MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COTIZACIONES

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cotizaciones COTIZACIONES Para realizar una cotización presione el botón Cotizar de la pantalla principal, de esta manera ingresamos directamente a la pantalla de creación de cotizaciones, donde se completarán los siguientes campos: 1

2 Código del Cliente: Si el cliente ya existe en el sistema, podemos introducir su código en el campo Código de Cliente al momento de hacerle una cotización. Si el cliente es nuevo, es decir, nunca han sido ingresados sus datos en el sistema, presionamos el botón de la derecha Crear (Ver Procedimiento de Creación de Clientes). Otra forma de buscar un cliente ya existente es introduciendo su nombre en el menú de la derecha y los campos principales de esta pantalla se llenarán automáticamente, siempre y cuando los mismos hayan sido completados en la ficha del cliente. De aquí la importancia de que todos los campos del cliente sean completados correctamente. Tipo de Empresa: Consiste en determinar la lista de precios que se le asignará al cliente (Precios de Distribuidor, Precios de Barra, Precios de Fabricante o Precios Cliente). Dirección: En este campo, como su nombre lo indica, se ingresará la dirección completa del cliente. Teléfono: Recordar siempre completar este acápite de manera que se cuente con una fuente de contacto. Términos: Se refiere a los términos de pago acordados (Crédito/Contado), que puede escoger presionando la barra espaciadora. Comprobante Fiscal: Aquí se puede escoger el tipo de comprobante fiscal que aparecerá cuando se genere la factura. Número de Identificación: Cédula o RNC de la persona a quien se le está cotizando. Vendedor: Escoger el nombre del empleado que realizó la venta. Fecha: Aparecera la fecha del día en que se haga la cotización. Moneda: Moneda en la que se realizará la cotización (RD$, USD$, o cualquier otra que se defina en el módulo de monedas en el menú principal). Ver Procedimiento de Adición de Monedas. Luego de completar los campos de la cabeza de la cotización, continuamos con el cuerpo de la misma, donde debemos añadir los artículos que vamos a cotizar. Esto se puede lograr de dos formas: 2

3 1. Dándole doble clic al campo debajo de Código y escogiendo del menú de selección el artículo que desea. Cada vez que se agregue un artículo hay que hacer doble clic en el siguiente campo que este vacío para agregar el siguiente. Si hacemos doble clic sobre el código de un artículo que ya se ha añadido, aparecerá una pantalla con la ficha del mismo, detallando las características que lo definen. 2. Presionando abajo en el botón Buscar. De cualquiera de las dos maneras aparecera un cuadro como sigue en el cual podemoes escribir el nombre del articulo que estamos buscando y luego seleccionarlo de la lista. Tambien podemos seleccionar el articulo buscandolo por categorias. Esto se hace seleccionando la misma del menu de la derecna superior del cuadro y luego seleccionando de los desplegados en el cuadro. Luego de asignado el código del artículo a cotizar, Solo quda por especificar las cantidades a cotizar. Cantidad: Aquí se coloca la cantidad del artículo que se está cotizando, según lo que solicitó el cliente. Si lo que se está cotizando es un artículo de producción, entonces presionamos el botón Por Tamaño que se encuentra en la parte inferior del cuerpo de la cotización, donde se define el tamaño del producto. Al especificar el 3

