SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001:2008 MANUAL DE CALIDAD

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1 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001:2008 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DISTRITAL DE BARRANQUILLA SERVIMOS Y EDUCAMOS CON CALIDAD

2 TABLA DE CONTENIDOS 1. INTRODUCCIÓN PRESENTACIÓN DE LA INSTITUCIÔN Descripción General Secretaría de Educación Distrital de Barranquilla Estructura Organizacional Servicios DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Misión Misión de Servicios Visión Política de Calidad Objetivos de Calidad Despliegue de la Política de Calidad SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Manual de calidad Alcance del Sistema de Gestión de Calidad Exclusiones Requisitos Legales Matriz de Requisitos Descripción General del Sistema de Gestión de Calidad Mapa de Procesos Documentación del Sistema de Gestión de la Calidad Documentos Internos Documentos Externos Control de los Documentos Versión: 04 Fecha de Actualización: 13/09/2012 Página 2 de 23

3 Control de los Registros RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN Compromiso de la Dirección Responsabilidades, Autoridades Representante de la Alta Dirección Coordinador de Calidad Revisión por la Dirección Comunicación Interna GESTION DE RECURSOS Recursos Humanos Infraestructura Ambiente de Trabajo ANEXOS Normograma Despliegue de la Política de Calidad Matriz de Requisitos Caracterización e Indicadores de Procesos Versión: 04 Fecha de Actualización: 13/09/2012 Página 3 de 23

4 1. INTRODUCCIÓN La Secretaría de Educación Distrital ha dispuesto la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad, orientado a satisfacer las necesidades de los ciudadanos, a través de la prestación de servicios de calidad y del compromiso de la dirección y de los funcionarios. Este documento recopila los principales aspectos del Sistema de Gestión de Calidad y da respuesta al cumplimiento de los requisitos establecidos por la Norma ISO 9001:2008, como lo son el alcance, los procesos y las dependencias involucradas; las funciones, servicios y responsabilidades del personal. 2. PRESENTACIÓN DE LA INSTITUCIÔN 2.1. Descripción General Secretaría de Educación Distrital de Barranquilla La Secretaría de Educación Distrital tiene como función ejercer las políticas y metas fijadas por la administración distrital en coordinación con las autoridades nacionales entre las que se encuentran: Dirigir las políticas, programas y proyectos del sector educativo en el distrito. Identificar y caracterizar la información necesaria del sector educativo para su análisis estratégico, definiendo y calculando los indicadores estadísticos más representativos para cada eje de política y con base en estos datos, identificar tendencias y definir proyecciones, verificando que los aspectos definidos en el Plan educativo vigente estén alineados con los planes nacionales y/o sectoriales. Garantizar el acceso y permanencia del servicio público educativo del distrito de Barranquilla, con base a las disposiciones legales estipuladas a nivel Nacional y Distrital definiendo lineamientos, directrices, criterios y procedimientos que permitan el adecuado cumplimiento del mismo. Garantizar la Calidad del Servicio Educativo a través de la coordinación y el seguimiento de las actividades dirigidas al mejoramiento continuo en la prestación del Servicio Educativo. Atender y dar respuestas a los requerimientos de la comunidad educativa, coordinando y controlando el servicio de atención al ciudadano transversalmente para garantizar un mejoramiento continuo de su atención y satisfacción. Administrar el recurso humano correspondiente a la planta docente y directivo docente para promover el desarrollo integral del personal de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos. Incentivar el uso y la apropiación de la plataforma tecnológica informática en el servicio educativo, garantizando su buen desempeño y adecuada utilización. Organizar, verificar y ejecutar el Plan Operativo Anual de Inspección y Vigilancia, reglamento territorial y planear actividades de visitas de control a los establecimientos educativos. Versión: 04 Fecha de Actualización: 13/09/2012 Página 4 de 23

5 2.2. Estructura Organizacional La estructura organizacional de la Secretaría de Educación se determina a través del Decreto 0868 del 23 de diciembre de 2008 y el Decreto 0671 del 23 de Diciembre de 2008 por medio del cual se conforman oficinas y grupos funcionales de la Secretaría de Educación y se les asignan funciones Servicios Figura 1. Estructura Organizacional - Fuente: SED Despacho Dirige la formulación de las políticas, programas, proyectos, subprogramas, metas e indicadores del sector educativo en el Distrito, con el fin de garantizar la calidad del Servicio Educativo a través del seguimiento de las actividades dirigidas al mejoramiento continuo en la prestación de dicho servicio. Planeación Educativa Es responsable de la planificación, dirección y control de los procesos, políticas, programas y proyectos de corto, mediano y largo plazo que requiera la secretaría de educación, también participa en la elaboración y seguimiento del plan de inversiones, plan financiero plurianual, presupuesto y el programa anual de caja. Versión: 04 Fecha de Actualización: 13/09/2012 Página 5 de 23

