EXPERIENCIAS EN LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS BAJO PLATAFORMAS WEB,S

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1 X CONGRESO INTERNACIONAL DE INGENIERÍA DE PROYECTOS VALENCIA 13,14 Y 15 DE SEPTIEMBRE DE 2006 EXPERIENCIAS EN LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS BAJO PLATAFORMAS WEB,S K. Olalde Azkorreta (p); J. R. Arraibi Dañobeitia 1 Abstract The purpose of the communication that I present/display is to show some experiences of companies, in the project management through platforms Web, to be able to see that inconvenient and advantages you present/display these new tools based on the IT and like us they can help to the pursuit and control of our projects from nobody part of the world and with no need to have installed software some in ours computers. Keywords: Project, Management; Web based, Experience Resumen La finalidad de la ponencia que presento, es mostrar algunas experiencias de empresas, en la dirección de proyectos a través de plataformas Web, y asi, obtener los inconvenientes y ventajas presentas estas nuevas herramientas basadas en las TIC,s y como nos pueden ayudar al seguimiento y control de nuestros proyectos desde dichas plataformas, sin necesidad de tener instalado software alguno en nuestros ordenadores en algunos de los casos estudiados.. Palabras clave: Plataformas, Dirección, Proyectos, Web 1. Introducción Desde la entrada de los ordenadores en nuestras oficinas, día a día vemos que la introducción de datos y sobre todo su actualización, requieren de una metodología muy depurada para poder tener todos los dados actualizados y no duplicados o triplicados y en algunos de los casos perdidos o difíciles de localizar. Esta situación se agrava cuando además debemos de trasladarlos a otras personas que participan en nuestros proyectos y en departamentos, y empresas distintas a la nuestra e incluso como cada vez es más normal encontrarnos con proyectos multidisciplinares y multiculturales lo que obliga a que nuestra información y por lo tanto el seguimiento del proyecto sea on-line y no of-line, por lo que en esta ponencia trataré de analizar algunas herramientas informáticas basadas en entorno Web o mejor dicho tipo SAP que nos ayuden a la dirección de nuestros proyectos, sin requerir tener instalado ningún software complementario, más que un navegador Web y una conexión a Internet. 2165

2 2. Metodología La metodología que se ha seguido, es primero, el de localizar las plataformas Web,s, dedicadas a la dirección de proyectos en alguna de las áreas o en su conjunto, a continuación he analizado sus características y por último he intentado obtener experiencias en el entorno empresarial, para poder sacar una serie de conclusiones sobre las ventajas e inconvenientes de su utilización. Es de mencionar que prácticamente todos los proveedores de software para Dirección de proyectos, disponen de la opción de trabajar on-lin o off-line y además, están los que exclusivamente permiten trabajar on-line, sin necesidad de instalar software añadido y exclusivamente se requiere conexión de banda ancha (ADSL o similar) para acceder a nuestros proyectos vía Web, con el Internet Explorer u otros navegadores similares Plataformas Web analizadas B-kin Project Monitor[1] es la aplicación de gestión de proyectos que te permite definir y controlar de forma sencilla los principales elementos involucrados en la monitorización administrativa de tu trabajo: proyectos, tareas, personas y gastos. Características e integración: B-kin Project Monitor es una herramienta básica para obtener visibilidad sobre el avance de tus proyectos y su impacto sobre costes y uso de recursos. Genera automáticamente una amplia gama de informes sobre los recursos tanto humanos como materiales asignados a los diferentes proyectos en curso. B-kin Project Monitor te ayuda a monitorizar proyectos, tareas, programas, personas, perfiles, áreas, asignaciones de personas, costes planificados, solicitudes de compra, costes imputados, entregables, documentación de proyecto... B-kin Project Monitor te da a través de la Web una visión permanentemente actualizada de la situación de tus procesos de negocio más dinámicos. Además, B-kin Project Monitor exporta datos a Microsoft Project y Microsoft Excel para adaptar informes a tus necesidades, o para la integración con otras fuentes de datos. Servicios de software On line: B-kin Project Monitor se ofrece de forma tradicional como licencia software, englobado en un proyecto de instalación, formación y puesta en marcha en las instalaciones del cliente. B-kin ofrece un servicio de Software Online que es fácil de poner en marcha y requiere el mínimo compromiso de recursos, pensado para los responsables de equipos de proyectos que no aceptan la inversión de tiempo y dinero requerida por las aplicaciones de gestión de proyectos tradicionales. B-kin OnLine: B-kin se responsabiliza del alojamiento de la aplicación y sus datos, garantizando la seguridad y confidencialidad de los mismos. La puesta en marcha es inmediata. B-kin ha preparado todo lo necesario para gestionar proyectos como los mejores del sector, pero sin la incertidumbre y problemas asociados al desarrollo, mantenimiento y soporte de aplicaciones in situ. B-kin InPlace: esta oferta está dirigida a clientes que desean asumir la explotación de la aplicación en sus instalaciones o en las de un tercero. B-kin se responsabiliza de la monitorización y actualización permanente. Aplicaciones: Grupos de empresas que colaboran en distintas áreas/fases de proyectos complejos, con necesidades de coordinación. 2166

