MANUAL PARA EL USUARIO DEL MÓDULO DE EVALUACIÓN DE LA REACCIÓN - MÓDULO ER

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1 MANUAL PARA EL USUARIO DEL MÓDULO DE EVALUACIÓN DE LA REACCIÓN - MÓDULO ER

2 Revisó: Jefe División Recursos Humanos Profesional de Apoyo TALENTO HUMANO FORMACIÓN DEL PERSONAL MANUAL PARA EL USUARIO DEL MÓDULO DE EVALUACIÓN DE LA Código: MTH.01 Versión: 01 REACCIÓN Página 2 de 7 Aprobó: Rector CONTENIDO Fecha de aprobación: Julio 31 de 2008 Resolución N OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS ESTRUCTURA DEL MÓDULO ER PARTICIPANTES CONSOLIDACIÓN RESULTADOS HISTÓRICOS CÓMO REALIZAR CAMBIOS?... 7

3 DE EVALUACIÓN DE LA REACCIÓN Página 3 de 7 1. OBJETIVO Facilitar ala consolidación de los resultados obtenidos en la aplicación de la evaluación de la reacción a las actividades de formación. 2. ALCANCE Aplica para personas del proceso Talento Humano que requieran consolidar evaluaciones de reacción, en particular para el subproceso de Formación del Personal. 3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Evaluación de la reacción: Evaluación de los aspectos relacionados con el desempeño del instructor, las instalaciones, el material y la función del coordinador de la formación impartida, que se realice en el formato FTH.25 (Tomado de la Guía de evaluación de la formación del personal GTH.01) Módulo ER: Herramienta gráfica diseñada con el programador Visual Basic en Microsoft Excel, que facilita la tabulación de las evaluaciones de la reacción realizadas por los asistentes a una actividad formación y que genera como resultado el resumen de la evaluación. Permite, además, la consulta histórica de resultados de las diferentes actividades registradas. 4. ESTRUCTURA DEL MÓDULO ER El módulo ER se encuentra estructurado en cuatro (4) partes o pestañas: Participantes, Consolidación, Resultados e Históricos, cada una tiene una función particular. Para facilitar la comprensión de las indicaciones sobre el uso del módulo ER, se tomará como ejemplo el registro de una actividad de formación de Excel Avanzado, con 18 asistentes: 10 administrativos no profesionales y 8 trabajadores oficiales PARTICIPANTES La pestaña PARTICIPANTES es un entorno para el ingreso de información general de la actividad de formación, como nombre y número de evaluaciones a registrar por tipo de asistentes, cuyo total se aparecerá en el campo Número de evaluaciones a consolidar, tal como se aprecia en la figura 1. En el campo Actividad Nº se indica el número con que se registrará la nueva actividad, que en el caso del ejemplo será 10.

4 DE EVALUACIÓN DE LA REACCIÓN Página 4 de 7 Figura 1. Pestaña PARTICIPANTES El botón CARGAR permite almacenar la información registrada en los campos habilitados (ver figura 2). Si no se introduce el nombre de la actividad y/o número de evaluaciones a registrar aparecerá un letrero indicando la necesidad de estos datos. Figura 2. Cargue de datos introducidos. Como se aprecia en la figura 2 al cargar la información se indica el paso 2, que es el registro de las evaluaciones en la pestaña CONSOLIDACIÓN, la cual se encontrará deshabilitada si la instrucción anterior no ha aparecido CONSOLIDACIÓN En la pestaña CONSOLIDACIÓN (ver figura 3) se debe realizar el registro de cada aspecto calificado de la evaluación de la reacción, los cuales presentan cinco (5) posibles intervalos de calificación. El módulo tomará el mayor valor del intervalo, es decir 4, si el intervalo es 3-4. En la parte superior de la pestaña se muestra el nombre de la actividad y el número de encuestas que se han registrado del total. En la parte inferior, en cambio, se muestra el nivel o la calificación total en porcentaje de cada evaluación, dicho valor es el promedio de los nueve (9) aspectos calificados multiplicado por 20.

5 DE EVALUACIÓN DE LA REACCIÓN Página 5 de 7 Figura 3. Pestana CONSOLIDACIÓN. En caso de intentar registrar una evaluación si haber valorado la totalidad de los aspectos, el registro no se hará y aparecerá un letrero dando el aviso respectivo. La figura 4 muestra la instrucción sobre el paso RESULTADOS Figura 4. Registro completo de las evaluaciones. La pestaña RESULTADOS permite apreciar la información general registrada de la actividad, como se muestra en la figura 5. Se presenta la fecha de registro, la valoración general de cada aspecto, el promedio de las evaluaciones realizadas así como su nivel porcentual. Los datos de la izquierda se utilizan para alimentar el módulo de satisfacción. El botón NUEVO REGISTRO permite almacenar los datos mostrados y adecuar el modulo para registrar una nueva actividad.

