INFORME DE REVISION POR LA DIRECCION

Transcripción

1 1. OBJETIVO Presentar a la gerencia el avance de indicadores de procesos y estado actual del Sistema de Gestión Integral. Y la revisión por parte de la Dirección del Sistema Integrado HSEQ, basados en las Normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007 y RUC. 2. ALCANCE Verificar el cumplimiento en términos de eficacia del Sistema de Gestión Integral durante el segundo semestre del año 2013, teniendo en cuenta los aspectos del procedimiento DES-PR DESAROLLO 3.1 SEGUIMIENTO COMPROMISOS REVISION GERENCIAL ANTERIOR COMPROMISO GENERADO Revisar la frecuencia de las Revisiones Gerenciales en el Procedimiento DES- PR-001 Mejora el Programa de responsabilidad Social y programar actividades 2014 Revisar y adecuar indicadores de acuerdo a lo que se habló en la revisión de Octubre Establecer Plan de Acción para reforzar el reporte de Reclamos, Quejas y Sugerencias Incluir dentro del cronograma general el seguimiento trimestral de indicadores Coordinar reunión para la evaluación económica de proyectos de mejora Reestructuración de políticas, objetivos e indicadores, según esta reunión ESTADO Cumplido: Se dejó semestral para mayor seguimiento Cumplido: Se creó el documento MCO-PG-010 y se incluyeron las actividades en el cronograma general Cumplido: Se redefinieron indicadores de acuerdo a las caracterizaciones de cada proceso. Cumplido. Se modificó el formato para hacerlo más fácil en el manejo. Se divulgo el procedimiento y el primer martes de cada mes se da el espacio para que el personal diligencie los formatos. Cumplido Cumplido Cumplido: Se desarrolló la Planeación estratégica para la revisión y modificación de Misión, Visión, políticas, objetivos.

2 Presentar informe de revisión de requisitos legales Revisar con cada líder de proceso las caracterizaciones y actualizar Cumplido.: se presenta en esta revisión gerencial Cumplido. 3.2 REVISIÓN DEL PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE REVISION DE LAS POLITICAS Y OBJETIVOS Se hace una última revisión de la Política Integral HSEQ, Objetivos y se ajusta de acuerdo a la Planeación Estratégica desarrollada. Se elabora el cuadro de control de política, objetivos, metas e indicadores MEDICIÓN, SEGUIMIENTO Y ANÁLISIS DE OBJETIVOS De acuerdo a lo establecido en la planeación estratégica se hace seguimiento trimestral a los indicadores. (Cuando Integral de Mando). A continuación se presenta el comportamiento para cada proceso: 3.3 MEDICIÓN, SEGUIMIENTO Y ANÁLISIS DE PROCESOS Direccionamiento Estratégico En los tres primeros meses no se tuvo ingresos por lo tanto no hay utilidad, en el cuarto y quinto mes se reporta ingresos inferiores a los costos, en el sexto mes no hay ingresos, lo anterior debido a las dificultades en la facturación por el trámite de actos administrativos, en adelante la utilidad supera el 50%. La utilidad acumulada es del 45%.

3 A la fecha las evaluaciones de desempeño de los contratos están al 100% con un periodo evaluado de agosto a noviembre del 2013 para líneas y tanques y el resultado de evaluación final para liquidación del contrato. Se elaboró el procedimiento de Encuesta de satisfacción del cliente mediante el cual se obtenía un porcentaje de satisfacción. Este resultado solo se ha logrado en el contrato de tanques ya que de los demás no se ha recibido respuesta por parte del cliente LICITACIONES

4 Para lograr la meta establecida de $ ,000 anuales, que correspondería a facturar en promedio $2.083,333,333 mensuales, en los tres primeros meses se tiene una desviación del 78,14%, que corresponde a $4,883,709,997 sobre los $ que se debieron haber facturado. Siendo así se modificaría el promedio a facturar a razón $ Se debe Solicitar al Cliente copia del Procedimiento establecido para la legalización de las respectivas modificaciones y/o adiciones al contrato, una vez determinada la secuencia se debe solicitar formalmente al Cliente la agilidad en el trámite para la legalización de los presupuestos a fin de que la Organización tenga los recursos ajustado a las variables de oportunidad y cantidad MONTAJES Se ha cumplido la meta del 90% de avance de obra, evidenciando que se ha estado acorde con la ejecución de la obra.