3 Ingenierías, consultorías y unidades de I+D que desarrollan proyectos con grupos de personas geográficamente dispersos. Organizaciones que trabajan por proyectos, en las que una información detallada de la actividad de los recursos es vital. Referencias: Creativa;ETS ;Gaia ;Infopolis ;Intekia ;Gamesa ;Spri (Sociedad para la Promoción y Reconversión Industrial) ; Asociacion Unitec ; Zeuxa Solutions ; Gerona Grup Bilbao ; Com & Media. SEGURIDAD: este es un tema de alta prioridad en B-kin desde hace tiempo, Además de la infraestructura de seguridad, se incluyen cláusulas que lo garantizan por contrato. SOFTWARE CLIENTE: todas las aplicaciones B-kin.com tienen posibilidad de exportar todos sus datos a diferentes listados e informes en MS Excel. BPM incluye la posibilidad de exportar tb a MS Project y se han hecho adaptaciones para enganchar con Contaplus. Project management solutions[2] Actualmente, Las soluciones en Project Management están trabajando con servicios SAP que permiten la consulta para desarrollar un proceso global de la gerencia del conocimiento de la gerencia de proyecto, lo cuál ayudará a la compañía a utilizar más eficientemente el conocimiento ganado de cada puesta en práctica para ampliar su producto que ofrece y para resolver mejor las necesidades del negocio de sus clientes. Esta manera de trabajar a través del SAP permite: Mejora de la utilización de los activos de la empresa Mejora de la rentabilidad de proyecto Permite mejorar la dirección del riesgo del proyecto. Incrementa el negocio frente a nuevos y existentes clientes. Proporciona mayor satisfacción y retención de nuestros trabajadores. Project perfect (Administrator for project management) [3]: Una de las mayores ventajas, que presenta este software, es que abarca todas los procesos y áreas de la dirección de proyectos, según el PMBOK y por eso lo considero interesante de reseñar frente a los cientos de programas de software que nos podemos encontrar en el mercado. En su Web se puede encontrar tanto presentaciones en Power Point, como probar el producto durante 30 días y entre sus virtudes destacan: Es muy fácil de utilizar con sus hojas de tiempos y diagramas Gantt interactivos Control de presupuestos Control de cambios Control de informes 2167

4 Distribución de informes vía o dentro de la aplicación, con información actualizada en tiempo real Integrado en MS Project Informe actuales de la marcha del proyecto mediante luces de distintos colores Informes de las métricas utilizadas para ver la marcha del proyecto. Figura 1: Project Administrator eproject (Web Based Portfolio & Project Management Software)[4] eproject esta basado en plataforma web y bajo demanda de seguimiento y control de l cartera de proyectos o Portfolio (PPM), proporciona una alta rentabilidad y un ROI(tasa de retorno o Pay back) muy atractivo. Es una de las primeras compañías en plataformas Web para Dirección de proyectos, se ha redefinido como un software ampliable según necesidades y por ello es utilizado por cientos de compañías, incrementando su eficiencia a través de su desarrollo en la empresa. Permite realizar las siguientes características de una dirección[ver tabla 1], en su organización o grupos de trabajo, basado en la plataforma Web: 2168

