MODULO 6. AUDITORIAS INTERNAS

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1 MODULO 6. AUDITORIAS INTERNAS MAYO 09/p.1

2 INTRODUCCIÓN A LAS AUDITORÍAS NTC ISO DIRECTRICES PARA LA AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y AMBIENTALES La norma ISO 19011, ha sido preparada conjuntamente por el Comité Técnico ISO/TC 176, Gestión y Aseguramiento de la Calidad, el Subcomité 3, Tecnologías de Apoyo y el Comité Técnico ISO/TC 207, Gestión ambiental, el Subcomité 2, Auditoría Ambiental e Investigaciones Ambientales Relacionadas. MAYO 09/p.2

3 INTRODUCCIÓN A LAS AUDITORÍAS NTC ISO DIRECTRICES PARA LA AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y AMBIENTALES 1.Objeto y campo de aplicación 2. Referencias normativas 3.Términos y definiciones 4. Principios de Auditoría 5. Gestión de un programa de Auditoría 6. Realización de una Auditoría 7. Competencia y Evaluación de los Auditores MAYO 09/p.3

4 DEFINICIONES DE LA NORMA NTC-ISO AUDITORIA Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarías de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría AUDITOR Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría. CRITERIOS DE LA AUDITORIA Conjunto de políticas, procedimientos ó requisitos utilizados como referencia. EVIDENCIA DE LA AUDITORIA Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables. HALLAZGOS DE LA AUDITORIA Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recogida frente a los criterios de la auditoría MAYO 09/p.4

5 ACTUALIZACIÓN ISO 19011:2011 Alcance de auditoria para SGC, SGA y cualquier sistema de gestión. Aclaración sobre la relación entre ISO y Se reemplaza el principio Conducta Ética por Integridad. Se incluye el concepto de Riesgo de la auditoria Reestructuración del capítulo 5 (Gestión de Programas de auditoria) Reestructuración del capitulo 6 ( Desarrollo de la auditoria Cambios capitulo 7. Se establecen parámetros para la definición de la competencia del auditor (conocimientos y habilidades) y su evaluación. Información adicional de anexo A y B MAYO 09/p.5

6 ACLARACIÓN DEL ALCANCE GENERAL ISO 19011:2002 Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental. ISO 19011:2011 Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión. Establece orientación para todos los usuarios, incluidas las pequeñas y medianas organizaciones, hace énfasis en lo referente a las "auditorías internas" (primera parte) y a "las auditorías realizadas por los clientes en sus proveedores" (segunda parte). MAYO 09/p.6

7 2. Referencias informativas Se eliminaron las referencias a los términos y definiciones dadas en ISO 9000 e ISO Terminos y definiciones Se incluyen definiciones de: Oservador, guía, RIESGO. Auditoria combinada = auditoria integral para varios sistemas de gestión. Competencia; aptitud (implica la aplicación apropiada del comportamiento personal durante el proceso de auditoria) para aplicar conocimientos y habilidades para alcanzar los resultados pretendidos MAYO 09/p.7

8 4. Principios de auditoria 2002 Conducta ética Integridad Presentación ecuánime Debido cuidado profesional Independencia Enfoque basado en la evidencia 2011 ( 6 principios) 1. Integridad 2. Presentación Imparcial 3. Debido cuidado profesional 4. Confidencialidad 5. Independencia (para auditorias interna,, auditores deben ser independientes de los gerentes operativos de la función a auditar) 6. Enfoque basado en la evidencia MAYO 09/p.8

9 PRINCIPIOS DE AUDITORIA Integridad: Reemplaza el principio de conducta etica y se basa en el profesionalismo del auditor. Presentación ecuánime: obligación de informar con veracidad y exactitud. Debido cuidado profesional: la aplicación de la diligecnia y juicio al auditar. Habilidad para hacer juicios razonables. Independencia: imparcialidad de la auditoria y la objetividad de las conclusiones de la auditoria. Enfoque basado en evidencia: método racional para alcanzar conclusiones de la auditoria confiables y reproducibles en un proceso de auditoría. MAYO 09/p.9

10 CLASES DE AUDITORIA Quien? PRIMERA PARTE SEGUNDA PARTE TERCERA PARTE Qué se audita? INTERNA EXTERNA SUFICIENCIA CUMPLIMIENTO PRODUCTO/ PROCESO/PROYECTO MAYO 09/p.10