5 Se observa una sobre facturación en el mes de febrero superando la meta ya que se incluyó la obra ejecutada en la línea de 8 del dirigido la cual no había podido incluirse en enero. Para marzo se incluyeron las dos líneas de empalme, sin embargo la facturación se ha visto afectada debido a los actos administrativos demorados con Energéticos quienes son los delegados por el cliente para la legalización de las facturas. Entre Septiembre y Octubre se evidencia un bajo avance debido a la situación del impedimiento que se tenia para desmantelar el Techo y la Bota de gas del Tanque.Esta actividad es relevante y hace parte de la ruta critica del PDT como resultado de esto, no se ha podido continuar con las actividades programadas inicialmente. En Diciembre se solicita Reprogramación de obra y en enero se da la ampliación de Plazo, Reprogramación de Obra y Ajuste de Cantidades.

6 Se espera continuar con las actividades y generar una reprogramación y plan de choque para atenuar los atrasos y dar por cumplido el objeto del contrato GESTION HUMANA Evaluación de Desempeño Contrato MA

7 Contrato MA Dentro de los parámetros establecidos en el procedimiento, la calificación promedio del trimestre está dentro de la meta del 90%. La cobertura se dio en un 100% del personal proyectado para evaluar en el trimestre Contratación de Género y Personal de la Región Porcentaje de Quejas y Reclamos Clientes internos: Con el fin de promover el reporte de quejas, reclamos o sugerencias, se cambia el formato y se establecen dias especificos para crear el espacio en los que las personas puedan diligenciar los formatos y dar a conocer sus opiniones. Esto rige a partir de Enero Cliente externo: No se han presentado quejas ni reclamos a la fecha por parte de clientes externo. No sean presentado quejas por incidentes discriminación, seguridad, salud o prácticas corruptas; ni por parte de trabajadores, ni clientes, proveedores o comunidad COMPRAS

8 Al mes de marzo de 2014 se han realizado compras por valor del 40% del contrato, incluido el adicional, cumpliendo con la meta. Incremento en las compras por el número de personal contratado y los materiales comprados para los adicionales al contrato.

9 Enero, se cumplió con el despacho de todas las solicitudes de pedido. Febrero se cumplio con el despacho de todas las solicitudes de pedido. Marzo se cumplió con el 84% debido a 8 solicitudes que quedaron incompletas (572, 577, 586, 594, 596, 598, 606, 607). Se cumplió con la meta del 90%, sin embargo hubo un a solicitud pendiente por ser a finales de mes y materiales sobre pedido con demora en 15 días hábiles de entrega. Solicitud de pedido 226.

10 Se realiza la evaluación del segundo semestre del año de 2013 obteniendo resultados favorables para nuestra compañía ya que de 79 proveedores que fueron evaluados la misma cantidad cuenta con un resultado de evaluación que lo ubica entre los proveedores entre Ay B, contando con un grupo de proveedores que cumplen con los criterios y requerimientos de la empresa y de nuestros clientes, aportando mejoramiento continuo para nuestro sistema de gestión, se darán algunas opciones de mejora con el fin de que todos los proveedores estén categorizados de tipo A y se evaluara en el segundo semestre del 2013 para ver los resultados de dichas mejoras MAQUINARIA Y EQUIPOS En razón a la acción propuesta en el Mes de Septiembre respecto a Estructurar la Organización con personal con la capacidad de asumir directamente la ejecución de los mantenimientos preventivos

