INSTITUTO PROFESIONAL DE CIENCIAS DE LA COMPUTACIÓN ACUARIO DATA.

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUTO PROFESIONAL DE CIENCIAS DE LA COMPUTACIÓN ACUARIO DATA. Líderes en innovación Av. Libertador Bernardo O'Higgins 1488 Santiago Chile

2 PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE ACTAS Fecha aprobación: 28/03/2008 Fecha modificación: 2014 Código P-G Revisión: 2 Página 2 de PROPOSITO Fijar el procedimiento a seguir para la elaboración de actas, que resuma la información tratada en las reuniones de Directorio. 2. ALCANCE El presente Procedimiento hace referencia a los requerimientos de la cláusula 6 (Revisión de la información para la toma de decisiones) de la Norma NCh Of:2004. El procedimiento se aplica al Consejo Académico. 3. RESPONSABILIDADES Es responsabilidad de la Secretaría General de la junta directiva elaborarla pauta y las actas según el presente procedimiento. Es responsabilidad de la junta directiva revisar el buen desarrollo de las actas que contienen la información tratada y los acuerdos tomados en la reunión de Directorio. 4. LISTA DE DISTRIBUCIÓN Se distribuye a los integrantes del Consejo Académico. 5. PROCEDIMIENTO 5.1. Una buena instancia de generación de información interna de la empresa son las reuniones periódicas del Consejo Académico, en donde deben tratarse temas estratégicos y operacionales Se realizan reuniones formales, dos semanas antes del inicio de actividades académicas semestrales, en los cuales se definirá en cada reunión de Directorio Al comienzo de una reunión se debe leer el acta de la reunión pasada Es función del Rector entregar una visión general del estado del arte, conforme a su gestión en entidades gremiales relacionadas, Ministerio de Educación y Mundo empresarial.

3 5.5. Es función del Director Académico entregar su visión del estado actual de la Gestión Académica del Centro Es función del Director Administrativo y Finanzas, entregar su visión del estado actual de la Gestión financiera y administrativa del Instituto Se deja acta de cada una de las reuniones, y ésta es firmada por los integrantes de la reunión Después de tratados los temas que interesan en la reunión, es necesario incluir en el acta los acuerdos tomados por el directorio, los que finalmente se traducen en planes de acción delimitados en Objetivo, responsable, tiempos asociados y recursos comprometidos. 6. REGISTROS Código Nombre Responsable Almacenamiento Registro de actas de Directorio Secretaría de Estudios web

4 PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES DE APRENDIZAJE Fecha modificación: 2014 Código P-G Revisión: 1 Página 4 de PROPOSITO Fijar el procedimiento a seguir para la implementación de acciones de aprendizaje para el personal, orientadas al negocio. 2. ALCANCE El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la cláusula 8.4 (La empresa debe establecer e implementar acciones de aprendizaje para su personal) de la Norma NCh Of:2004. El procedimiento se aplica a los Directores, encargados de personal académico y administrativo, los que están encargados de ver cuales son las reales necesidades de aprendizaje. 3. RESPONSABILIDADES Es responsabilidad de la Dirección de Administración y Finanzas recolectar y generar la información de la demanda de aprendizaje del funcionario. Es responsabilidad de la Dirección Académica diseñar y ejecutar los cursos que respondan a la demanda. 4. LISTA DE DISTRIBUCIÓN Se distribuye a los Directores del Instituto. 5. PROCEDIMIENTO 5.1 Al comienzo de cada año académico los Directores deben planificar las necesidades de aprendizaje del personal. 5.2 Para cada uno de los funcionarios se revisará su cargo, las funciones que cumple y el currículo.

5 5.3 A partir de esta revisión los Directores deberán ver las debilidades en los conocimientos de cada uno de los funcionarios. 5.4 El Director registrará cuál es la acción de aprendizaje para cada uno de los funcionarios. 5.5 El Director debe planificar el periodo en que el funcionario debe realizar esa acción de aprendizaje (mes, semestre) 5.6 Se registra en la ficha de registro personal la capacitación realizada por el funcionario. 5.7 El participante evalúa la acción de aprendizaje. 6. REGISTROS Código Nombre Responsable Almacenamiento Ficha personal (funciones) Dirección Administrativa y Financiera Ficha personal (currículo) Dirección Académica Registro de acciones de aprendizaje Dirección Académica