11 Auditoría de Primera Parte (interna) Definición: Auditoría realizada por la organización a sus propios sistemas y procedimientos. Objetivo: Asegurar el mantenimiento, desarrollo y mejora del sistema integrado de gestión Requisito ISO 14001: MAYO 09/p.11

12 Auditoría de Segunda Parte Definición: Auditoría realizada por la organización a sus proveedores y sub-contratistas Objetivo: Determinar la aptitud de los proveedores Valorar el desempeño de los proveedores Asegurar la habilidad de los proveedores Verificar el cumplimiento de requisitos legales MAYO 09/p.12

13 Auditoría de Tercera-parte (externa) Definición: Auditoría realizada por un organismo independiente a la organización. Ente certificador. Objetivo: Determinar si el SGA de la organización ha sido establecido, documentado, implementado y mantenido de acuerdo con la norma ISO 14001:2004 MAYO 09/p.13

14 ETAPAS DE AUDITORIA 1.PREPARACIÓN 2. PLANEACIÓN 3. EJECUCION 5. SEGUIMIENTO 4. INFORME MAYO 09/p.14

15 PROGRAMA DE AUDITORÍAS Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. MAYO 09/p.15

16 SE DEBE TENER EN CUENTA: 1. Importancia ambiental de las operaciones implicadas 2. Resultado de auditorías previas MAYO 09/p.16

17 OBJETIVOS DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA Basados en: Prioridades de la Gerencia; Intenciones comerciales; Requisitos del Sistema de Gestión Ambiental; Requisitos regulatorios, contractuales y legales, aplicables a los aspectos ambientales de la organización; La necesidad de la evaluación de proveedores; Los requisitos del cliente; La necesidades de otras partes interesadas, MAYO 09/p.17

18 CONTENIDO DEL PROGRAMA DE AUDITORIA Alcance: áreas/ departamentos/ sucursales Fechas Duración Equipo auditor Criterios de la auditoria Objetivos de la auditoria. MAYO 09/p.18

19 ALCANCE El alcance de una auditoria interna debería tener en cuenta: Las áreas a ser auditadas / unidades organizacionales. sitios geográficos, plantas, sucursales, si la organización dispone de varios sitios de operación (multi-sitio). Verificación de requisitos de la norma. MAYO 09/p.19

20 SELECCIÓN DEL EQUIPO AUDITOR SE DEBERÍA CONSIDERAR LO SIGUIENTE: Los objetivos, el alcance, los criterios y la duración estimada de la auditoría; Si la auditoria es combianada o conjunta La competencia global del equipo auditor necesaria para conseguir los objetivos de la auditoría; La necesidad de asegurarse de la independencia del equipo auditor con respecto a las actividades a auditar y de evitar conflictos de intereses; La capacidad de los miembros del equipo auditor para interactuar eficazmente con el auditado y trabajar conjuntamente; y El idioma de la auditoría y la comprensión de las características sociales y culturales particulares del auditado. MAYO 09/p.20

21 Contacto inicial con el auditado para: Establecer los canales de comunicación con el representante del auditado. Confirmar la autoridad para llevar a cabo la auditoría. Proporcionar información sobre las fechas y la duración propuestas y la composición del equipo auditor. Solicitar acceso a los documentos pertinentes, incluyendo los registros. Determinar las reglas de seguridad aplicables al lugar, Hacer los preparativos para la auditoría. Acordar la asistencia de observadores y la necesidad de guías para el equipo auditor. MAYO 09/p.21

22 Documentos de trabajo Son todos los documentos requeridos para facilitar las investigaciones del auditor y para documentar y presentar los resultados, estos documentos pueden ser: Procedimientos de auditoría Listas de verificación Reportes de No Conformidad Actas de Reunión Informes de auditoría MAYO 09/p.22