4 tamaño del producto, los demás campos se llenan automáticamente, de acuerdo a parámetros preestablecidos (valores mínimos de ventas de cada producto). Ver Procedimiento de Ventas Mínimas. Si lo que se esta cotizando es un articulo que requiere de medias, entonces se debe utilizar el boton que dice Tamano. Y si el articulo se esta cotizando en su presentacion original, ej.: [pr barras, planchas, etc.. entonces se debe utilizar el boton Por Unidades para que el sistema calcule el pietaje correspondiente al solo introducir el numero de planchas, barras o cualquiera que sea la presentacion de lo que se esta cotizando. Descripción: Está determinada por el código del producto. Pero al cotizar articulos que requieran de medidas, estas apareceran en el el campo de descripcion una vez introducidas estas en los modulos de por tamano o Por Unidades Dirección: En caso de que se trate de una puerta o una ventana batiente, indica la dirección y sentido de apertura de la puerta o ventana. Precios: Este campo de completará automáticamente de acuerdo a la lista de precios a la que pertence el cliente. Si se está haciendo una cotización y se quiere cambiar el tipo de empresa, se puede hacer en cualquier momento. El sistema solicitará confirmación sobre si se desean cambiar los precios de acuerdo a la lista seleccionada. Cuando realizamos este tipo de cambios y lo asignamos al tipo Cliente, las medidas deben ser rectificadas (los precios aparecerán en rojo) ya que el sistema no creará una orden de producción hasta tanto éstas sean corregidas. Para rectificarlas hacemos doble clic a la medida en cuestión y cambiamos los valores utilizando el mismo procedimiento realizado a través del botón Por Tamaño. Una vez se rectificadas las medidas aparecerán nuevamente en negro y estarán listas para enviar a Producción. Descuentos: En esta parte podemos especificar los descuentos de manera lineal o por renglón. Los mismos están limitados a valores preestablecidos en el módulo de configuración. Para conceder descuentos por encima de los valores permitidos, el sistema requerirá la clave de un usuario que tenga acceso al mismo. Impuestos: El impuesto se completa automáticamente de acuerdo a un valor especificado en el módulo de configuración. En el caso de que el cliente esté excento de impuestos o esté registrado con un comprobante fiscal excento de impuestos (regimenes especiales de contribución) el sistema no le cobrará impuestos al 4

5 mismo en ninguno de los renglones. Si sólo un renglón especifico está excento de impuestos, el sistema no se lo cobrará. (Ver Procedimiento de Creación de Artículos) Total: Cantidad total de cada renglón, aparecerá automáticamente. N. Ord.: En esta parte se desplegará el número de orden de producción generado automáticamente por el sistema una vez la cotización se haya convertido en pedido, es decir, que se haya enviado a producción (Recordar que para poder enviar el pedido a producción, las medidas deben estar en letras negras, no rojas). Luego de generado el número de orden, si hacemos doble clic en la misma aparece la pantalla de manejo de órdenes de producción, donde podemos modificar la misma, reexplotar la orden, reimprimir tickets, etc. ID-Hueco: Este ID se genera automáticamente al introducir la medida del hueco. Sirve para diferenciar un hueco de otro. Opciones: Nos permite añadir notas correspondientes a los detalles de producción de cada artículo. También se pueden agregar gráficos de apoyo, modificar o incluir especificaciones y detalles del artículo que se está cotizando, etc. Descripción de Botones dentro de la Pantalla COTIZAR Por Tamaño : Se utiliza para determinar el tamaño de los artículos a producir o cortar. Es necesario especificar si se va a utilizar el Sistema Métrico o no. Si la respuesta es afirmativa, se deben introducir las medidas en metros, si se responde negativamente, se requerirán en pies. Al definir las medidas, el sistema calcula automáticamente la cantidad de cuerpos horizontales o paneles y la cantidad de cuerpos verticales o cantidad de operadores en el caso de las ventanas salomónicas. En el campo Hueco se introducen las medidas del artículo a producir y la cantidad que se requiere. La cantidad de cuerpos se calcula automáticamente de acuerdo a la medida introducida y a parámetros establecidos, de acuerdo a las fórmulas del producto. En el campo Ojo se pueden poner especificaciones propias de ese hueco. Ubicación es el lugar en la construcción donde el producto va a ser instalado. Aplicar, como su nombre lo indica, significa aplicar los detalles introducidos a la cotización. En la parte derecha aparece una foto del artículo cotizado. Por Unidades Se utiliza cuando se necesita vender el producto sin cortar (por barras o planchas). En este caso sólo se especifica la cantidad de barras a cotizar y el sistema se encarga de calcular la cantidad y el precio correspondiente. Eliminar Hacemos clic en el renglón que se desee eliminar y luego se presiona este botón. Buscar Nos permite visualizar el listado de todos los artículos facilitando la 5

