Contratación de servicios

Transcripción

1 Territorio Logística Transporte & Infraestructura Contratación de servicios logísticos Factores clave en la selección de un OL e implantación - Desayuno CEL- 9 de enero de 008 A D V A N C E D L O G I S T I C S G R O U P Madrid Barcelona Bilbao Lisboa Londres Milán Dubai Caracas Lima México DF - Sao Paulo

2 La selección e implantación abarca las fases a dentro de la colaboración cliente - operador Implantación Gestión diaria de la operación Fases de colaboración entre cliente y Operador Logístico Modelo de contratación Diseño Detallado Selección de proveedores

3 Selección de proveedores Implantación Gestión diaria de la operación Fases de colaboración entre cliente y Operador Logístico Modelo de contratación Diseño Detallado Selección de proveedores

4 Factores clave en la selección del proveedor logístico En la fase de oferta: Compartir la filosofía/modelo de base (win win?) Afinidad en la interlocución Expectativas compartidas Solicitar el precio final, no sólo las tarifas Ofertas desmarcadas a la baja: han entendido la operativa? RFI resumido, solicitar al operador datos para RFQ Dedicar tiempo para bajar al detalle en el RFQ con - operadores Pliego RFQ con mucho detalle de los requerimientos, en especial de los KPI s y SLA s Vivir la operativa - días in situ

5 Factores clave en la selección del proveedor logístico Consideraciones de negocio: Importante ser importante para el operador Estabilidad: riesgo de fusiones o fusiones recientes Libertad respecto a la central Cuentas saneadas Conocimiento de las particularidades del sector Que el operador exponga casos de implantaciones complejas Compartición de recursos en multicliente del mismo sector no siempre es factible Preparación y presentación de la oferta técnica Disponibilidad de mandos intermedios: dimensión de la empresa, otras operaciones en España,

6 Factores clave en la selección del proveedor logístico Gestión Recursos en formación de directivos Aplicación de la mejora continua Metodología de implantación de nuevas operaciones que tenga el operador RRHH % personal de plantilla Plan de Formación continua Incentivos de productividad (retribución, programas de mejora, ) Incentivos a la pro actividad (buzón sugerencias, retribución, ) Procesos Mejora continua cliente-proveedor con objetivos anuales Experiencia en operaciones dedicadas Procesos documentados KPI s de seguimiento Implantaciones: ingeniería, soluciones automatizadas, equipo y metodología de implantación, 6

7 Las fases de ejecución son las últimas de las fases de una colaboración operador logístico - cliente FASES DE EJECUCIÓN FASES DE MODELO Gestión diaria de la operación Modelo de contratación Implantación Errores en fases precedentes contagian a las siguientes Diseño Detallado Selección de proveedores Todos los implicados en el proyecto, incluido el cliente, deben tener un pleno entendimiento de sus responsabilidades y obligaciones 7

8 Un mal modelo de contratación y selección de operadores suele tener consecuencias negativas sobre las fases de ejecución Debilidades de las fases de modelo de contratación y selección: Mentalidad cortoplacista Enfoque a coste, no a valor Desequilibrio riesgo rentabilidad Más penalización que bonificación Mucha flexibilidad, poca planificación Contrato con poco detalle Consecuencias sobre las fases de ejecución: Descontento mutuo Tensión en el día a día que impide la planificación a largo Nivel de servicio no alcanzado por el operador Poca generación de valor: operador = ETT Baja rentabilidad de operadores Escasa motivación para innovar Dificultad para atraer y retener a buenos profesionales en los operadores Organizaciones intensivas en mano de obra Competitividad basada en coste mano de obra, comprar transporte más barato aunque también hay que hacer bien las últimas etapas 8

9 El diseño detallado Implantación Gestión diaria de la operación Fases de colaboración entre cliente y Operador Logístico Modelo de contratación Diseño Detallado Selección de proveedores 9

10 Factores clave en el diseño Definir el servicio y sus requerimientos: Entender cómo va a prestar el servicio el operador: comprobar que ha entendido lo que espera el cliente Entender sus sistemas de control de calidad Contemplar no sólo el main stream, sino toda la casuística Acotar las variaciones del servicio a prestar (la flexibilidad es finita: necesario planificar) Acordar la logística de la información Prever mecanismos de mejora continua y reparto de beneficios 0

