Modelos e- commerce en base a los diversos procesos de facturación en México

Transcripción

1 Modelos e- commerce en base a los diversos procesos de facturación en México AGOSTO 2007 ELABORADO POR MARIO SEQUEIRA, COORDINADOR DE INVESTIGACIÓN, AMECE 1

2 ANTECEDENTES El presente estudio tiene como objetivo principal el mostrar las semejanzas y diferencias que se manejan en los modelos de facturación en la comunidad empresarial de México. Asimismo encontrar las similitudes en la adopción del estándar de parte de las empresas asociadas a la AMECE. En dicho estudio se desarrolló un levantamiento de información visitando a diversas empresas del país tanto proveedores como clientes en diversas zonas de la República Mexicana. En 1997 EAN/UCC ahora GS1, organismo internacional al que pertenece AMECE, culmina el diseño maestro de la factura electrónica, las pruebas y ensayos que garantizan su correcta operación y se dispone a impulsar su adopción en todo el mundo. La factura electrónica, al igual que la factura impresa, es un documento que sirve para comprobar las adquisiciones de bienes y servicios que una entidad realiza con otra y se compromete a la realización de un pago, la obligación de un bien o servicio y por su naturaleza, garantiza que la información contenida quede protegida, ya que no se manipula una vez que se emite y tiene exactamente la misma validez que las facturas de papel. La factura electrónica en México es la representación digital de un tipo de Comprobante Fiscal Digital (CFD), que está apegada a los estándares definidos por el SAT en el Anexo 20 de la Resolución de Miscelánea Fiscal, y la cual puede ser generada, transmitida y resguardada utilizando medios electrónicos. Cada factura electrónica emitida cuenta con un sello digital (Firma Electrónica Avanzada) que corrobora su origen y le da validez ante el SAT, una cadena original que funciona como un resumen del contenido de la factura, y un folio que indica el número de la transacción. En el caso de México y a partir de haber sido reformado el Código Fiscal de la Federación el 28 de junio de 2006, se establecieron las bases de regulación para la prestación de servicios de facturación electrónica mediante el modelo ASP. Con esa reforma y con la publicación de las reglas específicas en meses posteriores en la Resolución Miscelánea Fiscal, las empresas que estén interesadas en prestar un servicio de "Generación y/o Envío" de Comprobantes Fiscales Digitales deberán estar "previamente autorizadas" por el SAT. Esto permite obtener mejoras en los procesos de negocios de los contribuyentes, disminuir sustantivamente los costos del proceso de facturación y facilita el desarrollo del comercio electrónico en nuestro país, contribuyendo de esta manera a impulsar la agenda tecnológica y de modernización del País. El motivo hacia la adopción y uso de la factura electrónica fue básicamente, por la oportunidad de completar eficientemente el ciclo de manejo de órdenes: colocación pago facturación empleando soluciones electrónicas. 2

3 Formatos empleados en la Factura Electrónica No existen requisitos formales respecto a la forma en que se debe proceder a la codificación de la factura, pero las modalidades más habituales son las siguientes: PDF. Cuando el destinatario es un particular, un profesional o una PYME cuyo único interés sea guardar electrónicamente la factura, pero no evitar volver a teclear los datos ya que con este formato no se facilita el ingreso de los datos de la factura en el ordenador de destino. EDIFACT. Sintaxis más usual cuando el envío se realiza de ordenador a ordenador, lo cual quiere decir que el destinatario es una empresa que tiene capacidad tecnológica para tratar de forma automatizada la información recibida, de manera que los datos se ingresan en el ordenador de destino de forma automática. La elaboración de este estándar es desarrollada principalmente por la organización GS1 (unión de las antiguas EAN y UCC) para empresas de Gran Consumo, Ferretería y Bricolaje, etc. XML. Cuando el envío es de ordenador a ordenador, puede también utilizarse este tipo de sintaxis. Es un lenguaje extendido principalmente en Norteamérica que poco a poco va ganando terreno en Europa. Existen diversas variantes cuya convergencia se espera en el marco de las Naciones Unidas. Las más importantes son UBL respaldado por OASIS y GS1 respaldado por la organización del mismo nombre. En España la variante CCI AEAT, respaldada por el Centro de Cooperación Interbancaria y la Agencia Tributaria es la más difundida, y cuenta con sistemas de traducción a y desde UBL. Desarrollos continuos en propuestas, soluciones y mejoras Con proveedores Alto costo de archivar y mantener facturas en papel Desconocimiento de los beneficios de la Factura electrónica Tiempo y costo que se invierte en las aclaraciones Alto costo que implica la búsqueda de 1 factura en papel. Posibles demoras en la entrega de la factura original por parte del proveedor El poco avance que tienen los proveedores en general con las transacciones electrónicas Devolución de mercancía por faltantes Rechazo de factura por errores en la generación Viejas inercias que continúan en la comunidad empresarial mexicana Con clientes No surtir adecuadamente los pedidos recibidos por falta de un inventario detallado y bien ubicado (código) Facturación manual para todos sus clientes Alto costo de archivar y mantener facturas en papel Tiempo y costo que se invierte en las aclaraciones Alto costo que implica la búsqueda de 1 factura en papel. El poco avance que tienen los clientes en general con las transacciones electrónicas Devolución de mercancía por faltantes Rechazo de factura por errores en la generación Venta perdida, negada al servicio 3

