PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL INSTITUTO NACIONAL PARA CIEGOS

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1 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL INSTITUTO NACIONAL PARA CIEGOS FECHA DE APROBACIÓN 04/11/2015 INSTANCIA DE APROBACIÓN Comité Institucional de Desarrollo Administrativo AUTORIDAD ARCHIVÍSTICA Secretaría General RESPONSABLES ELABORACIÓN Técnico Operativo Líder Del Proceso de Administración Documental Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación FECHA DE PUBLICACION 04/11/2015 Página 1 de 84

2 1. ASPECTOS GENERALES 1.1. INTRODUCCION Teniendo en cuenta la normatividad emitida por el Archivo General de la Nación y las demás Entidades reguladoras a nivel nacional, y en especial dando cumplimiento a lo estipulado en el artículo 21 de la Ley 594 de Ley General de Archivos, el Decreto 2609 de 2012 y el artículo 15 de la Ley 1712 de 2014, relacionados con la elaboración del Programa de Gestión Documental, el Instituto Nacional para Ciegos INCI, implementara el presente documento, el cual pretende regular y estandarizar todo lo relacionado con la gestión y producción documental de la Entidad, a través de aplicación de paramentos que permitan controlar y salvaguardar la documentación correctamente durante las fases de Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización, Consulta, Conservación y Disposición Final. Cabe resaltar que la gestión documental, es la base para el cumplimento de las metas y objetivos instituciones planeados, por este motivo la entidad tiene integrado en su Sistema de Gestión de Calidad un proceso denominado Administración Documental, dentro del cual se establecen los lineamientos a seguir para el manejo correcto de los archivos ALCANCE Con la elaboración del Programa de Gestión Documental PGD, se pretende regular, mejorar y estandarizar la gestión documental del Instituto Nacional para Ciegos, teniendo en cuenta los principios que rigen las Entidades públicas en materia de documentación y archivo, buscando minimizar los riesgos asociados al mismo PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO El Programa de Gestión Documental del Instituto Nacional para Ciegos INCI, está dirigido a todos los servidores públicos y contratistas, que participara activamente en la implementación y ejecución. Página 2 de 84

3 1.4. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD REQUERIMIENTOS NORMATIVOS Con base a la normatividad que rige a las entidades públicas, emitida por el Archivo General de la Nación y por el gobierno nacional en general, relacionada con los archivos y la Gestión documental, se elaboró el Programa de Gestión Documental, con el fin de contribuir directamente a realizar un control y seguimiento a los procesos, actividades y demás acciones relacionadas con la administración de los archivos de las institución. (Ver Anexo Referentes Normativos REQUERIMIENTOS ADMINISTRATIVOS. Para la elaboración, ejecución, seguimiento y control del PGD, se requiere de la participación activa de la Oficina Asesora de Planeación y la Secretaría General como instancia responsable, del líder del proceso de Administración Documental. Las decisiones relacionadas con la Gestión Documental serán avaladas por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. a) ELABORACION Y REVISIÓN PRELIMINAR PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL La Secretaria General del Instituto Nacional para Ciegos INCI, designo como responsables de la elaboración del Programa de Gestión Documental, a los siguientes funcionarios: DEPENDENCIA / FUNCIONARIO CARGO ACTIVIDAD A PROCESO RESPONSABLE REALIZAR Secretaria General Darío Javier Montañez Secretario General Revisión Secretaria General Grupo Administrativo y Financiero Secretaria General Grupo Administrativo y Financiero Gladys Mireya Pardo Morales Luz Hedy Ortiz Torres Coordinadora Grupo Administrativo y Financiero Técnico Operativo Administración Documental Revisión Elaboración b) REVISION Y APROBACION DEFINITIVA PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Página 3 de 84

4 Para la revisión y aprobación definitiva del Programa de Gestión Documental se requiere de la participación de los responsables del proceso de Administración Documental y de los miembros del Comité de Desarrollo Administrativo, los cuales son: Responsables Proceso Administración Documental DEPENDENCIA Y/ O FUNCIONARIO ACTIVIDAD A CARGO PROCESO RESPONSABLE REALIZAR Secretaria General Darío Javier Montañez Secretario General Revisión Secretaria General Grupo Administrativo y Financiero Secretaria General Grupo Administrativo y Financiero Gladys Mireya Pardo Morales Luz Hedy Ortiz Torres Coordinadora Grupo Administrativo y Financiero Técnico Operativo Administración Documental Revisión Elaboración Comité de Desarrollo Administrativo DEPENDENCIA Y/ O PROCESO NOMBRE CARGO Dirección General Carlos Parra Dussan Director General Secretaría General Darío Javier Montañez Secretario General Oficina Asesora de Pacifico Ernesto Barrera Jefe Oficina Asesora de Planeación Planeación Nuban Oficina Asesora Jurídica Fernando Santoyo Jefe Oficina Asesora Jurídica Oficina Asesora de Comunicaciones Valentina Ortiz Parra Asesora de Comunicaciones c) RESPONSABILIDAD EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Cada una de las áreas participaran y serán responsables de la adecuada ejecución del Programa de Gestión Documental, esto a través de la debida aplicación de los procesos, lineamientos y técnicas de archivo y con el apoyo al cumplimiento a los programas que conforman el PGD. La ejecución del PGD, estará a cargo de la Secretaria General con el apoyo de las áreas a través de la conformación de brigadas de las brigadas de apoyo para la organización y depuración de archivos. Página 4 de 84

5 Responsables de la Implementación y ejecución del PGD. Oficina Oficina Asesora Jurídica Asesora Jurídica Director Oficina Oficina Asesora de Asesora de Planeación Planeación Subdirección Técnica Subdirección Técnica Secretaría General Secretaría General - Dirección General. o o Oficina Asesora de Comunicaciones. Oficina Asesora Jurídica o Control Interno - Secretaria General o Gestión Humana y Servicio al Ciudadano Gestión Humana Servicio al Ciudadano o Grupo Administrativo y Financiero Administración Documental - Subdirección Técnica REQUERIMIENTOS ECONOMICOS Para la ejecución del Programa de Gestión Documental, se requiere de un presupuesto anual que contribuya directamente a la debida ejecución del mismo y a financiar cada uno de los Página 5 de 84