6 REQUISITOS DE CLIENTES Fecha modificación: 2014 Código D-G Revisión: 1 Página 6 de PROPOSITO Informar la determinación de los requisitos especificados por los clientes, y el lugar físico en donde se encuentra esta información. 2. ALCANCE El presente Documento hace referencia a los requerimientos de la clausula (Determinar los requisitos especificados por el cliente) de la Norma NCh Of RESPONSABILIDADES Es responsabilidad de la Dirección de Administración y Finanzas pactar los Contratos de Prestación de Servicios con los alumnos y la verificación del compromiso financiero por ellos adquirido. Es responsabilidad de la Dirección Académica, el cumplimiento del compromiso institucional, la mantención y el almacenamiento de los contratos de prestación de servicio de los alumnos. Registro que se complementará con Certificado de Nacimiento, Licencia de Enseñanza media y otros solicitados por cada carrera en particular. 4. REQUISITOS DEL CLIENTE En el Instituto Profesional Acuario Data no se hace un producto a partir de los requisitos específicos de los clientes, sino que los productos (carreras profesionales) son genéricos. A pesar de esto existe la posibilidad de elección de algunas variables, y además se entregan servicios postventa. La variables que pueden elegir los alumnos son: Carrera en la que se va a matricular. Horario en el que cursará su carrera (Diurno y Vespertino). La forma de pago de la carrera. Los ramos a cursar en cada semestre (que cumpla con los exigidos en la malla).

7 Los servicios postventa que se entregan en el Centro son los siguientes: Entrega de becas. Bolsa de trabajo para alumnos y egresados. Los requisitos solicitados por el alumno quedan especificados en el Contrato de Prestación de Servicios clasificados por carrera en Secretaría de Estudios y en la ficha electrónica. 5. REGISTROS Código Nombre Responsable Almacenamiento Registro (en papel) de los Dirección Académica Archivadores contratos de prestación de clasificados por Servicios carrera y Cohorte

8 CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTRO Fecha aprobación: 28/03/2008 Fecha modificación: 2014 Código P-F Revisión: 2 Página 8 de 14 A. Dirección Académica: Todo documento enviado o recibido de agentes externos como ser Ministerios, SII, Asociaciones gremiales, INE, Banco Central, empresas de práctica y otros de carácter académico, será almacenado en un Archivador ubicado en Docencia y etiquetado DOCUMENTOS OFICIALES Las Actas de Título, de notas, convalidaciones y, en general, todo documento oficial de la Dirección Académica que dicen relación con la permanencia del alumno en la Casa de Estudios Superiores, se debe almacenar el archivadores independientes caratulados anualmente y se ubicarán en la citada Dirección. Los Certificados de alumno son a solicitud del interesado y no será necesario su almacenamiento ni registro posterior. Planes de Estudio, mallas curriculares y documentación propia de la gestión de cada carrera, como a su vez reglamentaciones académicas generales y específicas, deben ser almacenadas en originales y al menos una copia, sumado a una profusa difusión a través de medios informáticos, de acceso a la totalidad de alumnos de la Institución. Los contratos de prestación de servicios de cada alumno, junto a su registro histórico, licencia de Educación Media, Certificado de nacimiento y otros, debe ser almacenado en Secretaría de Estudios, clasificados alfabéticamente por carrera. Su almacenamiento deberá perdurar por, al menos, la permanencia regular del alumno. El Archivo curricular de académicos prestadores de servicio educacional se encontrará en la Dirección Académica caratulado como Currículo Profesores. Es función del staff Secretaría de Estudios el verificar la permanencia, seguridad y estado de conservación de la documentación y registros antes individualizados, proponiendo a la Dirección acciones correctivas en caso de detectarse alguna deficiencia. B. Dirección de Administración y Finanzas: Todo documento enviado o recibido de agentes externos como ser Ministerios, SII, Asociaciones gremiales, INE, Banco Central, y otros, no académicos, será

9 almacenado en un Archivador ubicado en Finanzas y etiquetado DOCUMENTOS OFICIALES Documentos de Gestión Administrativo y financiero, como ser Declaraciones de I.V.A., Balances, pago de imposiciones, Facturas, Contratos, currículo de administrativos, cobranzas y otros, son almacenados en archivadores caratulados independientemente. Una vez al año se verifica el estado de conservación y vigencia de documentos y registros, desechando el material que ha cumplido el periodo de vida conforme a la legislación vigente. C. Rectoría: Todo documento de carácter estratégico y patrimonial, como a su vez, documentación que involucre la alta dirección del Consejo Académico, será almacenado en Rectoría. En especial, Escrituras de inmuebles y sociedades, Registros de Marcas comerciales, Proyectos de Desarrollo Empresarial, contratos de Publicidad, fusiones o absorciones, etc. Los procedimientos documentados, deberán ser revisados, al menos semestralmente, conforme resolución del Consejo Académico y actualizados en el período de dos semanas luego de la citada resolución.