11 estipulados en los Cronogramas, se ha logrado cumplir con los mantenimientos enmarcados en las fechas establecidas MEJORAMIENTO CONTINUO Avance de Cronograma General En los 3 meses, el promedio de cumplimiento es del 84%, es decir, por debajo de la meta establecido, siendo febrero el mes mas critico ya que solo se cumplieron las actividades programadas en el 71%. Se debe tener en cuenta que este porcentaje fue afectado con condiciones externas, por paros de la comunidad, que evitaron ejecutar las actividades programadas Análisis Estadístico de Accidentalidad La meta ILI es de 0,4, la cual se ha cumplido hasta la fecha, se presentó un evento sin días incapacitante, en el contrato MA Mantenimiento ATK 107: Golpe a trabajador, al caer sobre

12 la espalda el gabinete de control de celulares, mientras esperaba sentado en el andén la autorización de ingreso al ATK 107; en la portería de la Estación ERA. Debido al evento presentado en enero en el contrato de tanques, este tiene un índice de frecuencia alto, teniendo en cuenta que las horas hombre trabajados son bajas. Sn embargo el Indicador general está en 1, Estado de Investigación de Accidentes y Casi Accidentes. A la fecha el único accidente que se ha presentado es el del señor Jaime Vélez, cuyo evento fue ocasionado por condiciones inseguras del cliente. Sin embargo se hizo la investigación interna correspondiente y a la fecha el Plan de Acción establecido se encuentra cerrado al 100%. El trabajador retorno a sus labores y se ha desempañado de manera normal Estadísticas en Salud

13 La meta en el cumplimiento de actividades de Programas de Vigilancia Epidemiologica es del 90%. De enero a Abril se ha ejecutado en promedio el 86%, de las actividades programadas; sien do el mas bajo, el porcentaje de cumplimiento del PVE de Bienestar, con 65% de cumplimiento. Esto debido a actividades que se deben ejecutar de manera mensual, dos capacitaciones que no se desarrollaron y el seguimiento a esquemas de vacunacion que no se hizo Revisión Desempeño Ambiental Captación de agua para uso industrial. Se da cumplimiento del 100% al indicador de Captación de agua para uso industrial, el proyecto de tanques no reporta captación tan solo se realizó una recirculación de las piscinas contraincendios para la prueba de estanqueidad. Ahorro del consumo de agua oficina principal

14 Se presenta un cumplimiento del 100% del indicador, se programara una campaña de sensibilización en uso eficiente de agua. Ahorro de energía Se presenta incumplimiento de la meta en el primer trimestre, con una tendencia a aumentar mensualmente, se realizara una campaña de uso eficiente de energía y equipos electrónicos en los puestos de trabajo. Incidentes ambientales Se da cumplimiento al 100%, no se presentaron incidentes ambientales.

15 3.4 RESULTADOS DE PARTICIPACION Y CONSULTA Se tiene un instructivo para la Comunicación de la información MCO-IN-015, el cual se modificó, con el fin de incluir la participación, motivación y consulta de las partes interesadas. Con el fin de retroalimentar el sistema se hará una encuesta de medición del grado de motivación, participación y consulta 3.5 REVISION DEL PROGRAMA DE RSE Y GRUPOS DE INTERES El indicador muestra el comportamiento del mes de enero teniendo en cuenta que son las actividades correspondientes a la planeación de las actividades propuestas para este año, incluyendo caracterización de áreas y sondeo de necesidades de grupos de interés 3.6 AUDITORIAS INTERNAS No Conformidades PROCESO DESCRIPCION DE LA NC PLAN DE ACCION ESTADO Organizar la información para que sea más fácil el seguimiento al cumplimiento del programa Gestión Humana Mejoramie nto Mejoramie nto Se evidencia que el programa de capacitación y entrenamiento no se evalúa en términos índices de gestión (cobertura y conocimiento adquirido por el personal) resultado de los indicadores, análisis de tendencias y el respectivo plan de acción o toma de decisiones de acuerdo con los resultados. No se deben definir los contenidos mínimos y de manera formal de los cursos de capacitación y entrenamiento, especialmente cuando se tratan temas asociados a las actividades críticas de la organización los cuales deben estar alineados a las competencias requeridas por el personal para el desempeño de su labor. Aunque se realizan diferentes tipos de actividades encaminadas para que los trabajadores participen activamente en los temas de SSTA y actividades de Responsabilidad Social (RS), No se evidencia el desarrollo de programas para lograr la participación del personal en el sistema de SSTA y (RS). No se evidencia la evaluación periódica de los programa(s) de gestión de riesgos prioritarios, los cuales deben estar planteados en términos que Actualizar el documento GHU-PG-001 Programa de capacitaciones Incluir la información en el documento Excel y recopilar la información de años anteriores para hacer el análisis de las tendencias Incluir en el Instructivo de Comunicaciones, la Participación y Consulta de partes Interesadas MCO-IN-015 Implementación de las actividades programadas Incluir los indicadores del PGRP, en la reunión trimestral de indicadores Abierto