6 ítems y actividades que se encuentran dentro del cronograma, los cuales quedaron establecidos a corto, mediano y largo plazo, durante cada vigencia, este presupuesto anual quedara reflejado dentro del Plan de Adquisiciones y en los rubros presupuestales de gastos funcionamiento y de inversión. Requerimientos Económicos a Corto, Mediano y Largo Plazo Actividad, Proceso y/o Programa Apoyo a la ejecución del Programa de Gestión Documental Programa De Normalización de Formas Y Formularios Electrónicos Programa De Archivos Descentralizados Programa Mejoramiento Estado De Conservación De Los Archivos Periodo de Ejecución Corto Plazo Mediano Plazo Largo Plazo Corto, Mediano y Largo Plazo Observaciones Destinar una partida presupuestal para el 2016, con el fin de apoyar la ejecución del PGD, teniendo en cuenta el diagnóstico elaborado y el estudio para la implementación del Microcentro de reprografía. Requerimientos Económicos Para la implementación del programa, se deberá evaluar si se requiere de la intervención o contratación de una empresa de elabore los formularios electrónicos o si el grupo de ingenieros que hace parte de la Oficina Asesora de Planeación puede elaborarlos. Una vez definido esto se podrá determinar el presupuesto. Se requiere realizar el estudio económico para poder determinar los recursos necesarios para llevar a cabo este programa. Para la vigencia 2015 no se programaron recursos. Se debe incluir dentro del presupuesto, una partida presupuestal para cada Página 6 de 84

7 Actividad, Proceso y/o Programa Elaboración Tablas de Valoración Documental Elaborar el Plan Institucional de Archivos PINAR Periodo de Ejecución Mediano Plazo Mediano Plazo Observaciones vigencia, para la ejecución de este programa. Contratación por prestación de servicios de un Técnico de Archivo que apoye la ejecución de las actividades establecidas en el Programa de Gestión Documental y la elaboración de Tablas de Valoración Documental de acuerdo a la normatividad y lineamientos del Archivo General de la Nación. Contratación por prestación de servicios de un Técnico de Archivo que apoye la ejecución de las actividades establecidas en el Programa de Gestión Documental. Nota: Anualmente se deberán dejar recursos para invertir en la implementación del Programa de Gestión Documental de la Entidad REQUERIMIENTOS TECNOLOGICOS. La oficina Asesora de Planeación, será la responsable de proveer la infraestructura tecnología adecuada y necesaria para la ejecución del Programa de Gestión Documental y de proveer el soporte técnico requerido para el buen funcionamiento de los sistemas, redes y equipos utilizados para la gestión documental, adicionalmente la Secretaria General junto con la Oficina Asesora de Planeación, tiene programado y asignado un presupuesto para la compra de Página 7 de 84

8 equipos, para la digitalización de documentos y mejoraras a Sistema de Gestión Documental institucional Para la ejecución del PGD, se cuenta con los siguientes recursos tecnológicos. - Equipos de cómputo. - Scanners. - Software de Gestión Documental (Orfeo) GESTION DEL CAMBIO. Tenido en cuenta, los ajustes realizados al Programa de Gestión Documental y las modificaciones que se realizaran a los demás procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos del proceso de Administración Documental, y dando cumplimento a la normatividad archivística, se promoverá con el apoyo de la Oficina Asesora de Comunicaciones, la socialización del Programa de Gestión Documental y adicional a esto se promoverán las actividades necesarias con el fin de generar cultura entre los funcionarios en el tema de gestión documental y se generara un ambiente propicio mitigando la resistencia al cambio entre los funcionarios. Lo anterior se realizara a través de la integración de los funcionarios y las dependencias en general para que participen activamente en la implementación, seguimiento y control del Programa de Gestión Documental 2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTION DOCUMENTAL Teniendo en cuenta el Decreto 2609 de 2012, los procesos de gestión documental son planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de Página 8 de 84

9 documentos, preservación a largo plazo, estos procesos deberán ser siempre lineales e interactuar conjuntamente, adicional a esto deberán estar orientados a la eficiencia, eficacia, transparencia, interoperabilidad, servicio al ciudadano entre otros, a continuación se hace una descripción de los procesos de gestión documental, junto con las actividades a desarrollar y el tipo de requisito: TIPO DE REQUISITO a) PLANEACION ESTRATEGICA ADMINISTRATIVO X LEGAL X FUNCIONAL X TECNOLOGICO X ACTIVIDADES A DESARROLLAR Elaborar el Programa de Gestión Documental, de acuerdo con los lineamientos establecidos en el Decreto 2609 de 2012 y al Manual de Implementación de un PGD. Revisar, aprobar, publicar y realizar seguimiento al PGD. Elaborar el Plan Institucional de Archivos PINAR Revisar, aprobar, publicar y realizar seguimiento al Plan Institucional de Archivos PINAR Revisar y actualizar la Política de Gestión Documental Crear y actualizar los procedimientos de Administración Documental RESPONSABLE Secretaria General Secretaria General Secretaria General Secretaria General Secretaria General Secretaria General TIEMPO DE EJECUCION CORTO MEDIANO LARGO PLAZO X X X X X TIPO DE REQUISITO Elaborar y actualizar información. Página 9 de 84 b) PLANEACION ADMINISTRATIVO X LEGAL X FUNCIONAL X TECNOLOGICO X ACTIVIDADES A DESARROLLAR el registro de activos de Elaborar el índice de información Clasificada y Reservada RESPONSABLE Oficina Asesora de Planeación Oficina Asesora de TIEMPO DE EJECUCION CORTO MEDIANO LARGO PLAZO