23 Revisión documental Antes de llevar a cabo las actividades en las instalaciones del auditado, se revisa su documentación para determinar la conformidad 1.La revisión debería tener en cuenta el tamaño, la naturaleza y la complejidad de la organización, así como los objetivos y el alcance de la auditoría. 2.En algunas situaciones, esta revisión puede posponerse hasta el inicio de las actividades in situ, si esto no perjudica la eficacia de la realización de la auditoría. 3.En otras situaciones, puede realizarse una visita preliminar al lugar para obtener una visión general apropiada de la información disponible. 4.La revisión incluye documentos relevantes del Sistema de gestión y registros, reportes de auditorías previas. 5.Si la documentación se considera no adecuada, el líder debe informar al cliente. 6.Se toma una decisión si se continua o se suspende la auditoría 7.Antes de iniciar la auditoría in situ el auditor entrega un reporte con las observaciones respecto a la documentación al auditado. MAYO 09/p.23

24 Plan de Auditoría El plan de auditoría debe incluir: a) Los objetivos de auditoría; b) Los criterios de auditoría y cualquier documento de referencia; c) El alcance de la auditoría d) Las fechas y los lugares de las actividades en sitio e) La hora y duración esperada de las actividades en sitio, f) Las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo auditor y personas acompañantes; g) La asignación de los recursos apropiados h) Los métodos de auditoria (muestreo) También debe incluir, cuando sea apropiado: h) Nombre del representante del auditado i) Idioma de trabajo j) Tópicos del reporte de auditoría k) Arreglos de logística (viaje, transporte, etc.) l) Asuntos relacionados a la confidencialidad; y m) Cualquier acción de seguimiento. MAYO 09/p.24

25 Plan de Auditoría El plan debe ser revisado y aceptado por el cliente de auditoría Cualquier objeción de parte del auditado debe ser resuelta entre el auditor líder, el auditado y el cliente de auditoría. Antes de continuar la auditoría, se debe llegar a un acuerdo entre las partes afectadas sobre el plan de auditoría revisado. Arreglar logísticas: Traslados y hotel Traductor Espacio privado para el equipo auditor MAYO 09/p.25

26 Plan de Auditoría Asignación de tareas al equipo auditor El auditor líder debe asignar responsabilidades. Estas asignaciones son en función de la independencia y competencia. Se pueden hacer cambios conforme progresa la auditoría Preparación de los documentos de trabajo Lista de verificación y planes de muestreo; y Formatos para registrar El uso de las listas de verificación MAYO 09/p.26

27 EJEMPLO DE PLAN DE AUDITORIAS Organización: Objetivo de auditoría: PLAN DE AUDITORIA Representante de la dirección: Idioma(s) de la auditoría: Alcance de la auditoría: Criterios de auditoría: Documentos de referencia: Auditor líder: Equipo auditor: Consideraciones de logística: Fecha Hora Actividad/área Elemento (s) Aplicable (s) Auditor Responsable auditado MAYO 09/p.27

28 PREPARACION DE LOS DOCUMENTOS LISTAS DE VERIFICACIÓN HERRAMIENTA PARA RELACIONAR LOS RESULTADOS Y AYUDAR A HACER UNA SÍNTESIS CONTENIDO DEPENDE DE LA SITUACIÓN A EXAMINAR AYUDA A PREPARAR LA ENTREVISTA PERMITE ESTRUCTURAR LA AUDITORÍA MAYO 09/p.28

29 PREPARACION DE LOS DOCUMENTOS PROPOSITOS DE LA LISTA DE VERIFICACIÓN: Ayudar a la memoria Asegurar que se cubren los aspectos y puntos de control Asegurar que la interacción entre procesos sea cubierta Asegurar profundidad y continuidad de la auditoría Ayudar al manejo del tiempo Organizar la toma de notas Es parte del reporte de auditoría MAYO 09/p.29

30 MAL USO DE LAS LISTAS DE VERIFICACIÓN Pueden limitar la visión Pueden obstruir la comunicación EL seguimiento estricto puede resultar en la omisión de importantes pistas de auditoría MAYO 09/p.30

31 Ejemplo de una lista de verificación: HOJA DE CHEQUEO - AUDITORÍA Página de Auditoria No.: Fecha: / / Actividad/Procedimiento: Auditor^Principal: Auditor(es): PREGUNTA EVIDENCIA OBJETIVA TIPO COMENTARIOS MAYO 09/p.31