4 A lo largo del proceso de las entrevistas efectuadas, se encontró que un 95% de estas empresas visitadas, se maneja los modelos pre entrega y post entrega. Modelo de Facturación Post entrega Al contar con un modelo de post facturación, se eluden errores en la elaboración de las facturas por pedidos mal recibidos, por incidencias en las entregas y se evitan problemas por facturar pedidos rechazados después de la entrega. Se recomienda la emisión de factura después de haber recibido la confirmación de recepción de la mercancía (RECADV), pues es una forma automática de evitar discrepancias por cantidades a facturar. El aviso de embarque hasta el momento sólo se está manejando con las grandes Cadenas. PROVEEDOR 1 Catálogo de Productos CLIENTE Orden de Compra 2 3 Aviso de Embarque 4 Recepción de Mercancía 5 6 Factura Electrónica Aviso de Pago Acuse de Recibo Acuse de Recibo y Error Modelo de Facturación Post entrega Transacciones electrónicas en el modelo de Facturación Post entrega A partir de la entrega de la mercancía empieza a contar el período de cobro, por lo que en caso de utilizar sistemas de post facturación, es vital que los DESADV lleguen lo antes posible a la administración de clientes para este a su ves pueda contar con los recursos necesarios para la recepción de mercancía y a su vez el cliente pueda enviar el aviso de recepción de mercancía (RECADV), esto con la finalidad de que el proveedor pueda emitir las facturas correspondientes. 4

5 Modelo de Facturación Pre entrega Hablar de Pre facturación con la consecuente toma masiva de pedidos, su facturación en lote, la impresión de los comprobantes y la distribución de los mismos en cargas de fleteros, sus posteriores liquidaciones por caja; o la existencia de promociones, consignaciones e información de cobertura, activación, ruteos, entre otras cosas; son evidentemente elementos operativos que no se encuentran en otro tipo de empresas. La ventaja de utilizar un sistema de Pre facturación, es que no existirán alargamientos en el ciclo de cobros por retrasos en la emisión de facturas. La Pre facturación no funciona si aparecen litigios comerciales relacionados con los bienes servidos, o cuando el cliente no acepta la mercancía facturada después de la entrega. Actualmente el modelo de pre entrega es utilizado en un 80% vs. un 20% de utilización del modelo de post entrega, es decir, los proveedores han tenido que hacer adecuaciones a su sistema de facturación migrar a la utilización de un sistema dual de facturación electrónica (Modelo pre entrega y post entrega) con el objetivo de satisfacer los requerimientos del cliente. PROVEEDOR 1 Catálogo de Productos CLIENTE Orden de Compra 2 3 Aviso de Embarque 4 Factura Electrónica 5 Recepción de Mercancía Aviso de Pago 6 Acuse de Recibo Acuse de Recibo y Error Modelo de Facturación Pre entrega Transacciones electrónicas modelo de Facturación Pre entrega A partir de la entrega de la mercancía empieza a contar el período de cobro, por lo que en caso de utilizar sistemas de Pre facturación, es vital que la empresa sea muy puntual en las entregas, debe servir los pedidos de forma impecable y seguir todos los requisitos que solicitó el cliente. Con este sistema de facturación no pueden existir problemas en la recogida de los pedidos ni en las entregas de los productos. 5