10 TIPO DE REQUISITO b) PLANEACION ADMINISTRATIVO X LEGAL X FUNCIONAL X TECNOLOGICO X ACTIVIDADES A DESARROLLAR Actualizar y ajustar la norma fundamental y demás procedimientos relacionados con la producción, diseño, modificación y publicación de formatos, formularios y documentos en general. Programar la actualización de las Tablas de Retención Documental, de acuerdo con la normatividad vigente. TIPO DE REQUISITO RESPONSABLE Planeación Oficina Asesora Jurídica Secretaria General Oficina Asesora de Planeación Secretaria General Oficina Asesora de Planeación c) PRODUCCION TIEMPO DE EJECUCION CORTO MEDIANO LARGO PLAZO ADMINISTRATIVO X LEGAL X FUNCIONAL X TECNOLOGICO X ACTIVIDADES A DESARROLLAR Aplicar los procedimientos establecidos por el proceso de Administración Documental y los demás procesos en lo relacionado con el control de documentos. Crear los documentos sean físicos o electrónicos de acuerdo a los lineamientos establecidos en la entidad para el diseño, producción, creación y publicación de documentos Controlar la versión y producción de los documentos ya sean estos físicos o electrónicos, teniendo en cuenta los lineamientos establecidos por la entidad. Disponer y usar los dispositivos tecnológicos ofrecidos por la entidad, para la gestión documental. RESPONSABLE Todas las dependencias Todas las dependencias Todas las dependencias Todas las dependencias TIEMPO DE EJECUCION CORTO MEDIANO LARGO PLAZO Página 10 de 84 d) GESTIÓN Y TRÁMITE

11 TIPO DE REQUISITO ADMINISTRATIVO X LEGAL X FUNCIONAL X TECNOLOGICO X ACTIVIDADES A DESARROLLAR Aplicar los procedimientos establecidos por el proceso de Administración Documental y los demás procesos, en lo relacionado con el control de documentos. Realizar el registro y radicación de correspondencia, utilizando los sistemas de gestión establecidos por la entidad. Distribuir la correspondencia de manera oportuna a las dependencias responsables de tramitar los documentos, registrando la respectiva entrega. Establecer las directrices pertinentes para la simplificación de trámite de documentos. Utilizar los recursos tecnológicos ofrecidos por la institución, para la consulta de documentos (Sistema de Gestión Documental ORFEO) Registrar el préstamo de documentos a las diferentes dependencias y establecer los controles de acceso pertinentes a la información institucional a través del sistema ORFEO. RESPONSABLE Todas las dependencias Todas las dependencias Todas las dependencias Secretaria General y Oficina Asesora de Planeación Todas las dependencias Secretaria General y Oficina Asesora de Planeación TIEMPO DE EJECUCION CORTO MEDIANO LARGO PLAZO X Página 11 de 84

12 TIPO DE REQUISITO e) ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVO X LEGAL X FUNCIONAL X TECNOLOGICO X ACTIVIDADES A DESARROLLAR Aplicar los procedimientos establecidos por el proceso de Administración Documental, en la organización y archivo de documentos. Actualizar las Tablas de Retención Documental, teniendo en cuenta la normatividad vigente cada vez que sea necesario. Clasificar los documentos, adecuadamente aplicando los cuadros de clasificación documental y las Tablas de Retención Documental. Aplicar las T.R.D. en documentos físicos y electrónicos Aplicar adecuadamente los procesos técnicos de archivo ordenación documental (foliación, ordenación cronológica o consecutiva, depuración documental. Eliminación de material de apoyo o documentos de apoyo que ya no sean consultados por las dependencias, esto con el fin de depurar los archivos de gestión. Realizar la descripción documental, con estándares y principios que permitan ubicar fácilmente la información y aplicando las TRD. Establecer las políticas y procedimientos para que cada funcionario entregara los archivos clasificados, organizados, inventariados e identificados una vez sean trasladados o se retiren de la institución. RESPONSABLE Todas las dependencias Secretaria General Todas las dependencias Todas las dependencias Todas las dependencias Todas las dependencias Todas las dependencias Secretaria General (Gestión Humana y Administración Documental) TIEMPO DE EJECUCION CORTO MEDIANO LARGO PLAZO Página 12 de 84

13 TIPO DE REQUISITO f) TRANSFERENCIA ADMINISTRATIVO X LEGAL X FUNCIONAL X TECNOLOGICO X ACTIVIDADES A DESARROLLAR Aplicar los procedimientos establecidos por el proceso de Administración Documental en lo relacionado con las transferencias documentales. Programar las transferencias documentales y establecer los lineamientos pertinentes, para una adecuada transferencia documental. Verificar la aplicación correcta de las T.R.D. Verificar la debida aplicación de los procesos técnicos (clasificación, ordenación y descripción) Verificar las condiciones de los archivos, estado de los documentos y de las unidades de conservación cajas y carpetas. Asegurar la conservación de las características e integridad de los documentos electrónicos, estableciendo unos métodos y procedimientos claros. RESPONSABLE Todas las dependencias Todas las dependencias Todas las dependencias Todas las dependencias Todas las dependencias Secretaria General Oficina Asesora de Planeación. TIEMPO DE EJECUCION CORTO MEDIANO LARGO PLAZO TIPO DE REQUISITO Página 13 de 84 g) DISPOSICION DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVO X LEGAL X FUNCIONAL X TECNOLOGICO X ACTIVIDADES A DESARROLLAR Aplicar los procedimientos establecidos por el proceso de Administración Documental en lo relacionado con la disposición final de los documentos. Formalizar en un procedimiento lo relacionado con la disposición final de los documentos, teniendo como base las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. Establecer en un procedimiento existente, los estándares y criterios para la aplicación de la RESPONSABLE Todas las dependencias Secretaria General Secretaria General TIEMPO DE EJECUCION CORTO MEDIANO LARGO PLAZO

14 conservación total, selección y digitalización, contemplados dentro de las T.R.D. Actualizar los procedimientos que sean necesarios, aclarando las actividades a desarrollar para la destrucción segura o eliminación de los documentos. Documentar la eliminación de documentos a través de las actas de eliminación y los inventarios, con aprobación del Comité de Desarrollo Administrativo y dejar evidencia y trazabilidad de los procedimientos realizados. Publicar los inventarios y actas de eliminación de documentos. Secretaria General Secretaria General Secretaria General TIPO DE REQUISITO h) PRESERVACION A LARGO PLAZO ADMINISTRATIVO X LEGAL X FUNCIONAL X TECNOLOGICO X ACTIVIDADES A DESARROLLAR Establecer un plan de conservación documental y de preservación a largo plazo, para los documentos físicos y electrónicos, contemplando criterios como autenticidad, integridad, inalterabilidad, acceso. Disponibilidad y legibilidad. Definir mecanismos de conservación, preservación y manipulación de los documentos físicos y electrónicos. RESPONSABLE Secretaria General Oficina Asesora de Planeación Secretaria General Oficina Asesora de Planeación TIEMPO DE EJECUCION CORTO MEDIANO LARGO PLAZO TIPO DE REQUISITO i) VALORACIÓN ADMINISTRATIVO X LEGAL X FUNCIONAL X TECNOLOGICO X Página 14 de 84

