MANUAL DE ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS FISICOS CONTENIDO

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1 3 MANUAL DE ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS FISICOS CONTENIDO CAPITULO 1 GENERALIDADES 1.1 OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECIFICOS JUSTIFICACION ALCANCE COBERTURA PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS FISICOS DE LA ENTIDAD... 5 CAPITULO 2 CLASIFICACION DE LOS BIENES 2.1 BIENES INMUEBLES ADQUISICION DE INMUEBLES ADICIONES O MEJORAS EN INMUEBLES BAJA DE INMUEBLES VENTA DE INMUEBLES INMUEBLES POR DESTINACION CABLEADO ESTRUCTURADO BIENES MUEBLES BIENES DE CONSUMO BIENES ADQUIRIDOS POR EL SISTEMA DE PROVEEDURÍA INTEGRAL (OUTSOURCING) BIENES DE CONSUMO CON CONTROL BIENES DEVOLUTIVOS BIENES INTANGIBLES OFICINA ABIERTA MERCANCIAS EN EXISTENCIA PARA COMERCIALIZAR CAPITULO 3 ALMACEN 3.1 BIENES QUE NO INGRESAN AL ALMACEN BIENES QUE INGRESAN AL ALMACEN MOVIMIENTOS DE ALMACEN INGRESO DE BIENES AL ALMACEN... 21

2 4 a) INGRESO POR ASIGNACION DE MERCANCÍAS b) INGRESO DE BIENES POR COMPRA c) INGRESO DE BIENES POR DONACION d) INGRESO DE BIENES POR PRODUCCION O TRANSFORMACIÓN 24 e) INGRESO DE BIENES POR REMESA f) INGRESO DE BIENES POR REPOSICION (DAÑO, PERDIDA O HURTO). 26 g) INGRESO DE BIENES POR SOBRANTES DE INVENTARIO h) INGRESO DE BIENES POR REPOSICION TECNOLOGICA i) INGRESO DE BIENES POR TRASPASO j) INGRESO DE BIENES PARA COMERCIALIZAR k) INGRESO DE BIENES POR REINTEGRO SALIDA DE BIENES DE ALMACEN a) SALIDA DE BIENES DEVOLUTIVOS, DE CONSUMO Y CONSUMO CON CONTROL b) SALIDA POR DAÑO, PERDIDA O HURTO c) SALIDA PARA PRODUCCION O TRANSFORMACIÓN d) SALIDA POR REMESA e) SALIDA POR TRASPASO f) SALIDA POR REPOSICION TECNOLOGICA g) SALIDA POR COMERCIALIZACION (VENTA) h) SALIDA DE BIENES POR DESTRUCCIÓN CAPITULO 4 INVENTARIOS 4.1 MODALIDAD DE INGRESO DE BIENES DIRECTAMENTE AL SERVICIO. 38 a) ASIGNACION DE MERCANCÍAS b) COMPRA DE BIENES c) DONACIONES d) REPOSICION POR DAÑO, PERDIDA O HURTO e) SOBRANTES DE INVENTARIO f) REPOSICION TECNOLOGICA g) TRASPASO REGISTRO Y CONTROL DE BIENES EN SERVICIO MOVIMIENTOS DE INVENTARIOS a) ENTREGA DE BIENES A UN FUNCIONARIO b) TRASLADO DE BIENES EN SERVICIO c) REMESA DE BIENES EN SERVICIO d) DAÑO O DESTRUCCIÓN e) PERDIDA O HURTO f) REPOSICION TECNOLOGICA g) TRASPASO DE BIENES EN SERVICIO h) REINTEGRO DE BIENES AL ALMACEN i) RECLASIFICACION DE BIENES EN SERVICIO PARA COMERCIALIZAR LEVANTAMIENTO FISICO DE INVENTARIOS CONSOLIDACION DE INVENTARIOS DEL NIVEL NACIONAL INFORMES Y RENDICION DE CUENTAS CONCILIACION CONTABLE REQUISITOS PARA PAGO POR COMPRA DE BIENES CAPITULO 5 SITUACIONES ESPECIALES EN EL MANEJO DE BIENES 5.1 ENTREGA DE BIENES A TERCEROS PARA COMERCIALIZAR... 60

3 5 5.2 ELEMENTOS DE DESECHO DESAGREGACION DE BIENES TRANSFORMACION DE EQUIPOS INFORMATICOS REEMPLAZO DE PARTES DE EQUIPOS O BIENES EN GARANTIA O EN MANTENIMIENTO SEGURO DE BIENES CAPITULO 6 RESPONSABILIDADES 6.1 RESPONSABLES DE BIENES ENTREGA ADMINISTRATIVA DE ALMACENES CUANDO EL ALMACENISTA ABANDONE EL CARGO O DILATE LA ENTREGA RESPONSABILIDADES DE LA SUBSECRETARIA DE PERSONAL O QUIEN HAGA SUS VECES EN LAS ADMINISTRACIONES CAPITULO 7 RECLASIFICACION O BAJA DE BIENES 7.1 DEPENDENCIAS INVOLUCRADAS EN EL PROCESO DE RECLASIFICACION O BAJA DE BIENES BIENES A RECLASIFICAR RECLASIFICACION DE BIENES PARA COMERCIALIZAR O DESTRUIR LISTA DE ANEXOS... 70