5 Off-line Software de planificación de recursos Mapa implantación Informe avance proyecto Informes de ejecución Indicadores de la marcha del proyecto Soporte a la dirección de decisiones On-Line Acceso a datos reales Contabilidad de las asignaciones de tareas Interactivo diagrama Gantt Automatización de la mejores prácticas Medida del ROI del proyecto Colaboraciones con vendedores y clientes Zonas de trabajo colaborativo Personalizable el entorno Notificaciones vía , notas. Calendarios personales y asignables Documentos en red con control de versiones Integración con MS Project. Tabla 1:Características generales On-Line; Off-Line Figura 2: eproject Quick base for project management[5] Las mejores soluciones en dirección de proyectos se centran en el aspecto de los proyectos y no en la ejecución de los proyectos, por lo que todavía, cada día los directos de proyectos se enfrentan de cara con el grupo del proyecto y tiene que controlar su marcha y coste, la plataforma quick base resuelve los cambios en una fácil plataforma Web. La mejor forma de ver como trabaja es probándola y lo permite durante 30 días y ofrece varias plantillas o ejemplos de empresas que la utilizan. Mantiene al grupo en la misma página centralizada su localización para soportar múltiples proyectos, tareas, informes, presupuestos y documentos relacionados. 2169

6 Automatiza la realización de informes y actas del grupo del proyecto y centralizándolos al director o administrador general del proyecto. Los clientes y directores ejecutivos siempre pueden conocer la marcha del proyecto actualizada, así como sus informes y gráficos de avance y control del proyecto. Es muy fácil acceder a la información pero a su vez con alto grado de seguridad a través de permisos definibles y personalizables Software de Dirección de Proyectos Off-line and on-line MS Project server + MS Project professional [6]: Cuando usted y los integrantes de su grupo estén listos para utilizar Project Server como medio para intercambiar información entre Project y Project Web Access, el seguimiento del progreso de las tareas se convertirá en un sencillo proceso de dos direcciones. Desde Project, podrá comunicar asignaciones de tareas a los integrantes del grupo. Cuando publique las asignaciones de tareas en Project Server, los integrantes del grupo podrán usar el parte de horas de la página Tareas de Project Web Access para revisar esas asignaciones, cambiar o actualizar la información de tareas e introducir datos reales mientras trabajan en las tareas. Desde Project Web Access, los integrantes del grupo pueden comunicarle las actualizaciones de las tareas y los cambios realizados. Cuando los integrantes del grupo le envíen información actualizada sobre las tareas, podrá incorporar el progreso o los cambios realizados en éstas a Project. Las actualizaciones de tareas pueden realizarse en cualquier momento, pero puede solicitar que se le envíen a intervalos regulares. Figura 3: MS Project+Project server El jefe de proyecto puede comunicar la información relacionada con las tareas directamente desde Project, además de obtener acceso a Project Server 2003 mediante Project Web Access para controlar la forma en que los integrantes de grupo ven y actualizan la información del proyecto. Los integrantes del grupo pueden utilizar Project Web Access para ver ya actualizar las asignaciones de tareas mientras continúan trabajando en las mismas y comunicar esta información a Project Server. 2170

