineamientos de planeación se aplican en los procesos de planificación de las dependencias de la Entidad, controlando la armonización del Plan Nacional de Desarrollo, Plan Estratégico y Plan Operativo, así como el establecimiento de metas acordes con el alcance de la misión del DAPRE. 2. Garantizar la eficacia de las Mejoras NCR-0292 y NCR-0293, formuladas por la Auditoria Externa ICONTEC. 3. Tomar decisiones frente a las metas rezagadas de los Proyectos de Inversión como de la Alta Consejería para Programas Especiales, que permitan alcanzar los resultados planificados. 4. Fortalecer el escenario de la revisión por la Alta Dirección, garantizando las decisiones de mejora continua. 5. Fortalecer los canales de comunicación interna desde la Alta Dirección hasta el interior de las dependencias. 6. Dar acceso a módulos que no se encuentran activos en el aplicativo SIGEPRE y validar el uso o seguimiento periódico de aquellos que se han implementado, generan valor agregado al Sistema Integrado de Gestión. 7. Ampliar y fortalecer las capacitaciones del aplicativo a todos los funcionarios de la entidad, no limitarlo exclusivamente a nuevos funcionarios, a grandes actualizaciones o la espera de demanda por las dependencias. 8. Validar la asistencia y participación de los Enlaces SIGEPRE, como representantes responsables de replicar toda la información del sistema y su actualización. 9. Sensibilizar a los directivos de los procesos/dependencias sobre la importancia de proponer enlaces con aptitud y actitud. 10. Fortalecer el control, seguimiento, medición y evaluación de las capacitaciones y actividades desplegadas por los enlaces al interior de cada una de las dependencias. 11. Verificar las diferentes formas o rutas de acceso a la información que contiene el Aplicativo para que sea uniforme e integral en cualquiera de sus rutas de consulta. 12. Gestionar ante el proceso de Gestión Documental, la aprobación de las tablas de retención documentales ajustada y acorde con las necesidades del proceso para la adecuada organización 3 de 5

4 .. ~ I... del archivo de gestión de la Oficina de Planeación. 13. Fortalecer el control que se hace de la entrada y salida de carpetas al interior del archivo físico de la oficina de Planeación, estableciendo un mecanismo de registro con fecha, hora, persona encargada de la custodia de los expedientes, entre otros. 14. Coordinar la realización de una mesa red de hablantes con el Área de Información y Sistemas que permita establecer las acciones necesarias para poner en funcionamiento el Aplicativo SIGA. Compromiso establecido en las reuniones de seguimiento. 15. En los seguimientos a la oportunidad y calidad de la información que realiza la Oficina de Planeación, fortalecer la revisión a los análisis de datos de los indic:adores que están registrando las dependencias como Secretaria Jurídica, Programa Presidencial para la Acción contra Minas, Área de Información y Sistemas, Programa Para el Desarrollo Espadal Colombiano, Secretaria de Prensa y generar las alertas correspondientes. Oportunidades de Mejora Transversales a Direccionamiento Estratégico. 1. Efectuar capacitaciones en conceptos del SIGEPRE y realizar jornadas de sensibilización de este sistema al interior de la Alta Consejeria para Asuntos Políticos. 2. Continuar con las sensibilizaciones en cuanto al entendimiento del Aplicativo SIGEPRE como herramienta de consulta para todos los funcionarios de la Alta Consejería para la Competitividad y Proyectos Estratégicos. 3. Gestionar los recursos financieros del Programa Presidencial para la Poblacíón Afrocolombiana ante la Alta Dirección para continuar con las actividades programadas. 4. En la formulación de los indicadores del Programa Presidencial para la Población Afrocolombiana y Derechos Humanos, tener en cuenta los factores externos previsibles como el evento anual realizado conmemorando "La masacre de Bojaya" o las jornadas Electorales, y programar el cumplimiento de los talleres y actividades y compromisos establecidos en el POA, con el fin de alcanzar los resultados planificados. Así como revisar la conveniencia de incluirlos como servicios no conformes en los reportes trimestrales. Transversal a Direccionamiento Estratégico y Atención al Usuario. 5. Nivelar la carga de trabajo del Programa para el Desarrollo Espacial Colombiano como lo estipula el decreto No del 15 de noviembre del 2013, para garantizar el correcto desarrollo de las actividades y por ende, la prestación del servicio. Transversal a Direccionamiento Estratégico y Talento Humano. 6. En la Secretaria de Prensa, definir los controles de acuerdo con las causas que pueden generar los riesgos, especialmente en el riesgo "Incumplimiento de compromisos durante la prestación de todos los servicios de la Secretaría de Prensa". 7. Se recomienda realizar una capacitación al interior de la Secretaria de Transparencia, del 4 de 5

5 ., ~. ~ Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la Republica - SIGEPRE. CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA El Proceso de Direccionamiento Estratégico desarrolla su gestión conforme a los requisitos establecidos en el marco del Sistema Integrado de Gestión y orientado al logro del objetivo Institucional. Sin embargo, es importante definir e implementar acciones de mejora para garantizar el buen desempeño del Proceso y del Sjstema InteQrado de Gestión de la Presidencia de la Reoública. ELABORADO POR: Auditor Líder y Equipo Auditor 5de5