6 De igual forma se responsabiliza del control de los recursos necesarios para financiar, administrar y dotar los programas y proyectos del sector educativo, así como de la gestión y mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad de la Secretaría. Calidad Educativa Formula y reglamenta las políticas académicas de la Secretaría de Educación, que contribuyen a la definición y establecimiento de los planes y programas de educación conducentes al mejoramiento de la calidad de la educación en el Distrito. También es responsabilidad de la oficina de calidad fomentar la investigación, innovación, actualización y desarrollo de los PEI, currículos, métodos y medios pedagógicos. Cobertura Es responsable de garantizar y promover el acceso, a un sistema sostenible para asegurar la calidad, la permanencia y la pertinencia a todos los niveles del sistema educativo de los niños y jóvenes que requieran la prestación del servicio. MTIC Coordinar el diseño, análisis y presentación de alternativas para la Secretaría de Educación é Instituciones Educativas, cuenten con plataformas tecnológicas que respondan a las estrategias generadas y acordes con las tendencias del mercado, enmarcándolas en la directrices que se generen por parte de la Gerencia de Sistemas de Información. Atención al Ciudadano Es responsable de orientar al usuario, recibir, tramitar y responder oportunamente las solicitudes, peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y correspondencia recibida. Inspección y Vigilancia Define y ejecuta políticas, estrategias, planes, programas y proyectos para el ejercicio de la inspección y vigilancia de los Establecimientos Educativos. Esta oficina es responsable de dar trámite a las solicitudes de otorgamiento de licencias de funcionamiento para establecimientos educativos de naturaleza privada o reconocimiento oficial de establecimientos educativos, de carácter estatal de educación formal y para el trabajo y el desarrollo humano. Gestión Administrativa Docente La oficina de Gestión Administrativa es responsable de: Tramitar las solicitudes de inscripción, actualización y ascenso de personal docente y directivo docente en el escalafón docente. Certificar, documentar y notificar sobre el trámite de prestaciones económicas y sociales para los docentes afiliados al Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio. Gestionar la liquidación oportuna de las obligaciones laborales y de terceros asociados a la nómina del personal docente de la SE. Versión: 04 Fecha de Actualización: 13/09/2012 Página 6 de 23

7 Mantener actualizado los datos de los docentes del Distrito en las hojas de vida y generar los certificados solicitados. UNALES Las Unidades Locales de Apoyo a la Gestión de los Establecimientos Educativos son unidades cuya función consiste en realizar las actividades de apoyo, desarrollo, análisis y verificación relacionadas con la ejecución de los procesos de calidad educativa, cobertura, atención al ciudadano é inspección y vigilancia en los establecimientos educativos, de conformidad con las directrices y orientaciones de la Secretaría de Educación, con el objetivo de contribuir al cumplimiento de los respectivos objetivos estratégicos establecidos en el Plan de Desarrollo del Distrito. Además las UNALES apoyan el proceso de gestión educativa que efectúan los establecimientos educativos en las localidades y direccionar los procesos de acceso y permanencia de la población en edad escolar al sistema educativo para garantizar el servicio educativo a todos los niños y jóvenes en edad escolar. 3. DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 3.1. Misión La Secretaría de Educación Distrital de Barranquilla tiene como misión ofrecer una educación pertinente y de calidad para los niños, niñas, jóvenes y adultos de la ciudad, con talento humano competente y comprometido con el desarrollo integral de la población estudiantil, a través del mejoramiento continuo de los procesos que responden a las demandas sociales, culturales y económicas del país Misión de Servicios Asumimos con responsabilidad el fortalecimiento de la prestación del servicio educativo en el Distrito de Barranquilla, bajo los preceptos de calidad, pertinencia, equidad y eficiencia; liderando procesos participativos e incluyentes que contribuyan a la formación de un ser humano integral, motor del desarrollo social y económico de la ciudad Visión La Secretaría de Educación Distrital de Barranquilla para el 2015, se constituirá en referente nacional por la eficiencia en la calidad de atención al ciudadano, la proyección estratégica de sus programas frente al panorama de la ciudad y su enfoque de derecho en la prestación de sus servicios. Así mismo será líder en los procesos de acceso, permanencia y articulación de la educación, en todos los sectores Política de Calidad Servimos y Educamos con Calidad; brindamos respuesta oportuna a las necesidades y requerimientos de la ciudadanía, somos un equipo de trabajo orientado al servicio, con alto sentido de pertenencia y comprometido con el mejoramiento continuo de nuestros procesos, enmarcados en las políticas distritales y nacionales. Versión: 04 Fecha de Actualización: 13/09/2012 Página 7 de 23

