PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA COMISIÓN DE REGULACIÓN DE COMUNICACIONES

Transcripción

1 CRC~, Comisión de Regulación 111.~not.íüi.~A DE LA COMISIÓN DE REGULACIÓN DE COMUNICACIONES La Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos, establece en el Título Quinto la Gestión de documentos y la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, de elaborar, implementar y hacer seguimiento a los programas de gestión de documentos. Igualmente la Ley General de Archivos en el Artículo 21 del Título Quint, establece que: "Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicadón deberán observarse los prindpios y procesos archivísticosu y en el Artículo 19 ''las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier meclio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los requisitos de Organizadón archivística, conservadón física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes así como el funcionamiento razonable del sistema." En cumplimiento de lo anterior, la Comisión de Regulación - CRC establece el presente programa de Gestión Documental basado en el manejo eficiente, efectivo y eficaz de la documentación que produce y recibe, partiendo de su origen hasta su destino final, con el ánimo de facilitar su producción, utilización, preservación y conservación. El Programa de Gestión Documental de la CRC tiene una visión completa de las diferentes funciones y servicios que presta, reflejado en un sistema de archivo plenamente organizado, que garantiza el flujo y la disposición de la información en forma ágil y oportuna. Así las cosas y en cumplimiento a la normativiclad Archivística vigente, el Programa de Gestión Documental de la Entidad, está compuesto por ocho procesos, cada uno de ellos interelacionados y desarrollados en las diferentes etapas del ciclo vital de los documentos, es decir, que va desde el Archivo de Gestión, el Archivo Central hasta el Archivo Semi - Activo... Página 1 de 22 Revisado por: zona vargas Mesa Aprobado por: Director EJecutM> Fecha de lligenda: 01/06/11

2 Comisión de Regulación PRIMER PROCESO: LA PRODUCCIÓN DE LOS DOCUMENTOS. La producción de los documentos se realiza mediante el desarrollo de dos actividades que están directamente relacionadas: la primera es la radicación de correspondencia, que está unida con el ingreso de información, y su Propósito es registrar y controlar toda la correspondencia que ingresa y sale de la CRC, con excepción de los formatos de propaganda, plegables con información de cursos y facturas de servicios públicos; y la segunda es la producción de los documentos que gira en tomo al Sistema de Información Documental - actualmente ONBASE de la siguiente manera: El profesional encargado de dar respuestas o producir comunicaciones es el responsable de los contenidos, de la correcta redacción y ortograña, de la verificación de los datos de los destinatarios finales y del correo electrónico al cual se debe enviar dicha comunicación, de la trazabllidad, de la imagen corporativa de los documentos y de la configuración de los formatos de impresión de las cartas que tramitan. Así mismo, es responsable de que la documentación a enviar esté completa. De acuerdo con lo anterior, todas comunicaciones emitidas por la Comisión deben ser elaboradas únicamentente con la plantilla o formato de carta que se encuentra publicado en la Intranet link centro documental, siendo la letra institucional "Tahorna tamaño 10, a espado y medid'. Para el caso de los documentos, memorandos, circulares, presentaciones y resoluciones, deben ser elaborados en las plantillas que se encuentran publicadas en la Intranet; es importante resaltar que en dichas plantillas se establece la imagen corporativa de la Entidad que incluye el logo, los datos de dirección, el color institucional y trazabilidad de cada documento. Asi mismo, los documentos deben ser elaborados en microsoft word 2010 y la impresión debe realizar en impresoras laser - color, siendo predominante el azul en el logo institucional y el texto color negro; estas impresiones se efectúan en papel bond de 75 gramos, en tamaño carta para las comunicaciones, memorandos, circulares, presentaciones y tamaño oficio para las resoluciones. Todas las comunicaciones que salen de la Entidad una vez han sido aprobadas, firmadas y radicadas deben ser escaneadas a través del Sistema de Información documental ONBASE, con el objeto de mantener un soporte adicional al papel que permita la conservación del documento y a Página 2 de 22 COordlnadora Ejecutiva Fecha revisión: 03/12/2012 Fecha de vigendl: 01/06/11

3 Comisión de Regulación su vez un control estricto, dado por el número de radicado que genera automáticamente el sistemas de información documental. Igualmente, el Centro de Sistemas de Gestión, tiene establecidos una serie de formatos: como capacitación e inducción, evaluación del desempeño, solicitud de vacaciones, asistencia a capacitaciones y control de salidas de almacen, los cuales deben ser diligenciados a mano y en tinta de color negro. Los Coordinadores de los Grupos Internos de Trabajo, son responsables de revisar la calidad de los aspectos mencionados, es decir, revisan los documentos tramitados por la coordinacion a su cargo. Así mismo, son los responsables de enviar los documentos para aprobación y firma de la Coordinación Ejecutiva y de la Dirección Ejecutiva, con mínimo dos dfas hábiles de anteladón a la fecha límite de respuesta. Sin embargo, para el caso de los documentos relacionados con el Proceso de Solución de Conflictos, el trámite debe ser inmediato ya que la respuesta se debe hacer al día siguiente de la recepción de los mismos, en cumplimiento de la normatividad vigente. Es importante anotar que sólo están autorizados para firmar los documentos que son enviados por la Entidad, el Director Ejecutivo, la y los Coordinadores de los procesos de Atención al Cliente y del Centro de Sistemas de Gestión. Por otro lado, es importante tener en cuenta que la finalidad de la producción de los documentos por parte de la Entidad esta dada por la obligatoriedad que tiene de atender las solicitudes, sugerencias y consultas de los usurios de los servicios de comunicaciones, de los operadores y de los entes de control; igualmente tiene la responsabilidad de conservar la memoria viva de cada uno de los soportes documentales, que en determinado momento se convierten evidencias probatorias. 1. CORRESPONDENCIA ENVIADA POR INTERMEDIO DEL MENSAJERO DE LA CRC. La persona encargada de tramitar la correspondencia de salida, imprime esta correspondencia, con excepción de la firmada por el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Atención al Cliente y comunica por teléfono o correo electrónico a los líderes y Coordinadores de los grupos internos de trabajo responsables de dichas comunicaciones, para que se acerquen inmediatamente a su puesto de trabajo para firmar los memorandos y documentos enviados, así como para verificar y anexar los documentos pertinentes. Página 3 de 22 Revisado por: Zoila Vargas Mesa ~No.3 Aprobado por: Diredor E'jecutlllO Fecha de Ylgenda: 01/06/11