6 búsqueda por nombre o categoría. Haciendo doble clic a cualquier artículo de la lista generada éste se añade a la cotización. Presionando el botón salir, salimos sin añadir ningún artículo. Componer Herramienta con la que se puede componer gráficamente la cotización, es decir, podemos ver una fotografia del frente que estamos cotizando y el sistema analiza el dibujo y lo cotiza. Crear Pedido Este botón se utiliza para convertir la cotización en orden de pedido, o sea, crear una orden de producción con los artículos que hayan sido rectificados. Facturar Genera una factura de los artículos de la cotización o convierte la cotización en factura (Ver Procedimiento Facturación). Imprimir Imprime la cotización y proporciona las opciones de exportar a Excell o enviar por . Fecha de Entrega Fecha en que se le promete al cliente que se le entregará su producto y es la que se toma en cuenta por el sistema para la programación de producción. Programación de Producción Permite accesar al calendario de producción, de manera tal que el vendedor pueda ver los trabajos pendientes para poder asignar la fecha de entrega. Descuento Extra Valor de descuento extra que será sumado a todos los renglones de descuentos de la cotización. Instalación Valor que se añade manualmente y que corresponde a lo que se va a cobrar por la instalación. Transporte Cantidad que se va a cobrar por transporte. Notas Notas generales sobre la cotización. Grabar Grabar la cotización. Salir Salir de la cotización sin grabar. Consultar Cotizaciones Para consultar las cotizaciones existentes, hacemos clic al botón Cotizaciones en la pantalla principal y aparecerá el listado de las cotizaciones realizadas. Al hacer doble clic al número de una cotización podemos entrar para modificarla. 6

7 En este acápite también podemos accesar a detalles de las cotizaciones, facturas generadas, órdenes de producción, status de producción de las órdenes, el vendedor que generó la orden, el nombre del cliente, la moneda en la que se vendió, la tasa al momento de la transacción, el valor en moneda local, las veces que se ha modificado la cotización (C.O.) y podemos especificar detalles generales de la misma (notas, gráficos de apoyo, etc). Por ejemplo : -Haciendo doble clic en el numero de cotizacion podemos accesar a la misma para modificarla, si no ha sido facturada o enviada a produccion, imprimirla, etc.. -Haciendo doble clic en el numero de factura accedemos directamente a los datos de dicha factura para su consulta o impresion. -Haciendo doble clic en el estatus de la orden vemos los tickets que han sido generados y su desempeno. De aqui podemos tambien reimprimir los tickets que fueran necesarios. 7

8 Haciendo clic en la columna de detalles podemos acceder a un modulo en el cual podemos introducir datos de detalles sobre la cotizacion en cuestion. Aqui podemos introducir notas personales que despues podrian servir de guia para la fabricacion de los productos. Podriamos introducir graficos con la ayuda de un scanner compatible, para apoyar al proceso de produccion y asi minimizar los errores de produccion. Los botones que podemos ver en la parte inferior de esta pantalla son: Crear Si queremos crear una cotización hacemos clic al botón Crear que aparece abajo. Copia Se hace clic en la cotización que se quiere copiar y luego presionamos el botón Copia y la misma se duplicará más abajo. Se le puede cambiar el nombre en caso de que sea otro cliente que requiera la misma orden que el anterior. Enviar Envía copia de la cotización seleccionada a un sistema alternativo. Anular Como su nombre lo indica, se utiliza para anular órdenes de pedido. Cuando se anula una orden de pedido, el sistema anula automáticamente la orden de producción correspondiente, los tickets de producción y devuelve los artículos a inventario. Las cotizaciones no se anulan. El botón Rep. Rectif. sirve para imprimir un reporte donde se pueden rectificar las medidas escribiéndolas manualmente en el campo. 8