4 6 CAPITULO 1 GENERALIDADES 1.1 OBJETIVO GENERAL Definir el procedimiento general de administración de los recursos físicos de la Entidad, identificando las actividades que lo componen, su interrelación con las diferentes áreas que participan en el mismo y a la vez establecer con certeza los actores del proceso, definiendo quienes son los responsables, facilitadores y evaluadores del mismo. 1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Disponer de una guía e instrumento de consulta permanente, para los responsables de la administración, custodia, manejo, registro y control de los bienes. Unificar procedimientos para el recibo, almacenamiento, entrega, registro, y control de los bienes de la Entidad. Definir conceptos, clasificación, responsabilidades y parámetros en el manejo y control de los inventarios que conforman el activo fijo y los cargos diferidos de la Entidad. Fijar el procedimiento para dar de baja de los inventarios los bienes de la Entidad, objeto de destrucción. Fijar el procedimiento para reclasificar los bienes de la Entidad no requeridos por las dependencias para su servicio y destinados a la comercialización. 1.3 JUSTIFICACION Los macro procesos tributario y el aduanero-cambiario requieren de un soporte administrativo ágil que brinde a la actividad técnica la eficiente administración, registro y manejo de los bienes de propiedad de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. 1.4 ALCANCE El procedimiento involucra el ingreso, almacenamiento, registro, custodia, suministro y manejo de inventarios de bienes de consumo, consumo con control, devolutivos, intangibles, inmuebles por destinación y mercancías en existencia, tanto en bodega como en servicio, efectuados directamente por la Entidad o a través de terceros. 1.5 COBERTURA

5 7 Este manual es de aplicación en todas las áreas y dependencias de la Entidad en el Nivel Central y en las Direcciones Regionales, Administraciones Especiales, Locales y Delegadas PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS FISICOS DE LA ENTIDAD Los principios orientadores de la administración de los recursos físicos de la Entidad son los de economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad, equidad y conservación del medio ambiente. El proceso de administración de los bienes concierne a todos los servidores públicos de la contribución (funcionarios de planta, supernumerarios, policía fiscal y aduanera), los cuales están en la obligación de recibir, cuidar, mantener, asegurar y entregar los bienes en armonía con las necesidades de la administración, con un criterio previsivo al servicio del país que redunde en la mejor utilización de los bienes en función de los resultados organizacionales que se le han planteado a la Entidad. CAPITULO 2 CLASIFICACION DE LOS BIENES Los bienes de la Entidad se clasifican según su naturaleza en bienes inmuebles, muebles, intangibles, inmuebles por destinación y mercancías en existencia. 2.1 BIENES INMUEBLES (TERRENOS, EDIFICIOS E INSTALACIONES) Son los bienes que no pueden transportarse de un lugar a otro como los terrenos y los que se adhieran permanentemente a ellos como los edificios. Para la administración de los bienes inmuebles, el área de Obra Pública e Inmuebles de la Subsecretaría de Recursos Físicos, llevará un archivo centralizado de los inmuebles de propiedad de la Entidad y de aquellos que han sido recibidos en arrendamiento, comodato, dación en pago, etc., el cual contendrá, como mínimo, la siguiente información: Tipo de inmueble Ciudad Dirección

6 8 Tipo de posesión (arrendamiento, propiedad, comodato etc.) Titulación y detalle del registro Situación jurídica Áreas (lote, de construcción, libre) Uso a que se destina Nombre del responsable de su cuidado o administración (responsable del bien) Número y fecha de la escritura. Ciudad- Notaria Cédula catastral y matrícula inmobiliaria Estado del inmueble (Bueno, regular, malo, otro.) Número de pisos Porcentaje de ocupación por parte de la DIAN En uso Número y fecha del acta de inmuebles nacionales Valor del inmueble (Histórico, catastral y comercial) Pago impuestos (Predial, Valorización, Otros) Adiciones y mejoras El área de Obra Pública e Inmuebles remitirá al área de Contabilidad General de la Subsecretaría de Recursos Financieros el cuadro resumen de los inmuebles mencionados anteriormente, en forma trimestral, dentro de los diez (10) días siguientes a la terminación de cada trimestre, para la realización de los respectivos registros contables. El área de Contabilidad General de la Subsecretaría de Recursos Financieros en el Nivel Central o quienes hagan sus veces en los demás niveles, serán los responsables de registrar contablemente los inmuebles con su costo histórico, adiciones o mejoras y depreciación de cada uno de ellos. Cuando la Entidad no disponga de los documentos que acrediten la propiedad de los inmuebles, el jefe del área de Obra Pública e Inmuebles y los jefes de las Divisiones de Recursos Físicos y Financieros o quien haga sus veces en los demás niveles, deberán iniciar los trámites de consecución de los documentos ante catastro, oficinas de planeación, Oficina de Registro de Instrumentos Públicos y/o Notarías correspondientes. Estos bienes inmuebles se contabilizarán provisionalmente con un valor estimado, el cual será establecido por el Jefe del área de Obra Publica, hasta que se disponga de los documentos que acrediten su propiedad y el valor real para efectos contables. El área de Obra Pública e Inmuebles o su delegado en el Nivel Central y los jefes de Recursos Físicos y Financieros o quien haga sus veces en los demás niveles coordinarán lo relacionado con el trámite del pago oportuno del impuesto predial y demás gravámenes de los inmuebles bajo su administración. Copia del recibo de pago deberá enviarse al área de Obra Pública e Inmuebles para el control y archivo correspondiente.