4 c:r[~- Comisión de Regulación ~.f\l!:ll~"au!.'.ff;t~ La persona encargada de tramitar la correspondencia de salida, debe diligenciar el formato de control de firmas de coordinadores y líderes. La persona encargada de tramitar la correspondencia de salida, gestiona el visto bueno de la y la firma del Director Ejecutivo, posteriormente genera el rótulo de salida en el sistema de información documental, el cual debe contener la hora, fecha, destinatario y asunto, además toma una fotocopia a la carta. El original corresponde al destinatario y la copia para el expediente, que debe contener la constancia del envío por correo electrónico, así mismo deberá contener los anexos de la comunicación o la refencia de donde se encuentran, este para el caso de los anexos que son muy extensos. Para incluir el destinatario, las personas encargadas de elaborarar los rótulos de salida deben desplegar la lista que proporciona el Sistema de Información documental y dar estricto cumplimiento a la hoja de instrucciones sobre este tema. La persona encargada de tramitar la correspondencia de salida, escanea todas las cartas de salida que serán entregadas al mensajero o a la recepcionista de la CRC, las incluye en el sistema de información documental, relacionándolas con el número de radicado de entrada y de salida, para su posterior consulta. Cuando una respuesta genera dos radicados diferentes d~ salida deben quedar escaneadas y relacionadas en el sistema de información documental con el mismo número de radicación de ingreso para su consulta. El procedimiento de la correspondencia de salida del proceso de Atención al Cliente es realizado por la Secretaria de Apoyo de Atención al Cliente. Las cartas de salida del proceso de Atención al Cliente, deben ser entregadas por la Secretaria de Apoyo de Atención al Cliente a la persona encargada de tramitar la correspondencia de salida, para realizar el proceso de escaneo de las mismas e inclusión en el sistema de información documental. La persona encargada de tramitar la correspondencia de salida, envía por correo electrónico toda la correspondencia de salida. Para el caso del proceso de Atención al Cliente, la Secretaria de Apoyo de Atención al Cliente realiza el proceso de envío por correo electrónico y entrega al mensajero. La Página 4 de 22 Fecha revlsl6n: 03/12/2012 Fecha de lfillenda: 01/06/11

5 persona encargada de tramitar la correspondencia de salida, diligencia la planilla de entrega de correspondencia al mensajero de la CRC para su recorrido. La persona encargada de tramitar la correspondencia de salida, escanea toda la correspondencia entregada a la mano por el mensajero, la cual contiene la constancia de recibido (firma y/o sello), quedando almacenada en el sistema de información documental relacionada con el número del documento de entrada y de salida para su posterior consulta. La persona encargada de tramitar la correspondencia de salida, entrega al responsable de archivo toda la correspondencia para ser incluida en el expediente respectivo. 2. CORRESPONDENOA ENVIADA A TRAVÉS DEL CORREO ORDINARIO O CERTIFICADO. La persona encargada de tramitar la correspondencia de salida, entrega a la persona encargada de la Recepción la correspondencia que será enviada por el servicio de correo ordinario o certificado dependiendo de la modalidad de envío, a excepción de la correspondencia enviada por el proceso de Atedón al Cliente, la cual es entregada a la persona encargada de la recepción por la Secretaria de Apoyo de dicho proceso. La persona encargada de la recepción devuelve la copia de las cartas enviadas por correo ordinario o certificado, con la anotación del número de la guía y fecha de envío, a la persona encargada de tramitar la correspondencia de salida, para las mismas sean escaneadas, quien las entregará posteriormente al Centro de Archivo, para que allí sean incluidas en el expediente respectivo. La persona encargada de la Recepción entrega al responsable del Centro de archivo los soportes de envio y los formatos de correo ordinario o certificado según sea el caso. SEGUNDO PROCESO RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS La persona encargada de la Recepción recibe todas las comunicaciones dirigidas a la CRC, en el horario de Lunes a Viernes de 8:30 a.m a 5:30 p.m. Si la información llega a través de fax o correo electrónico después del horario antes descrito, se radica al día hábil siguiente en el horario establecido. Página 5 de 22 Fecha de vtgencla: 01/06/11