7 Una vez aprobada por el jefe de proyecto, la información de Project se sincroniza con la de Project Server. Una vez incorporados al proyecto, puede comprobar el efecto de los cambios en el mismo y realizar los ajustes necesarios. Finalmente, puede que desee publicar la programación actual del proyecto en Project Server para que los integrantes del grupo puedan revisarla en Project Web Access si se les han concedido permisos para ello. Qué funciones de empresa permite realizar Project Server? Si configura Project Server habilitándolo para funciones de empresa, tendrá acceso a todas las funciones de empresa de Project Professional. Puede realizar lo siguiente: Trabajar con conexión o sin conexión Puede trabajar sin conexión, en archivos de Project guardados localmente, o con conexión protegiendo y desprotegiendo archivos de Project Server. Cuando se trabaja con conexión, todos los datos del plan del proyecto se almacenan en Project Server. Usar un fondo de recursos de empresa Project Server es la base de datos del fondo de recursos de la empresa, permitiendo que toda la información sobre recursos relacionada con el proyecto y la información de todos los proyectos de la organización sea accesible en la totalidad de la misma, con los límites que determine la configuración de seguridad. Ver una cartera de proyectos Puesto que todos los datos del proyecto se almacenan en Project Server, los usuarios de Project Web Access con permisos adecuados pueden ver una cartera de proyectos de toda la organización en el centro de Project. Crear el equipo Los jefes de proyecto pueden ver información sobre los recursos de la empresa, comprobar su disponibilidad entre proyectos y utilizar las funciones Crear equipo desde la empresa y sustitución de recursos para buscar recursos que reúnan los requisitos del proyecto. Realizar análisis Los usuarios que tengan los permisos apropiados pueden realizar análisis de escenarios del tipo "qué pasaría sí" para, por ejemplo, crear modelos que permitan realizar una distribución más equilibrada de los recursos entre distintos proyectos. También pueden analizar el rendimiento, los costos, la utilización de recursos, etc., en una cartera de proyectos para obtener una visión general de cómo va la organización. Características: Hadware: Pentium IV, biprocesador, 2 DD de 80 GB y un menoria RAM mínima de 525 MB. Software: MS Project Server 2003, sobre Windows Server 2003 y SQL Server Experiencias en las empresas La mayoría de las empresas del entorno trabajan con MS Project y en su mayoria trabajan en mono puesto y las comunicaciones de actualización las hacen con trabajo en Grupo y a través de , teléfono o informes internos que le llegan a los responsables de los proyectos y en muy pocas empresas se atreven con MS Project Server. Artemis[7]: ha sido líder en el desarrollo de Portfolios Corporativos y software de Gestión de Proyectos y Recursos desde Este record único ha sido testigo de la aparición de soluciones exitosas, líderes en el desarrollo de software que han establecido los estándares mundiales. Actualmente le ofrecemos una variedad de opciones y nuevos productos que van desde el Artemis 9000, con más de 20 años de comprobado éxito hasta nuestros más recientes 2171

8 portfolios web y soluciones de gestión de proyectos, entre los cuales destaca Artemis 7 y Artemis Views con más de usuarios, que han contado con soluciones óptimas para la gestión de proyectos y recursos intensiva en diversas empresas. ARTEMIS VIEWS es la solución líder para la gestión de proyectos y recursos corporativos, ya que maximiza la rentabilidad de los proyectos mediante el uso sincronizado de un conjunto de productos únicos. Diseñados para facilitar el alcance de los objetivos específicos de la gestión de proyectos de una organización, los módulos de Artemis Views, permiten la creación de soluciones a la medida en diversas áreas, entre las cuales destacan: Gestión de Proyectos Planificación Avanzada. Planificación avanzada MSP. Reporte de Tiempos Gestión del Valor Ganado. Análisis del Proyecto.3. GESTIÓN DE PROYECTOS Asistente y base de datos de proyectos y recursos de gestión, a los cuales el usuario puede acceder mediante un programa de navegación de web. El portal de Gestión de Proyectos Artemis Views representa un avance significativo en el área de planificación corporativa, al ofrecer en un único entorno los datos de un proyecto y los recursos para su inspección, modificación, procesamiento y registro, para lo cual podrá utilizar tanto datos estructurados (fechas, recursos, costes, etc) como no estructurados (documentos, riesgos, correos electrónicos y recordatorios, entre otros). Usando la más alta tecnología web, los módulos de Gestión de Proyectos han aumentado significativamente el número de usuarios bien informados, lo que facilita que cada uno podrá cumplir con sus roles y responsabilidades, por lo que se podrán obtener mayores beneficios de la gestión de proyectos y los recursos. 4. PLANIFICACIÓN AVANZADA Diseñado para los Directores de Proyectos y Recursos, combina la programación de diversos usuarios, la asignación de recursos en el tiempo, el control de costes y la elaboración de informes gráficos, para facilitar una planificación más efectiva de las actividades y recursos: Crear y actualizar la planificación del proyecto mediante I/F tipo Gantt u hojas de cálculo. Determinar los recursos y las actividades a realizar para la consecución de múltiples proyectos. Establecer y mantener nexos entre proyectos diferentes. Establecer prioridades de las actividades a realizar, a medida que se programen. Almacenar hasta 99 versiones diferentes de los proyectos. Comparar gráficamente una versión determinada del proyecto con la versión original. Permite un exhaustivo análisis de diversas posibilidades what if Exhibir y editar rápidamente múltiples escenarios sin duplicar o mezclar datos. Generar guías para mejorar la transparencia de los proyectos. El editor Gantt posee capacidades de edición y carga de datos en tiempo real (incluyendo las opciones de: copiar y pegar, agarrar entre otras). A su vez puede realizar análisis del camino crítico y crear informes para proyectos y multiproyectos. 2172