15 ACTIVIDADES A DESARROLLAR Verificar la producción documental de cada una de las áreas y definir los valores primarios y secundarios de los documentos físicos y electrónicos de archivo. Actualizar las Tablas de Retención Documental, en base al estudio de valoración documental. Elaborar las Tablas de Valoración Documental, en base a un diagnóstico de valoración documental preliminar. RESPONSABLE Secretaria General Secretaria General Secretaria General TIEMPO DE EJECUCION CORTO MEDIANO LARGO PLAZO 3. FASES DE IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Para la elaboración, implementación y seguimiento al Programa de Gestión Documental, se han establecido metas a corto, mediano y largo plazo, esto teniendo en cuenta la magnitud de las actividades, programas a ejecutar y el presupuesto designado por la entidad para el cumplimento a cabalidad del Programa de Gestión Documental, adicionalmente el Programa quedo articulado con el Plan Estratégico Institucional y se encuentra contemplado en el sistema de Gestión de Calidad, con el fin de realizar el debido seguimiento y control al mismo, las fases son las siguientes: FASES DE IMPLEMENTACION PGD Página 15 de 84

16 Elaboración 1- Establecer roles y responsabilidades para la elaboracion del PGD. 2- Verificar prerequisitos y metodologia para la elaboracion del PGD. 3- Identificar requisitos normativos, administrativos, economicos, tecnologicos y de gestion del cambio. 4- Identificar claramente las necesidades de personal, recursos fisicos, tecnicos y tecnologicos. Ejecución 1- Revisión de la metodologia y puesta en marcha del PGD. 2- Programar las actividades necesarias para sensibilizar a los funcionarios sobre el PGD. 3- Ejecutar lo programado en el PGD y garantizar SU cumplimiento. 4- Actualizar y elaborar los procedimientos e instructivos del proceso Administracion Documental Seguimiento 1- Realizar seguimiento y supervision a lo programado en el PGD, teniendo en cuenta los recursos necesarios para su cumplimiento. 2- Realizar un control periodico, con el fin de indentificar cambios o situaciones que puedan afectar la gestion documental de la entidad. 3- Realizar auditorias, seguimientos y demas actividades que permitan identificar debilidades en la gestion documental. Mejora 1- Identificar fallas y debilidades para establecer acciones correctivas y de mejora que permitan mejorar la gestion documental de la entidad. 2- Identificar rlos riesgos asociados a la gesation documental en la entidad y elaborar un plan de mejora. 4. PROGRAMAS ESPECIFICOS a) PROGRAMA DE NORMALIZACION DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRONICOS El objetivo de este programa es realizar un análisis de las necesidades de la Entidad en relación a la implementación de formularios electrónicos a fin de ahorrar tiempo, papel y por Página 16 de 84

17 ende recursos económicos, teniendo en cuenta la política de cero papel establecida por el Instituto Nacional para Ciegos. PROGRAMA DESCRIPCION Actividades a Mediano y Largo Plazo: Programa De Normalización De Formas Y Formularios Electrónicos - Identificar los formatos que se pueden reemplazar con formularios electrónicos. - Determinar los requerimientos tecnológicos necesarios para la implementación de los formularios electrónicos a establecer por la Entidad. - Solicitar apoyo de la Oficina Asesora de Planeación para desarrollar ente programa. - Desarrollar los formularios electrónicos planeados. - Documentar los procedimientos e instructivos requeridos para normalizar la elaboración de formularios electrónicos. - Incluir dentro de las Tablas de Retención Documental y las series documentales relacionadas los formularios electrónicos. - Socializar a todos los funcionarios de la Entidad, los formularios electrónicos creados y los procedimientos establecidos para su uso y conservación. b) PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES (ASOCIADOS AL PLAN DE RIESGO OPERATIVO DE LA ENTIDAD EN CASO DE EMERGENCIA) El objetivo de desarrollar y ejecutar el Programa de Documentos Vitales y Esenciales para el Instituto Nacional para Ciegos, es específicamente identificar y resguardar todos aquellos documentos que contienen información relevante para la Entidad, que por sus características e importancia hacen parte de la memoria institucional, y que en caso de cualquier evento Página 17 de 84

18 catastrófico permitirían que la Entidad continúe operando normalmente sin ningún traumatismo. PROGRAMA DESCRIPCION Programa De Documentos Vitales O Esenciales (Asociados Al Plan De Riesgo Operativo De La Entidad En Caso De Emergencia) Actividades a Mediano y Largo Plazo: - Identificar los documentos vitales y esenciales para la Entidad. - Realizar el inventario de documentos vitales, con la identificación de cada una de las series documentales a conservar y preservar en caso de emergencia. - Elaborar un plan de emergencia, que identifique los riesgos a los que está expuesta la documentación, establecer los riesgos y el impacto que puede tener sobre la organización. - Elaborar un plan que establezca los métodos de conservación y protección de los documentos vitales (procesos de digitalización de documentos - Duplicación de información y lugar de almacenamiento). - Disponer de los medios tecnológicos suficientes, que garanticen la recuperación y disponibilidad de la información en caso de emergencia (equipos, Sistema de Gestión Documental). - Contratación por prestación de servicios de un Técnico de Archivo que apoye la ejecución de las actividades establecidas en el Programa de Gestión Documental. c) PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS El objetivo del programa de gestión de documentos electrónicos es reglamentar la creación, utilización y conservación de documentos o comunicaciones que sean elaboradas o recibidas en formatos electrónicos o digitalizados posteriormente para su distribución o conservación, acorde con la implementación de la política de eficiencia administrativa y cero papel (Directiva Presidencial 04 de 2012). Página 18 de 84