9 El boton Consultar se utiliza para generar reportes correspondientes a las cotizaciones efectuadas. El botón Actualizar refresca la pantalla de cotizaciones. En el campo Buscar se escribe el nombre del cliente que buscamos en el listado de cotizaciones y aparecerán todas las cotizaciones que correspondan a ese nombre. Procedimiento de facturacion Para facturar una cotizacion se deben segui los siguientes pasos : 1- Entrar a la cotizacion. 2- Hacer click en el boton de facturar para acceder al modulo de generacion de facturas. 9

10 Una vez hacemos clic en el boton de Facturar el sistema convierte la cotizacion en pedido, enviando a produccion los articulos que esten rectificados y sacando de inventario los articulos que corresponda, lo que significa que no es necesario convertir en pedido la cotizacion, pues el proceso de facturacion lo hace automaticamente. Se pueden hacer varias facturas a partir de una sola cotizacion, pues en este modulo se pueden escojer los articulos de esta cotizacion que queremos facturar, dejando asi los demas para una facturacion futura. El sistema calculara el itebis y descuentos correspondientes segun el valos de la factura en relacion al valor total de la coptizacion. Aqui se introducen tambien el valor a pagar de la factura, en el caso de que no se vaya a saldar la misma al momento de la facturacion, la forma de pago y otros datos necesarios para terminar el proceso. El modulo de generacion de facturas se ve como sigue : 10

11 El boton Todos Selecciona todos los articulos de la cotizacion para ser facturados. El boton Nada desselecciona todos los articulos de la cotizacion. Haciendo clic en el cuadro a la izquierda de los articulos podemos seleccionar los que queremos facturar, y el sistema calculara el descuento y el impuesto segun el valor total seleccionado. En el campo de a pagar se introcuce el valor que el cliente esta abonando de la factura, si este va a cancelar la misma solo damos ENTER para haceptar el valor. En el campo de tasa se puede cambiar la tada del la factura si esta se esta efectuando en alguna momeda extranjera. Cuya tasa sea diferente a En el campo Tipo de pago: se selecciona la forma de pago en que el cliente va a realizar el mismo. Si el tipo de pago es Cheque, entonces el sistema preguntara el banco y el numero del cheque que se esta utilizando para el pago. Si el tipo de pagos es Tarjeta el sistema preguntara el tipo de tarjeta y los ultimos 4 dijitos de la misma para completar el proceso. Una vez introducidos todos estos datos se presiona el boton de Grabar para guardar la misma y el sistema preguntara si se quieren imprimir la factura y el recibo de ingreso, si es que se esta dando avance para esta factura. Despues de generada la factura esta aparecera en la pantalla de facturas en la secuencia adecuada. 11

12 En esta pantalla se pueden visualizar las facturas, recibos de ingresos, pagos a facturas, devoluciones, desembolsos y el modulo de definicion de comprobantes fiscales. Desde aqui se pueden liberar las facturas anular, imprimir y generar las consultas necesarias. Haciendo clic en el numero de factura podemos acceder a la misma para modificar los datos que se permiten de esta. Asi mismo como con el numero de la cotizacion. Descripcion de botones en la pantalla de Facturacion. Liberar : Aqui se liberan las facturas para despacho. Las facturas que necesitan ser liberadas son aquellas que tienen balance pendiente. Anular facturas : Aqui se ejecuta el proceso de anulacion de facturas. Solo lo pueden ejecutar los usuarios con derechos a anular facturas. Imprimir : Aqui se imprimen las facturas seleccionadas. Todo el mundo puede imprimir una factura siempre y cuando esta no se haya impreso antes, de ser asi, solo la puede imprimir un usuario con derecos a reimprimir facturas Consultar : En este modulo se pueden generar una diversidad de reportes concernientes a la facturacion de l aempresa. Proceso de recibos de ingresos 12