6 DE EVALUACIÓN DE LA REACCIÓN Página 6 de 7 Figura 5. Pestaña RESULTADOS HISTÓRICOS Los resultados generales de todas las actividades registradas en el modulo se pueden apreciar en la pestaña HISTÓRICOS (ver figura 6). Para ello, sólo debe hacerse uso de cuatro botones, que en la tabla 1 se relacionan. Figura 6. Pestaña HISTÓRICOS. Tabla 1. Botones de consulta de resultados. BOTÓN NOMBRE FUNCIÓN PRIMERO Visualizar el resultado de la primera actividad registrada. ANTERIOR SIGUIENTE ÚLTIMO Visualizar la anterior actividad a la mostrada. Visualizar la siguiente actividad a la mostrada. Visualizar el resultado de la última actividad registrada. Para iniciar la visualización de los resultados generales debe usarse inicialmente el botón PRIMERO o el botón ÚLTIMO.

7 5. CÓMO REALIZAR CAMBIOS? TALENTO HUMANO - FORMACIÓN DEL PERSONAL Código: MTH.01 DE EVALUACIÓN DE LA REACCIÓN Página 7 de 7 En dado que se requiera realizar cambios a la información registrada debido a errores de digitación deben realizarse las correcciones en la tabla de EXCEL donde se encuentra registrada toda la información que se aprecia en el entorno gráfico de trabajo. Debido a la importancia de mantener los registros inalterados, sólo se puede acceder a la tabla de EXCEL mediante la contraseña respectiva, de la cual sólo tendrá conocimiento el líder del subproceso Formación del Personal. Se debe utilizar para el acceso el botón ENVIAR. Es indispensable no alterar la estructura de la tabla de EXCEL para el adecuado funcionamiento del modulo. En la tabla 2 se presenta la información de cada columna de la tabla, lo que permitirá hallar fácilmente el campo para realizar la corrección requerida. Nº Fila Nombre Información 1 Nº Número de registro de la actividad 2 Nº de encuestas Número total de evaluaciones de la reacción a consolidar 3 Actividad Nombre de la actividad a consolidar 4 Beneficiarios DP Número de Docente de Planta que asistieron a la actividad 5 Beneficiarios DC Número de Docente de Cátedra que asistieron a la actividad 6 Beneficiarios JR Número de Jubilados o Retirados que asistieron a la actividad 7 Beneficiarios DE Número de Directivos o Ejecutivos que asistieron a la actividad 8 Beneficiarios PR Número de Profesionales que asistieron a la actividad 9 Beneficiarios ANP Número de Administrativos No Operativos que asistieron a la actividad 10 Beneficiarios TO Número de Trabajadores Oficiales que asistieron a la actividad 11 Beneficiarios ES Número de Estudiantes que asistieron a la actividad 12 Beneficiarios NS Número de asistieron a la actividad que no se pueden clasificar 13 Promedio Valor promedio total de 0 a 5 de todos los aspectos a valorar de la actividad 14 Fecha de registro Fecha en la cual se ha realizado el registro de las evaluaciones de la reacción 15 Expositor Valoración porcentual (de 0 a 100%) total del expositor 16 A1 Valoración porcentual (de 0 a 100%) del aspecto A1 (puntualidad) 17 A2 Valoración porcentual (de 0 a 100%) del aspecto A2 (dominio del tema) 18 A3 Valoración porcentual (de 0 a 100%) del aspecto A3 (ambiente agradable y respetuoso) 19 Contenido capacitación Valoración porcentual (de 0 a 100%) total del contenido de la capacitación 20 B1 Valoración porcentual (de 0 a 100%) del aspecto B1 (cumplimiento del objetivo) 21 B2 Valoración porcentual (de 0 a 100%) del aspecto B2 (utilidad en el trabajo del contenido) 22 B3 Valoración porcentual (de 0 a 100%) del aspecto B3 (metodología) 23 Recursos empleados Valoración porcentual (de 0 a 100%) total de los recursos empleados 24 C1 Valoración porcentual (de 0 a 100%) del aspecto C1 (suficiencia en medios audiovisuales) 25 C2 Valoración porcentual (de 0 a 100%) del aspecto C2 (infraestructura del sitio) 26 C3 Valoración porcentual (de 0 a 100%) del aspecto C3 (material utilizado) CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Julio 31 de 2008 Creación del documento