6 PRÁCTICAS CON SOCIOS COMERCIALES La masificación de la factura electrónica se inicio desde principios del año 2006, desde entonces se han venido realizando capacitaciones hacia los proveedores de las propias cadenas comerciales en las cuales se les ha comunicado de los requerimientos fiscales y legales. El impacto principal por la implementación de la factura electrónica ha sido hacia el incremento de la productividad y con tendencias en las estrategias con los Socios Comerciales. Por su parte las Cadenas comerciales ha venido realizando reuniones de forma continua con sus proveedores con el objetivo de hacer notar los beneficios de dicho proceso y de esa forma incorporar un mayor número de proveedores al estándar. Un ejemplo claro de la campaña de capacitación que se ha venido desarrollando desde el año pasado es Liverpool que ha capacitado a más de 1900 proveedores, de los cuales 1650 ya están facturando de forma electrónica. Desde inicios de 2007 se han realizado las adecuaciones necesarias en el área de sistemas en las empresas para poder desarrollar de manera óptima la implementación del proceso de factura electrónica, manteniendo en paralelo el firme propósito de migrar del modelo de facturación Pre entrega al Modelo de Post entrega, Durante las entrevistas realizadas, la opinión generalizada es que este proceso ha constituido un cambio tecnológico, cultural y laboral en la comunidad empresarial del país, existiendo el pleno convencimiento que se cuenta con los medios suficientes para poder llevar a cabo esta adecuación en la forma de trabajo con éxito. Actualmente el único indicador que manejan algunas empresas es el comparativo de las facturas que se reciben manualmente vs. las facturas que se reciben de forma electrónica. Básicamente durante este año 2007, AMECE ha apoyado a sus asociados en el proyecto de implementación y uso de la Factura Electrónica en términos principalmente de capacitación, revisión de procesos. En un objetivo y desinteresado acercamiento con los proveedores de soluciones, asesorías, conocimiento hacia el uso real de otros estándares internacionales, y una mayor información y apoyo para la masificación de la Factura Electrónica. Objetivos al finalizar 2007 Incorporar la mayor cantidad de proveedores dentro del proceso, especialmente a los proveedores de CEDIS Manejar un sistema de facturación electrónica completamente dual (modelo pre entrega y modelo post entrega) y de esa forma satisfacer los requerimientos del cliente. Incorporar proveedores de servicios (mantenimiento, seguridad, etc) Objetivos 2008 Masa critica de proveedores, contar con el 100% de los proveedores centralizados Trabajar con los proveedores de entrega directa (a pie de camión) en formato autoservicio Trabajar con Post factura a mediados o finales de 2008 No solo ser receptor, convertirse en emisor de factura electrónica Liberación factura electrónica para proveedores de canal fresco que entregan en el CEDIS Liberación de factura electrónica a proveedores de pie de camión Liberación de factura electrónica para proveedores de consumo interno y servicios Implementación de la recepción de FE para proveedores. Definir que se desea medir en 2008, para de estar forma contar con indicadores que muestren de forma detallada los beneficios que se han obtenido desde el inicio del proyecto de FE 6