13 En este modulo se hacen los recibos de ingresos. Los cuales pueden ser de dos maneras. De varios : Estos son los recibos que no son asignados a ninguna factura y que estan siendo grabados para su futura asignacion. De facturas : que son los creados y asignados al mismo tiempo a las facturas correspondientes. Aqui se visualizan los recibos tanto de facturas, como de varios y se ven tambien el valor asignado de los mismos. Al hacer clic en un numero de recibo se desplegan el el cuadro de la derecha los pagos efectuados a las facturas con este recibo. Para crear un recibo de ingresos solo hay que elejir el tipo de recibo y hacer clic en el boton de crear recibos, y aparecera una pantalla de acuerdo al tipo de recibo que se esta creando. En esta pantalla tambien se pueden asignar recibos, imprimir, ejecutar los cuadres de caja y entrar al modulo de consultas de los ingresos. Crear Recibo de Facturas 13

14 Aqui se creanb los recibos de ingresos asignando los pagos a la o las facturas correspondientes. Lo primero es confirmar la fecha del recibos, la cual sera la del dia en que se este haciendo el mismo. Despues se elige el cliente, y el tipo de moneda, tasa a pagar y tipo de pago. Una vez elejido estos se desplegaran las facturas pendientes que tenga el cliente seleccionado en la moneda seleccionada, y en la columna A Pagar se deben digitar los valores a pagar de las diferentes facturas. El valor del recibo se asignara automaticamente por la suma de los valores introducidos en las facturas a pagar. Una vez terminado el proceso se hace clic en el boton de grabary el proceso esta terminado. Los valores de las facturas seleccionadas seran deducidos de lso balances de las mismas y un recibo de ingreso por el valor de la suma de todos los pagos sera creado. Crear recibo de ingresos de varios Aqui se crean los recibos de ingresos que no seran asignados a facturas de manera inmediata, sino que seran asignados en el futuro. 14

15 Aqui solo hay que elejir la fecha y el cliente al que se le recibe el dinero, el valor, la moneda, la tasa y la forma de pago. Tambien se puede especificar la cuenta a la que se le efectua el credito, la cual vendra por defecto si se especifica en la configuracion de las cuentas en el modulo de contabilidad. Despues se escribe un breve detalle de la razon del recibo y se hace clic en el boton de grabar para generarlo. Este aparecera en la secuencia de recibos con el valor pagado en 0.00 hasta que este sea asignado a facturas del cliente en cuestion. Haciendo clic en el boton de imprimir podemos imprimir el recibo. Los recibos de ingresos de varios aparecen en el reporte de documentos no aplicados en el modulo de clientes mientras estos tengan valor pendiente o por aplicar. Estos recibos aparecen en el cuadre del dia bajo la columna de OTROS Creacion de Devoluciones, Notas de credito y Desembolsos de caja Para efectuar una devolucion solo hay que hacer clic en la columna de devoluciones que se encuentra a la dereca de las facvturas. La unica forma de efectuar una devolucion, nota de cre4dito o desembolso de caja 15

16 es atravez de una factura. Si la factura tiene balance pendiente mayor que el valor de la devolucion a efecturar, entonces el sistema aplicara la nota decredito a la misma factura, de lo contrario, si la factura ha sido pagada o el valor pendiente de la misma es menor que el de la nota de credito a crear, entonces el sistema presentara la opcion de efectuar un desembolso de caja. Un desembolso de caja es la devolucion de dinero a travez de una nota de credito. Este se puede efectuar de dos maneras : una devolucion de efectivo de la caja o por medio de un cheque. A continuacion veremos el procedimiento completo para la creacion de una devolucion. Despues de hacer clic en la columna de devoluciones de la fctura a la cual queremos efectuar la misma, aparecera un cuadro como sigue. 16