7 9 En el área de Obra Pública e Inmuebles reposarán las escrituras de los inmuebles de propiedad de la Entidad ADQUISICION DE INMUEBLES La adquisición de inmuebles se hará de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos en la Ley de contratación estatal. 1. El jefe del Área de Obra Pública e Inmuebles o su delegado previa autorización de la Secretaría General, efectuará un estudio de mercado y/o prefactibilidad sobre el inmueble a adquirir y elaborará un inventario general que contenga el estado del inmueble y sus componentes. 2. Con el visto bueno del Secretario General, el jefe del Área de Obra Pública e Inmuebles o su delegado solicitará avalúo comercial del inmueble al Instituto Geográfico Agustín Codazzi, a las oficinas de catastro municipal de aquellas ciudades que la ley ha autorizado o a los peritos privados inscritos en una lonja de propiedad raíz. 3. Con base en la documentación de titulación, el jefe del Área de Obra Pública e Inmuebles elaborará la ficha técnica del inmueble con la información solicitada en el numeral 2.1 Bienes Inmuebles y diligenciará el acta de recibo del mismo. 4. El jefe del área de Contabilidad General de la Subsecretaría de Recursos Financieros en el Nivel Central o quien haga sus veces en los demás niveles, con base en el contrato de Compra - Venta, convenio o acto administrativo efectuará el registro contable en la respectiva Cuenta de Orden Bienes Pendientes de Legalizar hasta tanto el área de Obra Pública e Inmuebles entregue copia del certificado de libertad o tradición donde figure el registro de titularidad a nombre de la Entidad, documento con el cual se registrará en la respectiva cuenta del Activo Propiedades, Planta y Equipo. 5. Son Responsables del manejo, mantenimiento y conservación de los inmuebles el área de Obra Pública e Inmuebles y El área de Servicios Generales en el Nivel Central y en los demás niveles el Jefe del área de Recursos Físicos y Financieros o quien haga sus veces ADICIONES O MEJORAS EN INMUEBLES Las mejoras de inmuebles se darán cuando se efectúen adecuaciones o remodelaciones que representen cambios en sus acabados, equipos e

8 10 instalaciones internas (entre otros, sistema de oficina abierta, archivos rodantes) y/o externas y las adiciones cuando haya aumento en la cantidad de metros cuadrados. El costo de las adiciones o mejoras que aumenten la vida útil o amplíen la capacidad del inmueble constituyen un mayor valor del mismo. 1. El Secretario General aprobará las solicitudes de adiciones o mejoras en inmuebles, de acuerdo con las necesidades que se presenten, tanto en el Nivel Central como en las administraciones, previa elaboración del proyecto de adición o mejora por parte del área de Obra Pública e Inmuebles. 2. El área de Adquisiciones y Contratos en el Nivel Central tramitará el proceso contractual de obra de acuerdo con las normas que regulan la contratación pública. 3. El área de Adquisiciones y Contratos en el Nivel Central enviará copia del contrato al área de Contabilidad General en el Nivel Central o quien haga sus veces en los demás niveles para efectuar el registro contable en la Cuenta Construcciones en Curso por el valor del contrato (materiales y mano de obra), mientras dure la ejecución de la obra y al área de Obra Pública e Inmuebles, para que efectúen el control de ejecución del contrato. 4. Cuando la obra esté terminada, en condiciones de ser utilizada, el jefe del Área de Obra Pública e Inmuebles determinará en el acta de liquidación del contrato qué porcentaje o valor del total de la obra corresponde a adiciones y mejoras y que a mantenimiento. 5. Con base en el acta de liquidación del contrato el área de Contabilidad General en el Nivel Central o quien haga sus veces en los demás niveles, trasladará de la Cuenta de Construcciones en Curso el valor de la obra terminada (adiciones y mejoras) a la cuenta de Edificaciones, como un mayor valor del Inmueble respectivo ó al gasto el valor del mantenimiento. 6. El jefe del área de Obra Pública e Inmuebles o su delegado emitirá concepto técnico mediante acta sobre si los elementos desmontados resultantes de las mejoras o adiciones de inmuebles, serán objeto de comercializar, destruir, reutilizar o traspasar a otra entidad pública. En la misma acta se establecerá el valor de dichos elementos. 7. El jefe del área de Obra Pública e Inmuebles o su delegado enviará el Acta al Almacén General o a los almacenes de las administraciones, para que efectúen el ingreso en los inventarios del almacén en la Cuenta Mercancías en Existencia cuando los elementos sean para comercializar o en la Cuenta Bienes Muebles en Bodega cuando sean para traspasar a una entidad pública.