16 Mejoramie nto permitan la determinación de indicadores (cobertura y eficacia), con resultados de los indicadores, análisis de tendencias, replanteamiento de las actividades del programa de gestión e implementación de los mismos. Aunque se cuenta con programas de Vigilancia epidemiologia, no hay evidencia de su implementación y seguimiento en términos de Índices de gestión (cobertura y eficacia), de impacto (incidencia y prevalencia), análisis de tendencia y planes de acción. La empresa no lleva Registros y estadísticas en salud Primeros Auxilios. Morbi-mortalidad. Estos deben incluir recolección, análisis y establecimiento de planes de acción resultantes Crear la herramienta que facilite la programación y seguimiento a la ejecución de los programas Implementar incluyendo actividades del PGRP. Incluir los indicadores del PVE, en la reunión trimestral de indicadores Crear la herramienta que facilite la programación y seguimiento a la ejecución de los programas Mejoramie nto En la visita a los Proyecto (Bodega) se evidenció que algunos funcionarios no se colocan adecuadamente los elementos de protección personal. Sensibilización Inspección / etc Observaciones PROCESO DESCRIPCION DE LA OBSERVACION PLAN DE ACCION ESTADO Mejoramiento Direccionamie nto estratégico La política HSEQ publicada no se encuentra actualizada No se tiene designado el perfil del representante por la alta Dirección con funciones, responsabilidades y tiempo definido. Los trabajadores no identifican quien es el representante por la alta dirección y sus funciones. Enviar a los contratos para su respectiva publicación, actualizar los publicados en la entrada de la oficina principal e incluir dentro del Manual de Trabajador Elaborar el manual de funciones del representante ante la Dirección para el Sistema e incluir dentro del manual de trabajador para que todos los empleados lo tengan claro 3.7 AUDITORIA EXTERNA (SGS) PROCESO DESCRIPCION DE LA OBSERVACION PLAN DE ACCION ESTADO