8 3.5. Objetivos de Calidad Aumentar la Satisfacción de la Comunidad Educativa en General. Garantizar la prestación de los servicios de la Secretaria de Educación a todos los Establecimientos Educativos Estatales y Particulares de Educación Formal y de Educación para el Trabajo y Desarrollo Humano del Distrito de Barranquilla. Gestionar los recursos necesarios para la obtención y preservación de los bienes requeridos para la prestación del Servicio Educativo del Distrito. Implementar y Mantener un Sistema de Gestión de la Calidad conforme con las reglamentaciones que le apliquen. Garantizar el cumplimiento de los lineamientos establecidos en el Plan de Desarrollo Despliegue de la Política de Calidad Este despliegue se encuentra identificado en el Anexo 2. Despliegue de la Política de Calidad de la entidad. 4. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Manual de calidad El Manual es la herramienta estratégica de uso permanente para todas las personas involucradas en el proceso operativo de la Secretaría de Educación Distrital de Barranquilla y a su vez es la guía que utiliza la alta dirección para sus revisiones periódicas. Además este documento es el medio utilizado por la Secretaría de Educación Distrital de Barranquilla para la divulgación de su Sistema de Gestión de la Calidad hacia los servidores públicos, Clientes y partes interesadas. A través del Manual de Calidad se hace claridad sobre: la estructura organizacional, el Sistema de Gestión y se define la responsabilidad de los servidores públicos para con el Sistema de la Calidad Alcance del Sistema de Gestión de Calidad El alcance de la Secretaría de Educación es la Prestación de servicios para la gestión de la Cobertura, la Calidad Educativa, la Inspección y Vigilancia de los procesos y establecimientos educativos y la Atención al Ciudadano en el Sector Educativo de la ciudad de Barranquilla Exclusiones Este manual excluye el numeral 7.3 de la Norma ISO 9001:2008 DISEÑO Y DESARROLLO, ya que los servicios que presta la Secretaría están enmarcados dentro de los lineamientos de la normatividad actual y de lo definido por el Ministerio de Educación Nacional. También se excluye el numeral 7.6 de Norma ISO 9001:2008 CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN, teniendo en cuenta que no se Versión: 04 Fecha de Actualización: 13/09/2012 Página 8 de 23

9 utilizan equipos ni dispositivos de seguimiento y medición para prestar los servicios de la secretaría Requisitos Legales Los requisitos legales de la Secretaría de Educación que permite cumplir con los requisitos de los clientes se encuentran enmarcados bajo los lineamientos de la normatividad vigente y los definidos por el Ministerio de Educación Nacional (MEN). Esta normatividad se encuentra identificada en el Anexo 1. Normograma de la entidad Matriz de Requisitos En esta matriz se relacionan los procesos con cada una las numerales de la norma que se aplican a estos. Esta matriz se encuentra registrada en el Anexo 3. Matriz de Requisitos Descripción General del Sistema de Gestión de Calidad. La Secretaría de Educación Distrital ha establecido, implementado y mantiene un Sistema de Gestión de Calidad conforme a los requisitos de la norma internacional ISO 9001:2008. Y ha establecido los procesos necesarios para la implementación del Sistema de Gestión de Calidad de la siguiente forma: Procesos Estratégicos: Gestión Estratégica Gestión Organizacional Procesos Misionales: Cobertura Calidad Educativa Atención al Ciudadano Inspección y Vigilancia Procesos de Apoyo: Gestión Administrativa Docente Gestión de Bienes y Servicios Se ha determinado la secuencia e interacción de estos procesos, reflejados en el mapa de procesos existente en la Figura 2. Mapa de Procesos y en cada una de las caracterizaciones de procesos así como se determino los criterios y métodos para asegurar el desarrollo de las actividades y el respectivo control de estos procesos los cuales se encuentran definidos en los procedimientos e instructivos de cada proceso. Versión: 04 Fecha de Actualización: 13/09/2012 Página 9 de 23