11 Factores clave en el diseño Definir los medios de control y seguimiento de la relación Interlocución, reuniones, KPI s Definir objetivos y compartirlos en un mismo cuadro de mando Definir las responsabilidades de OL y cliente Riesgo dependencia del encargado Contratación de seguros y responsabilidades Definir una buena planificación de la implantación: Dedicar el tiempo y recursos necesarios a esta etapa: cambios posteriores más costosos! Plazos adecuados y realistas Balanceo correcto riesgo rentabilidad para ambas partes Infraestructura adecuada: ubicación, automatización, software,

12 La implantación Implantación Gestión diaria de la operación Fases de colaboración entre cliente y Operador Logístico Modelo de contratación Diseño Detallado Selección de proveedores

13 Factores clave en la implantación de una nueva operación logística Recursos Gestión Implantación exitosa Colaboración Conocimiento

14 Factores clave en la implantación Diseño detall ado Recursos Implicación de recursos FABRICANTE Prueba piloto PROVEEDORES Roll Out de implantación Gestión diaria Asignar un equipo de proyecto de cliente y OL con: Objetivos claros (calidad, coste y plazo) Aglutine procesos, sistemas y organización Sepa planificar y gestionar un proyecto Se adecue a la complejidad del proyecto No se vean condicionados o influenciados por factores externos Algunos operadores utilizan recursos especializados: Estructura corporativa de ingeniería que desplazan a todas las nuevas implantaciones Departamento de consultoría logística para nuevas operaciones Personal especializado en soluciones automatizadas Trabajar desde el inicio con un presupuesto de implantación pactado de antemano (open book inicial, luego tarifas?) Pactar tarifas de compensación para el primer año en concepto de desvíos de volúmenes o trabajos adicionales

15 Factores clave en la implantación Gestión Planificación, planificación y planificación: tareas, indicadores, responsables, gestión del riesgo, interlocución con las partes implicadas Gestión del timing: Calendario verosímil: proceso licitación suele acortarse a niveles imposibles Pilotos de prueba / faseado de la implantación Gestión del impass sin afectar al servicio: escoger el momento Sincronización con comercial y producción Gestión de la comunicación en el cliente y con sus clientes Planes de contingencia Traspaso al equipo de gestión diaria una vez funcione Definir y negociar etapas y especificaciones que deben ser cumplimentadas en cada fase y no permitir que se incumplan

16 Factores clave en la implantación Conocimiento de la operativa, los números, las necesidades de clientes destino y el producto del cliente por parte del OL antes de iniciar la implantación Conocimiento Partir de un contrato con el detalle suficiente acerca de la operativa y los números principales, detallando con exhaustividad los procesos y su reflejo en los sistemas Conocer (el cliente) cómo va a prestar el servicio el operador y con qué medios Ayuda mucho poseer un modelo estandarizado de implantación de nuevas operaciones basado en la experiencia de anteriores implantaciones Disponer de procedimientos documentados en un Sistema de Gestión del Conocimiento, con actualización mensual o trimestral 6

17 Factores clave en la implantación Asignar roles cliente y OL Colaborar periódicamente en mejorar, pero a menudo no está claro cómo compartir las mejoras Colaboración Aprender mutuamente!: OL debería aportar know how logístico Mayor productividad Mayor alcance geográfico Cliente debería aportar: Particularidades del negocio, producto y clientes Exigencias de calidad SLA s y KPI s objetivos 7

18 La implantación Implantación Gestión diaria de la operación Fases de colaboración entre cliente y Operador Logístico Modelo de contratación Diseño Detallado Selección de proveedores 8

19 Las encuestas indican que los factores clave en la gestión diaria tienen mucho que ver con la interrelación y el contrato Factores de éxito en las relaciones con el cliente 7%: Interrelación entre OL y cliente a nivel operacional 60%: Contrato que describa detalladamente el servicio a prestar y el seguimiento del desempeño (pero sobreutilizarlo en la relación diaria es contraproducente) %: Mediciones de niveles de mejora en el servicio claras %: Interrelación entre OL y cliente a nivel gerencial 8%: Mediciones de reducciones de coste Fuente: The State of Logistics Outsourcing results and findings of the th annual study, E&Y, 008 9