6 CR[~ Comisión de Regulación de Comunicac1ones m-oe:l.l..hl}f. ~~~... La persona encargada de la recepción verifica los datos de remitentes y firmas y a su vez revisa, lee la comunicación para conocer su contenido y con ello verificar por un lado que la información enviada efectivamente este dirigida a la Entidad y por otro que sea competencia de la CRC. Igualmente es responsable de ratificar que si la comunicación enviada tiene anexos los mismos correspondan con el número que se establece en la comunicación. Para la recepción de los documentos, la Entidad tiene establecidos los siguientes medios: mensajero, mensajería, Fax Tradicional, fax Electrónico, correo electrónico, redes sociales y página web. La persona encargada de la recepción verifica los datos de: remitente, firma y anexos si los hay y consigna esta información en el sistema de información documental, ella es quien genera el rótulo de ingreso, el cual contiene el número de radicado, hora y fecha en el cual fue recibido el documento. Una vez el sistema de Información documental ha generado el rótulo con todos los datos se imprime el mismo, tanto en el documento que ingresa como en la copia del mensajero para que con ello él tenga un soporte de recibo de la información. 1. RADICAOÓN. Una vez se han identificado plenamente los datos y los anexos si existen, se procede a consignar los datos de remitente, el asunto, el número de folios y el número de anexos si los tiene, en el Sistema de Información Documental, donde una vez se guarda toda la información, el sistema genera automáticamente un rótulo que contiene la información que se registró anteriormente, como un número consecutivo, fecha y hora en la cual se radicó el documento. Posteriormente, una vez se ha generado el rótulo, el mismo debe ser impreso tanto en el documento original que se queda en la Entidad, como en la copia que retira el mensajero como soporte de recibo de la comunicación entregada. Para los documentos que ingresan con soportes diferentes al papel, como es el caso de los fax electrónicos el registro de la información en el sistema de información documental es el mismo, pero a la hora de imprimir el rótulo se obvia paso descrito en la parte final del párrafo anterior, Fecha actuallzad6n: 30/11/2012 Página 6 de 22 Coordinadora EjecutlVa ~No.3 - de vigencia: 01/06/11

7 ac~ Comisión de Regulación ~r-o!l.!t..'a~{nl~ teniendo en cuenta que no existe soporte papel ya que el sistema previamente ha recibido la información de manera electrónica. Cuando la radicación es de salida, se registra en el sistema el destinatario, asunto y proceso por el cual sale la comunicación, cuando el sistema guarda la información genera automáticamente un rótulo que contiene un número de radicación, fecha y hora en la que se radicó el documento de salida. Posteriormente se imprime el rótulo en la comunicación que va a ser enviada ya sea a través del Correo ñsico, mensajero, correo electrónico o fax. Posterior a la radicación e impresión del rótulo, se pasa el documento completo con los anexos, si los tiene, al escáner para que finalmente se guarde todo el contenido del documento que ingreso o que salió en el sistema de información documental ONBASE, atado al mismo número de radicación que generó el sistema anteriormente. Cuando los documentos ingresan al sistema de manera electrónica, corno es el caso de los fax electrónicos se obvia el paso de escaneo de los documentos, ya que la información ha ingresado al sistema previamente y el único proceso que se hace es diligenciar todos los datos de remitente, asunto y número de folios, esta información se guarda y el sistema genera automáticamente, el radicado de entrada. Por otro lado, cuando ingrese un conflicto entre proveedores de redes y servicios o entre operadores postales o solicitudes de información de los diferentes despachos judiciales, así como las solicitudes de conciliación judicial o extrajudicial, tutelas, citaciones a audiencias de conciliación, audiencias de pacto de cumplimiento y demandas, la encargada de la recepción, radica el documento siguiendo el procedimiento que se explicó anteriormente, si el mismo llego a través del mensajero se entrega la copia con el radicado que generó el sistema. Posteriormente la persona encargada de la recepción da aviso de forma inmediata al asesor o profesional encargado de la revisión de estos documentos, mediante correo electrónico, con copia al Coordinador de Solución de Conflictos. Frente a las demandas que ingresan para ser notificadas personalmente a la CRC, la persona encarga de la recepción informa al Asesor Designado por el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Solución de Conflictos o a la Coordinación Ejecutiva para el desarrollo de esta diligencia. Página 7 de 22 Fecha de Ylgencla: 01/06/11

8 Comisión de Regulación!1,f'f1)1~-~."Atlf(U<~ 2. CONTROL DE DUPUCDAD DE RADICACÓN. La persona encargada de la recepción está atenta a la información que llega a la CRC, tanto en documento físico como vía fax, de manera que se puedan evitar las inconsistencias en la correspondencia y las duplicidades de información o radicación. En el evento que la misma información llegue en documento físico y vía fax, se le asigna en forma manual el mismo número de radicación para evitar duplicidad. En caso tal que se presente duplicidad de un documento con dos números de radicación, la persona encargada de la recepción comunica al administrador del sistema el inconveniente, para que se archive el radicado con una nota en la que se indique que se registró con otro número. La persona encargada de la recepción debe comunicar esta situación al responsable de archivo, para que éste lo registre en la tabla de control de radicados. La persona encargada de la recepción radica en el sistema de información documental, el documento con sus datos completos, escanea los documentos junto con la totalidad de los anexos y los adjunta a la hoja de trámite interno de correspondencia; para el caso de los documentos relacionados con procesos de contratación y estudios específicos, son radicados y escaneados en su totalidad, a excepción de las ofertas y licitaciones, de las cuales sólo se escanea el oficio remisorio, teniendo en cuenta que son presentados en sobre sellado. Para los casos en que la correspondencia consista en demandas en las que se pretenden declaraciones de condena patrimonial en contra de la Entidad o solicitudes de restablecimiento del equilibrio de la ecuación contractual, la Coordinación Ejecutiva remite al Centro de Sistemas de Gestión, la información respectiva, para que actúe de conformidad con el "Registro contable sobre procesos jurídicos". TERCER PROCESO DISTRIBUCÓN DE DOCUMENTOS El proceso de Distribución de los documentos se realiza de la siguiente manera: Página 8 de 22 Aprobado por: Din!dor l;jecutlvo Fecha de vigencia: 01/06/11