10 4.7. Mapa de Procesos Figura 2. Mapa de Procesos Fuente: SED 4.8. Documentación del Sistema de Gestión de la Calidad Documentos Internos Son aquellos documentos cuya principal manipulación es realizada desde los procesos internos de la Secretaría de Educación y fueron creados para atender el Sistema de Gestión de Calidad, entre estos tenemos: Caracterización de los procesos La identificación de los rasgos distintivos del proceso se conoce como caracterización, que no es otra cosa que establecer la relación con los demás procesos internos o externos, los insumos y salidas del proceso, los proveedores y clientes, los riesgos y controles, permitiendo a los usuarios del sistema clarificar de manera muy sencilla el accionar de la entidad y la gestión de sus procesos. La caracterización de los procesos de la SED contiene: Objetivo del proceso y responsable del mismo. Indicadores del proceso. Procesos con que interactúa. Recursos asociados a la gestión del proceso. Requisitos Proveedores, entradas, actividades, documentos soporte, responsables, salidas y clientes. Esta caracterización se encuentra consignada en el Anexo 4. Caracterización de Procesos SED. Versión: 04 Fecha de Actualización: 13/09/2012 Página 10 de 23

11 Procedimientos Son aquellos documentos que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de un proceso, o de dos ó más de ellos. En otras palabras el procedimiento es la forma especificada para llevar a cabo un proceso y definen entre otras cosas: quien hace que, donde, cuando, porque y como. Los procedimientos que hacen parte del Sistema de Gestión de Calidad de la Secretaría de Educación, se listan a continuación: PROCESO CÓDIGO PROCEDIMIENTO Gestión Estratégica Gestión Organizacional Cobertura SE-GE-P01 SE-GE-P02 SE-GE-P03 SE-GE-P04 SE-GE-P05 SE-GE-P06 SE-GE-P07 SE-GE-P08 SE-GO-P01 SE-GO-P02 SE-GO-P03 SE-GO-P04 SE-GO-P05 SE-CO-P01 SE-CO-P02 SE-CO-P03 SE-CO-P04 Análisis de la Información Estratégica del Sector Formulación y Aprobación del Componente Educativo del Plan de Desarrollo Educativo Formulación y Registro de Programas y Proyectos Elaboración y Ejecución del Anteproyecto de Presupuesto Definición y Seguimiento al Plan de Acción Seguimiento al Presupuesto Rendición de Cuentas Evaluación de Resultados Control de Documentos Control de Registros Auditoría Interna Control al Producto y/o Servicio no Conforme Acciones Correctivas y/o Preventivas Definir y Divulgar los Lineamientos Generales para la Organización de la Gestión de Matricula Oficial. Proyectar e identificar estrategias de ampliación de oferta y requerimientos básicos Procedimiento consolidar proyecciones de cupos Reservar cupos para alumnos antiguos y reportar traslados Versión: 04 Fecha de Actualización: 13/09/2012 Página 11 de 23

12 Calidad Educativa Atención al Ciudadano Inspección y Vigilancia Gestión Administrativa Docente SE-CO-P05 SE-CO-P06 SE-CO-P07 SE-CO-P08 SE-CO-P09 SE-CO-P010 SE-CE-P01 SE-CE-P02 SE-CE-P03 SE-CE-P04 SE-CE-P05 SE-CE-P06 SE-AC-P01 SE-AC-P02 SE-IV-P01 SE-IV-P02 SE-IV-P03 SE-IV-P04 SE-GAD-P01 SE-GAD-P02 SE-GAD-P03 SE-GAD-P04 SE-GAD-P05 Gestionar traslados Asignar cupos a niños procedentes de entidades de bienestar familiar Inscribir y asignar cupos alumnos nuevos Registrar matricula de alumnos antiguos y nuevos Novedades de matricula Estrategias de Permanencia Uso de resultados en la planeación del mejoramiento en Instituciones Educativas Oficiales Fortalecimiento a la ejecución de autoevaluación en las instituciones educativas oficiales Fortalecimiento a la ejecución de planes de mejoramiento en las instituciones educativas oficiales Fortalecimiento de los proyectos educativos en las instituciones educativas oficiales Aseguramiento de la evaluación anual de desempeño laboral de docentes y directivos docentes en las instituciones educativas oficiales Formulación y Ejecutar el Plan Distrital de Formación Docente. Gestión a Solicitudes y/o Correspondencia Medición de la Satisfacción del Cliente Control a Establecimientos Educativos Legalización de Establecimientos Educativos Procedimiento para Refrendación Atención de Quejas Administrar la Planta de Personal Selección e Inducción de Personal Desarrollo de Personal Inscripción, Actualización y Ascenso en Escalafón Docente Tramite de las Prestaciones Sociales y Económicas Versión: 04 Fecha de Actualización: 13/09/2012 Página 12 de 23