9 11 8. Para el caso de los elementos desmontados resultantes de las mejoras se elaborará un acta de destrucción la cual será firmada por el jefe del área de Obra Pública e Inmuebles o su delegado y el Jefe del área de Servicios Generales en el Nivel Central o quien haga sus veces en los demás niveles BAJA DE INMUEBLES La baja se producirá cuando sea necesario destruir total o parcialmente un inmueble de propiedad de la Entidad, por las siguientes razones: para ejecutar nuevas obras, para construcciones; por causa de accidentes, incendios, inundaciones, fenómenos sísmicos o atmosféricos que lo dejaren en mal estado; por amenaza de ruina o peligro inminente; por razones de higiene o salubridad o por cualquier otra causa justificada; o por transferencia a otra entidad del Estado, de acuerdo con las disposiciones expedidas por el gobierno. 1. El jefe del área de Obra Pública e Inmuebles o su delegado, verificará y elaborará un acta en la cual informará sobre el estado del inmueble y los daños ocurridos en el mismo. Además emitirá concepto técnico indicando si es posible recuperar o restaurar el bien o si es necesario demolerlo totalmente. 2. El Secretario General y el Subsecretario de Recursos Físicos coordinarán a través del área de Obra Pública e Inmuebles la baja del inmueble, tanto en el Nivel Central como en las administraciones. 3. El jefe del área de Obra Pública e Inmuebles o su delegado, en caso de demolición parcial o total, adelantará los trámites de consecución de permisos ante las autoridades competentes para la demolición del bien inmueble. 4. El jefe del área de Obra Pública e Inmuebles elaborará la resolución de baja del bien inmueble con base en el acta y los permisos de demolición de autoridad competente. Para el caso de demolición total se tomará el valor del inmueble discriminando el valor de la edificación y del terreno y para el caso de demolición parcial se tomará el valor que de acuerdo a los estudios técnicos estime el jefe del área de Obra Pública e Inmuebles. La resolución de baja será firmada por el funcionario competente, de acuerdo con las facultades y cuantías establecidas en la resolución de delegación. 5. Copia de la resolución de baja se enviará al área de Contabilidad General del Nivel Central o quien haga sus veces en los demás niveles, para que elabore el respectivo registro contable.

10 12 6. De las nuevas construcciones que se realicen, se efectuará el registro contable de su valor en la respectiva cuenta de Propiedades, Planta y Equipo VENTA DE INMUEBLES La venta de inmuebles se hará de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos en la Ley de Contratación Estatal. 1. El Director General o el funcionario facultado, previos requisitos legales, aprobará la venta de inmuebles de propiedad de la Entidad. 2. La venta se efectuará con base en un avalúo comercial practicado por la Entidad a través del área de Obra Pública e Inmuebles o solicitado al Instituto Geográfico Agustín Codazzi, a la oficina de catastro municipal de aquellas ciudades que la ley haya autorizado, o a los peritos privados inscritos en una lonja de propiedad raíz. 3. Una vez elaborado el contrato de venta del inmueble, el jefe del área de Adquisiciones y Contratos en el Nivel Central, enviará copia del contrato al jefe del área de Contabilidad General en el Nivel Central o quien haga sus veces en los demás niveles para su registro contable y al jefe del área de Obra Pública e Inmuebles, para elaborar el acta de entrega del inmueble y descargarlo de sus bases de datos. 4. Copia de la consignación y documento soporte serán enviados al área de Mercadeo de Bienes y Servicios de la Subsecretaría Comercial para la respectiva facturación y registro de venta INMUEBLES POR DESTINACION Son aquellos bienes muebles tales como ascensores, electro bombas, aires acondicionados centrales, plantas eléctricas, subestaciones eléctricas, transformadores y cableado estructurado, que se pueden considerar inmuebles por destinación, aunque por su naturaleza no lo sean, ya que están permanentemente destinados al uso y beneficio de un inmueble, no obstante que puedan separarse sin su detrimento. Esos bienes que se reputan inmuebles por ser accesorios a bienes raíces, no dejan de serlo por su separación momentánea, pero cuando se separen con el objeto de darles diferente destino, dejarán de ser inmuebles. El manejo administrativo será el siguiente:

11 13 1. Los bienes muebles que se destinen al uso y beneficio de inmuebles de propiedad de la Entidad, serán inmuebles por destinación y en consecuencia se registrarán como mayor valor de los inmuebles. 2. Los bienes muebles que se destinen al uso y beneficio de inmuebles que no sean de propiedad de la Entidad, se registrarán en la cuenta Otras Mejoras en Propiedad Ajena. Su amortización se hará durante la vigencia del contrato. El registro de estos bienes no requiere de ingreso al almacén, ni código de inventario. 3. Si estos bienes se separan del inmueble o los adquiere la Entidad con el objeto de darles diferente destino, se registrarán en la Cuenta Inventarios si quedan al servicio y en la Cuenta Almacén si quedan en depósito, con base en el informe suministrado por el ÁREA de Obra Pública e Inmuebles. El responsable de los bienes será el jefe de la dependencia que los solicite CABLEADO ESTRUCTURADO El cableado estructurado se registrará en la cuenta Edificaciones, como un mayor valor del respectivo inmueble. Si el inmueble no es de propiedad de la Entidad, el cableado estructurado se cargará a la cuenta Obras y Mejoras en Propiedad Ajena y se amortizará durante la vigencia del contrato. El manejo administrativo será el siguiente: 1. El encargado de la ejecución del contrato en el Nivel Central o quien haga sus veces en los demás niveles, una vez recibido el contrato y verificada la instalación, diligenciará el Acta de Recibo e Instalación del Cableado Estructurado, el cual contendrá descripción detallada de los bienes, cantidad de metros recibidos y las áreas de instalación, consolidado por Administración. 2. El Acta de Recibo será firmada en el Nivel Central por el encargado de la ejecución del contrato y el contratista. En los demás niveles por el Administrador, el jefe del área de Servicio Informático o quien haga sus veces y el Contratista respectivo. Copia del acta se enviará al área de Contabilidad en el Nivel Central o quien haga sus veces en los demás niveles junto con los demás documentos establecidos en el contrato para efectuar el respectivo registro contable. 3. El responsable de la custodia manejo y control de los planos del cableado estructurado en el Nivel Central será el jefe de la Oficina de Servicios Informáticos o su delegado y en las administraciones será el jefe del área de Servicio Informático o quien haga sus veces. 2.2 BIENES MUEBLES

12 14 Bienes muebles son aquellos que se pueden transportar de un lugar a otro. Los bienes muebles según su destino final se clasifican en bienes de consumo, consumo con control y bienes devolutivos, y según su ubicación, en bodega y en servicio. La reclasificación de bienes devolutivos a consumo, o consumo con control o viceversa, se realizará mediante acto administrativo, proyectado por el área de Servicios Generales y suscrito por el responsable de la administración de los recursos físicos de la Entidad. Los bienes muebles que ingresen a la Entidad a cualquier título se registrarán directamente al servicio de las dependencias del nivel central o de las administraciones o al almacén cuando así se determine. Cuando la entrega de bienes muebles se efectúe en los almacenes de la Entidad, se seguirán los procedimientos de ingresos y egresos de almacén establecidos en el Capítulo de Manejo Administrativo de Bienes. El registro y movimiento de los Bienes Muebles en Bodega (devolutivos nuevos o recientemente adquiridos) y Cargos Diferidos (de consumo), lo llevará el almacenista a través de un programa de manejo de inventarios, en donde se contemplen como mínimo los siguientes datos: Descripción y detalle de cada bien Agrupación y sub-agrupación Unidad de medida Código Localización Fecha del movimiento Concepto del movimiento (Entrada o Salida) Cantidad Valor unitario y total Saldo: cantidad y valor El registro y control de los bienes devolutivos en servicio estará a cargo del Área de Inventarios en el Nivel Central o quien haga sus veces en los demás niveles BIENES DE CONSUMO Son los que se consumen con el uso que se hace de ellos o porque al agregarlos o aplicarlos a otros bienes, se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de nuevos productos. La Entidad adoptará las siguientes agrupaciones para los bienes de consumo, las cuales se mantendrán durante todas las etapas de registro, administración y control: 1-01 Aceites, grasas y lubricantes.

13 Combustibles Drogas, elementos odontológicos, de laboratorio y sanidad, elementos y accesorios de vidrio para laboratorio Elementos para construcción Explosivos, municiones Forrajes y alimentos para animales Insecticidas, fungicidas, herbicidas Materiales o materias primas Semillas y abonos Útiles de escritorio, oficina, dibujo, papelería, toner, copias de videos, disquetes, casetes, cosedoras, perforadoras, sacaganchos, tijeras, reglas, cintas magnéticas, datacartridge y mini datacartridge Víveres y rancho Repuestos para máquinas y equipos, baterías, llantas y neumáticos Dotación a trabajadores, chalecos para operativos y chalecos salvavidas Formas, formularios, documentos y publicaciones de distribución gratuita Utensilios de aseo y lavandería Loza, cristalería y menaje de cocina (baldes, ollas, bandejas, olletas, cubiertos etc.) 1-17 Elementos de lencería Materiales audiovisuales diferidos (originales) 1-19 Ropa hospitalaria, quirúrgica y de laboratorio Elementos para capacitación, bienestar social y estímulos Estampillas de control aduanero 1-22 Armas (este se incorpora) 1-25 Otros elementos de consumo. Contabilización: La contabilización de los bienes de consumo, se realizará de acuerdo con lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pública. Para clasificar y contabilizar bienes en el grupo 1-25 (otros elementos de consumo), se requerirá de la aprobación del área de Contabilidad General de la Subsecretaría de Recursos Financieros del Nivel Central, quien indicará la cuenta contable en la cual se registrará BIENES ADQUIRIDOS POR EL SISTEMA DE PROVEDURIA INTEGRAL (OUTSOURCING) 1. Cada centro de costos diligenciará el pedido de bienes a través del software que instale el proveedor, de acuerdo con la periodicidad establecida en el contrato.