19 PROGRAMA DESCRIPCION Actividades a Mediano y Largo Plazo: Programa De Gestión De Documentos Electrónicos - Realizar el inventario de los documentos electrónicos que maneja la Entidad. - Identificar aquellos documentos que requieren ser convertidos a documento electrónico para garantizar su conservación, por su alto volumen de consulta ó manipulación. - Realizar cronograma y establecer grupos de apoyo para digitalizar los documentos identificados. - Declarar la hora CERO para la implementación de la nueva versión del Sistema de Gestión Documental de ORFEO. - Actualizar los procedimientos, guías e instructivos establecidos en la Entidad e incluir en éstos las políticas y actividades asociadas al manejo de documentos electrónicos. - Socializar a todos los funcionarios de la Entidad los resultados de las actividades realizadas en el Programa de Gestión de Documentos Electrónicos. - Contratación por prestación de servicios de un Técnico de Archivo que apoye la ejecución de las actividades establecidas en el Programa de Gestión Documental. d) PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS El objetivo de este programa en el Instituto Nacional para Ciegos se enfoca a evaluar la conveniencia de tener archivos descentralizados, ya que en el presente se maneja un único archivo central. Página 19 de 84

20 PROGRAMA DESCRIPCION Programa De Archivos Descentralizados Actividades a Largo plazo: - Evaluar la conveniencia de tener el archivo descentralizado en el INCI. - Realizar un estudio económico que permita determinar el costo de tener archivos fuera de la Entidad como plan de contingencia en caso de un siniestro. - Presentar los resultados al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo para su análisis y decisión al respecto. NOTA: Con respeto al tema de archivos descentralizados, la entidad actualmente, la posibilidad de tener sus archivos descentralizados, esto teniendo en cuenta los costos altos de este servicio, por este motivo se evaluara su conveniencia. e) PROGRAMA REPROGRAFÍA El objetivo del programa es identificar los medios tecnológicos que permitan conservar los archivos físicos a fin de evitar la pérdida o el deterioro de los documentos en soporte papel. Incluye lo relacionado con fotocopias, impresiones, digitalización de documentos y microfilmación. Observación Para la ejecución de este programa se realizó un análisis de mercado y un estudio técnico con el fin de implantar el proyecto de un Microcentro de Reprografía en la entidad, este análisis le permitió a la entidad concluir que la contratación de este servicio es costosa, teniendo en cuenta el presupuesto con el que cuenta la entidad. (Ver anexo Estudio Proyecto Microcentro de Reprografía). Página 20 de 84

21 PROGRAMA DESCRIPCION Actividades a corto plazo: - Realizar una valoración y evaluación de las condiciones de los archivos de la Entidad, en especial los documentos considerados vitales y esenciales e identificar las necesidades de reprografía del archivo, fijando prioridades. Programa De Reprografía - Promover el uso y digitalización de documentos a través del Sistema de Gestión Documental ORFEO. - Realizar un estudio económico que permita determinar el costo de implementar soluciones tecnológicas para la reprografía en los documentos que así lo requieran. - Presentar los resultados al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo para su análisis y decisión al respecto. - Contratación por prestación de servicios de un Técnico de Archivo que apoye la ejecución de las actividades establecidas en el Programa de Gestión Documental. - Conformación de brigadas de apoyo para la organización y depuración de archivos. f) PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES El objetivo de este programa es garantizar el acceso a la información histórica encontrada en medios gráficos, sonoros y audiovisuales, mediante el uso de formatos actualizados Página 21 de 84

22 PROGRAMA DESCRIPCION Actividades a corto plazo: - Identificar y seleccionar los videos que hacen parte de la memoria institucional de la Entidad. Programa De Documentos Especiales Actividades a Largo plazo: - Migrar la información que se encuentre en medios y soporte obsoletos, y pasarlos a un formato actualizado para su reproducción. - Ubicar los documentos en un espacio físico especial, que cumpla con las condiciones de temperatura, humedad y luz adecuadas para la preservación de estos soportes. - Apoyo a la gestión documental, con el fin de seleccionar y clasificar los videos institucionales relevantes y de carácter histórico para la Entidad, este proceso debe ser realizado con el apoyo de la Oficina de Comunicaciones y la Subdirección Técnica. - Contratación por prestación de servicios de un Técnico de Archivo que apoye la ejecución de las actividades establecidas en el Programa de Gestión Documental. g) PROGRAMA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES El objetivo de este programa es transferir la documentación que cumplió con su periodo de retención en el archivo de gestión según lo indiquen las Tablas de Retención Documental. Página 22 de 84

23 PROGRAMA DESCRIPCION Actividades a corto plazo: Programa De Transferencias Documentales - Programar y ejecutar las transferencias documentales. - Realizar visitas de verificación con el fin de evidenciar que se estén aplicando las T.R.D. correctamente. - Programar mediante memorando y cronograma las transferencias documentales (anualmente). - Realizar las transferencias documentales según lo programado y reportar las devoluciones por inconsistencias. - Las Secretarias responsables del archivo en cada dependencia deberán realizar las trasferencias de acuerdo con los procedimientos establecidos en la Entidad. - Contratación por prestación de servicios de un Técnico de Archivo que apoye la ejecución de las actividades establecidas en el Programa de Gestión Documental. NOTA: Se requiere de la participación activa de la Secretaria General como instancia responsable, del líder del proceso de Administración Documental y de las demás áreas como responsables de los archivos. h) PROGRAMA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL ARCHIVOS DE GESTION Y FONDOS ACUMULADOS El objetivo de este programa es el realizar anualmente la actualización de las Tablas de Retención Documental y programar la elaboración de las Tablas de Valoración Documental para los fondos acumulados de la Entidad. Esto con el fin de dar cumplimiento a lo establecido por el Archivo General de la Nación. Página 23 de 84