13 Gestión de Bienes y Servicios SE-GAD-P06 SE-GAD-P07 SE-GBS-P01 SE-GBS-P02 SE-GBS-P03 SE-GBS-P04 SE-GBS-P05 Liquidación de Nomina Administración de las Hojas de Vida Elaborar y hacer seguimiento al anteproyecto del Plan de compras Procedimiento Construcción, adecuación y mantenimiento de infraestructura educativa Procedimiento requisiciones de material de oficina Procedimiento etapa pre-contractual, contractual e interventoría Procedimiento atención de servicios generales Instructivo de Actividades Es un documento que describe más detalladamente cómo debe ejecutarse una de las actividades ó tareas para asegurar el correcto funcionamiento de un procedimiento. Al igual que los procedimientos se debe especificar las actividades en términos de insumos, documentos, formatos y registros, etc. Registros Los registros son un tipo especial de documentos o archivos en el que se presentan los resultados obtenidos y que proporcionan evidencia de actividades desempeñadas. Los registros se establecen y conservan para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del Sistema de Gestión de Calidad Documentos Externos Son documentos de origen externo a la Secretaría de Educación, aquellos documentos que sirven de apoyo para la realización y/o correcto desarrollo de un proceso. Estos documentos pueden ser especificaciones de clientes, normas externas, leyes, textos, planes territoriales que se utilicen en la Organización, planos externos, etc. Los documentos externos aplicables a este SGC se encuentran en el listado maestro de documentos externos Control de los Documentos. Los documentos requeridos por el Sistema de Gestión de la Calidad se encuentran controlados a través de la implementación del Procedimiento de Control de Documentos (SE-GO-P01) para asegurar: Su adecuación antes de su emisión mediante su aprobación previa. Versión: 04 Fecha de Actualización: 13/09/2012 Página 13 de 23

14 La revisión y actualización de la información en ellos contenida, cuando sea necesario. La identificación de los cambios y el estado de versión vigente. Que las versiones pertinentes se encuentran disponibles en los puntos de uso. Que permanecen legibles y fácilmente identificables. La identificación y control de los documentos de origen externos. Que no se realiza un uso intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por alguna razón Control de los Registros Los registros se mantienen legibles, fácilmente identificables y recuperables. Se ha definido la metodología para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y destino final de los registros en el Procedimiento de Control de Registros (SE-G0-P02). 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 5.1. Compromiso de la Dirección La alta dirección representada por el Secretario de Despacho manifiesta su compromiso con el desarrollo e implementación del Sistema de Gestión de la Calidad, así como con la mejora continua de sus procesos, a través de: La comunicación a la organización de la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente como los legales El establecimiento de la política y los objetivos de la calidad. El desarrollo de las revisiones por la dirección, y Se asegura de la disponibilidad de los recursos necesarios Responsabilidades, Autoridades La alta dirección ha definido las responsabilidades y autoridades dentro de la organización a través de la designación de los responsables de los procedimientos documentados, las funciones del Comité y del Equipo de Calidad y del Manual de funciones y perfiles específicos, emitido por el Ente Territorial Representante de la Alta Dirección La alta dirección conformada por el Secretario de Educación del Distrito, designó como representante de la Alta Dirección al Asesor de Despacho (105-04) de la Secretaría de Educación, la cual, independientemente de las funciones inherentes a su cargo, debe tener la responsabilidad y autoridad que incluyen: Versión: 04 Fecha de Actualización: 13/09/2012 Página 14 de 23