9 CRC~ Comisión de Regulación Distribución de documentos recibidos: toda la información que ingresa a la Entidad se realiza a través del Sistema de lnformadón Documental, dictio sistema permite que la Coordinadora Ejecutiva de la Entidad, sea quien distribuye o asigna todos los documentos por medio de flujos de trabajo electrónicos a cada uno de los procesos que conforman la Entidad, es decir, que a través de este proceso se envían los radicados que ingresaron de manera electrónica a cada uno de los coordinadores de los diferentes procesos, para que sean ellos los encargados de distribuir a su / grupo de trabajo cada uno de los radicados y así poder tramitar y dar respuesta a cada solicitud que han sido radicada anteriormente, facilitando la consulta, trámite y seguimiento de los documentos internos y externos de la CRC. Es importante anotar o aclarar que el mismo Sistema de lnformadón Documental permite ubicar y hacer seguimiento a todos los radicados que ingresaron, es decir, que el sistema permite ubicar a qué funcionario le fue asignada la solicitud y en que estado está. Distribución Externa: Una vez la correspondencia ha sido tramitada y revisada en el sistema por cada uno de los Coordinadores de los diferentes procesos, la misma se envía a través de ONBASE a impresión a la secretaria de la Dirección Ejecutiva, donde se imprime, se verifica que tenga todos los anexos y se pasa a firma tanto a la Coordinación Ejecutiva como a la Dirección Ejecutiva. Una vez la Comunicación esta firmada, la misma se escanea junto con sus anexos y se sube al sistema de Información Documental, posteriormente la información se entrega a través de los siguientes medios: Correo electrónico: Por eficiencia, la Entidad envía adicionalmente las respuestas a las comunicaciones a través del correo electrónico, aunque no todas pueden ser enviadas por este medio ya que no tienen esa opción y solo se hace a través del mensajero y del correo postal. Mensajero: Las comunicaciones enviadas por el mensajero son entregadas a sus respectivos destinatarios y de cada una de ellas tiene una copia donde se consigna el sello de recibido, que posteriormente es entregado a la persona responsable de correspondencia de salida, quien lo escanea y lo registra en el Sistema de Información, para finalmente entregarlo al archivo para ser ingresado en el expediente respectivo. Página 9 de 22 Apo-.io por: llirector E;lecutlvo Fecha de vigencia: 01/06/11

10 Comisión de Regulación Correo 4-72 y/o Servicios Postales Nacionales: De las comunicaciones enviadas a través de este medio, se extrae una copia donde se incluye la fecha de envío y el servicio, es decir, si se envió por correo certificado o por postexpress. Posteriormente el correo devuelve los soportes de entrega de cada una de las comunicaciones enviadas. Cuando las comunicaciones no pueden ser entregadas por el correo son devueltas a la Entidad y la CRC verifica nuevamente la información y la envía una vez más a través del servicio de correo. Es importante anotar que este proceso cumple con todos los requisitos establecidos en el numeral , de la Guía de implementación de un PGD del Archivo General de la Nación. CUARTO PROCESO TRAMITE DE DOCUMENTOS El trámite de documentos en la CRC esta directamente relacionado con el sistema de información documental, es decir, que se radica el documento, luego la es la encargada de revizar y enviar a través del ONBASE las diferentes solicitudes a cada uno de los Coordinadores de los diferentes procesos según la competencia que tengan. Posteriormente los Coordinadores envían a través del mismo sistema, a cada uno de los integrantes de su grupo de trabajo para que sean ellos los encargados de tramitar la respuesta respectiva. El profesional encargado de dar respuestas o producir las comunicaciones, es el responsable de los contenidos, de la corree@ redacción y ortograíia, verificación de los datos de los destinatarios finales y del correo electrónico al cual se debe enviar dicha comunicación, de la trazabilidad, imagen corporativa de los documentos y configuración de los formatos de impresión de las cartas que tramitan. Así mismo, es responsable revisar que la documentación a enviar esté completa. Los Coordinadores de los Grupos Internos de Trabajo, son responsables de revisar la calidad de los aspectos mencionados anteriormente. Una vez se ha proyectado la respuesta, el asesor envía a través de ONBASE al Coordinador respectivo, quien es el responsable de enviar los documentos para aprobación y firma de la Coordinación Ejecutiva y de la Dirección Ejecutiva, con mfnimo dos dfas hábiles de anteladón a la fecha limite de respuesta. Para el caso de los documentos relacionados con Solución de Conflictos el trámite debe ser inmediato ya que la respuesta se debe hacer al día siguiente de la recepción de los mismos. Fecha actuallzadón: 30/11/2012 Página 10 de 22 Fecha de vigencia: 01/06/11