14 16 2. El encargado de la ejecución del contrato en el Nivel Central o su delegado y los jefes de las Divisiones de Recursos Físicos y Financieros o quienes hagan sus veces en los demás niveles, recibirán, revisarán, modificarán, aprobarán y consolidarán los pedidos de bienes, teniendo en cuenta el número de funcionarios, funciones y periodicidad de entrega de pedido. 3. El encargado de la ejecución del contrato en el Nivel Central o su delegado recepcionará todas las solicitudes de pedidos de bienes, y remitirá las solicitudes de bienes al proveedor. 4. El proveedor entregará los bienes a los encargados de los centros de costos de acuerdo con las condiciones del contrato en lo referente a fechas, lugar y cantidades. 5. El funcionario encargado en cada centro de costos, recibirá físicamente los bienes, los revisará y procederá a confrontar la información de la nota de despacho con lo físicamente recibido. 6. En caso de inconsistencias o faltantes en los pedidos, el funcionario autorizado del centro de costos levantará un acta, la enviará al encargado de la ejecución del contrato en el Nivel Central o al jefe del área de Recursos Físicos y Financieros o quienes hagan sus veces en los demás niveles, para la respectiva reclamación. 7. El funcionario autorizado o delegado del centro de costos expedirá el cumplido y lo enviará al encargado de la ejecución del contrato o su delegado en el Nivel Central. 8. Para el caso de bienes devolutivos o con control especial, cada centro de costos enviará al encargado de inventarios relación de los funcionarios responsables de los bienes, para el correspondiente registro. 9. El encargado de inventarios enviará junto con la cuenta mensual al Área de Contabilidad General o quien haga sus veces en los demás niveles, copia de las Constancias de Recibo de Bienes Cada centro de costos remitirá el cumplido, previa incorporación de los bienes en los registros de inventarios, al encargado de la ejecución del contrato o su delegado en el Nivel Central. 11. El encargado de la ejecución del contrato en el Nivel Central o su delegado consolidará los cumplidos tanto del Nivel Central como de las administraciones para elaborar un cumplido general el cual será enviado al Área de Contabilidad General para el pago respectivo. 12. El encargado de la ejecución del contrato en el Nivel Central o su delegado elaborará un informe de los bienes entregados en el Nivel Central y en cada

15 17 administración, totalizado por centro de costos y área de inventarios para seguimiento y control de la ejecución del plan de compras. 13. El área de Contabilidad General de la Subsecretaría de Recursos Financieros registrará los valores de los bienes adquiridos y los identificará por Nivel Central o administraciones cuando se trate de bienes devolutivos, cuyos valores trasladarán a cada administración. Para la entrega de los thoner solicitados por las diferentes dependencias de la Entidad, se requiere la devolución del cartucho utilizado al área de Servicios Generales en el Nivel Central y al área de Recursos Físicos y Financieros o a quien haga sus veces en los demás niveles, los cuales serán entregados a la institución que la Subsecretaría de Recursos Físicos disponga o se les dará el destino que en su momento se indique BIENES DE CONSUMO CON CONTROL El jefe del área de Inventarios en el Nivel Central o quien haga sus veces en los demás niveles deberá llevar el registro y control de los siguientes bienes de consumo en servicio, tales como menaje de cocina, cosedoras, perforadoras, sacaganchos, tijeras, reglas, antenas para televisor, candados, los originales de los materiales audiovisuales diferidos, elementos de dotación con identificación institucional y aquellos bienes devolutivos cuyo valor individual sea inferior a medio SMMLV, de conformidad con las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación y por la reglamentación expedida por la Entidad Cuando un funcionario sea ubicado en otra dependencia o se retire de la entidad devolverá estos bienes al jefe inmediato o a quien él designe. El área de Servicios Generales reportará mensualmente al área de contabilidad General de la Subsecretaría de Recursos Financieros el consolidado de la entrega de los bienes de consumo con control realizados a los centros de costos a Nivel Nacional a través del Outsourcing y al área de inventarios del nivel central para el respectivo registro. En las Administraciones los jefes de las divisiones de Recursos Físicos y Financieros registrarán estos bienes en los respectivos inventarios. El área de Contabilidad de la Subsecretaría de Recursos Financieros con base en este informe realizará el registro contable de envío de los bienes a cada una de las Administraciones en la respectiva cuenta principal y subalterna. Los Jefes de Recursos Físicos y Financieros o quien haga sus veces en las Administraciones, deben realizar el registro de estos bienes afectando el activo ó gasto y la respectiva cuenta principal y subalterna. Para la contabilización de los bienes de consumo con control se tendrán en cuenta los mismos códigos establecidos para los bienes de consumo.