32 TALLER No. 7 CHECK LIST Objetivo del aprendizaje Método Duración Elaborar check list con base en los requisitos de la norma ISO 14001:2004. Realizar un mínimo de 12 preguntas que esperaría encontrar en una lista de chequeo para evaluar las actividades realizadas en la Planta de tratamiento de aguas residuales que cuenta con permiso de vertimientos y laboratorio propio para realizar mediciones internas a las características del vertimiento. Preparación: 60 minutos. Discusión: 20 minutos. Material ISO 14001:2004 Material curso Información de la organización. MAYO 09/p.32

33 ETAPAS DE AUDITORIA 1.PREPARACIÓN 2. PLANEACIÓN 3. EJECUCION 5. SEGUIMIENTO 4. INFORME MAYO 09/p.33

34 Ejecución de auditoria Reuniones, Comunicaciones y Visitas a Instalaciones Las reuniones de Apertura y Cierre son comunicaciones formales. Las reuniones de retroalimentación informan sobre el avance, hallazgos y progreso de la auditoría. Las reuniones de enlace del equipo ayudan a coordinar y enfocar el equipo auditor. MAYO 09/p.34

35 Comunicación durante la auditoría Condiciones para comunicación efectiva 1. Espacio ( ubicación correcta, minima distracción física, ubicación de sillas) 2. Tiempo ( permita que los auditados tenga el tiempo para comenzar sus días antes de que los auditores lleguen, nuca llegue tarde notifique la demora; horario laboral, almuerzo, hora de descanso) 3. Contacto visual 4. Lenguaje corporal 5. Sensibilidad cultural ( analice antes de la realización de auditoria). 6. Informar las potenciales no conformidades oportunamente. MAYO 09/p.35

36 REUNIÓN DE APERTURA Puntos a tratar 1. presentación de los participantes, incluyendo observadores y guías y una generalidad de sus roles; 2. confirmación de los objetivos, alcance y criterios de auditoría; 3. confirmación del plan de auditoría y otras disposiciones pertinentes con el auditado, tales como la fecha y hora de la reunión de cierre, cualquier reunión intermedia del equipo auditor y la gerencia del auditado y cambios tardíos; 4. presentación de los métodos a utilizar durante la auditoría, incluyendo el informar al auditado que la evidencia estará basada en una muestra de la información disponible; 5. presentación de los métodos para gestionar los riesgos que pueda implicar para la organización la presencia de los miembros del equipo auditor; 6. confirmación de canales formales de comunicación entre el equipo auditor y el auditado; 7. confirmación del idioma a usar durante la auditoría; 8. confirmación de que durante la auditoría, el auditado será constantemente informado del progreso de la auditoría; 9. confirmación de que los recursos e instalaciones requeridos por el equipo auditor están disponibles; 10. confirmación de temas relacionados con confidencialidad y seguridad de la información; 11. confirmación de procedimientos relevantes de salud y seguridad y emergencia para el equipo auditor; 12. información sobre el método de reporte de los hallazgos de auditoría, incluyendo su calificación, de haberla; 13. información acerca de las condiciones bajo las cuales se dará por finalizada la auditoría; 14. información acerca de la reunión de cierre; 15. información acerca de cómo dar tratamiento a posibles hallazgos durante la auditoría; 16. información acerca de cualquier sistema usado para recibir retroalimentación por parte del auditado sobre los hallazgos o conclusiones de la auditoría, incluyendo quejas y apelaciones. MAYO 09/p.36

37 EVIDENCIA DE AUDITORÍA Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. NOTA: La evidencia de la auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa. MAYO 09/p.37

38 Los métodos para recopilar esta información incluyen: Entrevistas Observación de actividades; y Revisión de documentos Para asegurar el éxito el equipo auditor debe considerar los siguientes aspectos: Fuentes de información Recopilación mediante un muestreo apropiado basado en juicios o estadístico Evidencia de la auditoría Controlar y dirigir la auditoría en todo momento. Seguir el programa de la auditoría. objetivo de: Comunicar al guía las desviaciones Comunicar, con la mayor brevedad posible Basar todas las desviaciones en evidencias Evitar las discusiones. Evitar las pérdidas de tiempo. Evaluación frente a los criterios de auditoría Hallazgos de la auditoría Revisión Conclusiones de la auditoría MAYO 09/p.38