11 CRt~, Comisión de Ret, uladón ~.ifauto.'~~ l. CORRESPONDENCIA ENVIADA POR INTERMEDIO DEL MENSAJERO DE LA CRC. La persona encargada de tramitar la correspondencia de salida, imprime toda la correspondencia de salida, con excepción de la firmada por el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Atención al Cliente y comunica por teléfono o correo electrónico a los líderes y Coordinadores de los grupos internos de trabajo responsables de las comunicaciones, para que se acerquen inmediatamente a su puesto de trabajo para firmar los memorandos y documentos enviados, así como para verificar y anexar los documentos pertinentes. La persona encargada de tramitar la correspondencia de salida, debe diligenciar el formato de control de firmas de coordinadores y líderes. La persona encargada de tramitar la correspondencia de salida, gestiona el visto bueno de la y la firma del Director Ejecutivo, posteriormente genera el rótulo de salida en el sistema de información documental, el cual debe contener la hora, fecha, destinatario y asunto, además toma una fotocopia a la carta. El original corresponde al destinatario y la copia para el expediente, que debe contener la constancia del envío por correo electrónico, así mismo deberá contener los anexos de la comunicación o la refencla de donde se encuentran, este para el caso de los anexos que son muy extensos. Para incluir el destinatario, las personas encargadas de elaborarar los rótulos de salida deben desplegar la lista que proporciona el Sistema de Información documental y dar estricto cumplimiento a la hoja de instrucciones sobre este tema. La persona encargada de tramitar la correspondencia de salida, escanea todas las cartas de salida que serán entregadas al mensajero o a la recepcionista de la CRC, las incluye en el sistema de información documental, relacionándolas con el número de radicado de entrada y de salida, para su posterior consulta. Cuando una respuesta genera dos radicados diferentes de salida deben quedar escaneadas y relacionadas en el sistema de información documental con el mismo número de radicación de ingreso para su consulta. El procedimiento de la correspondencia de salida del proceso de Atención al Cliente es realizada por la Secretaria de Apoyo de Atención al Cliente. Las cartas de salida del proceso de Atención al Cliente deben ser entregadas por la Secretaria de Apoyo de Atención al Oiente a la persona encargada de tramitar la correspondencia de salida, para realizar el proceso de escaneo de las mismas e inclusión en el sistema de información documental. Página 11 de 22 Revisado por: ZOlla Vargas Mesa Revtslón No. 3 - de Ylgencla: 01/06/11

12 CRC~ Comisión de Rel]ulación ~.'f\letl(jltt:l!'.itl'i~ La persona encargada ele tramitar la correspondencia de salida, envía por correo electrónico toda la correspondencia de salida. Para el caso del proceso de Atención al Cliente, la Secretaria ele Apoyo ele Atención al Cliente, realiza el proceso de envío por correo electrónico y entrega al mensajero. La persona encargada de tramitar la correspondencia de salida, diligencia la planilla de entrega de correspondencia al mensajero de la CRC para su recorrido. La persona encargada de tramitar la correspondencia de salida, escanea toda la correspondencia entregada a la mano por el mensajero, la cual contiene la constancia de recibido (firma y/o sello), para que quede almacenada en el sistema ONBASE, relacionada con el número del documento de entrada y ele salida para su posterior consulta. La persona encargada de tramitar la correspondencia de salida, entrega al responsable de archivo toda la correspondencia para ser incluida en el expediente respectivo. 2. CORRESPONDENCIA ENVIADA A TRAVÉS DEL CORREO ORDINARIO O CERTIFICADO. La persona encargada de tramitar la correspondencia de salida, entrega a la persona encargada ele la recepción la correspondencia que será enviada por el servicio ele correo ordinario o certificado dependiendo de la modalidad ele envío, a excepción de la correspondencia enviada por el proceso de Ateción al Cliente, la cual es entregada a la persona encargada de la recepción por la Secretaria de Apoyo de dicho proceso. La persona encargada ele la recepción devuelve ta copia de las cartas enviadas por correo ordinario o certificado, con la anotación del número de la guía y fecha de envío, a la persona encargada ele tramitar la correspondencia de salida, para ser escaneadas, quien las entregará posteriormente al Centro ele Archivo para que alli sea incluida en et expediente respectivo. La persona encargada ele la recepción entrega al responsable del Centro de archivo los soportes de envío y los formatos ele correo ordinario o certificado según sea el caso. Este proceso cumple con los requerimientos exigidos en el numeral en la Guía de Implementación de un PGD del AGN. Página 12 de 22 Coordinadora EjeCutlVa Fedla de vigencil: Ol/06111