7 Definición para desarrollo de indicadores durante 2008 Promedio de FE por aviso anticipado de embarque Promedio de FE por proveedor Indicador de aumento de la productividad Indicador ahorro tiempos en las diferentes etapas del proceso de facturación. Obtención costos factura manual vs. factura electrónica, obtener beneficio ec. Consideraciones Para tener un proceso más eficiente, entre clientes y proveedores para implantar Factura Electrónica se debe realizar lo siguiente dentro de la empresa: Identificación de los socios de negocios interesados Compromiso con la alta gerencia Definición de grupos de trabajo Compromiso entre departamentos Análisis y revisión de los procesos internos actuales Definición del esquema tecnológico Análisis del software de Factura Electrónica Definición de medios de comunicación Análisis del equipo de cómputo existente Definición de los campos de la addenda homologada de AMECE Desarrollo de interfaces Software de Factura con programas internos de la empresa Plan estratégico, prueba piloto y paralelos Acuerdo de Intercambio Beneficios de Factura Electrónica Reducción de costos y tiempos en la operación, logrando una mayor eficacia y eficiencia mediante la automatización en los procesos Conocer anticipadamente el detalle de la mercancía que entregará el proveedor, optimizando el recibo de mercancía Permite conocer si la mercancía que se recibirá coincide con lo solicitado en la orden de compra Se tiene una relación comercial mas limpia. Se registran tiempos de respuesta mas rápidos El proveedor enviará la factura correspondiente al detalle del aviso de recibo de mercancía, disminuyendo el número de aclaraciones derivado de las discrepancias entre el contra recibo y la factura Simplifica el proceso de validación de datos fiscales y comerciales Reducción en rechazos de mercancía derivados de facturas erróneas Comprobación electrónica de recibo y lectura de los documentos Reducción del tiempo para recibir y procesar archivos Ahorro de papel Reducción del stock innecesario Disponibilidad de información más precisa y actualizada de los proveedores o clientes y sus productos Eliminación de los problemas causados por errores Reducción del tiempo dedicado al mantenimiento de las transacciones gracias a nuevos mensajes (comunicación de pago, resumen de entregas, etc.) Mejor servicio al cliente Mejor explotación de la cadena de suministro Se maneja información 100% confiable 7

8 El Proveedor Tecnológico para la Solución Las soluciones que ofrecen los proveedores de tecnología, mucha de estas se prestan a profundas dudas por parte de las empresas usuarias, inevitablemente a veces no son veraces del todo en lo que se ofrece, adicionalmente son costosas, y la interrelación y negociación no es sencilla. Las empresas consultadas consideran este punto como una de las barreras de adopción, el desconocimiento y el proceso para la elección del proveedor hacia la adquisición del software aplicativo de la factura electrónica. Recomendaciones Se deben homologar los requerimientos de datos Definir los tiempos y alcance de inicio del proyecto, las fechas de implementación y desarrollo Acondicionar sistemas de información Convocatoria a clientes y proveedores con el objetivo de dar a conocer los beneficios de la FE y eliminar ciertas resistencias Capacitación de clientes y proveedores Las descripciones del estándar deben ser más claras para los proveedores, evitar tecnicismos que dificulten la compresión del estándar. Definir y aplicar indicadores y mediciones a los largo del proceso de implementación y producción de la FE Adopción rápida de estándares, a pesar que se tiene una addenda homologada, los clientes a veces tardan un poco en realizar las adecuaciones en sistemas. El SAT debe ejercer un papel más activo hacia la promoción de los beneficios comerciales proporcionados por la correcta aplicación de la facturación electrónica. Conclusiones Se continúa analizando, probando y desarrollando las mejores prácticas en procesos electrónicos sobre los pros y contras, en el uso e integración para estos diferentes modelos actuales de facturación, mejorando la operación manual en un futuro a corto y mediano. Esto ha constituido un aprendizaje y una evolución que se ha dado en los procesos de colaboración entre Cadena Proveedor. Con este nuevo esquema las empresas están convencidas que poseen más herramientas para incrementar el nivel de servicio. Ha constituido también todo un cambio tecnológico, cultural y laboral. Aunque implica un cambio de cultura y una reingeniería de los procesos, las obligaciones fiscales se simplifican. Facilita los procesos de auditoría, ya que permite la búsqueda y localización rápida y en un mismo lugar. Aún y cuando siguen existiendo ciertas resistencias por parte de los proveedores, Comercial Mexicana, una de las Cadenas más importantes en el país, ha comenzado a utilizar el Comprobante Fiscal Digital, mejor conocido como Factura Electrónica. Para ello ha realizado una serie de reuniones previas con sus proveedores, donde se les ha proporcionado información sobre los planes de liberación para esta 1ª etapa de operación, sin eliminar aún los recibos de papel..las empresas consultadas admiten y confirman los beneficios de la facturación electrónica a mediano y largo plazo. Por su parte la AMECE, quien ha contribuido y seguirá apoyando a la Cadena en esta masificación, y a los proveedores en el proceso de implementación, uso y operación eficiente de la Factura Electrónica, con la finalidad de convertirla en una realidad para la comunidad empresarial en el país. 8