9 5. PLANIFICACIÓN AVANZADA MSP Con la Planificación Avanzada MSP, los usuarios pueden gestionar sus proyectos utilizando un ordenador personal con Microsoft Project, beneficiándose del uso de una base de datos centralizada y compartida. Para las organizaciones que ya usan Microsoft Project, la Planificación Avanzada MSP es una solución ideal para implantar estándares, procesos e informes consolidados basados en un sistema centralizado, debido a que proporcionan mayor transparencia y control del portfolio de proyectos y recursos. Para empresas con grandes proyectos, que involucran gran cantidad de usuarios, la Planificación Avanzada MSP se combina el uso del MSP, una herramienta sencilla y potente, que utiliza una base de datos segura, estructurada y compartida. Para los actuales usuarios de Artemis Views, la Planificación Avanzada MSP, es un modo de diseminar la práctica de la gestión de proyectos a nuevos usuarios, manteniendo las ventajas de una solución global. 6. GESTIÓN DEL VALOR GANADO (EVM) Es una potente aplicación para la planificación y control de costes de programas y proyectos, así como la preparación de informes de gestión del Valor Ganado. Es una herramienta diseñada para Directores de Proyectos, Directores Financieros y Gerentes de Contabilidad, que permite realizar una gestión financiera completa tanto del contrato como del proyecto, incluyendo sus respectivos análisis e informes. Con la Gestión del Valor Ganado (EVM), las organizaciones pueden gestionar y controlar todos los costes relativos al proyecto y la información de los programas a nivel corporativo, utilizando típicas herramientas Windows de tratamientos gráficos. La aplicación incluye alertas on line e informes para verificar el avance del proyecto, asegurando así la toma de acciones oportunas. Control y planificación de costes de la empresa. Perspectiva financiera de plazos, actividades y recursos. Costes on line y análisis de diferencias. Gestión del Valor Ganado (EVM). Control e información del rendimiento del proyecto. Servidor de trabajos opcional para el procesamiento y registro de grandes volúmenes de datos. Integración con otras aplicaciones Views. Integración con importantes aplicaciones de planificación de recursos empresariales (ERP). 7. ANÁLISIS DEL PROYECTO Incluye 2 módulos independientes: GlobalViews y Datamart. Global Views es una aplicación completamente gráfica, utilizada para navegar, analizar y elaborar informes de los costes, recursos y la planificación de proyectos controlados con Artemis Views. Diseñada para Ejecutivos, Jefes de Proyectos y Directores Financieros, GlobalViews permite acceder fácilmente a todos los proyectos corporativos con tan solo seleccionar y hacer click con el mouse en algún icono, aunado a un navegador o una 2173

10 aplicación Windows. Los usuarios de la compañía pueden consolidar múltiples proyectos y profundizar en las áreas que consideren más relevantes para tomar decisiones corporativas trascendentales. También podrán: Utilizar un formato tabular o gráfico. Elaborar análisis e informes para la Dirección de la empresa. Tomar decisiones fundamentadas, en cualquier momento y lugar. Emplear una interfaz sencilla. Utilizar el Briefing books on line, para crear y analizar los informes de la empresa. Enviar presentaciones impresas a través de Internet. El Datamart permite la creación de informes y análisis al cargar y transformar los datos de Artemis Views en una estructura que facilita la realización de preguntas a la base de datos de un modo sencillo y rápido. Abierto al uso de herramientas y soluciones sencillas para elaborar informes y análisis, tales como: OLAP, Herramientas tabulares y gráficas (incluyendo: Cristal Reports, Power Play, Business Objects, Excel, Hyperion y Style Report). Extrae y carga hojas de reporte, información de recursos y proyectos de la base de datos Views. Facilita una búsqueda rápida en la base de datos. Su estructura independiente permite la elaboración de informes sin interrumpir ni retrasar la actividad de la base de datos operacional. Puede combinarse con otros Datamart de la Organización para facilitar la creación de otros informes más completos a nivel corporativo. Primavera:[8] Primavera: es una herramienta sofware de planificación, gestión y control de proyectos construida sobre Bases de Datos Oracle, SQLServer y MSDE que permite una gestión escalable de proyectos a nivel corporativo. Primavera está concebida para resolver las necesidades de empresas que deben gestionar múltiples proyectos simultáneamente. 2174