13 CR[~ Comisión de Rei:iuladón f(t.'?"ooajfltl'f.{.\.11:~ QUINTO PROCESO ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS La organización de los documentos en la CRC está basada en las Tablas de Retención Documental tal como lo establece el acuerdo 042 de 2002, en el artículo segundo donde define que las TRD se deben generar de acuerdo con las funciones o procedimientos que tenga especificados la Entidad, que fueron aprobadas por el Archivo General de la Nación Mediante acuerdo 039 de Las TRD de la CRC fueron aprobadas por el Archivo General de la Nación Mediante acuerdo 039 de 2002, las mismas estan establecidas de acuerdo a cada uno de los procesos que conforman la Comisión de Regulación, es decir, que existe una para cada proceso, por ejemplo, Regulación de Mercados, Regulación de Infraestructura, Solución de Conflictos etc. Cada una esta conformada por sus respectivas series y subseries y su tiempo de retención, tanto en Archivo de Gestión, como en el Central y en el Semi - Activo. Cada una de las tablas cuenta con el aval del Coordinador del Proceso y del Comité de Archivo de la Entidad, quienes deben reunirse de manera periódica con el fin de aprobar las modificaciones a las mismas cuando se requiera. Adicionalmente, la Entidad cuenta con un procedimiento de Tabla de Retención Documental que esta documentado de la Siguiente manera: 1. "CABAClERIZACJÓN DEL PROCEDIHIENlO 1.1. Prop6sito: Clasificar el archivo de la CRC a través de la TRD, para dar cumplimiento a disposiciones establecidas en la Ley 594 del 14 de julio del In/do: Aprobación del la TRD de la CRC por parte del comité de archivo de la entidad Fin: aplicación de la TRD Responsabilidades: Coordlnac/6n Ejecutiva: Debe dar cumplimiento a la Ley 594 del Coordinadores de Grvpos de Trabajo: Detenninan las series documentales tiempos de retención y disposidón final de los documentos El grupo de Archivo, correspondenda y centro de documentac/6n: Elabora y presenta la TRD al Comité de Archivo quien es el responsable de aprobarla mediante acta. Página 13 de 22 Revisado por: ZOlla Vargas Mesa RevisiÓl1 No. 3 Fecha de vigencia: 01/06/11

14 C.Rt~, Comisión de Requlación ~fvsll(allt(ol.~ Comité de Archivo: Fija las directrices de la gestión documental al interior de la CRC 1.5. Recursos: Modelos estandarizados por el Archivo General de la Nación Medidón y Seguimiento: La revisión y ajustes de la TRD se realizará cuando sea necesario. 2. DEFINICIONES 2.1. TRD: Listado de series con sus con-espondientes tipos documentales, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital del documento Documento de archivo: registro de información producida o recibida por una entidad públk:a o privada en razón de sus actividades o funciones Gesti6n documental: Conjunto de actividades administrativas y técnk:as tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino fina~ con el objeto de facilitar su utilización y conservación Archivo de gesti6n: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados (definición contenida en la Ley 594/00) Archivo central: es el que agrupa documentos transferidos por los distintos archivos de la entidad, cuya consulta no es tan frecuente pero siguen teniendo vigencia y es objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general (definición contenida en la Ley 594/00) Archivo hlst6rico: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos del archivo de conservación permanente. (definición contenida en la Ley 594/00). 3. PRQCEDIHIENTO 3.1. El grupo de archivo recibe los documentos tramitados y los dasifica de acuerdo con el grupo de trabajo o dependencia y serle al cual pertenecen Archiva los documentos en el respectivo expediente el cual se encuentra codificado según el grupo de trabajo o dependencia y a la serie a la que pertenezcan. 3.3 Sitúa el expediente en el archivo de gestión del grupo de trabajo o dependencia. 3.4 Finalizado el tiempo de retención de la serie en el archivo de gestión, la serie {expediente) pasa al Archivo Central de la CRC para ingresar al sistema de información documental Los documentos de conservación total pasarán al archivo histórico. (Archivo General de la Nación.)º Por lo anterior una vez la correspondencia de entrada y de salida ingresa al archivo Central, la misma es incluida en los respectivos expedientes de acuerdo con las series y subseries establecidas Página 14 de 22 Revisado por: ZoHa Vargas Mesa ReYlslón No. 3 ~por: Director E;jecutlvo Fecha de lliqerlcla: 01/06/11

15 en las tablas de retención documental, de cada uno de los procesos y que han sido aprobadas por el Comité de Archivo. Para la inclusión de los documentos en cada una de las Unidades Documentales, se tienen en cuenta los siguientes aspectos: La Tabla de Retención del Proceso correspondiente. La identificación de las carpetas de acuerdo con la Serie o Subserie a la cual corresponde. El archivo de los documentos siempre se efectuará en forma de libro, es decir, que el documento más antiguo siempre estará primero y así sucesivamente. La foliación permanente de los expedientes, es de anotar también que la foliación se realiza también en forma de libro, es decir, que el documento más antiguo tendrá el número 1 y luego 2 etc. Cuando los expedientes están conformados por más de una carpeta de un mismo tema, el mismo se folía en forma consecutiva, es decir, que si el primero termino en el folio 200 el segundo debe iniciar en el 201. Es de anotar que la Comisión de Regulación, posee un archivo centralizado que facilita la organización y clasificación de la informaáón. El proceso de Centro de Sistemas de Gestión, tiene el manejo de las Siguientes Series: Historias Laborales, Contratos, Concursos, Convenios Interadministrativos Contribuciones de las Empresas, Caja menor, Bancos, Certificados presupuestales, Registros Presupuestales, Comprobantes de Egreso, Comprobantes de Ingreso y Aportes Parafiscales que deben ser transferidas al Archivo Central, de acuerdo a lo estableádo en el cronograma de transferencias documentales establecido por el responsable del archivo de la Entidad. Para realizar la transferenáa primaria del proceso de Centro de Sistemas de Gestión al Archivo Central de la CRC, se debe realizar una vez cumplido el tiempo de retención del archivo de gestión estableádo en la tabla del proceso; igualmente para realizar la transferenáa es necesario diligenciar el Formulario Único de Inventario Documental que establece el Archivo General de la Nación. Página 15 de 22 Revisado por: ZOlla Vargas Mesa -No.3 Fecha de vigencia: 01/06/11