39 CONDUCCION DE AUDITORIA > Reunirse primero con el representante del área. > Hablar siempre con los que realiza la tarea. > Explicar el propósito de la visita. > Ser calmado, cortes y transmitir confianza > Nunca hablar con altivez ni actuar con suficiencia. > Hablar en forma clara y cuidadosa. MAYO 09/p.39

40 ENFOQUE DE LA AUDITORIA LOS 7 AMIGOS DEL AUDITOR Haga sentir cómodo al auditado Sea amigable. Explique el propósito de la auditoria. Evite preguntas cuya respuesta sea SI o NO. Qué? Como? Por qué? Muestreme? Donde? Quien? Cuando? MAYO 09/p.40

41 EJECUCIÓN DE AUDITORÍA LA ENTREVISTA DATOS DE ENTRADA PROCESO DATOS DE SALIDA OBJETIVOS Información ETAPAS Preguntar Escuchar Reformular Tomar Notas Agradecer HALLAZGOS Resultados Efectividad Eficacia - objetivos Requisitos Riesgos y consecuencias MAYO 09/p.41

42 Enfoques de la auditoría Tres tipos de enfoque para auditar Enfoque basado en el producto Enfoque basado en el proceso Enfoque basado en el sistema MAYO 09/p.42

43 Pistas de auditoría Siga las Pistas de Auditoría Al auditar encontrará oportunidades interesantes que investigar (pistas de la auditoría) Escoja pistas de auditoría prometedoras: Sígalas hasta donde sea necesario Interaccione con el equipo MAYO 09/p.43

44 Siempre tome notas Explique al auditado la necesidad de tomar notas Haga sus notas: Completas Exactas Precisas Legibles MAYO 09/p.44

45 TRABAJO DEL AUDITOR AUDITA PROCESOS, NO PERSONAS ESCUCHA, COMPRENDE, NO JUZGA INSPIRA CONFIANZA Y CALMA NO POLEMIZA Y NO ES AGRESIVO ADAPTA SU LENGUAJE VERIFICA EFICIENCIA Y EFICACIA MAYO 09/p.45

46 TRABAJO DEL AUDITOR ESTAR ATENTO A: Manténgase observando la evidencia física, en: operaciones productos equipos instrumentos condiciones controles MAYO 09/p.46

47 TRABAJO DEL AUDITOR MANEJO DEL TIEMPO El tiempo es limitado Ajústese al plan No permita que su auditoría se extienda demasiado Concéntrese en lo importante Decida el tamaño de la muestra y sígala. MAYO 09/p.47

48 CONTROL DE AUDITORIA NO DEBE: >Dejar que lo desvíen del tema, >Dejarse influenciar o engañar, >Atascarse >Permitir que el auditado marque el ritmo de la auditoria, >Hacer suposiciones o presunciones. >Jamás hacer suposiciones o presunciones. DEBE: Estar preparado, Ser puntual Insistir para que las personas a las que se les esta preguntando, respondan por sí mismas. Hablar lo menos posible, Evitar malentendidos, Mantener preguntas claras y concisas, Ser cortes y mantener la calma, Felicitar. MAYO 09/p.48

49 No Conformidad Qué es una No Conformidad? Def 3.15 ISO14001:2004 Incumplimiento de un requisito Existe evidencia objetiva para demostrar que: No se ha considerado un requisito (intención) La práctica difiere del sistema definido (implantación) La práctica no es eficaz (eficacia) MAYO 09/p.49

50 NO - CFM (MAYOR Y MANOR) MAYOR: Hay un rompimiento total de algún procedimiento o instrucción de trabajo critico Hay una ausencia total de algún procedimiento exigido por la norma aplicable. Hay varias faltas menores en el procedimiento, un riesgo inmediato para la calidad del producto o servicio que se ofrece. MENOR: cuando se ha identificado una deficiencia (o deficiencias) en un procedimiento o instrucción de trabajo, o en el funcionamiento del sistema de calidad de la organización, pero que son menos graves que las que justifican una Mayor MAYO 09/p.50

51 OBSERVACIONES > Buenas practicas que pueden beneficiar otras áreas de la organización; > Áreas de interés que no son todavía lo suficientemente serias para justificarlas como Reporte de No-CFM. > Deficiencias por las cuales el auditor esta preparado para brindar a la organización el beneficio de la duda y para auditorias internas, sugerencias para acción. MAYO 09/p.51