11 Figura 4: Primavera Planificación y gestión de proyectos El conjunto de aplicaciones de Primavera resuelve la gestión de proyectos dando respuesta al más amplio abanico de necesidades de gestión de proyectos desde aquellas con un solo planificador trabajando en un solo ordenador hasta aquellas que constan de varios equipos repartidos en diferentes localizaciones y con diferentes niveles de funciones y atribuciones dentro de la organización. Figura 5: Estructura modular Primavera Primavera proporciona una solución integrada que va más allá de la planificación escueta, proporcionando herramientas avanzadas de colaboración, alertas automatizadas e información centralizada, que permiten a todos los implicados en el proyecto mantenerse al día, sean estos los responsables del departamento, directores de operaciones, gestores del proyecto o responsables de costes. Cada uno recibirá la información que necesite del modo en que lo necesite. 2175

12 Primavera además puede integrarse con los sistemas contables o ERPs para mantener una información consistente e integrada. Funcionalidades clave: Organización de proyectos en estructura jerárquica corporativa (Enterprise Project Structure) Organización de la estructura administrativa de gestión de proyectos (Organizational Breakdown Work Sructure) Gestión integrada de múltiples proyectos Acceso multiusuario tanto en cliente servidor como a través de Internet Cuadros de mando e indicadores basados en roles. Almacenamiento centralizado de todos los datos e información de todos los proyectos corporativos Gestión de la documentación asociada a los proyectos almacenando todo tipo de ficheros como imágenes, archivos de Microsoft Office, AutoCAD, Microstation... Potentes capacidades de gestión de proyectos para planificación, asignación de recursos, y generación de páginas Web e informes en un proyecto o grupo de proyectos. Motor de workflow flexible para diseñar los procesos de manera acorde a la gestión de negocio de la compañía. Sistema automático de alertas por correo electrónico para mantenerle al corriente del estado del proyecto en todo momento. Entrega personalizada de la información del proyecto a cada participante basada en sus necesidades y en la contribución que se requiera de ellos en el proyecto. Herramienta de generación de informes fácil de usar con cientos de informes estándar así como la posibilidad de enviar información a herramientas de informes como Crystal, Accuate y otras. La estructura de Primavera es completamente escalable ya que el sistema está basado en un conjunto de módulos orientados a cubrir todo el conjunto de necesidades y que puede instalarse de una forma gradual para implementar las funcionalidades que en su caso se necesiten. ESCALABILIDAD Instalación Monopuesto Un solo usuario Grupo de trabajo del proyecto Gestión de grupos de proyectos Estandarización corporativa Project Management El módulo de gestión de proyectos Project Management permite a los usuarios realizar la planificación, control, seguimiento y análisis de proyectos desde una arquitectura Cliente- Servidor accediendo bien a una base de datos monopuesto (MSDE), bien a una base de datos central (Oracle, SQLServer) 2176