16 BIENES DEVOLUTIVOS Son aquellos que no se consumen con el uso que se hace de ellos, aunque con el tiempo, por razón de su naturaleza, se deterioren. La Entidad adoptará las siguientes agrupaciones para los bienes devolutivos en bodega o en servicio, de acuerdo con lo establecido en el Plan General de la Contabilidad Publica. Estas agrupaciones se mantendrán durante todas las etapas de registro, administración y control: 2-01 Armas, accesorios, repuestos y chalecos antibalas. (se cambia por: Accesorios y repuestos para armas) 2-02 Discotecas y musicotecas Elementos de culto Elementos de museo Elementos y equipos para arneses, arreos, atalaje y sus accesorios Equipos y máquinas para comedor, cocina, despensa y sus accesorios Equipos y máquinas para comunicación, detección, teléfono celular, radio, televisión, señales, sonido, radar, fotografía, proyección y sus accesorios Equipos y máquinas para instalación (se suprime esta parte), construcción, campo, industria, taller, labores y accesorios Equipos y máquinas para deporte, gimnasia, juegos y sus accesorios Equipos y máquinas para laboratorio, profesiones científicas, enseñanza y sus accesorios Equipos y máquinas para medicina, odontología, veterinaria, rayos X, sanidad y sus accesorios Equipos y máquinas para oficina, contabilidad, dibujo y sus accesorios Equipos y máquinas para transporte y sus accesorios Herramientas y sus accesorios Instrumentos musicales y sus accesorios Libros de biblioteca, estudio, documentos, mapotecas, planotecas, hemerotecas y revistas Líneas Telefónicas ( se debe suprimir por que fueron reclasificadas a intangibles) 2-18 Mobiliario y enseres Semovientes Material rodante, máquinas, equipos y accesorios Material fijo, ascensores, máquinas, equipo y sus accesorios.(cuando no sean instalados en los inmuebles) Materiales, equipos de vías, redes, instalaciones, cables, puertos y sus accesorios Equipos y máquinas de procesamiento de datos y sus accesorios Oficina abierta Plantas eléctricas, transformadores, bombas, motobombas y sus accesorios (cuando no se instalen directamente en el Inmueble) 2-30 Otros elementos devolutivos.

17 19 Para clasificar y contabilizar bienes en el grupo 2-30 (otros elementos devolutivos), se requerirá de la aprobación del área de Contabilidad General de la Subsecretaría de Recursos Financieros del Nivel Central, quien indicará la cuenta contable en la cual se registrará BIENES INTANGIBLES Son los bienes inmateriales adquiridos o desarrollados por la Entidad con el fin de facilitar, mejorar o tecnificar sus operaciones. Estos bienes son susceptibles de valorarse en términos económicos. La contabilización de los bienes intangibles se realizará de acuerdo con lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pública. SOFTWARE Y LICENCIAS De acuerdo con el Plan General de la Contabilidad Pública, el software se registrará dentro del área de Otros Activos en la cuenta Intangibles y comprende los bienes inmateriales adquiridos o desarrollados por la Entidad, con el fin de facilitar, mejorar o tecnificar sus operaciones. El manejo administrativo será el siguiente: 1. El encargado de inventarios y el jefe de la Oficina de Servicios Informáticos o su delegado en el Nivel Central o quienes hagan sus veces en los demás niveles, una vez recibido el software, diligenciarán el Acta de Recibo del Software, el cual contendrá la descripción detallada y la cantidad recibida. 2. El Acta de Recibo del Software será firmada en el Nivel Central, por el jefe de la Oficina de Servicios Informáticos o su delegado, el contratista o proveedor y el encargado de Inventarios. En los demás niveles por el Administrador, el jefe del área de Servicio Informático o quien haga sus veces, el jefe del área de Recursos Físicos y Financieros, el encargado de Inventarios y el proveedor respectivo. 3. El encargado de Inventarios, teniendo en cuenta el acta de recibo, elaborará la Constancia de Recibo de Bienes a nombre del jefe de la Oficina de Servicios Informáticos o su delegado en el Nivel Central y a nombre del jefe del área de Servicio Informático o quien haga sus veces en las Administraciones. Estos serán responsables de la custodia, administración, instalación y control de los soportes documentales y magnéticos del software con sus correspondientes licencias. Las licencias de tipo OEM y las Licencias Cliente quedarán a cargo del cuentadante del computador, por cuanto éstas vienen incorporadas en el respectivo equipo. Cuando el computador sea dado de baja o trasladado a otro cuentadante, se hará con su respectiva licencia.