24 PROGRAMA DESCRIPCION Programa De Valoración Documental Archivos De Gestión Y Fondos Acumulados Actividades a corto plazo: - Programar la actualización de las T.R.D. - Elaborar las Tablas de Valoración documental. - Revisar y actualizar las Tablas de Retención Documental, y presentarlas a aprobación del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. - Solicitar el apoyo al Archivo General de la Nación, con el fin de elaborar las tablas de Valoración Documental. i) PROGRAMA DE ORGANIZACIÓN Y DEPURACION DOCUMENTAL El objetivo de este programa es organizar al 100% los documentos que se encuentran en las diferentes dependencias, y que no tienen ningún proceso de organización, a fin de clasificar y archivar aquellos documentos que requieran ser conservados y eliminar aquellos que no poseen ningún valor fiscal, legal, administrativo o histórico. Página 24 de 84

25 PROGRAMA DESCRIPCION Actividades a largo plazo: - Finalizar la clasificación y organización de los archivos que se encuentran sin ningún tipo de organización en las dependencias. Programa de Organización Depuración Documental - Depurar los archivos de gestión a fin de eliminar documentos de apoyo que ya han cumplido su tiempo de conservación de acuerdo con las TRD. - Hacer un plan de eliminación de documentos, previa validación del comité de desarrollo administrativo. - Para la ejecución de este programa se requiere el compromiso de todos los funcionarios. El no cumplimiento de las disposiciones establecidas en el presente documento, tiene incidencias disciplinarias de acuerdo con el artículo 5 del código único disciplinario (Ley 734 de 2012, artículos Artículo 34 numeral, 1,5 y 22 Artículo 35 numeral 8,13 y 21). - Apoyo por parte de los líderes de proceso para la conformación de las brigadas de trabajo. - Conformación de brigadas de apoyo para la organización y depuración de archivos. - Contratación por prestación de servicios de un Técnico de Archivo que apoye la ejecución de las actividades establecidas en el Programa de Gestión Documental. j) PROGRAMA MEJORAMIENTO ESTADO DE CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS El objetivo de este programa es garantizar la adecuada conservación de los documentos que se encuentran en los archivos del INCI. Página 25 de 84

26 PROGRAMA DESCRIPCION Actividades a corto plazo: Programa Mejoramiento Estado de Conservación de Los Archivos - Verificar el estado de preservación de las unidades de conservación en las cuales se encuentran almacenados los documentos que hacen parte del archivo central (cajas y carpetas) e identificar las necesidades de cambio de unidades de conservación y el presupuesto requerido. - Realizar el cambio de unidades de conservación documental que se encuentren con alto deterioro, este se ejecutara de acuerdo a las existencias. - Contratación por prestación de servicios de un Técnico de Archivo que apoye la ejecución de las actividades establecidas en el Programa de Gestión Documental. PROGRAMA DESCRIPCION Programa Mejoramiento Estado de Conservación de Los Archivos Actividades a mediano plazo: - Solicitar presupuesto para la compra de cajas, carpetas y demás, con el fin de garantizar la conservación de los documentos. - Adecuación del espacio físico para trasladar el archivo central, de tal manera que se dé cumplimiento a los requerimientos del AGN en materia de espacio y condiciones ambientales. - Recuperar la estantería en buen estado que se encuentre disponible en el INCI para ser usada en la reubicación del archivo. - Contratación por prestación de servicios de un Técnico de Archivo que apoye la ejecución de las actividades establecidas en el Programa de Gestión Documental. Página 26 de 84

27 PROGRAMA DESCRIPCION Programa Mejoramiento Estado de Conservación de Los Archivos Actividades a largo plazo: - Trasladar el archivo central, esto debido a que la ubicación en la que se encuentra el archivo actualmente no cumple con las especificaciones establecidas por el Archivo General de la Nación y en especial con el Acuerdo 49 del 2000, el cual habla sobre las condiciones de los edificios y locales destinados a los archivos. - Contratación por prestación de servicios de un Técnico de Archivo que apoye la ejecución de las actividades establecidas en el Programa de Gestión Documental. Nota: De acuerdo con la Ley General de Archivos 594/2000 y el Acuerdo 038/2002, se cita la responsabilidad de la gestión de documentos y la administración de los archivos, de la Secretaria General como instancia responsable, del líder del proceso de Administración Documental y la de todos los servidores públicos de la Entidad. k) PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACION El objetivo de este plan es proporcionar a los funcionarios, las herramientas necesarias para el manejo adecuado de los archivos, tomando como base la normatividad archivística vigente y los lineamientos técnicos establecidos por el Archivo General de la Nación. PROGRAMA DESCRIPCION Actividades a corto, Mediano y Largo plazo: Plan Institucional De Capacitación - Programar capacitaciones relacionadas con el tema de Gestión Documental en el Archivo General de la Nación con el apoyo de la Secretaria General Gestión Humana. - Programar capacitaciones relacionadas con los efectos disciplinarios, por incumplimiento de las disposiciones que en materia de gestión documental, establezcan las normas vigentes o hayan sido adoptadas por la Entidad. - Llevar a cabo las capacitaciones programadas. Página 27 de 84

28 l) PROGRAMA DE AUDITORIA Y CONTROL El objetivo de este programa es verificar el estado de la gestión documental de la Entidad, con base en las normas internas y externas vigentes y generar planes de mejoramiento que permitan minimizar los riesgos y corregir los hallazgos encontrados. PROGRAMA DESCRIPCION Actividades a corto plazo: - Auditorias de verificación y revisión de los archivos de gestión, con el fin de identificar que estén organizados de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y se estén aplicando los debidos procesos técnicos. Programa De Auditoria Y Control - Se requiere conformar el grupo de auditores internos y capacitarlos en el tema de gestión documental. - Elaborar programa de auditoría a la gestión documental de la Entidad. - Definir los puntos a auditar dentro de los planes de auditoría. - Capacitar a los auditores en materia de gestión documental. - Realizar las auditorias programadas. - Realizar los planes de mejoramiento de acuerdo a los hallazgos encontrados. - Incorporar las acciones de mejora en los planes de mejoramiento individual de los funcionarios. - Socializar los hallazgos al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. - Verificar el cumplimiento de las acciones de mejora establecidas. Página 28 de 84