17 Lo primero quenos pregunta el sistema es el valor de la nota de credito. Si la razon de la devolucion no es uno de los articulos vendidos, sino el impuesto, algun error en el descuento o en algun precio, aqui podemos introducir el valor de la nota de credito que queremos crear, de lo contrario lo dejamos en blanco, ya que al especificar las contadades a devolver, el sistema calculara automaticamente el valor a devolver, teniendo en cuenta el impuesto y descuentos que podrian incidir en el proceso. Una vez seleccionados los articulos a devolver, debemos especificar en que se utilizara la nota de credito a crear, si se efectuara una devolucion de efectivo o si la misma sera acreditada a otra factura. Si se efectuara una devolicion de efectivo debemos especificar si sera de caja o se hara un cheque, en caso de cheque, desde aquipodemos hacer la solicitud del cheque para ser impreso y procesado en del depto de contabilidad. Una vez especificadoe sto solo tenemos que hacer clic en el boton de grabar y asi el sistema ejecutara el proceso seleccionado. 17

18 Una vez terminado el proceso, el sistema generara la nota de credito y la colocara en la secuencia de las mismas. Las notas de credito se pueden visualizar en el modulo de devoluciones y desembolsos. Estas puden visualizarse de dos maneras : 1- De Facturas : Haciendo clic aqui podemos visualizar las notas de credito de la factura seleccionada previamente en el modulo de facturas. Ej.: si vamos al modulo de facturas y hacemos un clic en el numero de la factura a la cual queremos ver sus notas de credito y luego vamos la modulo de notas de credito y hacemos clic en el boton de De facturas, el cuadro desplegara solo las notas de credito de esta factura. 2- Todas : haciendo clic aqui se desplegasn todas las notas de credito y desembolsos que se hayan realizado en el sistema. Aqui podemos imprimir y eliminar las notas de credito creadas desde el modulo de facturas. Dando docle clic en la nota de credito, si esta no ha sido aplicada aparecera un cuadro mediante el cual podemos aplicar el valor de la nota seleccionada a una factura que pertenezca a ese cliente. Si hacemos doble clic en el numero de factura se puede acceder a modificar los datos que se permitan de la misma. 18

19 Comprobantes fiscales En este modulo se pueden definir y configurar los diferentes comprobantes fiscales que se necesiten para el proceso. Para anadir un nuevo comprobante fiscal solo hay que hacer clic en el boton de Anade debajo del cuadro de los compronantes y llenar los siguientes capos : 1. Comprobante : Aqui se introduce la parte fija del comprobante, osea los primeros 11 digitos que definen el tipo de comprobante. 2. Nombre : aqui se introduce el nombre que define el comprobante ID : aqui se le dice si para el uso de este comprobante se requiere que se introduzca un numero de identificacion, ya sea patronal o individual, osea RNC o Numero de CEDULA. 4. Aut. No. : aqui se introduce el numro de autorizacion que te da la entidad que emite el numero de comprobante al momento en que se solocitan. 5. Fecha : La fecha de solicitud del comprobante. 6.- Ini. De Seq. : Este es el inicio de la secuencia del comprobante que fue otorgado por la DGII. Osea, el primer comprobante de la secuencia. 7.- Fin. De Seq. : Este es el final de la secuencia del comprobante que fue otorgado por la DGII. Osea, el ultimo comprobante de la secuencia. 8.- Actual. : Este es el ultimo numero asignado por el sistema. 9.- Impto : Aqui se le especifica al sistema si va a cobrar impuestos a las facturas a las que se le asigne ese tipo de comprobante. 19

20 En la parte de Otros comprobantes fiscales se definen los comprobantes que no son de facturacion. Como lo de las notas de credito, gastos menores y proveedores informales. En el caso de los de Gastos menores le debemos especificar al sistema la frecuencia con la cual va a ser generado el comprobante y esto lo logramos haciendo clic en uno de los botones debajo de la definicion de estos. En este modulo podemos definir tambien la tabla de tipo de gastos a los cuales seran asignados los gastos menores y las compras. Esta tabla es proveida por la DGII. Padron electoral Aqui se pueden ejecutar consultas sobre el padron, anadir entradas y definir los tipos de identificacion utiles para cuando se genere el archivo de envio de las ventas y notas de credito a la DGII. 20