52 Características de la no conformidad Una No Conformidad también debe ser... Basada en hechos Precisa Objetiva Trazable Concisa Podría alguien más trazar hacia atrás y encontrar la misma evidencia que usted encontró, basado en lo que usted ha escrito? MAYO 09/p.52

53 Precaución Sea precavido, no sea demasiado concluyente! No juzgue con base en las apariencias! Esté seguro de tener la evidencia completa! Esté seguro de que su evidencia es objetiva! En caso de duda, investigue! Identifique las pistas para investigaciones adicionales MAYO 09/p.53

54 Generación de hallazgos de auditoría Pueden indicar tanto conformidad como no conformidad o una oportunidad para la mejora. Las no conformidades deben registrarse. El auditor debe aplicar métodos de muestreo. Redacción de las No Conformidades Las No Conformidades poseen cuatro componentes principales: UBICACION DESCRIPCIÓN EVIDENCIA REFERENCIA = Valorar el Impacto Dónde se encuentra el hallazgo Cuál es el hallazgo Cómo lo puedo demostrar Con qué incumple Lugar Descripción Evidencia Referencia Cuestionar para auto respuesta MAYO 09/p.54

55 No Conformidad Escenario: planta de Producción, Sede Valencia, sección mezcla, turno 1 Durante el recorrido de la planta en la sección de mezcla de pintura YHU, se observan 3 tambores de acetato, acetona, y alcohol Isopropilico sin tapas, en uso y el operario maniobrando sin gafas de seguridad, guantes ni protector respiratorio, con la presencia de olores fuerte al ambiente de trabajo. El procedimiento P-2 indica el uso obligatorio de EPP como gafas de seguridad, guantes de nitrilo y mascarilla tipo rx-345. y los recipientes de sustancias a mezclar deben mantenerse sellado durante la operación para garantizar la correcta mezcla debido su alta presión de vapor en la sección de mezcla y evitar la alteración en concentración de la mezcla y la protección ambiental. MAYO 09/p.55

56 Reporte de No Conformidad Ubicación Clasificación descripción Evidencia Referencia Firma REPORTE DE NO CONFORMIDAD (NON CONFORMIRTY REPORT) site Office Proceso Product No. Of NCR: Valencia Producción Mezcla Pintura YHU Date: 14/feb/07 Procedure: P-2 Clause: Auditor : Lomi Rotodo Auditee: Non conformance Mayor X Menor Se evidencian el incumplimiento de el sellado de recipientes y el no uso de EPP, ya que Se observan 3 tambores de acetato, acetona, y alcohol Isopropilico sin tapas que se encuentran en uso y el operario maniobrando sin gafas de seguridad, guantes ni protector respiratorio, de acuerdo con El procedimiento P-2 indica el uso obligatorio de EPP como gafas de seguridad, guantes de nitrilo y mascarilla tipo rx-345. y los recipientes de sustancias a mezclar deben mantenerse sellado durante la operación para garantizar la correcta mezcla debido su alta presión de vapor en la sección de mezcla. sign : LR date: Loha Gocaso 14/feb/07 MAYO 09/p.56

57 TALLER No. 8 ANALISIS DE CASOS EN ISO 14001:2004 Objetivo del aprendizaje Método Interpretar estudios de casos y redactar no conformidades Analizar cada caso planteado, determinar y redactar las no conformidades en caso de que las haya. En caso de que no haya suficiente información para levantar una no conformidad, establezca que preguntas adicionales realizaría con el fin de establecer si es o no una no conformidad. Intercambiar puntos de vista de cada miembro del grupo. Duración Preparación: 90 minutos. Discusión: 30 minutos. Material Taller 3. Análisis de casos N ISO MAYO 09/p.57

58 Agenda de la Reunión de Cierre Agradezca al auditado y presente de nuevo al equipo Resuma la razón, alcance y criterio Repasar el plan de la auditoria y los métodos Informar sobre lo observado, positivo y negativo Declaración sobre muestreo Resumen global Preguntas y respuestas Plazos para el cierre de No-CFM Método de Seguimiento MAYO 09/p.58

59 ETAPAS DE AUDITORIA 1. PLANEACION 2. PREPARACION 3. EJECUCION 5. SEGUIMIENTO 4. INFORME MAYO 09/p.59

60 Informe de Auditoria Características de calidad de un informe: Contenido Forma Informativo Basado en hechos Completo Exacto y preciso Conciso Legible Transparente Claro Es el informe fácil de entender y útil? MAYO 09/p.60