29 5. ARMONIZACIÓN CON PLANES Y SISTEMAS DE GESTION DE LA ENTIDAD EL programa de Gestión documental se encuentra armonizado con los planes y sistemas de gestión, a través del plan estratégico institucional, Modelo Integrado de Planeación y Gestión, MECI, Sistema de Gestión de Calidad, esto teniendo en cuenta que en cada uno de estos elementos de planeación y gestión se encuentra integrado el Proceso de Administración Documental, con unas metas, compromisos y lineamientos que se encuentran establecidos en los procedimientos, instructivos, guías, políticas y demás documentos que están encaminados a regular y mejorar en todo nivel la gestión documental institucional, a través de preservación de la memoria institucional con la aplicación de los procesos técnicos establecidos a nivel interno y externo, junto con aplicación de la normatividad y lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación y las demás entidades del orden nacional. Cabe resaltar que la entidad cuenta con un Sistema Integrado de Gestión y que el mapa de procesos institucional se encuentra ubicado el Proceso de Administración Documental. Por otro lado el Instituto Nacional para Ciegos INCI, mejorara y actualizara los procesos y programas contemplando la gestión documental como punto clave de la armonización de los planes y sistemas de gestión. Armonización con los Planes y Sistemas de Gestión ENTRADA Interno Externo Insumo Todos los procesos Proceso de Direccionamiento Estratégico PROVEEDOR-PROCESO Proceso de Evaluación y Mejoramiento Necesidades de estandarizar y regular el proceso Plan Estratégico y Plan Operativo Anual Planes Mejoramiento de Archivo General de la Normativa, Directrices Nación CICLO PHVA P ACTIVIDADES SALIDA Producto y/o Servicio Interno Estandarizar el proceso elaborando directrices * Procedimientos e que permitan el Todos los procesos instructivos funcionamiento del mismo. CLIENTE-PROCESO Externo Página 29 de 84

30 PROVEEDOR-PROCESO ENTRADA Interno Externo Insumo Todos los procesos Todos los procesos Archivo General de la Nación Entes gubernamentales Normativa, Directrices Necesidades documentación Documentos Disposiciones de CICLO PHVA ACTIVIDADES Actualizar las Tablas de Retención Documental SALIDA Producto y/o Interno Servicio Tablas de Retención Todos los procesos actualizadas Elaborar, diseñar *Documentos los tramitados documentos y determinar *Documentos su uso y/o finalidad diponibles en los pun tos de uso CLIENTE-PROCESO Todos los procesos Externo Todos los procesos Todos los procesos Comunicaciones Entidades producidas y recibidas gubernamentales y (Memorandos, privadas, ciudadanía Circulares, Oficios y en general y clientes. requerimientos) Entidades Análisis de las gubernamentales y Comunicaciones y/o privadas, ciudadanía requerimientos en general y clientes. H Recepcionar y distribuir *Documentos los documentos. radicados en ORFEO y/o planillas *Archivos de gestión organizados de acuerdo a las T.R.D. Todos los procesos Entidades gubernamentales y privadas, ciudadanía en general y clientes. Entidades gubernamentales y privadas, ciudadanía en general y clientes. Proceso Administración documental formatos y listados maestro. * Administracion del Archivo Central. Controlar documentos Todos los procesos internos e externos *Listados maestros de documentos y formatos actualizados. Todos los procesos Todos los procesos Proceso Administración documental Todos los procesos Solicitudes al archivo central Inventarios documentales Proceso Administración Archivo General de la Normativa documental Nación Proceso de Evaluación y Mejoramiento Proceso Administración documental Tablas de retención documental Documentos para disposición en el archivo Central Plan de Auditorías y Ejecución de Auditorías Indicadores proceso de V Consultar y buscar Documentos documentos según solicitados requerimiento Conservar, controlar y proteger la información Verificar las condiciones ambientales del archivo Inventarios documentales Verificar que los documentos esten Transferencias organizados de acuerdo a documentales las Tablas de Retencion primarias Documental. Todos los procesos Proceso Administración documental (Archivo Central) Todos los procesos Proceso Depósitos de archivo Administración adecuados documental (Archivo Central) Reporte del desempeño del Efectuar seguimiento y proceso (hoja de vida Proceso medición del proceso de los indicadores), (indicadores) Análisis de Datos, Indicadores Publicados. Direccionamiento Estratégico Página 30 de 84

31 PROVEEDOR-PROCESO ENTRADA Interno Externo Insumo CICLO PHVA ACTIVIDADES SALIDA Producto y/o Servicio CLIENTE-PROCESO Interno Externo Proceso Administración documental Medición y análisis de indicadores Acciones preventivas Proceso de Evaluación y Mejoramiento Proceso de Direccionamiento Estratégico Resultados de auditorías y revisión por la dirección Acciones correctivas Proceso Evaluación Mejoramiento de y Autoridades ambientales y entes de control Informes de entes de control y autoridades ambientales A Tomar acciones para la Planes de mejora mejoramiento refereridos al plan de acción Proceso de Direccionamiento Estratégico Proceso de Evaluación y Mejoramiento Informes de gestión y evaluación institucional Proceso de Ajustar los elementos Evaluación y del direccionamiento Mejoramiento estratégico, planes, Proceso de programas y Direccionamiento proyectos Estratégico Página 31 de 84

32 6. POLITICA DE GESTION DOCUMENTAL Con el fin de ejecutar de una manera estandarizada todas las actividades encaminadas al mejoramiento de la Gestión Documental, el Instituto Nacional para Ciegos cuenta con unos procedimientos, instructivos y formatos establecidos en el proceso de Administración Documental, que establecen las pautas para la aplicación de los procesos técnicos encaminados a la organización adecuada de los archivos. Adicionalmente, se adoptan las siguientes políticas en la Entidad, las cuales fueron elaboradas teniendo en cuenta la normatividad archivística en Colombia, y serán de obligatorio cumplimiento para todos los funcionarios del Instituto. POLÍTICAS GENERALES: a. Todos los funcionarios deberán garantizar la conservación y uso adecuado de los documentos del Instituto. b. Los documentos y formatos deberán ser creados y modificados, siguiendo los lineamientos establecidos en la norma fundamental y los demás instructivos, procedimientos y manuales relacionados. c. Se deberá cumplir con las pautas, reglas y directrices establecidas dentro del Programa de Gestión Documental, esto con el fin de contribuir a la administración adecuada de los archivos en la Entidad y harán parte integral de los servidores públicos del Instituto d. Es responsabilidad de los funcionarios asignados, la organización, conservación, preservación y custodia de los archivos de gestión de las diferentes dependencias del Instituto. e. Todos los documentos deberán ser archivados de acuerdo a las Tablas de Retención Documental, esto con el fin de poder localizar de forma fácil, segura y oportuna el documento requerido para la consulta. f. Los documentos deberán ser archivados y organizados en la serie documental respectiva, con el fin de evitar la pérdida o extravió de los mismos y así contribuir a una consulta eficiente y ágil de los mismos. Página 32 de 84