17 Mejoramiento Mejoramiento Se evidencia que en la matriz de aspectos ambientales MCO FR 041 v05 del 09 de Octubre de 2013, para los proyectos MA Adecuación tanque ATK 107 y MA Construcción líneas de flujo y múltiples, se consideran aspectos ambientales positivos, mas sin embargo a estos no se les realiza ningún control operacional, acorde a lo establecido en el procedimiento identificación de aspectos e impactos ambientales V7 ( ), numeral 6.3. Se evidencia que en la matriz de aspectos ambientales MCO FR 041 v05 del 09 de Octubre de 2013, para los proyectos MA Adecuación tanque ATK 107 y MA Construcción líneas de flujo y múltiples, se consideran aspectos ambientales positivos, mas sin embargo a estos no se les realiza ningún control operacional, acorde a lo establecido en el procedimiento identificación de aspectos e impactos ambientales V7 ( ), numeral 6.3. Modificar y actualizar el procedimiento dejando claro el tratamiento de aspectos negativos y el tratamiento de aspectos positivos por aparte y claramente. Divulgación y evaluación del procedimiento de Identificación de Aspectos e impactos ambientales actualizado, en todos los contratos en ejecución. Incluir los controles de los aspectos ambientales positivos en la matriz Divulgar la matriz de los aspectos ambientales de las actividades y sus controles Montajes No se encontraron registros de revisión del diseño para el proyecto diseño de cruce horizontal dirigido para cruce del rio Orotoy dentro de las actividades del contrato MA Hacer capacitación y re inducción con Profesionales QAQC (Responsables de la implementación del Diseño y Desarrollo en los proyectos) enfocado en la implementación de los procedimientos, formatos y procesos de diseño y desarrollo. Establecer en el Cronograma HSEQ el seguimiento a la implementación del Procedimientos de Diseño y Desarrollo en todos los proyectos en ejecución. Taller en Manejo eficiente del tiempo a todos los niveles de la organización. Mejoramiento No se evidencia la aplicación de los controles operacionales para los trabajos en altura. Permisos de trabajo en altura en el proyecto MA Adecuación tanque ATK 107 no están siendo firmados por los trabajadores que realizan esta actividad (resolución 1409 de 2012). No se evidencian los controles operacionales que se deben establecer para que la ambulancia que la organización describe tener para el riesgo Físico por temperaturas extremas (calor frio), con el fin de dar cumplimiento a lo establecido para este tipo de Vehículos de emergencia. Verificar la aplicación de los controles operacionales en las actividades ejecutadas de todos los proyectos, teniendo en cuenta la matriz de peligros y la coherencia de los mismos y y se mantenga su trazabilidad en los registros de los clientes y/o internos. Taller en Manejo eficiente del tiempo a todos los niveles de la organización Incluir controles para trabajos en altura en labores administrativas n el instructivo

18 Mejoramiento No se evidencia la identificación de los riesgos y peligros asociados a todas las actividades desarrolladas en la organización, ej: Biológico por intoxicación alimentaria, publico por robo, adicionalmente los riesgos de los visitantes y contratistas en el proyecto de Líneas de Flujo MA Construcción líneas de flujo y múltiples tampoco han sido identificados. Actualizar Plan de Emergencias incluyendo Conformación Comité De Crisis y convenios de ayuda mutua. Identificación de todos los riesgos y peligros, incluyendo los que no estén asociados a actividades constructivas. Mejoramiento Mejoramiento No se evidencia la identificación de los riesgos y peligros asociados a todas las actividades desarrolladas en la organización, ej: Biológico por intoxicación alimentaria, publico por robo, adicionalmente los riesgos de los visitantes y contratistas en el proyecto de Líneas de Flujo MA Construcción líneas de flujo y múltiples tampoco han sido identificados. Dentro del procedimiento de inspecciones Gerenciales MCO PR 14 v02, se establece que si de las inspecciones resultan acciones correctivas, estas deben ajustarse a lo contemplado en el sistema de gestión, mas sin embargo, en los registros de inspección del mes de Septiembre de 2013 en la oficina (registro MCO FR 083 v02) y la inspección del mes de Octubre de 2013 en el contrato MA construcción de líneas de flujo (registro MCO FR 047 v02), se describen acciones correctivas, pero no le ha sido aplicada la metodología de acciones correctivas que la organización ha definido. Capacitación y divulgación del Procedimiento para la Identificación de peligros y Riesgos MCO-PR-008 a asesores y Supervisores HSE Verificar que los riesgos y peligros identificados sean acordes a las operaciones desarrolladas por la organización y se mantenga su trazabilidad en los registros de los clientes y/o internos. Aclarar en el procedimiento de acciones correctivas y preventivas, el tratamiento que se debe tener para los hallazgos generados de inspecciones HS y gerenciales Ajustar los formatos de acuerdo a los cambios hechos en los procedimientos Divulgación de los ajustes hechos en el Procedimiento y en los formatos. Mejoramiento Se evidencia grafico de activación cadena de emergencia que no concuerda con lo establecido en el protocolo que establece primera comunicación a Comand Center, de la misma manera se establece comunicar a médico y enfermera, la organización no cuenta con ellos. Elaborar un gráfico de activación base que contenga los lineamientos del cliente integrados al Sistema Comando de Incidentes que posee la organización Capacitación al personal HSE enfocado al tema de Sistemas Comando de Incidentes