16 CRC~ Comisión de Regulación ~'K.latit:A~{J)t~ Para el caso de las transferencias del Archivo Central ubicado en las instalaciones de la Entidad, al Archivo Semi - Activo, es decir, Alpopular se requiere haber cumplido el tiempo de retención que establece la tabla en cada uno de los proceso y Documental. diligenciar el Formato único de Inventario Finalmente, es de anotar que el sistema ONBASE, permite efectuar el seguimiento a cada uno de los radicados desde el momento que ingresan hasta cuando se da respuesta al mismo. Igualmente permite unir el radicado que ingreso con el que se dio respuesta, tener registro y control del tiempo de respuesta de cada uno de ellos y registro y control del recibo de documentos oficiales. Adicionalmente el sistema permite hacer seguimiento a todas las comunicaciones que envían todas las entidades, es decir que si se requiere conocer que comunicaciones llegaron durante el último mes de la Contrataría por ejemplo, el sistema permite ubicarlas. SEXTO PROCESO CONSULTA DE DOCUMENTOS El proceso de consulta de documentos está basado en el procedimiento de Préstamo de Expedientes de Archivo que posee la Entidad y que cumple con todos los lineamientos establecidos en la guía de implementación de un PGD, tiene inicio, trámite para la consulta, una consulta como tal, diligenciamiento de un formato de solicitud, devolución de la información y fin; dicho procedimiento se relaciona a continuación: ~ "CARACZFRUAqÓNDEL PRQCEDINIENTO a. Propósito: Facilitar a los funcionarios de la CRC y a los dientes externos la consulta de los expedientes del archivo. b. In/do: Solicitud del expediente por parte del usuario interno o diente externo. e Fin: devolución del expediente al archivo. d. Responsabilidades Grupo de Archivo Correspondencia y Centro de Documentación, es la dependencia encargada de la administración de los documentos y diligenciar la planilla de solicitud de préstamo de documentos. e. Recursos: Planillas de solicitud préstamos documentos de archivo. f. Medld6n y Seguimiento: Planillas de solicitud préstamos documentos de archivo.2& DEFINICIONES Página 16 de 22 Revisado por: ZoHa Vargas Mesa Fecha de vigencia: 01/06/11

17 a.:~ Comisión de Regulación a. TRD: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a los cuales se asigna el tiempo de pennanencía en cada etapa del ciclo vital del documento. b. Documento de archivo: Registro de ínformadón producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o fundones. c. Gest/6n documenta/: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino fina con el objeto de facilitar su utilización y conservadón. d. Planilla: es un documento donde se registra la fecha de solídtud y devolución del documento o expediente, el nombre del funcionario, cargo y dependencia y firma del solicitante. Si el consultante es un diente externo se consigna el nombre, entidad, cargo. También se consigna el nombre del documento o expediente, el número de la carpeta, observaciones S/A y visto bueno del área de archivo. e. Expediente: Es un conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archlvística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en relación con un mismo asunto. '- Custodia: Expedientes de archivo de la CRC que se encuentran al cuidado de una empresa especializada en el almacenamiento y organización de archivos. ~, J.L 'ill' a. El diente interno o externo solícita el expediente o documento al archivo. Dicho expediente no podrá ser retirado de las instalaciones de la CRC, por seguridad y conservadón de la información. b. Se inicia la búsqueda en el software especia/izado para administración documental o TRD. c. Si el expediente se encuentra en las dependendas de la CRC el solicitante diligencia la planilla de solicitud de préstamo y se entrega el expediente. Archivo conserva la planilla. d. El solicitante devuelve el expediente. Archivo constata que el expediente haya sido devuelto en buenas condiciones. e. Archivo consigna en la planilla la fecha de la devolución y observadones S/A. Sí el solicitante es funcionario de la CRC puede conservar el expediente por el tiempo que necesite, sí es externo debe devolverlo una vez finalice su consulta, lo anterior teniendo en cuenta que el expediente no podrá ser retirado de las instalaciones de la CRC f. Sí el expediente se encuentra en custodia fuera de la Comisión, el área de archivo, después de haber consultado el software especializado para administración documenta solicita el expediente telefónicamente dando a conocer el número de la carpeta y número de la caja en la cual se encuentra almacenada. Página 17 de 22 fec:lla devlgendo: 01/06/11