13 Proporciona un sistema multiproyecto y multiusuario con capacidades de planificación y control de recursos que soporta jerarquías de proyecto a varios niveles, planificación de recursos enfocada a roles y perfiles, cálculo, registro de datos reales, vistas personalizables y datos definidos por el usuario. Este módulo es el núcleo del sistema de gestión de proyectos y permite a las organizaciones gestionar simultáneamente proyectos múltiples y definiendo, administrando y permitiendo el acceso multiusuario a bien en el ámbito de un departamento o de toda la empresa. El Project Management permite definir una estructura empresarial de proyectos con un número ilimitado de proyectos, actividades, líneas base, recursos, paquetes de trabajo, estructuras de organización, códigos definidos por el usuario, cálculo de las actividades críticas usando CPM, y planificación y reasignación de recursos. Implementaciones de gran tamaño para gestión dentro del ámbito corporativo pueden optar entre Oracle y SQlServer como base de datos. Implementaciones de menor tamaño pueden el Desktop Engine de Microsoft SQLServer. myprimavera myprimavera es una aplicación Internet que proporciona a través del navegador información de proyectos, portfolios y recursos a nivel corporativo. El usuario de myprimavera puede personalizar su Personal WorkSpace para crear un vista personalizada de determinados proyectos y e información categorizada de proyectos que sean las más relevantes para el papel que cumplan en la gestión de proyectos y recursos. Los Proyect Workspaces y Workgroups extienden el modelo de información agrupada en vistas personalizables permitiendo a los miembros de los equipos de trabajo de los proyectos trabajar con una visión uniforme que se refiera a un proyecto específico o a un conjunto de actividades dentro de un proyecto. 8. Conclusiones del trabajo Entre las principales dificultades que se encuentran los proveedores de software de este tipo, es una falta de disciplina que es de llamar la atención. Hay muchas empresas que no consiguen que sus empleados cumplimenten un parte horario de actividad, con lo que mucho menos, que anticipen una planificación de qué van a hacer en las próximas semanas o meses. La filosofía de planificar y luego contrastar lo ejecutado contra lo planificado está muy poco implantada en las empresas. Como barreras salvadas, pese a que parezca lo contrarió, es que no existen problemas (excepto en raras ocasiones) con que los datos estén fuera de sus oficinas, sin embargo algunas empresas consideran que el costo del servicio es alto (tarifa de 15 /mes por usuario) Los servicios basados en plataformas Web, abarcan todo tipo de industrias, incluidos la Banca, Industria Química, productos de consumo, alta tecnología, sector público, entre otros. Los servicios a las empresas son posibles a través del SAP como plataforma nueva, proporcionando entre otros los siguientes beneficios: Acelera la innovación en la empresa y responde a las necesidades de cambios de negocios con flexibilidad. Reduce drásticamente el coste de mantenimiento y no requiere el funcionamiento de lo ya existente. Ahorra desplazamientos entre los integrantes de un grupo de proyecto Se pueden actualizar los proyectos desde cualquier ordenador con la máxima seguridad. 2177

14 Incrementa la sensación de seguridad de los datos ya que se realizan back-up automáticos y fuera de la empresa. Aporta mayor satisfacción personal ya que existe mayor flexibilidad horaria para actualizaciones y/o entrega de informes y por lo tanto la posibilidad de estar más tiempo con los amigos o familia. Las conclusiones de la experiencia se pueden ver reflejados en la calidad de los proyectos realizados bajo este entorno y que nos hacen pensar que su desarrollo no ha hecho más que empezar y que en otros países como EE.UU., Canadá, Alemania, Reino Unido o Francia, se encuentran mucho más desarrollados que en el nuestro. Agradecimientos El agradecimiento a las empresas consultadas, por su inestimable valor de los datos aportados, a las empresas suministradoras o proveedoras de software o plataformas Web,s, para el seguimiento de proyectos, en especial a la empresa B-Kin por su cercanía y aporte de información muy interesante, así mismo, agradecer al Dpto. de Ingeniería de Proyectos de la Universidad de Oviedo por dejarme utilizar su servidor de proyectos. Referencias [1] "B-Kin," [2] "Project solutions," [3] "Project perfect, Administrator," [4] "eproject interprise," [5] "Quick base for project management," [6] "MS Projet Server 2003," [7] "Artemis; PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT," [8] "Primavera," Correspondencia ( para más información contacte con): 1 Karle Olalde Azkorreta; Dpto. de Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería de la UPV/EHU, Campus de Álava (Vitoria-Gasteiz) (Álava). karle.olalde@ehu.es 1 Juan Ramón Dañobeitia; profesor Doctor del Área de proyectos de Ingeniería de la Escuela Superior de Ingenieros de Bilbao. (UPV/EHU). juanramon.arraibi@ehu.es 2178