19 Establecer dentro de las responsabilidades del cargo la revisión, actualización y adecuación según requerimientos del contrato; de la información entregada al inicio de los proyectos. El Programa de auditoria interna está programada para el año 2013/ ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS Cierre de Acciones correctivas. Las acciones pendientes de la auditoria externa se tienen cerradas al 100%. De la auditoria interna con enfoque RUC esta pendiente la actividad de la implementación de las actividades de Responsabilidad Social Empresarial, por este motivo el porcentaje de cierre esta en 92%

20 De las acciones preventivas generadas se han cerrado al 100% los planes de accion establecidos 3.9 CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS Se ha venido actualizando la Matriz de requisitos legales, según revisión, se incluyeron las Resoluciones, leyes decretos que hacían falta: Decreto 2616 de noviembre del 2013: Cotización de seguridad Social a contratos menores a 1 mes o independientes. Resolución 1903 del Trabajo en altura Decreto 0723 del 2013 Afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales de las personas vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios de alto riesgo Ley 1616/13: Ley de salud mental Ley 1618/13: Derecho personas con discapacidad Ley 1696/13: Sanciones conductores bajo influjo alcohol u otras sustancias psicoactivas Decreto 1352/13: Juntas Calificación Invalidez Decreto 2943/13: Empleador paga primeros dos primeros días por incapacidad enfermedad general Res 3597/13: Peores formas trabajo infantil- Actividades peligrosas menores 18 años edad Res 384/14: Apoyo sostenimiento de aprendices en la fase práctica para el año 2014 Res Nº Del 2014: Por medio de la cual se adopta el formato de solicitud, modificación o revocación de ahorro de cesantías para el Mecanismo de Protección al Cesante y se dictan otras disposiciones. Res 0044 de 2014: Los procesos de capacitación y entrenamiento de las Brigada Contra Incendio industriales, comerciales y similares, deben ser adelantados por los Cuerpos de Bomberos, de acuerdo con el artículo 2º de la Ley 1575 de CIRCUNSTANCIAS CAMBIANTES Se revisó y actualizo de los documentos del proceso de mejoramiento continuo, montajes y maquinaria y equipos de acuerdo a normatividad vigente y cambios que se han presentado en la organización. La fecha de los formatos no se modificó ya que se demostró que es una forma eficaz de controlar las versiones de los formatos. Se revisaron caracterizaciones y se manejaran como un formato que pertenece al Proceso de Direccionamiento estratégico. Se Realizó la Planeación estratégica, para revisar política, objetivos e indicadores y se definió el

21 Cuadro de mando integral RESULTADOS DE SOSTENIBILIDAD A la fecha se tienen implementados 5 Programas de Gestión de Riesgo Prioritario: Orden y Aseo, Contra Caídas, Espacios Confinados, Manejo de Sustancia Químicas, Soldadura, Mecánico: Manipulación de herramientas INFORME DE TRATAMIENTO DE PRODUCTOS NO CONFORMES No se han presentado reportes de Productos No Conformes en los proyectos ejecutados en lo corrido del año RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA Para el control de la información de los contratos se manejaran carpetas en Dropbox que contengan la información de resultados y análisis de los mismos REVISIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA Se ejecutó la revisión de infraestructura de la oficina Villavicencio, encontrándose una gotera sobre el techo del piso de proyectos y 4 sillas sin la manija de ajuste. Se hace verificación y limpieza de canales.

22 ELABORO: ENTERADO: REPRESENTANTE POR LA DIRECCION REPRESENTANTE LEGAL