18 c.rt~, Comisión de Regulación Jl(f,'f"OOl.):"AOi'.H"ll.r~:M. g. El gropo de archivo recibe los expedientes solicitados los cuales vienen relacionados en la planilla de Control de Unidad Documental h. Una vez realizada la consulta, el expediente es devuelto a la empresa que lo tiene en custodia mediante oficio emitido por la Coordinación Ejecutiva. i. Cuando se solicita la consulta de un documento confidencial, el grupo de archivo, correspondencia y centro de documentación pide autorizadón al coordinador del gropo de trabajo o Dependencia, por cuanto son aquellos quienes le imprimen el carácter de confidencial al expediente.º SÉPnMO PROCESO CONSERVACÓN DE DOCUMENTOS El Sistema Integrado de Conservación de la Comisión de Regulación,, lo conforma un conjunto de medidas preventivas o correctivas, que permiten garantizar la integridad ñsica y funcional de los documentos del archivo de la Entidad, sin alterar su contenido. Igualmente este proceso garantiza las condiciones mínimas que permiten la protección de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo y un sistema de almacenamiento de información en distintos soportes, con espacios y unidades de conservación apropiadas. La CRC, siguiendo los lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación, específicamente en el documento "Pautas para diagnóstico Integral de Archivos" determinó el diagnóstico que permite identificar las variables de prevención, mantenimiento y control documental, por lo que se analizó la identificación, infraestructura ñsica y características de la documentación, con lo cual se obtuvo como resultado el estado de conservación y deterioro de la documentación de la Entidad. Dicho diagnóstico se llevó a cabo con el diligenciamiento de cada uno de los formatos establecidos para las variables antes mencionadas, los cuales hacen parte integral del presente documento. Finalmente, se llevó a cabo el proceso para determinar el estado de conservación de la documentación como lo establece la guía del AGN "Pautas para diagnóstico Integral de Archivos' utilizando la metodología estadística, determinando como muestra el análisis de 351 unidades documentales, tal como se encuentra referido en el anexo 2 del mencionado documento página 69 y de acuerdo con el número de unidades documentales con las que cuenta la CRC. Página 18 de 22 Revisado por: ZOlla Vargas Mesa Coordinadora EjecutlVa Fecha de vigencia: 01/06/11

19 CJC~ Comisión de Regulación de Comunicactone:s ~JfAW:O)t.~ Una vez finalizado el análisis aleatorio se obtuvo como resultado: Alteradones de tipo Biológico: Las 351 unidades documentales utilizadas como muestra no presentan daños ocasionados por hongos, insectos, bacterias, ni roedores, por lo tanto en este factor se obtuvo una intensidad de deterioro incipiente, es decir de 0%. Alteradones de tipo Qufmico: En este aspecto se analizaron los factores medioambientales que podrían afectar la documentación como temperatura, humedad, luz, radiación ultravioleta, contaminantes atmosféricos y material particulado y se encontró que no hay afectación por la rotura de folios generada por la corrosión de tintas, ni problemas de transparencia causados por la degradación de la tinta. Alteradones de tipo Físico: El análisis de dicho aspecto arrojó como resultado que un 10% de unidades documentales presentan un o máximo dos folios con rasgaduras ocasionados por la manipulación de los documentos. Igualmente se presentan algunos casos en los cuales existe el doblez de algunos folios y la utilización de material metálico como ganchos o materiales de agrupación, aunque en mínima proporción. Los demás factores de riesgo que hacen parte de esta variable no se identificaron, es decir, que la CRC tiene controles efectivos para la conservación de la documentación. Este factor se puede ubicar en un rango de calificación bajo, es decir entre 1 y 30%. Para obtener estos resultados se diligenció el cuadro referenciado en la página 47, de la guía antes citada; cuadro que hace parte integral del presente informe. 1. PROGRAMA DE CONSERVAOÓN PREVENTIVA Una vez efectuado el diagnóstico del estado de conservación de la documentación e identificados los problemas en los que esta incurriendo la Entidad, para la conservación de la documentación, se deben establecer ciertos lineamientos de prevención los cuales se relacionan a continuación: Es importante aclarar que en el Programa se estableció tomando como base los parámetros definidos en el cuadro "programas de conservación preventiva" de la cartilla "pautas para diagnóstico integral de archivos" del Archivo General de la Nación. Fecha actuallzadón: 30/11/2012 Página 19 de 22 Fecha de vigencia: 01/06/11

20 ~ Comisión de Regulación l"t.f'(ltil..l:a~.wl..l.m<a En el programa se incluyeron aspectos que no se encuentran en el diagnóstico, pero que se encuentran en la cartilla y se consideraron relevantes para la Entidad. PROGRAMAS PROBLEMA OBJETIVO DIRIGIDO CORREcnYOS CAMPO DE ACCIÓN Sensibilizadón y *Utilización de toma de material condenda. metálico y de agrupación en las unidades documentales. Almacenamiento re almacenamiento y empaste. *Ruptura de folios por manipulación de la información Documentación empastada. Concientizar a A todos los integrantes integrantes de la entidad de la Entidad. las implicaciones de utilizar material metálico en los documentos. Igualmente es importante tornar conciencia sobre la manipulación de los documentos y evitar que los mismos se rompan. Asociar el Todos problema de integrantes almacenamiento la Entidad. con los lineamientos archivísticos. los de los de Sensibilizar a Todo el través de los sistema de diferentes unidades mecanismos de documentales comunicación del archivo de interna a cera la Entidad. de la importancia para prevenir la utilización de material metálico en los documentos y concientizar en la conservación de la documentación. Continuar con la Digitalización de los documentos para evitar la manipulación física de los documentos. Identificar los Proceso en procesos en los los que se cuales se esta presenta el Incurriendo en empaste de el empaste de unidades unidades documentales documentales, para capacitarlos e informarles la normatividad archivística en este sentido. Fecha actuallzaci6n: 30/11/2012 Página 20 de 22 Revisado por: zona Vargas Mesa COOrdlnadora Ejecutiva Revtslón No. 3 Fecha de Ylgenda: 01106/11