15 Controlar el cumplimiento del programa de trabajo. Gestionar la consecución de los recursos necesarios para ejecutar las tareas exigidas por el Sistema de Gestión de Calidad. Asegurar que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios del Sistema de Gestión de Calidad. Informar a la Dirección sobre los avances en el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad y de cualquier necesidad de mejora. Asignar funciones complementarias al Equipo de Calidad. Asegurarse de que se promueva en todos los niveles de la Secretaría de Educación, la toma de conciencia de las necesidades requeridas por los ciudadanos. Establecer estrategias de comunicación para informar a todos los funcionarios de la Secretaría de Educación sobre el estado y avance del proyecto. Las demás que se encuentren definidas en la NTC ISO 9001:2008, las que imparta la dirección para el cumplimiento y logro de los objetivos del Sistema de Gestión de Calidad de la Secretaría de Educación y las complementarias al Sistema Integral de la Alcaldía Coordinador de Calidad La Profesional Universitario (219-04) de Gestión Organizacional perteneciente al grupo funcional de planeación, tiene bajo su responsabilidad la coordinación del SGC, cuyas funciones son las siguientes: Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con el Autocontrol, autoevaluación y seguimiento a las acciones de mejoramiento del SGC. Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con la implantación, seguimiento, análisis, mejora, y administración de documentos en cumplimiento de la Norma NTC ISO 9001: Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con la administración de documentos, en cumplimiento de la Norma NTC ISO 9001: Hacer seguimiento a los documentos del SGC, y mantener las versiones actualizadas. Capacitar a los funcionarios de la Secretaría de Educación en la ejecución de los procedimientos. Concientizar a los funcionarios de la Secretaría de Educación de la importancia de la implementación de los procesos del SGC. Acompañar a los directivos y líderes de las diferentes áreas en cada una de las etapas del proceso del SGC. Versión: 04 Fecha de Actualización: 13/09/2012 Página 15 de 23

16 Informar al Representante de la Dirección (del SGC) sobre los avances del Sistema de Gestión de la Calidad y de cualquier necesidad de mejora. Hacer seguimiento al proceso de auditoría del SCG (interna y externa) y usar los resultados de éstas como insumos para el mejoramiento continuo a los procesos y/o procedimientos que lo requieran 5.5. Revisión por la Dirección. La Alta Dirección tiene la responsabilidad de realizar la revisión del sistema de gestión de calidad una vez al año, de igual forma la finalidad de validar la conveniencia, adecuación y eficacia del sistema de gestión de calidad. Teniendo en cuenta la siguiente información: Resultados de auditorías. Retroalimentación con los clientes. Desempeño de los procesos y conformidad con el producto. Estado de acciones correctivas y preventivas Acciones de seguimiento de revisiones por la Dirección previas. Cambios que pueden afectar el sistema. Recomendaciones de mejora 5.6. Comunicación Interna Con el objetivo de garantizar que las comunicaciones de la Secretaria de Educación sean eficaces, se estableció el Comité de Comunicaciones, responsables de implementar las estrategias y los medios de comunicación necesarios para desarrollar el Sistema de Gestión de Calidad. 6. GESTION DE RECURSOS 6.1. Recursos Humanos. Es responsabilidad de la Gerencia de Talento Humano de la Alcaldía los procesos relacionados con la selección, vinculación y evaluación del desempeño del recurso humano, así como de las competencias de educación, formación, habilidades y experiencia requerida para la correcta y oportuna prestación del servicio de la Secretaría de Educación, según lo establecido en la norma, numeral 6.2 Recursos Humanos Infraestructura. Es responsabilidad de la Secretaría General de la Alcaldía la dotación de los recursos necesarios que garantizan la prestación del servicio en la Secretaría de Educación. Tales como: Gerencia de Sistemas Hardware Software Herramientas de correo electrónico e Internet Logística Servicios de mantenimiento eléctrico y obras civiles Versión: 04 Fecha de Actualización: 13/09/2012 Página 16 de 23