20 Las encuestas indican que los factores clave en los sistemas se refieren a la visibilidad y la integración Aspectos de los sistemas de los OL s a mejorar (según fabricantes) %: Insuficiente visibilidad en pedidos / envíos / inventarios %: Falta de integración entre los sistemas internos del operador %: Errores en la facturación de los servicios prestados Fuente: The State of Logistics Outsourcing results and findings of the th annual study, E&Y, 008 0

21 Factores clave en la gestión diaria Comunicación Colaboración Integración Control Revisión Interlocución / comunicación Relación estrecha de colaboración Interlocución con la dirección del OL si es necesario Canales de comunicación adecuados Colaboración diaria: Mindset de gestión de externalizaciones Impulsar la mejora continua desde el fabricante Responsable Jefe Operativo Directivo Logístico Responsable de Distribución Problemas cuando las acciones de mejora continua requieren inversión Green logistics: colaboración necesaria cliente OL Gestión global Gestión Operativa Operador logístico ROLES Fabricante NIVELES DE COMUNICACIÓN ANUAL MENSUAL SEMANAL DIARIO Revisión de contratos y tarifas Acciones de mejora continua Revisión de KPI s.. Resolución de incidencias Mantener el control y conocimiento técnico de la operación por parte del cliente (responsable último) Integración: Integración de sistemas adecuada: qué información, y con qué frecuencia de refresco Ajuste de estilos de gestión Comité de seguimiento y ejecución compartido Procesos de comunicación bidireccionales, con suficiente tiempo (flexibilidad finita)

22 Factores clave en la gestión diaria Comunicación Colaboración Integración Control Auditorías constantes Modelo de reporting compartido cliente - OL: KPI (gráficas + medidas aplicadas a desviaciones), proyectos de mejora en implantación, y proyectos asociados a nuevos desarrollos KPI s: Escalonados, Operativos y financieros, Revisión diaria, semanal o mensual Benchmarking entre varios operadores Control Revisión Revisiones Equilibrio entre inversión por parte del OL y revisión de contrato por parte del cliente (Los operadores no están acostumbrados a invertir en tecnología puntera porque el mercado no lo valora) Revisiones contractuales anuales en función de KPI s, mercado / situación económica, volumen real Equilibrio bonus malus

23 Resumen de factores críticos en selección e implantación Mindset gestión externalizaciones Impulsar mejora continua Canales de comunicación KPI s compartidos y escalonados Planificación Recursos suficientes Formación del OL Pruebas piloto Plazo fijado en contrato Implantación Gestión diaria de la operación Fases de colaboración entre cliente y Operador Logístico Modelo de contratación Diseño Detallado Selección de proveedores Definición detallada del servicio Cubrir toda la operativa Logística de la información Definir control, responsabilidades, riesgos Infraestructuras adecuadas Consolidación empresarial Capacidad financiera y organizativa Comprensión de la operativa Contrato exhaustivo

24 Muchas gracias por su atención A D V A N C E D L O G I S T I C S G R O U P salmar@alg-global.com MADRID Juan Esplandiu, 8º 8007 Madrid (España) Tel: (+) Fax: ( +) BARCELONA Comte d'urgell, 0, º 0806 Barcelona (España) Tel: (+) Fax: (+) 9 9 LISBOA Av. Duque D'Ávila, nº Lisboa (Portugal) Tel: (+) Fax: (+) 90 6 LONDRES Crossweys House 8-0 High Street. Guildford Surrey GU EL. London Tel: + (0) 8 Fax + (0) 8 0 MILAN Via Fatebenefratelli, 6 0 Milán (Italia) Tel: (+9) Fax: (+9) LIMA Los Montoneros 70 - URB Santa Constanza SURCO Lima (Perú) Tel: (+) SANTIAGO de CHILE Av. Providencia 760, Piso 8 Providencia - Santiago - Chile (Chile) Tel: (+6) Fax: (+6) CARACAS Av. Francisco de Miranda, El Rosal Edificio EASO Piso 7 Oficina PH 00 Caracas (Venezuela) Tel: (+8) 9 8 BUENOS AIRES Reconquista 088, 8th floor C00ABV Buenos Aires (Argentina) Tel: (+) 0 00 Fax: (+) 0 SÃO PAULO DUBAI Rua James Joule, 9 Grosvenor - 6º andar House Commercial Tower Brooklin Office Novo M.07, Sheikh Zayed Road São Paulo (Brasil) P.O. Box 089, Dubai, UAE Tel: (+) 7 0 Tel: (0) Fax: (+) 7 Fax (0) 9 6