33 g. No se deberán crear carpetas duplicadas o alternas a las originales, quiere decir esto que todos los documentos originales deberán reposar en cada serie documental de la dependencia responsable. RADICACION Y DISTRIBUCION DE CORRESPONDENCIA Teniendo en cuenta lo establecido por la Entidad y el Acuerdo 060 del 30 de octubre del 2001 expedido por el Archivo General de la Nación, se deberá dar cumplimiento a las siguientes políticas: a. El trámite y radicación de correspondencia externa recibida se hará única y exclusivamente a través de la ventanilla de radicación de correspondencia de la Entidad y el aplicativo designado para tal fin. b. El trámite y radicación de correspondencia Interna se hará única y exclusivamente a través del aplicativo de radicación de correspondencia de la Entidad. c. Todos los documentos que lleguen a un destinatario del Instituto en virtud de las funciones oficiales, incluyendo los que lleguen vía fax o correo electrónico deben radicarse a través del aplicativo de radicación de correspondencia de la Entidad. d. Tienen competencia para enviar comunicaciones internas y externas: Director(a), Subdirector(a), Secretario(a) General, Jefes de Oficina, Asesor de Despacho con funciones de Control Interno y de Comunicaciones, Profesional especializado con funciones de Administrativa y Financiera y Gestión Humana, en los asuntos expresamente autorizados por la Secretaria General y Servidores Públicos del INCI cuando ejerzan funciones de supervisión o de Interventoría de contratos o convenios en cumplimiento de lo establecido en el Manual de Supervisión e Interventoría. e. No se podrán reservar números de radicado, ni enmendar, corregir o tachar los números asignados por el sistema, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos. f. No se podrán radicar documentos sin la debida aprobación y validación de los jefes o radicar documentos que se encuentren en la etapa inicial de elaboración (Borradores), esto con el fin de evitar que se le asigne número de radicado a documentos que no sean válidos y que finalmente no serán aprobados. Página 33 de 84

34 g. Al iniciar cada año, la radicación consecutiva de documentos deberá comenzar en uno (1), en este caso el Sistema de correspondencia deberá ser habilitado y acondicionado para la radicación correcta de los documentos; adicional a esto, los funcionarios encargados de la radicación deberán estar atentos a cualquier falla en el sistema que implique una radicación incorrecta y reportarla inmediatamente. h. Las comunicaciones radicadas y enviadas de carácter externo, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la respectiva serie documental de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en la serie documental de consecutivos de correspondencia, por el tiempo establecido en la respectiva Tabla de Retención Documental. i. Para la distribución y envió de correspondencia fuera de la Entidad, se deberán seguir los lineamientos y pasos establecidos en el procedimiento de correspondencia. j. Para la respectiva entrega de la correspondencia externa recibida, se registrara el préstamo de los documentos a través del Sistema de Gestión Documental o a través de planilla según sea el caso. k. Todas las comunicaciones sean internas o externas deberán ser radicadas y digitalizadas a través del sistema de Gestión Documental de la Entidad, esto con el fin de alimentar y conformar los expedientes virtuales y facilitar las posibles consultas. l. La correspondencia en general ya sean comunicaciones u oficios, se deberán archivar teniendo en cuenta las Tablas de Retención Documental y en su respectiva serie documental, por lo tanto no se conformarán o crearán carpetas de Correspondencia Enviada, Correspondencia Recibida o Memorandos Internos recibidos y enviados. ORDENACION, CLASIFICACION E IDENTIFICACION DOCUMENTAL Teniendo en cuenta lo establecido por la Entidad y la Ley 594 del 2000 (Ley General de Archivos) expedida por el Archivo General de la Nación, se deberá dar cumplimiento a las siguientes políticas: a. Todos los servidores públicos si excepción deberán responder por el adecuado uso y manejo de los archivos y documentos de la Entidad, quiere decir esto que se deberá Página 34 de 84

35 asegurar siempre la conservación, preservación y organización de los mismos al momento de su manipulación y consulta, los informes de auditoría de gestión documental harán parte de las evidencias en la evaluación de desempeño. b. Los documentos y archivos en general deberán ser organizados y clasificados de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental. c. La actualización de Tablas de Retención Documental estará a cargo del proceso de Administración Documental en colaboración con las demás dependencias. d. Se deberán seguir los lineamientos e instrucciones establecidas en los procedimientos e instructivos del proceso de Administración Documental, con el fin de darle un adecuado uso y manejo a los archivos y/o documentos de la Entidad. e. No se abrirán carpetas con la denominación de Varios o Misceláneo, todos los documentos deberán ser clasificados por series y Subseries documentales tomando como referencia las Tablas de Retención Documental. f. No se deberán archivar ni transferir al archivo central borradores o documentos duplicados, en este caso al momento de las trasferencias documentales los documentos, carpetas y/o expedientes deberán estar totalmente depurados libres de copias de copias, borradores y ganchos metálicos. g. Las series documentales o expedientes y carpetas serán organizadas en orden cronológico, con la precaución de dejar cada documento con sus respectivos anexos y soportes. Quiere decir ésta que al consultar las carpetas, se encontrará inicialmente el documento que generó el trámite y así sucesivamente hasta encontrar el documento más reciente a manera de libro. h. Antes de archivar cualquier documento se deberá verificar que la serie documental o carpeta en la cual se va ingresar el documento sea la correcta y corresponda con las Tablas de Retención Documental, evitando así la perdida de la información y documentación. i. Los denominados documentos de apoyo son todos aquellos que sirven para la consulta y poseen solo un valor informativo, estos documentos no se transfieren al archivo central Página 35 de 84