17 Líneas telefónicas Sistemas de Seguridad Por parte de la Secretaría de Educación, la disponibilidad de medios de transporte requeridos, para las visitas de acompañamientos Técnicos en las Instituciones Educativas del Distrito, de acuerdo a los programas y proyectos a ejecutar Ambiente de Trabajo. Por lo anterior, tanto el organigrama como la definición de autoridad, la asignación de responsabilidades a cada persona dentro de los procedimientos, el esquema de trabajo en equipo y el compromiso de la dirección con el Sistema de Gestión de Calidad, la alta dirección se asegura que se mantenga un ambiente de trabajo adecuado, brindando instalaciones con buena iluminación, puestos de trabajo ergonómicos, archivadores, computador por persona, líneas telefónicas, sala de juntas, y un equipo humano con las mejores capacidades para la realización del trabajo. No. VERSION DESCRIPCIÓN FECHA 01 PRIMERA EMISIÓN 18/02/ Se organizan las actividades de una forma lógica y secuencial de los ítem, 1.1 manual de calidad, 1.2 alcance del Sistema de Gestión de Calidad, 1.3 exclusiones y 1.4 requisitos legales pasándose al ítem Sistema de Gestión de Calidad 4.1, 4.2, 4.3 y 4.4 respectivamente. En esta nueva versión se incluye: 1. En el aparte de Procedimientos, listado de los procedimientos que aplican al Sistema de Gestión de Calidad de la SED. 2. Un ítem 5 Responsabilidad de la Dirección, el cual tiene en cuenta: el compromiso de la Dirección, responsabilidades, autoridades, representante de la Alta Dirección, Coordinador de Calidad, Revisión por la Dirección, comunicación interna. 3. Un ítem 6 Gestión de Recursos, incluye: recursos humanos, infraestructura y ambiente de trabajo. Se modifica el numeral 4.6 Descripción general del Sistema de Gestión de Calidad, específicamente en Procesos Estratégicos, se elimina el proceso Gestión de Programas y Proyectos y en Procesos de Apoyo se elimina el Proceso de Control Financiero, de igual forma se incluye el nuevo Mapa de Procesos con las respectivas modificaciones. El numeral Documentos internos, se complementa en las caracterizaciones de los procesos el contenido, Objetivo del proceso y responsable del mismo, Indicadores del proceso, Procesos con que interactúa, Recursos asociados a la gestión del proceso, Requisitos, Proveedores, entradas, actividades, documentos soporte, responsables, salidas y clientes. En el aparte de procedimientos se actualizan los procedimientos de Gestión Estratégica, ya que solamente contaba con 3 procedimientos antes de la unificación de los procesos de Programas y proyectos y Control Financiero Por lo tanto se eliminan los dos procesos y los procedimientos se incluyen al proceso de gestión estratégica en el cual quedan 08/09/ /11/2010 Versión: 04 Fecha de Actualización: 13/09/2012 Página 17 de 23

18 04 establecidos 8 procedimientos, en el que se cambia los respectivos códigos. En el proceso de Cobertura se anula el procedimiento SE-CO-P10 Verificación de matrícula y se crea un nuevo procedimiento SE- CO-P10 Estrategias de Permanencia. Se anulan los dos primeros procedimientos de Atención al Ciudadano, ya que se toma parte de la información para la creación de un nuevo procedimiento SE-AC-P01 Gestión a Solicitudes y/o Correspondencia Los procedimientos de calidad Educativa surgen modificaciones, ya que algunos se anulan, el cual genera modificaciones en el orden y codificación de los mismos, quedando un total de 6 procedimientos de 9 que eran los anteriormente establecidos, en todas estas modificaciones son incluidas en el cuadro de procedimientos. 1. Se Modifica el numeral 3.3 La visión, 2.Se Modifica el numeral 5.3 La alta dirección conformada por el Secretario de Educación del Distrito, designó como representante de la Alta Dirección a la Asesor de Despacho (105-04) 13/09/2012 Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: ADALINA FONSECA MIRANDA Profesional Universitario de Gestión Organizacional DAGOBERTO BARRAZA Representante de la Dirección JOSÉ CARLOS HERRERA Secretario de Despacho Versión: 04 Fecha de Actualización: 13/09/2012 Página 18 de 23

19 7. ANEXOS Versión: 04 Fecha de Actualización: 13/09/2012 Página 19 de 23

20 7.1 Normograma Versión: 04 Fecha de Actualización: 13/09/2012 Página 20 de 23

21 7.2 Despliegue de la Política de Calidad Versión: 04 Fecha de Actualización: 13/09/2012 Página 21 de 23

22 7.3 Matriz de Requisitos Versión: 04 Fecha de Actualización: 13/09/2012 Página 22 de 23

23 7.4 Caracterización e Indicadores de Procesos Versión: 04 Fecha de Actualización: 13/09/2012 Página 23 de 23