18 20 4. Una vez registrado el software o licencia, el encargado de inventarios enviará copia del acta de recibo y Constancia de Recibo de Bienes a contabilidad para que se efectúen los correspondientes registros. 5. En el nivel central y en cada administración, el encargado de inventarios calculará mensualmente el valor de las amortizaciones de cada uno de los intangibles, y los remitirá en la cuenta mensual a Contabilidad para que se efectúe el correspondiente registro. 6. Cuando un equipo informático sea retirado del servicio por inservible, el software que tenga instalado será desmontado o borrado y la licencia quedará a disposición de la Oficina de Servicios Informáticos en el Nivel Central o quien haga sus veces en los demás niveles. 7. Cuando el software sea obsoleto o ya no lo requiera la Entidad, la Oficina de Servicios Informáticos en el Nivel Central o quien haga sus veces en los demás niveles emitirá concepto técnico para darlo de baja y se destruirán sus soportes magnéticos y documentales siguiendo los procedimientos establecidos. 8. Cuando se den de baja software o licencias el encargado de inventarios reportará a contabilidad los valores del software dado de baja (costo histórico, amortización) para realizar los correspondientes registros contables. La Entidad adoptará las siguientes agrupaciones para los bienes intangibles de acuerdo con lo establecido en el Plan General de la Contabilidad Publica. Estas agrupaciones se mantendrán durante todas las etapas de registro, administración y control: 6-25 Líneas Telefónicas 7-25 Licencias 8-25 Software OFICINA ABIERTA La oficina abierta, debido a su naturaleza y composición física, no representan un componente directo de los edificios ya que pueden ser trasladados o desarticulados físicamente sin alterar la vida útil de las edificaciones, en consecuencia, no es pertinente su tratamiento como un mayor valor de los bienes inmuebles, por lo tanto estarán a cargo del Servidor Público de la Contribución que los esté utilizando, quien será el responsable de bienes. El manejo administrativo será el siguiente: 1. La solicitud de compra o modificación de oficina abierta, la realizarán los Directores, Subdirectores, Secretario General, Secretario de Desarrollo

19 21 Institucional, Jefes de Oficina y Subsecretarios. En las Direcciones Regionales, Administraciones Especiales, Locales y Delegadas, la realizará el Director Regional o el Administrador. 2. El Director General o el Secretario General aprobarán las solicitudes de compra o modificación del sistema de oficina abierta de acuerdo con la disponibilidad presupuestal y con las necesidades que presenten las respectivas áreas usuarias, tanto en el Nivel Central como en las Direcciones Regionales, Administraciones Especiales, Locales y Delegadas. 3. Una vez aprobada la solicitud, el área de Obra Pública e Inmuebles de la Subsecretaría de Recursos Físicos elaborará el respectivo proyecto, tanto en el Nivel Central como en las administraciones. 4. Instalada la oficina abierta, el jefe del área de Obra Pública e Inmuebles o su delegado elaborará el acta de entrega y recibo de bienes que será firmada por el encargado de inventarios en el Nivel Central y el proveedor, discriminando, en lo posible, individualmente los valores de los elementos que constituyen la oficina abierta. 5. En las Direcciones Regionales, Administraciones Especiales, Locales y Delegadas el acta será firmada por el Administrador, el jefe del área de Recursos Físicos y Financieros, el encargado de inventarios, el delegado del área de Obra Pública e Inmuebles y el proveedor. 6. El área de Obra Pública e Inmuebles de la Subsecretaría de Recursos Físicos registrará en una base de datos la relación detallada de cada puesto de trabajo y/o paneles los cuales se identificarán a través de convenciones estandarizadas, código de líneas, precio de adquisición y localización. En los casos de cambios o modificaciones de oficina abierta donde se requiera desagregar las diferentes líneas que la componen, se elaborará un acta en la cual se valorará en forma individual cada uno de sus componentes. 7. El jefe del área de Obra Pública e Inmuebles será el responsable en el Nivel Central de la custodia de los planos de oficina abierta. En los demás niveles la custodia corresponderá a los Administradores. 8. El jefe del área de Obra Pública e Inmuebles será el encargado de coordinar el manejo de los elementos de oficina abierta que no sean utilizados en los cambios o modificaciones que se efectúen en las áreas del Nivel Central y en las administraciones el Jefe del área de Recursos Físicos y Financieros o quienes hagan sus veces. 9. El encargado de inventarios, con base en la relación detallada del mobiliario que compone la oficina abierta, diligenciará la Constancia de Recibo de Bienes y la hará firmar por el funcionario responsable del mismo.

20 El encargado de inventarios registrará los elementos de oficina abierta en el inventario de devolutivos en servicio, con base en el acta de recibo de bienes y elaborará la Constancia de Recibo de Bienes la cual será enviada al funcionario que ejerce el control de ejecución del contrato para el trámite respectivo. 2.3 MERCANCIAS EN EXISTENCIA PARA COMERCIALIZAR Son los bienes que se adquieren con la finalidad de comercializarlos, tales como Códex y formularios. Además se registrarán los bienes que no requiere la Entidad para el normal desarrollo de sus actividades, los inservibles u obsoletos cuyo destino final sea su comercialización. La Entidad de acuerdo con las condiciones establecidas en el contrato dispondrá directamente o a través de terceros, del depósito, custodia, almacenamiento y ventas de las mercancías en existencia. La contabilización de estos bienes se realizará de acuerdo con lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pública. Su registro se efectuará teniendo en cuenta las siguientes agrupaciones de inventarios: 3-01 Formularios e instructivos Libros y Códex Bienes inservibles Otras publicaciones CAPITULO 3 ALMACEN 3.1 BIENES QUE NO INGRESAN AL ALMACEN No ingresan al Almacén aquellos bienes de consumo, de consumo con control, devolutivos y mercancías en existencia para comercializar, que de acuerdo con las condiciones del contrato, convenio o acto administrativo, se entregan directamente para el servicio en las diferentes dependencias del Nivel Central y de las Administraciones BIENES QUE INGRESAN AL ALMACEN

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