10 ORDENES DE COMPRA Fecha aprobación: 28/03/2008 Fecha modificación: 2014 Código P-G Revisión: 1 Página 10 de PROPOSITO Informar el modo de obtención del principal servicio requerido por el IP, esto es el servicio académico. 7. ALCANCE El presente Documento hace referencia a los requerimientos de la cláusula (Registro necesario para la comunicación con los proveedores) de la Norma NCh Of.2004El procedimiento se aplica al Consejo Académico. 8. RESPONSABILIDADES Es responsabilidad de la Dirección Administrativa y Finanzas pactar los contratos con los profesores y llevar el control de ellos. 9. ORDENES DE COMPRA (CONTRATOS DE SERVICIO) En el IPCC Acuario Data, la principal compra que se realiza es la compra del servicio académico, por consiguiente las órdenes de compra pasan a ser los Contratos de Servicio pactados con los profesores que dictan clases en el instituto, en donde se especifican los requisitos pedidos por el instituto con respecto al servicio y otros deberes y responsabilidades de las partes. Estos contratos no están digitalizados, pero actualmente se manejan en el archivador de Profesores, ubicado en Secretaría de Estudios. 6. REGISTROS Código Nombre Responsable Almacenamiento Registro (en papel) de los contratos de los profesores Director Académico Anual

11 PROCEDIMIENTO DE RECLAMOS Fecha aprobación: 28/03/2008 Fecha modificación: 2014 Código P-G Revisión: 1 Página 11 de 14 PROPOSITO Fijar el procedimiento a seguir para la recepción y tratamiento de reclamos, en caso de reclamos por parte de los clientes. 2. ALCANCE El presente Procedimiento hace referencia a los requerimientos de la cláusula (Procedimiento documentado para recepción y tratamiento de reclamos) de la Norma NCh Of:2004. El procedimiento se aplica a todo el personal involucrado de IPCC Acuario Data. 3. RESPONSABILIDADES Es responsabilidad del Rector la gestión de las actividades vinculadas al procedimiento de recepción y tratamiento de reclamos. 5. LISTA DE DISTRIBUCIÓN A este procedimiento tienen acceso los funcionarios que integran el Consejo Académico. 6. PROCEDIMIENTO 5.1 Se le informa al cliente de la existencia del libro a través de la página web. 5.2 Los reclamos se hacen a través de la pagina web, ahí está visible un apartado en donde registrar el reclamo. 5.3 Es opcional incluir la información del reclamante. 5.4 El cliente tiene la opción de dirigir su reclamo a la persona/sección relacionada con el reclamo. 5.5 Los reclamos también son dirigidos automáticamente al Rector.

12 5.6 El Rector redireccciona el reclamo al jefe directo de la persona afectada. 5.7 El jefe directo de la persona afectada debe encargarse de resolver la situación reclamada. 5.8 Si el reclamo lo amerita o es repetitivo deberá ser presentado ante el Consejo Académico. 5.9 Una vez resuelto el reclamo, si éste contiene la información del cliente, se le entrega la respuesta correspondiente. 6. REGISTROS Código Nombre Responsable Almacenamiento Libro de reclamos Rector Dos años Registro de los reclamos Rector Dos años realizados Seguimiento de reclamos Rector Dos años

13 PROCEDIMIENTO DE MANTENCIÓN DEL SISTEMA Fecha aprobación: 28/03/2008 Modificación: 2014 Código P-G Revisión: 1 Página 13 de PROPOSITO Fijar el procedimiento a seguir para la revisión periódica del sistema de gestión implementado. Lograr que la empresa continúe operando bajo la NCh 2909 una vez que haya finalizado la implementación. 2. ALCANCE El presente Procedimiento hace referencia a los requerimientos de la cláusula 11 (Procedimiento documentado para revisar que los requisitos de la norma se mantengan implementados) de la Norma NCh Of:2004. El procedimiento se aplica a todo el IPCC Acuario Data 3. RESPONSABILIDADES Es responsabilidad del Consejo Académico designar a un auditor interno o externo, que tenga conocimiento de los requisitos pedidos por la norma 2909, que realice el proceso de revisión del sistema. Es responsabilidad del Auditor designado realizar el proceso de revisión según lo que estipula este procedimiento. 4. LISTA DE DISTRIBUCIÓN Se distribuye al: Personal directivo del Instituto Profesional Auditor designado} 5. PROCEDIMIENTO 5.1. Cada 6 meses se realizará una revisión del cumplimiento de los procedimientos y registros especificados en la NCh 2909 y lo especificado por la institución en su sistema de gestión El auditor debe guiarse por la lista de chequeo que se encuentra en el apartado 11.2 del sistema SIC El auditor deberá revisar cada punto de la lista de chequeo el porcentaje de cumplimiento del ítem y emitir observaciones si las hubiera.

14 5.4. El auditor elaborará listados en donde se expliciten: No Conformidades, que impidiesen obtener la certificación en la NCh Observaciones, que no impiden obtener la certificación, pero que deben ser corregidas en el futuro. Oportunidades de Mejora, que la empresa puede implementar. Fortalezas que posee la empresa en su sistema de gestión La lista de observaciones será analizada por la junta directiva, en conjunto con el auditor, luego de lo cual, la junta directiva elaborará planes de acción tendientes a resolverlas El auditor solo dará por finalizada la auditoria una vez que finalicen la totalidad de los planes de acción correctivos El auditor en cada revisión deberá verificar las observaciones de la última revisión. 6. REGISTROS Código Nombre Responsable Almacenamiento Lista de chequeo para auditoría interna Registro de seguimiento de la auditoría