61 Estilos de Redacción Consejos sobre estilo de redacción Use palabras simples Redacción precisa y corta Use estilo indirecto Evite abreviaciones Evite siglas MAYO 09/p.61

62 Informe Final Cuál es el contenido típico de un Informe de Auditoria? Alcance y objetivos de la auditoría Plan de la auditoria con la identificación de auditores y auditados Criterios de la auditoria La opinión del equipo sobre si el SGC cumple con los criterios de la auditoria No conformidades detectadas Fortalezas y debilidades detectadas Capacidad del sistema para alcanzar los objetivos definidos Lista de distribución Anexos: Notas y Listas de Verificación completas, Reportes de no conformidad, Plan de auditoria Nota: Ver ISO19011:2000 sección 6.6 MAYO 09/p.62

63 ETAPAS DE AUDITORIA 1. PLANEACION 2. PREPARACION 3. EJECUCION 5. SEGUIMIENTO 4. INFORME MAYO 09/p.63

64 SEGUIMIENTO VERIFIQUE LA IMPLEMENTACIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS DESPUÉS DE LA FECHA ESTABLECIDA ESTABLEZCA UNA NUEVA FECHA NO SI VERIFIQUE DE NUEVO ESCALE NO SI CIERRE LOS REPORTES DE NO CONFORMIDAD MAYO 09/p.64

65 ATRIBUTOS PERSONALES DE AUDITOR DESEABLES > Mente abierta > Diplomático > Flexible > Autodisciplinado > Imparcial > Honesto > Saber escuchar > Paciente > Claro > Capacidad para comunicarse > Tener interés, > Sin temor a ser impopular > Empatía NO DESEABLES Mente cerrada Discutidor indisciplinado obstinado ocioso deseoso de ser agradable tímido impaciente no profesional crédulo arrogante MAYO 09/p.65

66 Competencia y evaluación de los auditores La competencia se basa en: 1. Comportamiento personal 2. Conocimientos y habilidades genéricos ( principios, procedimiento y métodos de auditoria, documentos del sistema de gestión y de referencia, contexto de la organización, requisitos legales y contractuales aplicables y otros requisitos que aplican al auditado) Conocimientos y habilidades de la disciplina especifica y Específicos del sector (ANEXO A) Conocimientos y habilidades genéricos del líder de un equipo auditor ( bajo la dirección y orientación de la misma disciplina) Conocimientos y habilidades para auditar sistemas de gestión que tratan múltiples disciplinas. MAYO 09/p.66

67 Competencia y evaluación de los auditores ISO 19011:2011 ISO 19011:2002 > Comportamiento personal > Conocimientos y habilidades Conocimientos y habilidades : pueden adquirir usando la combinación de: 1.Educacion/ formación formal y experiencia contribuyan al desarrollo de los conocimientos y habilidades al sector o disciplina. 2. Programas de formación para los conocimientos y habilidades genéricos del auditor. 3. Experiencia en una función técnica, de gestión o profesional que implique el ejercicio del juicio, la toma de decisión, solución de problemas y comunicación con gerentes, profesionales, compañeros, clientes y otras partes de interesadas. 4. Experiencia en auditorias adquiridas bajo la supervisión de un auditor en la misma disciplina. MAYO 09/p.67

68 Competencia y evaluación de los auditores CRITERIOS DE EVALUACION DEL AUDITOR 1. Cualitativo (comportamiento personal, los conocimientos o el desempeño de las habilidades, en la formación o en el lugar de trabajo) 2. Cuantitativos (los años de experiencia laboral y de educación, el numero de auditorias realizadas, las horas de formación en auditoria) La competencia debe ser evaluada CONTINUAMENTE DEL DESEMPÑO DE LOS AUDITORES ( Revisión de registros, retroalimentación, entrevista, observación, examen, revisión después de la auditoria) Realización de la evaluación (Adquirir una formación, experiencia laboral o de auditoria, y una nueva evaluación ) Mantenimiento y mejora de la competencia del auditor ( DESARROLLO PROFESIONAL CONTINUO) MAYO 09/p.68